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DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes

Introduction

L’employeur reconnaît que, dans certains endroits à l’extérieur du Canada, les conditions liées au transport personnel et aux dépenses associées sont très différentes de celles normalement rencontrées par les fonctionnaires en service au Canada. Il est admis que l’accès à un moyen de transport personnel contribue non seulement à l’efficacité du fonctionnaire dans l’exécution de ses fonctions, mais reflète également son niveau de vie au Canada. Toutefois, certaines restrictions locales peuvent limiter la disponibilité des véhicules motorisés personnels ou entraîner des coûts supplémentaires importants pour les fonctionnaires. Par conséquent, l’employeur est disposé à offrir divers types d’aide spécifique pour répondre aux besoins en transport personnel et aux coûts associés, comme précisé dans la présente directive, notamment pour : un véhicule fourni par l’État, les taxes routières et frais de permis, les frais de stationnement, l’aide au transport quotidien et le transport lié à l’éducation.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Aide au transport quotidien (commuting assistance) s'entend des frais de transport quotidiens réels moins la quote-part des frais de transport quotidiens.

Frais de transport quotidien (commuting cost) désigne les frais de transport d’un fonctionnaire pour effectuer, par le moyen de transport le plus économique, un trajet aller-retour quotidien entre sa résidence et son lieu de travail, conformément au paragraphe 30.4.2, pour la période pendant laquelle une aide au transport quotidien est réclamée.

Lieu de résidence convenable (suitable residential location) désigne un lieu où, de l'avis de l'administrateur général, les fonctionnaires pourraient résider, compte tenu de facteurs tels que la disponibilité de logements domiciliaires, les établissements d'enseignement, le cas échéant, les conditions du milieu (par exemple, la sécurité, etc.), la nécessité de donner des réceptions officielles, et l'existence de moyens de transport en commun satisfaisants.

Quote-part des frais de transport quotidien (commuting share) est le montant à payer par le fonctionnaire lorsque l’aide est fournie dans le cadre de la présente directive, pour la moindre des deux sommes suivantes :

  1. un laissez-passer mensuel régulier d’OC Transpo pour adulte pour chaque mois civil pendant lequel une aide au transport quotidien est réclamée; ou
  2. le tarif quotidien le plus bas pour un billet aller-retour pour adulte d’OC Transpo, multiplié par le nombre de jours pour lesquels une aide au transport quotidien est réclamée.

Transport en commun satisfaisant (adequate public transportation) s'entend du transport en commun entre un lieu de résidence convenable et le lieu de travail qui, de l'avis de l'administrateur général :

  1. n'est pas insatisfaisant pour des raisons de sécurité ou d'autres facteurs; et
  2. fonctionne selon un horaire convenable qui coïncide avec le début et la fin de l'horaire de travail du fonctionnaire.

Directive

30.1 Véhicule fourni par l’État

30.1.1 Lorsque l'administrateur général juge qu'un fonctionnaire dans un poste donné ne peut bénéficier des dispositions de l’article 15.18 de la DSE 15 – Réinstallation à cause des embargos, des droits prohibitifs de douane ou de restrictions de cession qui sont imposés par le pays d'accueil à l'égard de son véhicule particulier, ou parce que les frais d'expédition de la voiture sont excessifs, la fourniture d’un véhicule fourni par l’État ou un autre moyen de transport pendant son affectation à ce poste, soit l'option que l'administrateur général jugera la plus économique, à la condition que le fonctionnaire remplisse les conditions énoncées au paragraphe 30.1.2.

30.1.2 Le fonctionnaire qui accepte un véhicule fourni par l’État ou un autre moyen de transport pour usage doit :

  1. accepter d’être responsable des frais d’exploitation (huile, carburant/essence, stationnement, péages, etc.) et payer le tarif fixe spécifié à l’Appendice A, jusqu’à ce que la méthodologie soit révisée et le tarif fixe ajusté par le Comité des DSE du CNM;
  2. s’engager à retourner le véhicule dans l’état où il a été reçu, sous réserve d’une usure normale;
  3. s’assurer que le véhicule est conduit uniquement par des conducteurs qualifiés et titulaires d’un permis valide, conformément aux lois locales;
  4. être responsable de l’entretien et des inspections du véhicule, selon les instructions prescrites par l’administrateur général;
  5. accepter de payer les frais de toute réparation nécessaire qui, selon l’administrateur général, résultent d’une faute ou d’une négligence de la part du fonctionnaire;
  6. accepter de payer les premiers 100 $ des frais de réparation si le véhicule est endommagé dans une collision et que le conducteur du véhicule fourni par l’État est responsable;
  7. accepter de payer les premiers 25 $ des frais de réparation lorsque le véhicule subit des dommages qui seraient assurables dans le cadre d’une police d’assurance automobile tous risques au Canada.

30.1.3 Lorsque l'administrateur général a autorisé un fonctionnaire à se servir d'un véhicule fourni par l’État, il doit autoriser le paiement pour :

  1. les frais autres que les frais de fonctionnement du véhicule qui sont exigibles en vertu de l’alinéa 31.1.2a);
  2. les frais d'inspection, de grandes révisions ou de réparations que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'alinéa 30.1.2e); et
  3. les frais qu'entraînent les dommages subis par la voiture que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément aux alinéas 30.1.2f) et g).

30.1.4 Les paragraphes 30.1.1 à 30.1.3 de la présente directive ne s’appliquent qu’à un seul fonctionnaire d’un couple de fonctionnaires affecté au même poste, sauf si l’administrateur général détermine que leur application à chaque fonctionnaire est justifiée par les exigences du programme.

30.1.5 Les dispositions du paragraphe 30.1.1 peuvent également s'appliquer à un fonctionnaire dont le véhicule motorisé particulier est expédié à destination ou en provenance d'un poste en vertu de l’article 15.18 de la DSE 15 – Réinstallation. La présente disposition discrétionnaire s'applique habituellement dans le cas des postes où les moyens de transport locaux sont inexistants ou inadéquats.

30.1.6 Bien que le singulier soit utilisé au paragraphe 30.1.1, rien n'empêche un fonctionnaire de louer un deuxième véhicule de l'État à condition qu'il y en ait de disponibles et que d'autres fonctionnaires n'aient pas besoin d'un premier véhicule.

30.1.7 Les dispositions du paragraphe 30.1.1 ne confèrent aucun droit aux fonctionnaires. L'application de ces dispositions est à la discrétion de l'administrateur général et à la condition que des véhicules de l'État soient disponibles au poste.

30.1.8 Lorsqu’un fonctionnaire se voit fournir un véhicule de l’État en vertu des dispositions du paragraphe 30.1.1, une aide au transport quotidien peut être réclamée conformément à l’article 30.4 ou aux paragraphes 30.5.3 ou 30.6.2.

30.2 Taxes routières et droits d'immatriculation

30.2.1 Le fonctionnaire en poste à l'extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits annuels d'immatriculation d'automobile et/ou des taxes routières qui dépassent les taux exigés par la province de l'Ontario. Lorsque le fonctionnaire démontre par des pièces justificatives ou par des reçus qu'il a payé ces taxes routières et/ou ces droits d'immatriculation locaux, il se verra rembourser la différence entre les droits annuels payés et ceux qui sont exigés en Ontario. Toutefois, ces droits et/ou taxes routières se limitent aux droits annuels d'immatriculation et/ou aux taxes routières versés à l'égard d'une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).

30.2.2 Le fonctionnaire en poste à l’extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits d’inspection de contrôle technique qui dépassent les exigences, les taux et/ou la fréquence imposés par la province de l’Ontario. Lorsque le fonctionnaire démontre le paiement par des pièces justificatives ou par des reçus, il peut se faire rembourser la différence entre les droits d’inspection de contrôle technique payés et ceux qui seraient exigés en Ontario. Toutefois, ces droits se limitent aux droits versés à l’égard d’une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).

30.2.3 Cette section ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme justifient l'application de cette section à chacun d'eux.

30.3 Frais de stationnement

30.3.1 L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de stationnement du fonctionnaire à son lieu de travail, lorsque, à son avis :

  1. les fonctions, les responsabilités, le rang ou le poste du fonctionnaire l'exigent; ou
  2. les moyens de transport en commun sont inexistants ou ne sont pas satisfaisants d'après les normes canadiennes, et que le fonctionnaire doit utiliser régulièrement son véhicule motorisé particulier pour se rendre au travail.

30.3.2 Cette section ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme justifient l'application de cette section à chacun d'eux.

30.4 Aide au transport quotidien - Général

30.4.1 Pour déterminer si l'aide au transport quotidien est justifiée, il convient de ne pas perdre de vue que la politique de base du gouvernement sur le transport quotidien prévoit que dans des circonstances normales, les fonctionnaires doivent se rendre au travail à leurs propres frais. Une aide ne peut être versée que lorsque les frais excessifs de transport quotidien découlent de l'attribution à un fonctionnaire d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément dans un lieu approuvé par la direction, conformément aux articles 30.4 à 30.6.

30.4.2 Lorsque la quote-part des frais de transport quotidien est inférieure aux frais de transport quotidien, un fonctionnaire peut demander, pour un mois civil donné, une aide au transport quotidien conformément aux articles 30.5 et 30.6.

30.4.3 L’absence du travail peut avoir un impact sur l’aide au transport quotidien. Par exemple, un fonctionnaire autorisé à utiliser un véhicule motorisé personnel (VMP) pour ses déplacements domicile-travail ne peut pas réclamer d’aide au transport pendant son absence du travail. En revanche, un fonctionnaire ayant acheté un abonnement annuel continuerait à recevoir l’aide au transport habituelle. Les fonctionnaires ne doivent pas être compensés pour des frais de transport qui auraient pu être évités.

30.5 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix de l'employeur

30.5.1 Lorsqu'il existe un service de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais du transport en commun entre son lieu de travail et sa résidence qui excèdent la quote-part des frais de transport quotidien, pour la partie du billet de transport disponible le plus économique (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel), qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est demandée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.

30.5.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant et normalement, si le transport est assuré par l'administration de la mission, aucune autre forme d'aide ne s'applique; le fonctionnaire paye alors une quote-part des frais de transport. Pour les besoins du présent article seulement, cette quote-part est fixée par l'administrateur général, en fonction des conditions locales et du service assuré, et celle-ci pourrait être inférieure à la quote-part du transport.

30.5.3 Lorsqu’il n’existe pas de transport en commun adéquat et que l’utilisation autorisée d’un véhicule motorisé personnel (VMP) constitue le moyen de transport quotidien le plus économique et praticable, une demande d’aide au transport quotidien peut être présentée pour la distance aller-retour la plus courte entre le lieu de travail et la résidence du fonctionnaire, qui dépasse la part des frais de transport à la charge du fonctionnaire. L’indemnité sera calculée sur la base du taux par kilomètre/millage le plus bas, tel que défini dans la DSE 2 – Définitions, plus les péages applicables, pour le nombre réel de jours de déplacement effectués au cours d’un mois civil donné.

30.6 Aide au transport quotidien - Lieu du logement domiciliaire – Choix du fonctionnaire

30.6.1 Lorsqu'il existe un transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais de transport en commun les moins élevés parmi les suivants :

  1. entre son lieu de travail et sa résidence; ou
  2. entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement, pour la partie du billet de transport le moins cher disponible (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel) qui excède la quote-part des frais de transport quotidien et qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire.

30.6.2 Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut réclamer une aide au transport quotidien comme indiqué aux paragraphes 30.5.2 et 30.5.3, sauf que, lorsque l'utilisation d'un véhicule motorisé particulier est autorisée, cette aide s'applique à la plus courte des deux distances aller-retour suivantes :

  1. entre son lieu de travail et sa résidence; ou
  2. entre son lieu de travail et la périphérie du lieu de résidence le plus éloigné qui était convenable au moment de l'acquisition de son logement.

30.7 Transport scolaire

30.7.1 Lorsqu’un fonctionnaire en poste reçoit une aide aux études en vertu de la FSD 34 – Indemnités scolaires pour un enfant à charge résidant au poste, ou lorsque l’enfant à charge fréquente une école gratuite offrant un programme éducatif compatible, tel que défini dans la DSE 34 – Indemnités scolaires, et que le transport scolaire n’est pas fourni par l’établissement ou inclus dans les frais de scolarité, une aide peut être accordée pour assurer le transport de l’enfant entre le domicile et l’école par le moyen de transport le plus économique et le plus pratique. Cette directive s’applique également au transport scolaire des enfants à charge ayant un handicap nécessitant un transport adapté.

30.7.2 Les frais qui peuvent être approuvées pour chaque trajet, sous réserve du paragraphe 30.7.3, comprennent le coût réel du transport commercial, le transport en véhicule fourni par l’État et/ou le transport en VMP. Si nécessaire, les frais de transport d’une personne accompagnant l’enfant en raison de circonstances locales telles que la distance, la disponibilité des transports en commun et la sécurité peuvent être approuvés, y compris les allers-retours, le cas échéant. Le recours au transport coopératif sera utilisé chaque fois que cela est pratique dans les circonstances.

30.7.3 En règle générale, le transport local est prévu pour un aller-retour par jour scolaire entre le domicile et l’établissement scolaire. Toutefois, dans des situations particulières, des frais de transport pour plus d’un aller-retour par jour peuvent être autorisés, notamment lorsque :

  1. l’enfant n’est pas autorisé à rester à l’école pendant la pause de midi;
  2. aucune supervision n’est assurée durant la pause de midi;
  3.  l’horaire des cours prévoit une pause de midi et exige que les enfants rentrent à la maison.

30.7.4 Lorsque l’utilisation d’un véhicule motorisé personnel (VMP) a été autorisée en vertu du paragraphe 30.7.1, l’aide financière sera calculée sur la base du taux par kilomètre/millage le plus bas, tel que défini dans la FSD 2 – Définitions. Si un étudiant à charge conduit un véhicule motorisé personnel (VMP) entre son domicile et son établissement scolaire, l’aide inclura également le remboursement des frais réels et raisonnables de stationnement journalier à proximité de l’établissement. Toutefois, les frais de stationnement engagés par un parent pour déposer ou récupérer un enfant à l’école ne seront pas remboursés.

30.7.5 Lorsque le transport scolaire est disponible et que le fonctionnaire choisit d’utiliser un véhicule motorisé personnel (VMP) pour transporter son enfant à l’école, l’aide financière maximale qui peut être réclamée ne dépassera pas le coût du transport scolaire fourni par l’école, sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou particulières justifiant une aide supplémentaire conformément au paragraphe 30.7.4.

 

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