L'élaboration conjointe de directives et de politiques constitue l'activité centrale du Conseil national mixte. Le concept d'élaboration conjointe mis de l'avant par le CNM est un moyen de résoudre des difficultés qui permet aux représentants des parties de travailler en vue d'en arriver à un consensus sur des conditions d'emploi et sur des politiques qui s'appliquent à l'échelle de la fonction publique. Le CNM préconise un modèle d'élaboration conjointe qui ressemble à celui des négociations raisonnées. Il met l'accent sur l'examen, en collaboration, des enjeux et des intérêts de chacun, sur la souplesse et sur la recherche de solutions innovatrices.
C'est dans le Règlement du Conseil national mixte que sont énoncées les grandes lignes du processus d'élaboration conjointe des directives du Conseil :
- Chaque année, le Conseil établit un calendrier de révision des directives. Le cycle de révision de chacune des directives peut varier de trois à cinq ans mais, dans certains cas, il peut être plus long.
- Bien avant la date limite fixée pour effectuer conjointement la révision d'une directive donnée, le secrétaire général lance un appel en vue d'obtenir les propositions tant de la partie patronale que de la partie syndicale (article 8.1.1 du Règlement).
- Au plus tard à la date établie aux fins de la présentation de ces propositions, les parties, par l'intermédiaire de leur secrétaire, cernent les sujets et les questions qu'elles souhaitent inclure dans la révision périodique, et peuvent soumettre des propositions précises de modifications à la directive en cause (alinéa 7.3.1e) du Règlement).
- La participation à une révision périodique est facultative. Le secrétaire général fait circuler les propositions reçues des deux parties et chaque membre du Conseil a l'occasion de décider s'il souhaite participer à la révision périodique ou s'en abstenir (Article 9.1.1 du Règlement).
- Les membres qui décident de participer au processus de révision périodique du CNM s'engagent à y prendre part pour une période minimale prédéterminée. En s'engageant à participer au processus, ils s'engagent également à ne faire aucune proposition concernant l'objet de la directive dans le cadre de négociations collectives entre un employeur et un syndicat donnés.
- Les membres qui décident de s'abstenir de participer à la révision d'une directive sont libres de s'attaquer à l'objet de la directive du CNM dans le cadre de négociations collectives ou dans un contexte autre. Si l'on se reporte au Règlement du CNM, les conditions qu'énonce la directive du CNM existante ne s'appliquent plus après une date donnée.
- Une fois que tous les membres participant à la révision périodique sont déterminés, le Comité exécutif confie au comité de travail concerné du CNM la tâche d'entreprendre le processus d'élaboration conjointe. Le président ou la présidente du Comité exécutif a pour mandat d'animer les discussions à cet égard. Au besoin, les parties peuvent obtenir une aide supplémentaire par le truchement du bureau du secrétaire général.
- Lorsque les parties en arrivent à un consensus, la nouvelle directive proposée est présentée au Comité exécutif et au Conseil, qui doivent l'approuver. Une fois la directive approuvée, tous les membres participants la signent, indiquant ainsi qu'elle fait partie de leurs conventions collectives respectives à partir de ce moment-là.
- Si les membres participants sont incapables de s'entendre, le Règlement du CNM prévoit la possibilité de renvoyer la question à l'arbitrage par un tiers, dont la décision est alors obligatoire. (À ce jour, il n'y a eu aucune nécessité de recourir à cette option.)
Le Comité exécutif travaille de plus en plus avec les membres du Conseil en vue d'adapter le processus d'élaboration conjointe à des situations particulières et aux besoins des parties. Les délais qui s'appliquent au processus de révision des directives peuvent être modifiés et les procédures peuvent être simplifiées, selon les circonstances, avec le consentement du Conseil.