DSE 50 - Aide au déplacement de vacance
Introduction
On reconnaît par la présente directive qu'il est dans l'intérêt de la direction et des fonctionnaires que ceux-ci et leurs familles puissent bénéficier d'une allocation de déplacement de vacance pour faire un voyage au Canada et/ou pour prendre des vacances ailleurs qu'à la mission pendant leur affectation, et que les fonctionnaires affectés à des missions difficiles aient la possibilité de faire des voyages plus souvent.
Les procédures d'émission et de vérification se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
Directive 50
50.01 Un fonctionnaire et les personnes à charge qui partagent normalement sa résidence à la mission ont droit à une aide au déplacement de vacance pour le service à l'extérieur (ADV) pour les aider à prendre des vacances au Canada ou à un autre endroit,
a) une fois par période d'affectation de trois ans ou plus (y compris toute prolongation), pour les missions qui ne sont pas énumérées dans l'appendice de la DSE 58; lorsque le fonctionnaire est affecté à une mission non difficile pour une période de moins de trois ans, il n'a droit à une allocation qu'à la fin de son affectation en vertu de l'article 50.02a);
b) une fois par période d'affectation de deux ans et un voyage pour chaque année additionnelle, pour les missions de niveaux I et II figurant à l'appendice de la DSE 58;
c) deux fois par période d'affectation de trois ans et un voyage pour chaque année additionnelle, pour les missions de niveaux I et II figurant à l'appendice de la DSE 58;
d) une fois pour chaque année d'affectation et un voyage pour chaque année en sus de la période normale d'affectation, pour les missions de niveaux III, IV et V figurant à l'appendice de la DSE 58.
Instruction
1. L'expression « personne à charge qui partage normalement la résidence du fonctionnaire à la mission » comprend les étudiants des cours primaires et secondaires qui font leurs études hors de la mission, mais non au Canada, en vertu des dispositions de la DSE 34.05, lorsque le système scolaire à la mission n'est pas compatible.
2. Après approbation de la demande d'aide conformément à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, l'indemnité accordée en vertu de l'article 50.01 peut être utilisée par le fonctionnaire et par ses personnes à charge.
50.02
a) En plus de l'aide qui leur est accordée en vertu de l'article 50.01, le fonctionnaire et les personnes à charge partageant normalement sa résidence à la mission ont droit de demander de voyager entre la mission et la ville du bureau principal à la fin de chaque affectation, conformément à la DSE 15.03.
b) Le fonctionnaire ne peut se permettre de proroger son indemnité de transport prévue à la DSE 15.03.
c) L'administrateur général a le droit, pour des raisons opérationnelles, de proroger l'indemnité de transport à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire prévue à la DSE 15.03. En pareil cas, le fonctionnaire a droit à une ADV supplémentaire en vertu de la présente directive pour le déplacement à la ville où est situé le bureau principal, pendant sa nouvelle affectation. Ce déplacement à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire doit être indiqué sur le Formulaire d'attestation de voyage de la DSE 70 au titre de la DSE 50.
Instructions
1. Le fonctionnaire peut être tenu par l'administrateur général de prouver que l'ADV est ou sera utilisée pour un voyage de vacances, conformément à l'esprit de la présente directive, qui consiste à aider les fonctionnaires et leurs personnes à charge à faire au moins un voyage de vacances hors de la mission.
2. Les déplacements autorisés en vertu de l'article 50.02 à la fin d'une affectation ne peuvent être autorisés qu'à l'occasion de voyages de réinstallation effectués en vertu de la DSE 15 - Réinstallation, et ne s'appliquent pas aux affectations prolongées.
50.03
a) Le fonctionnaire devrait anticiper tout changement dans la taille de sa famille lorsqu'il présente une demande d'ADV. Une fois versée, l'ADV ne peut être rajustée pour tenir compte de l'arrivée ou du départ d'une personne à charge.
b) Lorsqu'une ADV est autorisée, les personnes à charge ne sont pas tenues de voyager ensemble ou avec le fonctionnaire.
50.04 Lorsqu'un déplacement est autorisé en vertu de l'article 50.01 et(ou) 50.02c), l'administrateur général doit autoriser une allocation de déplacement de vacance non soumise à justification équivalent :
a) de 80 % du prix du billet d'avion à plein tarif (Y) en classe économique pour un voyage aller-retour de la mission du fonctionnaire jusqu'à la ville où est situé son bureau principal, et
b) s'il n'y a pas de plein tarif (Y) en classe économique pour l'ensemble ou pour une partie du voyage, 100 % du tarif spécial (Y2) en classe économique s'appliquera à l'ensemble du voyage.
L'allocation doit correspondre à l'indemnité de mission prévue à la DSE 56, le 1er juin de chaque année.
Instruction
Les dispositions relatives à l'émission et à la vérification de l'aide au déplacement de vacance se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
50.05
a) Le fonctionnaire qui effectue un déplacement visé à l'article 50.01 de la présente directive n'est pas tenu de prendre un nombre minimum de jours de congé rémunéré.
b) Le fonctionnaire doit utiliser l'allocation pour se déplacer à l'extérieur de la mission, et peut se prévaloir de l'allocation à plus d'une occasion, sur présentation d'un plan de voyage fournissant des précisions sur le déplacement de chacune des personnes pour lesquelles une allocation a été autorisée.
c) Le fonctionnaire doit démontrer qu'au moins 75 % de indemnité est déboursé pour les frais de déplacement et de dépenses de voyage, ce qui comprend le transport, l'hébergement, les repas et les faux frais, comme les excursions et les droits d'entrée. Une preuve doit être fournie au terme du voyage ou de l'affectation du fonctionnaire, selon le cas, conformément à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
Instructions
1. Le congé annuel est un droit et devrait être autorisé en même temps que l'approbation de l'ADV.
2. Lorsque le déplacement est effectué à l'aide d'une voiture particulière ou louée, le fonctionnaire peut inclure les frais de location du véhicule, d'essence et d'huile, de péages routiers ou aux ponts, de traversiers et autres frais de transport, mais ne peut pas réclamer de remboursement calculé selon un taux de millage/kilométrage.
50.06 Le fonctionnaire autorisé à voyager en vertu de la présente directive et qui retourne à une mission difficile de niveau III, IV ou V peut prendre des dispositions pour se faire expédier par avion des effets personnels et mobiliers, en application exceptionnelle des dispositions de la DSE 15.13 - Réinstallation. Le fonctionnaire a le droit de faire expédier par avion des effets dont le poids ne dépasse pas 20 kilos pour lui-même et pour chaque personne à charge qui l'accompagne ou de faire expédier 20 kilos d'effets à titre d'excédent de bagage pour lui-même et pour chaque personne à charge qui l'accompagne où :
a) les frais seront les moindres des frais d'expédition par avion ou des frais d'excédent de bagage accompagné, déterminés par l'administrateur général en fonction du poids des effets que le fonctionnaire a le droit d'expédier de la ville du bureau principal du fonctionnaire à la mission du fonctionnaire au moment où le voyage se fait;
b) cette expédition doit se faire en provenance d'un endroit situé sur le parcours de retour à la mission et doit se rattacher à la période de voyage;
c) le fonctionnaire peut réclamer les droits de douane, les taxes et(ou) les frais de dédouanement imposés par le pays hôte sur les effets expédiés par avion ou sur l'excédent de bagage qui l'accompagne.
Instructions
1. Un fonctionnaire peut réclamer les frais d'expédition d'un excédent de bagage ou les frais d'expédition par avion, mais non les deux. Si un fonctionnaire réclame le remboursement des frais d'expédition des effets qu'il apporte avec lui à titre d'excédent de bagage lorsqu'il retourne à la mission, ces effets peuvent être expédiés à partir d'un ou de plusieurs endroits, jusqu'à concurrence du montant autorisé par l'administrateur général. Si le fonctionnaire réclame les frais d'expédition par avion, ceux-ci ne devraient pas dépasser le montant autorisé par l'administrateur général. Ce montant sera fixé par l'administrateur général avant le départ du fonctionnaire de la mission.
2. Sont à la charge d'un fonctionnaire tous les droits de surestarie ou droits semblables subis à la suite d'une erreur, d'un choix ou d'une négligence de la part du fonctionnaire ou des personnes à charge et les frais de transport local aux points d'origine et de destination de l'expédition.
50.07 Les fonctionnaires ne doivent normalement pas voyager pendant les heures de travail; s'ils le font, la durée du voyage doit être déduite de leurs congés à moins qu'il ne leur soit impossible de voyager en dehors des heures de travail (par exemple, si tous les vols internationaux partent le matin en milieu de semaine); en pareils cas, l'administrateur général accorde au fonctionnaire un congé de déplacement suffisamment long pour lui permettre de se rendre à destination, mais qui ne dépasse pas le temps requis pour se rendre en avion de sa mission à la ville où est situé son bureau principal.
50.08 La présente directive s'applique à chaque fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires. Cependant, lorsque les deux fonctionnaires sont affectés à la même mission, un seul des deux peut demander le remboursement des frais de voyage pour chaque personne à charge admise à voyager aux termes de la présente directive.
50.09
a) En vertu de la présente directive, on peut se prévaloir de tous les avantages à n'importe quel moment pendant une affectation, mais tous ces avantages s'annulent automatiquement lorsque l'affectation prend fin.
b) Lorsque la fréquence de l'ADV est modifiée par suite de la réduction du niveau de l'indemnité différentielle de mission applicable à une mission en vertu de la DSE 58, cette modification ne touche pas un fonctionnaire à cette mission le jour où elle entre en vigueur, et ce, tant que n'est pas terminée sa présente période d'affectation à cette mission.
c) Lorsque la fréquence de l'ADV est modifiée par suite de l'augmentation du niveau de l'indemnité différentielle de mission applicable à une mission en vertu de la DSE 58, cette modification touche seulement un fonctionnaire à cette mission le jour où elle entre en vigueur, s'il lui reste encore environ 12 mois d'affectation à cette mission.
50.10 Lorsqu'un fonctionnaire, voyageant en vertu des dispositions de la présente directive, accompagné d'une personne à charge, reçoit l'ordre de se présenter au travail temporaire, pendant la période de voyage autorisé, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables de la personne à charge qui l'accompagne, pour la période de service temporaire, conformément à la DSE 15.07 - Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage.
50.11 Lorsque le fonctionnaire met fin de son propre chef à son affectation ou démissionne avant la fin de sa période d'affectation à une mission, l'administrateur général peut recouvrer la totalité ou une partie de l'allocation; il peut aussi renoncer à recouvrer de tels frais s'il estime que des circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du fonctionnaire le justifient. (Voir les dispositions connexes de la DSE 15.35 et la DSE 15.36.)