DSE 8 - Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada

Introduction

En raison de la variété des conditions de vie à l'étranger, on a élaboré des dispositions spéciales visant les affectations de courte durée de plus de 30 jours consécutifs mais moins d'un an qu'un fonctionnaire accepte normalement sans être accompagné et auxquelles les Directives sur le service extérieur ne s'appliquent pas, comme on le décrit dans la présente directive.

Les dispositions de la présente directive reposent sur le principe de l'équivalence, décrit dans l'Introduction des Directives sur le service extérieur.

Directive 8

Définitions

8.01 Dans la présente directive :

Affectation (assignment) désigne une affectation telle que définie dans la DSE 3 - Application.

Application

8.02

a) Les dispositions de l'Appendice A de la DSE 3 - Réinstallation à court terme à l'extérieur du Canada et des États-Unis - ont été révisées et incorporées à la présente directive.

b) Sous réserve du paragraphe 8.02c), les dispositions de la présente directive s'appliquent à toutes les affectations à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis, de plus de 30 jours consécutifs et de moins d'un an.

c) Lorsqu'une affectation de moins de 121 jours consécutifs est par la suite prolongée à une période totale de 121 jours consécutifs ou plus, les avantages et dispositions s'appliquant uniquement aux affectations de plus de 120 jours consécutifs entrent en vigueur à la date d'acceptation de la prolongation par le fonctionnaire.

8.03 Les présentes dispositions s'appliquent aux affectations à compter du 1^er avril 2009, dans les cas où :

a) les fonctionnaires en affectation à l'extérieur du Canada aux termes des dispositions de la Directive sur les voyages du CNM au 1^er avril 2009, ont la possibilité de demeurer assujettis à ces dispositions ou de choisir les dispositions révisées de la DSE 8 pour la durée de l'affectation, sans inclure les prolongations possibles;

b) les fonctionnaires en affectation à l'extérieur du Canada au 1^er avril 2009, en vertu des dispositions de l'Appendice A de la DSE 3 - Réinstallation à court terme à l'extérieur du Canada et des États-Unis - sont assujettis aux dispositions de la présente directive.

Déplacement à l'occasion de la réinstallation

8.04 L'administrateur général doit appliquer aux affectations visées par la présente directive les dispositions relatives aux déplacements de la DSE 15 - Réinstallation.

Ligne directrice

Il convient de noter que lorsqu'une indemnité non soumise à une justification est autorisée selon la DSE 15.04, l'inclusion de frais de subsistance de deux jours à l'ancien et au nouveau lieu de travail n'est pas autorisée lorsque, en conformité avec la DSE 15.33, un fonctionnaire peut occuper un logement permanent.

Entreposage et expédition des effets mobiliers

8.05 L'administrateur général doit déterminer si la totalité ou une partie des effets mobiliers, tel que défini dans la DSE 2.01j), du fonctionnaire peut être expédiée ou entreposée, en conformité avec la DSE 15 - Réinstallation, selon le cas.

a) Dans le cas d'affectations de 120 jours consécutifs ou moins, l'administrateur général peut autoriser :

(i) l'expédition d'au plus 150 kg (nets) d'effets mobiliers comme bagages d'accompagnement ou par fret aérien, en plus du poids admissible maximal de bagages d'accompagnement transportés sans frais par la compagnie aérienne; et (ou)

(ii) dans des circonstances spéciales, l'entreposage des effets mobiliers, si le fonctionnaire n'entretient plus de résidence principale;

b) Dans le cas d'affectations de plus de 120 jours consécutifs, l'administrateur général peut autoriser :

(i) l'expédition d'effets mobiliers jusqu'à concurrence de 50 % de la limite de poids prévue pour un logement meublé, en conformité avec la DSE 15.14 de la DSE 15 - Réinstallation; et (ou)

(ii) l'entreposage des effets mobiliers, y compris celui d'un véhicule moteur particulier (VMP), si le fonctionnaire n'entretient plus de résidence principale;

sauf que

c) lorsque les effets mobiliers d'un fonctionnaire sont placés en entreposage de longue durée aux frais de l'État, le fonctionnaire doit payer des frais de logement, conformément à l'article 8.07.

Lignes directrices

1. La décision de l'administrateur général relativement à l'expédition ou à l'entreposage des effets mobiliers d'un fonctionnaire doit reposer sur des facteurs comme la situation familiale, la durée de l'affectation et le logement temporaire occupé à la mission.

2. L'entreposage d'effets mobiliers, y compris un VMP, n'est normalement pas approuvé dans le cas d'affectations de moins de 121 jours consécutifs.

3. Les effets mobiliers, y compris un VMP, dont l'entreposage est autorisé sont autoassurés par le gouvernement, en conformité avec la DSE 15 - Réinstallation.

4. Les effets mobiliers dont l'expédition est autorisée sont autoassurés par le gouvernement, en conformité avec la DSE 15 - Réinstallation.

Indemnité de faux frais de réinstallation

8.06 L'administrateur général doit autoriser le paiement d'une indemnité de faux frais de réinstallation, comme suit :

a) dans le cas d'une affectation de 120 jours consécutifs ou moins, le fonctionnaire reçoit une indemnité de 250,00 $, en conformité avec la DSE 15.31 de la DSE 15 - Réinstallation;

b) dans le cas d'une affectation de plus de 120 jours consécutifs, le fonctionnaire reçoit 50% de l'indemnité de faux frais de réinstallation, soit 1 419 $, en conformité avec la DSE 15.31 de la DSE 15 - Réinstallation.

Logement

8.07

a) L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais de logement et de services publics réels et raisonnables, y compris les frais d'installation, au lieu d'affectation temporaire.

b) Lorsque, en conformité avec l'article 8.05, les effets mobiliers d'un fonctionnaire ont été placés en entreposage aux frais de l'État, le fonctionnaire doit payer les frais de logement applicables conformément à la DSE 25 - Logement aux taux pour « le ménage d'une personne », à compter du jour suivant la date d'arrivée à la mission.

Instruction

Si possible, les fonctionnaires occuperont un logement indépendant commercial ou appartenant à l'État.

Indemnité de repas

8.08 L'administrateur général autorise le paiement de l'indemnité quotidienne de repas, précisée à l'Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, selon le cas :

a) pendant les 30 premiers jours consécutifs suivant l'arrivée au lieu d'affectation temporaire, le fonctionnaire reçoit l'indemnité quotidienne de repas complète;

b) lorsque le fonctionnaire habite à l'hôtel, sans installations pour la préparation des repas, il a droit à une indemnité de repas équivalant à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne à compter du 31^e jour consécutif;

c) lorsque le fonctionnaire habite un logement indépendant commercial ou non commercial privé, il a droit à une indemnité de repas équivalant à 75 % de l'indemnité de repas quotidienne à compter du 31^e jour jusqu'au 120^e jour, puis à une indemnité équivalant à 50 % de l'indemnité de repas quotidienne à compter du 121^e jour.

8.09 Lorsque, en raison de circonstances spéciales comme une lourde charge de travail, des difficultés à trouver de la nourriture ou un nombre extrêmement limité de restaurants, l'administrateur général juge que les indemnités mentionnées à l'article 8.08 ne sont pas suffisantes, il peut autoriser le paiement d'une indemnité qu'il considère raisonnable, jusqu'à concurrence du taux maximal de l'indemnité de repas quotidienne.

8.10 Lorsqu'une indemnité de repas n'a pas été fixée pour le pays d'affectation ou lorsqu'il y a de soudaines variations du taux de change ou de fortes poussées inflationnistes, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de repas, sur présentation des reçus.

Blanchissage et nettoyage à sec

8.11

a) L'administrateur général autorise le remboursement des frais réels et raisonnables de blanchissage aux fonctionnaires qui occupent des logements qui ne sont pas pourvus d'installations de buanderie.

b) Si l'administrateur général est convaincu que les frais de nettoyage à sec sont sensiblement plus élevés que ceux applicables dans la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, un remboursement de 50 % des frais de nettoyage à sec réels est accordé, sur présentation de reçus.

Ligne directrice

Les installations de buanderie comprennent des machines à laver et à sécher le linge ainsi qu'un fer et une planche à repasser.

Aide au transport quotidien

8.12 L'administrateur général peut autoriser une aide financière concernant l'excédent des frais engagés pour le transport quotidien, en conformité avec les dispositions sur l'Indemnité de transport quotidien aux termes de la DSE 30 - Moyens de transport à la mission et dépenses connexes.

Voyage de fin de semaine au foyer

8.13 L'administrateur général autorise les voyages de fin de semaine au foyer en conformité avec les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM visant les déplacements au Canada et aux États-Unis ainsi qu'à l'extérieur du Canada et des États-Unis.

Communications à domicile

8.14 L'administrateur général doit autoriser les dispositions pour la communication à domicile aux fonctionnaires, en conformité avec les dispositions connexes de la Directives sur les voyages du CNM.

Garde des personnes à charge

8.15 L'administrateur général doit autoriser le remboursement des frais de garde des personnes à charge en conformité avec les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

Soins médicaux et de santé

8.16 L'administrateur général doit autoriser l'application de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires lorsque les fonctionnaires sont affectés pendant plus de 120 jours consécutifs à des missions désignées comme étant malsaines en vertu de la DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs.

Instruction

Le fonctionnaire a la responsabilité de s'assurer de bénéficier d'une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province et de la protection supplémentaire aux termes du RSSFP pendant son séjour à l'étranger. Le fonctionnaire doit informer l'administrateur du régime d'assurance-santé de sa province de son absence anticipée du Canada et demander une protection continue au-delà de la période normalement visée par les régimes provinciaux, au besoin.

Prime de service extérieur

8.17 Lorsque l'affectation dure plus de 120 jours consécutifs, toute prolongation comprise, l'administrateur général autorise le paiement de la prime de service extérieur et l'accumulation de points de service extérieur en conformité avec la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur (prime de service extérieur).

Instruction

Lorsqu'une affectation de moins de 121 jours consécutifs est par la suite prolongée à une période totale de 121 jours consécutifs ou plus, les dispositions de la DSE 56 s'appliquent uniquement à compter de la date d'acceptation de la prolongation par le fonctionnaire.

Indemnité différentielle de mission

8.18

a) Lorsque l'affectation dans une mission difficile dure plus de 120 jours consécutifs, toute prolongation comprise, et que le fonctionnaire occupe un logement indépendant, l'administrateur général doit autoriser le paiement de l'indemnité différentielle de mission en conformité avec la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission.

b) Lorsque le paiement d'un montant additionnel d'indemnité différentielle de mission ou un paiement spécial est prévu pour reconnaître les conditions extraordinaires d'une mission difficile, en conformité avec la DSE 58.09 de la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission, l'administrateur général doit autoriser ces paiements à compter de la première journée d'affectation dans une mission difficile, même si le fonctionnaire n'est pas assujetti aux dispositions de la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission.

Instruction

À l'égard du paragraphe 8.18a), lorsqu'une affectation de moins de 121 jours consécutifs est par la suite prolongée à une période totale de 121 jours consécutifs ou plus, les dispositions de la DSE 58 s'appliquent uniquement à compter de la date d'acceptation de la prolongation par le fonctionnaire.

Taux de change

8.19 L'administrateur général doit autoriser l'application des dispositions relatives aux taux de change conformément à la Directive sur les voyages du CNM.

Fonctionnaires accompagnés de leurs personnes à charge

8.20

a) Dans certains cas rares et inhabituels, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à se faire accompagner de son époux ou conjoint de fait et des personnes à charge, résidant normalement avec le fonctionnaire, sujet à la preuve de couverture d'assurance maladie.

b) Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à précéder les personnes à charge.

c) La présente disposition s'applique uniquement lorsque les personnes à charge accompagnent le fonctionnaire durant une affectation de plus de 120 jours consécutifs, sauf dans le cas des parents seuls en affectation de courte durée à l'extérieur du Canada.

8.21 Lorsque les personnes à charge sont autorisées à accompagner le fonctionnaire, l'aide pour les personnes à charge se limite aux cas suivants :

a) les frais de voyage aux fins de réinstallation, en conformité avec la DSE 15 - Réinstallation, jusqu'à concurrence du montant total de l'indemnité de voyage au foyer auquel le fonctionnaire a droit en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et

b) l'indemnité de subsistance de mission, en conformité avec la DSE 55 - Indemnité de subsistance de mission, lorsque l'indice de mission est supérieur à 100; et

c) l'indemnité différentielle de mission ( DSE 58) et à la prime de service extérieur (DSE 56) prévue pour un fonctionnaire non accompagné; et

d) les frais visés par les dispositions de la DSE 39 - Frais de soins médicaux, de la DSE 41 - Déplacement pour soins médicaux, et de la DSE 42 - Avance pour frais médicaux et pour frais dentaires, sauf si ces frais sont assurés par le régime provincial ou le régime d'assurance supplémentaire du fonctionnaire;

lorsque

e) les fonctionnaires qui choisissent cette option devront renoncer à leur indemnité de voyage au foyer, de communications à domicile, et aux indemnités de repas; et

f) aucun autre logement ne sera fourni et aucun autre frais de logement ne sera remboursés; et

g) aucun remboursement de frais additionnels ne sera autorisé pour l'expédition d'effets mobiliers.

Instruction

Le fonctionnaire a la responsabilité de s'assurer de bénéficier d'une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province et de la protection supplémentaire, telle que le RSSFP, à l'égard des personnes à sa charge lorsqu'il est à l'étranger. Le fonctionnaire doit informer l'administrateur de son régime provincial d'assurance-santé de son absence anticipée du Canada et demander une protection continue au-delà de la période normalement visée par les régimes provinciaux, au besoin.

Aide aux parents seuls

8.22 À la demande du fonctionnaire et en remplacement des dispositions relatives aux voyages de fin de semaine de la Directive sur les voyages du CNM, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

a) des frais de transport aller-retour encourus pour un ou plusieurs enfants d'âge préscolaire jusqu'à concurrence des frais de voyage de fin de semaine que le fonctionnaire aurait autrement encourus en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et

b) des frais de garde de personnes à charge au lieu de travail à l'extérieur du Canada qui dépassent les frais normalement engagés pour de services équivalents, jusqu'à concurrence des frais qu'il aurait engagés à l'ancien lieu de travail et qui auraient été remboursés en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et

c) des frais afférents aux vaccins ou inoculations reçus par l'enfant en raison du lieu de travail à l'extérieur du Canada.

Ligne directrice

Aux fins de la présente directive, un enfant d'âge préscolaire est un enfant qui ne fréquente pas un établissement d'enseignement à plein temps.

Conseil national mixte

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