DSE 51 - Réunion de famille

DSE 51 - Réunion de famille

DSE 51 - Réunion de famille

Introduction

Afin de limiter les effets d'une séparation directement attribuable à l'affectation d'un fonctionnaire à une mission, l'employeur prend en charge les appels téléphoniques et les frais de déplacement pour une réunion de famille au moins une fois l'an. On pourra à cette fin consulter les appendices de la présente directive qui indiquent dans quelles circonstances et selon quelle fréquence peuvent avoir lieu les déplacements pour réunion de famille.

Les dispositions applicables aux déplacements pour réunion de famille de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille prévalent sur celles de la présente directive.

Indemnité de déplacement pour réunion de famille

51.01 Dans toute la présente directive, l'indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille équivaut :

a) au tarif le plus bas d'un voyage par avion vers une destination donnée, y compris APEX, les vols nolisés et les autres tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct entre la mission et soit la ville où la personne à charge réside, soit celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire, selon le cas;

b) à une somme correspondant aux frais de transport local à destination et à partir des aéroports des points de départ et/ou de destination; si ces frais ne sont pas connus quand l'indemnité est versée, une indemnité supplémentaire peut l'être;

c) à une somme calculée pour couvrir les frais de repas, de logement et de transport local à destination et à partir de l'aéroport lorsqu'une escale est nécessaire, quand il n'est pas possible ou pratique d'arranger un itinéraire pour que le voyage se poursuive sans escale jusqu'à la destination approuvée, lorsque cette somme est autorisée à l'avance par l'administrateur général; si ces frais ne sont pas connus quand l'indemnité est versée, une indemnité supplémentaire peut l'être;

lorsque

d) un tarif réduit ou à rabais est choisi avant le plein tarif économique, quand ces tarifs sont offerts; des économies substantielles sont possibles lorsque les vols sont réservés aussi longtemps à l'avance que possible; on s'attend à ce que les fonctionnaires fassent leurs arrangements de voyage de quatre à six semaines à l'avance; à moins d'une raison acceptable pour l'administrateur général, le plein tarif économique n'est pas autorisé; et

e) si, pour le même genre de voyage, les tarifs aériens varient selon que le billet est acheté au Canada ou à la mission du fonctionnaire, on doit se fonder sur le tarif le plus bas, et

f) si le fonctionnaire achète à l'avance des billets limités afin d'obtenir un tarif réduit, l'employeur lui rembourse le coût des frais de changement de billet s'il faut changer les dates de déplacement pour des raisons échappant au contrôle raisonnable du fonctionnaire;

g) si la personne à charge ou le fonctionnaire préfèrent se déplacer en voiture, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est calculée en fonction du taux par kilomètre (mille) réduit, lorsque la demande provient du voyageur, pour le voyage aller-retour entre la ville où la personne à charge réside et la mission, jusqu'à concurrence du coût du voyage par avion au tarif le plus bas, conformément au présent article. C'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_113/menu-travel-voyage-fra.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission; et

h) les dispositions relatives au versement et à la vérification des indemnités de déplacement pour réunion de famille se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

Voyage de l'enfant/l'élève/l'étudiant à charge à la mission

51.02 Sous réserve des articles 51.01, 51.08 et 51.09, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille à un fonctionnaire ou à l'un des fonctionnaires d'un couple de fonctionnaires aux fins du déplacement pour réunion de famille se rapportant à :

a) un élève à charge inscrit à l'école primaire ou secondaire :

Trois voyages aller-retour par période de douze mois entre la ville où il réside et la mission pour un élève à charge fréquentant une école à plein temps et pour lequel une indemnité scolaire est versée conformément à la DSE 34 - Indemnités scolaires, si l'élève à charge poursuit ses études :

(i) primaires ou secondaires au Canada;

(ii) secondaires hors de la mission, en raison de l'incompatibilité des écoles à la mission,

la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance,

et l'un des voyages doit avoir lieu pendant les longues vacances d'été;

b) un étudiant à charge de 21 ans ou moins fréquentant un établissement d'enseignement postsecondaire :

Deux voyages aller-retour par période de douze mois pour un étudiant à charge fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire, entre la ville où il réside et la mission, jusqu'à concurrence du coût du déplacement entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et la mission pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre la mission et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance de l'étudiant;

c) un étudiant à charge de plus de 21 ans et de moins de 24 ans :

un voyage aller-retour par période de douze mois pour un étudiant à charge :

(i) âgé de plus de 21 ans, mais de moins de 24 ans et

(ii) fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement approuvé par l'administrateur général,

pour se rendre de la ville où il réside à la mission, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et la mission pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre la mission et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, et

la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 23^e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

d) un enfant ne fréquentant pas l'école :

l'enfant d'un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui :

(i) n'est pas un élève/étudiant à charge;

(ii) n'habite pas avec le fonctionnaire à la mission; et

(iii) habite normalement, comme personne à charge, avec le fonctionnaire/l'époux ou le conjoint de fait au Canada,

a droit à :

(iv) deux voyages aller-retour par période de douze mois, s'il n'a pas atteint l'âge de 19 ans, pour voyager entre la ville où il réside et la mission, jusqu'à concurrence du coût d'un voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et la mission pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre la mission et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 18^e anniversaire de naissance de l'enfant;

(v) un voyage aller-retour par période de douze mois si l'enfant a plus de 18 ans, mais moins de 22 ans, pour se déplacer entre la ville où il réside et la mission, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et la mission pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre la mission et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance de l'enfant.

e) un enfant ayant des besoins spéciaux :

lorsque l'enfant à charge qui se déplace a des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique), et que la compagnie aérienne n'accepte pas qu'il voyage sans être accompagné ou lorsqu'il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisés chaque année conformément à l'article 51.02 peut servir à son escorte.

Instructions

1. Pour les fins de la présente directive, fonctionnaire/l'époux/conjoint de fait désigne le fonctionnaire, l'époux ou le conjoint de fait, selon le cas.

2. La personne à charge n'est tenue à aucun séjour minimum à la mission du fonctionnaire et, comme prévu à l'article 51.08, le fonctionnaire n'est tenu à aucune période minimum d'absence de la mission, sauf que, puisque la présente directive a pour fin de minimiser la séparation des familles résultant du service extérieur, on s'attend à ce que la famille passe une période raisonnable ensemble. Les visites d'une semaine ou moins doivent être signalées au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

3. L'alinéa 51.02c) peut s'appliquer aux élèves/étudiants inscrits à un programme d'enseignement reconnu incluant des affectations de travail entre des cours (p. ex. un programme coopératif).

4. Un voyage visé à l'alinéa 51.02e) peut être approuvé uniquement lorsque l'employé produit un document indiquant que la compagnie aérienne n'accepte pas que l'enfant à charge voyage sans être accompagné, c.-à-d., une lettre de la compagnie aérienne.

51.03 Vide

51.04 Vide

Réunion de famille pour le fonctionnaire affecté seul

51.05 Sous réserve de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille et sauf si le présent article prévoit le contraire, lorsqu'un fonctionnaire accepte d'être affecté seul, l'administrateur général peut autoriser jusqu'à deux voyages aller-retour par période de douze mois pour ses personnes à charge, selon les modalités suivantes :

a) Famille réinstallée dans une autre ville :

Si les personnes à charge ont été réinstallées dans une autre ville, conformément à la DSE 15.40, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un aller-retour entre la mission et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire.

b) Autres situations :

Si l'alinéa 51.05a) ne s'applique pas, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un déplacement effectué, selon le cas :

(i) entre la mission et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la mission et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire;

(ii) entre la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire et la mission, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et la mission.

Instruction

Le présent article a pour objet d'assurer des réunions de famille deux fois par période de douze mois, sauf lorsque le déplacement pour réunion de famille ne peut être autorisé qu'une fois par période de douze mois, comme prévu à l'alinéa 51.02d), lorsque le fonctionnaire a accepté d'être affecté seul.

Réunion de famille pour un couple de fonctionnaires

51.06 Lorsqu'un couple de fonctionnaires accepte d'être affecté à des missions différentes, l'administrateur général peut autoriser une indemnité de déplacement pour réunion de famille selon les modalités suivantes :

a) Fonctionnaire se déplaçant à la mission de l'autre fonctionnaire :

Jusqu'à deux voyages aller-retour par période de douze mois entre les missions, l'un ou l'autre des fonctionnaires, y compris l'enfant à charge résidant avec un des fonctionnaires du couple de fonctionnaires, pouvant se prévaloir de cet avantage pour voyager à la mission de l'autre fonctionnaire.

b) Enfant/élève/étudiant à charge voyageant à destination de l'une ou l'autre des missions :

Jusqu'à trois voyages aller-retour par période de douze mois pour des déplacements qui auraient autrement été autorisés conformément aux alinéas 51.02a), b), c) ou d) de la ville où l'enfant/l'élève/l'étudiant à charge réside jusqu'à l'une ou l'autre des missions, sauf que :

(i) si le déplacement tient lieu de déplacement conformément à l'alinéa 51.02a), pour un enfant inscrit à l'école primaire ou secondaire au Canada, deux des voyages doivent avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires; et

(ii) si le déplacement tient lieu de déplacement conformément aux alinéas 51.02b), c) ou d), il doit avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires;

(iii) les voyages d'un enfant/élève/étudiant conformément au présent article sont assujettis aux limites d'âge et de coût prévues à l'article 51.02, selon le cas.

Instructions

1. Le présent article a pour objet d'assurer la réunion des deux fonctionnaires et de toutes les personnes à charge admissibles au même endroit en même temps.

2. L'article a été conçu pour faciliter les réunions de famille deux fois par période de douze mois, sauf lorsque les déplacements pour réunion de famille ne sont admissibles qu'une fois par période de douze mois, comme prévu à l'alinéa 51.02d), lorsque le fonctionnaire a accepté d'être affecté seul.

Visite d'un enfant à charge visé par une entente de garde

51.07 En cas d'entente de garde, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement pour réunion de famille selon les modalités suivantes :

a) Réunion avec l'autre parent de l'enfant à charge :

Si le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait est responsable du déplacement d'un enfant à charge

(i) qui réside avec le fonctionnaire à la mission; ou

(ii) qui est un élève/étudiant à charge au sens de la DSE 2.01k)

pour visiter l'autre parent, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de douze mois, moins le coût du déplacement, selon le cas, entre la ville où réside l'autre parent de l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, sauf que :

iii) au moment d'appliquer le sous-alinéa 51.07a)(i), lorsqu'il est dans l'intérêt de l'enfant de rencontrer son autre parent à la mission, l'administrateur général peut, à la demande du fonctionnaire, autoriser le voyage, au titre des frais de déplacement seulement, de l'autre parent pour ne pas que l'enfant ait à voyager.

Instructions

1. Pour l'application de la DSE 51.07a), lorsque l'autre parent de l'enfant se trouve dans une mission à l'extérieur du Canada et que ce dernier est un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille n'est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre l'autre parent de l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

2. Le sous-alinéa 51.07a)(iii) vise à reconnaître des situations spéciales où il est recommandé de privilégier le déplacement de l'autre parent de l'enfant à charge en raison notamment de l'âge de celui-ci, de ses besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique) ou de circonstances exceptionnelles fondées sur la recommandation d'un spécialiste de la santé ou d'un conseiller pédagogique, si l'administrateur général estime que la réunion à la mission du fonctionnaire est la meilleure manière de respecter l'esprit de la réunion de famille.

3. Un voyage visé à l'alinéa 51.07a) peut être approuvé uniquement lorsque l'employé produit un document à l'appui des besoins spéciaux, par exemple, une évaluation et une recommandation effectuées par un spécialiste de la santé ou un conseiller pédagogique.

b) Visite à la mission d'un enfant qui n'est pas à charge :

Une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée dans le cas d'un enfant du fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui n'est pas admissible comme personne à charge aux termes de la DSE 2.01cc)(ii) pour la simple raison qu'il ne réside pas normalement avec le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait, si celui-ci a des droits de visite à l'égard de l'enfant aux termes d'une entente de garde, jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de douze mois de la ville où réside l'enfant à la mission du fonctionnaire, moins le coût du déplacement, selon le cas, entre cette ville et celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

Instruction

Pour l'application de la DSE 51.07b), lorsque l'enfant se trouve dans une mission à l'extérieur du Canada en compagnie d'un parent qui est un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille n'est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre la ville où se trouve l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

c) Enfant ayant des besoins spéciaux :

Lorsque l'enfant à charge qui se déplace a des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique), que la compagnie aérienne n'accepte pas qu'il voyage sans être accompagné ou lorsqu'il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisé chaque année conformément au présent article peut servir à son escorte.

Instructions

1. L'article 51.07 s'applique aux voyages dans les cas de garde conjointe, auquel cas la fréquence des voyages ne doit pas dépasser celle qui est autorisée en vertu de l'article 51.02. Il s'applique aussi à l'enfant du fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui n'a pas encore atteint l'âge de 22 ans, lorsqu'une entente de garde n'est pas applicable en raison de son âge.

2. Lorsque des déplacements sont autorisés en vertu des articles 51.02 et 51.07 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de douze mois est de quatre voyages.

3. Lorsque des déplacements sont autorisés en vertu des articles 51.07a) et b) à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de douze mois est de deux voyages.

4. Pour déterminer la quote-part des frais de déplacement du fonctionnaire en vertu des dispositions de la présente directive, l'administrateur général doit tenir compte du type et du mode de transport utilisé, par exemple :

a) si le voyage est effectué selon un tarif d'excursion, la quote-part du fonctionnaire sera fondée sur les tarifs d'excursion;

b) si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable dépasse de 800 kilomètres (500 milles) la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs aériens en vigueur au Canada le jour où commence le voyage; ou

c) si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable fait jusqu'à 800 kilomètres (500 milles) de la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs routiers (autocars) ou ferroviaires canadiens, selon le moins élevé de ces tarifs.

Réunion de famille hors de la mission

51.08

a) Déplacement jusqu'à la ville où réside la personne à charge séparée du fonctionnaire :

Même si la réunion de famille devrait normalement avoir lieu à la mission du fonctionnaire, à sa demande, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée pour un voyage aller-retour entre la mission et la ville où réside l'enfant/l'élève/l'étudiant/l'époux ou conjoint de fait ou celle où est situé son bureau principal, selon le cas, pour :

(i) le fonctionnaire, si le déplacement remplace l'application des dispositions de l'article 51.05 ou de l'alinéa 51.07b); ou

(ii) l'époux ou conjoint de fait, si le déplacement remplace l'application des dispositions de l'alinéa 51.07b); ou

(iii) le fonctionnaire et son époux/conjoint de fait ainsi que tout enfant à charge résidant avec le fonctionnaire à la mission, si le déplacement tient lieu des dispositions de l'article 51.02;

où l'administrateur général estime que c'est la façon optimale de respecter l'esprit d'une réunion de famille.

b) Déplacement à une troisième ville :

Dans des circonstances exceptionnelles (voir l'instruction 2), pourvu que ce soit la façon optimale de respecter l'esprit d'une réunion de famille, un voyage aller-retour peut être autorisé par l'administrateur général vers une destination sur un trajet à destination ou à partir de la mission, pour le fonctionnaire et toute(s) personne(s) à charge admissible(s) aux termes de la présente directive, y compris les personnes à charge résidant à la mission, à concurrence du coût du voyage entre la mission et la ville de l'administration centrale.

c) Limites et conditions :

(i) L'indemnité autorisée en vertu de l'article 51.08 ne doit pas dépasser celle qui aurait été versée en vertu des articles 51.02, 51.05, 51.06 ou 51.07, selon le cas, sauf que, lorsque le déplacement d'un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait a été autorisé au lieu d'appliquer l'article 51.07 parce que l'enfant est trop jeune pour voyager seul, l'administrateur général autorise aussi le remboursement des frais de logement réels et raisonnables engagés par le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait dans la ville où est situé son bureau principal, lorsque c'est le lieu de résidence de l'enfant, pour une période ne dépassant pas cinq jours; et

(ii) lorsque le voyage est autorisé à partir de la mission, un tel déplacement entraîne l'épuisement d'un droit par personne pour toutes les personnes à charge admissibles, peu importe l'endroit où elles résident et la fréquence des voyages autorisés.

Instructions

1. Pour déterminer les répercussions financières de l'application de l'article 51.08a) et 51.08b), il faut comparer les frais de déplacement de toutes les personnes autorisées à voyager à partir de la mission du fonctionnaire avec l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'à la mission avait été effectué par tous les enfants et les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive.

2. Les circonstances exceptionnelles aux termes de l'alinéa 51.08b) comprennent :

a) des conditions de sécurité, de santé ou environnementales à la mission font qu'il ne serait pas sage pour les personnes à charge de se rendre à la mission;

b) le vol est trop long ou les changements de fuseaux horaires sont trop nombreux, compte tenu de la brièveté de la réunion de famille;

c) il est plus commode pour la famille de se réunir à mi-chemin en raison des horaires de travail et des périodes d'études de ses membres;

d) les personnes à charge peuvent habiter à des endroits différents;

lorsque se rencontrer dans une autre ville fait qu'il est plus facile pour le fonctionnaire et toutes ses personnes à charge admissibles de se déplacer pour réunion de famille en vertu de la présente directive.

Lignes directrices

1. La présente directive a pour objet de permettre aux familles de se réunir au moins une fois l'an, soit à la mission, soit à la ville où résident la ou les personnes à charge séparées du fonctionnaire, soit, pour des raisons jugées valables par l'administrateur général, dans une autre ville. Le présent article a été conçu pour donner une certaine latitude à la famille désireuse de se réunir, compte tenu des circonstances ou des conditions qui justifient une réunion de famille hors de la mission. Les déplacements autorisés en vertu du présent article devraient permettre au fonctionnaire et à toutes ses personnes à charge d'avoir la possibilité de se réunir en famille dans une même ville.

2. Le présent article n'a pas pour objet d'offrir au fonctionnaire et (ou) à une personne à charge des indemnités de déplacement pour congé annuel supplémentaire, ni d'autoriser des échanges, comme par exemple lorsqu'il y a deux enfants résidant hors de la mission, si le fonctionnaire tentait de les visiter six fois pendant la période d'admissibilité, ce qui aboutirait à une réunion de famille avec certains de ses membres, mais pas avec d'autres. Un voyage de l'un des parents pour visiter un seul enfant n'est approuvé par l'administrateur général que sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, dans des circonstances personnelles exceptionnelles exigeant la présence d'un parent au lieu où réside l'enfant et permettant d'atteindre l'objectif de la réunion de famille.

3. Le fonctionnaire qui veut se déplacer hors de la mission en vertu du présent article peut envisager aussi d'autres possibilités, comme se prévaloir de la Banque de crédits de déplacement du service extérieur (DSE 45), de l'Aide au déplacement de vacance pour le service à l'extérieur (DSE 50) ou de l'Indemnité spéciale de mission (DSE 56.10) pour éviter d'épuiser tous les avantages auxquels il a droit relativement aux personnes à charge admissibles en vertu de la présente directive.

Période d'admissibilité

51.09 Les avantages auxquels la présente directive donne droit seront établis pour une période de douze mois commençant le 1^er septembre de chaque année, sauf s'il s'agit d'un voyage effectué en vertu de l'article 51.05 par une personne à charge d'un fonctionnaire qui a accepté d'être affecté seul, auquel cas les avantages auxquels cette personne a droit sont établis en fonction de la période de douze mois à compter de la date d'arrivée du fonctionnaire à la mission.

Instruction

Pour déterminer l'admissibilité au remboursement des frais de déplacement pour des périodes de moins de douze mois, l'administrateur général doit tenir compte de la date d'arrivée du fonctionnaire à la mission par rapport au calendrier des vacances scolaires, le cas échéant, étant donné que la période de douze mois correspond à l'année scolaire. Dans la majorité des cas, les déplacements ont lieu pendant les vacances de Noël et d'été. Par conséquent, lorsque deux voyages sont prévus par période de douze mois et que le fonctionnaire est affecté en janvier, il ne sera habituellement autorisé qu'à un voyage pendant les grandes vacances scolaires, avant le début de la première période complète de douze mois commençant le 1^er septembre. La fréquence des déplacements pour les périodes de moins de douze mois est laissée à la discrétion de l'administrateur général.

Congé de déplacement

51.10 Lorsque les frais de déplacement du fonctionnaire sont autorisés en vertu de l'article 51.08, il faut défalquer au fonctionnaire le nombre voulu de crédits de congé, sauf que si l'administrateur général n'est pas disposé à autoriser la réunion de famille à la mission à cause de circonstances inhabituelles à la mission et que le fonctionnaire ne peut voyager hors des heures de travail, un congé de déplacement sera autorisé pour une période égale :

a) au temps de déplacement entre la mission du fonctionnaire et le lieu où se trouve la personne à charge dont il est séparé, ou une autre ville approuvée, en vertu de l'article 51.08b), si ce voyage remplace les dispositions des articles 51.02 ou 51.05; ou

b) au temps de déplacement entre la mission du fonctionnaire et la destination, moins le temps de déplacement entre la destination et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et où se fait le voyage en remplacement des dispositions de l'article 51.07; ou

c) au temps de déplacement entre la mission du fonctionnaire et la destination, jusqu'à concurrence du temps de déplacement d'un voyage aller-retour jusqu'à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, dans tous les autres cas.

Appendices

51.11 Les dispositions relatives aux déplacements pour réunion de famille sont résumées à l'appendice de la présente directive.

Appels téléphoniques aux personnes à charge

51.12 Sous réserve des articles 51.13 et 51.14, un fonctionnaire ou un fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires qui est affecté à la même mission, pourra être remboursé pour les appels téléphoniques effectués entre l'endroit où se trouve un enfant à charge et la mission et ce, selon les modalités suivantes :

a) pour un élève à charge fréquentant :

(i) une école secondaire au Canada; ou

(ii) une école primaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été approuvée en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires,

le fonctionnaire peut réclamer le remboursement de ses appels téléphoniques jusqu'à concurrence du coût, au 1^er septembre, de dix appels téléphoniques interurbains de cinq minutes par composition automatique par année scolaire de la ville où réside l'élève à charge à sa mission;

b) pour un étudiant/élève à charge fréquentant

(i) un établissement d'enseignement postsecondaire; ou

(ii) une école secondaire offrant le programme d'enseignement canadien hors de la mission, mais pas au Canada, lorsque les établissements d'enseignement à la mission ne sont pas compatibles,

c) si l'enfant à charge en question ne fréquente pas un établissement d'enseignement, le fonctionnaire peut réclamer, pour chaque année scolaire, le remboursement d'appels téléphoniques jusqu'à concurrence du coût, au 1^er septembre, de dix appels téléphoniques interurbains de cinq minutes par composition automatique de la ville du bureau principal à la mission.

Instructions

1. L'année scolaire représente la période de douze mois commençant le 1^er septembre et se terminant le 31 août. L'aide versée est calculée en fonction de l'année scolaire canadienne, que l'enfant à charge fréquente ou non l'école.

2. Aucune aide n'est versée pour un élève à charge fréquentant une école primaire ailleurs qu'à la mission lorsqu'une indemnité scolaire n'a pas été autorisée.

3. Le montant maximal de l'aide versée en vertu de l'article 51.12 est déterminé par le sous-ministre des Affaires étrangères le 1^er septembre de chaque année.

4. À la demande de l'administrateur général, les frais d'appels téléphoniques doivent être justifiés par des reçus ou une déclaration statutaire attestant qu'ils ont été engagés. S'il n'est pas possible de faire l'appel par composition automatique, le sous-ministre des Affaires étrangères détermine l'indemnité à verser.

5. Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté à des missions différentes, chacun d'eux peut réclamer le remboursement de ses appels téléphoniques.

51.13 Sous réserve de l'article 51.14, les dispositions de l'article 51.12 s'appliqueront à partir du moment où le fonctionnaire arrive à la mission jusqu'à la fin de la période de douze mois commençant le 1^er septembre de l'année où survient le 21^e anniversaire de naissance de l'enfant ou de l'élève ou de l'étudiant à charge.

51.14 Lorsqu'un fonctionnaire demande le remboursement de ses appels téléphoniques conformément à l'article 51.12 pour une période inférieure à une année scolaire complète, l'indemnité est calculée en fonction du nombre de mois pour lequel il a droit à une aide comparativement à la période de douze mois applicable.

Instructions

1. Dans le cas des périodes inférieures à une année scolaire complète, le fonctionnaire a droit à une aide pour chaque mois pendant lequel il est affecté à une mission pendant au moins dix jours rémunérés.

2. Lorsque le fonctionnaire réclame le remboursement de ses appels téléphoniques à l'égard d'un élève/étudiant à charge, l'indemnité est calculée en fonction de dix appels de cinq minutes par année scolaire, même si l'élève/l'étudiant n'a pas été séparé de sa famille parce que :

a) l'élève ou l'étudiant a passé la totalité ou une partie de ses grandes vacances scolaires à la mission; ou

b) le fonctionnaire a été réinstallé au Canada pendant les grandes vacances scolaires.

3. L'administrateur général peut se prévaloir de ses pouvoirs discrétionnaires lorsque l'indemnité pour les frais d'appels téléphoniques a été autorisée en vertu de la présente directive et que :

a) l'enfant, l'élève ou l'étudiant à charge se réinstalle à la mission pendant l'année scolaire; ou

b) le fonctionnaire est réinstallé au Canada pendant l'année scolaire.

Appendice A - Déplacement pour réunion de famille - Élève/étudiant à charge de 21 ans ou moins

Études poursuivies	Niveau d'enseignement	Système à la mission	Fréquence	Frais maximums
Au Canada DSE 51.02a)(i)	Primaire	Incompatible	3 voyages aller-retour par période de 12 mois	Établissement d'enseignement/Mission
Au Canada DSE 51.02a)(i)	Dernière année du primaire seulement	Compatible	3 voyages aller-retour par période de 12 mois	Établissement d'enseignement/Mission
Au Canada DSE 51.02a)(i)	Secondaire	S/O	3 voyages aller-retour par période de 12 mois	Établissement d'enseignement/Mission
Au Canada DSE 51.02b)	Postsecondaire	S/O	2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Note 2)	Établissement d'enseignement/Mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission
À l'extérieur du Canada - Hors de la mission	Primaire	Compatible / Incompatible	S/O	S/O
À l'extérieur du Canada - Hors de la mission	Secondaire	Compatible	S/O	S/O
À l'extérieur du Canada - Hors de la mission DSE 51.02a)(ii)	Secondaire	Incompatible	3 voyages aller-retour par période de 12 mois	Établissement d'enseignement/Mission
À l'extérieur du Canada - Hors de la mission DSE 51.02b)	Postsecondaire	S/O	2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Note 2)	Établissement d'enseignement/Mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission

NOTES :

1. Le déplacement pour réunion de famille est fondé normalement sur la période de douze mois commençant le 1^er septembre et se terminant le 31 août.

2. La dernière année d'admissibilité à deux voyages en vertu de l'appendice A est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance de l'étudiant.

3. Un de ces voyages peut servir à payer les frais de déplacement d'une escorte avec l'élève/l'étudiant à charge ayant des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique et dont la compagnie aérienne n'accepte pas le déplacement sans qu'il soit accompagné, ou ayant moins de 13 ans). (Renvoi : DSE 51.02e)).

Appendice B - Déplacement pour réunion de famille - Étudiant à charge de plus de 21 ans et de moins de 24 ans

Études poursuivies	Niveau d'enseignement	Fréquence	Frais maximums
Au Canada DSE 51.02c)	Postsecondaire	1 voyage aller-retour par période de 12 mois	Établissement d'enseignement/Mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission
À l'extérieur du Canada - Hors de la mission DSE 51.02c)	Postsecondaire	1 voyage aller-retour par période de 12 mois	Établissement d'enseignement/Mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission

NOTES :

1. Le déplacement pour réunion de famille est fondé normalement sur la période de douze mois commençant le 1^er septembre et se terminant le 31 août.

2. La première année d'admissibilité à un voyage en vertu de l'appendice B est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 22^e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

3. La dernière année d'admissiblité à un voyage en vertu de l'appendice B est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 23^e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

4. L'étudiant à charge qui a des besoins spéciaux ne peut obtenir les services d'une escorte aux termes de l'appendice B puisqu'il a droit à un seul voyage par année.

Appendice C - Déplacement pour réunion de famille - Enfant à charge ne fréquentant pas l'école

Âge limite	Fréquence	Frais maximums
N'a pas atteint l'âge de 19 ans DSE 51.02d)(iv)	2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 2 et 4)	Localité où se trouve l'enfant /Mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission
A plus de 18 ans, mais moins de 22 ans DSE 51.02d)(v)	1 voyage aller-retour par période de 12 mois (Notes 3 et 5)	Localité où se trouve l'enfant /Mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission

NOTES :

1. Le déplacement pour réunion de famille est fondé normalement sur la période de douze mois commençant le 1^er septembre et se terminant le 31 août.

2. La dernière année d'admissibilité à deux voyages en vertu de l'appendice C est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 18^e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

3. La dernière année d'admissibilité à un voyage en vertu de l'appendice C est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

4. Un de ces voyages peut servir à payer les frais de déplacement d'une escorte avec l'enfant à charge ayant des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique et dont la compagnie aérienne n'accepte pas le déplacement sans qu'il soit accompagné/ou il a moins de 13 ans). (Renvoi : DSE 51.02e)).

5. L'étudiant à charge qui a des besoins spéciaux ne peut obtenir les services d'une escorte puisqu'il a droit à un seul voyage par année.

Appendice D - Déplacement pour réunion de famille - Autres situations

Situation	Fréquence	Frais maximums
Fonctionnaire affecté seul - Famille réinstallée dans une troisième ville conformément à la DSE 15.40 (DSE 51.05a))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois	Mission/Localité où se trouvent les personne(s) à charge séparée(s) du fonctionnaire (autorisés en vertu de la DSE 15.40)
Fonctionnaire affecté seul - Déplacements du fonctionnaire (DSE 51.05b)(i))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois	Mission/ Localité où se trouvent les personne(s) à charge séparée(s) du fonctionnaire, JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Mission/Ville du bureau principal
Fonctionnaire affecté seul - Déplacement(s) de la (des) personne(s) à charge (DSE 51.05b)(ii))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois	Localité où se trouvent les personne(s) à charge séparée(s) du fonctionnaire/Mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission
Couple de fonctionnaires - Aucun enfant (DSE 51.06a))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois	Mission/Mission
Couple de fonctionnaires - Enfant(s) à charge résidant avec un parent (DSE 51.06a))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 4 et 5)	Mission/Mission
Couple de fonctionnaires - Enfants à charge résidant avec chacun des parents (DSE 51.06a))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 4 et 5)	Mission/Mission
Couple de fonctionnaires - Élève/étudiant à charge au Canada ET/OU Élève/étudiant à charge hors de la mission (DSE 51.06b), au lieu de DSE 51.02a))	Jusqu'à 3 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 2, 3 et 6)	Localité où se trouve l'enfant/élève/étudiant/L'une ou l'autre mission
Couple de fonctionnaires - Personne à charge de 21 ans ou moins - Études postsecondaires (DSE 51.06b) au lieu de DSE 51.02b))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 4, 6 et 10)	Localité où se trouve l'élève/étudiant/L'une ou l'autre mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission (déplacement à partir du Canada) OU Mission/ville du bureau principal (déplacement à partir de l'extérieur du Canada)
Couple de fonctionnaires - Personne à charge de plus de 21 ans et de moins de 24 ans - Études postsecondaires (DSE 51.06b) au lieu de DSE 51.02c))	1 voyage aller-retour par période de 12 mois (Notes 4, 7, 11 et 12)	Localité où se trouve l'élève/étudiant/L'une ou l'autre mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission (déplacement à partir du Canada) OU Mission/Ville du bureau principal (déplacement à partir de l'extérieur du Canada)
Couple de fonctionnaires - Enfant de moins de 19 ans ne fréquentant pas l'école (DSE 51.06b) au lieu de DSE 51.02d)(iv))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Notes 4, 6 and 8)	Localité où se trouve l'enfant /L'une ou l'autre mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission (déplacement à partir du Canada) OU Mission/Ville du bureau principal (déplacement à partir de l'extérieur du Canada)
Couple de fonctionnaires - Enfant de plus de 18 ans mais de moins de 22 ans ne fréquentant pas l'école (DSE 51.06b) au lieu de DSE 51.02d)(v))	1 voyage aller-retour par période de 12 mois (Notes 4, 7 et 9)	Localité où se trouve l'enfant /L'une ou l'autre mission JUSQU'À CONCURRENCE DU COÛT DE Ville du bureau principal/Mission (déplacement à partir du Canada) OU Mission/Ville du bureau principal (déplacement à partir de l'extérieur du Canada)
Entente de garde - Enfant à charge résidant à la mission (DSE 51.07a)(i))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Note 6)	Mission/ Localité où se trouve l'autre parent MOINS LE COÛT DE localité où se trouve l'autre parent/Ville du bureau principal
Entente de garde - Élève/étudiant à charge en vertu de la DSE 2.01k) (DSE 51.07a)(ii))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Note 6)	Localité où se trouve l'enfant (mission ou école)/ Localité où se trouve l'autre parent MOINS LE COÛT DE localité où se trouve l'autre parent/Ville du bureau principal
Entente de garde - Visite à la mission d'un enfant qui n'est pas à charge (DSE 51.07b))	Jusqu'à 2 voyages aller-retour par période de 12 mois (Note 6)	Localité où se trouve l'enfant/Mission MOINS LE COÛT DE localité où se trouve l'enfant/Ville du bureau principal

NOTES :

1. Le déplacement pour réunion de famille est fondé normalement sur la période de douze mois commençant le 1^er septembre et se terminant le 31 août.

2. Deux des trois voyages doivent avoir pour but une réunion de famille avec le couple fonctionnaire (Renvoi : DSE 51.06b)).

3. Un des trois voyages peut servir au déplacement effectué jusqu'à l'un ou l'autre lieu de résidence du couple fonctionnaire (Renvoi : DSE 51.06b)).

4. Le déplacement doit avoir pour but une réunion de famille avec le couple fonctionnaire (Renvoi : DSE 51.06).

5. Le (les) enfant(s) à charge doi(ven)t se déplacer en même temps que le parent (Renvoi : DSE 51.06a)).

6. Un de ces voyages peut servir à payer les frais de déplacement d'une escorte avec l'enfant ayant des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique et dont la compagnie aérienne n'accepte pas le déplacement sans qu'il soit accompagné, ou un enfant moins de 13 ans). (Renvoi : DSE 51.02, DSE 51.07c)).

7. L'enfant à charge qui a des besoins spéciaux ne peut obtenir les services d'une escorte puisqu'il a droit à un seul voyage par année.

8. La dernière année d'admissibilité à deux voyages en vertu de l' DSE 51.02d)(iv) est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 18^e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

9. La dernière année d'admissibilité à un voyage en vertu de l' DSE 51.02d)(v) est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

10. La dernière année d'admissibilité à un voyage en vertu de l' DSE 51.02b) est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 21^e anniversaire de naissance de l'enfant à charge.

11. La dernière année d'admissiblité à un voyage en vertu de l' DSE 51.02c) est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 23^e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

12. La première année d'admissibilité à un voyage en vertu de l' DSE 51.02c) est la période de douze mois, commençant le 1^er septembre, au cours de laquelle survient le 22^e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.

Appendice E - Déplacement pour réunion de famille - Hors de la mission en vertu de la DSE 51.08

Déplacement autorisé	Personne(s) voyageant	Destination
Déplacement en vertu de la DSE 51.08a) au lieu de la DSE 51.02	Fonctionnaire et époux/conjoint de fait et tout enfant à charge résidant à la mission	Localité où se trouve l'enfant/élève/étudiant
Déplacement en vertu de la DSE 51.08a) au lieu de la DSE 51.07b)	Fonctionnaire ou époux /conjoint de fait, selon le cas	Localité où se trouve l'enfant
Déplacement en vertu de la DSE 51.08a) au lieu de la DSE 51.05	Fonctionnaire	Localité où se trouvent les personnes à charge séparées du fonctionnaire
Déplacement en vertu de la DSE 51.08b) - Circonstances exceptionnelles	Le fonctionnaire et toute personne à charge admissible aux termes de la présente directive, y compris les personnes à charge résidant à la mission	Un endroit sur un trajet à destination de la mission

NOTES :

1. L'indemnité autorisée en vertu de l'article 51.08 ne doit pas dépasser celle qui aurait été versée en vertu des articles 51.02, 51.05, 51.06 ou 51.07, selon le cas.

2. Aux fins de déterminer les répercussions financières de l'application des alinéas 51.08a) et 51.08b), les frais de déplacement de toutes les personnes autorisées à voyager ne peuvent dépasser l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'à la mission avait été effectué par toutes les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive.

3. En plus des frais de déplacement, lorsque le déplacement a été autorisé au lieu d'appliquer l'article 51.07 parce que l'enfant est trop jeune pour voyager seul, le remboursement des frais de logement dans la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire est autorisé lorsque c'est le lieu de résidence de l'enfant, pour une période ne dépassant pas cinq jours.

4. Si le voyage est autorisé à partir de la mission, un tel déplacement entraîne l'épuisement d'un droit par personne pour toutes les personnes à charge admissibles.

5. La fréquence des voyages est déterminée aux articles 51.02, 51.05, 51.06 ou 51.07, selon le cas.