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DSE 25 - Logement

Portée

Introduction

L’employeur s’engage à une politique de comparabilité moyenne qui reconnaît que, dans la mesure du possible et du praticable, et tenant compte des conditions et du mode de vie locaux, l’employeur doit fournir à chaque fonctionnaire nommé au Canada en poste à l’étranger un logement généralement comparable au logement locatif moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un traitement annuel semblable et dont la famille est pareillement composée. En contrepartie, le fonctionnaire doit verser à l’employeur un coût de logement qui correspond, en général, au coût moyen d’un logement locatif, non meublé, entièrement desservi, normalement occupé par une personne habitant la région d’Ottawa-Gatineau qui touche un salaire semblable et dont la famille est pareillement composée. Les coûts de logement des fonctionnaires (Appendice A) sont révisés chaque année conformément à la méthodologie adoptée par le Comité des DSE du CNM et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Cette directive prévoit une aide financière pour un fonctionnaire qui loue un logement à l’extérieur du Canada lorsque les coûts du logement dépassent ceux d’Ottawa/Gatineau et qu’aucun logement détenu par l’État est fourni. Cette aide vise à compenser la différence de coût de logement de logement locatif entièrement desservi entre Ottawa/Gatineau et chaque lieu concerné à l’étranger en tenant compte salaire annuel du fonctionnaire, de la taille du ménage et des exigences du programme, y compris l’obligation d’offrir des réceptions officielles importantes à domicile. Sauf indication contraire dans la présente directive, le sous-ministre des Affaires étrangères a le pouvoir délégué d’établir le loyer maximal dans les localités où le logement des fonctionnaires est loué personnellement, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur et tel que décrit dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur.

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est chargé de fournir des logements aux fonctionnaires affectés à l’étranger, en conformité avec la politique d’intégration administrative à l’étranger et d’utilisation d’organismes de service communs.

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Administrateur général (deputy head) s’entend du sous-ministre des Affaires étrangères, lorsque c’est le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement qui fournit aux fonctionnaires un logement.

Loyer maximal (rent ceiling) s’entend du montant maximal établi par l’employeur pour chaque lieu où les logements des fonctionnaires sont loués privément et représente le loyer réel maximal qui peut être payé au fonctionnaire pour un logement non meublé à cet endroit, en tenant compte du salaire annuel du fonctionnaire applicable le premier jour de l’affectation, à la taille de son ménage et des exigences du programme, notamment la nécessité d’offrir des réceptions officielles importantes à son domicile. Lorsque l’administrateur général n’est pas disposé à autoriser l’expédition des effets mobiliers du fonctionnaire, conformément aux limites de poids établies pour un logement non meublé en vertu de l’Appendice B de la DSE 15 - Réinstallation, un loyer maximal distinct doit être établi pour un logement meublé, ou il sera tenu compte du prix de la location de meubles au moment de l’établissement du loyer maximal. Le loyer maximal comprend, s’il y a lieu, les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision. Il peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d’un système de sécurité déjà installé, s’il s’agit d’une condition du bail et que la direction de la mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.

Loyer réel (actual rent) s’entend du montant en devise locale versé au fonctionnaire par l’employeur pour la location d’un logement au poste, un logement qui, dans la mesure du possible et du praticable et en tenant compte des conditions et modes de vie locaux, rencontre les exigences de la politique de comparabilité moyenne. Le loyer réel peut inclure, dans la mesure du possible, les taxes ou les frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l’éclairage des rues, le déneigement, (à l’exception du déneigement d’une allée piétonne ou d’une entrée), les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision, aussi bien que le montant exigé par le bailleur en contrepartie de la location afin de permettre au fonctionnaire d’acquérir un logement permanent. Elle peut également comprendre le coût mensuel de surveillance d’un système de sécurité déjà installé, lorsqu’il s’agit d’une condition du bail et que l’administrateur général est convaincu de la nécessité de cet arrangement.

Directive

25.1 Application

25.1.1 Les frais de logement d’un fonctionnaire tel que précisé à l’Appendice A sont fondés sur :

  1. la fourchette salariale du fonctionnaire, déterminée par le salaire annuel applicable le premier jour de l’affectation, ainsi que le taux annuel de rémunération applicable le premier avril de chaque année subséquente;
  2. la taille du ménage, qui comprend le fonctionnaire et les personnes à charge au sens de la DSE 2 – Définitions qui demeurent, ou vont demeurer avec le fonctionnaire pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et
  3. lorsqu’un rajustement salarial rétroactif est autorisé, soit à la suite de la conclusion d’une convention collective ou d’une décision unilatérale de l’employeur, la date d’entrée en vigueur du rajustement des frais de logement du fonctionnaire doit être le premier avril suivant la date de la signature de la convention collective ou la date de la décision arbitrale, ou la date de l’approbation de la révision dans le cas des fonctionnaires exclus.

25.1.2 Lorsqu’il détermine la convenance d’un logement de l’État et d’un logement loué privément, l’administrateur général sera généralement guidé par les objectifs/lignes directrices suivants visant la taille des logements :

  1. 1 personne dans le ménage – 2 chambres à coucher;
  2. 2 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  3. 3 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  4. 4 personnes dans le ménage – 3 chambres à coucher;
  5. 5 personnes dans le ménage – 4 chambres à coucher.

25.1.3 Un fonctionnaire monoparental avec des enfants accompagnants, doit être traité comme un couple avec des enfants accompagnants, aux fins de l’établissement du nombre de chambres à coucher autorisées.

25.1.4 Un fonctionnaire aura la possibilité de choisir une taille de ménage d’un niveau plus grand que la taille véritable du ménage afin de tenir compte de la naissance ou de l’adoption imminente d’un enfant.

25.1.5 Un fonctionnaire accompagné de trois personnes à charge ou plus et qui loue un logement privé pourra choisir une taille de ménage inférieur d’un niveau à la taille réelle du ménage.

25.1.6 Lorsque deux fonctionnaires affectés au même poste partagent la garde conjointe d’une ou plusieurs personnes à charge, le fonctionnaire qui ne reçoit pas les dispositions des DSE pour les personnes à charge aura la possibilité de choisir une taille de ménage pour reconnaître les personnes à charge résidant à temps plein au poste.

25.1.7 Lorsqu’un fonctionnaire change de logement conformément au paragraphe 25.1.4 ou 25.1.5, l’administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, les dispositions de l’article 25.17.

25.1.8 Lorsqu’un fonctionnaire fait un choix conformément aux paragraphes 25.1.4 ou 25.1.5, ce choix demeure en vigueur tant que le fonctionnaire continue d’occuper le logement occupé au moment où ce choix a été fait; de plus, pendant cette période, les frais de logement et/ou le loyer réel du fonctionnaire ne seront pas affectés par l’arrivée ou le départ d’un membre du ménage du fonctionnaire.

25.1.9 Lorsque le paragraphe 25.1.4 ou 25.1.5 ne s’applique pas, la taille du ménage du fonctionnaire, aux fins de l’établissement des frais de logement, doit être rajustée le premier jour civil à la suite d’un changement dans la taille du ménage en raison de l’arrivée permanente ou du départ permanent d’une personne à charge; dans de telles situations, si le fonctionnaire occupe un logement de l’État, le fonctionnaire et l’employeur doivent faire tous les efforts raisonnables pour la réinstallation du fonctionnaire dans un logement convenable compte tenu de la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.

25.2 Logement de l’État

25.2.1 Lorsque le fonctionnaire se voit attribuer un logement de l’État à un poste, l’occupation de ce logement, pourvu que celui-ci soit convenable, sera une condition de son affectation à ce poste.

25.2.2 Comme condition d’occupation, le fonctionnaire doit signer une convention d’occupation, identifier les articles sur les lieux dans un inventaire et noter leur état dans les annexes jointes à la convention d’occupation. La convention d’occupation comprend des détails sur la responsabilité en cas de dommages et de perte de biens.

25.2.3 Lorsqu’un fonctionnaire a signé une convention d’occupation, l’État assumera la responsabilité civile et de l’indemnisation des dommages/pertes causés aux effets personnels et mobiliers du fonctionnaire dans la mesure où un propriétaire se verrait légalement imputer ces obligations en Ontario. En outre, l’État devra se charger des autres questions qui, à cause des lois ou des pratiques locales, précisées dans la convention d’occupation entre l’État et le propriétaire local comme relevant du locataire, mais qui relèveraient normalement du propriétaire en vertu de la loi de l’Ontario. La loi de l’Ontario s’appliquera au règlement de tout différend ou de toute divergence dans l’interprétation de la convention d’occupation.

25.2.4 Il incombe au fonctionnaire de souscrire une assurance appropriée pour la responsabilité civile, dont il serait responsable en vertu de la loi de l’Ontario et pour les dommages/ pertes d’effets personnels et mobiliers.

25.2.5 Lorsqu’un fonctionnaire choisit de quitter un logement de l’État pour des raisons personnelles, il doit donner un préavis écrit d’au moins deux mois de son intention de quitter le logement et le fonctionnaire doit continuer de payer les frais de logement pour la plus courte des deux périodes suivantes :

  1. deux mois civils après le mois de l’avis de son intention de quitter le logement; ou
  2. le temps écoulé jusqu’à ce que l’on se défasse du logement ou qu’il soit occupé de nouveau.

25.2.6 En cas de décès d’un fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser les personnes à charge du fonctionnaire à continuer d’occuper le logement de l’État pendant une période raisonnable après le décès du fonctionnaire, compte tenu des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s’applique.

25.3 Logement loué privément - Loyer réel

25.3.1 Sur présentation du formulaire de demande d’aide au logement, l’administrateur général peut autoriser le versement au fonctionnaire qui loue un logement les montants suivants :

  1. le loyer réel jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du salaire annuel du fonctionnaire et la taille du ménage; ou
  2. le loyer réel jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du salaire annuel du fonctionnaire et la taille du ménage, lorsque, de l’avis de l’administrateur général, le fonctionnaire est tenu d’offrir à domicile des réceptions officielles importantes; ou
  3. le loyer réel, jusqu’à concurrence du loyer maximal établi à l’égard du poste compte tenu du salaire annuel du fonctionnaire (indépendamment de la taille du ménage) lorsqu’il y a moins de quatre autres personnes dans le ménage du fonctionnaire, lorsque, de l’avis de l’administrateur général, un fonctionnaire doit offrir à domicile des réceptions officielles importantes.

25.3.2 Lorsque le fonctionnaire reçoit un loyer réel, conformément aux dispositions du paragraphe 25.3.1, le loyer demeure fixe pendant toute la durée du bail, sauf dans les cas suivants :

  1. lorsque le loyer maximal a été révisé, le loyer réel peut être ajusté jusqu’ du montant du loyer maximal révisé, conformément au salaire annuel et de la taille du ménage du fonctionnaire qui avaient servi à l’établissement du loyer maximal précédent, et ce à compter de la date de la révision du loyer maximal; et/ou
  2. lorsque le bail initial ou un bail ultérieur contient une clause d’ajustement des coûts, le loyer réel sera ajusté jusqu’au montant du loyer maximal en fonction du salaire annuel du fonctionnaire et la taille du ménage, et ce à compter de la date du rajustement.

25.3.3 Nonobstant les limites définies par la définition de « loyer maximal » et au paragraphe 25.3.1, le loyer réel peut dépasser le loyer maximal dans les cas suivants :

  1. lorsque le loyer réel ne dépassait pas le loyer maximal au moment de l’occupation initiale, lorsque la clause d’ajustement des coûts ou le bail subséquent, selon le cas, a été approuvé par l’administrateur général et que l’administrateur général estime qu’un loyer réel plus élevé constitue une utilisation justifiée des fonds publics; et/ou
  2. lorsqu’il est démontré que le loyer maximal est insuffisant pour un fonctionnaire en raison de circonstances ou de conditions inhabituelles, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

25.3.4 Les circonstances ou conditions inhabituelles mentionnées à l’alinéa 25.3.3b) peuvent inclure les suivantes :

  1. des besoins particuliers en matière de logement d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge ayant un handicap;
  2. des besoins d’espace supplémentaire en raison de la taille du ménage qui n’ont pas été pris en compte lors de l’établissement du loyer maximal;
  3. des exigences de programme particulières qui n’ont pas été prises en compte lors de l’établissement du loyer maximal; et/ou
  4. des conditions inhabituelles du marché immobilier qui n’auraient pas pu être anticipées lors de l’établissement du loyer maximal.

25.3.5 Lorsqu’un fonctionnaire qui reçoit un loyer réel signe un nouveau bail ou un bail subséquent, le loyer réel sera rajusté jusqu’à concurrence du loyer maximal en fonction du salaire annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, à compter du premier jour du nouveau bail ou du bail subséquent.

25.3.6 Nonobstant les dispositions de l’article 107 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, les révisions du loyer maximal ne modifient pas les conditions d’emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

25.3.7 Il incombe au fonctionnaire de souscrire une assurance habitation appropriée pour la responsabilité civile, dont il serait responsable en vertu de la loi de l’Ontario, et pour les dommages/pertes d’effets personnels et mobiliers.

25.3.8 En cas de décès d’un fonctionnaire qui occupait un logement loué privément, l’administrateur général peut autoriser le versement du loyer réel aux personnes à charge afin qu’elles puissent continuer d’occuper le logement, pendant une période raisonnable à la suite du décès du fonctionnaire, tenant compte des circonstances de chaque cas. Le cas échéant, le paiement des frais de logement appropriés s’applique.

25.4 Logement loué privément - Avances

25.4.1 Lorsqu’un fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d’argent pour acquérir un logement permanent, soit à titre d’avance de loyer, soit en en contrepartie d’une location, mais à l’exclusion d’un dépôt de garantie, l’administrateur général peut accorder au fonctionnaire l’avance exigée qui ne doit pas dépasser six fois le loyer mensuel réel déterminé conformément au paragraphe 25.3.1.

25.4.2 Lorsqu’un fonctionnaire a obtenu une avance conformément au paragraphe 25.4.1, le recouvrement se fait comme suit :

  1. lorsque l’avance est pour le paiement anticipé du loyer, les frais de logement du fonctionnaire seront exigibles pour la durée du bail, mais le loyer réel ne sera pas applicable pendant la partie du bail au titre de laquelle l’avance a été faite;
  2. lorsque le fonctionnaire obtient une avance en contrepartie d’une location, le montant de l’avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur son loyer réel à un taux non inférieur au taux calculé selon l’Appendice C de la présente directive.

25.4.3 Le fonctionnaire qui est tenu de payer les services publics à l’avance afin de les obtenir peut se voir accorder, à la discrétion de l’administrateur général, une avance ne dépassant pas le montant précisé par l’entreprise de services publics.

25.4.4 Lorsqu’un employé a obtenu une avance conformément au paragraphe 25.4.3, le recouvrement se fait de la façon suivante :

  1. lorsque l’avance a été accordée pour les services publics à la charge du fonctionnaire, elle doit être :
    1. remboursée par le fonctionnaire au moment où elle est recouvrée de l’entreprise de services publics; ou
    2. retenue sur le salaire du fonctionnaire deux mois après son départ du poste, selon celle de ces deux dates qui survient en premier; ou
  2. lorsque l’avance a été versée pour des services publics pour lesquels le paiement de frais est autorisé en vertu du paragraphe 25.9.2, le paiement de ces frais doit être limité aux frais réels de services publics moins le montant de l’avance.

25.4.5 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d’argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et/ou lorsqu’il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l’administrateur général peut autoriser le versement d’une avance n’excédant pas les montants suivants :

  1. six mois de loyer réel établi conformément au paragraphe 25.3.1, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et/ou
  2. six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

25.4.6 Sauf lorsque les dispositions des paragraphes 25.4.8, 25.4.9 ou 25.4.10 s’appliquent, l’avance consentie en vertu du paragraphe 25.4.5 doit être :

  1. remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l’agence ou la société lui rembourse le dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l’intérêt couru, conformément aux dispositions du bail; ou
  2. recouvrée à même le salaire du fonctionnaire deux mois après la date d’expiration du bail, selon la première de ces échéances.

25.4.7 L’avance accordée en vertu du paragraphe 25.4.5 doit être réglée dans la même devise que celle dans laquelle l’avance a été émise à moins que le fonctionnaire n’ait quitté le poste avant le règlement final, dans quel cas tous les montants dus par le fonctionnaire seront remboursés en devise canadienne selon le taux de change applicable au cours du mois où le fonctionnaire a quitté le poste.

25.4.8 Lorsque le bailleur, la société ou l’agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l’administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l’avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n’est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu’à concurrence :

  1. d’un mois de loyer réel, tel que prévu au paragraphe 25.3.1, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent; et/ou
  2. d’un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

25.4.9 Lorsque le dépôt de garantie est retenu pour un montant qui dépasse les limites prescrites au paragraphe 25.4.8, en compensation de dommages, de pertes ou d’une autre responsabilité allégués attribués au fonctionnaire, l’administrateur général peut :

  1. autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l’aide compétente d’une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n’excède pas celui du dépôt de garantie retenu; ou
  2. renoncer au recouvrement de la partie de l’avance pour dépôt de garantie retenue qui, selon l’avis de l’administrateur général, n’est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais engagés pour obtenir l’aide compétente d’une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.

25.4.10 Lorsque l’administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l’alinéa 25.4.9a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes que les revendications du bailleur, de la société ou de l’agence ne sont pas raisonnables, et que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l’agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs, il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l’avance de dépôt de garantie qui n’est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

25.5 Logement loué privément – Autres coûts

25.5.1 L’administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses énumérées au paragraphe 25.9.3 et à l’article 25.17 et engagées par le fonctionnaire pour la location d’un logement permanent, lorsqu’un fonctionnaire au poste :

  1. loue un logement permanent à son arrivée; et/ou
  2. dispose du logement permanent qu’il a loué au moment de son départ.

25.5.2 Lorsque, en raison des lois ou des pratiques locales, un fonctionnaire doit assumer tout ou une partie des frais d’entretien et/ou de réparation d’un logement loué à titre privé, alors que ces frais seraient à la charge du propriétaire dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d’aménagement, d’entretien et/ou de réparation compatibles avec ceux qui relèveraient normalement de l’État dans un logement de l’État au poste.

25.5.3 Le paragraphe 25.5.2 n’a pas pour objet de fournir le paiement d’important travaux de réparation, d’entretien ou de rénovation de logements loués privément qui ne se conforment pas à la politique de la comparabilité moyenne au moment de l’occupation initiale. En temps normal, lorsque le coût prévu des travaux de réparation et/ou d’entretien dépasse 500 $ pour un service ou une occasion donnée ou 1 000 $ au cours d’un exercice financier, l’approbation préalable de l’administrateur général est requise pour demander un remboursement.

25.5.4 Il peut arriver qu’en raison d’une pénurie de logements convenables à louer, la plupart des logements disponibles exigent des travaux mineurs d’aménagement et de réparation. Dans de tels cas, l’administrateur général peut alors autoriser le remboursement des frais d’aménagement et de réparation nécessaires jusqu’à concurrence d’un mois de frais de loyer réel pour un logement, sans toutefois dépasser le loyer maximal des loyers en vigueur. Entre autres exemples de frais pouvant être remboursés, il y a : peinture et réparation de murs, coupe-froid, réparation de portes et fenêtres, réparation de tuiles ou carreaux de plancher détachés, changement de serrures, réparations mineures de plomberie et d’électricité, l’achat de couvre-fenêtres lorsqu’ils ne sont pas fournis. Les dépenses purement esthétiques (changement de couleur des murs) ne sont pas remboursables.

25.6 Logement loué privément - Différends

25.6.1 Lorsqu’un différend surgit à un poste entre un fonctionnaire et un bailleur, soit pendant la durée du bail, soit à la résiliation d’un bail, au sujet de pertes ou de dommages supposément créés ou causés par le fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

  1. des frais nécessaires pour obtenir l’aide compétente d’un tiers, y compris des services juridiques, pourvu que ces frais n’excèdent pas la différence entre le montant que réclame le bailleur et le montant de la responsabilité reconnu par le fonctionnaire; ou
  2. d’un montant pouvant aller jusqu’au coût de l’obtention d’une aide compétente et indépendante, y compris des services juridiques, en vue du règlement de la partie de la réclamation dont le fonctionnaire n’est pas responsable.

25.6.2 L’agent supérieur de la mission doit soumettre à l’administrateur général un rapport décrivant les circonstances du différend, le rapport d’un évaluateur indépendant, s’il y a lieu, et des recommandations en vue du règlement du différend. Le paiement au bailleur de la partie de la réclamation qui, de l’avis de l’administrateur général, n’est pas dûment attribuable à l’abus ou à la négligence du fonctionnaire peut être autorisé :

  1. lorsque l’administrateur général est convaincu que les réclamations du bailleur ne sont pas raisonnables et que des poursuites judiciaires contre lui compromettraient les objectifs du ministère ou comporteraient des frais prohibitifs; ou
  2. lorsque des procédures judiciaires ont eu lieu et qu’un jugement a été porté contre le fonctionnaire.

25.7 Logement aux frais du fonctionnaire

25.7.1 Un fonctionnaire a le droit de se soustraire aux dispositions relatives au logement de la présente directive, notamment celles ayant trait aux services publics contenues aux paragraphes 25.4.3, 25.4.4, 25.9.1 et 25.9.2, et de prendre lui-même les dispositions nécessaires pour trouver un logement sur le marché local sans frais à l’État, sauf que ce choix ne serait normalement pas offert au fonctionnaire lorsque l’affectation est assujettie à la condition que le fonctionnaire occupe un logement de l’État. Dans ces cas, l’approbation est laissée à la discrétion du sous-ministre des Affaires étrangères.

25.7.2 Le droit de se soustraire aux dispositions sur le logement doit normalement être exercé au début d’une affectation, et il s’applique en général à toute la durée de cette affectation. Cette option ne serait pas disponible au fonctionnaire qui choisit de partager un logement avec un autre fonctionnaire visé par les dispositions de la présente directive.

25.8 Logement appartenant au fonctionnaire

25.8.1 La présente directive ne s’applique pas dans les cas où un fonctionnaire achète un logement au poste sans l’approbation du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor.

25.9 Frais des services publics et autres dépenses

25.9.1 Sous réserve de l’alinéa 25.4.4b), lorsqu’un fonctionnaire loue un logement et reçoit un loyer réel ou occupe un logement de l’État à un poste, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables des services publics, y compris les taxes d’accise et de vente mentionnés au paragraphe 25.9.2 que supporte le fonctionnaire entre le premier jour du bail ou le premier jour d’occupation du logement de l’État et le jour de son départ définitif de son logement ou le jour où le bail prend fin, selon la première de ces dates.

25.9.2 Les frais des services publics mentionnés au paragraphe 25.9.1 et dont l’administrateur général doit autoriser le paiement comprennent les frais :

  1. de location et de réparation des compteurs;
  2. du service d’eau, s’ils peuvent être déterminés;
  3. de gaz;
  4. du combustible pour le chauffage, y compris les frais relatifs au bois de chauffage lorsque ce dernier constitue la principale source de chauffage ou une source de chauffage essentielle servant de supplément à une installation de chauffage insuffisante ou qu’il est utilisé dans des foyers à combustion efficace destinés à réduire la consommation d’énergie;
  5. du combustible normal utilisé pour la cuisson;
  6. d’électricité;
  7. du service d’égout;
  8. d’enlèvement des ordures;
  9. de taxes ou frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l’éclairage des rues et le déneigement (à l’exception du déneigement d’une allée ou d’une entrée), s’ils ne sont pas stipulés dans le contrat de bail comme faisant partie du loyer;
  10. de lutte contre les animaux nuisibles lorsque cette mesure est exigée par les lois locales ou qu’elle est considérée par l’administrateur général comme dépassant la responsabilité personnelle d’un fonctionnaire. Ces frais devront se limiter à ceux qui ne seraient pas normalement engagés au Canada ou qui incomberaient au propriétaire ou à l’administration locale voulue, par exemple le service de santé ou d’hygiène de la municipalité. Au moment d’envisager de payer les frais décrits, la direction de la mission tiendra compte de toute recommandation ou de tout avis émanant de Santé Canada ou des autorités locales en matière de santé; et
  11. des permis imposés par le gouvernement hôte à l’égard d’un seul téléviseur, d’un seul poste de radio d’auto et d’un seul poste de radio de maison.

25.9.3 L’administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses suivantes engagées par le fonctionnaire pour la location d’un logement permanent :

  1. frais de notaire et d’enregistrement;
  2. timbres de douane;
  3. frais d’inventaire;
  4. commission du courtier en immeubles; et/ou
  5. une assurance obligatoire d’un type qui n’est pas normalement exigé comme condition d’occupation au Canada, y compris une assurance de responsabilité civile lorsque celle-ci relève de la responsabilité du locataire en vertu de la loi ou de la pratique locale, mais qu’elle aurait été la responsabilité du propriétaire en vertu de la loi de l’Ontario.

25.9.4 Les frais de services publics mentionnés au paragraphe 25.9.1 n’incluent pas les frais ou les taxes liés :

  1. au service téléphonique; et
  2. aux services personnels, y compris ceux fournis par les portiers, les concierges, le personnel de ménage, et les jardiniers.

25.9.5 Concernant l’alinéa 25.9.4a), un fonctionnaire qui occupe un logement de l’État doit payer le coût du service téléphonique pendant toute la durée d’occupation, même si la ligne téléphonique n'est pas à son nom, sauf dans des situations inhabituelles où une autorisation préalable a été accordée par l’administrateur général.

25.9.6 En cas de décès du fonctionnaire dont les personnes à charge ont été autorisées à continuer d’occuper un logement de l’État ou un logement loué privément, l’administrateur général peut autoriser le maintien du paiement des frais de services publics réels et raisonnables conformément aux dispositions de cet article.

25.10 Frais de logement

25.10.1 Sous réserve des articles 25.13 et 25.16 et/ou des articles 15.23 et 15.24 de la DSE 15 – Réinstallation, DSE 16 – Aide pour la résidence principale et/ou DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, selon le cas, un fonctionnaire qui occupe un logement de l’État ou qui occupe un logement loué privément et qui reçoit un loyer réel doit payer des frais de logement conformément à l’Appendice A de la présente directive. Les frais de logement correspondent en général au coût moyen d’un logement locatif non meublé et entièrement desservi, normalement occupé par une personne de la région d’Ottawa/Gatineau touchant un salaire semblable et avant une taille de famille semblable.

25.10.2 Les frais de logement sont payables à l’avance le premier jour du mois.

25.10.3 Les frais de logement peuvent être payés en dollars canadiens ou l’équivalent en devise locale. Le fonctionnaire qui paye des frais de logement en devise locale peut se faire rembourser les frais de services bancaires et/ou de change engagés pour acheter de la devise locale dont le montant équivaut à celui des frais de logement en fournissant une attestation à cet effet. Lorsqu’un fonctionnaire a acheté des devises locales dans les sept jours qui précèdent le premier jour ouvrable du mois afin de payer le coût du logement de ce mois-là, le taux de change réel obtenu peut être utilisé pour la détermination de l’équivalent des frais de logement payables par le fonctionnaire. Dans tous les autres cas, le coût équivalent en devise locale doit être fondé sur le taux de change légal le plus favorable à la disposition des fonctionnaires le premier jour ouvrable du mois pour lequel les frais de logement doivent être payés, tel que fixé par l’administrateur général.

25.10.4 Les frais de logement indiqué à l’Appendice A de la présente directive seront augmentés de 20 % si un fonctionnaire loue un logement meublé à un poste où l’administrateur général était prêt à autoriser les frais d’expédition du mobilier et des appareils ménagers du fonctionnaire, mais que le fonctionnaire choisit de les entreposer aux frais de l’État, avec l’approbation de l’administrateur général.

25.10.5 Les frais de logement restent fixes jusqu’au 1er avril suivant, sauf :

  1. pendant les périodes où des rajustements compensatoires sont autorisés; et
  2. lorsqu’il y a un changement dans la taille du ménage d’un fonctionnaire résidant au poste, dans lequel cas, les frais de logement doivent être rajustés le premier jour civil suivant l’arrivée ou le départ permanent d’une personne à charge, compte tenu du salaire du fonctionnaire utilisé pour déterminer les frais de logement avant le changement dans la taille du ménage.

25.10.6 Les frais de logement d’un fonctionnaire doivent être ajustés le 1er avril de chaque année, conformément à l’Appendice A, pour refléter tout changement du salaire annuel du fonctionnaire, comme le prévoit l’article 25.1. De plus :

  1. lorsqu’un fonctionnaire change de logement, loué privément ou de l’État, en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, les frais de logement pour le logement occupé immédiatement avant le changement demeure en vigueur jusqu’au 1er avril, sauf si la taille du ménage change; ou
  2. lorsqu’un fonctionnaire est logé temporairement dans un logement de l’État, faute de logement adéquat, tenant compte de son salaire annuel, de la taille du ménage et/ou des exigences du programme, et qu’i se voit attribuer par la suite un logement de l’État convenable, les frais du logement occupé immédiatement avant le changement demeurent en vigueur jusqu’au 1er avril, sauf si la taille du ménage change.

25.11 Date de début et de fin des frais de logement

25.11.1 Sauf dans les cas prévus aux articles 25.13 et 25.16, et/ou aux articles 15.23 et 15.24 de la DSE 15 – Réinstallation, la DSE 16 – Aide pour la résidence principale et/ou la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, les frais de logement d’un fonctionnaire déterminés conformément à la présente directive s’appliquent à compter du premier jour d’occupation d’un logement loué privément ou d’un logement de l’État au poste jusqu’au lendemain du jour où se termine le bail pour lequel le loyer réel a été versé, ou la date à laquelle le fonctionnaire quitte définitivement son logement, selon celle de ces dates qui survient la première.

25.11.2 En cas d’évacuation d’urgence, lorsque le fonctionnaire et les personnes à charge ont été évacués en vertu des dispositions de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, la date du départ définitif du logement sera la date qui figure sur le formulaire de confirmation d’affectation (ou l’équivalent), sous réserve des rajustements qui peuvent être autorisés en vertu de l’article 25.13.

25.11.3 Lorsque, à la suite du décès d’un fonctionnaire, les personnes à charge ont été autorisées à continuer d’occuper un logement de l’État ou un logement loué privément, cette occupation est assujettie au paiement des frais de logement appropriés à l’employeur, conformément aux articles 25.10 et 25.11.

25.12 Calcul des frais mensuels partiels du loyer réel ou des frais de logement

25.12.1 Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera en conformité avec l’Appendice B de cette directive.

25.13 Logement partagé

25.13.1 Sous réserve du paragraphe 25.1.1, lorsqu’un fonctionnaire choisit de partager un logement avec un ou plusieurs fonctionnaires, que ce soit en tant que couple de fonctionnaires ou par choix personnel, les frais de logement seront entièrement attribués et payés par le fonctionnaire qui reçoit le salaire annuel le plus élevé et doit être déterminé en fonction de ce qui suit :

  1. le nombre total des fonctionnaires et de personnes à charge dans le ménage; et
  2. le salaire annuel applicable du fonctionnaire ayant le salaire annuel le plus élevé.

25.13.2 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu de partager un logement de l’État avec un ou plusieurs autres fonctionnaires et les personnes à leur charge, les frais de logement de chaque fonctionnaire sont calculés en fonction du salaire annuel et la taille du ménage, divisés par le nombre de fonctionnaires qui partagent le logement.

25.13.3 Lorsqu’un fonctionnaire partage un logement loué privément avec un ou plusieurs fonctionnaires, le loyer maximal s’applique de la même façon que les frais de logement dans le présent article.

25.13.4 Le fonctionnaire peut avoir droit à un rajustement compensatoire conformément à l’article 25.16, lorsque :

  1. en raison d’une évacuation d’urgence, un fonctionnaire doit partager son logement avec un ou plusieurs fonctionnaires;
  2. lorsque, avec l’approbation de l’administrateur général, il partage son logement avec une personne qui n’est pas un fonctionnaire; ou
  3. le fonctionnaire est tenu de partager un logement avec un ou plusieurs fonctionnaires qui sont à la mission en statut de voyage.

25.14 Absence temporaire du poste

25.14.1 Lorsqu’un fonctionnaire est temporairement absent du poste avec l’approbation de l’administrateur général, ou est affecté à un nouveau poste et qu’une des personnes à charge continue d’habiter dans son logement au poste, les frais de logement et le loyer réel applicables juste avant le départ du fonctionnaire continuent de s’appliquer sous réserve de tout rajustement effectué en vertu des paragraphes 25.3.2, 25.3.3, 25.3.5, 25.10.5, 25.10.6 et l’article 25.11.

25.14.2 Lorsqu’un fonctionnaire est temporairement absent du poste avec l’approbation de l’administrateur général et qu’aucune personne à charge ne continue de résider le logement loué privément au poste, l’administrateur général peut mettre fin au paiement du loyer réel le lendemain du dernier jour d’occupation de la résidence, en tenant compte :

  1. des frais estimatifs qui seraient engagés si le bail n’était pas résilié et si le loyer réel continuait de s’appliquer durant l’absence temporaire; et
  2. des frais estimatifs de subsistance et de logement temporaire ainsi que des dépenses connexes et, le cas échéant, de l’augmentation du loyer réel au retour du fonctionnaire, si le bail est résilié; et lorsque le bail est résilié, l’administrateur général peut autoriser, au retour du fonctionnaire au poste et conformément aux dispositions de la DSE 15 – Réinstallation, le paiement des frais de subsistance et de logement temporaire, sauf que cette période d’avantages ne s’appliquera pas au temps passé dans un logement temporaire avant le retour du fonctionnaire.

25.14.3 Lorsqu’un fonctionnaire est temporairement absent du poste avec l’approbation de l’administrateur général et qu’aucune des personnes à charge ne continue de résider dans le logement loué privément qui est sous-loué, le loyer réel est réduit de la moitié du montant réel que reçoit le fonctionnaire de son sous-locataire.

25.14.4 Lorsqu’un fonctionnaire s’absente du poste sans l’approbation de l’administrateur général, ce dernier peut, à compter du premier jour de l’absence, mettre fin au paiement du loyer réel et des frais de logement.

25.15 Indemnité d’entreposage en lieu sûr lors d’une absence temporaire d’un poste

25.15.1 Sous réserve des paragraphes 25.15.2, 25.15.3 et 25.15.4, lorsque le fonctionnaire s’absente temporairement du poste, et que le logement sera vacant pendant cette absence, et lorsque la protection contre le cambriolage ou l’entrée illégale est jugée essentielle, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables les moins élevés parmi les suivants :

  1. entreposage, y compris le coût de l’emballage, du transport, de l’assurance supplémentaire et du déballage, des effets du fonctionnaire;
  2. services d’entretien assurant une protection comparable, à partir du premier jour de l’absence du fonctionnaire.

25.15.2 Lorsque, de l’avis de l’administrateur général, l’absence découle de circonstances liées au programme, les frais d’entreposage visés à l’alinéa 25.15.1a) peuvent être autorisés par l’administrateur général autant de jours à l’avance que nécessaire pour permettre l’entreposage sécuritaire des effets du fonctionnaire à compter du premier jour d’absence, et doivent être limités aux frais liés à l’un des facteurs suivants :

  1. les effets mobiliers, lorsque le bail de logement loué privé par le fonctionnaire est résilié avec l’approbation de l’administrateur général; ou
  2. seulement les effets personnels, lorsque le bail du fonctionnaire n’est pas résilié ou lorsque le fonctionnaire occupe un logement détenu par l’État ou appartenant au fonctionnaire.

25.15.3 Lorsqu’un fonctionnaire est absent du poste en raison d’un congé payé autorisé, sauf dans le cas d’une absence visée par le paragraphe 25.15.2 et lorsque le bail du fonctionnaire n’est pas résilié ou lorsque le fonctionnaire occupe un logement détenu par l’État ou appartenant au fonctionnaire, les frais d’entreposage mentionnés à l’alinéa 25.15.1a) sont limités à ce qui suit :

  1. une limite de poids de :
    1. 150 kilogrammes nets (333 lb) pour un fonctionnaire non accompagné;
    2. 225 net (500 lb) pour un fonctionnaire accompagné; et/ou
  2. les frais engagés à partir du premier jour de congé du fonctionnaire.

25.15.4 Conformément au paragraphe 25.15.3, l’administrateur général doit autoriser le remboursement des frais relatifs à :

  1. une absence de huit jours ou plus d’un poste où, de l’avis de l’administrateur général, le risque de cambriolage ou d’effraction de domicile dans un logement inoccupé est nettement plus élevé que celui d’Ottawa/Gatineau; et
  2. lorsque, de l’avis de l’administrateur général, le risque de cambriolage ou entrée illégale dans un logement inoccupé n’est pas significativement plus élevé qu’à Ottawa/Gatineau, une absence du poste de :
    1. 19 jours ou plus de congé annuel auxquels des prestations sous le régime de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste ont été versées;
    2. 25 jours ou plus pour toute autre raison.

25.15.5 Un fonctionnaire qui est absent du poste en raison d’un congé payé autorisé et dont le bail est résilié avec l’approbation de l’administrateur général est visé par le paragraphe 15.13.1 de la DSE 15 – Réinstallation.

25.15.6 Lorsque, dans des circonstances exceptionnelles, le fonctionnaire n’est pas en mesure de prendre des dispositions personnelles de rechange pour l’entreposage sécuritaire d’une automobile, l’administrateur général peut exercer son pouvoir discrétionnaire pour prévoir un tel entreposage sécuritaire ou autoriser le remboursement des frais engagés par le fonctionnaire pour fournir un tel entreposage.

25.16 Rajustement compensatoire

25.16.1 Lorsqu’un fonctionnaire est tenu d’occuper un logement de l’État qui présente des lacunes inacceptables, d’après le sous‑ministre des Affaires étrangères, compte tenu de son salaire annuel et de la taille de la famille, le fonctionnaire a droit à un rajustement compensatoire. Ce rajustement compensatoire est déterminé en tant que réduction au pourcentage de ses frais de logement applicables, afin de tenir compte de l’incidence des inconvénients sur l’habitabilité du logement, et est indiqué dans le relevé mensuel des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire. Ce rajustement compensatoire, qui est indiqué dans le relevé des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire, est établi conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et décrite à l’Appendice D de la présente directive.

25.16.2 Lorsque, dans le même mois, un fonctionnaire a le droit à une exemption du paiement des frais de logement en vertu des dispositions de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille ou de la DSE 16 – Aide pour la résidence principale, et à un rajustement compensatoire en vertu du paragraphe 25.16.1, la somme maximale du rajustement compensatoire est la différence entre les frais de logement avant le rajustement et la dispense de logement applicable. Lorsqu’une exemption du paiement des frais de logement de 100 % est applicable, les dispositions du paragraphe 25.16.1 ne s’appliquent pas.

25.17 Déménagement local

25.17.1 L’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais lorsqu’un fonctionnaire est obligé de changer de logement permanent au poste en raison de besoins opérationnels ou pour des raisons qui sont acceptables pour l’administrateur général qui sont indépendantes de la volonté du fonctionnaire et que l’on ne rencontre pas normalement à la ville du bureau principal.

25.17.2 Un déménagement local concernant une personne à charge désignée après l’arrivée du fonctionnaire au poste n’est pas considéré comme une raison indépendante de la volonté du fonctionnaire aux fins du présent article.

25.17.3 Les dépenses qui peuvent être payées sont :

  1. les dépenses énumérées au paragraphe 25.9.3;
  2. l’emballage, le transport et le déballage des meubles et des effets conformément aux articles 15.13 à 15.17 de la DSE 15 – Réinstallation;
  3. le débranchement et le raccordement de services d’utilité publique, y compris le téléphone, l’électricité, l’eau, le câble et l’internet; et
  4. les dépenses réelles et raisonnables engagées pour le logement et les repas, telles que déterminées par l’administrateur général.