Champ d'application
Introduction
Afin de limiter les effets d'une séparation directement attribuable à l'affectation d'un fonctionnaire à un poste, l'employeur prend en charge les appels téléphoniques et les frais de déplacement pour une réunion de famille au moins une fois l'an.
Les dispositions applicables aux déplacements pour réunion de famille de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille prévalent sur celles de la présente directive.
Les dispositions relatives aux déplacements pour réunion de famille sont résumées à l'appendice de la présente directive.
Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.
Directive
51.1 Application
51.1.1 Les avantages auxquels la présente directive donne droit seront établis pour une période de douze mois commençant le 1er septembre de chaque année, sauf s'il s'agit d'un voyage effectué en vertu du paragraphe 51.9 par une personne à charge d'un fonctionnaire qui a accepté d'être affecté seul, auquel cas les avantages auxquels cette personne a droit sont établis en fonction de la période de douze mois à compter de la date d'arrivée du fonctionnaire au poste. (Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.2 Couple de fonctionnaires
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.2.1 Sous réserve des articles 51.1, 51.3 et 51.11, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille à un fonctionnaire ou à l'un des fonctionnaires d'un couple de fonctionnaires aux fins du déplacement pour réunion de famille.
51.2.2 Lorsqu'un couple de fonctionnaires accepte d'être affecté aux postes différents, l'administrateur général peut autoriser une indemnité de déplacement pour réunion de famille selon les modalités suivantes :
a) jusqu'à deux voyages aller-retour par période de douze mois entre les postes, l'un ou l'autre des fonctionnaires, y compris l'enfant à charge résidant avec un des fonctionnaires du couple de fonctionnaires, pouvant se prévaloir de cet avantage pour voyager au poste de l'autre fonctionnaire ;
b) jusqu'à trois voyages aller-retour par période de douze mois pour des déplacements effectués par l'enfant/l'étudiant qui voyage jusqu'à l'une ou l'autre des postes, qui auraient autrement été autorisés conformément aux articles 51.4, 51.5, 51.6 ou 51.7, de la ville où l'enfant/l'élève/l'étudiant à charge réside jusqu'à l'une ou l'autre des missions.
51.2.3 Si le déplacement tient lieu de déplacement conformément à l'article 51.4 pour un enfant inscrit à l'école primaire ou secondaire au Canada, deux des voyages doivent avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires.
51.2.4 Si le déplacement tient lieu de déplacement conformément aux articles 51.5, 51.6 ou 51.7, il doit avoir pour but une réunion de famille avec le couple de fonctionnaires.
51.2.5 Les voyages d'un enfant/élève/étudiant conformément à l'article 51.2 sont assujettis aux limites d'âge et de coût prévues aux articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 ou 51.8, selon le cas.
51.3 Indemnité de déplacement pour réunion de famille
51.3.1 Dans toute la présente directive, l'indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille équivaut :
a) un tarif le plus bas d'un voyage par avion vers une destination donnée, y compris APEX, les vols nolisés et les autres tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct entre le poste et soit la ville où la personne à charge réside, soit celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire, selon le cas;
b) à une somme correspondant aux frais de transport local à destination et à partir des aéroports des points de départ et/ou de destination; si ces frais ne sont pas connus quand l'indemnité est versée, une indemnité supplémentaire peut l'être;
c) à une somme calculée pour couvrir les frais de repas, de logement et de transport local à destination et à partir de l'aéroport lorsqu'une escale est nécessaire, quand il n'est pas possible ou pratique d'arranger un itinéraire pour que le voyage se poursuive sans escale jusqu'à la destination approuvée, lorsque cette somme est autorisée à l'avance par l'administrateur général; si ces frais ne sont pas connus quand l'indemnité est versée, une indemnité supplémentaire peut l'être.
51.3.2 Aux fins d'établir les montants sous le paragraphe 51.3.1, les critères suivants s'appliquent :
a) un tarif réduit ou à rabais est choisi avant le plein tarif économique, quand ces tarifs sont offerts; des économies substantielles sont possibles lorsque les vols sont réservés aussi longtemps à l'avance que possible; on s'attend à ce que les fonctionnaires fassent leurs arrangements de voyage de quatre à six semaines à l'avance; à moins d'une raison acceptable pour l'administrateur général, le plein tarif économique n'est pas autorisé; et
b) si, pour le même genre de voyage, les tarifs aériens varient selon que le billet est acheté au Canada ou au poste du fonctionnaire, on doit se fonder sur le tarif le plus bas, et
c) si le fonctionnaire achète à l'avance des billets limités afin d'obtenir un tarif réduit, l'employeur lui rembourse le coût des frais de changement de billet s'il faut changer les dates de déplacement pour des raisons échappant au contrôle raisonnable du fonctionnaire; et
d) si la personne à charge ou le fonctionnaire préfèrent se déplacer en voiture, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est calculée en fonction du taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra), lorsque la demande provient du voyageur, pour le voyage aller-retour entre la ville où la personne à charge réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage par avion au tarif le plus bas, conformément au présent article. Le sous-ministre des Affaires étrangères établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.
51.4 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau scolaire primaire ou secondaire
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.4.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour trois voyages aller-retour par période de douze mois entre la ville où il réside et le poste pour un élève à charge fréquentant une école à plein temps et pour lequel une indemnité scolaire est versée conformément à la DSE 34 - Indemnités scolaires, si l'élève à charge poursuit ses études :
a) primaires ou secondaires au Canada; ou
b) secondaires hors du poste, en raison de l'incompatibilité des écoles au poste.
51.4.2 Aux fins du paragraphe 51.4.1 :
a) la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance, et
b) l'un des voyages doit avoir lieu pendant les longues vacances d'été.
51.5 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau scolaire postsecondaire – 21 ans ou moins
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour deux voyages aller-retour par période de douze mois pour un étudiant à charge fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire, entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du déplacement entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance de l'étudiant.
51.6 Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste – Niveau scolaire postsecondaire - De plus de 21 ans et de moins de 24 ans
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.6.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour un voyage aller-retour par période de douze mois pour un étudiant à charge :
a) âgé de plus de 21 ans, mais de moins de 24 ans, et
b) fréquentant à plein temps un établissement d'enseignement approuvé par l'administrateur général.
51.6.2 Aux fins du paragraphe 51.6.1, l'indemnité doit couvrir les dépenses occasionnées pour se rendre de la ville où l'étudiant réside au poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada.
51.6.3 La dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 23e anniversaire de naissance de l'étudiant à charge.
51.7 Voyage d'un enfant à charge au poste – L'enfant non inscrit à un établissement d'enseignement
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.7.1 Aux fins des paragraphes 51.7.2 et 51.7.3, un enfant s'entend de l'enfant d'un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui :
a) n'est pas un élève/étudiant à charge;
b) n'habite pas avec le fonctionnaire au poste; et
c) habite normalement, comme personne à charge, avec le fonctionnaire/l'époux ou le conjoint de fait au Canada.
51.7.2 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour deux voyages aller-retour par période de douze mois, si l'enfant n'a pas atteint l'âge de 19 ans, pour voyager entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût d'un voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 18e anniversaire de naissance de l'enfant.
51.7.3 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement sans justification pour réunion de famille pour un voyage aller-retour par période de douze mois si l'enfant a plus de 18 ans, mais moins de 22 ans, pour se déplacer entre la ville où il réside et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste pour les déplacements effectués à partir du Canada, ou entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire pour les déplacements effectués à partir de l'extérieur du Canada, la dernière année d'admissibilité devant être la période de douze mois, commençant le 1er septembre, au cours de laquelle survient le 21e anniversaire de naissance de l'enfant.
51.8 Voyage d'un enfant à charge au poste – Un enfant ayant des besoins spéciaux
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.8.1 Lorsque l'enfant à charge qui se déplace a des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique), et que la compagnie aérienne n'accepte pas qu'il voyage sans être accompagné ou lorsqu'il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisés chaque année conformément aux articles 51.4, 51.5, 51.6 et 51.7 peut servir à son escorte. (Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.9 Réunion de famille pour le fonctionnaire affecté seul
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.9.1 Sous réserve de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille et sauf si le présent article prévoit le contraire, lorsqu'un fonctionnaire accepte d'être affecté seul, l'administrateur général peut autoriser jusqu'à deux voyages aller-retour par période de douze mois pour ses personnes à charge, selon les modalités suivantes :
a) si les personnes à charge ont été réinstallées dans une autre ville, conformément à la DSE 15.40, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un aller-retour entre le poste et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire ;
b) si l'alinéa 51.9.1a) ne s'applique pas, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille est payable à l'égard d'un déplacement effectué, selon le cas :
(i) entre le poste et la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire; ou
(ii) entre la ville où résident les personnes à charge séparées du fonctionnaire et le poste, jusqu'à concurrence du coût du voyage entre la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et le poste.
51.10 Visite d'un enfant visé par une entente de garde
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.10.1 En cas d'entente de garde, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité de déplacement pour réunion de famille conformément aux paragraphes 51.10.2, 51.10.3, 51.10.4 et 51.10.5.
51.10.2 Si le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait est responsable du déplacement d'un enfant à charge qui réside avec le fonctionnaire au poste; ou qui est un élève/étudiant à charge au sens de la DSE 2 - Définitions pour visiter l'autre parent, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de douze mois, moins le coût du déplacement, selon le cas, entre la ville où réside l'autre parent de l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire. (Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.10.3 Au moment d'appliquer le paragraphe 51.10.2, lorsque l'enfant réside avec le fonctionnaire au poste, et lorsqu'il est dans l'intérêt de l'enfant de rencontrer son autre parent au poste, l'administrateur général peut, à la demande du fonctionnaire, autoriser le voyage, au titre des frais de déplacement seulement, de l'autre parent pour ne pas que l'enfant ait à voyager. (Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.10.4 Une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée dans le cas d'un enfant du fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui n'est pas admissible comme personne à charge aux termes de la DSE 2 - Définitions pour la simple raison qu'il ne réside pas normalement avec le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait, si celui-ci a des droits de visite à l'égard de l'enfant aux termes d'une entente de garde, jusqu'à concurrence de deux voyages aller-retour par période de douze mois de la ville où réside l'enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût du déplacement, selon le cas, entre cette ville et celle où est situé le bureau principal du fonctionnaire. (Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.10.5 Lorsque l'enfant à charge qui se déplace a des besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique), que la compagnie aérienne n'accepte pas qu'il voyage sans être accompagné ou lorsqu'il a moins de 13 ans, un des voyages aller-retour autorisé chaque année conformément au présent article peut servir à son escorte.
51.11 Réunion de famille hors du poste
(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)
51.11.1 Même si la réunion de famille devrait normalement avoir lieu au poste du fonctionnaire, à sa demande, où l'administrateur général estime que c'est la façon optimale de respecter l'esprit d'une réunion de famille, une indemnité de déplacement pour réunion de famille peut être autorisée pour un voyage aller-retour entre le poste et la ville où réside l'enfant/l'élève/l'étudiant/l'époux ou conjoint de fait ou celle où est situé son bureau principal, selon le cas, pour :
a) le fonctionnaire, si le déplacement remplace l'application des dispositions de l'article 51.9 ou le paragraphe 51.10.4; ou
b) l'époux ou conjoint de fait, si le déplacement remplace l'application des dispositions du paragraphe 51.10.4; ou
c) le fonctionnaire et son époux/conjoint de fait ainsi que tout enfant à charge résidant avec le fonctionnaire au poste, si le déplacement tient lieu des dispositions des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7 et 51.8.
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.11.2 Dans des circonstances exceptionnelles, pourvu que ce soit la façon optimale de respecter l'esprit d'une réunion de famille, un voyage aller-retour peut être autorisé par l'administrateur général vers une destination sur un trajet à destination ou à partir du poste, pour le fonctionnaire et toute(s) personne(s) à charge admissible(s) aux termes de la présente directive, y compris les personnes à charge résidant au poste, à concurrence du coût du voyage entre le poste et la ville de l'administration centrale. (Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.11.3 L'indemnité autorisée en vertu de l'article 51.11 ne doit pas dépasser celle qui aurait été versée en vertu des articles 51.2, 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8, 51.9 ou 51.10, selon le cas, sauf que, lorsque le déplacement d'un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait a été autorisé au lieu d'appliquer l'article 51.10 parce que l'enfant est trop jeune pour voyager seul, l'administrateur général autorise aussi le remboursement des frais de logement réels et raisonnables engagés par le fonctionnaire/époux ou conjoint de fait dans la ville où est situé son bureau principal, lorsque c'est le lieu de résidence de l'enfant, pour une période ne dépassant pas cinq jours.
51.11.4 Lorsque le voyage est autorisé à partir du poste, un tel déplacement entraîne l'épuisement d'un droit par personne pour toutes les personnes à charge admissibles, peu importe l'endroit où elles résident et la fréquence des voyages autorisés.
51.12 Congé
51.12.1 Lorsque les frais de déplacement du fonctionnaire sont autorisés en vertu de l'article 51.11, il faut défalquer au fonctionnaire le nombre voulu de crédits de congé, sauf que si l'administrateur général n'est pas disposé à autoriser la réunion de famille au poste à cause de circonstances inhabituelles au poste et que le fonctionnaire ne peut voyager hors des heures de travail, un congé de déplacement sera autorisé pour une période égale :
a) au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et le lieu où se trouve la personne à charge dont il est séparé, ou une autre ville approuvée, en vertu du paragraphe 51.11.2, si ce voyage remplace les dispositions des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 ou 51.9; ou
b) au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la destination, moins le temps de déplacement entre la destination et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire et où se fait le voyage en remplacement des dispositions de l'article 51.10; ou
c) au temps de déplacement entre le poste du fonctionnaire et la destination, jusqu'à concurrence du temps de déplacement d'un voyage aller-retour jusqu'à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, dans tous les autres cas.
51.13 Appels téléphoniques aux personnes à charge
(Note : Veuillez consulter les Instructions)
51.13.1 Sous réserve des paragraphes 51.13.2 et 51.13.3, un fonctionnaire ou un fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires qui est affecté au même poste, pourra être remboursé pour les appels téléphoniques effectués entre l'endroit où se trouve un enfant à charge et le poste et ce, selon les modalités suivantes :
a) pour un élève à charge fréquentant une école secondaire au Canada; ou une école primaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été approuvée en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement de ses appels téléphoniques jusqu'à concurrence du coût, au 1er septembre, de dix appels téléphoniques interurbains de cinq minutes par composition automatique par année scolaire de la ville où réside l'élève à charge à son poste;
b) pour un étudiant/élève à charge fréquentant un établissement d'enseignement postsecondaire; ou une école secondaire offrant le programme d'enseignement canadien hors du poste, mais pas au Canada, lorsque les établissements d'enseignement au poste ne sont pas compatibles, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement de ses appels téléphoniques jusqu'à concurrence du coût, au 1er septembre, de dix appels téléphoniques interurbains de cinq minutes par composition automatique par année scolaire de la ville où est situé son bureau principal à son poste;
c) si l'enfant à charge en question ne fréquente pas un établissement d'enseignement, le fonctionnaire peut réclamer, pour chaque année scolaire, le remboursement d'appels téléphoniques jusqu'à concurrence du coût, au 1er septembre, de dix appels téléphoniques interurbains de cinq minutes par composition automatique de la ville du bureau principal au poste.
51.13.2 Sous réserve de l'article 51.13.3, les dispositions de l'article 51.13.1 s'appliqueront à partir du moment où le fonctionnaire arrive à la mission jusqu'à la fin de la période de douze mois commençant le 1er septembre de l'année où survient le 21e anniversaire de naissance de l'enfant ou de l'élève ou de l'étudiant à charge.
51.13.3 Lorsqu'un fonctionnaire demande le remboursement de ses appels téléphoniques conformément à l'article 51.13.1 pour une période inférieure à une année scolaire complète, l'indemnité est calculé en fonction du nombre de mois pour lequel il a droit à une aide comparativement à la période de douze mois applicable.
51.14 Rapport
51.14.1 Les dispositions relatives au versement et à la vérification des indemnités de déplacement pour réunion de famille se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
Instructions
Instructions - Général
1. Pour les fins de la présente directive, fonctionnaire/l'époux/conjoint de fait désigne le fonctionnaire, l'époux ou le conjoint de fait, selon le cas.
2. La personne à charge n'est tenue à aucun séjour minimum au poste du fonctionnaire et, comme prévu à l'article 51.11, le fonctionnaire n'est tenu à aucune période minimum d'absence du poste, sauf que, puisque la présente directive a pour fin de minimiser la séparation des familles résultant du service extérieur, on s'attend à ce que la famille passe une période raisonnable ensemble. Les visites d'une semaine ou moins doivent être signalées au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
Instruction pour 51.1.1 - Application
Pour déterminer l'admissibilité au remboursement des frais de déplacement pour des périodes de moins de douze mois, l'administrateur général doit tenir compte de la date d'arrivée du fonctionnaire au poste par rapport au calendrier des vacances scolaires, le cas échéant, étant donné que la période de douze mois correspond à l'année scolaire. Dans la majorité des cas, les déplacements ont lieu pendant les vacances de Noël et d'été. Par conséquent, lorsque deux voyages sont prévus par période de douze mois et que le fonctionnaire est affecté en janvier, il ne sera habituellement autorisé qu'à un voyage pendant les grandes vacances scolaires, avant le début de la première période complète de douze mois commençant le 1er septembre. La fréquence des déplacements pour les périodes de moins de douze mois est laissée à la discrétion de l'administrateur général.
Instructions pour 51.2 - Couple de fonctionnaires
1. Le présent article a pour objet d'assurer la réunion des deux fonctionnaires et de toutes les personnes à charge admissibles au même endroit en même temps.
2. L'article a été conçu pour faciliter les réunions de famille deux fois par période de douze mois, sauf lorsque les déplacements pour réunion de famille ne sont admissibles qu'une fois par période de douze mois, comme prévu au paragraphe 51.7.3, lorsque le fonctionnaire a accepté d'être affecté seul.
Instruction pour 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 et 51.10 - Voyage d'un élève à charge qui voyage au poste/Voyage d'un enfant à charge au poste/Visite d'un enfant visé par une entente de garde
Lorsque des déplacements sont autorisés en vertu des articles 51.4, 51.5, 51.6, 51.7, 51.8 et 51.10 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de douze mois est de quatre voyages.
Instruction pour 51.6 – Voyage d'un élève à charge inscrit à un établissement d'enseignement postsecondaire – De plus de 21 ans et de moins de 24 ans
L'article 51.6 peut s'appliquer aux élèves/étudiants inscrits à un programme d'enseignement reconnu incluant des affectations de travail entre des cours (p. ex. un programme coopératif).
Instruction pour 51.8.1 - Voyage d'un enfant à charge au poste – Un enfant ayant des besoins spéciaux
Un voyage visé au paragraphe 51.8.1 peut être approuvé uniquement lorsque l'employé produit un document indiquant que la compagnie aérienne n'accepte pas que l'enfant à charge voyage sans être accompagné, c.-à-d., une lettre de la compagnie aérienne.
Instruction pour 51.9 - Réunion de famille pour le fonctionnaire affecté seul
Le présent article a pour objet d'assurer des réunions de famille deux fois par période de douze mois, sauf lorsque le déplacement pour réunion de famille ne peut être autorisé qu'une fois par période de douze mois, comme prévu a l'article 51.7, lorsque le fonctionnaire a accepté d'être affecté seul.
Instructions pour 51.10 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde
1. Le paragraphe 51.10.1 s'applique aux voyages dans les cas de garde conjointe, auquel cas la fréquence des voyages ne doit pas dépasser celle qui est autorisée en vertu de l'article 51.3. Il s'applique aussi à l'enfant du fonctionnaire/époux ou conjoint de fait qui n'a pas encore atteint l'âge de 22 ans, lorsqu'une entente de garde n'est pas applicable en raison de son âge.
2. Pour déterminer la quote-part des frais de déplacement du fonctionnaire en vertu des dispositions de la présente directive, l'administrateur général doit tenir compte du type et du mode de transport utilisé, par exemple :
a) si le voyage est effectué selon un tarif d'excursion, la quote-part du fonctionnaire sera fondée sur les tarifs d'excursion;
b) si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable dépasse de 800 kilomètres (500 milles) la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs aériens en vigueur au Canada le jour où commence le voyage; ou
c) si le voyage pour lequel le fonctionnaire est responsable fait jusqu'à 800 kilomètres (500 milles) de la ville de son bureau principal, on se fondera sur les tarifs routiers (autocars) ou ferroviaires canadiens, selon le moins élevé de ces tarifs.
Instructions pour 51.10.2 et 51.10.3 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde
1. Pour l'application des paragraphes 51.10.2 et 51.10.3, lorsque l'autre parent de l'enfant se trouve dans un poste à l'extérieur du Canada et que ce dernier est un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille n'est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre l'autre parent de l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.
2. Un voyage visé au paragraphe 51.10.2 et 51.10.3 peut être approuvé uniquement lorsque l'employé produit un document à l'appui des besoins spéciaux, par exemple, une évaluation et une recommandation effectuées par un spécialiste de la santé ou un conseiller pédagogique.
Instruction pour 51.10.2 et 51.10.4 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde
Lorsque des déplacements sont autorisés en vertu des paragraphes 51.10.2 et 51.10.4 à l'égard du même enfant, le nombre total de voyages pouvant être autorisé par période de douze mois est de deux voyages.
Instructions pour 51.10.3 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde
Le paragraphe 51.10.3 vise à reconnaître des situations spéciales où il est recommandé de privilégier le déplacement de l'autre parent de l'enfant à charge en raison notamment de l'âge de celui-ci, de ses besoins spéciaux (déficience intellectuelle ou physique) ou de circonstances exceptionnelles fondées sur la recommandation d'un spécialiste de la santé ou d'un conseiller pédagogique, si l'administrateur général estime que la réunion au poste du fonctionnaire est la meilleure manière de respecter l'esprit de la réunion de famille.
Instruction pour 51.10.4 - Visite d'un enfant visé par une entente de garde
Pour l'application du paragraphe 51.10.4, lorsque l'enfant se trouve dans un poste à l'extérieur du Canada en compagnie d'un parent qui est un fonctionnaire/époux ou conjoint de fait visé par les Directives sur le service extérieur, l'indemnité de déplacement pour réunion de famille n'est pas réduite en fonction du coût du déplacement entre la ville où se trouve l'enfant et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.
Instruction pour 51.11.1 et 51.11.2 - Réunion de famille hors du poste
Pour déterminer les répercussions financières de l'application des paragraphes 51.11.1 et 51.11.2, il faut comparer les frais de déplacement de toutes les personnes autorisées à voyager à partir du poste du fonctionnaire avec l'ensemble des frais de déplacement qui auraient été engagés si un voyage jusqu'au poste avait été effectué par tous les enfants et les personnes à charge admissibles en vertu des dispositions pertinentes de la présente directive.
Instruction pour 51.11.2 - Réunion de famille hors du poste
Les circonstances exceptionnelles aux termes du paragraphe 51.11.2, lorsque se rencontrer dans une autre ville fait qu'il est plus facile pour le fonctionnaire et toutes ses personnes à charge admissibles de se déplacer pour réunion de famille en vertu de la présente directive, comprennent :
a) des conditions de sécurité, de santé ou environnementales au poste font qu'il ne serait pas sage pour les personnes à charge de se rendre au poste;
b) le vol est trop long ou les changements de fuseaux horaires sont trop nombreux, compte tenu de la brièveté de la réunion de famille;
c) il est plus commode pour la famille de se réunir à mi-chemin en raison des horaires de travail et des périodes d'études de ses membres;
d) les personnes à charge peuvent habiter à des endroits différents.
Instructions pour 51.13 Appels téléphoniques aux personnes à charge
1. L'année scolaire représente la période de douze mois commençant le 1er septembre et se terminant le 31 août. L'aide versée est calculée en fonction de l'année scolaire canadienne, que l'enfant à charge fréquente ou non l'école.
2. Aucune aide n'est versée pour un élève à charge fréquentant une école primaire ailleurs qu'au poste lorsqu'une indemnité scolaire n'a pas été autorisée.
3. Le montant maximal de l'aide versée en vertu de l'article 51.13.1 est déterminé par le sous-ministre des Affaires étrangères le 1er septembre de chaque année.
4. À la demande de l'administrateur général, les frais d'appels téléphoniques doivent être justifiés par des reçus ou une déclaration statutaire attestant qu'ils ont été engagés. S'il n'est pas possible de faire l'appel par composition automatique, le sous-ministre des Affaires étrangères détermine l'indemnité à verser.
5. Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté à des postes différents, chacun d'eux peut réclamer le remboursement de ses appels téléphoniques.
6. Lorsque le fonctionnaire réclame le remboursement de ses appels téléphoniques à l'égard d'un élève/étudiant à charge, l'indemnité est calculée en fonction de dix appels de cinq minutes par année scolaire, même si l'élève/l'étudiant n'a pas été séparé de sa famille parce que :
a) l'élève ou l'étudiant a passé la totalité ou une partie de ses grandes vacances scolaires au poste; ou
b) le fonctionnaire a été réinstallé au Canada pendant les grandes vacances scolaires.
7. L'administrateur général peut se prévaloir de ses pouvoirs discrétionnaires lorsque l'indemnité pour les frais d'appels téléphoniques a été autorisée en vertu de la présente directive et que :
a) l'enfant, l'élève ou l'étudiant à charge se réinstalle au poste pendant l'année scolaire; ou
b) le fonctionnaire est réinstallé au Canada pendant l'année scolaire.
8. Dans le cas des périodes inférieures à une année scolaire complète, le fonctionnaire a droit à une aide pour chaque mois pendant lequel il est affecté a un poste pendant au moins dix jours rémunérés.
Lignes directrices
Lignes directrices pour 51.11 – Réunion de famille hors du poste
1. La présente directive a pour objet de permettre aux familles de se réunir au moins une fois l'an, soit au poste, soit à la ville où résident la ou les personnes à charge séparées du fonctionnaire, soit, pour des raisons jugées valables par l'administrateur général, dans une autre ville. Le présent article a été conçu pour donner une certaine latitude à la famille désireuse de se réunir, compte tenu des circonstances ou des conditions qui justifient une réunion de famille hors du poste. Les déplacements autorisés en vertu du présent article devraient permettre au fonctionnaire et à toutes ses personnes à charge d'avoir la possibilité de se réunir en famille dans une même ville.
2. Le présent article n'a pas pour objet d'offrir au fonctionnaire et (ou) à une personne à charge des indemnités de déplacement pour congé annuel supplémentaire, ni d'autoriser des échanges, comme par exemple lorsqu'il y a deux enfants résidant hors du poste, si le fonctionnaire tentait de les visiter six fois pendant la période d'admissibilité, ce qui aboutirait à une réunion de famille avec certains de ses membres, mais pas avec d'autres. Un voyage de l'un des parents pour visiter un seul enfant n'est approuvé par l'administrateur général que sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, dans des circonstances personnelles exceptionnelles exigeant la présence d'un parent au lieu où réside l'enfant et permettant d'atteindre l'objectif de la réunion de famille.
3. Le fonctionnaire qui veut se déplacer hors du poste en vertu du présent article peut envisager aussi d'autres possibilités, comme se prévaloir de la Banque de crédits de déplacement du service extérieur (DSE 45), de l'Aide au déplacement de vacance pour le service à l'extérieur (DSE 50) ou de l'Indemnité spéciale de poste (DSE 56.11) pour éviter d'épuiser tous les avantages auxquels il a droit relativement aux personnes à charge admissibles en vertu de la présente directive.