DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille

a) Cette directive a pour objet de permettre plus de souplesse en ce qui a trait à l'époux ou au conjoint de fait qui, pour des raisons professionnelles, éducationnelles ou familiales, n'accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l'affectation. Un ou plusieurs enfants à charge peuvent accompagner le fonctionnaire en mission à l'étranger ou rester au Canada avec l'époux ou le conjoint de fait.

b) Il s'agit de prévoir une aide dans les situations attribuables au service extérieur et non dans les situations résultant d'un choix personnel.

c) L'aide vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est située le bureau principal. Le fonctionnaire demeure responsable d'une série de frais du ménage. L'objet de cette directive n'est pas qu'un fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu'un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale.

d) L'aide est limitée dans les cas où un ou plusieurs enfants à charge du fonctionnaire ne vivent pas dans la ville où est située le bureau principal, comme le décrit cette directive.

e) Ces dispositions peuvent être invoquées à plus d'une occasion, mais elles ne sont pas conçues pour faciliter une séparation conjugale permanente ou une rupture du mariage. Les fonctionnaires qui sont en voie de dissoudre une union conjugale, ou qui vivent une séparation conjugale d'une durée indéterminée pouvant se solder par une dissolution de l'union conjugale, ne sont pas admissibles à ces dispositions. De tels fonctionnaires doivent être conscients que des avantages demandés sous des faux prétextes peuvent faire l'objet de mesures de recouvrement, sans compter que le fonctionnaire peut se voir imposer des sanctions disciplinaires.

a) Cette directive prend effet le 1^er avril 2009 et s'applique à l'ensemble des fonctionnaires, y compris aux fonctionnaires ayant obtenu une aide pour séparation conjugale ou familiale avant le 1^er avril 2009.

b) Les fonctionnaires qui recevaient une aide en vertu de la DSE 17.04 le 31 mars 2009 auront l'option de continuer à bénéficier de la DSE en question pendant la période pour laquelle l'aide a été autorisée, y compris toute prolongation, ou ils pourront demander à se prévaloir des dispositions de cette directive-ci.

a) dans les circonstances où, pour des raisons opérationnelles, l'administrateur général ordonne à un fonctionnaire d'accepter d'être affecté à l'étranger sans être accompagné ou de continuer ou prolonger une affectation tandis que des personnes à charge ont été évacuées aux termes des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes, et alors que les frais de subsistance pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire ne sont pas payés en vertu de ladite DSE; la période correspondrait normalement à la durée de l'affectation ou de la prolongation ou elle pourrait aller jusqu'à la date à laquelle une ou plusieurs personnes à charge seraient aurorisées, par l'administrateur général, de rejoindre le fonctionnaire en mission à l'étranger;

b) dans les circonstances où, pour des raisons d'ordre professionnel, éducationnel ou familial, l'époux/le conjoint de fait n'accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l'affectation; un ou plusieurs enfants à charge pourraient accompagner le fonctionnaire en poste à l'étranger ou rester au Canada avec l'époux/le conjoint de fait; la période correspondrait normalement à la durée de la séparation entre le fonctionnaire et la ou les personnes à charge;

c) dans les circonstances où les études d'une personne à charge seraient perturbées; sous réserve de l'alinéa d), la période irait normalement jusqu'à la fin du trimestre scolaire en cause;

d) dans les circonstances où l'époux/le conjoint de fait du fonctionnaire et un ou plusieurs enfants à charge restent à l'ancien lieu de travail au Canada pour éviter toute perturbation des études de l'enfant à charge au niveau primaire ou secondaire; la période se terminerait normalement lorsque l'enfant finirait sa dernière année d'études secondaires, ou lorsque la famille se réinstallerait au même endroit à l'étranger, ou lorsque l'affectation prendrait fin, la première de ces éventualités étant celle qui s'appliquerait.

Instructions

1. Dans l'application de l'alinéa 18.03d), il est à noter que :

2. Lorsqu'il reste moins de trois mois d'affectation après la fin de la dernière année d'études secondaires de l'enfant, l'exemption du paiement des frais de logement peut continuer jusqu'à la fin de l'affectation du fonctionnaire.

3. Rien n'empêche la famille de se réinstaller à la mission et le fonctionnaire paie alors les coûts d'habitation appropriés. Le paiement des frais de réinstallation pour la famille ne serait pas normalement approuvé s'il reste moins de douze mois d'affectation à cet endroit.

e) dans les circonstances où une personne à charge est malade et ne peut se réinstaller avec le fonctionnaire; la période prendrait normalement fin au plus tard 14 jours suivant la date à laquelle le médecin traitant atteste que la personne à charge est, d'un point de vue médical, capable de voyager;

f) dans les circonstances où une personne à charge reste à l'ancien lieu de travail au Canada pour faire le nécessaire pour la disposition de la résidence principale du fonctionnaire; la période n'excéderait normalement pas douze mois et se terminerait le jour suivant la date de clôture du contrat de vente ou le jour qui suit la date marquant le début d'un contrat de location, selon le cas;

a) pourvu que la durée de la séparation soit d'au moins six mois, des déplacements pour réunion de famille seront autorisés à raison de deux voyages par année pour les personnes à charge séparées, sauf que, lorsque la personne à charge séparée s'installe chez le fonctionnaire pendant une partie de l'affectation à l'étranger, on réduira normalement de un le nombre total de fois que le fonctionnaire peut demander une indemnité de déplacement pour réunion de famille pendant la durée de l'affectation;

a) la date d'arrivée à la mission à l'étranger, ainsi que la date prévue du départ après la fin de la période de travail convenue;

b) les périodes de congé scolaire, et notamment la longue période des vacances, où il y a des enfants à charge d'âge scolaire;

c) les dates des voyages de réinstallation, lorsque la ou les personne(s) à charge séparée(s) vont rejoindre le fonctionnaire pour une partie de son affectation;

d) la disponibilité de l'aide aux déplacements de vacances selon la DSE 50, lorsqu'une personne à charge habite avec le fonctionnaire à l'étranger pendant au moins huit mois;

b) lorsque la ou les personne(s) à charge séparée(s) n'habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal le fonctionnaire sera responsable du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de ces personnes et la ville où se trouve le bureau principal, à moins que l'employé accepte d'être affecté seul.

Dans ce cas-ci, le coût du voyage est limité à un aller-retour à partir de la ville ou est situé le bureau principal à la mission de l'employé, ou, à partir de la mission de l'employé à la ville ou est situé le bureau principal, tel qu'applicable.

Ligne directrice

Aux fins de l'alinéa 18.05b), l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est basée sur le coût du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la ou des personne(s) à charge séparée(s) et le lieu d'affectation du fonctionnaire moins le coût du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la ou des personnes à charge et la ville où est située le bureau principal.

c) à la demande du fonctionnaire, on approuvera ses voyages - et les voyages de personnes à charge qui sont avec lui à l'étranger - à destination de la ville où se trouve le bureau principal au lieu de voyages des personnes à charge séparées à destination de la mission à l'étranger. Lorsqu'il y a des enfants d'âge scolaire, un des déplacements doit être effectué pour la réunion de la famille pendant les longues vacances. Sous réserve de l'alinéa 18.05b), l'indemnité sera calculée sur la base du voyage aller-retour entre la ville où le bureau principal se trouve et la mission à l'étranger, pour les personne(s) à charge séparée(s);

d) à la demande du fonctionnaire, des voyages à destination d'un troisième endroit peuvent être approuvés, conformément à la DSE 51, sauf qu'il faut que ce soit des voyages du fonctionnaire et de toutes les personnes à charge admissibles à ces voyages; sous réserve de l'alinéa 18.05b), l'indemnité sera calculée sur la base du coût du voyage aller-retour entre la ville où le bureau principal se trouve et la mission à l'étranger, pour la ou les personne(s) à charge séparée(s);

a) afin d'être admissible à une indemnité de déplacement de vacance en vertu de la DSE 50, une personne à charge doit habiter avec le fonctionnaire en poste à la mission pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs;

b) l'indemnité sera déterminée selon la taille réelle du ménage (fonctionnaire plus personnes à charge à l'étranger admissibles) au moment de l'autorisation de l'indemnité.

a) malgré les dispositions de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, le voyage d'un accompagnateur depuis la mission jusqu'au Canada ne sera pas normalement approuvé;

a) la compagnie aérienne n'acceptera pas l'enfant à charge sans accompagnateur (d'après une lettre de la compagnie);

b) des dispositions ne peuvent être prises pour un déplacement selon la DSE 51 - Réunion de famille, ou la DSE 50 - Aide au déplacement de vacance.

b) les frais d'études dans un Lycée au Canada sont payables conformément à la DSE 33 à l'égard d'un enfant qui habite avec l'époux/le conjoint de fait du fonctionnaire dans la ville où est situé le bureau principal.

a) à la demande du fonctionnaire, un voyage de réinstallation à destination et en provenance de la mission pour toutes les personne à charge séparées ne sera autorisé qu'une fois pendant l'affectation du fonctionnaire, sauf que, lorsque la ou les personnes à charge séparées n'habitent pas dans la ville où le bureau principal se trouve, le fonctionnaire sera responsable du voyage entre le lieu de résidence des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal; et

b) sauf pour ce qui est des voyages de réinstallation, selon ce qui est spécifié à l'alinéa 18.08a), on ne peut se prévaloir des dispositions en matière de réinstallation prévues dans la DSE 15 - Réinstallation, lorsque la ou les personne(s) à charge séparée(s) n'habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal; et

c) sous réserve de l'alinéa 18.08a), le paiement de frais de réinstallation (y compris le voyage de réinstallation) relativement aux personnes à charge séparées sera approuvé pour des périodes de 12 mois ou plus à la mission et, avec l'autorisation de l'administrateur général, pourra être approuvé pour des périodes de moins de 12 mois à la mission; et

d) le fonctionnaire qui se réinstalle en mission à l'étranger peut alors demander le remboursement de frais réels et raisonnables engagés pour l'empaquetage la mise en caisse, le transport (y compris les assurances de transit) ainsi que l'entreposage d'effets mobiliers; et

e) lorsque le fonctionnaire se réinstalle en mission à l'étranger, il ne peut alors, si sa résidence principale est vendue ou louée, demander le remboursement de frais pour l'empaquetage et la mise en caisse ainsi que le transport (y compris les assurances de transit) et le dépaquetage d'effets mobiliers à une résidence temporaire dans la ville où se trouve le bureau principal; et

f) une seule fois lors d'une affectation, le fonctionnaire peut demander le remboursement de frais réels et raisonnables pour l'empaquetage, la mise en caisse, le transport local, l'expédition et le dépaquetage d'effets mobiliers pour des personnes à charge séparées, depuis la ville où est situé le bureau principal jusqu'à la mission et vice-versa, mais le coût ne doit pas normalement dépasser les frais qui auraient par ailleurs été engagés si la ou les personne(s) à charge séparée(s) avai(ent) accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l'affectation. La limite totale de poids à l'égard de tous les envois pour le fonctionnaire et la ou les personne(s) à charge sera déterminée sur la base de la taille normale du ménage, comme si toutes les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l'affectation; et

Instruction

Il n'est possible de se prévaloir des dispositions de l'alinéa 18.08f) que lorsque la ou les personnes à charge du fonctionnaire habitent dans la ville où est situé le bureau principal. Les situations où l'époux/le conjoint de fait n'habite pas dans la ville où se trouve le bureau principal sont considérées comme représentant un choix personnel et non comme étant attribuables au service extérieur.

g) le fonctionnaire peut demander le remboursement du coût d'un voyage aller-retour à destination de son ancien lieu de travail, lorsque l'administrateur général est convaincu que la ou les personnes à charge ont besoin de l'aide du fonctionnaire pour se rendre jusqu'au nouveau lieu de travail;

Ligne directrice

Le but de la DSE 18.08g) est de permettre aux fonctionnaires d'accompagner les enfants d'âge préscolaire ou les personnes à charge handicapées lors de la réinstallation à l'étranger, notamment lorsqu'il faut faire escale ou changer d'avion. Son but n'est pas d'offrir de l'aide lorsqu'il s'agit par exemple d'établir des inventaires et/ou de prendre des dispositions en matière de voyage et/ou de réinstallation, y compris concernant l'empaquetage, le magasinage, etc., à moins que des circonstances atténuantes ne justifient l'exercice du pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu de l'article 18.10.

a) Les dispositions de cette directive s'appliquent à un fonctionnaire ainsi qu'aux couples de fonctionnaires.

b) S'il y a conflit ou contradiction entre une autre directive et celle-ci, les dispositions de celle-ci s'appliqueront, y compris quant au pouvoir discrétionnaire de la direction.