DSE 30 - Moyens de transport à la mission et dépenses connexes
Introduction
L'employeur reconnaît qu'à certains endroits à l'extérieur du Canada, les circonstances se rattachant au transport personnel et aux dépenses connexes sont très différentes des situations dans lesquelles se trouvent habituellement les fonctionnaires en service au Canada. Il est admis que l'accès à un moyen de transport personnel non seulement permet au fonctionnaire de bien remplir ses fonctions, mais encore le rapproche de son niveau de vie au Canada. Les restrictions locales peuvent limiter les possibilités de posséder une voiture particulière ou entraîner pour les fonctionnaires des frais supplémentaires considérables. Par conséquent, l'employeur est disposé à aider de diverses façons bien définies les fonctionnaires tant à obtenir un moyen de transport personnel qu'à assumer les coûts qui s'y rattachent. Les divers types d'aide offert en vertu de la présente directive visent :
a) la location d'un véhicule (articles 30.01 à 30.03)
b) les taxes routières et les frais d'immatriculation (article 30.04)
c) les frais de stationnement à la mission (article 30.05)
d) l'aide au transport quotidien (articles 30.06 à 30.13)
e) le transport relatif aux études (articles 30.14 et 30.15)
Directive 30
Location d'un véhicule
30.01 S'il juge qu'un fonctionnaire en poste dans une mission donnée ne peut bénéficier des dispositions de la DSE 15.17 à cause des embargos, droits prohibitifs de douane ou restrictions de cession qui sont imposés par le pays d'accueil à l'égard de sa voiture particulière, ou parce que les frais d'expédition de la voiture sont excessifs, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à utiliser une voiture de l'État ou un autre moyen de transport pendant son affectation à cette mission, à la condition que ce dernier remplisse les conditions énoncées à l'article 30.02.
Instructions
1. L'utilisation d'une voiture de l'État ou d'un autre moyen de transport vise principalement les fonctionnaires en poste dans une mission à laquelle l'administrateur général n'était pas disposé à autoriser l'expédition de leur voiture particulière en vertu de la DSE 15.17. C'est l'administrateur général qui désigne les missions où les fonctionnaires n'ont pas le droit de se prévaloir des dispositions de la DSE 15.17 en raison d'embargos, de droits prohibitifs de douanes, de restrictions de cession ou de frais d'expédition excessifs. La désignation de ces missions devrait se faire d'un commun accord par les ministères qui y ont des représentants.
2. Les dispositions de l'article 30.01 ne confèrent aucun droit aux fonctionnaires. On fera tous les efforts possibles pour fournir des véhicules appartenant à l'État dans les circonstances susmentionnées, mais il faut reconnaître que la chose ne sera peut-être pas toujours possible dans le cas où les fonctionnaires affectés à l'étranger travaillent dans des localités où les Affaires étrangères et du Commerce international n'ont pas de représentants ou lorsque les affectations sont organisées en vertu d'une entente bilatérale, d'un programme international ou du programme Échanges Canada.
3. Le moyen de transport qui peut être fourni en vertu de la présente directive comprend tous les véhicules appartenant à l'État à une mission et ne se limite pas aux véhicules visés par les dispositions précises de la présente directive.
4. L'administrateur général doit décider du type de voiture ou du moyen de transport à fournir et du moyen le plus économique de le faire, compte tenu du prix initial, du prix des pièces et de la facilité à les obtenir, ainsi que de la qualité du service et de la facilité à s'en prévaloir. Le statut du fonctionnaire ne doit pas entrer ici en ligne de compte.
5. Les articles 30.01 à 30.03 de la présente directive s'appliquent à un seul fonctionnaire, dans le cas d'un « couple des fonctionnaires » qui est affecté à la même mission, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.
6. À la discrétion de l'administrateur général et à la condition que des véhicules de l'État soient disponibles à la mission, les dispositions de l'article 30.01 peuvent également s'appliquer à un fonctionnaire dont la voiture particulière est expédiée à destination ou en provenance d'une mission en vertu de la DSE 15.17. La présente disposition s'applique habituellement dans le cas des missions où les moyens de transport locaux sont inexistants ou inadéquats.
7. À noter que les fonctionnaires peuvent réclamer des frais de location de voiture dans certains cas de réinstallation précis, en conformité avec la DSE 15.32. Lorsqu'un fonctionnaire réclame les frais de location de voiture pour l'utilisation d'une voiture de l'État en vertu de l'article 30.01, le taux fixe sera déterminé en conformité avec l'article 30.02.
8. Bien que le singulier soit utilisé à l'article 30.01, rien n'empêche un fonctionnaire de louer un deuxième véhicule de l'État à condition qu'il y en ait de disponibles et que d'autres fonctionnaires n'aient pas besoin d'un premier véhicule.
30.02 Le fonctionnaire qui accepte une voiture de l'État ou un autre moyen de transport à des fins personnelles doit :
a) convenir d'assumer les frais de fonctionnement (huile, carburant et essence, stationnement, péages, etc.) et de payer un taux fixe comme suit :
4 332 $ par année
361 $ par mois
18 $ par jour
jusqu'à ce que la méthodologie soit revue et que le taux fixe soit révisé par le Comité du Conseil national mixte sur les Directives du service extérieur.
b) convenir de rendre la voiture, dans l'état où elle était lorsqu'elle lui a été remise, compte tenu de l'usure normale;
c) s'assurer que le véhicule n'est conduit que par des personnes autorisées qui détiennent un permis de conduire conformément aux lois locales;
d) veiller à ce que l'inspection et l'entretien de la voiture se fassent conformément aux instructions de l'administrateur général; et
e) convenir de payer
(i) les frais de toute réparation nécessaire qui, de l'avis de l'administrateur général, est attribuable à une faute ou une négligence de la part du fonctionnaire,
(ii) la première tranche de $100 des frais de réparation, lorsque la voiture subit des dommages dans un accident et que le conducteur du véhicule de l'État en est responsable, et
(iii) la première tranche de $25 des frais de réparation, lorsque la voiture subit des dommages qui seraient assurables au Canada aux termes d'une police d'assurance-automobile tous risques.
Ligne directrice
Il convient de noter que, lorsque la direction exige d'un fonctionnaire qu'il utilise une voiture particulière en service commandé, ces frais ne sont pas remboursables en vertu de la DSE 30. Dans ce cas, le fonctionnaire doit recevoir une indemnité conformément à la Directive sur les voyages du CNM, les taux de millage ou de kilométrage étant ici déterminés par le sous-ministre des Affaires étrangères.
30.03 L'administrateur général qui autorise un fonctionnaire à se servir d'une voiture de l'État doit autoriser le paiement :
a) des frais autres que ceux du carburant qu'assume le fonctionnaire pour le fonctionnement et l'entretien ordinaires de l'automobile;
b) des frais d'inspection, de grandes révisions ou de réparations que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'article 30.02e)(i); et
c) des frais qu'entraînent les dommages subis par la voiture que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'article 30.02e)(ii) et (iii).
Taxes routières et droits d'immatriculation
30.04
a) Le fonctionnaire en poste à l'extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits annuels d'immatriculation d'automobile et(ou) des taxes routières qui dépassent les taux exigés par la province de l'Ontario. Lorsque le fonctionnaire prouve par des pièces justificatives ou par des reçus qu'il a payé ces taxes routières et(ou) ces droits d'immatriculation locaux, il peut se faire rembourser la différence entre les droits annuels payés et ceux qui sont exigés en Ontario. Toutefois, ces droits et(ou) taxes routières se limitent aux droits annuels d'immatriculation et(ou) aux taxes routières versés à l'égard d'une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).
b) Si le fonctionnaire est affecté à une localité à l'extérieur du Canada où les voitures particulières doivent obligatoirement faire l'objet d'une inspection technique, il peut toucher le remboursement des frais d'inspection à l'égard d'une voiture particulière, sur présentation des reçus ou des documents nécessaires.
Ligne directrice
L'article 30.04 ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté à la même mission, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.
Frais de stationnement à la mission
30.05 L'administrateur général autorise le paiement des frais réels et raisonnables de stationnement du fonctionnaire à son lieu de travail, lorsque, à son avis :
a) les fonctions, les responsabilités, le rang ou le poste du fonctionnaire l'exigent; ou que
b) les moyens de transport en commun sont inexistants ou ne sont pas satisfaisants d'après les normes canadiennes, et que le fonctionnaire doit utiliser régulièrement sa voiture particulière pour se rendre au travail.
Instruction
L'article 30.05 de la présente directive s'applique à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté à la même mission, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.
Aide au transport quotidien
30.06 Pour déterminer si l'aide au transport quotidien est justifiée, il convient de ne pas perdre de vue que la politique de base du gouvernement sur le transport quotidien prévoit que dans des circonstances normales, les fonctionnaires doivent se rendre au travail à leurs propres frais. Une aide ne peut être versée que lorsque les frais excessifs de transport quotidien découlent de l'attribution à un fonctionnaire d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément dans un lieu approuvé par la direction, conformément aux articles 30.07 à 30.13 inclus.
Définitions
30.07 Dans la présente directive :
a) l'expression transport en commun satisfaisant (adequate public transportation) s'entend du transport en commun entre un lieu de résidence convenable et le lieu de travail qui, de l'avis de l'administrateur général,
(i) n'est pas insatisfaisant pour des raisons de sécurité ou d'autres facteurs, et
(ii) fonctionne selon un horaire convenable qui coïncide avec le début et la fin de l'horaire de travail du fonctionnaire;
b) l'expression aide autransport quotidien (commuting assistance) s'entend des frais de transport quotidiens réels moins la quote-part des frais de transport quotidiens;
c) l'expression quote-part des frais de transport quotidiens (commuting share) désigne le moins élevé des deux montants suivants :
(i) le prix d'un laissez-passer mensuel OC Transpo adultes régulier pour le mois civil pendant lequel une aide au transport quotidien est réclamée, ou,
(ii) lorsque la réclamation vise une période inférieure à un mois civil complet, le prix d'un billet aller-retour quotidien en autobus de la OC Transpo calculé sur la base du tarif quotidien le plus bas d'OC Transpo, multiplié par le nombre de jours pour lesquels une aide au transport quotidien est réclamée, jusqu'à concurrence du prix d'un laissez-passer mensuel OC Transpo adultes régulier;
toutefois, lorsqu'un fonctionnaire achète un billet ou un laissez-passer de longue durée, la quote-part des frais de transport quotidien est payable pour la durée du billet conformément à l'article 30.11;
d) l'expression frais de transport quotidien (commuting cost) désigne les frais de transport qu'assume un fonctionnaire pour effectuer, par le moyen de transport le plus économique, un voyage aller-retour quotidien entre sa résidence et son lieu de travail, conformément à l'article 30.08, pour la période pendant laquelle une aide au transport quotidien est réclamée;
e) l'expression taux de kilométrage (millage) à la mission (post kilometric (mileage) rate) désigne le taux en cents qui peut être demandé par kilomètre (mille) pour l'utilisation autorisée d'une voiture particulière à la mission, lorsqu'un fonctionnaire demande la permission d'utiliser une voiture particulière pour son transport quotidien et que l'employeur y consent. C'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit ce taux, en rajustant le taux utilisé lorsque la demande provient du voyageur, applicable à Ottawa, et qui est indiqué dans la directive sur les voyages du CNM de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission;
Ligne directrice
Le taux de kilométrage (millage) à la mission est rajusté lorsqu'une mission fait état d'une augmentation du prix du carburant ou de l'essence. Par conséquent, le taux de kilométrage (millage) à la mission pour l'aide au transport quotidien sera révisé le 1er avril de chaque année et aux autres dates où le taux utilisé lorsque la demande provient du voyageur pour voyages officiels à la mission est rajusté par le sous-ministre des Affaires étrangères.
f) l'expression lieu de résidence convenable (suitable residential location) désigne un lieu où, de l'avis de l'administrateur général, les fonctionnaires pourraient résider, compte tenu de facteurs tels que :
(i) la disponibilité de logements domiciliaires,
(ii) les établissements d'enseignement, le cas échéant,
(iii) les conditions du milieu (par exemple, la sécurité, etc.),
(iv) la nécessité de donner des réceptions officielles, et
(v) l'existence de moyens de transport en commun satisfaisants.
30.08 Lorsque la quote-part des frais de transport quotidien est inférieure aux frais de transport quotidien, un fonctionnaire peut demander, pour un mois civil donné, une aide au transport quotidien conformément aux articles 30.09, 30.10, 30.11, 30.12 ou 30.13.
Instruction
L'absence du travail ne porte atteinte à l'aide au transport quotidien que si le fonctionnaire n'engage pas de frais de transport quotidien pendant son absence. À titre d'exemple, le fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière pour le transport quotidien ne peut demander une aide au transport quotidien pendant cette absence, tandis que le fonctionnaire qui a acheté un billet ou laissez-passer annuel peut continuer de recevoir l'aide au transport quotidien qu'il touche normalement. On ne doit pas rembourser aux fonctionnaires les frais de transport quotidien qu'ils auraient pu éviter.
30.09 Situation où le fonctionnaire ne peut choisir le lieu de son logement domiciliaire
a) Lorsqu'il existe un service de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais du transport en commun entre son lieu de travail et sa résidence qui excèdent la quote-part des frais de transport quotidien, pour la partie du billet de transport disponible le plus économique (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel), qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est demandée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire;
b) lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant et
(i) normalement, si le transport est assuré par l'administration de la mission, aucune autre forme d'aide ne s'applique : le fonctionnaire paye alors une quote-part des frais de transport. Pour les besoins du présent article seulement, cette quote-part est fixée par l'administrateur général, en fonction des conditions locales et du service assuré, et celle-ci pourrait être inférieure à la quote-part du transport selon l'article 30.07c).
(ii) lorsque l'utilisation autorisée d'une voiture particulière est le mode de transport quotidien le plus économique qui puisse être utilisé, le fonctionnaire peut réclamer au titre de l'aide au transport quotidien, pour la distance aller-retour la plus courte entre son lieu de travail et sa résidence, le montant qui excède la quote-part des frais de transport quotidiens, ce montant étant calculé en fonction du taux de millage ou de kilométrage à la mission utilisé lorsque la demande provient du voyageur et des droits de péage applicables pour le nombre de jours où le fonctionnaire a effectivement supporté des frais de transport quotidiens dans un mois civil donné.
30.10 Situation où le fonctionnaire peut choisir le lieu de son logement domiciliaire
a) Lorsqu'il existe un transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais de transport en commun les moins élevés parmi les suivants :
(i) entre son lieu de travail et sa résidence; ou
(ii) entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement,
pour la partie du billet de transport le moins cher disponible (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel) qui excède la quote-part des frais de transport quotidien et qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.
b) Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut réclamer une aide au transport quotidien comme il est dit à l'article 30.09b), sauf que, lorsque l'utilisation d'une voiture particulière est autorisée, cette aide s'applique à la plus courte des deux distances aller-retour suivantes :
(i) entre son lieu de travail et sa résidence, ou
(ii) entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement,
selon le cas.
30.11 Lorsqu'une aide au transport quotidien est autorisée en vertu des articles 30.09a) ou 30.10a), le fonctionnaire peut réclamer le remboursement du prix réel d'un billet ou laissez-passer de longue durée au moment de l'achat. En pareil cas, la quote-part des frais de transport quotidien représente :
a) le prix du laissez-passer OC Transpo adultes régulier le jour de l'achat du billet ou laissez-passer à long terme, si la quote-part des frais de transport quotidien est payée à l'avance pour la période de validité du billet ou du laissez-passer de longue durée; ou
b) le prix du laissez-passer OC Transpo adultes régulier le premier jour de chaque mois pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, si la quote-part des frais de transport quotidien n'est pas payée à l'avance pour la période de validité du billet ou du laissez-passer de longue durée;
selon le cas.
30.12 Lorsque l'affectation d'un fonctionnaire se termine avant la date d'expiration du billet ou du laissez-passer de longue durée et que le fonctionnaire a droit au remboursement de la partie inutilisée d'un tel billet, il doit verser à l'employeur le montant remboursable, moins toute quote-part des frais de transport quotidien qui a été déduite au moment de l'achat du billet ou du laissez-passer et qui est applicable à la partie remboursable du billet ou du laissez-passer.
30.13 Lorsqu'un fonctionnaire se voit fournir un véhicule de l'État en vertu des dispositions de l'article 30.01, une aide au transport quotidien peut être réclamée conformément aux articles 30.09b)(ii) ou 30.10b).
Ligne directrice
Il convient de noter que lorsque la direction exige d'un fonctionnaire qu'il utilise sa voiture particulière en service commandé, ces frais ne sont pas remboursables en vertu de la politique d'aide au transport quotidien. Dans ce cas, le fonctionnaire devrait recevoir une indemnité conformément à la Directive sur les voyages du CNM, les taux de millage ou de kilométrage à la mission étant ici déterminés par le sous-ministre des Affaires étrangères.
Transport relatif aux études
30.14 Lorsqu'un fonctionnaire en poste dans une mission touche, en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires, une indemnité scolaire pour un enfant à charge qui réside à la mission et que le transport scolaire n'est pas assuré par l'école ou compris dans les frais de scolarité, la direction de la mission peut lui accorder de l'aide pour le transport d'un enfant à charge à destination et en provenance de l'école.
Instructions
1. Il incombe à la direction de la mission d'approuver le paiement des frais relatifs à l'utilisation du mode de transport le plus économique et le plus pratique pour mener des enfants à l'école et les ramener, lorsque ce transport n'est pas assuré au moyen de services mis sur pied par l'école.
2. Les frais que peut approuver la direction de la mission comprennent les frais réels de transport commercial, de transport par véhicule de l'État ou par voiture particulière et les frais de transport d'une personne qui accompagne l'enfant à cause de circonstances locales comme la distance, l'accessibilité des transports en commun et la sécurité. On s'attend à ce que le transport coopératif soit utilisé chaque fois que cela est pratique dans les circonstances.
3. Normalement, les frais de transport local sont payés pour un voyage aller-retour effectué chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'élève ou de l'étudiant et l'établissement d'enseignement. Dans des situations spéciales, les comités de direction des missions peuvent autoriser le paiement des frais de transport local pour plus d'un voyage aller-retour par jour de classe. Parmi les situations spéciales acceptées, il y a lieu de mentionner celles où :
a) il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi;
b) la surveillance n'est pas assurée pendant la pause du midi;
c) l'horaire prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.
30.15
a) Lorsque l'utilisation d'une voiture particulière a été autorisée en vertu de l'article 30.14, l'aide se fonde sur le taux de kilométrage (millage) à la mission lorsque la demande provient du voyageur, taux qui est déterminé par le sous-ministre des Affaires étrangères. Lorsqu'un étudiant à charge utilise une voiture particulière à destination ou en provenance d'un établissement d'enseignement, l'aide qui lui est accordée comprend également le remboursement des frais quotidiens, réels et raisonnables, de stationnement à (ou près de) l'établissement d'enseignement, mais pas le remboursement des frais de stationnement engagés pour le transport des enfants à destination ou en provenance de l'école.
b) Pour l'application de l'alinéa 30.15a), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_113/menu-travel-voyage-fra.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission;
Instruction
Lorsque l'école offre un service de transport et qu'un fonctionnaire choisit d'utiliser sa voiture particulière pour mener son enfant à l'école, le montant maximal de l'aide qui peut être demandé ne doit pas excéder le coût du service de transport offert par l'école, à moins que des circonstances exceptionnelles ou atténuantes ne justifient le versement d'une aide conformément à l'article 30.15.
Formules
Moyen de Transport à la Mission et Frais connexes (DSE 30)
Accord de location d'un véhicule à moteur
TBS/SCT 330-198 (rév 89)