DSE 9 - Examens médicaux et dentaires
Introduction
L'employeur veut s'assurer, au moyen de soins préventifs, que les fonctionnaires et les personnes à leur charge sont aptes, du point de vue médical, au service à l'étranger. Normalement, Santé Canada effectuera les examens à cette fin. Si ce ministère ne peut s'en charger ou si l'administrateur général autorise le recours aux services d'installations privées, l'employeur paiera les frais connexes pour ces examens. Santé Canada a reçu le pouvoir de modifier l'appendice de la présente directive, au besoin.
Directive 9
9.01 Avant d'être affecté à une mission, le fonctionnaire aura droit, ainsi que chacune des personnes à sa charge qui
a) partagera sa résidence à une mission, ou qui
b) sera inscrite à plein temps dans un établissement d'enseignement situé hors du Canada,
à un examen médical; ils peuvent aussi être tenus de subir, comme condition de l'affectation, un examen dentaire ou médical, voire les deux, comprenant au besoin des services de spécialistes, des tests psychologiques, des radiographies et des vaccins. Les missions nécessitant des examens dentaires avant l'affectation sont énumérées à l'appendice de la présente directive et figurent dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.
Instruction
Lorsqu'un examen dentaire est requis, celui-ci doit comprendre une évaluation de tout soin dentaire spécial qui peut être exigé avant ou durant l'affectation du fonctionnaire.
9.02 L'examen dentaire, l'examen médical et, le cas échéant, l'hospitalisation, de même que tout examen spécial requis, se font de la manière prescrite par Santé Canada, dans une installation du gouvernement du Canada. Dans des circonstances spéciales, l'administrateur général peut autoriser le recours à des installations privées.
Instruction
L'employeur doit payer les coûts des examens médicaux ou dentaires faits dans une installation privée seulement
a) si Santé Canada ne peut se charger de ces examens, ou
b) si une installation privée est préférable, de l'avis de l'administrateur général.
9.03
a) Santé Canada enverra à l'administrateur général une évaluation d'aptitude au travail à l'égard de tout examen médical que l'on fait subir en vertu de la présente directive.
b) Santé Canada présentera à l'administrateur général une évaluation des soins dentaires nécessaires qui ne peuvent être assurés à la mission du fonctionnaire pour tout examen dentaire effectué en vertu de la présente directive.
Instruction
L'évaluation d'aptitude au travail établie par Santé Canada ne contient pas de renseignements médicaux confidentiels. Le fonctionnaire peut obtenir des renseignements médicaux confidentiels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou en s'adressant de façon informelle à Santé Canada.
9.04 Lorsqu'une question d'ordre médical est en litige, le fonctionnaire a le droit de demander à son médecin personnel de présenter un avis médical écrit à Santé Canada. Ce ministère l'étudiera et présentera à l'administrateur général une autre évaluation d'aptitude au travail tenant compte de l'avis médical du médecin du fonctionnaire.
9.05
a) S'il y a divergence importante entre les avis médicaux écrits présentés en vertu des articles 9.03a) et 9.04, Santé Canada peut obtenir d'une tierce partie un avis médical écrit dont il sera tenu compte lorsque l'évaluation d'aptitude au travail sera présentée de nouveau à l'administrateur général.
b) Lorsque l'administrateur général n'est pas satisfait de l'évaluation d'aptitude au travail et que Santé Canada n'a pas obtenu d'avis médical écrit d'une tierce partie, l'administrateur général peut demander qu'un tel avis soit présenté à Santé Canada, qui en tiendra compte dans l'évaluation d'aptitude au travail.
9.06 Pour décider de l'affectation du fonctionnaire, l'administrateur général doit tenir compte des évaluations médicales et dentaires qui lui sont présentées en vertu des articles 9.03, 9.04 et 9.05.
Instruction
Lorsque, après avoir pris en considération les évaluations d'aptitude au travail qui lui ont été présentées, l'administrateur général décide qu'il est impossible d'affecter le fonctionnaire pour des raisons d'ordre médical, il doit en informer ce dernier.
9.07 L'administrateur général doit autoriser
a) le paiement des frais réels et raisonnables qu'entraînent les examens médicaux, et(ou)
b) le paiement des frais réels et raisonnables qu'entraînent les examens dentaires effectués comme condition d'affectation à une mission figurant à l'appendice de la présente directive,
et, selon le cas,
c) le paiement des frais de déplacement, suivant la définition qui se trouve dans DSE 2.01 aa), c'est-à-dire les frais de transport aérien et les frais de transport local pour se rendre à l'aéroport aux points de départ et de destination et en revenir. Dans le cas d'une escale nécessaire, l'administrateur général devra approuver auparavant le paiement des frais de logement, de repas et de transport local pour se rendre à l'aéroport et en revenir, s'il n'est pas possible ou pratique de formuler un itinéraire qui permettrait un transit continu à la destination approuvée.
9.08 Lorsque l'administrateur général autorise le recours à une installation privée, l'avis écrit et le compte d'honoraires doivent être remis à Santé Canada qui vérifiera le compte et en recommandera le paiement lorsqu'il jugera que la qualité de l'avis écrit est satisfaisante.
9.09 Lorsque l'examen médical ou dentaire autorisé en vertu de la présente directive doit avoir lieu pendant les heures normales de travail, on considérera le fonctionnaire comme étant de service pendant le temps nécessaire à l'examen.
9.10 Lorsque le fonctionnaire est tenu de subir un examen médical ou dentaire autorisé par la présente directive et qu'il n'est pas possible qu'il subisse cet examen pendant ses heures normales de travail, l'administrateur général peut autoriser qu'il soit rémunéré au tarif des heures supplémentaires selon les dispositions prévues dans la convention collective appropriée pour le temps nécessaire à cet examen.
9.11 Les frais engagés par le fonctionnaire conformément aux articles 9.02 et 9.04 ne doivent pas être imputés à son régime d'assurance-maladie ou d'assurance-hospitalisation.
Instruction
La présente directive s'applique en cas de mutation à une autre mission.
Ligne directrice
On trouvera à la DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs les dispositions relatives aux frais engagés pour les soins médicaux préventifs autres que les soins avant l'affectation.
Appendice - Missions nécessitant des examens dentaires avant l'affectation
1er avril 2000
Abidjan, Cote-d`Ìvoire
Àbuja, Nigerie
Accra, Ghâna
Addis-Abéba, Éthiopie
Alger, Algérie
Almaty, Kazakhstan
Amman, Jordanie
Arusha, Tanzanie
Bagdad, Irak
Bamako, Mali
Beijing, République populaire de Chine
Belgrade, Serbie
Bratislavia, Slovaquie
Bridgetown, Barbades
Bucarest, Roumanie
Chandaghar, Indes
Chonquing, Chine
Colombo, Sri Lanka
Conakry, Guinée
Cotonou, Bénin
Dakar, Sénégal
Damas, Syrie
Dar-es-Salaam, Tanzanie
Dhaka, Bangladesh
Doula, Cameroun
Georgetown, Guyane
Guanzhou, Rep P de Chine
Hanoi, Vietnam
Harare, Zimbabwe
Islamabad, Pakistan
Ho Chi minh-ville, Vietnam
Katmandou, Népal
Kigali, Rwanda
Kingston, Jamaïque
Kinshasa, Zaïre
Kyiv, Ukraine
La Havane, Cuba
La Paz, Bolivie
Lagos, Nigéria
Libreville, Gabon
Lusaka, Zambie
Managua, Nicaragua
Mumbai, Inde
Nairobi, Kenya
Niamey, Niger
Ouagadougou, Burkina-Faso
Panama City, Panama
Port-au-Prince, Haïti
Porto Nuovo, Bénin
Prague, République Tchéque
Pristina, Kosovo
Quetta, Pakistan
Quito, Équateur
Rabat, Maroc
San José, Costa Rica
San Salvador, Salvador
Santo Domingo, Rép. dominicaine
Sarajevo,Bosnie
Tegucigalpa, Honduras
Tehran, Iran
Thies, Sénégal
Tirana, Albanie
Tripoli, Libye
Tunis, Tunisie
Varsovie, Pologne
Yaoundé, Cameroun
Zagreb, Croatie
Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions apportées à la présente appendice ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur. (révisé le 21 avril 2006)
DSE-10 - Prêt à l'affectation
Introduction
La présente directive prévoit l'octroi d'un prêt aux fonctionnaires, sur demande, normalement pour les aider à acheter des articles dont ils se serviront à la mission ou pour faciliter le service à l'étranger de quelque manière que ce soit, entre autres des vêtements et des produits alimentaires ainsi qu'une voiture particulière. La DSE 10 n'a pas pour but de financer les investissements personnels.
Le fonctionnaire devra préciser la raison pour laquelle il demande un prêt.
Directive 10
Montant maximum du prêt
10.01 À la discrétion de l'administrateur général, et sous réserve des restrictions et des conditions prévues dans la présente directive, un employé peut se voir accorder, lors de son affectation, un prêt portant intérêt et n'excédant pas le moins élevé des deux montants suivants :
a) cinquante pour cent du salaire annuel brut de l'employé;
b) 35 765 $ (ou le montant fixé le 1er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité sur les directives au service extérieur du Conseil national mixte). (revisé le 1er avril 2007)
Admissibilité
10.02 Un prêt à l'affectation peut être accordé à l'employé :
a) qui reçoit, par écrit, l'avis officiel d'une affectation imminente à une mission; ou
b) qui est en poste dans une mission et à qui l'on n'a pas consenti de prêt à l'affectation avant cette affectation; et(ou)
c) à qui l'on a consenti un prêt lors de son affectation et qui reçoit, par écrit, l'avis officiel d'une affectation imminente à une autre mission.
Instructions
1. Un prêt à l'affectation est habituellement consenti avant l'affectation ou pendant les douze premiers mois d'une affectation à une mission.
2. Un prêt à l'affectation peut être accordé après douze mois de service dans une mission si les raisons invoquées sont jugées valables par l'administrateur général.
3. Un prêt à l'affectation n'est accordé pendant les douze derniers mois d'une affectation à une mission que dans des circonstances exceptionnelles, lorsque les raisons invoquées sont jugées valables par l'administrateur général ou lorsque l'employé reçoit par écrit l'avis officiel d'une affectation imminente à une autre mission.
Échéancier
10.03 Lorsqu'un prêt est approuvé à la suite de l'avis d'une affectation ou d'une mutation à une autre mission, l'employé peut recevoir les fonds jusqu'à 90 jours avant la date officielle de son départ du Canada ou de sa mission précédente.
Prêt antérieur
10.04 Lorsqu'un prêt est accordé conformément à l'article 10.02c), le montant maximal du prêt ne doit pas dépasser la somme établie en vertu de l'article 10.01 au moment de l'avis officiel de mutation à une autre mission, moins la partie non remboursée du prêt précédent, le remboursement devant s'effectuer conformément à l'article 10.08.
Renégociation
10.05 Lorsqu'un prêt d'affectation a été accordé conformément à l'article 10.02, le fonctionnaire peut :
a) négocier un prêt supplémentaire, une seule fois,
(i) d'un montant de 500 $ ou plus lorsque ce montant s'ajoute à un prêt qui a été accordé conformément aux dispositions de la présente directive mises en vigueur en 1993 ou
(ii) d'un montant de 1 500 $ ou plus lorsque ce montant s'ajoute à un prêt qui a été accordé conformément aux dispositions de la présente directive mises en vigueur en 2001
jusqu'à concurrence de la somme maximale qu'il aurait obtenue en vertu de l'article 10.01 lorsque le prêt initial a été accordé. La somme additionnelle serait accordée au taux d'intérêt courant pour les prêts d'affectation.
b) renégocier la durée du prêt jusqu'à concurrence de quatre ans au même taux d'intérêt.
c) renégocier le prêt de manière à augmenter les paiements et à réduire la durée du prêt, et ce, au même taux d'intérêt.
Instructions
1. L'employé peut se prévaloir des dispositions de l'article 10.05 à n'importe quel moment après l'approbation de chaque prêt; toutefois, pendant les douze derniers mois de l'affectation dans une mission, le prêt supplémentaire peut seulement être approuvé dans des circonstances exceptionnelles pour des motifs acceptables à l'administrateur général.
2. Lorsque le prêt à l'affectation qui a été accordé correspond à la somme maximale que l'on peut obtenir en vertu de l'article 10.01, l'employé ne peut bénéficier des dispositions de l'article 10.05a).
3. Les dispositions de l'article 10.05 ne s'appliquent pas lorsqu'un prêt a été remboursé intégralement.
Ligne directrice
Le montant total combiné du prêt à l'affectation et du prêt à l'affectation supplémentaire correspond au montant maximal qui aurait pu être accordé en vertu de l'article 10.01 au moment de l'approbation du prêt initial. Voici quelques exemples :
1. Montant maximal pouvant être accordé à l'employé : 25 000 $. L'employé se voit consentir un prêt à l'affectation de 10 000 $ remboursable sur deux ans.
Après 10 mois à la mission, le fonctionnaire estime nécessaire d'acheter une voiture. Bien que le solde ait été ramené à 6 000 $, le prêt pourrait seulement être augmenté jusqu'à concurrence de la somme maximale originale de 25 000 $, moins le montant du prêt initial (10 000 $), de sorte qu'un prêt supplémentaire maximum de 15 000 $ serait approuvé. Le nouveau taux d'intérêt serait une moyenne pondérée établie en prenant le taux d'intérêt appliqué au prêt original et le taux courant appliqué au prêt supplémentaire. Par exemple, si le taux original était de 4 % et le nouveau taux de 5 %, la moyenne pondérée serait de
(6 000 $ x 0,04 + 15 000 $ x 0,05)/21 000 $ = 4,71 %.
2. Montant maximal pouvant être accordé : 25 000 $. L'employé se voit consentir un prêt à l'affectation de 25 000 $ remboursable sur quatre ans.
Après deux ans à la mission, le fonctionnaire a réduit de 11 000 $ le montant du prêt d'affectation. Il demande un prêt supplémentaire de 5 000 $. Le prêt ne peut lui être accordé parce qu'il a déjà emprunté le montant maximal de 25 000 $.
Taux d'intérêt
10.06 Lorsqu'un prêt d'affectation ou un prêt supplémentaire a été approuvé conformément à l'article 10.02 et/ou 10.05 a),
a) le taux d'intérêt du prêt doit correspondre au taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre (c'est-à-dire le 1er avril, le 1er juillet, le 1er octobre ou le 1er janvier) pendant lequel le prêt est approuvé, ce taux étant fixé par le ministère des Finances et indiqué dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires extérieures et du commerce international;
b) le taux d'intérêt de tout prêt supplémentaire sera le taux prescrit en vigueur le premier jour du trimestre pendant lequel le prêt supplémentaire est approuvé, et lorsque le nouveau taux d'intérêt applicable au prêt combiné doit être une moyenne pondérée des deux taux,
c) les intérêts doivent être calculés sur le solde du prêt, y compris le solde d'un prêt antérieur et le montant d'un prêt supplémentaire;
d) le taux d'intérêt doit demeurer le même pendant toute la durée du prêt, sous réserve des dispositions de l'article 10.05.
Ligne directrice
Le 1er avril 2003, le taux prescrit correspondait au taux moyen applicable aux bons du Trésor d'un an pendant le premier mois du trimestre précédent, soit janvier 2003.
Durée maximale du prêt
10.07 Lorsqu'un prêt à l'affectation a été accordé conformément à l'article 10.02, la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois. Lorsqu'un prêt à l'affectation est renégocié conformément à l'article 10.05a), la période de remboursement ne doit pas dépasser 48 mois, à compter du premier jour du mois suivant le mois pendant lequel le prêt est renégocié.
Conditions de remboursement
10.08 Lorsqu'un prêt à l'affectation a été accordé conformément à l'article 10.02 :
a) l'intérêt doit être calculé et est payable deux semaines après le jour où le prêt est approuvé en vue d'être déposé dans le compte bancaire du fonctionnaire, ces deux semaines représentant le délai moyen entre l'approbation et le dépôt. Les intérêts qui sont dus entre l'émission du prêt et le début de la période de remboursement sont ajoutés au capital.
b) le prêt doit être remboursé en versements égaux, comprenant le capital et les intérêts, effectués toutes les deux semaines. Même si les intérêts sont payables deux semaines après que le prêt est approuvé, à la demande du fonctionnaire, la date du premier paiement peut être reportée au premier jour du quatrième mois suivant le mois pendant lequel le
prêt est approuvé, ou au premier jour du mois suivant l'arrivée du fonctionnaire à la mission, selon la première de ces échéances.
Instruction
Lorsqu'un prêt est consenti conformément à l'article 10.02c), le "capital" s'entend du montant total du prêt, qui comprend la somme effectivement reçue par l'employé et toute autre somme nécessaire pour rembourser le solde impayé du prêt antérieur.
10.09 À venir
Options de remboursement anticipé
10.10 Le fonctionnaire à qui l'on a consenti un prêt d'affectation peut procéder une seule fois à un remboursement partiel du capital du prêt en versant au moins 500 $; dans ce cas, le taux d'intérêt reste le même et le fonctionnaire peut, sur demande :
a) conserver la période initiale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera réduit en fonction de la diminution du capital; ou
b) réduire la période originale de remboursement, auquel cas le montant total du paiement effectué toutes les deux semaines, comprenant le capital et les intérêts, sera rajusté de manière à se rapprocher le plus possible, compte tenu de la nouvelle période de remboursement, du total du paiement effectué toutes les deux semaines avant le remboursement partiel du capital.
Acquittement du prêt
10.11 Après s'être assuré auprès de l'administrateur général du solde impayé de son prêt, un employé a le droit, pendant la durée du prêt, de rembourser la totalité du capital et des intérêts impayés, les intérêts étant calculés jusqu'à la fin de la période de deux semaines où le prêt est acquitté. Si l'employé exerce ce droit, il ne peut plus se prévaloir d'aucune des dispositions de la présente directive pour la durée de l'affectation, même si elle est prolongée, à moins qu'il ne reçoive par écrit l'avis officiel d'une affectation imminente à une autre mission (voir l'article 10.03).
Prolongation de la période de remboursement
10.12
a) Nonobstant l'article 10.07, lorsque l'employé retourne au Canada avant la fin de son affectation, l'administrateur général peut autoriser le remboursement ininterrompu du prêt et peut également prolonger la période de remboursement jusqu'à concurrence de 48 mois à compter du début de cette période.
b) Lorsque l'employeur met fin à une affectation avant la date prévue, que le fonctionnaire doit rentrer au Canada et que le remboursement du prêt lui causerait des difficultés financières, l'administrateur général pourra envisager de prolonger la période de remboursement au-delà de 48 mois.
Annulation de l'affectation à la mission
10.13 Nonobstant l'article 10.07, lorsque un employé à qui on a consenti un prêt à l'affectation en prévision d'une affectation reçoit par la suite l'avis officiel de l'annulation de cette affectation à cause de nécessités du service déterminées par l'administrateur général, celui-ci peut autoriser le remboursement du prêt aux mêmes conditions que si l'employé s'était rendu à la mission; toutefois, lorsque l'employé éprouve des difficultés financières, l'administrateur général peut prolonger la période de remboursement au delà.
Instruction
Les modalités dont il est question dans le présent article sont les modalités de remboursement en vigueur au moment où l'affectation a été annulée; elles restent les mêmes jusqu'à ce que le prêt soit remboursé.
10.14 Nonobstant toutes les dispositions de la présente directive, lorsqu'un fonctionnaire :
a) quitte son emploi avant d'avoir remboursé le montant dû, le solde du prêt devient immédiatement recouvrable en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.
b) a obtenu un congé non rémunéré pendant la période de remboursement du prêt, il doit soumettre des chèques postdatés au titre des montants payables toutes les deux semaines au cours de la période visée. Si aucune mesure n'est prise en ce sens, le solde du prêt doit être recouvré en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Dispositions transitoires
10.15 Le montant des prêts d'affectation dont la période de remboursement restante est de plus d'un an au 1er juillet 2001 sera rajusté en fonction d'un taux d'intérêt de 4,5 % à compter du 1er octobre 2001.
Ligne directrice
Ce rajustement unique sera effectué automatiquement par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et s'appliquera à tous les prêts admissibles. Ce rajustement exceptionnel tient compte des incidences négatives possibles des modifications de la présente directive en vigueur depuis le 1er juin 2001.
Instructions générales
1. L'employé doit être informé par écrit des conditions du prêt, y compris son coût total et le taux d'intérêt exigé.
2. Les dispositions relatives au financement des prêts à l'affectation figurent à l'appendice de la présente directive.
Formules
Demande de prêt
CT 330-30 (rév. en juin 2001) DSE 10
Appendice - Financement des prêts et avances au personnel en poste à l'étranger en vertu des directives sur le service extérieur
Introduction
1. Afin de fournir un moyen approprié de financer les prêts et certaines avances au personnel civil en poste à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur, un compte de fonds de roulement a été créé au ministère des Affaires extérieures et du commerce international (ci-après désigné - "les Affaires extérieures").
Application
2. Ledit compte est réservé au financement :
a) des prêts consentis par tous les ministères, dont celui des Affaires extérieures, mais à l'exception du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada - pour le financement de prêts à l'affectation consentis à des employés en voie d'être mutés ou actuellement en poste à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur; et
b) des avances consenties par tous les ministères, dont celui des Affaires extérieures, pour le financement des avances consenties aux employés en poste à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur;
c) Le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada continueront à financer les prêts à l'affectation, consentis à Ottawa ou à l'étranger, au moyen de comptes créés antérieurement à cette fin.
Mise en oeuvre
3. Depuis le 1er avril 1980, tous les prêts à l'affectation, avances pour frais médicaux, avances pour dépôt de garantie pour un logement et avances pour services publics consentis en vertu des Directives sur le service extérieur sont imputés à ce compte de fonds de roulement.
Octroi de prêts et avances
4.
a) Octroi de prêts
Les demandes dûment autorisées de chèques du Receveur général pour l'octroi de prêts à l'affectation au nom d'autres ministères, à l'exception du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada, doivent être présentées par les services financiers des ministères demandeurs au ministère des Affaires extérieures et du Commerce international, à l'attention du directeur, Direction des services relatifs à la politique et l'administration des Directives sur le service extérieur (HPM).
b) Octroi d'avances
Le pouvoir d'approuver et de verser les avances pour frais médicaux (Directive no 42), dépôt de garantie pour logement (Directive no 26), et avances pour services publics (Directive no 25), consentis au personnel en poste à l'étranger de tous les ministères, a été délégué chef de la Mission, à condition que ces demandes d'avances soient dûment recommandées et(ou) approuvées par l'agent supérieur de programme de la mission du ministère intéressé.
Registres des prêts et avances
5. Tous les prêts et toutes les avances accordés à la demande d'un ministère relèvent naturellement de la responsabilité de ce ministère, ce qui oblige celui-ci à tenir les comptes et les registres appropriés pour percevoir les remboursements et tout intérêt payable, ainsi que pour répondre aux exigences des comptes financiers en ce qui concerne la comptabilisation des prêts et avances et de tout intérêt perçu.
Remboursement des prêts à l'affectation
6. Tous les prêts à l'affectation doivent être remboursables conformément au barème de remboursement établi à cet effet de temps à autre par les Affaires extérieures en consultation avec Finances Canada. Dans tous les cas, le recouvrement doit se faire par retenues sur le traitement. En raison des délais fixes à respecter, les formules d'entrée personnel-paye correspondantes doivent être en la possession du bureau payeur des Services gouvernementaux Canada au moins trois semaines avant la période de paye visée par la première retenue.
7. Les Affaires extérieures doivent faire des arrangements durables avec chaque ministère intéressé pour le remboursement mensuel au compte du fonds de roulement de toutes les sommes recouvrées au cours du mois.
Remboursement des avances
8. Toutes les avances consenties à même le compte du fonds de roulement des Affaires extérieures seront remboursables conformément aux conditions requises pour la directive particulière sur le service extérieur applicable. Chaque ministère intéressé doit établir des procédures pour s'assurer que les paiements exigibles des employés sont entre les mains de l'agent des finances compétent des Affaires extérieures en poste à la mission ou à l'administration centrale des Affaires extérieures à la date d'échéance.
Remboursement des prêts et avances dans des circonstances particulières
9. Lorsque la période de service d'un employé prend fin avant la date prévue, le ministère doit prendre, au besoin, d'autres mesures pour le remboursement de tous les prêts et avances à recouvrer et informer les Affaires extérieures de ces mesures. Lorsqu'il s'agit de prêts et avances consentis à la mission, les mesures doivent être prises avec l'accord des Affaires extérieures.
10. Au cas où les fonctions d'un employé prendraient fin avant qu'il ait remboursé des prêts ou avances, on suivra les procédures normales pour assurer le recouvrement de tous les montants dus à l'État.
Demandes de renseignements
11. Les demandes de renseignements concernant la mise en oeuvre des procédures dont il est question dans le présent appendice doivent être adressées au directeur, Direction des services relatifs à la politique et l'administration des Directives sur le service extérieur. (HPM).
DSE 12 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui participent à des programmes d'adaptation avant l'affectation
Introduction
Lorsque l'administrateur général a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation pour un époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge qui accompagnent un fonctionnaire lors d'une affectation à une mission, il se peut qu'un tel programme entraîne des frais additionnels. Dans de tels cas, l'administrateur général peut autoriser, conformément à la présente directive, le remboursement au fonctionnaire des frais réels et raisonnables de déplacement, de logement temporaire, de subsistance, de transport local et de garde d'enfants à charge engagés au nom de époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge.
Directive 12
12.01 L'administrateur général qui a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation dans la région de la Capitale nationale pour l' époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge d'un fonctionnaire qui travaille et qui a sa résidence à un endroit au Canada à l'extérieur de cette région, et dont les personnes à charge résideront avec le fonctionnaire à la mission, peut autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :
a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre le lieu de résidence habituel du fonctionnaire au Canada et la région de la Capitale nationale;
b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance dans la région de la Capitale nationale pendant la durée du programme d'adaptation avant l'affectation;
c) les frais réels et raisonnables de transport public local (y compris les taxis lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'utilisation de ce moyen de transport est justifiable et raisonnable) d'un voyage aller-retour par jour jusqu'à l'endroit où se donne le cours;
d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine, de l'endroit où se donnent les cours au lieu de résidence au Canada des membres de la famille dont les personnes qui participent au programme sont séparées.
12.02 L'administrateur général qui a autorisé un programme d'adaptation avant l'affectation dans la région de la Capitale nationale pour l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge d'un fonctionnaire qui est affecté à une autre mission, et dont les personnes à charge demeureront avec le fonctionnaire à la nouvelle mission, peut autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :
a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre l'ancienne mission du fonctionnaire et la région de la Capitale nationale, si le déplacement à la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire n'a pas été autorisé pour le fonctionnaire ni pour les personnes à charge qui l'accompagnent en vertu des dispositions de la DSE 50.02a);
b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance dans la région de la Capitale nationale pendant la durée du programme d'adaptation avant l'affectation;
c) les frais réels et raisonnables de transport public local (y compris les taxis lorsque, de l'avis de l'administrateur général, l'utilisation de ce moyen de transport est justifiable et raisonnable) d'un voyage aller-retour par jour jusqu'à l'endroit où se donne le cours;
d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine, de l'endroit où se donnent les cours à la mission où est affecté le fonctionnaire et où se trouvent les membres de la famille dont les personnes qui participent au programme sont séparées.
Instruction
Aux fins de l'alinéa 12.02a), les frais de déplacement s'entendent des frais de transport aérien et de transport local à destination et en provenance des aéroports situés aux points de départ et d'arrivée et, lorsqu'ils sont autorisés préalablement par l'administrateur général, des frais de logement, de repas et de transport local à destination et en provenance de l'aéroport en raison d'une escale nécessaire, lorsqu'il n'est pas possible ni pratique d'établir un itinéraire permettant le déplacement sans interruption jusqu'à la ville d'affectation.
12.03 L'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de garde d'enfants à charge engagées du fait de l'absence d'un époux ou conjoint de fait qui participe au programme d'adaptation avant l'affectation lorsque les personnes à charge ont moins de 18 ans et résident en permanence à la résidence du fonctionnaire et que ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde d'enfants à charge. Les frais réels et raisonnables suivants de garde d'enfants à charge sont remboursés au fonctionnaire :
a) jusqu'à concurrence de 35 $ CAN par jour, par ménage, déclaration à l'appui;
b) jusqu'à concurrence de 75 $ CAN par jour, par ménage, reçu à l'appui;
mis à part le fait que :
c) sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé.
Instructions
1. Les appels téléphoniques ne sont pas remboursés au fonctionnaire qui touche une indemnité de faux frais aux termes de la Directive sur les voyages d'affaires.
2. Les frais demandés, les dates d'emploi, le nom et le numéro de téléphone du gardien, de la gardienne ou de la société, ainsi que le numéro d'assurance sociale (lorsqu'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne, doivent figurer sur les pièces justificatives fournis à l'appui des services fournis en vertu d'article 12.03.
3. Les dépenses autorisées en vertu de la présente directive ne devront pas dépasser celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la DSE 15 - Réinstallation.
4. Si le déplacement est autorisé en vertu de la DSE 50.02a) à l'égard de l'affectation d'un fonctionnaire à une autre mission, le déplacement ne devra pas être autorisé en vertu de la présente directive. Il faut noter toutefois que, si le déplacement est autorisé en vertu des dispositions de la DSE 50.02a), les dispositions des articles 12.02b), c) et d) et aussi l'article 12.03 peuvent être appliquées.
5. Les sommes en dollars précisées dans l'article 12.03 devront être modifiées de temps à autre pour traduire les sommes en dollars autorisées par la directive sur les voyages d'affaires; tout changement de ce genre devra être indiqué dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.
6. Les dispositions de la présente directive applicables à la garde d'enfants à charge s'appliquent également aux cas de garde partagée où l'enfant à charge est reconnu à titre d'enfant à charge ou d'étudiant à charge en vertu de la DSE 2 - Interprétation. Sous réserve des modalités de l'entente de garde partagée, nulle aide au titre de la garde de personnes à charge n'est accordée lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant nécessitant des services de garde.