Directive sur le réaménagement des effectifs - Questions et réponses

Questions et réponses

Application

Q1. À quel groupe d’employés s’applique cette nouvelle Directive sur le réaménagement des effectifs (DRE)?

R1. La Directive s’applique à tous les employés représentés par les agents négociateurs énumérés à l’annexe B. Elle s’applique également aux employés qui sont exclus ou non représentés, comme les employés faisant partie de la classification PE.

Q2. La Directive s’applique-t-elle aux employés représentés par l’Institut professionnel de la fonction publique (IPFPC), l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) ou le Syndicat des agents correctionnels du Canada (SACC)?

R2. Non. Les dispositions de la DRE pour les employés représentés par ces agents négociateurs figurent dans une annexe de leur convention collective respective.

Q3. La Directive s’applique-t-elle aux employés faisant partie de la classification du groupe de la direction (EX)?

R3. Non. Les dispositions sur le réaménagement des effectifs à l’intention des EX figurent dans la Directive sur la transition dans la carrière des cadres supérieurs.

Définitions

Q4. Qu’est-ce qui a changé dans la définition de la mesure de soutien à la transition (MST)?

R4. La MST sera dorénavant calculée en fonction du nombre total d’années de service d’un employé au sein de la fonction publique. Dans la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, la fonction publique est définie comme suit :

1. les ministères figurant à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques;
2. les autres secteurs de l’administration publique fédérale figurant à l’annexe IV de cette loi; et
3. les organismes distincts énoncés à l’annexe V de la même loi. 

Q5. Afin de recevoir un remboursement pour l’indemnité d’études, qu’est-ce qui est considéré comme de l’équipement pertinent? Quels documents sont requis pour recevoir le remboursement des dépenses?

R5. L’équipement pertinent est celui qui est exigé par l’établissement d’enseignement pour le programme d’apprentissage précis. Les employés doivent fournir des reçus et un document de l’institution qui indique la liste de livres ainsi que l’équipement requis pour le programme. Les employés peuvent fournir une copie du document à leur gestionnaire avant l’achat du matériel ainsi qu’une estimation du coût du matériel, aux fins d’approbation. Le gestionnaire peut communiquer avec son conseiller en RH s’il a d’autres questions au sujet de l’admissibilité.

Partie I - Rôles et responsabilités

Q6. Quelles nouvelles dispositions ont été ajoutées au sujet des comités ministériels de réaménagement des effectifs?

R6. Le paragraphe 1.1.3 prévoit la création de comités conjoints syndicaux-patronaux pour informer et consulter sur des situations de réaménagement des effectifs au sein des ministères et des organismes. Dès qu’il est décidé qu’il y aura un réaménagement des effectifs, la consultation avec les agents négociateurs devient un processus continu. Une nouvelle exigence pour cette directive sur le réaménagement des effectifs est l’établissement d’un cadre de référence pour aborder les demandes d’échange de postes provenant d’autres ministères et organismes au cours d’une situation de réaménagement des effectifs.

Q7. Un gestionnaire veut embaucher un entrepreneur externe alors qu’un certain nombre d’employés ont été déclarés excédentaires ou optants. Quelles sont ses obligations en vertu de la Directive?

R7. Conformément au paragraphe 1.1.29, dans la mesure du possible, le gestionnaire devrait évaluer si le travail peut être fait par les employés excédentaires ou des personnes mises en disponibilité et s’abstenir d’embaucher ou de réengager du personnel provenant de l’externe.

Q8. Quels renseignements le conseiller en RH devrait-il fournir à un employé qui a reçu une lettre l’informant qu’il est excédentaire ou optant? L’agent négociateur peut-il assister à cette réunion?

R8. Le conseiller en RH offrira une vaste gamme de renseignements (voir la liste des sujets au paragraphe 1.1.36). Un accent particulier sera mis sur l’explication du processus d’échange de postes aux employés pour lesquels l’administrateur général fournit des options (contrairement à une garantie d’offre d’emploi raisonnable). Le processus d’échange de postes est expliqué à l'article 6.3 de la Directive.

On rappellera également aux employés qu’ils peuvent avoir accès au programme d’aide aux employés afin d’être appuyés pendant cette période difficile.

Oui, l’employé peut choisir d’être accompagné d’un représentant de l’agent négociateur au cours de la réunion de consultation.

Partie II - Avis officiel

Q9. Quelles sont les nouvelles exigences dans la Directive concernant le processus de notification officiel à l’intention du SCT et des agents négociateurs?

R9. Les ministères et les organismes doivent fournir une copie de l’avis de mise en disponibilité de chaque employé à l’agent négociateur respectif (voir le paragraphe 1.1.33) au moins un mois avant la date de mise en disponibilité envisagée. Cette notification ainsi que l’avis officiel au SCT et aux agents négociateurs en vertu des paragraphes 2.1.2 et 2.1.3 peuvent maintenant être transmis par voie électronique. Les ministères et organismes doivent veiller à ce que la transmission se fasse de manière sécuritaire.

Partie IV - Recyclage

Q10. Quelles sont les obligations d’un gestionnaire s’il refuse une demande de recyclage présentée par un employé excédentaire?

R10. Si un plan de recyclage est rejeté, une réunion pour discuter de la justification de la décision aura lieu à la demande de l’employé. Le représentant de l’agent négociateur peut assister à la réunion.

Q11. Qu’est-ce qui a changé dans le paragraphe 4.2.7 concernant les dispositions de recyclage dans le contexte d’une réinstallation?

R11. Les dispositions n’ont pas changé. Le paragraphe a été remanié de manière à clarifier l’interprétation. Les employés qui reçoivent une garantie d’offre d’emploi raisonnable et à qui on accorde une réinstallation ont droit à une période de recyclage de 2 ans et jusqu’à concurrence d’une année supplémentaire ou jusqu’à la date de nomination à l’autre poste, si celle-ci arrive plus tôt. L’admissibilité maximale pourrait donc être de 3 ans de recyclage au total.

Partie VI – Options offertes aux employés

Q12. Comment le nouveau programme de départ volontaire sera-t-il mis en œuvre dans une situation de réaménagement des effectifs?

R12. Un programme de départ volontaire est établi lorsqu’il y a des postes à éliminer et que l’administrateur général sait qu’il ne sera pas en mesure de prévoir de disponibilités d’emploi dans l’administration publique centrale pour les employés dont les services ne seront plus requis. Lorsque l’administrateur général peut prévoir les disponibilités d’emploi pour ses employés, une garantie d’offre d’emploi raisonnable est fournie aux employés et il n’est pas nécessaire de solliciter des volontaires étant donné que l’administrateur général s’attend à ce que tous les employés soient en mesure de trouver un emploi.

Le programme de départ volontaire doit être établi si 5 employés ou plus classifiés au même groupe et niveau au sein d’une unité de travail reçoivent une lettre d’employé touché. Un statut d’employé touché signifie qu’il est possible que les services des employés puissent ne plus être requis en raison d’une situation de réaménagement des effectifs.  L’administrateur général sera également en mesure d’établir un programme de départ volontaire dans les unités de travail où moins de 5 employés classifiés au même groupe et niveau reçoivent une lettre d’employé touché, selon les besoins opérationnels.

La période touchée est la période durant laquelle l’administrateur général décidera quels employés demeureront au sein de l’organisation et quels employés seront déclarés excédentaires ou optants puis que leurs services ne seront plus requis. C’est précisément au cours de cette période que le programme de départ volontaire doit être mis en place.

L’objectif est d’offrir une occasion aux employés qui ne souhaitent pas obtenir un autre emploi dans l’éventualité où leurs services ne seraient plus requis, de présenter une demande officielle pour quitter la fonction publique en choisissant l’une des options énumérées à l’alinéa 6.4.1b) ou aux sousalinéas c)(i) ou c)(ii). Les employés ne seront pas admissibles à la période de priorité d’excédentaire de douze mois (option 6.4.1a)) parce que le but du programme de départ volontaire est d’identifierdes volontaires qui désirent quitter dans un avenir immédiat.

Le processus pour chaque situation de réaménagement des effectifs fera l’objet d’une consultation significative avec les agents négociateurs. Le ministère devra déterminer le nombre de postes visés par la réduction avant de mettre en œuvre le programme volontaire. Les employés auront un minimum de 30 jours civils pour décider s’ils veulent y participer. La sélection se fera en fonction de l’ancienneté. S’il y a un nombre insuffisant de volontaires, le ministère procédera alors à une sélection des employés aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité (SMPMD). Des renseignements sur le processus de SMPMD se trouvent sur le site Web de la Commission de la fonction publique étant donné que les SMPMD ne sont pas régies par la DRE.

Q13. Devons-nous mettre sur pied un programme de départ volontaire pour chaque exercice de réaménagement des effectifs?

R13. Un programme de départ volontaire est requis pour chaque exercice de réaménagement des effectifs si 5 employés ou plus classifiés au même groupe et niveau de poste au sein d’une unité de travail reçoivent une lettre d’employé touché. Si plusieurs unités de travail sont assujetties au réaménagement des effectifs, le ministère pourrait avoir à créer plusieurs programmes ou à négocier un processus qui s’appliquera à un certain nombre d’unités de travail.

Q14. Quelles sont les prochaines étapes, s’il n’y a pas assez de volontaires et que le gestionnaire doit déterminer que les services des employés ne seront plus nécessaires?

R14. Comme il est indiqué dans la réponse à la question 12, une SMPMD sera effectuée APRÈS la fin du programme volontaire. La sélection des volontaires et la confirmation du choix de leur option de départ devraient être terminées avant qu’une SMPMD ne soit effectuée avec les autres employés.

Une fois que les résultats de la SMPMD sont déterminés, les employés dont les services ne sont plus requis seront informés par écrit de la décision de l’administrateur général de leur fournir une garantie d’offre d’emploi raisonnable ou des options disponibles par l’entremise de la Directive sur le réaménagement des effectifs.

Q15. Quel est l’objectif d’un programme d’échange de postes et pourquoi de nouvelles caractéristiques ont-elles été ajoutées à ce programme?

R15. Dans le passé, seuls les employés optants pouvaient effectuer un échange de postes au cours de la période de 120 jours de réflexion. Étant donné que le délai accordé à un employé optant pour trouver un remplaçant était de durée limitée (120 jours), le programme a été étendu aux employés qui choisissent la période de priorité excédentaire de 12 mois (option 6.4.1a)). Si un remplaçant est choisi au cours de la période de priorité excédentaire de douze mois, la MST payée au remplaçant sera réduite d’une semaine pour chaque semaine entre le début de la période de priorité d’excédentaire du fonctionnaire et la date de l’échange de postes. Les employés seront donc toujours encouragés à trouver un remplaçant au cours de la période de réflexion pour maximiser le MST du remplaçant.

Q16. Qu’est-ce qui a changé en ce qui concerne la mesure de soutien à la transition dans les options 6.4.1b) c)(i) et c)(ii)?

R16. Comme il est précisé dans la section des définitions, la MST sera dorénavant calculée en fonction du nombre total d’années de service d’un employé au sein de la fonction publique. En outre, la MST peut désormais être scindée en deux montants payables sur une période de deux ans. Cette nouvelle disposition a été incluse afin que les mesures de paiement de la MST en vertu des options b) et c)i) soient les mêmes qu’en vertu de l’option c)ii). Dans le passé, l’option c)(ii), était la seule option prévoyant le paiement en deux versements forfaitaires.

Q17. Le montant alloué aux employés optants pour des services de consultation est passé de 600 $ à 1 200 $. Quand est-ce que ces services peuvent-ils être obtenus?

R17. Les services de consultation doivent être obtenus au cours de la période de réflexion de 120 jours. L’intention de la disposition est que les employés optants obtiennent des conseils financiers et des conseils sur la façon de retrouver un nouvel emploi ou sur la retraite afin de les aider à choisir l’une des 3 options énumérées aux options 6.4.1a) et b) et c)i) et c)ii).

Q18. Dans quelles circonstances les options 6.4.1a), b) et c)(i) et c)(ii) sont-elles à la disposition des employés?

R18. Le tableau qui suit aidera à clarifier les circonstances dans lesquelles chaque option est disponible. L’option a) n’est pas fournie dans le contexte d’un programme volontaire ni d’un programme d’échange de postes parce que les employés prennent une décision volontaire de quitter leur poste dès que possible afin d’obtenir un paiement forfaitaire en échange de leur départ de la fonction publique.

L’option c)(ii) n’est pas offerte dans le contexte d’un programme d’échange de postes étant donné que l’intention est d’éliminer un poste le plus tôt possible (paragraphe 6.3.5). Le poste ne peut être éliminé lorsqu’un employé choisit une indemnité d’études étant donné que la date de départ peut être retardée jusqu’à la période maximale de 2 ans afin que les employés puissent continuer à contribuer au régime de pension de retraite et aux régimes de prestations tout en suivant un programme d’apprentissage.

	Option a)	Option b)	Option c)(i)	Option c)(ii)
Programme de départ volontaire	S/A	Oui	Oui	Oui
Lettre à l’employé optant	Oui	Oui	Oui	Oui
Échange de postes	Oui	Oui	Oui	S/A