DSE 32 - Aide aux frais de garde

Introduction

Devant le coût élevé de la garde d'enfants à de nombreuses missions, coût pour lequel l'indemnité de subsistance de mission ne prévoit pas de compensation, la présente directive offre une indemnité pour aider les parents seuls ou qui travaillent à assumer le coût de l'inscription de leurs enfants dans des garderies ou des services de garde agréés, lorsque ce coût est supérieur aux tarifs généralement pratiqués par de semblables services à Ottawa. (Pour les fins de la présente directive, les expressions « service de garde » et « garderie » sont synonymes.)

Directive 32

Champ d'application

32.01 La présente directive offre une aide financière aux fonctionnaires affectés à l'étranger qui sont des parents seuls ou dont l'époux ou conjoint de fait travaille à la mission pour :

Ligne directrice

Le nombre de périodes dans un mois donné variera en fonction du nombre de jours ouvrables à la mission pour le mois donné. L'appendice de la présente directive expose un processus par étape et donne un exemple à suivre pour calculer l'indemnité de garde.

Conditions

32.02 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garde aux termes de l'article 32.01 peuvent demander le versement d'une indemnité pour compenser les frais de garderie au-delà des tarifs moyens qui se pratiquent à Ottawa (la franchise), pour autant que :

Instructions

1. Les trois franchises, établies à 1 447 $ par mois pour les nourrissons, à 1 241 $ pour les tout-petits et à 935 $ par mois pour les enfants d'âge préscolaire, en vigueur le 1^er avril 2009, correspondent au coût moyen des services de garde dans les établissements de la région d'Ottawa en 2009. Le sous-ministre adjoint des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, a été autorisé à ajuster les franchises au 1^er avril de chaque année, afin de refléter les taux/coûts en vigueur pour cette année civile.

2. La présente directive s'applique lorsque l'époux ou conjoint de fait travaille à temps plein ou à demi-temps à l'extérieur.

3. Quand les deux parents travaillent, mais qu'un des deux le fait à la maison, une aide aux frais de garde est autorisée lorsqu'ils démontrent à la satisfaction de l'administrateur général que le parent travaillant à la maison se livre à des activités telles qu'il ne peut pas s'occuper de ou des enfants à charge ayant besoin de services de garde, au moins pour la période où il(s) doit (doivent) être gardé(s) (c.-à-d. une demi-journée ou la journée entière) et qu'il n'y a pas d'autres personnes capables de s'en occuper à la maison.

4. Aucune aide n'est accordée dans les cas où les fonctionnaires ont recours à des gardiennes ou à d'autres personnes vivant chez eux pour s'occuper de ou des enfants.

5. En cas de pénurie de places dans une garderie agréée, le fonctionnaire peut envoyer son enfant dans une garderie en milieu familial agréée à l'extérieur. La garderie en milieu familial s'entend de la garde de l'enfant dans une résidence privée autre que la maison de l'enfant.

Plafond de frais de garde représentatif

32.03 Lorsqu'il existe un service de garde institutionnel à la mission et que les fonctionnaires ont droit à une aide financière à cet égard, la mission fixera un plafond de frais de garde représentatif pour rendre compte de ce qu'il en coûte en moyenne pour faire garder un enfant dans un établissement agréé comparable à ceux utilisés par les parents canadiens à la mission.

Instruction

Le 1^er avril de chaque année, les Missions avisent l'administrateur général des plafonds recommandés concernant les garderies, ce plafond étant calculé selon une moyenne de trois (dans la mesure du possible) établissements de garde agréés qui sont utilisés par des Canadiens ou d'autres expatriés, pour cette année civile.

Indemnité de garde

32.04 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garde aux termes de l'article 32.01 dont le ou les enfants sont inscrits dans un programme de garde peuvent demander, pour chaque enfant, une indemnité mensuelle qui équivaut au moindre des montants suivants, soit

moins la franchise correspondante pour un nourrisson, un tout-petit ou un enfant d'âge préscolaire, en conformité avec l'article 32.01.

Instructions

1. Le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, a été autorisé à ajuster le montant maximum de l'article 32.04c) au 1^er avril de chaque année, afin de refléter trois fois la moyenne des coûts/taux en vigueur pour les services de garde dans la région d'Ottawa, pour cette année civile.

2. Pour faciliter l'administration de la présente directive, l'assistance est offerte sous la forme d'une indemnité qui peut être sujette à vérification. Les fonctionnaires sont tenus de prouver que l'indemnité a bel et bien été dépensée aux fins prévues.

3. Une fois que le plafond représentatif de frais de garde a été approuvé par l'administrateur général, les fonctionnaires peuvent présenter une demande d'aide aux frais de garde à l'administration de la Mission. Lorsque la demande est approuvée, les Missions sont autorisées à verser des indemnités mensuelles au fonctionnaire au titre de l'aide aux frais de garde pendant l'année à venir, et ce, commençant le 1^er septembre.

4. Avant d'obtenir l'indemnité pour la période subséquente, le fonctionnaire doit produire une preuve (conservée par l'administration de la Mission) que l'enfant a été inscrit dans le programme déclaré de garde pendant une période suffisante pour justifier le versement de l'indemnité. Si ce n'est pas le cas, le fonctionnaire est tenu de rembourser une partie de l'indemnité dont le montant sera calculé au prorata de la période durant laquelle l'enfant n'était pas inscrit au programme.

5. L'indemnité prévue par la présente directive a pour objet d'aider le fonctionnaire à assumer les frais de garderie dont il est responsable. Par exemple, si le fonctionnaire est obligé de payer au mois et que l'enfant s'absente pour cause de maladie pendant plusieurs jours, le fonctionnaire ne devrait pas en être pénalisé. Mais si le paiement se fait à la journée et que l'enfant est absent un ou plusieurs jours, l'indemnité versée le mois suivant devrait être réduite en conséquence.

6. L'indemnité sera normalement versée tous les mois, à moins qu'une période de paiement plus longue soit la norme. En aucun cas, toutefois, la période de versement ne pourra-t-elle dépasser six (6) mois.

7. Les propositions d'aide au-delà des montants prescrits pour la garde d'enfants, en raison de circonstances exceptionnelles, peuvent être étudiées par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

8. Le coût de la garde d'enfants en milieu familial, de la garde après l'école ou du gardiennage (« babysitting ») d'enfant ne donne actuellement pas droit à une assistance en vertu des dispositions de la présente directive.

9. Le transport vers et en provenance du service de garde ou de l'établissement d'enseignement est à la charge du ou des parents. Aucun soutien financier au transport ne sera fourni en application de la présente directive.

10. Pour réserver une place pour son enfant dans un établissement agréé ou une garderie en milieu familial agréée, le fonctionnaire peut avoir à verser des frais d'inscription non remboursables. Le fonctionnaire admissible à une indemnité de garde aux termes de l'article 32.01, s'il présente un reçu ou un document attestant que des frais d'inscription ont été payés, aura droit au remboursement de ces frais, jusqu'à concurrence de 250 $ par année civile par enfant.

Par contre, les frais non remboursables de demande d'admission que le fonctionnaire a versés à un établissement de garde d'enfants pour assurer l'inscription de l'enfant à charge sont la responsabilité du fonctionnaire et ne seront pas remboursés.

Lignes directrices

1. Une assistance est fournie pour la garde d'enfant dans un établissement, c'est-à-dire une organisation localement agréée possédant ses propres installations et son personnel professionnellement qualifié. Les Missions devraient suivre le Règlement de l'Ontario sur les garderies, dont un résumé sera envoyé, sur demande, à toute Mission. On reconnaît que les normes locales seront différentes. Ce règlement de l'Ontario n'est fourni qu'à titre de ligne directrice sur ce que constitue un établissement acceptable pour obtenir une aide financière en vertu de la présente directive.

2. Les fonctionnaires sont responsables de choisir des services de garde dont les installations répondent aux normes requises, de voir à toutes les démarches et formalités administratives et de fournir tous les détails, y compris les barèmes tarifaires, à l'administration de la Mission.

Appendice - Indemnité de garde - guide de calcul au prorata et processus par étape

En vigueur le 1^er avril 2009

Lorsqu'un fonctionnaire utilise moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la franchise et le plafond de la mission seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois.

Formule de calcul des indemnités

1. Déterminer le nombre total de périodes dans un mois donné.

2. Déterminer le nombre de périodes utilisées au cours du mois.

3. Diviser le nombre de périodes dans un mois donné par le nombre de périodes utilisées.

4. Appliquer le résultat (pourcentage) au plafond de la mission.

5. Appliquer le même pourcentage à la franchise.

6. L'indemnité de garde correspond à la différence entre la franchise calculée au prorata et le montant payé par le fonctionnaire ou le plafond mensuel calculé au prorata, en retenant le moins élevé des deux montants.

Exemple - Indemnité de garde - Calcul au prorata

Exemple 1 - Lorsque le montant réclamé ne dépasse pas le plafond de la mission calculé au prorata.

Au cours du mois de juin 2009, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.

Données

• Le nombre total de périodes en juin 2009 à la mission est 44
• Le nombre de périodes utilisées est 19
• Le fonctionnaire paie des frais de garde (hypothétiques) de 750 $ pour le mois de juin
• La franchise est 1 241 $ par mois pour les tout-petits
• Le plafond de la mission est de 2 000 $

Exemple 2 - Lorsque le montant réclamé dépasse le plafond de la mission calculé au prorata.

Au cours du mois de juin 2009, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.

Données

• Le nombre total de périodes en juin 2009 à la mission est 44
• Le nombre de périodes utilisées est 19
• Le fonctionnaire paie des frais de garde (hypothétiques) de 900 $ pour le mois de juin
• La franchise est 1 241 $ par mois pour les tout-petits
• Le plafond de la mission est de 2 000 $