Champ d'application
Introduction
L'employeur s'engage à appliquer une politique de comparabilité moyenne prévoyant que, lorsque cela est possible et pratique et compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit, l'employeur fournit à chaque fonctionnaire nommé au Canada en poste à l'étranger un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d'Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Pour sa part, le fonctionnaire paie à l'employeur, au titre du logement, un montant qui correspond, en général, au coût d'un logement locatif moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d'Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Les frais de logement des fonctionnaires (Appendice A) sont révisés par le personnel du Conseil du Trésor de manière à tenir compte de la composante du logement du recensement de Statistique Canada, conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte et soumis à ce Comité pour approbation avant la mise en vigueur. Les données du recensement ne sont disponibles que tous les cinq ans. Le tableau des frais de logement a été révisé le 1er avril 2009, sera modifiée après chaque recensement et s'appliquera à compter du premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement.
La présente directive vise à fournir une aide financière au fonctionnaire qui loue un logement dans une localité à l'étranger où les prix sont plus élevés que dans la région d'Ottawa/Gatineau et où il n'est pas fourni de logement de l'État. Cette aide permet de combler la différence entre le prix d'un logement loué, doté de tous les services, dans la région d'Ottawa/Gatineau et celui d'un logement dans un telle localité à l'étranger, eu égard au traitement annuel du fonctionnaire, à la taille du ménage et aux exigences du programme, notamment à la nécessité d'offrir des réceptions officielles importantes à domicile. À moins d'indication contraire dans la présente directive, le sous-ministre des Affaires étrangères a le pouvoir délégué d'établir le loyer maximal dans les localités où le logement des fonctionnaires est loué personnellement, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est chargé de fournir des logements aux fonctionnaires affectés à l'étranger, en conformité avec la politique d'intégration administrative à l'étranger et d'utilisation d'organismes de service communs.
Définitions
Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.
Administrateur général (deputy head) s'entend du sous-ministre des Affaires étrangères, lorsque c'est le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international qui fournit aux fonctionnaires un logement.
Frais de logement (shelter cost) s'entend du montant en dollars canadiens que le fonctionnaire doit payer à l'employeur lorsqu'il occupe un logement de l'État ou lorsqu'il bénéficie d'une aide au logement. Les frais de logement représentent un montant qui, en règle générale, correspond au coût d'un logement loué moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne de la région d'Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de la même façon. Ces frais de logement peuvent être payés en dollars canadiens ou l'équivalent en devises du pays. Si un fonctionnaire a acheté des devises locales dans les sept jours précédant le premier jour ouvrable du mois afin de payer ses frais de logement, le taux de change réel obtenu pourra servir à déterminer le montant équivalent que doit payer le fonctionnaire. Dans tous les autres cas, l'équivalent des frais de logement en devises locales sera calculé d'après le taux de change légal le plus favorable que pourra obtenir le fonctionnaire, le premier jour ouvrable du mois pour lequel les frais de logement doivent être payés, tel que fixé par l'administration de la mission.
Loyer maximal (rent ceiling) s'entend de la somme maximale établie par l'employeur pour chaque localité où les logements des fonctionnaires sont loués privément et représente le loyer réel maximal qui peut être payé au fonctionnaire pour les locaux d'habitation non meublés à cette localité, eu égard au traitement du fonctionnaire, à la taille de son ménage ainsi qu'aux exigences du programme, notamment à la nécessité d'offrir des réceptions officielles importantes à domicile. Si l'administrateur général n'est pas prêt à autoriser l'expédition des effets mobiliers du fonctionnaire, conformément aux limites de poids établies pour un logement non meublé en vertu de l'Appendice F de la DSE 15, un loyer maximal séparé sera établi à l'égard d'un logement meublé, ou il sera tenu compte du prix de la location de meubles au moment de l'établissement du loyer maximal. Le loyer maximal comprend, s'il y a lieu, les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision. Il peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d'un système de sécurité déjà installé, s'il s'agit d'une condition du bail et que la direction de la mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.
Loyer réel (actual rent) s'entend du montant en devises locales versé au fonctionnaire par l'employeur pour lui permettre de louer, à un poste, un logement qui, lorsque c'est possible et pratique et eu égard aux conditions et modes de vie locaux, répond aux exigences de la politique de comparabilité moyenne. Le loyer réel peut comprendre, dans la mesure du possible, les taxes ou les frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l'éclairage des rues, le déneigement, (à l'exception du déneigement d'une allée ou d'une entrée), les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision, aussi bien que le montant exigé par le bailleur en retour de l'occupation du logement et visant à permettre au fonctionnaire d'acquérir un logement permanent. Elle peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d'un système de sécurité déjà installé, lorsqu'il s'agit d'une condition du bail et que la direction de la mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.
Directive
25.1 Application
25.1.1 Afin d'établir les frais de logement d'un fonctionnaire et, s'il y a lieu, le loyer réel,
a) le taux de rémunération de base du fonctionnaire ou de sa rémunération d'intérim à la date d'entrée en vigueur du premier bail d'un logement loué personnellement ou à la date d'occupation d'un logement de l'État, ainsi que le premier jour du mois d'avril de chaque année postérieure à ces dates, détermineront le groupe de rémunération du fonctionnaire;
b) lorsqu'un rajustement salarial rétroactif est autorisé suite à une conclusion d'une convention collective, ou d'une décision unilatérale de l'employeur, la date d'entrée en vigueur du rajustement des frais de logement du fonctionnaire est le premier jour du mois d'avril suivant la date de signature de la convention collective ou la date de la décision arbitrale, ou encore la date d'approbation de la révision dans le cas des employés exclus;
c) le fonctionnaire et les personnes à charge tel que définis à la DSE 2 – Définitions qui habitent ou habiteront avec le fonctionnaire au moins huit mois durant toute période de douze mois consécutifs constituent la taille du ménage.
25.1.2 Le fonctionnaire aura la possibilité de choisir une taille de ménage plus grande d'un degré que la taille véritable du ménage pour tenir compte de l'arrivée très prochaine d'un enfant (par naissance ou adoption).
25.1.3 Le fonctionnaire qui est accompagné d'au moins trois personnes à charge et qui loue un logement privé aura la faculté de choisir une taille de ménage plus petite d'un degré que la taille véritable de son ménage.
25.1.4 Le fonctionnaire qui loue un logement privé aura la faculté de choisir une taille de ménage plus grande d'un degré que la taille véritable du ménage; l'administrateur général peut, à sa discrétion, permettre au fonctionnaire de choisir une taille de ménage qui est plus d'un degré supérieur à la taille véritable du ménage.
25.1.5 Lorsqu'un fonctionnaire change de logement conformément au paragraphe 25.1.4 ou 25.1.6, l'administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, les dispositions de l'article 25.5.
25.1.6 Lorsqu'un fonctionnaire fait un choix conformément aux paragraphes 25.1.3 ou 25.1.4, ce choix vaudra aussi longtemps que le fonctionnaire continuera d'occuper le logement occupé au moment où ce choix a été fait; de plus, pendant cette période, les frais de logement et(ou) le loyer réel du fonctionnaire ne seront pas touchés par l'arrivée ou le départ d'un membre du ménage du fonctionnaire.
25.1.7 Lorsque les paragraphes 25.1.3 ou 25.1.4 ne s'appliquent pas, la taille du ménage du fonctionnaire doit être rajustée, pour les besoins de l'établissement des frais de logement, le premier jour du mois suivant la modification de la taille du ménage en raison de l'arrivée ou du départ permanent d'une personne à charge; dans ce genre de situation, le fonctionnaire et l'employeur déploieront tous les efforts raisonnables voulus pour trouver un logement convenable, compte tenu de la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.
25.2 Logement de l'État
25.2.1 Lorsque le fonctionnaire se voit attribuer un logement de l'État à un poste, l'occupation de ce logement, pourvu que celui-ci soit convenable, sera une condition de son affectation à ce poste.
25.2.2 L'administrateur général doit consulter les Objectifs/Lignes directrices visant la taille des logements dans l'Appendice C pour déterminer le caractère convenable des logements de l'État en se fondant sur le traitement annuel, la taille réelle ou prévue du ménage (y compris la naissance prochaine d'un enfant) et les exigences du programme, notamment la nécessité d'offrir à domicile des réceptions officielles.
25.2.3 Comme condition d'occupation, le fonctionnaire doit signer un contrat d'occupation et dresser un inventaire des articles sur les lieux et de leur état dans les annexes jointes au contrat d'occupation.
25.2.4 Lorsqu'un fonctionnaire a signé un contrat d'occupation, l'État assumera la responsabilité publique et le dédommagement des dommages/pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers du fonctionnaire dans la mesure où un propriétaire se verrait légalement imputer ces obligations en Ontario. En outre, l'État devra se charger des autres questions qui, à cause des lois ou des pratiques locales, précisées dans le contrat d'occupation entre l'État et le propriétaire local comme relevant du locataire mais qui relèveraient normalement du propriétaire en vertu de la loi de l'Ontario. La loi de l'Ontario s'appliquera au règlement de tout différend ou de toute divergence dans l'interprétation du contrat d'occupation.
25.2.5 Il incombe aux fonctionnaires de prendre l'assurance voulue de locataire à l'égard de la responsabilité civile qui relèverait d'eux en vertu de la loi de l'Ontario et à l'égard des dommages et des pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers, y compris ceux appartenant ou loués par l'État.
25.2.6 Le fonctionnaire qui choisit de quitter un logement de l'État pour des raisons personnelles doit donner avis par écrit de son intention au moins deux mois avant son départ et continuer à payer des frais de logement pour la plus courte des deux périodes suivantes :
a) deux mois civils après le mois de l'avis de son intention de quitter le logement; ou
b) le temps écoulé jusqu'à ce que l'on se défasse du logement ou qu'il soit occupé de nouveau.
25.2.7 En cas de décès d'un fonctionnaire, l'administrateur général pourra autoriser les personnes à charge du défunt à continuer d'occuper le logement de l'État pendant une période raisonnable, compte tenu des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s'applique.
25.3 Logement loué privément - Loyer réel
25.3.1 Sur présentation de la formule de demande d'aide au logement, l'administrateur général peut autoriser, à l'égard d'un fonctionnaire qui loue un logement, le paiement des montants suivants :
a) le loyer réel, jusqu'à concurrence du loyer maximal établi à l'égard du poste, compte tenu de son traitement annuel et de la taille de son ménage, ou
b) le loyer réel, jusqu'à concurrence du loyer maximal établi à l'égard du poste, compte tenu de son traitement annuel et de la taille de son ménage, lorsque, de l'avis de l'administrateur général, un fonctionnaire est tenu d'offrir à domicile des réceptions officielles importantes, ou
c) le loyer réel, jusqu'à concurrence du loyer maximal établi à l'égard du poste, compte tenu de son traitement annuel (indépendamment de la taille du ménage), lorsqu'un fonctionnaire compte moins de quatre autres personnes dans son ménage, lorsque, de l'avis de l'administrateur général, le fonctionnaire doit offrir à domicile des réceptions officielles importantes.
25.3.2 Pour déterminer le caractère convenable du logement aux termes du paragraphe 25.3.1, l'administrateur général sera guidé par les Objectifs/Lignes directrices visant la taille des logements dans l'Appendice C.
25.3.3 Lorsque le fonctionnaire reçoit un loyer réel, conformément aux dispositions du paragraphe 25.3.1, ce montant ne doit pas différer pendant la durée du bail, cependant :
a) si le loyer maximal a été révisé, le loyer réel pourra être rajusté jusqu'à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel et de la taille du ménage qui avaient servi à l'établissement du loyer maximal précédent, avec effet à la date de la révision du loyer maximal; et(ou)
b) si le premier bail ou tout bail subséquent contenait une clause de rajustement des coûts, le loyer réel sera rajusté jusqu'à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, avec effet à la date du rajustement.
25.3.4 Sous réserve des restrictions exposées à la définition de « loyer maximal » et au paragraphe 25.3.1, le loyer réel peut dépasser le loyer maximal dans les conditions suivantes :
a) si le loyer réel ne dépassait pas le loyer maximal au moment où le fonctionnaire est entré dans le logement, si la clause de rajustement des coûts ou le bail subséquent, selon le cas, a été approuvé par l'administration de la mission et si l'administrateur général estime qu'un loyer réel plus élevé constitue une utilisation justifiée des fonds publics; et(ou)
b) s'il peut être prouvé que, dans le cas d'un fonctionnaire en particulier, le loyer maximal est inapproprié en raison de circonstances ou de conditions inhabituelles. Il faudra alors obtenir une recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
25.3.5 Les circonstances ou conditions inhabituelles visés à l'alinéa 25.3.4b) peuvent inclure les suivantes :
a) les besoins spéciaux d'une personne handicapée en matière de logement;
b) les besoins d'espace additionnel découlant de la taille du ménage et dont il n'a pas été tenu compte au moment de l'établissement du loyer maximal;
c) les besoins particuliers du programme dont il n'a pas été tenu compte au moment de l'établissement du loyer maximal;
d) les conditions inhabituelles du marché qui n'avaient pu être prévues au moment de l'établissement du loyer maximal.
25.3.6 Lorsqu'un fonctionnaire qui reçoit un loyer réel signe un nouveau bail ou un bail subséquent, le loyer réel sera rajusté jusqu'à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, avec effet au premier jour du nouveau bail ou du bail subséquent.
25.3.7 Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions du loyer maximal ne modifient pas les conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.
25.3.8 La responsabilité revient au fonctionnaire de prendre l'assurance voulue de locataire à l'égard de la responsabilité civile qui relèverait d'eux en vertu de la loi de l'Ontario, et à l'égard des biens personnels et les effets mobiliers qui pourraient être endommagés ou perdus, y compris les effets mobiliers appartenant ou loués par l'État.
25.3.9 En cas de décès d'un fonctionnaire qui occupait un logement loué personnellement, l'administrateur général pourra autoriser le paiement du loyer réel aux personnes à charge, si celles-ci continuent de l'occuper, pendant une période raisonnable à la suite du décès du fonctionnaire, compte tenu des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s'applique.
25.4 Logement loué privément - Avances
25.4.1 Lorsqu'un fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent pour acquérir un logement permanent, soit comme paiement anticipé de loyer, soit en retour de l'occupation du logement, mais à l'exclusion de tout dépôt de garantie, l'administrateur général peut lui accorder l'avance requise qui n'excédera pas six fois son loyer réel, prévu au paragraphe 25.3.1.
25.4.2 Le recouvrement d'une avance faite à un fonctionnaire en vertu du paragraphe 25.4.1 se fera comme suit :
a) lorsque l'avance est pour le paiement anticipé du loyer, les frais de logement du fonctionnaire seront exigibles pour la durée du bail, mais le loyer réel ne sera pas applicable pendant la partie du bail au titre de laquelle l'avance a été faite;
b) lorsque le fonctionnaire obtient une avance en retour de l'occupation du logement, le montant de l'avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur son loyer réel à un taux non inférieur au taux calculé selon l'Appendice D.
25.4.3 Le fonctionnaire qui est tenu de payer d'avance les services publics afin de les obtenir peut se faire accorder, à la discrétion de l'administrateur général, une avance dont le montant ne dépasse pas celui fixé par l'entreprise pour ces services.
25.4.4 Le fonctionnaire qui a reçu une avance conformément au paragraphe 25.4.3 doit la rembourser comme suit :
a) si l'avance a été accordée pour les services publics à la charge du fonctionnaire, elle
(i) doit être remboursée par le fonctionnaire au moment où elle est recouvrée de l'entreprise de services publics, ou
(ii) doit être retenue sur le traitement du fonctionnaire deux mois après son départ du poste, selon celle de ces deux dates qui survient en premier;
b) si l'avance a été accordée pour payer des services publics dont le paiement est autorisé en vertu du paragraphe 25.9.2, le paiement de ces frais doit se limiter aux frais réels des services fournis moins le montant de l'avance.
25.5 Logement loué privément – Autres coûts
25.5.1 L'administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses énumérées aux paragraphes 25.9.3 et 25.9.4 et engagées par le fonctionnaire pour la location d'un logement permanent, lorsqu'un fonctionnaire dans un poste :
a) loue un logement permanent à son arrivée; et(ou)
b) cède, à son départ, le logement permanent qu'il a loué; et(ou)
c) est forcé de changer son logement permanent loué en raison des nécessités du service et sur l'ordre de l'administrateur général ou pour des raisons indépendantes de sa volonté, acceptées par l'administrateur général, qui ne surviendraient pas normalement dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire.
25.5.2 Lorsque, en raison des lois ou des pratiques locales, un fonctionnaire doit assumer tout ou partie des frais d'entretien et(ou) de réparation d'un logement loué à titre privé, alors que ces frais seraient à la charge du propriétaire dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d'aménagement, d'entretien et(ou) de réparation compatibles avec ceux qui relèveraient normalement de l'État dans un logement loué par l'État au poste.
25.5.3 Le paragraphe 25.5.2 n'a pas pour objet de fournir le paiement d'important travaux de réparation, d'entretien ou de rénovation de logements loués privément qui ne se conforment pas à la politique de la comparabilité moyenne au moment de l'occupation initiale. En temps normal, lorsque le coût prévu des travaux de réparation et(ou) d'entretien dépasse 200 $ par service ou par cas ou 1 000 $ pour n'importe année financière, l'approbation préalable de l'administrateur général doit précéder la demande de remboursement.
25.5.4 Des situations peuvent se présenter où, en raison d'une pénurie de logements convenable à louer, la plupart des logements disponibles exigent des travaux mineurs d'aménagement et de réparation. Dans de tels cas, l'administrateur général peut alors autoriser le remboursement des frais d'aménagement et de réparation nécessaires jusqu'à concurrence d'un mois de frais de loyer réel pour un logement, sans toutefois dépasser le loyer maximal des loyers en vigueur. Entre autres exemples de frais pouvant être remboursés, il y a : peinture et réparation de murs, coupe-froid, réparation de portes et fenêtres, réparation de tuiles ou carreaux de plancher désajustés, changement de serrures, réparations mineures de plomberie et d'électricité, couvre-fenêtres quand ils ne sont pas fournis. Les frais liés à des interventions d'ordre purement esthétique (changer la couleur des murs) ne sont pas remboursables.
25.6 Logement loué privément - Différends
25.6.1 Lorsqu'un différend surgit à un poste entre un fonctionnaire et un bailleur, soit pendant la durée du bail, soit à son expiration, au sujet de pertes ou de dommages supposément créés ou causés par le fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le paiement :
a) des frais nécessaires pour obtenir l'aide compétente d'un tiers, y compris des services juridiques, pourvu que ces frais n'excèdent pas la différence entre la somme que réclame le bailleur et celle dont le fonctionnaire se reconnaît responsable; ou
b) d'un montant pouvant atteindre la somme qu'il faut pour obtenir l'aide compétente d'un tiers, y compris des services juridiques, en vue du règlement de la partie de la réclamation dont, à son avis, le fonctionnaire n'est pas responsable.
25.6.2 L'agent principal de la mission doit soumettre à l'administrateur général un rapport décrivant les circonstances du différend, le rapport d'un évaluateur indépendant, s'il y a lieu, et des recommandations en vue du règlement du différend. Le paiement au bailleur de la partie de la réclamation qui, de l'avis de l'administrateur général, n'est pas dûment attribuable à l'abus ou à la négligence du fonctionnaire peut être autorisé :
a) si l'administrateur général est convaincu que les réclamations du bailleur ne sont pas raisonnables et que des poursuites judiciaires contre lui compromettraient les objectifs du ministère ou comporteraient des frais prohibitifs; ou
b) si des procédures judiciaires ont eu lieu et qu'un jugement a été porté contre le fonctionnaire.
25.7 Logement aux frais du fonctionnaire
25.7.1 Un fonctionnaire doit avoir la faculté de choisir de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement contenues dans la présente directive, notamment celles ayant trait aux services publics contenues aux paragraphes 25.4.3, 25.4.4, 25.9.1 et 25.9.2, et de se trouver personnellement un logement sur place et à ses frais, sauf que ce choix n'est pas accordé normalement au fonctionnaire qui doit, comme condition de son affectation, occuper un logement de l'État. En pareils cas, l'approbation sera laissée à la discrétion du sous-ministre des Affaires étrangères.
25.7.2 Le choix de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement peut être fait au début d'une affectation, et il s'applique en général à toute la durée de cette affectation. Ce choix n'est toutefois pas disponible au fonctionnaire qui choisit de partager un logement avec un autre fonctionnaire visé par les dispositions de la présente directive.
25.8 Logement appartenu par le fonctionnaire
25.8.1 La présente directive ne s'applique pas dans les cas où un fonctionnaire achète un logement au poste sans l'approbation du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor.
25.9 Frais des services publics et autres dépenses
25.9.1 Sous réserve de l'alinéa 25.4.4b), lorsqu'un fonctionnaire loue un logement et reçoit un loyer réel ou occupe un logement de l'État à un poste, l'administrateur général autorisera le paiement des frais réels et raisonnables des services publics, y compris les taxes d'accise et de vente mentionnés au paragraphe 25.9.2 que supporte le fonctionnaire entre le premier jour du bail ou le premier jour d'occupation du logement de l'État et le jour de son départ définitif de son logement ou le jour où le bail prend fin, selon la première de ces dates.
25.9.2 Les frais des services publics mentionnés au paragraphe 25.9.1 et dont l'administrateur général doit autoriser le paiement, comprennent les frais :
a) de location et de réparation des compteurs;
b) du service d'eau, s'ils peuvent être déterminés;
c) de gaz;
d) du combustible pour le chauffage, y compris les frais relatifs au bois de chauffage lorsque ce dernier constitue la principale source de chauffage ou une source de chauffage essentielle servant de supplément à une installation de chauffage insuffisante ou qu'il est utilisé dans des foyers à combustion efficace destinés à réduire la consommation d'énergie;
e) du combustible normal utilisé pour la cuisson;
f) d'électricité;
g) du service d'égout;
h) d'enlèvement des ordures;
i) de taxes ou frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l'éclairage des rues et le déneigement (à l'exception du déneigement d'une allée ou d'une entrée), s'ils ne sont pas stipulés dans le contrat de bail comme faisant partie du loyer;
j) de lutte contre les animaux nuisibles lorsque cette mesure est exigée par les lois locales ou qu'elle est considérée par la direction de la mission comme dépassant la responsabilité personnelle d'un fonctionnaire. Ces frais devront se limiter à ceux qui ne seraient pas normalement engagés au Canada ou qui incomberaient au propriétaire ou à l'administration locale voulue, par exemple le service de santé ou d'hygiène de la municipalité. Au moment d'envisager de payer les frais décrits, la direction de la mission tiendra compte de toute recommandation ou de tout avis émanant de Santé Canada ou des autorités locales en matière de santé;
k) des permis imposés par le gouvernement hôte à l'égard d'un seul téléviseur, d'un seul poste de radio d'auto et d'un seul poste de radio de maison;
25.9.3 L'administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses suivantes engagées par le fonctionnaire pour la location d'un logement permanent :
a) frais de notaire et d'enregistrement,
b) timbres de douane,
c) frais d'inventaire,
d) commission du courtier en immeubles,
e) prix d'une assurance obligatoire d'un genre qui ne serait pas normalement exigée comme condition d'occupation au Canada, y compris une assurance de responsabilité publique lorsque celle-ci relève du locataire en vertu des lois ou des pratiques locales mais relèverait du propriétaire en vertu de la loi de l'Ontario.
25.9.4 En ce qui concerne l'alinéa 25.5.1c), les frais réels et raisonnables qu'un fonctionnaire a engagés pour se réinstaller à sa nouvelle résidence, y compris l'indemnité prévue aux DSE 15.19 et 15.25 pour effets endommagés ou perdus au cours du déménagement.
25.9.5 Les frais des services publics énumérés au paragraphe 25.9.1 ne comprennent pas les frais et les taxes concernant:
a) le téléphone;
b) les services personnels, y compris les services de portiers, de concierges, de bonnes et de jardiniers.
25.9.6 En ce qui concerne l'alinéa 25.9.5a), même sans être l'abonné officiel, le fonctionnaire qui occupe un logement de l'État doit payer les frais du service de téléphone pendant la période d'occupation, sauf dans des situations inhabituelles où l'autorisation a été donnée au préalable par l'administrateur général.
25.9.7 En cas de décès du fonctionnaire dont les personnes à charge ont été autorisées à continuer à occuper un logement de l'État ou un logement loué personnellement, l'administrateur général pourra autoriser le paiement des frais de services publics réels et raisonnables, en conformité avec cet article.
25.10 Frais de logement
25.10.1 Sous réserve des articles 25.13 et 25.15 et(ou) des DSE 15.31 et 15.32, DSE 16 - Acquisition et disposition de la résidence principale et(ou) FSD 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, selon le cas, le fonctionnaire qui occupe un logement de l'État ou qui occupe un logement qu'il a loué par ses propres moyens et touche un montant au titre du loyer doit payer des frais de logement conformément à l'Appendice A de la présente directive.
25.10.2 Les frais de logement sont payables à l'avance le premier jour du mois.
25.10.3 Le fonctionnaire qui paye des frais de logement en devises locales peut se faire rembourser les frais de services bancaires ou d'opérations de change engagés pour acheter des devises locales dont le montant équivaut à celui des frais de logement en fournissant une attestation à cet effet.
25.10.4 Les frais de logement indiqué à l'Appendice A de la présente directive seront majorés de 20 % dans le cas du fonctionnaire qui loue un logement meublé à un poste, et pour qui l'administrateur général était disposé à autoriser les frais d'expédition du mobilier et des appareils ménagers, mais qui fait entreposer son mobilier et ses appareils ménagers aux frais de l'État après avoir obtenu l'autorisation de l'administrateur général.
25.10.5 Les frais de logement demeurent inchangés jusqu'au 1er avril suivant, sauf :
a) pendant les périodes où des rajustements compensatoires sont autorisés; et
b) lorsque la taille du ménage d'un fonctionnaire résidant au poste change; dans un tel cas, les frais de logement sont rajustés le premier jour du mois suivant l'arrivée ou le départ permanent d'une personne à charge, compte tenu du traitement du fonctionnaire utilisé pour déterminer les frais de logement avant le changement dans la taille du ménage, sous réserve du paragraphe 25.1.4.
25.10.6 Les frais de logement du fonctionnaire sont rajustés le 1er avril de chaque année, conformément à l'Appendice A afin de tenir compte du changement du traitement du fonctionnaire, comme le prévoit à l'article 25.1. Ils sont rajustés également tous les cinq ans, le premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement, afin de tenir compte du tableau des frais de logement révisés, sauf que :
a) lorsqu'un fonctionnaire change de logement à cause de circonstances indépendantes de sa volonté, qu'il s'agisse d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément, son traitement annuel demeure celui qui a servi à déterminer son loyer réel ou ses frais de logement pour le logement occupé immédiatement avant le changement;
b) lorsqu'un fonctionnaire se voit attribuer un logement temporaire de l'État, parce qu'il n'existe pas de logement convenable (compte tenu de son traitement annuel, de la taille du ménage ou des exigences du programme), et se voit attribuer par la suite un logement de l'État convenable, son traitement annuel sera celui touché le jour du début d'occupation du logement temporaire.
25.11 Date de début et de fin des frais de logement
25.11.1 Sauf comme le prévoient les articles 25.13 et 25.15, et(ou) les DSE 15.31 et 15.32, DSE 16 - Acquisition et disposition de la résidence principale et(ou) DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, les frais de logement d'un fonctionnaire déterminés conformément à la présente directive s'appliquent à compter du premier jour d'occupation d'un logement loué privément ou d'un logement de l'État au poste jusqu'au lendemain du jour où se termine le bail pour lequel le loyer réel a été versé, ou la date à laquelle le fonctionnaire quitte définitivement son logement, selon celle de ces dates qui survient la première.
25.11.2En cas d'évacuation d'urgence, lorsque le fonctionnaire et les personnes à charge ont été évacués en vertu des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes, la date du départ définitif du logement sera la date qui figure sur la formule de confirmation d'affectation (ou l'équivalent), sous réserve des rajustements qui peuvent être autorisés en vertu de l'article 25.13.
25.11.3 Si, à la suite du décès d'un fonctionnaire, les personnes à charge du défunt ont été autorisées à demeurer dans un logement de l'État ou dans un logement loué privément, celles-ci devront continuer de payer des frais de logement à l'employeur, en conformité avec les articles 25.10 et 25.11.
25.12 Calcul des frais mensuel partiel du loyer réel ou des frais de logement
25.12.1 Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera en conformité avec l'Appendice B de cette directive.
25.13 Logement partagé
25.13.1 Lorsqu'un fonctionnaire choisit de partager un logement avec un ou plusieurs autres fonctionnaires, les frais de logement appropriés sont calculés d'après :
a) le nombre total des fonctionnaires et de personnes à charge dans le ménage, et
b) le traitement annuel du fonctionnaire qui reçoit le traitement le plus élevé, et sont imputés en entier au fonctionnaire qui reçoit le traitement le plus élevé et qui devra payer à l'employeur la totalité des frais de logement. Cette disposition s'applique aussi aux couples de fonctionnaires, peu importe que les conjoints soient affectés au même poste ou qu'ils soient affectés à des postes différents.
25.13.2 Si un fonctionnaire est tenu de partager un logement de l'État avec un ou plusieurs autres fonctionnaires et les personnes à leur charge, les frais de logement de chaque fonctionnaire sont calculés d'après son traitement annuel et la taille du ménage, divisé par le nombre des fonctionnaires qui partagent le logement.
25.13.3 Lorsqu'un fonctionnaire partage un logement loué privément avec un ou plusieurs fonctionnaires, le loyer maximal s'applique de la même façon que les frais de logement dans le présent article.
25.13.4 Le fonctionnaire peut avoir droit à un rajustement compensatoire en conformité avec l'article 25.15, lorsque, en raison d'une évacuation d'urgence, un fonctionnaire doit partager son logement avec un ou plusieurs fonctionnaires, ou lorsque, avec l'approbation du chef de la mission, il partage son logement avec une personne qui n'est pas un fonctionnaire.
25.14 Absence temporaire du poste
25.14.1 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement du poste avec l'approbation de l'administrateur général, ou est affecté à un autre poste et qu'une des personnes à charge continue d'habiter dans son logement au poste, les frais de logement et le loyer réel applicables juste avant le départ du fonctionnaire continuent de s'appliquer sous réserve de tout rajustement effectué en vertu des paragraphes 25.3.3, 25.3.4, 25.3.6, 25.10.5, 25.10.6 et l'article 25.11.
25.14.2 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement du poste avec l'approbation de l'administrateur général et qu'aucune personne à charge ne continue d'habiter le logement loué privément au poste, l'administrateur général peut mettre fin au paiement du loyer réel le lendemain du dernier jour d'occupation de la résidence, en tenant compte :
a) des frais estimatifs qui seraient engagés si le bail n'était pas résilié et si le loyer réel continuait de s'appliquer durant l'absence temporaire, et
b) des frais estimatifs de subsistance et de logement temporaire ainsi que des dépenses connexes et, le cas échéant, de l'augmentation du loyer réel au retour du fonctionnaire, le bail étant résilié, et si le bail est résilié, l'administrateur général peut autoriser, au retour du fonctionnaire au poste et conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, le paiement de frais de subsistance et de logement temporaire, sauf que cette période d'avantages ne s'appliquera pas au temps passé dans un logement temporaire avant le retour du fonctionnaire.
25.14.3 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement du poste avec l'approbation de l'administrateur général et qu'aucune des personnes à charge ne continue d'habiter le logement loué privément qui est sous-loué, le loyer réel est réduit de la moitié du montant réel que reçoit le fonctionnaire de son sous-locataire.
25.14.4 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente du poste sans l'approbation de l'administrateur général, ce dernier peut, à compter du premier jour de l'absence, mettre fin au paiement du loyer réel et des frais de logement.
25.15 Rajustement Compensatoires
25.15.1 Le fonctionnaire tenu d'occuper un logement de l'État qui présente des lacunes inacceptables, d'après le sous-ministre des Affaires étrangères, compte tenu de son traitement et de la taille du ménage, a droit à un rajustement compensatoire, c'est-à-dire à une réduction au pourcentage de ses frais de logement, afin de tenir compte de l'incidence des inconvénients sur l'habitabilité du logement. Ce rajustement compensatoire, qui est indiqué dans le relevé des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire, est établi conformément à la méthode approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte décrite à l'Appendice E de la présente directive.
Formulaires
Demande d'aide au logement (EXT-68) (Rév.)
Déclaration de logement (EXT-783) (Rév.)
Contrat d'occupation (EXT-1645) (Rév.)
Demande de rajustement compensatoire (EXT-328)