le 27 février 2013
21.4.1034
Contexte
Les fonctionnaires contestent la décision de l'employeur de leur refuser le remboursement de l'indemnité de repas pour le petit-déjeuner bien qu'ils aient présenté des reçus pour ces repas.
Exposé de l'agent négociateur
Le représentant de l'agent négociateur a expliqué que, lors d'une formation dans la ville A, les fonctionnaires s'estimant lésé consommaient généralement le petit-déjeuner fourni par l'hôtel. Il est cependant arrivé qu'ils prennent le petit-déjeuner ailleurs qu'à leur hôtel en raison de la durée de leur séjour. Chacun a présenté des reçus pour ces occasions, sauf un qui a présenté un affidavit en guise de pièce justificative conformément à ce qui est prévu à la Directive sur les voyages à cet égard.
Le représentant a soutenu que les repas pris à l'extérieur de l'hôtel étaient raisonnables et ne pouvaient être vus comme étant un abus. Il a de plus souligné que selon la jurisprudence, il y avait lieu de rembourser les fonctionnaires s'estimant lésés puisqu'ils ont présenté les reçus requis au soutien de leur demande de remboursement.
Le représentant a donc demandé que les griefs soient accueillis et qu'une clarification soit apportée quant aux dispositions du paragraphe 3.3.9 de la Directive.
Exposé du ministère
Le représentant du Ministère a indiqué que les fonctionnaires s'estimant lésés étaient au courant, avant leur départ, du choix de l'hôtel ainsi que de l'inclusion dans le prix de la chambre du petit-déjeuner continental, consistant d'un buffet froid. Ils n'ont pas jugé bon de mentionner leurs préoccupations relativement au repas fourni. Ils ont plutôt choisi de soulever le problème à leur retour en présentant leurs demandes de frais de voyage, réclamant notamment le remboursement des frais payés pour des petits-déjeuners consommés ailleurs qu'à leur hôtel.
Le représentant a souligné que le paragraphe 3.3.9 de la Directive prévoyait ce qui suit à cet égard : « Une indemnité de repas ne doit pas être versée au fonctionnaire pour un repas qui lui est fourni. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité de repas applicable. »
Ceci étant, le Ministère a recensé des situations exceptionnelles dans lesquelles le remboursement des frais supplémentaires de repas pourrait être effectué. Il s'agit notamment de situations où cela est indiqué pour des raisons de santé (diabète, allergies, diète restreinte) ou des situations où le repas fourni est limité, par exemple un petit-déjeuner continental où on ne propose qu'un café et un muffin. Dans ces situations, le fonctionnaire peut choisir de consommer un repas différent de celui qui lui est fourni, et présenter par la suite des explications écrites raisonnables ainsi qu'un reçu détaillé. Le représentant a souligné qu'une interprétation administrative de la Directive avait été communiquée par courriel à tous les fonctionnaires de la région de Québec le 14 février 2011, et que les fonctionnaires s'estimant lésés avaient reçu ce courriel avant leur départ en service commandé.
Le représentant a soutenu que, puisque les fonctionnaires s'estimant lésés n'avaient pas présenté des explications écrites précisant en quoi les repas fournis étaient insuffisants ou quelles étaient les situations exceptionnelles pouvant justifier le fait qu'ils devaient débourser des montants supplémentaires pour leur petit-déjeuner, ils n'avaient pas droit au remboursement de ces frais. De plus, il incombait aux fonctionnaires s'estimant lésés de considérer leurs préférences personnelles lors de leurs préparatifs de voyage et d'informer leur supérieur immédiat de leurs préoccupations, le cas échéant, avant leur départ. Pour ces motifs, le Ministère demande que les griefs soient rejetés.
Décision du Comité exécutif
Le Comité exécutif a étudié le rapport du Comité sur les voyages en service commandé et a souscrit à sa conclusion selon laquelle les fonctionnaires n'avaient pas été traités selon l'esprit du paragraphe 3.3.9 de la Directive sur les voyages du CNM, étant donné les circonstances propres à ces griefs et que des reçus avaient été fournis. Par conséquent, le grief a été accueilli.