Préparez votre demande
Cette calculatrice a été conçue conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et pour appuyer la méthode de calcul de conversion de devises étrangères.
Directives :
Avant de commencer, voici ce que vous devez faire :
- Classez tous vos reçus de devises étrangères (y compris vos relevés de carte de crédit, s’ils sont disponibles) selon les devises comparables.
- Entrez vos dépenses dans votre demande d’indemnités de déplacement :
- Pour les dépenses s’appuyant sur des reçus en devises étrangères où le taux de change est documenté (p. ex., les dépenses d’hébergement sur le relevé de carte de crédit), utilisez le taux documenté.
- Pour les dépenses s’appuyant sur des reçus en devises étrangères où le taux de conversion n’est pas documenté (p. ex., une course en taxi payé en argent comptant), entrez un taux temporaire que vous changerez plus tard pour appliquer le taux moyen pondéré.
- Pour les indemnités de repas et de faux frais à l’étranger, entrez un taux temporaire que vous changerez plus tard pour appliquer le taux moyen pondéré.
- Examinez votre demande d’indemnités de déplacement afin d’obtenir les dépenses totales en devises étrangères.
Renseignements sur les devises
Définissez la devise et les dates de voyage pour votre demande :
- Si vous avez engagé des dépenses en de multiples devises étrangères pour cette demande, vous devrez calculer le taux moyen pondéré pour chaque devise séparément.
- Le cas échéant, ce service communiquera avec la Banque du Canada pour déterminer le taux de change pour la période. Si les dates de déplacement coïncident avec les dates où les marchés des changes sont fermés, les dates seront ajustées au jour ouvrable précédent.
- Le service d’information sur les taux de la Banque du Canada n’a pas accès à toutes les devises, et, dans de tels cas, vous devrez entrer les taux pour le premier et dernier jour manuellement.
Dépenses demandées
Entrez les renseignements pertinents concernant les transactions en devises étrangères dans votre demande, en suivant les directives accessibles en cliquant dans chaque champ d’entrée des données.
Reçus pour les taux de change
Entrez les renseignements pertinents concernant les transactions en devises étrangères dans votre demande en suivant les directives accessibles en cliquant dans chaque champ d’entrée des données.
Finalisez votre demande d’indemnités de déplacement
Maintenant que vous avez calculé le taux de change moyen pondéré pour la devise étrangère spécifiée, vous pouvez finaliser votre demande d’indemnités de déplacement :
- Téléchargez et enregistrez le formulaire PDF - Taux de change moyen pondéré - pour les demandes d’indemnités de déplacement. Vous devrez joindre ce document à votre demande.
- Retournez à votre demande et remplacez tous les taux temporaires par le taux de change moyen pondéré calculé pour chaque devise étrangère. Le taux de change moyen pondéré devrait être utilisé pour toutes les dépenses en devises étrangères sur votre demande qui n’ont pas de taux de change documenté (p. ex., les indemnités de repas et de faux frais, les dépenses payées en argent comptant).
- Remplissez votre demande et envoyez‑la à votre gestionnaire aux fins d’approbation.
- Rappelez‑vous de joindre vos reçus d’échange de devises et le formulaire de taux de change moyen pondéré à votre demande d’indemnités de déplacement.
