DSE 32 - Aide aux frais de garde
Introduction
Devant le coût élevé de la garde d'enfants à de nombreuses missions, coût pour lequel l'indemnité de subsistance de mission ne prévoit pas de compensation, la présente directive offre une indemnité pour aider les parents seuls ou qui travaillent à assumer le coût de l'inscription de leurs enfants dans des garderies ou des services de garde agréés, lorsque ce coût est supérieur aux tarifs généralement pratiqués par de semblables services à Ottawa. (Pour les fins de la présente directive, les expressions « service de garde » et « garderie » sont synonymes.)
Directive 32
Champ d'application
32.01 La présente directive offre une aide financière aux fonctionnaires affectés à l'étranger qui sont des parents seuls ou dont l'époux ou conjoint de fait travaille à la mission pour :
a) le ou les nourrissons (âgés de moins de 18 mois) qui sont inscrits dans un programme agréé de garde dont le coût est supérieur à 1 447 $ par mois (la franchise), en conformité avec l'article 32.04;
b) le ou les tout-petits âgés (18 mois à moins de deux ans et demi) qui sont inscrits dans un programme agréé de garde dont le coût dépasse 1 241 $ par mois (la franchise), en conformité avec l'article 32.04;
c) le ou les enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus) qui sont inscrits dans un programme agréé de garde dont le coût dépasse 935 $ par mois (la franchise), en conformité avec l'article 32.04;
d) le ou les enfants d'âge préscolaire (deux ans et demi et plus) qui sont inscrits dans un établissement d'enseignement, tel qu'un Lycée à l'extérieur du Canada, dont le coût dépasse 935 $ par mois (la franchise), en conformité avec l'article 32.04;
e) cette aide prenant fin lorsque l'enfant atteint l'âge d'une inscription à temps plein à l'école.
f) Les fonctionnaires qui sont admissibles à l'aide aux frais de garde aux termes de l'article 32.04 peuvent recevoir une indemnité calculée en fonction du nombre de périodes d'une demi-journée auxquelles l'enfant est inscrit dans un mois. Les périodes d'une demi-journée correspondent à la matinée ou à l'après-midi les jours ouvrables. La franchise mensuelle complète correspond au nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné.
Lorsque les fonctionnaires utilisent moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la franchise et le plafond de la mission seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois.
Ligne directrice
Le nombre de périodes dans un mois donné variera en fonction du nombre de jours ouvrables à la mission pour le mois donné. L'appendice de la présente directive expose un processus par étape et donne un exemple à suivre pour calculer l'indemnité de garde.
Conditions
32.02 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garde aux termes de l'article 32.01 peuvent demander le versement d'une indemnité pour compenser les frais de garderie au-delà des tarifs moyens qui se pratiquent à Ottawa (la franchise), pour autant que :
a) le service de garde soit un établissement agréé possédant ses propres installations et doté d'un personnel composé de professionnels reconnus;
b) la mission certifie que l'établissement sélectionné satisfait à une norme acceptable;
c) sauf dans les cas prévus par l'article 32.01d), aucune assistance ne soit fournie lorsqu'une indemnité d'études (ou allocation d'instruction) est payable en vertu de la DSE 34 - Indemnité scolaire.
Instructions
1. Les trois franchises, établies à 1 447 $ par mois pour les nourrissons, à 1 241 $ pour les tout-petits et à 935 $ par mois pour les enfants d'âge préscolaire, en vigueur le 1er avril 2009, correspondent au coût moyen des services de garde dans les établissements de la région d'Ottawa en 2009. Le sous-ministre adjoint des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, a été autorisé à ajuster les franchises au 1er avril de chaque année, afin de refléter les taux/coûts en vigueur pour cette année civile.
2. La présente directive s'applique lorsque l'époux ou conjoint de fait travaille à temps plein ou à demi-temps à l'extérieur.
3. Quand les deux parents travaillent, mais qu'un des deux le fait à la maison, une aide aux frais de garde est autorisée lorsqu'ils démontrent à la satisfaction de l'administrateur général que le parent travaillant à la maison se livre à des activités telles qu'il ne peut pas s'occuper de ou des enfants à charge ayant besoin de services de garde, au moins pour la période où il(s) doit (doivent) être gardé(s) (c.-à-d. une demi-journée ou la journée entière) et qu'il n'y a pas d'autres personnes capables de s'en occuper à la maison.
4. Aucune aide n'est accordée dans les cas où les fonctionnaires ont recours à des gardiennes ou à d'autres personnes vivant chez eux pour s'occuper de ou des enfants.
5. En cas de pénurie de places dans une garderie agréée, le fonctionnaire peut envoyer son enfant dans une garderie en milieu familial agréée à l'extérieur. La garderie en milieu familial s'entend de la garde de l'enfant dans une résidence privée autre que la maison de l'enfant.
Plafond de frais de garde représentatif
32.03 Lorsqu'il existe un service de garde institutionnel à la mission et que les fonctionnaires ont droit à une aide financière à cet égard, la mission fixera un plafond de frais de garde représentatif pour rendre compte de ce qu'il en coûte en moyenne pour faire garder un enfant dans un établissement agréé comparable à ceux utilisés par les parents canadiens à la mission.
Instruction
Le 1er avril de chaque année, les Missions avisent l'administrateur général des plafonds recommandés concernant les garderies, ce plafond étant calculé selon une moyenne de trois (dans la mesure du possible) établissements de garde agréés qui sont utilisés par des Canadiens ou d'autres expatriés, pour cette année civile.
Indemnité de garde
32.04 Les fonctionnaires admissibles à l'aide aux frais de garde aux termes de l'article 32.01 dont le ou les enfants sont inscrits dans un programme de garde peuvent demander, pour chaque enfant, une indemnité mensuelle qui équivaut au moindre des montants suivants, soit
a) le coût mensuel réel du programme; ou
b) le plafond représentatif des frais de garde déterminé par la mission; ou
c) un montant maximal équivalant à trois fois la franchise correspondante pour un nourrisson, un tout-petit ou un enfant d'âge préscolaire, en conformité avec l'article 32.01;
moins la franchise correspondante pour un nourrisson, un tout-petit ou un enfant d'âge préscolaire, en conformité avec l'article 32.01.
Instructions
1. Le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, a été autorisé à ajuster le montant maximum de l'article 32.04c) au 1er avril de chaque année, afin de refléter trois fois la moyenne des coûts/taux en vigueur pour les services de garde dans la région d'Ottawa, pour cette année civile.
2. Pour faciliter l'administration de la présente directive, l'assistance est offerte sous la forme d'une indemnité qui peut être sujette à vérification. Les fonctionnaires sont tenus de prouver que l'indemnité a bel et bien été dépensée aux fins prévues.
3. Une fois que le plafond représentatif de frais de garde a été approuvé par l'administrateur général, les fonctionnaires peuvent présenter une demande d'aide aux frais de garde à l'administration de la Mission. Lorsque la demande est approuvée, les Missions sont autorisées à verser des indemnités mensuelles au fonctionnaire au titre de l'aide aux frais de garde pendant l'année à venir, et ce, commençant le 1er septembre.
4. Avant d'obtenir l'indemnité pour la période subséquente, le fonctionnaire doit produire une preuve (conservée par l'administration de la Mission) que l'enfant a été inscrit dans le programme déclaré de garde pendant une période suffisante pour justifier le versement de l'indemnité. Si ce n'est pas le cas, le fonctionnaire est tenu de rembourser une partie de l'indemnité dont le montant sera calculé au prorata de la période durant laquelle l'enfant n'était pas inscrit au programme.
5. L'indemnité prévue par la présente directive a pour objet d'aider le fonctionnaire à assumer les frais de garderie dont il est responsable. Par exemple, si le fonctionnaire est obligé de payer au mois et que l'enfant s'absente pour cause de maladie pendant plusieurs jours, le fonctionnaire ne devrait pas en être pénalisé. Mais si le paiement se fait à la journée et que l'enfant est absent un ou plusieurs jours, l'indemnité versée le mois suivant devrait être réduite en conséquence.
6. L'indemnité sera normalement versée tous les mois, à moins qu'une période de paiement plus longue soit la norme. En aucun cas, toutefois, la période de versement ne pourra-t-elle dépasser six (6) mois.
7. Les propositions d'aide au-delà des montants prescrits pour la garde d'enfants, en raison de circonstances exceptionnelles, peuvent être étudiées par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
8. Le coût de la garde d'enfants en milieu familial, de la garde après l'école ou du gardiennage (« babysitting ») d'enfant ne donne actuellement pas droit à une assistance en vertu des dispositions de la présente directive.
9. Le transport vers et en provenance du service de garde ou de l'établissement d'enseignement est à la charge du ou des parents. Aucun soutien financier au transport ne sera fourni en application de la présente directive.
10. Pour réserver une place pour son enfant dans un établissement agréé ou une garderie en milieu familial agréée, le fonctionnaire peut avoir à verser des frais d'inscription non remboursables. Le fonctionnaire admissible à une indemnité de garde aux termes de l'article 32.01, s'il présente un reçu ou un document attestant que des frais d'inscription ont été payés, aura droit au remboursement de ces frais, jusqu'à concurrence de 250 $ par année civile par enfant.
Par contre, les frais non remboursables de demande d'admission que le fonctionnaire a versés à un établissement de garde d'enfants pour assurer l'inscription de l'enfant à charge sont la responsabilité du fonctionnaire et ne seront pas remboursés.
Lignes directrices
1. Une assistance est fournie pour la garde d'enfant dans un établissement, c'est-à-dire une organisation localement agréée possédant ses propres installations et son personnel professionnellement qualifié. Les Missions devraient suivre le Règlement de l'Ontario sur les garderies, dont un résumé sera envoyé, sur demande, à toute Mission. On reconnaît que les normes locales seront différentes. Ce règlement de l'Ontario n'est fourni qu'à titre de ligne directrice sur ce que constitue un établissement acceptable pour obtenir une aide financière en vertu de la présente directive.
2. Les fonctionnaires sont responsables de choisir des services de garde dont les installations répondent aux normes requises, de voir à toutes les démarches et formalités administratives et de fournir tous les détails, y compris les barèmes tarifaires, à l'administration de la Mission.
Appendice
Indemnité de garde - guide de calcul au prorata et processus par étape
En vigueur le 1er avril 2009
Lorsqu'un fonctionnaire utilise moins que le nombre total de périodes d'une demi-journée dans un mois donné, la franchise et le plafond de la mission seront calculés en fonction du nombre de périodes auxquelles l'enfant a assisté pendant le mois.
Formule de calcul des indemnités
1. Déterminer le nombre total de périodes dans un mois donné.
2. Déterminer le nombre de périodes utilisées au cours du mois.
3. Diviser le nombre de périodes dans un mois donné par le nombre de périodes utilisées.
4. Appliquer le résultat (pourcentage) au plafond de la mission.
5. Appliquer le même pourcentage à la franchise.
6. L'indemnité de garde correspond à la différence entre la franchise calculée au prorata et le montant payé par le fonctionnaire ou le plafond mensuel calculé au prorata, en retenant le moins élevé des deux montants.
Exemple - Indemnité de garde - Calcul au prorata
Exemple 1 - Lorsque le montant réclamé ne dépasse pas le plafond de la mission calculé au prorata.
Au cours du mois de juin 2009, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.
Données
- Le nombre total de périodes en juin 2009 à la mission est 44
- Le nombre de périodes utilisées est 19
- Le fonctionnaire paie des frais de garde (hypothétiques) de 750 $ pour le mois de juin
- La franchise est 1 241 $ par mois pour les tout-petits
- Le plafond de la mission est de 2 000 $
| Nombre total de périodes | 44 |
| Nombre de périodes utilisées | 19 |
| Taux | 43 % |
| Montant réclamé | 750 $ |
| Plafond de la mission calculé au prorata | 860 $ |
| Franchise calculée au prorata | 534 $ |
| Indemnité de garde (différence entre la franchise calculée au prorata et le montant réclamé par le fonctionnaire) | 216 $ |
Exemple 2 - Lorsque le montant réclamé dépasse le plafond de la mission calculé au prorata.
Au cours du mois de juin 2009, un fonctionnaire envoie son tout-petit à la garderie en matinée le lundi, toute la journée le mardi et en après-midi le mercredi.
Données
- Le nombre total de périodes en juin 2009 à la mission est 44
- Le nombre de périodes utilisées est 19
- Le fonctionnaire paie des frais de garde (hypothétiques) de 900 $ pour le mois de juin
- La franchise est 1 241 $ par mois pour les tout-petits
- Le plafond de la mission est de 2 000 $
| Nombre total de périodes | 44 |
| Nombre de périodes utilisées | 19 |
| Taux | 43 % |
| Montant réclamé | 900 $ |
| Plafond de la mission calculé au prorata | 860 $ |
| Franchise calculée au prorata | 534 $ |
| Indemnité de garde (différence entre la franchise calculée au prorata et le plafond de la mission calculée au prorata) | 326 $ |
DSE 33 - Aide aux études dans un Lycée au Canada
Introduction
La présente directive a pour objet d'apporter une aide financière aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur et aux agents de liaison de la GRC pendant leur affectation au Canada, pour qu'ils puissent inscrire leurs enfants à charge dans un Lycée au Canada, afin d'assurer la continuité des études en français faites par ceux-ci à l'étranger.
Directive 33
33.01 Les fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur, au sens où l'entend la DSE 3.01a), et les agents de liaison de la GRC peuvent se prévaloir des dispositions de la présente directive pendant leur affectation au Canada, afin d'assurer la continuité des études en français faites par leurs enfants à charge à l'étranger.
33.02 L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité, des manuels obligatoires et des fournitures scolaires (tel que déterminé en vertu des dispositions de la DSE 34.01c)i)A)7) de la DSE 34 - Indemnités scolaires) engagés dans un Lycée au Canada à l'égard :
a) d'un enfant qui était inscrit dans le système des lycées français pendant l'affectation du fonctionnaire à l'étranger;
b) d'un enfant qui commence la maternelle dans un système des lycées pendant une affectation du fonctionnaire au Canada à la suite d'une affectation à l'étranger; et
c) d'un enfant qui est inscrit dans un Lycée au Canada avant que le fonctionnaire se fasse offrir une première affectation à l'étranger.
Instruction
Pour l'application du présent article, l'enfant doit être admissible à une aide en conformité avec la DSE 34.02a)(i), à savoir qu'il doit être âgé de trois ans et huit mois au 1er septembre de l'année scolaire.
33.03 Le paiement autorisé en vertu de l'article 33.02 doit normalement être limité à la période de deux ans qui suit immédiatement :
a) l'affectation au Canada du fonctionnaire affecté à l'étranger; et/ou
b) la date où il entre dans le régime d'emploi en vertu duquel il sera affecté successivement à un certain nombre de missions.
33.04 L'administrateur général du ministère concerné pourra examiner, au cas par cas, la possibilité de faire exception aux limites prévues à l'article 33.03; il pourra accorder des prolongations ne dépassant pas une année à la fois, compte tenu des nécessités du service. Il pourra également exercer ce pouvoir discrétionnaire dans les cas où un fonctionnaire est affecté au Canada ou à l'étranger pendant l'année scolaire.
DSE 34 - Indemnités scolaires
Introduction
La présente directive a pour objet la prestation d'une aide financière aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants à charge puissent faire des études primaires et secondaires comparables à celles qu'ils feraient au Canada et réintégrer avec le moins de difficulté possible le système scolaire canadien.
Une indemnité scolaire est versée aux fonctionnaires affectés à l'extérieur du Canada qui engagent les frais nécessaires pour les études que leurs enfants à charge feraient d'ordinaire gratuitement dans le système d'enseignement public ontarien ou son équivalent des autres provinces. L'indemnité scolaire permet à l'élève/l'étudiant de faire un an de pré-maternelle, un an de maternelle, huit ans d'études primaires (six ans au Québec) et quatre ans d'études secondaires (cinq ans d'études secondaires plus deux ans d'études générales préuniversitaires - CÉGEP I et II - au Québec), jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance.
Une aide au logement pour les études postsecondaires peut être versée jusqu'à et y compris l'année scolaire du 23e anniversaire de naissance d'un étudiant fréquentant à temps plein un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.
Définitions
34.01 Aux fins de la présente directive, les définitions suivantes s'appliquent :
a) enseignement compatible (compatible education) s'entend d'un système d'enseignement offrant un programme d'études et des services compatibles avec ceux qui sont normalement offerts gratuitement dans les établissements d'enseignement de l'Ontario, de la pré-maternelle à la fin des études secondaires, compte tenu :
(i) de l'avantage qu'il y a à maintenir l'enfant dans son programme scolaire ou l'équivalent;
(ii) des antécédents scolaires de l'enfant et des autres facteurs personnels d'intérêt pour son éducation.
b) indemnité scolaire (education allowance) s'entend d'une indemnité correspondant aux frais d'enseignement admissibles versée annuellement aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants/élèves/étudiants à charge puissent faire des études compatibles qui leur permettront de poursuivre leur programme scolaire et faciliteront leur réintégration pour l'année suivante dans un système d'enseignement public provincial à leur retour au Canada.
c) frais de scolarité (education expenses)
(i) frais admissibles (admissible expenses) s'entend des frais réellement engagés pour que l'objet de la présente directive soit accompli à l'égard d'un enfant/élève/étudiant à charge, soit :
(A) les frais de cours, leçons, services ou programmes ordinairement gratuits en tant qu'éléments du programme d'enseignement en Ontario ou de son équivalent dans les autres provinces lorsque c'est une condition de la réinscription à l'enseignement public dans cette province, mais qui ne sont pas gratuits à l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève/l'étudiant, comme :
(1) les frais de scolarité,
(2) les frais des cours qui figurent normalement au programme scolaire,
(3) les frais non remboursables de demande d'admission, y compris les frais versés par le fonctionnaire à plus d'un établissement pour assurer l'inscription de l'enfant/l'élève/l'étudiant à charge à un établissement convenable dans les circonstances, même si la somme peut excéder le plafond établi,
(4) les frais d'inscription non remboursables,
(5) les droits d'entrée,
(6) le prix des manuels obligatoires,
(7) le matériel scolaire, d'art et d'artisanat considéré comme admissible par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur en fonction de la pratique du :
- Conseil scolaire du district d'Ottawa-Carleton
- Conseil scolaire catholique d'Ottawa-Carleton
- Conseil des écoles catholiques de langue française du Centre-Est
- Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario
(8) les droits d'examen, y compris les droits exigés pour le baccalauréat international (BI), les droits d'équivalence et les droits pour les tests d'aptitude aux études,
(9) les frais de bibliothèque,
(10) les frais de laboratoire,
(11) les frais d'utilisation d'ordinateurs,
(B) les frais payés en tant que condition de l'inscription, comme :
(1) les frais des diplômes de fin d'études,
(2) les frais de location d'un uniforme militaire,
(3) les frais de financement des établissements ou autres frais spéciaux analogues à cette fin, sous réserve des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques,
(4) les frais d'externat,
(5) les frais d'éducation physique,
(6) les frais des cartes d'identité et des photographies prises à cette fin,
(7) la souscription à une fondation scolaire,
(8) les frais d'examen et de services médicaux,
(9) les frais liés à la sécurité des élèves/étudiants et de l'établissement, ou des deux,
(10) les frais de cours, de leçons, de services, de programmes et (ou) d'excursion compris dans le programme de l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève/l'étudiant, mais qui ne sont pas normalement gratuits en tant qu'élément du programme d'enseignement en Ontario,
(11) les frais des repas du midi, moins la partie fixe calculée par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur comme étant payables par les parents,
(12) l'assurance-cautionnement en cas d'accidents pour protéger l'établissement d'enseignement, et
(13) les frais du test préalable de classement lors de l'inscription initiale à un lycée à l'extérieur du Canada,
(C) les frais du transport local assuré par ou pour l'école, comme un service d'autobus scolaire, qui sont normalement engagés pour permettre un voyage aller-retour à l'enfant/l'élève/l'étudiant chaque jour de classe entre son lieu de résidence et l'établissement d'enseignement.
Instructions
1. Le remboursement des frais d'excursion n'est envisagé que lorsque le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur est convaincu que les excursions en question sont obligatoires et que leur coût est inclus dans le tarif de l'établissement d'enseignement ou que la non-participation entraînerait l'échec de l'année (avec confirmation par une lettre du directeur de l'école).
2. Dans des situations spéciales, les comités de direction des missions peuvent autoriser le paiement des frais du transport local assuré par ou pour l'école à l'égard de plus d'un aller-retour par jour de classe, quand :
a) il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi,
b) il n'y a pas de surveillance pendant la pause du midi,
c) l'horaire prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.
3. Lorsqu'un fonctionnaire a été requis de payer des frais de scolarité avant le début de l'année scolaire à une école dans la zone du bureau principal (p.ex., le collège Ashbury ou l'école Elmwood) et il fait l'objet d'une affectation ultérieure avant le début de l'année scolaire, l'employeur fera tout son possible pour recouvrer les frais payés par le fonctionnaire.
Lignes directrices
La DSE 30 - Moyens de transport à la mission et dépenses connexes, porte sur les autres situations concernant le transport des enfants à charge à l'école.
(D) les frais et coûts :
(1) des cours ou des programmes supplémentaires, ou, lorsqu'un cours ou un programme structuré n'est pas offert, des leçons particulières, si les uns ou les autres sont entrepris après réception de l'avis d'affectation à l'ancien lieu de travail avant la réinstallation, ou au nouveau lieu de travail après la réinstallation. Les cours, les programmes ou les leçons particulières doivent avoir été recommandés par des autorités compétentes en matière d'éducation afin de satisfaire aux exigences d'un cours obligatoire et (ou) de permettre à l'élève d'atteindre le niveau de scolarité approprié à l'établissement d'enseignement du nouveau lieu de travail. Ces frais ne sont admis que si l'insuffisance scolaire est attribuable au service extérieur et non au défaut ou au choix de l'élève, ni du fonctionnaire;
(2) des cours et (ou) des leçons particulières dans des matières non inscrites au programme de l'école fréquentée par l'enfant/l'élève, mais exigées au retour au Canada par un système d'enseignement provincial pour l'obtention d'un diplôme d'études secondaires;
(3) des leçons particulières dans des matières où le niveau de scolarité de l'enfant/l'élève est inférieur à celui de sa classe ou de son niveau à l'établissement qu'il fréquente lorsque des autorités compétentes en matière d'éducation recommandent ces leçons particulières afin d'assurer la compatibilité de l'éducation, quand l'insuffisance scolaire est attribuable au service extérieur et non au défaut ou au choix de l'élève, ni du fonctionnaire;
(4) des leçons particulières dans la deuxième langue officielle afin d'offrir jusqu'à 50 heures d'enseignement par année scolaire aux enfants/élèves fréquentant l'école à la mission (sauf la pré-maternelle);
(E) un enseignement catholique comparable à celui qui est offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario; quand cet enseignement n'est pas offert, les frais d'une instruction religieuse catholique peuvent être réclamés;
(F) les frais réels et raisonnables de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage pendant les périodes scolaires prévues, lorsque l'élève a été autorisé à faire ses études primaires hors de la mission parce que les écoles qui s'y trouvent ne sont pas compatibles, ou qu'il a été autorisé à faire ses études secondaires ou l'équivalent hors de la mission;
(G) les frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels d'un élève/étudiant à charge entre des années scolaires successives;
(H) les frais de demande d'inscription à l'université ainsi que les frais d'évaluation liés aux cours théoriques payés en sus des dépenses assumées par les résidents de l'Ontario, pour autant que ces frais soient engagés durant la dernière année d'études secondaires, à moins de douze mois de l'obtention d'un diplôme de fin d'études secondaires.
(ii) frais inadmissibles (inadmissible expenses) s'entend :
(A) des photographies de classe,
(B) de l'équipement sportif,
(C) des revues scolaires,
(D) des dépôts remboursables, y compris ceux qui sont versés pour des manuels, de l'équipement sportif ou des articles analogues,
(E) des uniformes scolaires,
(F) de l'argent de poche,
(G) des dons, subventions ou autres frais spéciaux analogues, sauf les frais obligatoires de financement des établissements, à moins qu'ils soient autorisés par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur,
(H) des excursions facultatives,
(I) des frais de cours de musique et de danse privés, et
(J) de l'achat ou de la location d'équipement informatique.
d) année scolaire (pour une indemnité scolaire) (school year (for an education allowance)) s'entend de l'année scolaire comme telle, normalement du 1er septembre au 31 août dans l'hémisphère nord et du 1er janvier au 31 décembre dans l'hémisphère sud.
34.02
a) Conformément à la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité scolaire au fonctionnaire afin que son enfant/élève/étudiant à charge puisse faire des études allant jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance, ce qui correspond :
(i) aux programmes facultatifs de pré-maternelle/maternelle offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario aux élèves âgés de trois ans et huit mois/quatre ans et huit mois au 1er septembre de l'année scolaire ou au 1er janvier de l'année scolaire dans l'hémisphère sud;
(ii) aux programmes d'école primaire équivalant à de la 1re à la 8e année en Ontario ou de la 1re à la 6e année au Québec, selon le cas, et
(iii) aux programmes d'école secondaire équivalant à de la 9e à la 12e années en Ontario ou de Secondaire I à Secondaire V ainsi qu'aux études préuniversitaires générales CÉGEP I et II au Québec, le cas échéant.
Instruction
1. Afin d'assurer la compatibilité de l'éducation entre le Québec et l'Ontario, les alinéas 34.02a)(ii) et (iii) seront révisés annuellement, le 1er septembre, et modifiés au besoin par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
b) L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité admissibles directement à l'établissement d'enseignement au nom d'un fonctionnaire ou d'un groupe de fonctionnaires, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Le fonctionnaire communique avec l'administration de la mission par écrit dès qu'il reçoit la facture de l'école et (ou) qu'un enfant cesse de la fréquenter pendant l'année scolaire pour laquelle l'indemnité a été payée. Toute somme payée à l'avance et remboursée par l'établissement d'enseignement dans ces circonstances est versée au Receveur général du Canada. Si l'établissement d'enseignement rembourse directement le fonctionnaire, par erreur, celui-ci verse immédiatement la somme reçue au Receveur général;
c) Avant d'autoriser le versement d'une indemnité scolaire, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent du service extérieur, doit se demander si l'établissement d'enseignement à l'étranger est compatible pour l'enfant/l'élève. Avant de prendre une décision sur la compatibilité d'un établissement pour un enfant/élève donné, l'administrateur général tient compte des conseils du plus haut fonctionnaire de la mission, de l'expérience pertinente des autres ministères qui y sont représentés et de l'opinion du fonctionnaire quant à la compatibilité des établissements à la mission, en se basant sur les antécédents scolaires de l'enfant et sur les autres facteurs personnels influant sur son éducation. Il tient particulièrement compte de l'objectif d'assurer l'accès de l'enfant d'un fonctionnaire :
(i) à l'enseignement dans la langue officielle appropriée, à savoir le français ou l'anglais, conformément à l'article 23 de la Charte canadienne des droits et libertés (Droits à l'instruction dans la langue de la minorité);
(ii) à l'enseignement dans un milieu sain, sûr et protégé;
(iii) à un programme raisonnablement compatible avec celui du ministère de l'Éducation de l'Ontario;
(iv) à un milieu sans problèmes attribuables à la ségrégation raciale ou à l'hostilité envers les étrangers;
(v) à un enseignement sans instruction religieuse obligatoire incompatible;
(vi) à un enseignement catholique comparable à celui offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, conformément au droit confirmé dans la Constitution du Canada;
(vii) à un enseignement dans un établissement où l'on ne manque pas de confiance envers le personnel, ni à l'égard du climat moral qui prévaut dans la population scolaire;
(viii) à un enseignement qui lui permettra de se maintenir dans son programme scolaire équivalent;
d) nonobstant toute autre disposition de la présente directive, le versement d'une indemnité scolaire ou des frais connexes au nom d'un enfant/élève/étudiant à charge qui réside avec l'époux ou conjoint de fait ayant choisi de ne pas accompagner le fonctionnaire à la mission n'est pas autorisé sans l'approbation du président du Conseil du Trésor, à la demande de l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
Instruction
L'application de l'alinéa 34.02d) est prévue pour des situations spéciales, comme la fréquentation d'un Lycée au Canada, qui justifient le versement d'une indemnité lorsque l'enfant/l'élève fréquente une école privée.
Études primaires et secondaires à la mission
34.03
a) Lorsqu'un enfant à charge fait des études primaires ou secondaires dans un établissement d'enseignement compatible à la mission du fonctionnaire, une indemnité scolaire correspondant aux frais de scolarité admissibles est autorisée conformément au présent article.
b) Le sous-ministre des Affaires étrangères établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le plafond autorisé à l'égard de la mission pour le coût des frais de scolarité admissibles dans un établissement type pour chaque mission, quand les établissements d'enseignement gratuits ne sont pas compatibles. L'établissement type est choisi à partir de la liste des établissements compatibles recommandés par la mission au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Une fois que l'établissement a été approuvé comme établissement type pour une mission, l'administrateur général peut approuver le versement d'une indemnité correspondant aux frais de scolarité admissibles à n'importe quel établissement figurant à la liste des établissements compatibles de la mission, jusqu'à concurrence du plafond établi pour l'établissement type.
c) L'administrateur général établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, une indemnité supplémentaire en sus du plafond de la mission, pour les leçons particulières et l'enseignement catholique, à titre individuel.
d) L'administrateur général peut établir, à titre individuel, une indemnité scolaire si l'établissement type n'est pas compatible pour un enfant donné, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, dans le cas des missions où il ne convient pas d'appliquer le plafond autorisé à l'égard des missions dans le cas de cet enfant ou pour lesquelles ce plafond n'a pas été établi parce que l'établissement type n'exige pas de frais.
e) Sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour l'enseignement à domicile (manuels, fournitures scolaires et autres frais autorisés dans le cadre du Programme d'enseignement à domicile) jusqu'à concurrence du plafond de la mission, ou, lorsqu'un plafond n'a pas été établi, des frais d'externat de l'Ontario, lorsque :
(i) le fonctionnaire décide que l'enfant fera ses études à la maison, conformément à un Programme provincial d'enseignement à domicile;
(ii) un « plan d'études » satisfaisant aux exigences provinciales est produit.
Instructions
1. On s'attend à ce que la majorité des enfants fassent leurs études primaires et secondaires à la mission.
2. Lorsque les établissements de la mission ne sont pas compatibles ou qu'il est dans l'intérêt de l'enfant de faire ses études secondaires au Canada ou dans un établissement offrant un programme d'études canadien, une indemnité scolaire est autorisée à titre individuel ailleurs qu'à la mission, conformément aux articles 34.04 et 34.05.
3. Dans le cas des missions où les établissements locaux n'exigeant pas de frais sont compatibles, un plafond type n'est pas normalement établi, et le versement d'une indemnité scolaire n'est normalement envisagé que lorsqu'on peut prouver que l'établissement approprié n'exigeant pas de frais n'est pas compatible pour un enfant donné.
4. Pour établir la liste des établissements compatibles, il faut tenir compte de l'alinéa 34.02c).
5. Pour déterminer l'établissement type, le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur doit tenir compte de la compatibilité d'un établissement donné pour la majorité des enfants à la mission.
6. Plus d'un plafond peut être établi pour la même mission. On peut choisir deux établissements types, l'un où l'enseignement est dispensé en français et l'autre, en anglais. De même, on peut établir pour une même mission un plafond pour l'enseignement primaire et un autre pour l'enseignement secondaire jusqu'à l'équivalent de la 12e année en Ontario. En outre, on peut établir plus d'un plafond pour la même mission de façon à tenir compte de l'emplacement des logements de l'État par rapport aux établissements compatibles.
Études primaires et secondaires au Canada
34.04
a) Études primaires au Canada
(i) Sous réserve de l'alinéa 34.02d), l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour des études primaires au Canada lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir un enseignement compatible à la mission pour un enfant donné ou que les conditions de vie à la mission sont insalubres pour l'enfant. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :
(A) frais d'externat pour l'enfant fréquentant un établissement d'enseignement public et frais de chambre et de pension calculés conformément à l'alinéa 34.04b), ou
(B) frais de scolarité admissibles dans un pensionnat lorsqu'il est impossible de prendre des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public, déterminés conformément à l'alinéa 34.04b).
(ii) Au moment de l'affectation à une mission à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire afin qu'un enfant à charge puisse faire ses études primaires au Canada, même si un enseignement compatible est possible à la mission pour l'enfant ou que les conditions de vie n'y sont pas insalubres pour lui, conformément à l'alinéa 34.04a), lorsque :
(A) l'enfant fréquente un établissement d'enseignement primaire au Canada, afin qu'il puisse terminer sa dernière année d'études primaires;
(B) l'indemnité n'excède pas le plafond établi pour le poste ou le plafond établi pour des études en pension au Canada, selon la moindre des deux éventualités.
Lignes directrices
1. Le sous-alinéa 34.04a)(ii) a pour objet d'éviter de perturber inutilement les études d'un enfant afin d'assurer la continuité de sa progression jusqu'au niveau secondaire au Canada.
2. Les parents doivent communiquer avec le conseil scolaire responsable pour déterminer s'ils sont tenus de payer des frais, puisque les frais d'externat peuvent ne pas être exigibles au-delà du 18e anniversaire de naissance d'un élève à charge, conformément à la Loi Ontarienne sur l'éducation.
3. Le déplacement pour fins éducatives, y compris l'acheminement des effets personnels, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
4. Le déplacement d'un parent pour accompagner l'enfant de la mission à une école primaire ou secondaire au Canada, au début de la première année au cours de laquelle l'élève reçoit son enseignement à l'extérieur de la mission, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
5. Les déplacements pour réunion de famille peuvent être autorisés conformément à la DSE 51 - Réunion de famille.
b) Études secondaires au Canada
(i) Sous réserve de l'alinéa 34.02d), lorsqu'un fonctionnaire décide que l'enfant à charge fera ses études secondaires au Canada, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à cette fin. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :
(A) les frais d'externat dans un établissement d'enseignement public et les frais de chambre et pension, tels que déterminés conformément au présent article, ou
(B) les frais de scolarité admissibles pour des études dans un pensionnat, quand il est impossible de conclure des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public, tels que déterminés conformément au présent article; et
(C) les frais de chambre et de pension pour les fins de semaine, quand un élève à charge passe cinq jours en pension dans un établissement d'enseignement français du Québec (aucun établissement ne loge les élèves sept jours sur sept).
Instructions
1. L'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive à l'égard d'un élève faisant ses études primaires ou secondaires dans un pensionnat au Canada est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, en se fondant sur les frais de scolarité admissibles réels exigés par le Collège Ashbury d'Ottawa.
2. Dans l'éventualité où le Collège Ashbury cesserait d'offrir des installations résidentielles mixtes, la méthode de calcul de l'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive pour des études dans un pensionnat canadien doit être déterminée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.
3. Le sous-ministre des Affaires étrangères détermine aussi l'indemnité payable pour l'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
L'administrateur général peut décider, à la suite d'une demande précise faite par un fonctionnaire, d'inclure dans l'indemnité les coûts d'emballage et (ou) de transport local (enlèvement et livraison) des effets personnels de l'étudiant lorsqu'il peut être démontré que :
a) aucune autre option n'est disponible ni pratique;
b) il s'agit d'une exigence de l'installation d'entreposage commercial, où aucune autre installation ou disposition d'entreposage n'est disponible ou pratique;
c) la solution proposée est économique, compte tenu des autres dispositions pouvant être prises pour l'entreposage des effets personnels de l'étudiant.
4. L'indemnité maximale payable en vertu de la présente directive pour les frais de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage d'un élève fréquentant un établissement d'enseignement public au Canada est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, de façon à refléter 75 % de la différence des frais facturés entre un interne et un externe au Collège Ashbury, déduction faite de tous les frais supplémentaires.
5. L'indemnité pour les frais de chambre et de pension en fin de semaine est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, en fonction du tarif de fin de semaine à l'Académie Laurentienne de Val-David (QC).
6. Lorsqu'un élève à charge inscrit au programme national français fréquente un Lycée au Canada, le fonctionnaire peut réclamer une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de scolarité au lieu des frais d'externat, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.
7. Conformément au principe d'équivalence, une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles peut être réclamée à l'égard d'un élève à charge faisant des études secondaires techniques ou professionnelles au Canada, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.
8. Lorsqu'un élève fait des études techniques ou professionnelles qui ne sont normalement pas gratuites pour les résidants, les dispositions applicables à l'enseignement postsecondaire s'appliquent.
Lignes directrices
1. Le déplacement pour fins éducatives, y compris l'acheminement des effets personnels, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
2. Le déplacement d'un parent pour accompagner l'enfant de la mission à une école primaire au Canada peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
3. Les déplacements pour réunion de famille peuvent être autorisés conformément à la DSE 51 - Réunion de famille.
Études secondaires hors de la mission, mais pas au Canada
34.05
a) L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge fréquentant l'établissement d'enseignement secondaire offrant le programme d'enseignement canadien le plus près de la mission du fonctionnaire, établissement inspecté par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, dans le cas des fonctionnaires affectés ailleurs qu'en Amérique du Nord et du Sud. L'indemnité autorisée en vertu de cet article ne dépasse pas le plafond fixé pour les études secondaires dans un pensionnat au Canada, conformément à l'article 34.04.
b) Lorsque le fonctionnaire est réaffecté, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge :
(i) conformément à l'alinéa 34.05a); ou
(ii) conformément à l'article 34.10.
c) Le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, établit un plafond pour les frais de scolarité à l'École Sophia Antipolis de Valbonne (France), dans les cas où il n'est pas possible d'inscrire l'enfant/l'élève à un établissement compatible avec le programme français national d'enseignement secondaire à la mission.
d) Lorsque l'élève à charge fait des études dans le pays d'affectation, mais pas au lieu de travail du fonctionnaire, ou hors du pays d'affectation, mais pas au Canada, et que l'établissement n'est pas un pensionnat, les renseignements pertinents sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur afin qu'il détermine l'indemnité scolaire payable.
Instructions
1. Le présent article a pour objet la prestation d'une aide financière afin d'assurer la continuité des études de l'élève à charge et d'éviter les perturbations inutiles de l'enseignement secondaire, même s'il y a des établissements compatibles à la mission.
2. Afin d'autoriser le versement d'une aide financière en vertu de cet article, l'administrateur général tient compte des besoins d'éducation de l'enfant qui résultent du service à l'extérieur, y compris la proximité de la mission du fonctionnaire.
3. Lorsqu'on envisage le versement d'une indemnité scolaire pour des études du programme national français, il convient de souligner qu'une aide financière peut être versée pour des études secondaires au lycée au Canada, en vertu de l'alinéa 34.04b).
4. L'alinéa 34.05d) s'applique aux situations où il n'existe pas à la mission d'établissement d'enseignement compatible et peut aussi s'appliquer aux élèves à charge faisant des études primaires.
Lignes directrices
1. Le déplacement pour fins éducatives, y compris l'acheminement des effets personnels, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
2. Le déplacement d'un parent pour accompagner l'enfant de la mission à une école primaire au Canada peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
3. Les déplacements pour réunion de famille peuvent être autorisés conformément à la DSE 51 - Réunion de famille.
Études postsecondaires
34.06
Sous réserve de l'alinéa 34.02d), l'administrateur général peut autoriser une indemnité correspondant aux frais réels engagés par un fonctionnaire à l'égard d'un étudiant à charge qui a obtenu un diplôme de fin d'études secondaires au Canada ou l'équivalent à l'étranger dans le cas :
a) d'un logement pour toute l'année scolaire lorsque l'étudiant à charge fréquente à plein temps, au Canada, un établissement d'enseignement postsecondaire approuvé par l'administrateur général; ou
b) d'un logement pour le reste de l'année scolaire lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé à partir d'une mission à l'étranger au cours de l'année scolaire et qu'un étudiant à charge qui a habité avec le fonctionnaire et fréquente à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire à la mission de ce dernier décide de demeurer à l'ancien lieu de travail pour terminer son année scolaire;
l'indemnité ne peut alors excéder le maximum annuel fixé par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le 1er septembre de chaque année, maximum calculé en fonction des frais de résidence sur le campus de l'Université d'Ottawa pour une personne seule. Lorsqu'il réclame l'indemnité de logement, le fonctionnaire doit fournir une preuve des coûts réels et de la fréquentation à plein temps de l'établissement d'enseignement par l'étudiant à charge jusqu'à la fin de l'année scolaire. Pour les périodes de moins d'une année scolaire complète, le sous-ministre des Affaires étrangères établit une indemnité quotidienne calculée à partir du maximum annuel; et
c) des frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels de l'étudiant à charge entre des années scolaires successives, tels que déterminés par l'administrateur général, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
Instructions
1. Les « études postsecondaires » s'entendent de l'enseignement dispensé par les universités, les collèges communautaires et les autres établissements connexes au Canada.
2. À l'article 34.06, l'« année scolaire » comprend le temps requis pour s'inscrire au début du trimestre et pour faire ses bagages à la fin du trimestre.
3. Le présent article ne s'applique pas à un élève fréquentant un établissement d'études postsecondaires au Canada lorsque l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire a décidé de ne pas accompagner celui-ci à la mission ou lorsque l'élève de niveau postsecondaire vit avec son autre parent au Canada.
34.07 Sous réserve de l'alinéa 34.06b), l'indemnité autorisée en vertu de l'article 34.06 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être versée jusqu'à la fin de la dernière année universitaire au cours de laquelle l'étudiant à charge aura 23 ans, sauf qu'un remboursement n'est autorisé en vertu de l'alinéa 34.06a) que si le fonctionnaire reste à l'étranger durant cette période.
Dépôt remboursable/avance comptable
34.08 Lorsque les conditions d'inscription d'un enfant/élève à charge d'un fonctionnaire affecté à l'étranger incluent le dépôt d'une somme remboursable à un établissement d'enseignement primaire ou secondaire, l'administrateur général peut autoriser une avance comptable égale au dépôt dont il doit être rendu compte dans les dix jours de la date à laquelle le dépôt doit être remboursé par l'établissement.
Instructions
1. L'avance comptable autorisée conformément à l'article 34.08 n'est pas destinée à tenir lieu de dépôt quelconque à l'égard des frais personnels de l'élève/étudiant à charge.
2. Les dispositions applicables au financement des avances consenties en vertu de l'article 34.08 figurent à l'appendice de la DSE 10 - Prêt d'affectation.
34.09 Vide
Réinstallation pendant l'année scolaire
34.10 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé d'une mission à une autre ou d'une mission à un lieu de travail au Canada pendant une année scolaire à l'égard de laquelle il touche une indemnité scolaire pour les études primaires ou secondaires d'un enfant/élève à charge, et que
a) l'enfant à charge demeure à l'ancien lieu de travail, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, autorise le paiement des frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de chambre et de pension, pour le reste de l'année scolaire;
b) l'élève à charge faisait ses études à un endroit situé hors de la mission du fonctionnaire avec l'approbation de l'administrateur général, les frais de scolarité réels admissibles approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, ou
c) lorsque les frais sont engagés dans un autre établissement d'enseignement, ces frais approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, conformément à l'article pertinent de la présente directive.
34.11 L'article 34.10 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être appliqué dans des cas exceptionnels, comme :
a) lorsqu'un enfant à charge est évacué en vertu de la DSE 64, ou
b) lorsque l'établissement d'enseignement fréquenté par un enfant/élève/étudiant à charge devient incompatible.
Indemnité d'éducation spéciale
34.12 L'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire spéciale pour un enfant/élève/étudiant à charge ayant des besoins scolaires spéciaux, à titre individuel. Cette indemnité, qui peut inclure les frais de chambre et de pension, est calculée en fonction des programmes normalement offerts gratuitement par le ministère de l'Éducation de l'Ontario et par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario à l'égard d'un enfant/élève/étudiant à charge :
a) physiquement invalide;
b) ayant des besoins d'apprentissage spéciaux;
c) surdoué.
Instructions
1. L'« éducation spéciale » s'entend des programmes offerts par le ministère de l'Éducation et par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario.
2. Le fonctionnaire doit produire des documents justifiant l'indemnité scolaire spéciale, comprenant notamment, mais pas exclusivement, une évaluation et une recommandation par des spécialistes compétents à leur administrateur des DSE pour présentation au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
3. L'indemnité versée en vertu du présent article peut comprendre les frais horaires facturés par un/une aide pédagogique qui est normalement offert en classe.
Application
34.13
a) Les indemnités prévues dans la présente directive peuvent être versées n'importe quand après la date à laquelle le fonctionnaire est officiellement informé par écrit de son affectation imminente à une mission, jusqu'à la fin de la dernière année scolaire ayant commencé pendant son service à l'étranger, sous réserve de l'article 34.10 et des restrictions de l'article 34.07.
b) L'alinéa 34.13a) s'applique au chef de mission désigné à n'importe quel moment après la date à laquelle on lui demande officiellement de prendre les dispositions relatives à son affectation.
Formules
FS34 FS35 TBC 330-36 (Rév. 87/08) Proposition - Indemnité scolaire (DSE 34) - Déplacement pour réunion de famille (DSE 51)
Appendice
Résumé des dispositions afférentes à l'éducation
| Dispositions afférentes à l'éducation - Indemnités payables | |||
|---|---|---|---|
| Éducation reçue | Système scolaire à la mission |
|
|
| À la mission | Compatible | Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du plafond autorisé à la mission Article 34.03 |
Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du plafond autorisé à la mission Article 34.03 |
| Instruction à domicile par les parents | Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du plafond autorisé à la mission Article 34.03e) |
Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du plafond autorisé à la mission Article 34.03e) |
|
| Au Canada | Incompatible | Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du montant maximal autorisé au Canada (Ashbury) Article 34.04a)(i) |
Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du montant maximal autorisé au Canada (Ashbury) Article 34.04b)(i) |
| Compatible | Pour la dernière année au niveau primaire seulement - Frais de scolarité admissibles JUSQU'À CONCURRENCE DE l'option moins coûteuse entre le plafond autorisé à la mission et le montant maximal autorisé au Canada (Ashbury) Article 34.04a)(ii)(A) |
Frais de scolarité admissibles JUSQU'À concurrence du montant maximal autorisé au Canada (Ashbury) Article 34.04b) |
|
| Hors de la mission mais non au Canada | Incompatible | Articles 34.05d) |
|
| Compatible | Articles 34.05a), b) | ||
DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives
Introduction
La présente directive permet à un fonctionnaire de demander une indemnité pour les frais de déplacement d'un élève ou étudiant à charge lorsque ni la DSE 15 - Réinstallation ni la DSE 51 - Réunion de famille ne s'applique. Elle n'a pas pour objet d'ajouter des dispositions à celles énoncées dans ces directives, mais plutôt d'aider à payer les frais de déplacement habituellement engagés au début et à la fin de l'affectation d'un fonctionnaire à une mission pour envoyer un élève ou étudiant à charge à un établissement scolaire approuvé.
Directive 35
35.01 Lorsque des indemnités scolaires sont ou seront versées en vertu des DSE 34.04 et(ou) 34.05, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un enfant à charge tel que défini dans la DSE 2.01cc)(ii) ou un élève ou étudiant à charge tel que défini dans la DSE 2.01k) à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire approuvé par l'administrateur général en vertu de la DSE 34.02 :
a) du lieu de travail du fonctionnaire, lorsque l'enfant à charge a résidé avec le fonctionnaire à la mission; ou
b) de la mission du fonctionnaire, lorsque des frais de réinstallation au nom de l'élève ou étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38; ou
c) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à une mission, de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire à la mission mais voyagera directement de l'ancien lieu de travail à l'école approuvée; ou
d) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à une autre mission, de l'ancienne mission du fonctionnaire, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire à la nouvelle mission mais voyagera directement de l'ancienne mission à l'école approuvée; ou
e) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à une autre mission, de l'école antérieurement approuvée, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge a reçu et continuera de recevoir l'enseignement ailleurs qu'à la mission du fonctionnaire.
Lignes directrices
1. Les frais de déplacement, suivant la définition qui se trouve dans DSE 2.01(p), c'est-à-dire les frais de transport aérien et les frais de transport local pour se rendre à l'aéroport aux points de départ et de destination et en revenir. Dans le cas d'une escale nécessaire, l'administrateur général devra approuver auparavant le paiement des frais de logement, de repas et de transport local pour se rendre à l'aéroport et en revenir, s'il n'est pas possible ou pratique de formuler un itinéraire qui permettrait un transit continu à la destination approuvée.
2. Pour appliquer l'article 35.01, lorsqu'un élève ou étudiant à charge poursuit ses études hors de la mission, mais non au Canada, les frais de déplacement se limiteront normalement à ceux qui seraient engagés entre la mission et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
35.02 Lorsqu'une indemnité pour les frais de déplacement a été autorisée en vertu de l'article 35.01, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement d'une indemnité pour les frais de déplacement réels et raisonnables engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève ou étudiant à charge de l'école approuvée au lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lors du retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada ou, à la discrétion de l'administrateur général, avant le retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada.
35.03 Lorsqu'une aide est ou sera payée aux fins du logement en vertu de la DSE 34.06, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un étudiant à charge :
a) de la mission du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, lorsque l'étudiant a résidé avec le fonctionnaire;
b) de la mission du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, et retour, lorsque l'établissement d'enseignement exige un examen ou une entrevue préalable à l'inscription;
c) d'une école secondaire située à l'extérieur du Canada autre que la mission du fonctionnaire, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.05, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
d) de la mission du fonctionnaire, lorsque les frais de réinstallation au nom de l'étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre la mission du fonctionnaire et la ville de son bureau principal;
e) d'une école secondaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.04b), à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, avec comme limite le montant des dépenses de voyage entre l'école secondaire et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
Lignes directrices
1. La Directive 15 - Réinstallation s'applique lorsque :
a) un élève ou étudiant à charge est autorisé à accompagner un fonctionnaire lors d'une réinstallation pendant les grandes vacances scolaires, même si l'élève ou l'étudiant ne demeurera pas avec le fonctionnaire à son nouveau lieu de travail;
b) un élève ou étudiant à charge est autorisé à accompagner un fonctionnaire lors d'une réinstallation pendant les grandes vacances scolaires, même si l'élève ou l'étudiant n'a pas résidé avec le fonctionnaire à son ancien lieu de travail;
c) un élève ou étudiant à charge à l'égard duquel des indemnités scolaires ont été autorisées en vertu des DSE 34.04 et(ou) 34.05, commence à résider avec le fonctionnaire à la mission de ce dernier, même si des frais de réinstallation à la mission ont pu être autorisés précédemment au nom de cet élève ou étudiant.
2. La DSE 51 - Réunion de famille s'applique au déplacement de l'école approuvée :
a) à la mission du fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est autorisé à se réinstaller au Canada pendant les grandes vacances scolaires;
b) à l'ancienne mission du fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est affecté à une autre mission pendant les grandes vacances scolaires, et de la nouvelle mission à l'école approuvée.
3. Lorsqu'un étudiant à charge cesse d'être une personne à charge tout en fréquentant à plein temps une école à l'extérieur du Canada, les frais de réinstallation au Canada sont payables en vertu de la DSE 15.39.
35.04 L'administrateur général peut autoriser une indemnité pour des frais de voyage aller-retour pour un parent qui accompagne l'étudiant à son école avec la mission comme point de départ, lors de la première année scolaire dans un endroit autre que la mission :
a) quand une indemnité scolaire est autorisée pour un étudiant à l'école élémentaire ou secondaire en vertu de la DSE 34.04 et/ou la DSE 34.05, ou
b) quand un étudiant qui termine ses études secondaires à l'extérieur du Canada et qui avait moins de 21 ans au début de l'année scolaire dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada reçoit une indemnité scolaire autorisée en vertu de la DSE 34.06
sauf que
c) dans les cas où une indemnité a été autorisée pour un parent conformément au paragraphe 35.04a), rien n'empêche qu'une autre indemnité soit autorisée pour ce même parent en vertu du paragraphe 35.04b), lorsqu'il y a lieu.
Instructions
1. Pour appliquer l'article 35.04, si l'étudiant à charge est éduqué dans un endroit autre que la mission, mais pas au Canada, les frais de voyage seront normalement limités à l'équivalent entre la mission et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
2. Les dispositions de cet article ne s'appliquent pas aux dépenses engagées à la destination.
3. Le parent à la mission n'a pas droit à une indemnité pour des frais de voyage aller-retour lorsque le tuteur légal de l'étudiant à charge réside au Canada.
35.05 Lorsque l'indemnité pour les frais de déplacement est autorisée en vertu de la présente directive, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables d'expédition des effets personnels d'un élève ou étudiant à charge à condition que :
a) le poids total de tels effets ne dépasse pas la limite appropriée pour un enfant à charge qui accompagne le fonctionnaire en vertu de la DSE 15.14, en plus du poids maximal permis des bagages qui l'accompagnent et que le transporteur transporte gratuitement, et que
b) les effets personnels en sus des effets transportés gratuitement soient transportés par les moyens les plus économiques,
sauf si des circonstances exceptionnelles justifient une exception à ces limites de poids, auquel cas il faut communiquer les renseignements au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
35.06 L'indemnité pour les frais de déplacement payables conformément à la présente directive doit se calculer en fonction d'un moyen de transport que l'administrateur général estime le plus convenable.
Instructions
1. La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là. Si des rabais et des tarifs réduits sont offerts, il faudra en profiter au lieu de prendre le plein tarif de la classe économique. On pourra réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance.
2. Les dispositions applicables à l'émission et à la vérification des indemnités de déplacement figurent à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.