DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités

Champ d'application

Introduction

La présente directive fait état des exigences en matière de rapport prévues dans les Directives sur le service extérieur et précise les formalités et procédures administratives pour accorder et vérifier des indemnités de déplacement.

Veuillez consulter les Instructions à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

L'administrateur général (deputy head) désigne l'administrateur général du ministère employeur, sauf si, en vertu d'une entente conclue avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international au sujet de l'application des Directives sur le service extérieur, les rapports doivent être présentés par ce ministère.

Directive

70.1 Exigences en matière de rapports

(Note: Veuillez consulter les Instructions)

70.1.1 À moins d'indication contraire dans les directives individuelles, l'administrateur général doit présenter au Groupe de travail interministériel A, le 1^er novembre de chaque année, des rapports contenant les renseignements suivants :

a) nombre total de fonctionnaires en poste dans un poste aux termes de tout ou partie des dispositions des DSE;

b) liste des fonctionnaires qui continuent de toucher une Prime de service extérieur (DSE 56) après sept années consécutives en poste au même poste et raison pour laquelle ils continuent de recevoir cette prime;

c) désignation d'une personne à charge, conformément à l'alinéa c) de la définition de personne à charge sous la DSE 2, avec les détails nécessaires, et

d) cas où l'administrateur général a exercé son pouvoir discrétionnaire d'autoriser la poursuite du paiement de la Prime de service extérieur pendant l'absence temporaire d'une personne à charge aux termes de l'alinéa 56.9.1b).

70.1.2 Les ministères et agences doivent aussi tenir un dossier de chaque cas qui est autorisé aux termes des directives suivantes et le soumettre au comité interministériel de coordination du service extérieur une ou deux fois par année, selon ce qui est indiqué dans chacune de ces directives :

a) Aide spéciale pour séparation de la famille (DSE 18)

b) Pouvoir discrétionnaire de la direction - Aide spéciale pour séparation de la famille (DSE 18.9)

c) Pouvoir discrétionnaire - Frais de location de voiture (DSE 15.30.3)

d) Pouvoir discrétionnaire de la direction aux termes de la DSE 15.42

70.2 Indemnités de déplacement – Application

70.2.1 Une des conditions qui s'appliquent aux indemnités non imposables est qu'elles ne sont dépensées qu'aux fins spécifiquement déterminées par l'employeur.

70.2.2 C'est au fonctionnaire qu'il incombe de démontrer que les fonds ont été dépensés aux fins précises pour lesquelles ils ont été accordés.

70.2.3 Les procédures de versement et de vérification s'appliquent aux indemnités suivantes :

a) DSE 35 - Indemnité de déplacement à des fins éducatives
b) DSE 41.3.1b) - Indemnité de déplacement pour soins médicaux (les dispositions pour le reste de la DSE 41 sont entièrement soumises à justification)
c) DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur (banque de crédits)
d) DSE 50 - Indemnité de déplacement de vacance
e) DSE 51 - Indemnité de déplacement pour réunion de famille
f) DSE 54 - Indemnité de déplacements pour événements familiaux malheureux

70.3 Indemnités de déplacement - Versement des indemnités

70.3.1 Les indemnités seront versées le plus près possible de la date proposée du déplacement, compte tenu de la nécessité de réserver les billets à l'avance.

70.3.2 Le fonctionnaire doit présenter un plan de voyage signé faisant état du déplacement proposé et des dépenses anticipées dans les limites du montant de l'indemnité.

70.3.3 It Il est entendu que le plan de voyage d'un fonctionnaire peut changer et qu'il faille annuler ou modifier le déplacement prévu. Des modifications peuvent être apportées au plan s'il y a lieu.

70.3.4 Le fonctionnaire devrait anticiper tout changement dans la taille de sa famille lorsqu'il présente une demande d'ADV sous la DSE 50. Une fois versée, l'ADV ne peut être rajustée pour tenir compte de l'arrivée ou du départ d'une personne à charge. Le montant intégral de l'indemnité prévue par la DSE 50 est versé pour l'ensemble de la famille au moment où la demande est faite, même si l'ADV servira à faire plus d'un voyage.

70.4 Indemnités de déplacement – Utilisation des indemnités

70.4.1 Lorsqu'un crédit de déplacement visé à la DSE 45 est fait parallèlement à un déplacement pour réunion familiale ou événement familial malheureux, le déplacement visé par la DSE 45 doit être lié au but de l'autre voyage. Des exemples : un autre membre de la famille effectue un voyage à partir du poste dans le cadre d'un déplacement pour événement familial malheureux, comme un enfant qui se rend aux funérailles d'un grand-parent; un voyage auxiliaire pour rendre visite à des parents; un autre membre de la famille, ou un ami intime, qui se joint à la famille dans le cadre d'une réunion familiale.

70.4.2 La banque de crédits prévue à la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et à la DSE 50 - Indemnité de déplacement de vacance sont des indemnités fixes qui doivent être consacrées au déplacement et aux frais de voyage, qu'il s'agisse d'un seul déplacement ou de plusieurs. Ces deux indemnités ne peuvent être combinées.

70.4.3 À la discrétion de l'administrateur général, DSE 45, lorsqu'il est prévu qu'elle sert à plus d'un voyage, peut être accordée par segments, afin de tenir compte des plans de voyage proposés. L'indemnité sera fonction du montant auquel le fonctionnaire avait droit au moment où l'indemnité a été accordée la première fois.

70.4.4 Dans le cas des indemnités accordées aux termes de la DSE 45, les fonctionnaires doivent démontrer qu'ils ont utilisé au moins 90 % de l'indemnité pour des dépenses liées au voyage et 70 % pour le transport.

70.4.5 Dans le cas des indemnités accordées aux termes de la DSE 50, les fonctionnaires sont censés être capables de démontrer que chaque personne qui a bénéficié d'une indemnité a voyagé et qu'au moins 75 % de l'indemnité reçue pour chaque personne a été utilisé pour le voyage et les dépenses liées au voyage, y compris le transport, l'hébergement, les repas et les faux frais de voyage, comme les excursions, les droits d'entrée, etc. Lorsque le déplacement est effectué à l'aide d'une voiture particulière ou louée, les frais de location du véhicule, d'essence et d'huile, de péages routiers ou aux ponts, de traversiers et autres frais de transport peuvent être inclus, mais les frais de voyage ne doivent pas être basés sur taux par mille ou par kilomètre.

70.5 Indemnités de déplacement - Vérification de l'utilisation des indemnités

70.5.1 Bien que les indemnités précisées au paragraphe 70.2.3 ne soient pas soumises à justification, le fonctionnaire est tenu, lorsque l'administrateur général lui en fait la demande, de prouver que l'indemnité a bel et bien été utilisée aux fins prévues.

70.5.2 Dans les délais précisés ci-dessous, le fonctionnaire doit remplir et produire le Formulaire d'attestation de voyage. Cette attestation, qui doit être signée ou envoyée par courrier électronique à partir du compte de courriel du fonctionnaire, formera la base de toute vérification ultérieure. En outre, l'administrateur général peut demander à la mission de vérifier les détails.

70.5.3 Le fonctionnaire est tenu de conserver pendant sept ans une preuve du voyage pour justifier le but de l'indemnité. Les pièces justificatives doivent démontrer que les frais ont été engagés à l'extérieur du poste. Si le fonctionnaire ne peut démontrer que l'indemnité a été utilisée aux fins prévues, alors qu'on lui a demandé de le faire, celle-ci sera rajustée et réduite de la partie dont l'utilisation n'a pu être justifiée.

70.5.4 En temps normal, aucune autre indemnité de déplacement aux termes des Directives sur le service extérieur ne sera accordée tant que le fonctionnaire n'aura pas produit tout document requis ou demandé concernant une précédente indemnité de déplacement.

70.5.5 Sauf indication contraire dans la présente section, le fonctionnaire doit fournir la preuve du déplacement

a) à la fin du déplacement, lorsque l'indemnité est épuisée, ou

b) à la fin de la période de service au poste, selon la première occurrence.

70.5.6 Dans le cas d'un Déplacement à des fins éducatives (DSE 35), un Déplacement pour soins médicaux (DSE 41.3.1b)), un Déplacement pour événement familial malheureux (DSE 54) ou pour Réunion de famille (DSE 51), le fonctionnaire est tenu de produire la preuve du déplacement au plus tard 30 jours après la fin du voyage.

70.5.7 Quand l'indemnité de déplacement prévue à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur est utilisée pour un seul déplacement, le fonctionnaire est tenu de produire une preuve du voyage dans les 30 jours suivant l'achèvement dudit déplacement.

70.5.8 Lorsque l'indemnité prévue à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur est utilisée pour plus d'un déplacement, le fonctionnaire peut être tenu de produire une preuve de déplacement à la fin de chaque partie du voyage projeté.

Instructions

Instruction pour 70.1 - Exigences en matière de rapports

Les rapports exigés en vertu de la présente directive doivent être envoyés à l'adresse suivante :

Président, Groupe de travail A sur les Directives du Service extérieur
Secteur de la rémunération et des relations de travail
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5