le 11 mars 2019
Le Comité des Directives sur le service extérieur (DSE) du Conseil national mixte (CNM) a élaboré les questions et réponses suivantes dans le but de fournir aux ministères, aux organismes et aux employés des précisions sur l’application de certaines dispositions, nouvelles et existantes, des DSE qui sont entrées en vigueur le 1er avril 2019.
Généralités
- Pourquoi des définitions ont-elles été déplacées à la DSE 2 – Définitions?
Les définitions qui s’appliquent à plus d’une directive ont été déplacées à la DSE 2 – Définitions afin de simplifier les directives et d’alléger le texte. - Pourquoi fait-on référence au ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement dans les DSE alors que ce ministère s’appelle désormais Affaires mondiales Canada (AMC)?
L’appellation légale du ministère reste ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement. - Pourquoi les formulaires ont-ils été retirés des DSE et où les employés peuvent-ils désormais les trouver?
Les formulaires représentent un outil administratif permettant d’appliquer les DSE et les ministères ont leurs propres procédures internes. Les employés devraient communiquer avec leur administrateur de DSE pour obtenir des renseignements sur les procédures et les formulaires requis. - Où puis-je trouver le Guide des taux et indemnités du CNM?
Le guide est disponible sur le site du CNM (http://njc-cnm.gc.ca/s3/d117/fr).
DSE 2 - Définitions - Pourquoi les définitions des termes « accompagné d’une personne à charge » et « accompagné d’au moins deux personnes à charge » ont-elles été supprimées? Le mode de versement des indemnités a-t-il changé?
Les indemnités restent fondées sur la taille de la famille au poste. Une nouvelle définition du terme taille de la famille a été élaborée et comprend maintenant la mention « accompagné d’une personne à charge », « accompagné de deux personnes à charge », « accompagné de trois personnes à charge » et « accompagné d’au moins quatre personnes à charge ».
DSE 3 – Application - Des changements ont-ils été apportés à l’application des DSE à un couple de fonctionnaires?
Des changements n’ont pas été apportés à l’application des DSE à un couple de fonctionnaires. Toutefois, un nouveau paragraphe contient des informations qui s’appliquent aux couples de fonctionnaires et qui sont précisées dans les différentes DSE, aux fins de référence. - Un enfant visé par une entente de garde est-il admissible aux indemnités en vertu des DSE?
L’application des DSE à un enfant visé par une entente de garde dépendra des modalités de l’entente de garde et du lieu où se trouve cet enfant pendant l’affectation. Le nouvel article 3.10 et le nouvel Appendice B expliquent cela davantage.
DSE 8 – Affectations de courte durée - Je suis affecté à l’étranger le 1er avril 2019 pour une courte durée, suis-je assujetti aux anciennes dispositions ou aux nouvelles dispositions des DSE?
Comme cela est indiqué au paragraphe 8.1.8 des DSE en vigueur le 1er avril 2019, les employés qui seront en affectation de courte durée le 1er avril 2019 auront l’option de rester assujettis aux dispositions actuelles pour le reste de leur affectation de courte durée, sauf en cas de prolongations, ou d’être assujettis aux dispositions révisées de la DSE 8 – Affectations de courte durée à compter du 1er avril 2019.
DSE 10 – Prêt d’affectation à l’étranger - Désormais, un prêt d’affectation à l’étranger ne pourra être octroyé que pour aider les fonctionnaires à acheter des articles dont ils se serviront au poste. Quels achats d’articles justifient l’octroi d’un prêt d’affectation à l’étranger?
Les achats d’articles comme un véhicule, des vêtements ou des effets mobiliers qui sont nécessaires au poste sont acceptables. Tout article qui est acheté et amené au poste ou utilisé au poste au cours de l’affectation de l’employé est acceptable. - Pourquoi l’administrateur général vérifie-t-il l’utilisation du prêt d’affectation à l’étranger alors que le montant total du prêt sera remboursé de toute façon?
Les fonds publics sont utilisés pour octroyer des prêts d’affectation à l’étranger. Le prêt d’affectation à l’étranger vise uniquement à permettre d’acheter des articles nécessaires au poste. Afin de veiller à ce que le prêt d’affectation soit utilisé aux fins prévues, l’administrateur général peut vérifier l’utilisation de ce dernier en demandant à l’employé de fournir une preuve d’achat des articles qui étaient nécessaires au poste. - Que se passera-t-il si le prêt d’affectation à l’étranger est utilisé à d’autres fins?
Si, à la suite de la vérification de l’utilisation du prêt d’affectation à l’étranger, il est confirmé que ce dernier a été utilisé à des fins autres que l’achat d’articles nécessaires au poste, l’employé sera tenu de rembourser immédiatement le montant du prêt d’affectation qui n’a pas été utilisé pour ces achats et il pourrait faire l’objet de mesures disciplinaires.
DSE 15 – Réinstallation - Des changements ont-ils été apportés à la couverture d’assurance?
Les montants prévus pour l’assurance des effets mobiliers qui sont expédiés ou entreposés et pour un véhicule motorisé particulier (VMP) demeurent les mêmes. Les ministères informeront les employés de la procédure de réclamation.
DSE 25 – Logement - Les objectifs/lignes directrices visant la taille des logements présentés dans le nouveau paragraphe 25.1.2 proposent trois chambres pour des ménages de 2, 3 et 4 personnes. Pourquoi un ménage de 2 personnes a-t-il trois chambres – le même nombre qu’un ménage de 4 personnes?
Les objectifs/lignes directrices visant la taille des logements reflètent le dénombrement des chambres du plus récent recensement. Le dénombrement des chambres pour les ménages de 2, 3 et 4 personnes dans le ménage indique que ces ménages avaient 3 chambres. - Un rajustement compensatoire peut-il être demandé si le nombre de chambres n’est pas celui prévu par la DSE 25.1.2?
Les objectifs/lignes directrices visant la taille des logements ne présentent pas des droits. Comme pour toutes les demandes de rajustement compensatoire, l’employé doit décrire l’incidence des inconvénients sur l’habitabilité du logement. - Si je suis déjà au poste et que j’avais choisi une taille de ménage plus grande d’un degré que la taille véritable du logement que je louais à titre privé lorsque je suis arrivé et que je dois déménager après le 1er avril 2019, puis-je opter pour une taille de ménage plus grande pour le prochain logement que je louerai à titre privé étant donné que j’ai été autorisé à le faire lorsque je suis arrivé au poste?
Non. En vertu de la version des DSE en vigueur le 1er avril 2019, il n’est plus possible de choisir une taille de ménage plus grande que la taille véritable du ménage, à moins que la naissance ou l’adoption d’un enfant ne soit imminente.
DSE 34 – Indemnités scolaires - L’article 34.9 – Indemnité d’éducation spéciale précise qu’une indemnité en fonction des programmes normalement offerts gratuitement par le ministère de l’Éducation de l’Ontario et/ou par le ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario. Est-ce que cela signifie que tous les programmes offerts par le ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario sont considérés en vertu de la DSE 34?
Non. L’objet de l’article 34.9 est d’émettre une indemnité d’éducation spéciale à titre individuel pour un enfant à charge ayant des besoins scolaires spéciaux. Les programmes offerts par le ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario qui appuie les besoins scolaires spéciaux de l’enfant et qui sont requis afin que l’enfant puisse aller à l’école seraient considérés en vertu de l’article 34.9. - La nouvelle version des DSE précise que l’aide au logement postsecondaire ne s’applique pas lorsqu’un élève à charge réside à la résidence principale du fonctionnaire ou dans une propriété du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait. Est-ce que des dispositions transitoires s’appliquent pour la prochaine année scolaire pour les fonctionnaires qui sont présentement en affectation?
Des dispositions transitoires n’ont pas été mises en place pour ce changement. Ainsi, les employés qui ont des élèves à charge qui réside à la résidence principale du fonctionnaire ou dans une propriété du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait pendant l’année scolaire 2019-2020 ou après ne recevront pas l’aide au logement postsecondaire prévu à l’article 34.6.
DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l’extérieur - Comment puis-je savoir s’il me reste des crédits en vertu de la DSE 45?
La DSE 45 ne s’appliquait qu’aux employés qui étaient affectés à l’étranger en vertu des DSE avant le 1er octobre 1997 et qui avaient accumulé des crédits. Communiquez avec vos administrateurs de DSE et ils pourront vous dire s’il vous reste des crédits.
DSE 50 – Aide au déplacement du poste - Quand une indemnité calculée au prorata est accordée à un employé?
L’administrateur général peut envisager d’accorder une indemnité calculée au prorata à titre d’aide au déplacement du poste lorsque, en raison de besoins opérationnels, l’employé ne sera pas en mesure d’arriver au poste au cours du cycle normal d’affectation, pour des raisons telles qu’un retard d’obtention de visa ou d’agrément ou un remplacement en dehors du cycle. Lorsque le retard est dû au choix personnel ou à la situation personnelle de l’employé, l’indemnité ne sera pas calculée au prorata. - Un employé peut-il demander une indemnité calculée au prorata?
Ce sont les administrateurs généraux qui déterminent si un besoin opérationnel peut entraîner le versement d’une indemnité calculée au prorata.
DSE 55 - Indemnité de subsistance de poste - Étant donné que l’Enquête sur le coût de la vie a été modifié afin de refléter le panier de biens et services utilisé pour l’Enquête sur les dépenses des ménages de 2016, est-ce que les missions auront à refaire l’Enquête sur le coût de la vie qui est utilisé pour établir l’indice de poste?
Non. L’Enquête sur le coût de la vie sera mis à jour afin de tenir compte des changements au panier de biens et services et les missions compléteront la nouvelle enquête sur le coût de la vie lors de la prochaine revue prévue pour le poste.