DSE 8 - Affectations de courte durée

Portée

Introduction

La présente directive énonce les dispositions qui s’appliquent aux fonctionnaires en affectation de courte durée à l’étranger.

Définitions

Note : Cette définition s’applique seulement à cette directive.

Affectation à court terme (short-term assignment) s’entend au sens de la mutation temporaire d’un fonctionnaire d’un lieu de travail à un autre pour une période de 121 jours civils consécutifs ou plus et de moins d’un an, et, sous réserve de la DSE 3 - Application, à :

1. un bureau du gouvernement du Canada situé à l’étranger; ou
2. un autre gouvernement, une organisation ou une institution qui se trouve à l’étranger.

Directive

8.1 Application

8.1.1 Les dispositions de la présente directive s’appliquent à une affectation à court terme au sens de la présente directive.

8.1.2 Dans le cas des affectations de 120 jours civils consécutifs ou moins, les avantages et dispositions conformes à la Directive sur les voyages du CNM s’appliquent.

8.1.3 La présente directive ne s’applique pas aux fonctionnaires qui sont déjà affectés en vertu de l’ensemble des dispositions des présentes directives, ni aux fonctionnaires, personnes à charge ou autres personnes qui sont embauchés localement.

8.1.4 Lorsqu’un fonctionnaire est officiellement avisé par écrit que la durée d’une affectation à court terme sera subséquemment réduite à une période équivalant, en vertu de la Directive sur les voyages du CNM, à celle d’un déplacement de 120 jours civils consécutifs ou moins, l’administrateur général doit procéder de la manière suivante :

1. les indemnités ou paiements auxquels le fonctionnaire avait droit pour cette période avant d’avoir été avisé par écrit de la réduction de la durée d’affectation ne sont pas recouvrés;
2. les dispositions des articles 8.13 et 8.14 cessent de s’appliquer à la date du premier jour de rémunération suivant la présentation de l’avis écrit qui indique au fonctionnaire que la durée d’affectation est réduite;
3. le montant de l’indemnité de faux frais payable sera le plus élevé des suivants : celui prévu selon les dispositions de l’article 8.4, qui est autorisé au début de l’affectation à court terme, ou le montant de l’indemnité de faux frais quotidienne applicable au lieu en question, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, pour toute la période;
4. les autres avantages et dispositions applicables au fonctionnaire demeurent inchangés; et
5. le fonctionnaire ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.1.5 Lorsqu’un fonctionnaire est assujetti à la Directive sur les voyages du CNM et qu’il est officiellement avisé par écrit que la période de déplacement est prolongée à 121 jours civils consécutifs ou plus et à moins d’un an, et que la définition de l’affectation à court terme est respectée, les dispositions de la présente directive s’appliquent une fois que le fonctionnaire a accepté la prolongation par écrit.

En outre :

1. les indemnités ou paiements auxquels le fonctionnaire avait droit pour cette période avant d’avoir été avisé par écrit de la prolongation de la durée d’affectation ne sont pas recouvrés;
2. les dispositions des articles 8.13 et 8.14 s’appliquent rétroactivement à compter du premier jour de rémunération suivant le jour d’arrivée au poste;
3. sous réserve de l’alinéa 8.1.5a), le montant de l’indemnité de faux frais payable équivaudra à la différence entre la somme totale prévue selon les dispositions de l’article 8.4 et le montant de l’indemnité de faux frais quotidienne applicable au lieu en question, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, que le fonctionnaire a reçue avant d’être avisé de la prolongation; et
4. le fonctionnaire ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.1.6 Lorsqu’un fonctionnaire affecté à court terme accepte une affectation au même poste, les dispositions de la présente directive cessent de s’appliquer et l’ensemble des dispositions des présentes directives s’appliquent, s’il y a lieu, sous réserve de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires, à compter de la date de la notification officielle, présentée par écrit, de l’affectation. L’administrateur général doit s’assurer que les fonctionnaires ne bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.1.7 Sous réserve du paragraphe 8.1.6, dans des circonstances exceptionnelles, où la durée de l’affectation à court terme dépasse la durée habituelle, les dispositions de la DSE 8 continuent de s’appliquer jusqu’à la date de la notification officielle, présentée par écrit, de l’affectation.

8.1.8 Les présentes dispositions s’appliquent aux affectations à court terme commençant le 1^er avril 2019. Les fonctionnaires affectés à court terme à l’étranger au 1^er avril 2019, en vertu des dispositions de la DSE 8 - Affectations de courte durée, auront la possibilité de conserver l’application des dispositions actuelles pour la période de leur affectation à court terme, à l’exclusion des prolongations, ou d’opter pour l’application des dispositions révisées de la DSE 8 - Affectations de courte durée, à compter du 1^er avril 2019.

8.2 Transport

8.2.1 L’administrateur général doit appliquer l’indemnité de transport pertinente, au titre de la Directive sur les voyages du CNM, au transport à destination et en provenance du poste. Dans le cas des voyages internationaux, une période de repos convenable ou un arrêt de nuit est autorisé, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM.

8.2.2 L’administrateur général peut autoriser le paiement des frais de transport de cinq bagages d’accompagnement dont la taille et le poids ne dépassent pas les limites permises par le transporteur, ce qui comprend le bagage que le transporteur transporte gratuitement.

8.2.3 Dans des circonstances spéciales, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais d’expédition de bagages d’accompagnement supplémentaires, afin de répondre aux besoins particuliers d’un fonctionnaire.

8.3 Entreposage des effets mobiliers

8.3.1 L’administrateur général peut autoriser l’entreposage des effets mobiliers, y compris un véhicule motorisé particulier (VMP), en conformité avec l’article 15.13 de la DSE 15 - Réinstallation, si le fonctionnaire n’entretient pas de résidence principale durant l’affectation de courte durée.

8.3.2 Lorsque l’entreposage des effets mobiliers du fonctionnaire est autorisé, et que celui‑ci n’est pas en mesure d’occuper un logement permanent, le paiement de frais de subsistance de deux jours au Canada, au départ et au retour, est autorisé en vertu des dispositions de l’alinéa 15.4.1c) de la DSE 15 – Réinstallation.

8.3.3 Lorsque les effets mobiliers d’un fonctionnaire sont placés en entreposage aux frais de l’État, le fonctionnaire doit payer les frais de logement applicables, en conformité avec l’Appendice A de la DSE 25 - Logement au taux pour « le ménage d’une personne », à compter du jour suivant la date d’arrivée au poste.

8.4 Indemnité de faux frais de réinstallation

8.4.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4, 8.1.5 et 8.1.6, l’administrateur général doit autoriser le paiement de 50 % de l’indemnité de faux frais de réinstallation, en conformité avec l’Appendice C de la DSE 15 - Réinstallation, et ce, au début et à la fin de l’affectation de courte durée.

8.5 Logement

8.5.1 L’administrateur général doit autoriser le paiement des frais de logement et de services publics réels et raisonnables, y compris les frais d’installation, sur les lieux de l’affectation de courte durée.

8.5.2 Lorsque possible, les fonctionnaires doivent occuper un logement indépendant commercial ou appartenant à l’État.

8.5.3 À condition que l’employeur n’exige pas que le fonctionnaire demeure au poste, un fonctionnaire peut décider de passer la fin de semaine à un autre endroit. Il faut prendre ces arrangements en tenant compte du contexte sécuritaire et diplomatique.

8.5.4 Sous réserve du paragraphe 8.5.3, le remboursement se limitera à celui des frais équivalents à ceux du maintien du fonctionnaire au poste et inclura les frais de logement et l’indemnité de repas. Pour être admissible à un remboursement, le fonctionnaire doit :

1. annuler les frais du logement et des repas offerts sur place au poste;
2. assumer une responsabilité personnelle, comme s’il n’était pas affecté à courte durée; et
3. ne pas retourner au foyer ni dans la zone d’affectation pendant les fins de semaine.

8.5.5 Le fait que le fonctionnaire passe la fin de semaine ailleurs n’entrave pas son droit à l’application de l’article 8.9 - Voyage au foyer.

8.6 Indemnité de repas

8.6.1 L’administrateur général autorise uniquement, sans tenir compte des faux frais, le paiement de l’indemnité quotidienne de repas, précisée à l’Appendice C ou D de la Directive sur les voyages du CNM, selon le cas.

8.6.2 Lorsque, en raison de circonstances spéciales comme une lourde charge de travail, des difficultés à trouver de la nourriture ou un nombre extrêmement limité de restaurants, l’administrateur général juge que les indemnités mentionnées au paragraphe 8.6.1 ne sont pas suffisantes, il peut autoriser le paiement d’une indemnité qu’il considère comme raisonnable, jusqu’à concurrence du taux maximal de l’indemnité de repas quotidienne.

8.6.3 Lorsqu’une indemnité de repas n’a pas été fixée pour le pays d’affectation ou lorsqu’il y a de soudaines variations du taux de change ou de fortes poussées inflationnistes, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de repas, sur présentation des reçus.

8.7 Blanchissage et nettoyage à sec

8.7.1 L’administrateur général autorise le remboursement des frais réels et raisonnables de blanchissage aux fonctionnaires qui occupent des logements qui ne sont pas pourvus d’installations de buanderie qui comprennent des machines à laver et à sécher le linge.

8.7.2 Lorsque l’administrateur général est convaincu que les frais de nettoyage à sec sont sensiblement plus élevés que ceux applicables dans la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, un remboursement de 50 % des frais de nettoyage à sec réels est accordé, sur présentation de reçus.

8.8 Aide au transport quotidien

8.8.1 L’administrateur général peut autoriser une aide financière concernant l’excédent des frais engagés pour le transport quotidien, en conformité avec les dispositions sur l’indemnité de transport quotidien aux termes de la DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes.

8.8.2 Lorsque les heures supplémentaires autorisées désorganisent le transport quotidien du fonctionnaire, ou si ce dernier doit participer à une activité liée au travail en dehors des heures normales de travail, le fonctionnaire doit recevoir le remboursement des frais de transport supplémentaires réels et raisonnables.

8.9 Voyage au foyer et solutions de rechange

8.9.1 Un fonctionnaire est admissible aux dispositions relatives au voyage au foyer, à son lieu d’affectation habituel en vertu de la présente directive, pourvu que les conditions suivantes soient satisfaites :

1. les horaires de travail permettent au fonctionnaire de s’absenter; et
2. le fonctionnaire a accès à un moyen de transport privé ou public adéquat, et il est à la fois raisonnable et pratique d’y recourir.

8.9.2 À condition d’être affecté à court terme de façon continue, le fonctionnaire a droit au voyage au foyer, conformément au tableau ci‑dessous. Le fonctionnaire peut planifier des déplacements, jusqu’à concurrence du nombre maximal autorisé, afin de répondre à ses besoins personnels.

Minimum de :

121 jours = 1 déplacement

200 jours = 2 déplacements

280 jours = 3 déplacements

 

8.9.3 Le fonctionnaire doit se faire rembourser, sur présentation de reçus, le prix du billet d’avion aller‑retour le plus économique, le coût du transport terrestre nécessaire à destination et en provenance du terminal du transporteur et les frais des repas pris pendant le trajet. Les frais de repas et frais divers engagés à destination ne sont pas remboursés. Les frais de logement au poste doivent être annulés, si possible.

8.9.4 En guise de solution de rechange au voyage au foyer du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à visiter le fonctionnaire à son poste, les frais ne pouvant pas dépasser le coût du voyage au foyer du fonctionnaire. Il faut prendre ces arrangements en tenant compte du contexte sécuritaire, diplomatique et sanitaire.

8.9.5 Lorsque l’administrateur général n’autorise pas l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à se rendre au poste, en guise de solution de rechange au voyage au foyer du fonctionnaire, il peut autoriser le fonctionnaire et l’époux, le conjoint de fait ou une personne à charge à séjourner ailleurs, les frais ne pouvant pas dépasser le coût du voyage au foyer du fonctionnaire.

8.10 Communications à domicile

8.10.1 L’administrateur général doit autoriser les dispositions pour la communication à domicile aux fonctionnaires affectés à des postes situés à l’extérieur de la zone continentale des États-Unis seulement, en conformité avec les dispositions connexes de la Directive sur les voyages du CNM.

8.11 Garde des personnes à charge

8.11.1 L’administrateur général doit autoriser le remboursement des frais de garde des personnes à charge en conformité avec les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

8.12 Soins médicaux, dentaires et de santé

8.12.1 L’administrateur général doit autoriser l’application de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires à des postes désignés comme étant malsains en vertu de la DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs.

8.12.2 Il incombe au fonctionnaire de s’assurer de bénéficier d’une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province ou de son territoire et de la protection supplémentaire aux termes du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) pendant son séjour à l’étranger, ainsi que d’une protection continue dans le cadre du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP).

8.12.3 Lorsque l’affectation de courte durée est prolongée au‑delà d’un an, il incombe au fonctionnaire de passer de la protection supplémentaire à la protection totale dans le cadre du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP).

8.13 Prime de service extérieur

8.13.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4 et 8.1.5 et de l’alinéa 8.17.3c), l’administrateur général doit autoriser le paiement de la prime de service extérieur et l’accumulation de points de service extérieur, en conformité avec la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur (prime de service extérieur).

8.14 Indemnité différentielle de poste

8.14.1 Sous réserve des paragraphes 8.1.4 et 8.1.5 et de l’alinéa 8.17.3c), l’administrateur général doit autoriser l’application des dispositions relatives à l’indemnité différentielle de poste, en conformité avec la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste.

8.14.2 Lorsque le paiement d’un montant additionnel d’indemnité différentielle de poste ou un paiement spécial est prévu pour reconnaître les conditions extraordinaires d’un poste difficile, en conformité avec le paragraphe 58.5.4 de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste, l’administrateur général doit autoriser ces paiements à compter de la première journée d’affectation dans un poste difficile, même si le fonctionnaire n’est pas assujetti aux dispositions de la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste.

8.15 Absence temporaire

8.15.1 Une absence du poste pendant un voyage autorisé pour le compte du gouvernement en vertu de la Directive sur les voyages du CNM, un congé autorisé, un voyage au foyer ou une solution de rechange au voyage au foyer ne constituent pas une interruption de l’affectation de courte durée aux fins de l’établissement de sa durée.

8.15.2 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste pendant un voyage autorisé pour le compte du gouvernement, il ne doit pas bénéficier deux fois des mêmes avantages.

8.16 Taux de change

8.16.1 L’administrateur général doit autoriser l’application des dispositions relatives aux taux de change en conformité avec la Directive sur les voyages du CNM.

8.17 Fonctionnaires accompagnés de leurs personnes à charge

8.17.1 Dans certains cas rares et inhabituels, et sous réserve du paragraphe 8.17.4, l’administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à se faire accompagner de son époux ou conjoint de fait et des personnes à charge, résidant normalement avec le fonctionnaire, sujet à la preuve de couverture d’assurance maladie.

8.17.2 L’administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à précéder l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge.

8.17.3 Lorsque l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge sont autorisés à accompagner le fonctionnaire, l’aide doit se limiter à ce qui suit :

8. les coûts de transport, en conformité avec le paragraphe 8.2.1, jusqu’à concurrence du coût total du voyage au foyer auquel aurait droit le fonctionnaire en vertu de l’article 8.9;
9. la DSE 55 - Indemnité de subsistance de poste, lorsque l’indice de poste est supérieur à 100;
10. la DSE 56 – Prime de service extérieur et la DSE 58 - l’Indemnité différentielle de poste prévue pour un fonctionnaire non accompagné; et
11. les frais visés par les dispositions de la DSE 39 - Frais de soins de santé, de la DSE 41 - Déplacement pour soins de santé, et de la DSE 42 - Avance pour frais médicaux et/ou pour frais dentaires, sauf si ces frais sont assurés par le régime provincial ou le régime d’assurance supplémentaire du fonctionnaire.

8.17.4 Dans les cas où les dispositions du paragraphe 8.17.3 s’appliquent :

1. les dispositions relatives au voyage au foyer, aux solutions de rechange, aux communications à domicile et aux indemnités de repas ne s’appliquent pas;
2. aucun autre logement ne sera fourni et aucun autres frais de logement ne seront remboursés;
3. aucun remboursement de frais additionnels ne sera autorisé pour l’expédition d’effets mobiliers; et
4. les fonctionnaires sont responsables de s’assurer de bénéficier d’une protection aux termes du régime de soins de santé de sa province et de la protection supplémentaire, telle que le RSSFP, à l’égard des personnes à charge lorsqu’ils sont à l’étranger.

8.18 Aide aux parents seuls

8.18.1 À la demande du fonctionnaire, et au lieu des dispositions relatives au voyage au foyer, l’administrateur général peut autoriser :

1. des frais de transport aller-retour encourus pour un ou plusieurs enfants d’âge préscolaire jusqu’à concurrence des frais de voyage au foyer que le fonctionnaire aurait autrement encourus;
2. des frais de garde des personnes à charge au lieu de travail à l’extérieur du Canada qui dépassent les frais normalement engagés pour de services équivalents, jusqu’à concurrence des frais qu’il aurait engagés à l’ancien lieu de travail et qui auraient été remboursés en vertu de la Directive sur les voyages du CNM; et
3. des frais afférents aux vaccins ou inoculations reçus par l’enfant en raison du lieu de travail à l’extérieur du Canada.

8.19 Urgences, maladies, blessures ou décès pendant une affectation de courte durée

8.19.1 En cas d’urgence, de maladie, de blessure ou de décès pendant une affectation de courte durée, l’employeur doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires, en conformité avec la partie V de la Directive sur les voyages du CNM, et ce, pour le fonctionnaire, l’époux ou le conjoint de fait et les personnes à charge, en conformité avec l’article 8.17.