DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport

Portée

Introduction

La présente directive fait état des procédures administratives relatives au versement, à l’utilisation, à la certification et à la vérification des indemnités de déplacement et des exigences en matière de rapport prévues dans les Directives sur le service extérieur.

Définition

Note : Cette définition s’applique seulement à cette directive.

L’administrateur général (deputy head) s’entend de l’administrateur général du ministère employeur, sauf si, en vertu d’une entente conclue avec le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement au sujet de l’application des Directives sur le service extérieur, les rapports doivent être présentés par ce ministère.

Directive

70.1 Indemnités de déplacement – Application

70.1.1 Une des conditions qui s’appliquent aux indemnités de voyage non imposables est qu’elles ne sont dépensées qu’aux fins spécifiquement déterminées par l’employeur.

70.1.2 C’est au fonctionnaire qu’il incombe de démontrer que les fonds ont été dépensés aux fins précises pour lesquelles ils ont été accordés.

70.1.3 Les procédures de versement, de certification et de vérification s’appliquent aux indemnités de déplacement suivantes :

1. DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives;
2. DSE 41.6 - Indemnité de déplacement pour soins de santé pour assister à la naissance d’un enfant (les dispositions pour le reste de la DSE 41 sont entièrement soumises à justification);
3. DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l’extérieur;
4. DSE 50 – Aide au déplacement du poste;
5. DSE 51 - Réunion de famille; et
6. DSE 54 - Déplacements pour événements familiaux malheureux.

70.2 Indemnités de déplacement - Versement des indemnités

70.2.1 Les indemnités seront versées le plus près possible de la date proposée du déplacement, compte tenu de la nécessité de réserver les billets à l’avance.

70.2.2 Le fonctionnaire doit présenter un plan de voyage signé faisant état du déplacement proposé et des dépenses anticipées dans les limites du montant de l’indemnité.

70.2.3 Il est entendu que le plan de voyage d’un fonctionnaire peut changer et qu’il faille annuler ou modifier le déplacement prévu. Des modifications peuvent être apportées au plan s’il y a lieu. Dans le cas de la DSE  50 – Aide au déplacement du poste, le fonctionnaire n’est pas tenu d’informer l’administrateur général des changements ou des modifications au plan de voyage.

70.2.4 Le fonctionnaire devrait anticiper tout changement dans la taille de sa famille lorsqu’il présente une demande dans le cadre de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste. Une fois versée, l’indemnité ne peut être rajustée pour tenir compte de l’arrivée ou du départ d’une personne à charge. Le montant intégral de l’indemnité prévue par la DSE 50 – Aide au déplacement du poste est versé pour l’ensemble de la famille au moment où la demande est faite, même si l’indemnité sert à faire plus d’un voyage.

70.3 Indemnités de déplacement – Utilisation des indemnités

70.3.1 Lorsqu’une indemnité est versée pour un déplacement de la manière prévue au paragraphe 70.1.3, les fonctionnaires doivent attester de l’utilisation des indemnités de la manière présentée ci-dessous.

70.3.2 Lorsqu’un crédit de déplacement visé à la DSE 45 est utilisé parallèlement à un déplacement pour réunion familiale ou événement familial malheureux, le déplacement visé par la DSE 45 -  doit être lié au but de l’autre voyage. Des exemples : un autre membre de la famille effectue un voyage à partir du poste dans le cadre d’un déplacement pour événement familial malheureux, comme un enfant qui se rend aux funérailles d’un grand-parent; un voyage auxiliaire pour rendre visite à des parents; un autre membre de la famille, ou un ami intime, qui se joint à la famille dans le cadre d’une réunion familiale.

70.3.3 La DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et la DSE 50 – Aide au déplacement du poste sont des indemnités fixes qui doivent être consacrées au déplacement et aux frais de voyage, qu’il s’agisse d’un seul déplacement ou de plusieurs. Ces deux indemnités ne peuvent être combinées.

70.4 Indemnités de déplacement - Certification et vérification de l’utilisation des indemnités

70.4.1 Bien que les indemnités précisées au paragraphe 70.1.3 ne soient pas soumises à justification, le fonctionnaire est tenu de certifier l’utilisation de chaque indemnité et il peut être tenu de prouver que l’indemnité a bel et bien été utilisée aux fins prévues, conformément aux modalités suivantes :

1. dans le cas des indemnités accordées aux termes de la DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé du service extérieur, les fonctionnaires doivent certifier qu’ils ont utilisé au moins 90 % de l’indemnité pour des dépenses liées au voyage et 70 % pour le transport;
2. dans le cas des indemnités accordées aux termes de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, les fonctionnaires doivent certifier que chaque personne qui a bénéficié d’une indemnité a voyagé et qu’au moins 75 % de l’indemnité reçue pour chaque personne a été utilisé pour le voyage et les dépenses liées au voyage, y compris le transport, le logement, les repas et les faux frais de voyage, comme les excursions, les droits d’entrée, etc. Lorsque le déplacement est effectué à l’aide d’une motorisée particulière ou louée, les frais de location du véhicule, d’essence et d’huile, de péages routiers ou aux ponts, de traversiers et autres frais de transport peuvent être inclus, mais les frais de voyage ne doivent pas être basés sur un taux de kilométrage/millage; et
3. pour les indemnités suivantes, les fonctionnaires doivent certifier l’utilisation du montant complet de l’indemnité :
   1. DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives;
   2. L’article 41.6 - Indemnité de déplacement pour soins de santé pour assister à la naissance d’un enfant (les dispositions pour le reste de la DSE 41 sont entièrement soumises à justification);
   3. DSE 51 - Réunion de famille; et
   4. DSE 54 - Déplacements pour événements familiaux malheureux.

70.4.2 Dans les 30 jours suivant la fin du déplacement ou à la fin de l’affectation à l’étranger, selon la première occurrence, le fonctionnaire doit remplir et soumettre un formulaire de certification de voyage, qui formera la base de tout audit ultérieur. En outre, l’indemnité peut être vérifiée.

70.4.3 Le fonctionnaire est tenu de conserver pendant sept ans les preuves de voyage pour justifier le but de l’indemnité. Les pièces justificatives doivent démontrer que les frais ont été engagés à l’extérieur du poste. Si le fonctionnaire ne peut démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues, alors qu’on lui a demandé de le faire, l’indemnité sera rajustée et réduite de la partie dont l’utilisation n’a pu être justifiée.

70.4.4 En temps normal, une autre indemnité de déplacement aux termes de la même Directive sur le service extérieur pour le même voyageur ne sera accordée tant que le fonctionnaire n’aura pas complété la certification et répondu aux exigences de vérification sur demande concernant une indemnité de déplacement émise précédemment.

70.5 Exigences en matière de rapports

70.5.1 L’administrateur général, tel qu’il est défini dans la présente directive, devra présenter un rapport au plus tard au 1^er décembre de chaque année pour la période du 1^er novembre de l’année précédente au 31 octobre de l’année en cours au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à fsd.dse@tbs-sct.gc.ca. Le rapport devra comprendre les éléments suivants :

1. nombre total de fonctionnaires en poste dans un poste aux termes de l’ensemble ou d’une partie des dispositions des DSE;
2. désignation d’une personne à charge, conformément à l’alinéa c) de la définition de personne à charge sous la DSE 2 - Définitions, avec les détails nécessaires;
3. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction pour accorder un traitement individuel à un couple de fonctionnaires aux fins de la réinstallation, conformément au paragraphe 15.2.1 de la DSE 15 – Réinstallation;
4. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction pour accorder une aide financière supplémentaire pour les frais de transport local conformément au paragraphe 15.22.4 de la DSE 15 – Réinstallation;
5. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction prévu à la DSE 15.33 de la DSE 15 – Réinstallation – Pouvoir discrétionnaire de la direction;
6. l’utilisation de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, conformément au paragraphe 18.10.1;
7. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction prévu au paragraphe 18.10.2 de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille;
8. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction prévu à l’article 56.10 de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur pour continuer de verser la prime à un fonctionnaire après sept années consécutives au même poste;
9. l’utilisation du pouvoir discrétionnaire de la direction pour continuer de verser la prime de service extérieur à un fonctionnaire pendant l’absence temporaire d’une personne à charge, conformément à l’alinéa 56.9.1b) de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur; et
10. l’approbation du versement d’aide supplémentaire prévue par l’article 58.5 de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste – Indemnité supplémentaire à cause des conditions extraordinaires.

70.5.2 En plus du rapport annuel susmentionné, l’administrateur général, tel qu’il est défini dans la présente directive, devra présenter des rapports ministériels sur demande du Secrétariat du Conseil du Trésor.

70.5.3 Le Comité des DSE du CNM devra recevoir les rapports précisés ci-dessous :

3. changements à la section 3 – Indemnités d’opération des DSME, conformément au paragraphe 3.4.3 de la DSE 3 – Application, le cas échéant;
4. l’itinéraire officiel pour le déplacement à l’occasion de la réinstallation entre les postes et Ottawa, y compris toute escale autorisée, au plus tard le 30 juin de chaque année; et
5. un rapport consolidé des éléments présentés au paragraphe 70.5.1 au plus tard le 31 janvier de chaque année.