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DSE 25 - Logement

Portée

Introduction

L’employeur s’engage à une politique de comparabilité moyenne qui reconnaît que, lorsque cela est possible et pratique, et compte tenu des conditions et du mode de vie de l’endroit, l’employeur doit fournir à chaque fonctionnaire nommé au Canada en poste à l’étranger un logement généralement comparable au logement locatif moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un traitement annuel semblable et dont la famille est pareillement composée. Pour sa part, le fonctionnaire paie à l’employeur, au titre du logement, un montant qui correspond, en général, au coût d’un logement locatif moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Les frais de logement des fonctionnaires (Appendice A) sont révisés chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM.

La présente directive vise à fournir une aide financière au fonctionnaire qui loue un logement dans une localité à l’étranger où les prix sont plus élevés que dans la région d’Ottawa/Gatineau et où il n’est pas fourni de logement de l’État. Une aide est fournie pour combler la différence entre le prix d’un logement loué, doté de tous les services, dans la région d’Ottawa/Gatineau et celui d’un logement dans une telle localité à l’étranger, eu égard au traitement annuel du fonctionnaire, la taille du ménage et les exigences du programme, notamment la nécessité d’offrir des réceptions officielles importantes à domicile. À moins d’indication contraire dans la présente directive, le sous-ministre des Affaires étrangères a le pouvoir délégué d’établir le loyer maximal dans les localités où le logement des fonctionnaires est loué personnellement, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est chargé de fournir des logements aux fonctionnaires affectés à l’étranger, en conformité avec la politique d’intégration administrative à l’étranger et d’utilisation d’organismes de service communs.

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Administrateur général (deputy head) s’entend du sous-ministre des Affaires étrangères, lorsque c’est le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement qui fournit aux fonctionnaires un logement.

Loyer maximal (rent ceiling) s’entend de la somme maximale établie par l’employeur pour chaque localité où les logements des fonctionnaires sont loués privément et représente le loyer réel maximal qui peut être payé au fonctionnaire pour les locaux d’habitation non meublés à cette localité, eu égard au traitement annuel du fonctionnaire applicable le premier jour de l’affectation, à la taille de son ménage et des exigences du programme, notamment la nécessité d’offrir des réceptions officielles importantes à son domicile. Si l’administrateur général n’est pas prêt à autoriser l’expédition des effets mobiliers du fonctionnaire, conformément aux limites de poids établies pour un logement non meublé en vertu de l’Appendice B de la DSE 15 - Réinstallation, un loyer maximal séparé sera établi à l’égard d’un logement meublé, ou il sera tenu compte du prix de la location de meubles au moment de l’établissement du loyer maximal. Le loyer maximal comprend, s’il y a lieu, les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision. Il peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d’un système de sécurité déjà installé, s’il s’agit d’une condition du bail et que la direction de la mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.

Loyer réel (actual rent) s’entend du montant en devises locales versé au fonctionnaire par l’employeur pour lui permettre de louer, à un poste, un logement qui, lorsque c’est possible et pratique et eu égard aux conditions et modes de vie locaux, répond aux exigences de la politique de comparabilité moyenne. Le loyer réel peut comprendre, dans la mesure du possible, les taxes ou les frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l’éclairage des rues, le déneigement, (à l’exception du déneigement d’une allée ou d’une entrée), les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision, aussi bien que le montant exigé par le bailleur en retour de l’occupation du logement et visant à permettre au fonctionnaire d’acquérir un logement permanent. Elle peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d’un système de sécurité déjà installé, lorsqu’il s’agit d’une condition du bail et que l’administrateur général est convaincu de la nécessité de cet arrangement.

Directive

25.1 Application

25.1.1 Les frais de logement d’un fonctionnaire tel que précisé à l’Appendice A sont fondés sur :

  1. la fourchette salariale du fonctionnaire, déterminée par le traitement annuel applicable le premier jour de l’affectation, aussi bien que le taux annuel de rémunération applicable le premier avril de chaque année subséquente;
  2. la taille du ménage, qui comprend le fonctionnaire et les personnes à charge au sens de la DSE 2 – Définitions qui demeurent, ou vont demeurer avec le fonctionnaire pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et
  3. lorsqu’un rajustement salarial rétroactif est autorisé, soit à la suite de la conclusion d’une convention collective ou d’une décision unilatérale de l’employeur, la date d’entrée en vigueur du rajustement des frais de logement du fonctionnaire doit être le premier avril suivant la date de la signature de la convention collective ou la date de la décision arbitrale, ou la date de l’approbation de la révision dans le cas des employés exclus.

25.1.2 Pour déterminer le caractère convenable du logement de l'État et du logement loué privément, l’administrateur général sera guidé par les objectifs/lignes directrices suivants visant la taille des logements :

  1. 1 personne dans le ménage – 2 chambres à coucher;
  2. 2 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  3. 3 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  4. 4 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  5. 5 personnes dans le ménage – 4 chambres à coucher.

25.1.3 Un employé, qui est un parent seul avec des enfants accompagnants, doit être traité comme un couple avec des enfants accompagnants, aux fins de l’établissement du nombre de chambres à coucher autorisées.

25.1.4 Le fonctionnaire aura la possibilité de choisir une taille de ménage d’un niveau plus grand que la taille véritable du ménage pour tenir compte de l’arrivée très prochaine d’un enfant (par naissance ou adoption).

25.1.5 Le fonctionnaire qui est accompagné d’au moins trois personnes à charge et qui loue un logement privé aura la faculté de choisir une taille de ménage d’un niveau plus petite que la taille véritable de son ménage.

25.1.6 Lorsqu’un fonctionnaire change de logement conformément au paragraphe 25.1.4 ou 25.1.5, l’administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, les dispositions de l’article 25.16.

25.1.7 Lorsqu’un fonctionnaire fait un choix conformément aux paragraphes 25.1.4 ou 25.1.5, ce choix vaudra aussi longtemps que le fonctionnaire continuera d’occuper le logement occupé au moment où ce choix a été fait; de plus, pendant cette période, les frais de logement et/ou le loyer réel du fonctionnaire ne seront pas touchés par l’arrivée ou le départ d’un membre du ménage du fonctionnaire.

25.1.8 Dans le cas où le paragraphe 25.1.4 ou 25.1.5 ne s’applique pas, la taille du ménage du fonctionnaire, aux fins de l’établissement des frais de logement, doit être rajustée le premier jour civil à la suite d’un changement dans la taille du ménage en raison de l’arrivée permanente ou du départ permanent d’une personne à charge; dans ce type de situations, dans le cas d’un fonctionnaire qui occupe un logement d’État, le fonctionnaire et l’employeur déploieront tous les efforts raisonnables pour la réinstallation du fonctionnaire dans un logement convenable compte tenu de la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.

25.2 Logement de l’État

25.2.1 Lorsque le fonctionnaire se voit attribuer un logement de l’État à un poste, l’occupation de ce logement, pourvu que celui-ci soit convenable, sera une condition de son affectation à ce poste.

25.2.2 Comme condition d’occupation, le fonctionnaire doit signer un contrat d’occupation, identifier les articles sur les lieux dans un inventaire et noter leur état dans les annexes jointes au contrat d’occupation.

25.2.3 Lorsqu’un fonctionnaire a signé un contrat d’occupation, l’État assumera la responsabilité publique et le dédommagement des dommages/pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers du fonctionnaire dans la mesure où un propriétaire se verrait légalement imputer ces obligations en Ontario. En outre, l’État devra se charger des autres questions qui, à cause des lois ou des pratiques locales, précisées dans le contrat d’occupation entre l’État et le propriétaire local comme relevant du locataire, mais qui relèveraient normalement du propriétaire en vertu de la loi de l’Ontario. La loi de l’Ontario s’appliquera au règlement de tout différend ou de toute divergence dans l’interprétation du contrat d’occupation.

25.2.4 Il incombe au fonctionnaire de prendre l’assurance de locataire qui s’applique à l’égard de la responsabilité civile qui relèverait de lui en vertu de la loi de l’Ontario et à l’égard des dommages et des pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers, y compris ceux appartenant ou loués par l’État.

25.2.5 Le fonctionnaire qui choisit de quitter un logement de l’État pour des raisons personnelles doit donner avis par écrit de son intention au moins deux mois avant son départ et continuer à payer des frais de logement pour la plus courte des deux périodes suivantes :

  1. deux mois civils après le mois de l’avis de son intention de quitter le logement; ou
  2. le temps écoulé jusqu’à ce que l’on se défasse du logement ou qu’il soit occupé de nouveau.

25.2.6 En cas de décès d’un fonctionnaire, l’administrateur général pourra autoriser les personnes à charge du défunt à continuer d’occuper le logement de l’État pendant une période raisonnable, compte tenu des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s’applique.

25.3 Logement loué privément - Loyer réel

25.3.1 Sur présentation de la formule de demande d’aide au logement, l’administrateur général peut autoriser, à l’égard d’un fonctionnaire qui loue un logement, le paiement des montants suivants :

  1. le loyer réel jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du traitement annuel du fonctionnaire et la taille du ménage; ou
  2. le loyer réel jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du traitement annuel du fonctionnaire et la taille du ménage, où, de l’avis de l’administrateur général, le fonctionnaire est tenu d’offrir à domicile des réceptions officielles importantes; ou
  3. le loyer réel, jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du traitement annuel de l’employé (indépendamment de la taille du ménage) lorsqu’un fonctionnaire compte moins de quatre autres personnes dans son ménage, lorsque, de l’avis de l’administrateur général, le fonctionnaire doit offrir à domicile des réceptions officielles importantes.

25.3.2 Lorsque le fonctionnaire reçoit un loyer réel, conformément aux dispositions du paragraphe 25.3.1, ce montant ne doit pas différer pendant la durée du bail, sauf :

  1. lorsque le loyer maximal a été révisé, le loyer réel peut être rajusté jusqu’à concurrence du montant du loyer maximal révisé, conformément au traitement annuel et de la taille du ménage du fonctionnaire qui avaient servi à l’établissement du loyer maximal précédent, avec effet à la date de la révision du loyer maximal; et/ou
  2. lorsque le premier bail ou tout bail subséquent contient une clause de rajustement des coûts, le loyer réel sera rajusté jusqu’à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et la taille du ménage, avec effet à la date du rajustement.

25.3.3 Sous réserve des restrictions exposées à la définition de « loyer maximal » et au paragraphe 25.3.1, le loyer réel peut dépasser le loyer maximal dans les conditions suivantes :

  1. si le loyer réel ne dépassait pas le loyer maximal au moment où le fonctionnaire est entré dans le logement, si la clause de rajustement des coûts ou le bail subséquent, selon le cas, a été approuvé par l’administrateur général et si l’administrateur général estime qu’un loyer réel plus élevé constitue une utilisation justifiée des fonds publics; et/ou
  2. s’il peut être prouvé que, dans le cas d’un fonctionnaire en particulier, le loyer maximal est inapproprié en raison de circonstances ou de conditions inhabituelles. Il faudra alors obtenir une recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

25.3.4 Les circonstances ou conditions inhabituelles visées à l’alinéa 25.3.4b) peuvent inclure les suivantes :

  1. les besoins spéciaux en matière de logement d’une personne handicapée;
  2. les besoins d’espace additionnel découlant de la taille du ménage et dont il n’a pas été tenu compte au moment de l’établissement du loyer maximal;
  3. les besoins particuliers du programme dont il n’a pas été tenu compte au moment de l’établissement du loyer maximal; et/ou
  4. les conditions inhabituelles du marché qui n’avaient pu être prévues au moment de l’établissement du loyer maximal.

25.3.5 Lorsqu’un fonctionnaire qui reçoit un loyer réel signe un nouveau bail ou un bail subséquent, le loyer réel sera rajusté jusqu’à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, avec effet au premier jour du nouveau bail ou du bail subséquent.

25.3.6 Nonobstant les dispositions de l’article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions du loyer maximal ne modifient pas les conditions d’emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

25.3.7 La responsabilité revient au fonctionnaire de prendre l’assurance voulue de locataire à l’égard de la responsabilité civile qui relèverait d’eux en vertu de la loi de l’Ontario, et à l’égard des biens personnels et les effets mobiliers qui pourraient être endommagés ou perdus, y compris les effets mobiliers appartenant ou loués par l’État.

25.3.8 En cas de décès d’un fonctionnaire qui occupait un logement loué personnellement, l’administrateur général pourra autoriser le paiement du loyer réel aux personnes à charge, si celles-ci continuent de l’occuper, pendant une période raisonnable à la suite du décès du fonctionnaire, compte tenu des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s’applique.

25.4 Logement loué privément - Avances

25.4.1 Lorsqu’un fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d’argent pour acquérir un logement permanent, soit comme paiement anticipé de loyer, soit en retour de l’occupation du logement, mais à l’exclusion de tout dépôt de garantie, l’administrateur général peut lui accorder l’avance requise qui n’excédera pas six fois son loyer réel, prévu au paragraphe 25.3.1.

25.4.2 Le recouvrement d’une avance faite à un fonctionnaire en vertu du paragraphe 25.4.1 se fera comme suit :

  1. lorsque l’avance est pour le paiement anticipé du loyer, les frais de logement du fonctionnaire seront exigibles pour la durée du bail, mais le loyer réel ne sera pas applicable pendant la partie du bail au titre de laquelle l’avance a été faite;
  2. lorsque le fonctionnaire obtient une avance en retour de l’occupation du logement, le montant de l’avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur son loyer réel à un taux non inférieur au taux calculé selon l’Appendice C de la présente directive.

25.4.3 Le fonctionnaire qui est tenu de payer d’avance les services publics afin de les obtenir peut se faire accorder, à la discrétion de l’administrateur général, une avance dont le montant ne dépasse pas celui fixé par l’entreprise pour ces services.

25.4.4 Le fonctionnaire qui a reçu une avance conformément au paragraphe 25.4.3 doit la rembourser comme suit :

  1. si l’avance a été accordée pour les services publics à la charge du fonctionnaire, elle doit être :
    1. remboursée par le fonctionnaire au moment où elle est recouvrée de l’entreprise de services publics; ou
    2. retenue sur le traitement du fonctionnaire deux mois après son départ du poste, selon celle de ces deux dates qui survient en premier; ou
  2. si l’avance a été accordée pour payer des services publics dont le paiement est autorisé en vertu du paragraphe 25.9.2, le paiement de ces frais doit se limiter aux frais réels des services fournis moins le montant de l’avance.

25.4.5 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d’argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et/ou lorsqu’il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l’administrateur général peut autoriser le versement d’une avance n’excédant pas les montants suivants :

  1. six mois de loyer réel établi conformément au paragraphe 25.3.1, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et/ou
  2. six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

25.4.6 Sauf lorsque les dispositions des paragraphes 25.4.8, 25.4.9 ou 25.4.10 sont applicables, l’avance faite en vertu du paragraphe 25.4.5 doit être :

  1. remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l’agence ou la société lui rembourse son dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l’intérêt couru, conformément aux dispositions du bail; ou
  2. recouvrée à même le traitement du fonctionnaire deux mois après la date d’expiration du bail, selon la première de ces échéances.

25.4.7 L’avance accordée en vertu du paragraphe 25.4.5 doit être réglée dans la même devise que celle dans laquelle l’avance a été émise à moins que le fonctionnaire n’ait quitté le poste avant le règlement final, dans quel cas tous les montants dus par le fonctionnaire seront remboursés en devise canadienne selon le taux de change applicable au cours du mois où le fonctionnaire a quitté le poste.

25.4.8 Lorsque le bailleur, la société ou l’agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l’administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l’avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n’est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu’à concurrence :

  1. d’un mois de loyer réel, tel que prévu au paragraphe 25.3.1, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent; et/ou
  2. d’un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

25.4.9 Lorsque le dépôt de garantie est retenu en réparation de pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire et que le montant ainsi retenu excède la limite prescrite au paragraphe 25.4.8, l’administrateur général peut :

  1. autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l’aide compétente d’une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n’excède pas celui du dépôt de garantie retenu; ou
  2. renoncer au recouvrement de la partie de l’avance pour dépôt de garantie retenue qui, selon l’avis de l’administrateur général, n’est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais engagés pour obtenir l’aide compétente d’une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.

25.4.10 Lorsque l’administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l’alinéa 25.4.9a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes que les revendications du bailleur, de la société ou de l’agence ne sont pas raisonnables, et que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l’agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs, il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l’avance de dépôt de garantie qui n’est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

25.5 Logement loué privément – Autres coûts

25.5.1 L’administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses énumérées au paragraphe 25.9.3 et à l’article 25.16 et engagées par le fonctionnaire pour la location d’un logement permanent, lorsqu’un fonctionnaire dans un poste :

  1. loue un logement permanent à son arrivée; et/ou
  2. cède, à son départ, le logement permanent qu’il a loué.

25.5.2 Lorsque, en raison des lois ou des pratiques locales, un fonctionnaire doit assumer tout ou une partie des frais d’entretien et/ou de réparation d’un logement loué à titre privé, alors que ces frais seraient à la charge du propriétaire dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d’aménagement, d’entretien et/ou de réparation compatibles avec ceux qui relèveraient normalement de l’État dans un logement de l’État au poste.

25.5.3 Le paragraphe 25.5.2 n’a pas pour objet de fournir le paiement d’important travaux de réparation, d’entretien ou de rénovation de logements loués privément qui ne se conforment pas à la politique de la comparabilité moyenne au moment de l’occupation initiale. En temps normal, lorsque le coût prévu des travaux de réparation et/ou d’entretien dépasse 200 $ par service ou par cas ou 1 000 $ pour n’importe année financière donnée, l’approbation préalable de l’administrateur général doit précéder la demande de remboursement.

25.5.4 Des situations peuvent se présenter où, en raison d’une pénurie de logements convenable à louer, la plupart des logements disponibles exigent des travaux mineurs d’aménagement et de réparation. Dans de tels cas, l’administrateur général peut alors autoriser le remboursement des frais d’aménagement et de réparation nécessaires jusqu’à concurrence d’un mois de frais de loyer réel pour un logement, sans toutefois dépasser le loyer maximal des loyers en vigueur. Entre autres exemples de frais pouvant être remboursés, il y a : peinture et réparation de murs, coupe-froid, réparation de portes et fenêtres, réparation de tuiles ou carreaux de plancher désajustés, changement de serrures, réparations mineures de plomberie et d’électricité, couvre-fenêtres quand ils ne sont pas fournis. Les frais liés à des interventions d’ordre purement esthétique (changer la couleur des murs) ne sont pas remboursables.

25.6 Logement loué privément - Différends

25.6.1 Lorsqu’un différend surgit à un poste entre un fonctionnaire et un bailleur, soit pendant la durée du bail, soit à son expiration, au sujet de pertes ou de dommages supposément créés ou causés par le fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

  1. des frais nécessaires pour obtenir l’aide compétente d’un tiers, y compris des services juridiques, pourvu que ces frais n’excèdent pas la différence entre la somme que réclame le bailleur et celle dont le fonctionnaire se reconnaît responsable; ou
  2. d’un montant pouvant atteindre la somme qu’il faut pour obtenir l’aide compétente d’un tiers, y compris des services juridiques, en vue du règlement de la partie de la réclamation dont, à son avis, le fonctionnaire n’est pas responsable.

25.6.2 L’agent supérieur de la mission doit soumettre à l’administrateur général un rapport décrivant les circonstances du différend, le rapport d’un évaluateur indépendant, s’il y a lieu, et des recommandations en vue du règlement du différend. Le paiement au bailleur de la partie de la réclamation qui, de l’avis de l’administrateur général, n’est pas dûment attribuable à l’abus ou à la négligence du fonctionnaire peut être autorisé :

  1. si l’administrateur général est convaincu que les réclamations du bailleur ne sont pas raisonnables et que des poursuites judiciaires contre lui compromettraient les objectifs du ministère ou comporteraient des frais prohibitifs; ou
  2. si des procédures judiciaires ont eu lieu et qu’un jugement a été porté contre le fonctionnaire.

25.7 Logement aux frais du fonctionnaire

25.7.1 Un fonctionnaire doit avoir le choix de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement contenues dans la présente directive, notamment celles ayant trait aux services publics contenues aux paragraphes 25.4.3, 25.4.4, 25.9.1 et 25.9.2, et de se trouver personnellement un logement sur place et à ses frais, sauf que ce choix n’est pas accordé normalement au fonctionnaire qui doit, comme condition de son affectation, occuper un logement de l’État. En pareils cas, l’approbation sera laissée à la discrétion du sous-ministre des Affaires étrangères.

25.7.2 Le choix de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement doit normalement être exercé au début d’une affectation, et il s’applique en général à toute la durée de cette affectation. Ce choix n’est toutefois pas disponible au fonctionnaire qui choisit de partager un logement avec un autre fonctionnaire visé par les dispositions de la présente directive.

25.8 Logement appartenu par le fonctionnaire

25.8.1 La présente directive ne s’applique pas dans les cas où un fonctionnaire achète un logement au poste sans l’approbation du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor.

25.9 Frais des services publics et autres dépenses

25.9.1 Sous réserve de l’alinéa 25.4.4b), lorsqu’un fonctionnaire loue un logement et reçoit un loyer réel ou occupe un logement de l’État à un poste, l’administrateur général autorisera le paiement des frais réels et raisonnables des services publics, y compris les taxes d’accise et de vente mentionnés au paragraphe 25.9.2 que supporte le fonctionnaire entre le premier jour du bail ou le premier jour d’occupation du logement de l’État et le jour de son départ définitif de son logement ou le jour où le bail prend fin, selon la première de ces dates.

25.9.2 Les frais des services publics mentionnés au paragraphe 25.9.1 et dont l’administrateur général doit autoriser le paiement comprennent les frais :

  1. de location et de réparation des compteurs;
  2. du service d’eau, s’ils peuvent être déterminés;
  3. de gaz;
  4. du combustible pour le chauffage, y compris les frais relatifs au bois de chauffage lorsque ce dernier constitue la principale source de chauffage ou une source de chauffage essentielle servant de supplément à une installation de chauffage insuffisante ou qu’il est utilisé dans des foyers à combustion efficace destinés à réduire la consommation d’énergie;
  5. du combustible normal utilisé pour la cuisson;
  6. d’électricité;
  7. du service d’égout;
  8. d’enlèvement des ordures;
  9. de taxes ou frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l’éclairage des rues et le déneigement (à l’exception du déneigement d’une allée ou d’une entrée), s’ils ne sont pas stipulés dans le contrat de bail comme faisant partie du loyer;
  10. de lutte contre les animaux nuisibles lorsque cette mesure est exigée par les lois locales ou qu’elle est considérée par la direction de la mission comme dépassant la responsabilité personnelle d’un fonctionnaire. Ces frais devront se limiter à ceux qui ne seraient pas normalement engagés au Canada ou qui incomberaient au propriétaire ou à l’administration locale voulue, par exemple le service de santé ou d’hygiène de la municipalité. Au moment d’envisager de payer les frais décrits, la direction de la mission tiendra compte de toute recommandation ou de tout avis émanant de Santé Canada ou des autorités locales en matière de santé; et
  11. des permis imposés par le gouvernement hôte à l’égard d’un seul téléviseur, d’un seul poste de radio d’auto et d’un seul poste de radio de maison.

25.9.3 L’administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses suivantes engagées par le fonctionnaire pour la location d’un logement permanent :

  1. frais de notaire et d’enregistrement;
  2. timbres de douane;
  3. frais d’inventaire;
  4. commission du courtier en immeubles; et/ou
  5. prix d’une assurance obligatoire d’un genre qui ne serait pas normalement exigée comme condition d’occupation au Canada, y compris une assurance de responsabilité publique lorsque celle-ci relève du locataire en vertu des lois ou des pratiques locales, mais relèverait du propriétaire en vertu de la loi de l’Ontario.

25.9.4 Les frais des services publics énumérés au paragraphe 25.9.1 ne comprennent pas les frais et les taxes concernant:

  1. le téléphone; et
  2. les services personnels, y compris les services de portiers, de concierges, de bonnes et de jardiniers.

25.9.6 En ce qui concerne l’alinéa 25.9.4a), même sans être l’abonné officiel, le fonctionnaire qui occupe un logement de l’État doit payer les frais du service de téléphone pendant la période d’occupation, sauf dans des situations inhabituelles où l’autorisation a été donnée au préalable par l’administrateur général.

25.9.7 En cas de décès du fonctionnaire dont les personnes à charge ont été autorisées à continuer à occuper un logement de l’État ou un logement loué personnellement, l’administrateur général pourra autoriser le paiement des frais de services publics réels et raisonnables, en conformité avec cet article.

25.10 Frais de logement

25.10.1 Sous réserve des articles 25.13 et 25.15 et/ou des articles 15.23 et 15.24 de la DSE 15 – Réinstallation, DSE 16 – Aide pour la résidence principale et/ou DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, selon le cas, le fonctionnaire qui occupe un logement de l’État ou qui occupe un logement qu’il a loué par ses propres moyens et touche un montant au titre du loyer doit payer des frais de logement conformément à l’Appendice A de la présente directive. Les frais de logement représentent un montant qui en général correspond au coût d’un logement loué moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne de la région d’Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et avant une taille de famille semblable.

25.10.2 Les frais de logement sont payables à l’avance le premier jour du mois.

25.10.3 Les frais de logement peuvent être payés en dollars canadiens ou l’équivalent en devises locales. Le fonctionnaire qui paye des frais de logement en devises locales peut se faire rembourser les frais de services bancaires ou d’opérations de change engagés pour acheter des devises locales dont le montant équivaut à celui des frais de logement en fournissant une attestation à cet effet. Lorsqu’un fonctionnaire a acheté des devises locales dans les sept jours qui précèdent le premier jour ouvrable du mois afin de payer le coût du logement de ce mois-là, le taux de change réel obtenu peut être utilisé pour la détermination de l’équivalent des frais de logement payables par le fonctionnaire. Dans tous les autres cas, le coût équivalent en devises locales doit être fondé sur le taux de change légal le plus favorable à la disposition des fonctionnaires le premier jour ouvrable du mois pour lequel les frais de logement doivent être payés, tel que fixé par l’administrateur général.

25.10.4 Les frais de logement indiqué à l’Appendice A de la présente directive seront majorés de 20 % dans le cas du fonctionnaire qui loue un logement meublé à un poste, et pour qui l’administrateur général était disposé à autoriser les frais d’expédition du mobilier et des appareils ménagers, mais qui fait entreposer son mobilier et ses appareils ménagers aux frais de l’État après avoir obtenu l’autorisation de l’administrateur général.

25.10.5 Les frais de logement demeurent inchangés jusqu’au 1er avril suivant, sauf :

  1. pendant les périodes où des rajustements compensatoires sont autorisés; et
  2. lorsqu’il y a un changement dans la taille du ménage d’un fonctionnaire résidant au poste, dans lequel cas, les frais de logement doivent être rajustés le premier jour civil suivant l’arrivée ou le départ permanent d’une personne à charge, compte tenu du traitement du fonctionnaire utilisé pour déterminer les frais de logement avant le changement dans la taille du ménage.

25.10.6 Les frais de logement d’un fonctionnaire doivent être rajustés le 1er avril de chaque année, conformément à l’Appendice A, afin de tenir compte de tout changement du traitement annuel du fonctionnaire, comme le prévoit l’article 25.1. De plus :

  1. lorsqu’un fonctionnaire change de logement à cause de circonstances indépendantes de sa volonté, qu’il s’agisse d’un logement de l’État ou d’un logement loué privément, les frais de logement pour le logement occupé immédiatement avant le changement demeure en vigueur jusqu’au 1er avril, sauf si la taille du ménage change; ou
  2. lorsqu’un fonctionnaire se voit attribuer un logement temporaire de l’État, parce qu’il n’existe pas de logement convenable, compte tenu de son traitement annuel, de la taille du ménage et/ou des exigences du programme, et se voit attribuer par la suite un logement de l’État convenable, les frais du logement occupé immédiatement avant le changement demeurent en vigueur jusqu’au 1er avril, sauf si la taille du ménage change.

25.11 Date de début et de fin des frais de logement

25.11.1 Sauf comme le prévoient les articles 25.13 et 25.15, et/ou les articles 15.23 et 15.24 de la DSE 15 - Réinstallation, la DSE 16 – Aide pour la résidence principale et/ou la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, les frais de logement d’un fonctionnaire déterminés conformément à la présente directive s’appliquent à compter du premier jour d’occupation d’un logement loué privément ou d’un logement de l’État au poste jusqu’au lendemain du jour où se termine le bail pour lequel le loyer réel a été versé, ou la date à laquelle le fonctionnaire quitte définitivement son logement, selon celle de ces dates qui survient la première.

25.11.2 En cas d’évacuation d’urgence, lorsque le fonctionnaire et les personnes à charge ont été évacués en vertu des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d’urgence et pertes, la date du départ définitif du logement sera la date qui figure sur la formule de confirmation d’affectation (ou l’équivalent), sous réserve des rajustements qui peuvent être autorisés en vertu de l’article 25.13.

25.11.3 Si, à la suite du décès d’un fonctionnaire, les personnes à charge du défunt ont été autorisées à demeurer dans un logement de l’État ou dans un logement loué privément, celles-ci devront continuer de payer des frais de logement à l’employeur, en conformité avec les articles 25.10 et 25.11.

25.12 Calcul des frais mensuel partiel du loyer réel ou des frais de logement

25.12.1 Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera en conformité avec l’Appendice B de cette directive.

25.13 Logement partagé

25.13.1 Sous réserve du paragraphe 25.1.1, lorsqu’un fonctionnaire choisit de partager un logement avec un ou plusieurs fonctionnaires, soit parce que c’est un couple de fonctionnaires ou par choix personnel, les frais de logement sont imputés au total et payés par le fonctionnaire qui reçoit le traitement annuel le plus élevé et doit être déterminé en fonction de ce qui suit :

  1. le nombre total des fonctionnaires et de personnes à charge dans le ménage; et
  2. le traitement annuel applicable du fonctionnaire qui reçoit le traitement annuel le plus élevé.

25.13.2 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu de partager un logement de l’État avec un ou plusieurs autres fonctionnaires et les personnes à leur charge, les frais de logement de chaque fonctionnaire sont calculés d’après le traitement annuel et la taille du ménage, divisés par le nombre de fonctionnaires qui partagent le logement.

25.13.3 Lorsqu’un fonctionnaire partage un logement loué privément avec un ou plusieurs fonctionnaires, le loyer maximal s’applique de la même façon que les frais de logement dans le présent article.

25.13.4 Le fonctionnaire peut avoir droit à un rajustement compensatoire en conformité avec l’article 25.15, lorsque :

  1. en raison d’une évacuation d’urgence, un fonctionnaire doit partager son logement avec un ou plusieurs fonctionnaires;
  2. lorsque, avec l’approbation de l’administrateur général, il partage son logement avec une personne qui n’est pas un fonctionnaire; ou
  3. le fonctionnaire est tenu de partager un logement avec un ou plusieurs fonctionnaires qui sont à la mission en statut de voyage.

25.14 Absence temporaire du poste

25.14.1 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente temporairement du poste avec l’approbation de l’administrateur général, ou est affecté à un autre poste et qu’une des personnes à charge continue d’habiter dans son logement au poste, les frais de logement et le loyer réel applicables juste avant le départ du fonctionnaire continuent de s’appliquer sous réserve de tout rajustement effectué en vertu des paragraphes 25.3.2, 25.3.3, 25.3.5, 25.10.5, 25.10.6 et l’article 25.11.

25.14.2 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente temporairement du poste avec l’approbation de l’administrateur général et qu’aucune personne à charge ne continue d’habiter le logement loué privément au poste, l’administrateur général peut mettre fin au paiement du loyer réel le lendemain du dernier jour d’occupation de la résidence, en tenant compte :

  1. des frais estimatifs qui seraient engagés si le bail n’était pas résilié et si le loyer réel continuait de s’appliquer durant l’absence temporaire; et
  2. des frais estimatifs de subsistance et de logement temporaire ainsi que des dépenses connexes et, le cas échéant, de l’augmentation du loyer réel au retour du fonctionnaire, le bail étant résilié, et si le bail est résilié, l’administrateur général peut autoriser, au retour du fonctionnaire au poste et conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, le paiement de frais de subsistance et de logement temporaire, sauf que cette période d’avantages ne s’appliquera pas au temps passé dans un logement temporaire avant le retour du fonctionnaire.

25.14.3 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente temporairement du poste avec l’approbation de l’administrateur général et qu’aucune des personnes à charge ne continue d’habiter le logement loué privément qui est sous-loué, le loyer réel est réduit de la moitié du montant réel que reçoit le fonctionnaire de son sous-locataire.

25.14.4 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste sans l’approbation de l’administrateur général, ce dernier peut, à compter du premier jour de l’absence, mettre fin au paiement du loyer réel et des frais de logement.

25.15 Rajustement compensatoire

25.15.1 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu d’occuper un logement de l’État qui présente des lacunes inacceptables, d’après le sous‑ministre des Affaires étrangères, compte tenu de son traitement annuel et de la taille de la famille, le fonctionnaire a droit à un rajustement compensatoire. Ce rajustement compensatoire est déterminé en tant que réduction au pourcentage de ses frais de logement applicables, afin de tenir compte de l’incidence des inconvénients sur l’habitabilité du logement, et est indiqué dans le relevé mensuel des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire. Ce rajustement compensatoire, qui est indiqué dans le relevé des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire, est établi conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et décrite à l’Appendice D de la présente directive.

25.15.2 Lorsque, dans le même mois, un fonctionnaire a le droit à une exemption du paiement des frais de logement en vertu des dispositions de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille ou de la DSE 16 – Aide pour la résidence principale, et à un rajustement compensatoire en vertu du paragraphe 25.15.1, la somme maximale du rajustement compensatoire est la différence entre les frais de logement avant le rajustement et la dispense de logement applicable. Lorsqu’une exemption du paiement des frais de logement de 100 % est applicable, les dispositions du paragraphe 25.15.1 ne s’appliquent pas.

25.16 Déménagement local

25.16.1 L’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais lorsqu’un fonctionnaire est obligé de changer de logement permanent au poste en raison de besoins opérationnels ou pour des raisons qui sont acceptables pour l’administrateur général qui sont indépendantes de la volonté du fonctionnaire et que l’on ne rencontre pas normalement à la ville du bureau principal.

25.16.2 Un déménagement local concernant une personne à charge désignée après l’arrivée du fonctionnaire au poste n’est pas considéré comme une raison indépendante de la volonté du fonctionnaire aux fins du présent article.

25.16.3 Les dépenses qui peuvent être payées sont :

  1. les dépenses énumérées au paragraphe 25.9.3;
  2. l’emballage, le transport et le déballage des meubles et des effets conformément aux articles 15.13 à 15.17 de la DSE 15 – Réinstallation;
  3. le débranchement et le raccordement de services d’utilité publique, y compris le téléphone, l’électricité, l’eau, le câble et l’internet; et
  4. les dépenses réelles et raisonnables engagées pour le logement et les repas, telles que déterminées par l’administrateur général.
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