Partie III - Réinstallation et dispositions connexes

DSE 13 - Aide aux parents seuls qui sont en formation ou en affectation temporaire à l'extérieur du Canada

Introduction

La Directive sur les voyages accorde au fonctionnaire qui est en situation de déplacement continu pendant de longues périodes la possibilité de retourner au foyer les fins de semaine. La directive prévoit également le remboursement de l'excédent des dépenses encourues pour la garde d'un ou de plusieurs enfants durant la journée de travail.

La présente directive vise à donner au fonctionnaire qui élève seul un ou plusieurs enfants d'âge préscolaire la possibilité de réduire au minimum les effets d'une séparation et elles peut être choisie au lieu des dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires.

Directive 13

13.01  À la demande du fonctionnaire, et en remplacement des dispositions de fin de semaine au foyer de la Directive sur les voyages d'affaires, l'administrateur général pourra autoriser le paiement de frais de voyage aller-retour d'un enfant afin que celui-ci puisse accompagner le parent pendant une période de formation ou une affectation temporaire à l'extérieur du Canada, jusqu'à concurrence des frais de voyage que le fonctionnaire aurait autrement engagés en vertu de la Directive sur les voyages d'affaires.

13.02  Le fonctionnaire en formation ou en affectation temporaire à l'extérieur du Canada qui est accompagné d'un enfant peut demander le remboursement des dépenses encourues pour la garde des personnes à charge qui excèdent les frais habituellement engagés pour obtenir des services équivalents, jusqu'à concurrence des dépenses qu'il aurait engagées à l'ancien lieu de travail et qui auraient été remboursées en vertu de la Directive sur les voyages.

13.03  Les indemnités prévues par la présente directive peuvent être versées à l'égard d'un ou de plusieurs enfants d'âge préscolaire, c'est-à-dire des enfants qui ne fréquentent pas l'école à plein temps.

Instructions

1.  Une indemnité ne peut être versée en vertu de la présente directive que si le fonctionnaire est admissible à une aide en vertu de la Directive sur les voyages d'affaires.

2.  L'indemnité de voyage prévue dans la présente directive ne peut être versée que si l'enfant accompagne le parent pendant toute la durée de l'affectation, et non si l'enfant rend visite au parent pendant l'affectation.

DSE 14 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent des cours de langue étrangère

Introduction

Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) des personnes à charge qui accompagnent un fonctionnaire lors d'une affectation à une mission, cette formation entraînera peut-être des frais additionnels. Dans de tels cas, l'administrateur général peut autoriser, conformément à la présente directive, le remboursement au fonctionnaire des frais réels et raisonnables de déplacement, de logement temporaire, de subsistance, de transport local et de garde d'enfants à charge engagés au nom de l'époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge.

Directive 14

14.01 L'administrateur général qui autorise un cours de langue étrangère à un endroit en route à une mission pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui résideront avec le fonctionnaire à la mission peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;

b)les frais de transport local, à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours. Compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit ou à la location d'une voiture; et (révisé le 1^er juillet 2005)

c) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné ou, si l'administrateur général a donné son autorisation préalable, à un autre endroit, lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement existant pour la garde d'enfants à charge et que les personnes à charge ont moins de 18 ans. Les frais de garde d'enfants à charge réels et raisonnables sont remboursés au fonctionnaire

d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées. Si ces personnes se trouvent temporairement ailleurs au Canada, les frais de l'appel téléphonique ne doivent pas dépasser le coût d'un appel téléphonique de numéro à numéro de dix minutes, au tarif réduit de fin de semaine, du lieu de résidence au Canada au centre de formation.

14.02 L'administrateur général qui autorise un cours de langue étrangère à un endroit autre que la mission du fonctionnaire pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui sont arrivés à une mission et qui y résident avec le fonctionnaire peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :

a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre la mission du fonctionnaire et l'endroit où le cours de langue est donné;

b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;

c) les frais de transport local à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours; compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit, ou à la location d'une voiture; et (révisé le 1^er juillet 2005)

d) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné et(ou) à la mission du fonctionnaire lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement existant pour la garde d'enfants à charge et que les personnes à charge ont moins de 18 ans. Les frais de garde d'enfants à charge réels et raisonnables sont remboursés au fonctionnaire :

e) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées.

Instructions

1. Les frais demandés, les dates d'emploi, le nom, le numéro de téléphone du gardien, de la gardienne ou de la société, ainsi que le numéro d'assurance sociale (lorsqu'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne, doivent figurer sur les reçus fournis pour les services assurés en vertu des alinéas 14.01c) et 14.02d).

2. Aux fins de l'alinéa 14.02 a), les frais de déplacement s'entendent des frais de transport aérien et de transport local à destination et en provenance des aéroports situés aux points de départ et d'arrivée et, lorsqu'ils sont autorisés préalablement par l'administrateur général, des frais de logement, de repas et de transport local à destination et en provenance de l'aéroport en raison d'une escale nécessaire, lorsqu'il n'est pas possible ni pratique d'établir un itinéraire permettant le déplacement sans interruption jusqu'à la destination approuvée.

3. Les dépenses autorisées en vertu de la présente directive ne doivent pas dépasser celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la directive 15, Réinstallation.

4. Les sommes en dollars précisées dans les articles 14.01c) et 14.02d) devront être modifiées de temps à autre pour traduire les sommes en dollars autorisées par la Directive sur les voyages d'affaires; tout changement de ce genre devra être indiqué dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

5. Les appels téléphoniques ne sont pas remboursés au fonctionnaire dans les cas où le cours est donné au Canada et où le fonctionnaire touche une indemnité de faux frais pour déplacement au Canada et dans la partie continentale des États-Unis, aux termes de la Directive sur les voyages d'affaires.

6. Les dispositions de la présente directive applicables à la garde d'enfants à charge s'appliquent également aux cas de garde conjointe où l'enfant à charge est reconnu à titre d'enfant à charge ou d'étudiant à charge en vertu de la DSE 2 . Interprétation. Selon les conditions de l'accord de garde conjointe, le fonctionnaire ne recevra pas, en temps normal, d'aide applicable à la garde d'enfants à charge lorsque l'autre parent habite au même endroit que l'enfant à charge.

7. Pour l'application des alinéas 14.01b) et 14.02c), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071207001727/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/cad-datq-a_f.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission. (révisé le 1^er juillet 2005)

DSE 15 - Réinstallation

Application

15.01

a) Cette directive s'applique à un fonctionnaire et(ou) à une personne à charge qui se réinstalle au Canada ou dans une mission ou qui cesse d'être fonctionnaire ou personne à charge durant une période de service à l'extérieur du Canada.

b) Les dispositions relatives à la réinstallation portent sur les frais légitimes de réinstallation du fonctionnaire et excluent le gain personnel ou le remboursement des extravagances du fonctionnaire. Les fonctionnaires devraient lire attentivement la directive et lorsqu'un avis donné par le ministère contredit la directive, le fonctionnaire devrait demander que l'avis soit donné par écrit. Cette démarche est importante parce que les dépenses résultant d'une interprétation erronée ou d'une erreur ne sont pas nécessairement remboursables.

c) Puisque c'est l'employeur qui décide de la réinstallation d'un fonctionnaire, c'est donc à lui seul qu'il incombe de déterminer l'aide nécessaire à cette occasion.

d) Dans toute réinstallation, il faut viser à réinstaller le fonctionnaire de la façon la plus efficace, c'est-à-dire au prix le plus raisonnable pour l'État, tout en causant le moins d'ennuis possibles au fonctionnaire et à sa famille.

e) Lorsque la présente directive ou d'autres directives prévoient l'autorisation des frais de déplacement ou de subsistance ou les deux, la personne à charge est assujettie à des normes de transport et de logement semblables à celles qui s'appliquent au fonctionnaire. Sous réserve de l'autorisation de l'administrateur général, si, à l'occasion d'une réinstallation, le fonctionnaire doit précéder ou suivre les personnes à charge, que ce soit à destination ou en provenance d'une mission, l'une de celles-ci doit être considérée comme étant le fonctionnaire pour ce qui est des dépenses engagées en vertu de la présente directive.

f) L'employeur accordera à tout fonctionnaire suffisamment de temps rémunéré pour qu'il puisse s'occuper de sa réinstallation, et notamment surveiller l'empaquetage et le dépaquetage de ses effets mobiliers, ainsi que pour effectuer un voyage à la recherche d'un logement à son nouveau lieu de travail et y déménager; une période de congé payé raisonnable devra également être accordée à l'époux ou conjoint de fait lorsque cet époux ou conjoint de fait est également un fonctionnaire. On ne refusera pas une telle autorisation sans raison valable.

g) Les dispositions de la présente directive ne s'appliquent normalement qu'à l'un des fonctionnaires d'un couple de fonctionnaires. L'autre fonctionnaire sera considéré comme une personne à charge aux fins de la réinstallation, sauf si l'administrateur général juge que les besoins du programme justifient un traitement individuel. Dans ce cas, les renseignements requis sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du Service extérieur.

Lignes directrices

1. La DSE 4 - Avances comptables s'appliquera au versement d'une avance comptable pour les dépenses à l'égard desquelles aucune avance n'est prévue par la présente directive.

2. La DSE 15.01f) vise à faire en sorte que l'on tienne compte de la situation de chaque fonctionnaire au moment de déterminer la période de congé nécessaire, notamment de l'aide que peuvent apporter les personnes à charge qui l'accompagnent.

Interprétation

15.02 Dans la présente directive, le terme ou l'expression :

a) Lieu de travail (place of duty) désigne tout endroit au Canada ou toute mission à l'étranger où un fonctionnaire est habituellement en service; cette expression englobe tout secteur qui, compte tenu des usages locaux, est situé en banlieue du lieu de travail;

b) Réinstallation (relocate) désigne le déménagement autorisé d'un fonctionnaire et(ou) d'une personne à charge entre un lieu de travail au Canada et un lieu de travail à une mission, ou d'une mission à une autre;

c) Frais de réinstallation (relocation expenses) s'entend des frais :

ou

d) Indemnité de transport (transportation entitlement) désigne le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel aux termes de la présente directive. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la Mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport,

comme le stipule l'article pertinent de la présente directive.

Déplacement à l'occasion de la réinstallation

Réservations et frais admissibles

15.03

a) Le déplacement d'un fonctionnaire qui est réinstallé doit être organisé par le service compétent de l'employeur, à moins que le fonctionnaire ne décide de prendre personnellement les dispositions nécessaires. Dans ce cas, l'indemnité de transport admissible sera établie par l'employeur.

b) Lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé d'Ottawa à une mission ou d'une mission à Ottawa, le parcours dont on se servira pour établir l'indemnité de transport admissible sera celui le plus direct, par avion, entre la mission et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

c) Sous réserve des articles 15.03 d) et e), lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé d'une mission à une autre, les frais de parcours dont on se servira pour établir l'indemnité de transport ne devront pas dépasser le coût d'un voyage en avion effectué sur le parcours le plus direct, de la mission actuelle à la mission de réaffectation.

d) Lorsqu'un fonctionnaire ou les personnes à sa charge désirent passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire lors d'une mutation à une autre mission afin de prendre des effets personnels qui y sont entreposés, ou pour d'autres motifs, l'indemnité de transport inclut les frais de l'escale. Le fonctionnaire devra démontrer qu'il y a eu escale dans la ville où est situé son bureau principal.

e) Si l'administrateur général demande à un fonctionnaire de se rendre directement de sa mission à sa mission de réaffectation, le fonctionnaire et les personnes à charge qui l'accompagnent auront le droit, au cours de la nouvelle affectation, d'effectuer un voyage supplémentaire pour se rendre à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, conformément à la DSE 50.02 c), sauf si les personnes à charge sont autorisées à passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire. En pareil cas, le fonctionnaire aura le droit d'effectuer un voyage supplémentaire, conformément au présent article.

f) Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général peut autoriser un fonctionnaire et les personnes à charge qui l'accompagnent à effectuer un voyage aller-retour entre la mission où le fonctionnaire est affecté et la ville du bureau principal, avant que le fonctionnaire ne parte de la mission, au lieu d'accorder les avantages prévus aux articles 15.03 d) et 15.03 e), après avoir reçu confirmation de la réaffectation à une autre mission, si cette mesure correspond aux besoins opérationnels du ministère.

g) Pour déterminer l'indemnité de transport du fonctionnaire qui choisit de prendre lui-même ses dispositions de voyage, l'employeur se basera sur le prix du billet d'avion à plein tarif le moins cher en classe économique, annoncé par les compagnies aériennes habituellement approuvées par l'administrateur général pour les déplacements des fonctionnaires et qui offrent un service comparable à celui des grandes compagnies aériennes internationales pour le parcours le plus direct au moment du voyage. L'employeur déterminera également si une aide additionnelle est appropriée compte tenu des circonstances, conformément à l'article 15.06 a). L'indemnité de transport mentionnée ci-dessus, qui peut dépasser le prix du billet d'avion le plus économique, doit être justifiée et s'applique uniquement aux frais de voyage réellement engagés.

h) Nonobstant l'article 15.06a)(ii), si un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions nécessaires pour son voyage, l'employeur n'est pas responsable des dépenses occasionnées par des perturbations ou des retards découlant des dispositions ainsi prises.

i) Lorsqu'un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions pour son voyage, les frais de transport qui excèdent l'indemnité de transport admissible établie seront à sa charge, le cas échéant.

j) L'indemnité de transport admissible commence le jour du départ de l'ancien lieu de travail et se termine le jour de l'arrivée au nouveau lieu de travail.

Instruction

Il appartient au fonctionnaire de faire la demande d'escale dans la ville de son bureau principal lors de la réinstallation à une autre mission, si tel est son souhait. En l'absence d'une demande particulière, les frais de transport sont établis en conformité avec l'article 15.03e).

Moyens et normes de transport

15.04 Généralités

Le fonctionnaire réinstallé voyage normalement en avion. Il peut toutefois décider de voyager par bateau ou d'utiliser un véhicule particulier, si cela est possible.

Le fonctionnaire a droit au remboursement de certains frais liés au mode de transport choisi ou peut choisir une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), selon les modalités décrites dans le présent article.

a) Indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Lorsqu'il choisit un mode de transport, le fonctionnaire peut opter pour une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), qui sera établie sur une base individuelle par l'administrateur général avant le voyage, selon les modalités décrites ci-après. Il n'a pas à présenter une demande de remboursement.

Outre l'IVNSJ, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais suivants :

Si la conduite d'un véhicule motorisé est une option, le fonctionnaire peut être tenu de prouver qu'il a voyagé selon le moyen de transport préétabli.

Lorsque le fonctionnaire choisit l'IVNSJ aux termes du présent article, il n'a droit à aucune autre IVNSJ prévue aux termes des Directives sur le service extérieur à l'occasion de sa réinstallation.

Le fonctionnaire qui ne choisit pas l'IVNSJ aux termes du présent article peut demander le remboursement d'autres frais de voyage autorisés en vertu des Directives sur le service extérieur, qu'il a engagés à l'occasion de sa réinstallation.

A) Transport aérien

Instruction

Cette option n'est pas disponible lorsque le fonctionnaire choisit de se prévaloir de l'indemnité prévue à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur en même temps que de l'indemnité de voyage.

b) Moyens de transport dans les cas où les services aériens sont inutilisés

et

Instructions (révisé le 1^er juillet 2005)

1. Pour l'application du sous-alinéa 15.04b)(v)(A), le taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandée est indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada : (révisé le 1^er juillet 2005)

Canada : http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071116162307/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/b_f.asp (révisé le 1^er juillet 2005)

Localités à l'étranger : http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071116162307/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/krla-tkde_f.asp (révisé le 1^er juillet 2005)

États-Unis d'Amérique : http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071116162307/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/krus-tkeu_f.asp

2. Pour l'application du sous-alinéa 15.04b)(v)(B), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/cad-datq-a_f.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission. (révisé le 1^er juillet 2005)

Si le fonctionnaire ne se sert de sa voiture particulière que pour une partie du trajet entre l'ancien et le nouveau lieu de travail, l'indemnité accordée pour l'expédition de la voiture particulière se limitera à ce qu'aurait coûté l'expédition de la voiture particulière si elle avait été expédiée entre l'endroit d'où le fonctionnaire est parti et le nouveau lieu de travail.

Ligne directrice

Dans l'intérêt de la sécurité routière, on ne doit pas s'attendre, en général, à ce qu'un fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière parcoure plus de 500 kilomètres (312 milles) par jour, à moins que la distance entre le nouveau et l'ancien lieu de travail ne soit inférieure à 650 kilomètres (409 milles). Dans ce cas, le voyage devrait se faire en une journée, à moins que pour certaines raisons tenues pour valables par l'administrateur général, le fonctionnaire ne puisse respecter ce délai.

15.04c)

Moyens de transport utilisés dans des circonstances exceptionnelles

Lorsque, pour des raisons logistiques, opérationnelles ou médicales, l'administrateur général autorise un fonctionnaire à faire la totalité ou une partie du parcours autrement qu'en avion, le remboursement des frais réels et raisonnables d'un tel voyage conformément à la présente directive doit également être autorisé, même si ces frais excèdent ceux d'un voyage en avion en classe économique. Dans de telles circonstances, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires et décider quels sont les moyens et les normes de déplacement appropriés aux circonstances, en tenant compte de la Directive sur les voyage d'affaires.

Détours

15.05 Sous réserve des dispositions de la présente directive, si un fonctionnaire choisit de faire un détour pour se rendre à son nouveau lieu de travail, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de réinstallation jusqu'à concurrence de l'indemnité de transport admissible du fonctionnaire, déterminée en vertu de l'article 15.03, et du coût d'expédition d'une voiture, s'il y a lieu. Toute dépense supplémentaire est à la charge du fonctionnaire, et tout le temps requis en sus du temps qu'exige le voyage en avion par l'itinéraire le plus pratique et le plus économique, est imputé à ses crédits de congés.

15.06

a) Escales

b) Périodes de repos

Pour se remettre de la fatigue due à de longs parcours, à un voyage de nuit ou à des changements de fuseaux horaires, un fonctionnaire doit, dans la mesure du possible, disposer d'une période de repos raisonnable entre le moment de son arrivée à destination et celui où il doit se présenter au travail.

Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage

15.07

a) L'administrateur général peut autoriser à l'avance le paiement de toutes les dépenses nécessaires qui lui semblent justifiées à l'égard de chaque personne à charge accompagnant un fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est à destination ou en provenance d'une mission et est autorisé à faire escale pour conclure des affaires officielles et ce, pour une période pouvant aller jusqu'à sept jours en un endroit. Dans le cas des périodes dépassant sept jours, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des dépenses jugées raisonnables et justifiables dans les circonstances.

b) Les dispositions de l'article 15.07a) s'appliquent aussi aux situations où un fonctionnaire en déplacement qui bénéficie d'une indemnité de DSE 50 - Aide au déplacement de vacance, et voyage en compagnie d'une personne à charge reçoit l'ordre de se présenter temporairement au travail pendant la période de voyage autorisé.

Instructions

1. Aux fins de cet article, une personne à charge accompagnant un fonctionnaire est une personne à charge :

a) qui résidait avec le fonctionnaire à son ancien lieu de travail et continuera de le faire au nouveau; et(ou)

b) pour laquelle les frais de réinstallation sont autorisés conformément à l'article 15.38.

2. Les dispositions relatives aux frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent un cours de langue étrangère en cours de route, avant de se rendre à une mission, sont contenues dans la DSE 14 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent des cours de langue étrangère.

Lignes directrices

1. Lorsque la direction exerce sa discrétion pour des périodes dépassant sept jours, elle doit donner des précisions au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

2. Dans l'application de cet article, l'administrateur général devra tenir compte des particularités de chaque cas pour déterminer l'aide voulue. Il peut y avoir des situations où il serait pratique et économique de fournir une aide financière au logement et(ou) à l'égard des frais de subsistance à un endroit en particulier dans le cas des personnes à charge qui accompagnent le fonctionnaire lorsqu'un fonctionnaire est tenu de visiter plusieurs endroits dans le cadre de ses fonctions temporaires. Dans une telle situation, il est laissé à la discrétion de l'administrateur général de déterminer la nature et la quantité de l'aide voulue dans les circonstances au coût le plus raisonnable pour le public et avec le minimum d'inconvénients pour le fonctionnaire et sa famille jusqu'à concurrence des frais qui seraient autorisés en vertu de la présente directive.

Logement en cours de route

15.08

a) Logement commercial

On remboursera à un fonctionnaire les frais réels et raisonnables relatifs au logement commercial qu'autorise l'administrateur général. L'administrateur général autorise normalement le fonctionnaire à se loger dans des établissements convenables et bien situés.

Lignes directrices

1. On doit autant que possible éviter de se loger dans des établissement luxueux. Lorsqu'un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions nécessaires concernant son logement à l'occasion d'une réinstallation, les normes de logement sont régies par les normes qu'établit la Mission du pays où s'effectue le voyage et, si elles sont jugées excessives par l'employeur, on pourra en demander la confirmation à cette Mission.

2. Bon nombre d'hôtels un peu partout dans le monde accordent une réduction aux fonctionnaires, notamment aux détenteurs de passeports diplomatiques et spéciaux. Au moment de s'inscrire à l'hôtel, un fonctionnaire devrait demander s'il existe un tarif spécial.

3. Les frais supplémentaires sont à la charge du fonctionnaire lorsqu'il apporte des modifications aux dispositions prises par l'employeur à son intention pour ce qui est du logement commercial, à moins que l'administrateur général n'en autorise le remboursement.

4. Lorsqu'ils est avantageux de le faire, on doit se loger dans les établissements offrant des unités autonomes à des taux hebdomadaires ou mensuels.

b) Logement privé

Bien qu'en temps normal un fonctionnaire utilise des établissements commerciaux, il peut se loger dans sa famille ou chez des amis. Lorsqu'un fonctionnaire ou une personne à charge prend de telles dispositions, les frais sont remboursés conformément aux annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international qui doivent tenir compte des montants, mis à jour de temps à autre, précisés dans la Directive sur les voyages d'affaires et la Directive sur la réinstallation.

Repas et autres frais en cours de route

15.09 Tout fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne doivent être remboursés des dépenses qu'occasionnent trois repas par jour, et d'autres dépenses engagées en cours de voyage, conformément à la Directive sur les voyages d'affaires et la Directive sur la réinstallation et aux annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Le fonctionnaire ne doit pas se faire rembourser les repas servis en cours de route par la compagnie aérienne ou un autre transporteur, à moins que ces repas ne soient servis en dehors des heures normales de repas ou ne soient pas complets. Dans ce cas, le fonctionnaire peut se faire rembourser (s'il fournit une preuve de paiement) un repas supplémentaire dont le coût ne dépasse pas l'indemnité prescrite pour ce genre de repas. Tout fonctionnaire qui demande un remboursement des repas et autres frais en cours de route a droit :

a) à l'indemnité de repas quotidienne pour lui-même et pour chacune des personnes à charge qui l'accompagnent et au remboursement des autres dépenses réelles et raisonnables, sur présentation des reçus, ou

b) à l'indemnité mixte de repas quotidienne (repas et taux-frais) pour un fonctionnaire et à l'indemnité de repas quotidienne pour chacune des personnes à charge qui l'accompagnent, et non au remboursement des frais de blanchissage, de nettoyage à sec et(ou) d'entretien des vêtements et des pourboires assujettis à l'article 15.10.

Instructions

1. Les indemnités de repas accordées pour les enfants sont calculées comme suit en fonction de l'indemnité accordée pour un adulte :

a) Au Canada et aux États-Unis

b) À l'extérieur du Canada et des États-Unis

2. Les indemnités de repas et faux frais autorisés en vertu de la présente partie applicables aux voyages au Canada et aux États-Unis sont calculés en fonction des taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages, modifiée de temps à autre, et précisés dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

3. Les indemnités de repas et faux frais autorisés en vertu de la présente partie applicables aux voyages à l'extérieur du Canada et des États-Unis sont calculés en fonction des taux indiqués à l'appendice D de la Directive sur les voyages, modifiée de temps à autre, et précisés dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

15.10 Pour présenter une demande de remboursement de frais en vertu de cet article, le fonctionnaire doit consulter la DSE 15.44. Lorsqu'un voyageur qui souffre d'un handicap physique doit payer des services supplémentaires (taxi ou portier, par exemple), ce surplus de faux frais lui est remboursé dans la mesure où il est jugé raisonnable et nécessaire. Les fonctionnaires doivent présenter des reçus lorsqu'ils peuvent en obtenir.

a) Taxis - L'utilisation de taxis peut être autorisée par l'administrateur général lorsqu'il n'est pas possible ou commode d'utiliser les services de la navette d'aéroport ou les services de transport en commun. On doit indiquer dans les demandes de remboursement de frais de taxi, le point de départ et la destination, l'objet et le coût de chaque trajet.

b) Chèques de voyage - Un fonctionnaire peut réclamer les frais réels engagés à l'achat et à l'encaissement d'un nombre raisonnable de chèques de voyage.

c) Opérations de change - Un fonctionnaire peut réclamer les frais réels engagés pour changer en devises étrangères une avance reçue pour son déplacement.

d) Blanchissage - Le fonctionnaire qui ne demande pas le remboursement de faux frais en vertu de l'article 15.09b) a droit au remboursement des frais réels et raisonnables de blanchissage, de nettoyage à sec et d'entretien de ses vêtements et de ceux de chaque personne à charge qui l'accompagne.

e) Appels téléphoniques - Un fonctionnaire peut se faire rembourser les frais occasionnés par ses appels téléphoniques officiels. La demande de remboursement doit indiquer l'objet de chaque appel.

f) Excédents de bagages - Puisque l'article 15.13d) prévoit l'expédition des effets par fret aérien et(ou) par bateau, l'employeur ne rembourse pas normalement les frais occasionnés par des excédents de bagages. Ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles que l'administrateur général peut autoriser à l'avance l'expédition de bagages excédentaires à titre de bagages enregistrés.

g) Passeports et dépenses connexes - À l'occasion de la réinstallation d'un fonctionnaire, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires pour lui obtenir, sans frais, les passeports, les visas, les vaccins, les radiographies et les certificats médicaux nécessaires. Dans la mesure du possible, ce sont les ministères de Santé Canada, des Anciens Combattants ou de la Défense nationale qui doivent dispenser ces services médicaux.

h) Pourboires - Un fonctionnaire peut réclamer le remboursement des pourboires réels et raisonnables relatifs au déplacement, mais les pourboires pour les repas sont compris dans les taux de repas quotidiens.

i) Assurance - le fonctionnaire a droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable aux réparations ou au remplacement des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage sauf si cette garantie est fournie par le transporteur aérien.

Ligne directrice

1. Les circonstances exceptionnelles dont il est question à l'article 15.10f) n'englobent habituellement pas le passage d'un taux à la pièce à une limite de poids pour une partie du voyage. Lorsqu'une limite de poids s'applique à une partie du voyage, le fonctionnaire doit respecter cette limite mais peut demander l'autorisation d'expédier des effets par fret aérien conformément à l'article 15.13d).

2. Les dispositions applicables aux indemnités pour endommagement ou perte des bagages enregistrés, dont le montant excède la responsabilité assumée par le transporteur ou l'assureur personnel, sont énoncées à l'article 15.19.

Maladie ou blessure en cours de route

15.11

a) On peut rembourser des frais d'ambulance ou de taxi, selon le cas, à un fonctionnaire ou une personne à charge qui tombe malade ou subit une blessure en se rendant au nouveau lieu de travail et que l'administrateur général juge nécessaire selon les circonstances que, étant donné la nature de la maladie ou de la blessure, la personne doit être transportée à un hôpital, en ambulance ou en taxi, ou à l'hôtel, en taxi.

b) Le fonctionnaire peut aussi se faire rembourser les frais nécessaires qu'occasionne la maladie ou la blessure dans la mesure où l'administrateur général est convaincu que ces frais s'ajoutent à ceux qui auraient été engagés si le fonctionnaire n'avait pas été absent de son lieu de travail et qui ne lui sont pas, par ailleurs, remboursables en vertu d'une police d'assurance, de la Loi sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État ou de quelque autre autorisation.

c) Lorsque, selon le médecin traitant, l'état d'un fonctionnaire qui est tombé malade ou a subi une blessure en se rendant à son nouveau lieu de travail exige la présence du plus proche parent ou d'un représentant de la famille, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

Ligne directrice

Avant d'approuver le déplacement du plus proche parent ou d'un représentant de la famille, l'administrateur général doit tenir compte des autorisations légales qui peuvent être nécessaires pour un traitement médical, une intervention chirurgicale ou des soins de santé et il cherchera par tous les moyens à s'assurer que la personne qui voyage a la capacité juridique requise.

Décès en cours de route

15.12 Si un fonctionnaire ou une personne à charge décède en se rendant au nouveau lieu de travail, l'administrateur général doit autoriser le paiement des dépenses conformément à la DSE 66 - Décès à l'étranger d'un fonctionnaire ou d'une personne à charge. Si le corps n'est pas transporté, il peut autoriser le remboursement des frais de déplacement du plus proche parent jusqu'au lieu d'inhumation, selon les dispositions de l'article 15.11c).

Déménagement des effets mobiliers

Expédition et entreposage des effets mobiliers

15.13

a) À l'occasion d'une réinstallation dans une mission ou d'une mission à une autre

L'administrateur général doit autoriser et assurer comme suit l'expédition au nouveau lieu de travail d'une partie ou de la totalité des effets mobiliers d'un fonctionnaire réinstallé dans une mission ou d'une mission à une autre :

Instructions

1. Sous réserve des plafonds indiqués à l'article 15.20, le gouvernement assure lui-même les effets entreposés commercialement aux frais de l'État jusqu'à concurrence d'une valeur de 120 000 $ au moment où les effets sont déménagés de l'entrepôt. Le fonctionnaire peut présenter une réclamation pour l'endommagement et(ou) la perte des effets en conformité avec les modalités de l'article 15.18, à la condition d'avoir soumis un inventaire des effets avant leur entreposage.

2. L'indemnité versée au titre de l'endommagement et(ou) de la perte des véhicules mis en entreposage correspond à la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book » au moment de l'entreposage, jusqu'à concurrences de 120 000 $ du plafond, et ne comprend pas les dommages dus à la corrosion et à la dégradation naturelle.

3. Lorsqu'un fonctionnaire hérite de biens ou d'effets mobiliers et(ou) d'une voiture particulière pendant son affectation à l'extérieur du Canada, l'administrateur général doit user des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l'article 15.42 pour autoriser le paiement de la totalité ou d'une partie des frais d'entreposage seulement (engagés au Canada ou à l'étranger) de ces effets jusqu'à ce que le fonctionnaire soit réaffecté au Canada. Sous réserve de l'assentiment du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l'héritage peut également inclure des effets personnels et du mobilier légués par un ou des parents qui déménagent de la résidence familiale à une résidence pour personnes âgées. En ce qui concerne l'entreposage d'une voiture particulière héritée, les dispositions de l'article 15.13a)(iii) s'appliqueront.

4. Lorsque, en raison du choix du fonctionnaire, le préposé au déménagement doit se rendre plusieurs fois au lieu de résidence du fonctionnaire pour empaqueter et emballer à claire-voie ses effets mobiliers, le fonctionnaire doit payer les frais qui n'auraient pas été occasionnés si ces deux opérations avaient été faites en une fois.

5. Lorsque, à la suite de l'avis d'une affectation à l'étranger, un fonctionnaire décide d'expédier les effets mobiliers destinés à un membre de son ménage à une résidence temporaire directement et uniquement occupée à cause de la réinstallation, l'administrateur général peut user des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l'article 15.42 pour autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de transport et de dépaquetage, y compris les frais d'assurance en transit, de ces effets et leur expédition (à leur retour) à la résidence principale du fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais qu'auraient occasionnés l'empaquetage, l'emballage à claire-voie, le camionnage et l'entreposage commercial des effets dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire.

6. Lorsque, à la demande d'un fonctionnaire, des effets mobiliers qui n'avaient pas été placés en entreposage de longue durée en conformité avec l'article 15.13a)(ii), au moment de la réinstallation du fonctionnaire, sont par la suite mis en entreposage de longue durée pendant son affectation à l'extérieur du Canada, l'administrateur général pourra autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage et d'entreposage, dans la mesure où ces frais ne dépassent pas ceux qui auraient été engagés si ces effets avaient été placés en entreposage de longue durée au moment de la réinstallation du fonctionnaire.

b) Expédition ultérieure des effets mobiliers

Lignes directrices

1. Lorsqu'une expédition est autorisée en vertu de l'article 15.13b)(ii) parce qu'il y a augmentation du nombre de personnes à la charge d'un fonctionnaire, la quantité totale des effets pouvant être expédiés sera établie en fonction de la limite de poids fixée à l'article 15.14 pour la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.

2. Lorsqu'une expédition est autorisée en vertu de l'article 15.13b) pour remplacer des articles de l'inventaire perdus durant leur expédition à une mission ou au lieu de travail, le poids de cette expédition ultérieure ne doit pas dépasser les limites précisées à l'article 15.14, et la quantité totale des effets pouvant être expédiés de la mission d'un fonctionnaire à l'occasion d'une réinstallation continuera d'être visée par les dispositions de l'article 15.14.

c) À l'occasion d'une réinstallation d'une mission à un lieu de travail au Canada

Advenant la réinstallation d'un fonctionnaire d'une mission à un lieu de travail au Canada, l'administrateur général doit prendre les mesures nécessaires pour assurer l'empaquetage, l'emballage à claire-voie, le transport et le dépaquetage des effets mobiliers, ainsi que leur entreposage lié au déménagement pour une période maximale de douze mois ou jusqu'à ce que le fonctionnaire emménage dans un logement permanent (selon celle de ces éventualités qui survient en premier) et approuver le remboursement des frais que cela entraîne.

d) Modes d'expédition

e) Restrictions concernant les expéditions

Lignes directrices

1. En ce qui concerne les articles qui, en vertu de la loi ou d'une restriction tarifaire, ne peuvent être déménagés avec des effets mobiliers, il appartient au fonctionnaire de faire des efforts raisonnables, avec l'aide de l'administrateur général, afin de déterminer quels sont les effets qui peuvent être expédiés, de vérifier si le pays d'origine et le pays de destination imposent des restrictions et de satisfaire aux exigences concernant les assurances et les permis ainsi que les règlements qui se rattachent à l'expédition de ces articles. Dans le cas des déménagements internationaux, il est nécessaire d'observer les conventions concernant les espèces protégées, les trésors nationaux, etc., ainsi que les lois locales concernant l'exportation ou l'importation de biens de consommation contrôlés, comme le tabac, l'alcool, les armes, les plantes, les narcotiques, etc.

2. Lorsqu'un fonctionnaire expédie une voiture particulière à une mission et inclut également une motocyclette dans l'expédition des effets mobiliers, la motocyclette peut être soumise aux lois et aux règlements locaux régissant l'importation d'un deuxième véhicule.

3. Nonobstant les dispositions de l'article 15.14b), les bateaux ne pourront être expédiés d'une mission à l'autre que par conteneur.

Limites de poids

15.14

a) La quantité totale d'effets dont l'administrateur général peut normalement approuver l'expédition, en vertu de l'article 15.13, à l'occasion de chaque réinstallation aux frais de l'État, ne doit pas dépasser les limites de poids fixées ci-dessous pour le genre de logement occupé à la mission.

Nombre de personnes  dans le ménage	Logement  meublé	Logement  non meublé
1	2 700 kg net (5 940 livres)	4 600 kg net (10 120 livres)
2	3 400 kg net (7 480 livres)	5 300 kg net (11 660 livres)
3	3 700 kg net (8 140 livres)	5 900 kg net (12 980 livres)
4	4 000 kg net (8 800 livres)	6 500 kg net (14 300 livres)
5	4 300 kg net (9 460 livres)	7 100 kg net (15 620 livres)
6	4 600 kg net (10 120 livres)	7 700 kg net (16 940 livres)
7 ou plus	4 900 kg net (10 780 livres)	8 300 kg net (18 260 livres)

b) Lorsqu'une autorisation a été accordée pour l'expédition des effets à une mission aux frais de l'État, cette autorisation vaudra pour l'expédition de ces effets et(ou) leur entreposage aux frais de l'État à partir de cette mission.

c) Lorsqu'un fonctionnaire décide d'expédier des effets additionnels à ses frais, leur poids ne sera pas inclus dans le poids des effets que le fonctionnaire aura le droit d'expédier aux frais de l'État à son départ de la mission.

Lignes directrices

1. Il incombe au fonctionnaire de respecter la limite de poids à laquelle il a droit en vertu de l'alinéa 15.14a). Le fonctionnaire qui excède cette limite peut avoir à supporter tous les frais d'expédition et autres frais attribuables à l'excédent de poids.

2. Le fonctionnaire sera avisé du poids pré-expédition de ses effets. Si ce poids estimatif dépasse la limite autorisée, le fonctionnaire prendra les mesures nécessaires pour ramener ce poids en deça de la limite prévue, ou bien acceptera d'assumer les frais liés à l'excédent de poids.

3. À son arrivée à la mission, le fonctionnaire sera avisé du poids réel de tous les effets expédiés à la mission et, lorsque la chose est possible, du poids total des articles consomptibles.

4. Avant son départ de la mission, le fonctionnaire examinera les estimations obtenues du poids des effets à expédier en tenant compte du poids total des effets à son arrivée et du poids des effets personnels et mobiliers acquis depuis son arrivée à la mission. Il lui incombera de signaler tout écart à l'administrateur de la Mission.

5. La limite de poids à laquelle aura droit le fonctionnaire à son départ de la mission sera soit le poids réel des effets expédiés à la mission aux frais de l'État, soit la limite de poids établie en conformité avec l'alinéa 15.14a), le plus élevé des deux étant retenu, sauf que, s'il y a excédent de poids et que cet excédent soit dû à l'inclusion d'articles consomptibles, la limite de poids autorisée au départ de la mission sera soit :

a) la limite de poids normale à laquelle il a droit, ou

b) le poids total de tous les effets expédiés à la mission aux frais de l'État, moins le poids estimatif des biens de consommation expédiés à la mission,

le plus élevé des deux étant retenu.

6. Nonobstant les dispositions de l'alinéa 15.14b), lorsqu'une personne à charge retourne au Canada, la limite de poids à laquelle le fonctionnaire a droit demeurera le poids de tous les effets expédiés à la mission aux frais de l'État, à l'arrivée, soit la limite de poids à laquelle le fonctionnaire a droit au moment de sa réinstallation à la mission - moins, dans chaque cas, le poids de tous les effets expédiés au Canada aux termes de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives ou d'une autre disposition des DSE, le plus élevé des deux étant retenu. Cette limite demeurera en vigueur jusqu'au retour du fonctionnaire au Canada, sous réserve des rajustements découlant d'une augmentation de la taille du ménage ou d'un déménagement d'un logement meublé à un logement non meublé à la suite d'une mutation à une autre mission.

7. Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsque les produits d'emballage sont d'un poids supérieur à la normale ou qu'il y a lieu de croire à une faute ou à une négligence qu'on ne peut raisonnablement imputer au fonctionnaire, et sous réserve de l'approbation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, il est possible de dépasser la limite de poids globale mentionnée à l'article 15.14. S'il y a lieu, le poids total des effets à l'arrivée pourrait être le facteur déterminant lorsqu'on envisage une dérogation à la limite de poids prescrite. Lorsqu'il peut être clairement démontré que le fonctionnaire ne pouvait pas savoir que le poids de ses effets dépassait la limite prescrite ou qu'il a été avisé trop tard pour pouvoir corriger la situation, les frais liés à l'excédent de poids ne seront pas recouvrés. Le fonctionnaire qui excède une limite de poids sans autorisation préalable peut avoir à supporter tous les frais d'expédition et autres frais attribuables à l'excédent de poids.

8. Les limites de poids dont il est question à l'article 15.14 sont des chiffres nets. Pour calculer les poids bruts, on majore les poids nets des pourcentages au titre de l'empaquetage des effets :

Transport aérien :	20 %
Transport par route :	15 %
Transport outremer par conteneur :	15 %
Transport outremer par caisse d'empaquetage en bois :	30 %

Inventaire

15.15 Un fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés ou perdus à l'occasion de sa réinstallation ne peut présenter de demande d'indemnité en vertu de la présente directive à moins d'avoir remis à l'administrateur général, avant son départ pour son nouveau lieu de travail, un inventaire détaillé des effets expédiés et(ou) entreposés aux frais de l'État.

Instruction

Les inventaires constituent l'un des éléments essentiels de la procédure d'indemnisation des dommages et des pertes et sont souvent nécessaires aux fins des douanes. L'inventaire des effets peut ne pas être jugé suffisant pour étayer la possession ou la valeur d'articles particuliers. Les fonctionnaires devraient conserver des reçus, des photos ou des enregistrements vidéos des effets importants et uniques ainsi que des effets de valeur. Il faut joindre à l'inventaire des copies des rapports d'évaluation de tous les articles de valeur et des certificats de bon fonctionnement des appareils électroménagers et du matériel électrique, électronique ou mécanique pour obtenir la protection nécessaire.

Lignes directrices

1. Les inventaires doivent comporter quatre parties : transport aérien, transport maritime ou routier; entreposage de longue durée et bagage enregistré.

2. Les articles répertoriés dans l'inventaire doivent être accompagnés d'une courte description donnant des précisions sur l'année d'achat, le modèle et les numéros de série, s'il y a lieu, ainsi que la valeur de remplacement au Canada en fonction de leur état au moment où l'inventaire est dressé. Les articles ménagers courants, les vêtements, la literie, les accessoires de cuisine et les appareils électroménagers, les meubles, les accessoires mobiliers, les livres, les jouets, etc. peuvent être inscrits sur la liste et évalués séparément ou en groupes. Le montant maximal payable pour tout article inclus dans un groupe est de 200 $.

3. Les effets doivent être décrits de la manière suivante :

a) Généralités

Les articles de valeur ou uniques ou encore les articles difficiles à remplacer, telles les oeuvres d'art, les tapis faits à la main, les antiquités, etc. doivent être décrits de manière plus détaillée. Des rapports d'évaluation courante doivent être fournis pour tous les articles dont la valeur est supérieure aux plafonds indiqués à l'article 15.20j) et doivent être annexés à l'inventaire. Il convient aussi de verser au dossier des photos ou des enregistrements vidéos des articles de valeur, au cas où ils seraient endommagés ou perdus.

b) La description des objets en cristal ou en porcelaine, des objets d'art, etc. doit mettre l'accent sur les objets susceptibles d'être brisés ou endommagés, surtout ceux qui ont une grande valeur par rapport à des articles semblables. Il n'est pas nécessaire de fournir des descriptions des objets en cristal, en porcelaine ou en argent et des autres articles semblables de marque connue qui sont toujours disponibles sur le marché. Il faut toutefois en préciser la marque, le modèle et le motif particulier.

Tout article particulier dont la valeur est supérieure à 1 000 $, exception faite des articles de marque connue, ou tout article créé personnellement dont la valeur est supérieure à 200 $ doit faire l'objet d'un rapport d'évaluation, dont copie est jointe à l'inventaire.

c) Il n'est pas nécessaire de fournir une description détaillée du mobilier, des gros appareils de ménage et des tapis, surtout s'ils sont répertoriés individuellement dans l'inventaire du déménageur, mais il faut en consigner la marque et le modèle. Lorsqu'il y a lieu, les articles semblables peuvent être inscrits ensemble, p. ex. huit chaises de salle à manger en acajou valant 300 $ chacune. Il faut fournir une description plus détaillée des articles qui sont expédiés à l'extérieur du Canada et des États-Unis.

Il est nécessaire d'obtenir des rapports d'évaluation pour les antiquités, les tapis et les articles inhabituels dont la valeur est supérieure à 1 000 $ et d'en joindre une copie à l'inventaire.

d) La description des appareils électroménagers et du matériel électrique et électronique doit indiquer la marque, le modèle et le numéro de série, à moins qu'il s'agisse d'articles uniques ou d'antiquités et que leur valeur soit supérieure à 1 000 $, auquel cas il est nécessaire de fournir un rapport d'évaluation courante et de l'annexer à l'inventaire. Aucune indemnité ne sera versée pour les appareils électroménagers ou le matériel électrique ou électronique inscrits à l'inventaire pour lesquels de certificat de bon fonctionnement en date de l'expédition ou de l'entreposage.

e) Les autres effets comme les vêtements, les accessoires de cuisine, la verrerie et la vaisselle de tous les jours, les livres, les disques compacts, les articles de sport, les outils, etc. peuvent être décrits en groupes.

4. Les articles qui ne sont pas couverts par l'assurance fournie par l'État devraient être énumérés séparément et de la même façon afin que le fonctionnaire puisse, si désiré, prendre des dispositions pour assurer la totalité ou une partie de ces articles, lesquels sont énumérés à l'article 15.20j).

15.16 Néant

Expédition d'un véhicule particulier (VP)

15.17 Sous réserve des dispositions du présent article, l'administrateur général peut autoriser l'expédition d'un véhicule particulier (VP), qui sert principalement au transport de la famille. Pour les besoins de l'expédition, les VP comprennent les motocyclettes (lorsqu'ils ne sont pas expédiés avec les effets mobiliers), les berlines, les voitures sports ou les familiales, mini-fourgonnettes, camionnettes ou les véhicules à quatre roues motrices d'au plus trois-quart de tonne qui appartiennent au fonctionnaire ou à une personne à sa charge ou qui sont immatriculés au nom de l'un ou l'autre.

a) Lorsque l'administrateur général est convaincu que le pays où le fonctionnaire est sur le point d'être réinstallé :

le paiement des frais réels et raisonnables relatifs à l'emballage à claire-voie, à l'assurance et au transport du véhicule particulier du fonctionnaire en provenance et(ou) à destination de sa mission peut être autorisé.

b) Les dépenses autorisées en vertu de l'article 15.17a) ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire, de son ancien lieu de travail au Canada à la mission, bien que le véhicule particulier être expédié d'un troisième endroit jusqu'à la mission du fonctionnaire.

c) Les dépenses autorisées en vertu de l'article 15.17a) ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire, de sa mission jusqu'à son nouveau lieu de travail au Canada; toutefois, ces dépenses ne seront autorisées que si le véhicule est la propriété du fonctionnaire ou de l'une des personnes à charge, à la mission, avant l'expédition.

d) Dans le cas d'une mutation à une autre mission, les dépenses autorisées en vertu de l'article 15.17a) ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire :

e) Pour les besoins de la détermination du remboursement des frais de transport admissibles en vertu de l'article 15.04, le coût de l'expédition du véhicule particulier doit être établi conformément aux alinéas b), c) et d) ci-dessus sans dépasser le coût estimatif de l'expédition du véhicule de l'endroit où il se trouve jusqu'au nouveau lieu de travail.

f) L'administrateur général ne doit pas normalement autoriser le paiement des droits ou taxes qu'un fonctionnaire peut être appelé à payer à une mission ou au Canada à l'égard de son véhicule particulier.

g) Lorsque le véhicule à expédier dépasse la limite susmentionnée, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d'expédition du véhicule dans la limite maximale permise.

h) L'administrateur général ne doit pas autoriser l'expédition d'un véhicule particulier qui ne répond pas aux stipulations du transporteur.

i) Les dispositions de l'article 15.17 peuvent s'appliquer à un VP qui est expédié directement du fabricant jusque chez un concessionnaire local de la mission du fonctionnaire, qu'il ait ou non été immatriculé au nom du fonctionnaire ou d'une de ses personnes à charge ou que l'un ou l'autre en soit propriétaire au moment de l'expédition, lorsque le fabricant ne veut pas expédier le véhicule directement chez le fonctionnaire. Seuls les frais de transport proprement dits du nouveau VP seront remboursés à condition qu'une preuve satisfaisante montrant que ces frais ont été engagés soit présentée à l'administrateur général.

j) Les dispositions de l'alinéa i) pourront également s'appliquer lorsque, de l'avis de l'administrateur général, il est plus économique d'acheter un nouveau VP d'un concessionnaire local que de payer directement pour l'expédition d'un VP jusqu'à la mission.

Instructions

1. Lorsque la voiture particulière du fonctionnaire est endommagée ou perdue en cours de transport sans qu'il y ait faute ou négligence du fonctionnaire et que l'assureur rejette toute responsabilité, ou lorsque l'administrateur général a omis de souscrire l'assurance pertinente, le fonctionnaire peut demander une indemnité en conformité avec les modalités de l'article 15.18, en sus des plafonds indiqués à l'article 15.20e). L'indemnité versée ne peut cependant pas excéder le montant que le fonctionnaire aurait reçu si l'assureur avait accepté la responsabilité.

2. Le fonctionnaire peut demander une indemnité pour l'endommagement et(ou) la perte d'un VP qui a été expédié avec les effets ménagers par camion remorque ou conteneur en conformité avec les modalités de l'article 15.18, en sus des plafonds indiqués à l'article 15.20e). L'indemnité versée ne peut cependant pas excéder le montant que le fonctionnaire aurait reçu si l'assureur avait accepté la responsabilité du véhicule.

3. À noter que les fonctionnaires pourront réclamer les frais de location de voiture qu'ils engagent pendant qu'ils attendent qu'un VP leur soit expédié au nouveau lieu de travail, ou après qu'ils ont fait expédier un VP ou qu'ils se sont départis d'un VP à leur ancien lieu de travail, en conformité avec l'article 15.32.

4. Si le montant maximal payable en vertu de l'article 15.32 est épuisé, le fonctionnaire est autorisé à louer un véhicule de rechange pour une période supplémentaire d'au plus 30 jours lorsque le véhicule qui a été expédié aux frais de l'État est endommagé en cours de transport.

5. Les frais liés aux droits de douane, aux taxes et à l'immatriculation d'un VP, d'une motocyclette, d'un bateau ou d'une remorque expédié avec les effets mobiliers sont généralement à la charge du fonctionnaire.

Lignes directrices

1. L'article 15.17 vise à permettre à tout fonctionnaire d'utiliser son véhicule particulier pendant la durée de son affectation.

2. Point n'est besoin que le véhicule expédié d'une mission soit le même que celui qui y a été expédié.

3. Le coût de l'emballage à claire-voie ne doit être remboursé que s'il s'agit d'une exigence de la société de transports et/ou d'assurances et que si l'on fournit des pièces justificatives.

INDEMNISATION AU TITRE DES EFFETS MOBILIERS ET(OU) DES BAGAGES ENREGISTRÉS ENDOMMAGÉS OU PERDUS LORS D'UNE RÉINSTALLATION OU DURANT L'ENTREPOSAGE DE LONGUE DURÉE

Effets expédiés ou entreposés aux frais de l'État qui sont endommagés ou perdus

15.18 Le fonctionnaire peut demander d'être indemnisé pour les effets personnels ou mobiliers expédiés ou entreposés aux frais de l'État qui ont été endommagés ou perdus, conformément aux modalités exposées ci-après :

Dispositions générales

a) Quand le fonctionnaire est affecté à une mission à l'extérieur du Canada ou en revient, les effets mobiliers dont l'expédition ou l'entreposage a été autorisé sont assurés par l'État pour la portion des dommages ou de la perte qui excède la responsabilité assumée par les transporteurs ou les autres assureurs, sous réserve des garanties et plafonds indiqués à l'article 15.20;

b) Lorsque les effets mobiliers sont endommagés ou perdus durant le transport ou l'entreposage, le fonctionnaire peut soumettre une réclamation à l'administrateur des réclamations, en conformité avec les modalités de l'article 15.21, à la condition :

Instructions

1. Les modalités exposées ci-après visent à décrire le plus fidèlement possible l'usage actuel en matière d'indemnisation des dommages.

2. Dans le cas des effets endommagés ou perdus qui ont été acquis après la remise d'un inventaire ou en cours de route à l'occasion de la réinstallation et dont l'expédition a été autorisée aux frais de l'État, il est nécessaire de fournir une preuve d'achat et de réclamation contre le dernier transporteur.

3. Les modalités d'indemnisation au titre des dommages et(ou) de la perte s'appliquent également à l'expédition des effets mobiliers autorisée en vertu de la présente directive, à la condition qu'un inventaire préparé en conformité avec les modalités de l'article 15.15 ait été remis à l'administrateur général deux semaines avant que le déménageur vienne prendre les effets.

Préavis de réclamation relativement aux effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

c) Lorsqu'un fonctionnaire envisage de présenter une réclamation contre l'État relativement à l'endommagement et(ou) à la perte d'effets mobiliers :

Lignes directrices

1. Il importe que tout dommage ou perte manifeste soit indiqué sur l'inventaire du déménageur au moment de la réception des effets, car il est généralement nécessaire d'étayer la perte d'une boîte ou d'un article consigné dans l'inventaire ou sur le reçu de livraison de la compagnie. De même, les dommages causés par l'eau ou une manutention inadéquate sont généralement évidents et doivent être consignés. Il convient également de documenter au moyen de photos ou d'enregistrements vidéos l'état dans lequel l'effet a été reçu.

2. Au reçu du préavis de réclamation, les expéditeurs doivent envoyer les formulaires nécessaires, expliquer la marche à suivre et préciser les autres documents et renseignements à fournir, le cas échéant, aux fins du traitement d'une réclamation. De même, l'administrateur des réclamations informe le fonctionnaire des documents ou des renseignements requis aux fins du traitement d'une réclamation contre l'État.

Préavis de réclamation pro forma contre le transporteur

3. Une réclamation pro forma présentée au transporteur pourrait comprendre le libellé suivant. Utiliser le paragraphe marqué d'un astérisque (*) lorsque les dommages ou les pertes se chiffrent à plus de 2 000 $, et le paragraphe marqué de deux astérisques (**), dans tous les cas où l'on constate, au moment de la réception des effets, que les articles sont endommagés ou manquants.

Monsieur/Madame,

Objet : Expédition d'effets mobiliers -
(nom du fonctionnaire)
_____________________________________

(numéro) et (date)
___________________ ________________
de la lettre de transport aérien (ou du connaissement)

Comme suite aux commentaires consignés sur le bon de livraison au moment de la livraison susmentionnée des effets par votre entreprise, je vous avise par la présente que j'ai l'intention de présenter une réclamation pour les effets endommagés ou perdus suivants :

Article
________________________________________
________________________________________

Nature des dommages ou de la perte
________________________________________
________________________________________

Coût estimatif préliminaire de remplacement ou de réparation
________________________________________
________________________________________

* Étant donné le montant des pertes ou des dommages subis, j'ai demandé à mon employeur de retenir les services d'un expert en sinistres qui présentera un rapport dont vous recevrez copie sous peu.

** J'aimerais que vos représentants m'indiquent quelles sont les autres mesures que je dois prendre et quelle est l'étendue de la responsabilité de votre entreprise dans cette affaire.

Si vous refusez d'assumer la responsabilité, soit en totalité, soit en partie, à cause de l'état dans lequel se trouvait l'expédition au moment où vous l'avez reçue, veuillez me faire parvenir une copie du document de transfert sur lequel est indiqué l'état de l'expédition afin que je puisse présenter ma réclamation aux transporteurs précédents.

Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l'expression de ma considération distinguée.

Conditions à remplir pour soumettre une réclamation

d) Réclamations de moins de 200 $

Ces réclamations doivent être soumises directement à l'administrateur des réclamations dans les 30 jours suivant la réception des effets et doivent inclure une brève description des circonstances dans lesquelles les effets ont été endommagés et(ou) perdus, une liste des effets en cause, une copie des pages pertinentes de l'inventaire, et le montant réclamé.

e) Réclamations de plus de 200 $

Sauf si l'administrateur des réclamations conclut à l'existence de circonstances exceptionnelles justifiant une prolongation du délai précisé dans le présent article ainsi qu'aux article 15.18b) et(ou) 15.19a) et b), la réclamation pour les effets mobiliers endommagés et(ou) perdus doit être soumise à l'administrateur des réclamations dans les 90 jours civils suivant la date de la présentation du préavis mentionné à l'article 15.18a) et doit être accompagnée d'un formulaire de réclamation dûment rempli et des documents contenant les renseignements suivants :

Instructions

1. Lorsque le montant réclamé est supérieur à 1 000 $ et que les services d'un expert en sinistres ou d'un estimateur n'ont pas encore été retenus, les réclamations devraient être accompagnées de photos ou d'enregistrements vidéos.

2. Il faut conserver les articles endommagés et le matériel d'emballage jusqu'à ce que l'administrateur des réclamations en autorise l'élimination.

Lignes directrices

1. Au Canada et aux États-Unis, l'administrateur des réclamations communiquera avec le transporteur utilisé par le fonctionnaire pour déterminer sa responsabilité et donnera suite à toute réclamation pour le compte du fonctionnaire.

2. À l'extérieur du Canada et des États-Unis, les fonctionnaire doit adresser ses réclamations directement au transporteur et aviser l'administrateur des réclamations de tout règlement intervenu ou de toute réponse négative reçue. Le fonctionnaire doit envoyer la réclamation à l'administrateur des réclamations dans les 90 jours civils suivant la date de la remise du préavis mentionné à l'article 15.18b), même si le transporteur a refusé de collaborer ou de fournir les documents pertinents.

3. Les modalités applicables à la location d'un véhicule de remplacement lorsque le véhicule qui a été expédié aux frais de l'État est endommagé en cours de transport et est envoyé pour réparation sont exposées à l'article 15.17.

Bagages enregistrés à l'occasion de la réinstallation endommagés et(ou) perdus

15.19

Dispositions générales

a) Lorsque le fonctionnaire

Réclamation pour des bagages enregistrés endommagés et(ou) perdu

b) Sauf si l'administrateur général conclut à l'existence de circonstances exceptionnelles justifiant la prolongation du délai précisé dans le présent article, toute réclamation pour des bagages enregistrés endommagés et(ou) perdu doit être présentée dans les 90 jours civils suivant la date de l'arrivée à la mission et doit être accompagnée d'un formulaire de réclamation dûment rempli et des documents contenant les renseignements suivants :

Lignes directrices

1. Les fonctionnaires dont les bagages enregistrés sont assurés par un agent de voyage, une société émettrice de carte de crédit ou un assureur personnel doivent d'abord adresser leur réclamation à l'entité concernée.

2. L'administrateur des réclamations attend que le transporteur ou l'assureur ait offert un règlement ou ait décliné toute responsabilité avant de donner suite à la réclamation, à moins que celle-ci soit inférieure à 200 $.

3. L'administrateur des réclamations tient compte de tout règlement intervenu avec d'autres parties pour déterminer le montant de l'indemnité.

4. Il est nécessaire de fournir une preuve d'achat des effets endommagés ou perdus qui ont été acquis en cours de route à l'occasion de la réinstallation et une réclamation contre le transporteur.

Plafonds des garanties applicables aux bagages enregistrés

c) En plus des plafonds généraux précisés à l'article 15.20, les exclusions suivantes s'appliquent aux bagages enregistrés :

Limitation des indemnités pour effets endommagés ou perdus

15.20 Dans la présente directive :

a) Valeur réelle (VR) s'entend de l'âge, de l'état et de la durée de vie prévue de l'article selon l'administrateur des réclamations en conformité avec l'usage actuel dans le domaine;

b) Indemnité d'esthétisme s'entend d'une indemnité, dont le montant n'excède par la valeur réelle de l'article, visant l'indemnisation des dommages visibles qui n'ont aucune incidence sur le fonctionnement de l'article;

c) Réparation s'entend de la remise en état d'un article sans excéder sa valeur de remplacement;

d) Valeur de remplacement (VRE) s'entend du coût du remplacement, au Canada, au moment de la perte, de l'article endommagé ou perdu par un article de même nature et qualité;

et

e) Le fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés et/ou perdus au cours du déménagement ne peut toucher une somme plus élevée que celle acceptée par le Conseil national mixte. En 2002, cette somme est :

desquels est retranchée toute somme que le fonctionnaire a reçue d'un transporteur ou d'un assureur;

f) Le fonctionnaire qui assure à titre personnel des effets mobiliers ou personnels particuliers qui ne sont pas assurés par l'État ou dont la valeur excède la garantie offerte, doit fournir à l'administrateur des réclamations une copie de la police d'assurance et un inventaire des articles ainsi assurés. Le fonctionnaire ne peut soumettre de réclamation relativement à des articles assurés à titre personnel. Le fonctionnaire qui ne fournit pas l'inventaire des articles assurés à titre personnel sera réputé avoir assuré lui-même la totalité des effets mobiliers et ne sera pas autorisé à soumettre une réclamation contre l'État.

g) Il n'est pas nécessaire de fournir un inventaire des articles assurés à titre personnel si la protection demandée correspond à la portion de la perte qui excède le montant assuré par l'État, ainsi qu'il est précisé à l'article 15.20e) qui précède. Dans ce cas, l'assurance personnelle souscrite par le fonctionnaire englobe la pleine valeur de remplacement des effets mobiliers et s'accompagne d'une franchise correspondant à la garantie offerte par l'État, ainsi qu'il est indiqué précédemment.

h) En conformité avec l'usage actuel, l'administrateur des réclamations applique les conditions et exclusions précisées ci-après pour traiter les réclamations contre l'État pour l'endommagement et(ou) la perte d'effets :

i) Aucun remboursement ne doit être effectué :

Instructions

1. Des plafonds différents s'appliquent aux effets dont l'entreposage est autorisé (120 000 $) et à ceux dont l'expédition est autorisée (120 000 $ ou 140 000 $) (voir l'article 15.20e)).

2. Les présentes dispositions n'ont pas pour objet d'indemniser un employé pour l'endommagement ou la perte d'articles destinés la vente ou à un usage commercial. Ces articles devraient être assurés à titre personnel.

Ligne directrice

Lorsqu'il n'est pas nécessaire de fournir une évaluation professionnelle pour un article mentionné à l'article 15.20j)(ii) et (iii), une description détaillée de cet article, accompagnée de photos et d'enregistrements vidéos, au besoin, doit être annexée à la réclamation pour en faciliter le traitement.

Indemnisation au titre des effets endommagés et(ou) perdus en vertu des articles 15.18 et 15.19

15.21 Sous réserve des conditions, plafonds et exclusions précisés dans la présente directive, l'administrateur des réclamations approuve les réclamations dont la valeur excède la responsabilité assumée par le transporteur et l'assureur et verse la somme payable directement au fonctionnaire, de la manière décrite ci-après :

Réclamations n'excédant pas 200 $

a) L'administrateur des réclamations approuve les réclamations n'excédant pas 200 $ qui sont fondées sur la valeur de remplacement, en conformité avec les dispositions de l'article 15.18d).

Réclamations de plus de 200 $ et de moins de 500 $

b) Afin de faciliter le traitement des réclamations présentées en vertu des articles 15.18 et(ou) 15.19 qui n'excèdent pas 500 $, l'administrateur des réclamations approuve :

Instruction

Il n'est pas nécessaire de fournir des reçus des articles de remplacement à l'appui des réclamations présentées en vertu du présent article, mais l'employeur se réserve le droit de demander au fonctionnaire de produire des factures, des reçus ou d'autres documents pour justifier le coût de remplacement de l'article particulier figurant dans l'inventaire relativement auquel une indemnisation est demandée.

Réclamations de plus de 500 $ et de moins de 5 000 $

c) Dans le cas des réclamations de plus de 500 $ et de moins de 5 000 $ qui sont soumises et étayées en conformité avec les modalités des articles 15.18c) et e) et(ou) 15.19b), l'administrateur des réclamations approuvera, lorsqu'il y a lieu :

Instructions

1. L'administrateur des réclamations peut faire appel à un expert en sinistres ou un estimateur, selon les besoins, pour régler une réclamation.

2. Le fonctionnaire qui remplace un article qui a été perdu ou qui ne peut pas être remis en état a droit au remboursement des frais engagés pour remplacer l'article en question par un autre article « de même nature et de même qualité », plus les taxes applicables. Par exemple :

a) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; le fonctionnaire en achète un autre et reçoit un remboursement de 30 $, auquel s'ajoutent les taxes applicables, sur présentation de la facture;

b) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; le fonctionnaire le remplace par un robot culinaire qui coûte 250 $. Sur présentation de la facture, il reçoit un remboursement de 30 $, soit la valeur de remplacement de l'article perdu, plus les taxes applicables, et le montant peut alors être utilisé aux fins de l'achat du robot culinaire;

c) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; au lieu de remplacer l'article, le fonctionnaire achète un fer à repasser; l'indemnité versée ne dépassera pas le montant correspondant à la valeur réelle de l'article.

3. L'étui d'un ordinateur est endommagé, mais l'ordinateur continue de fonctionner normalement. En conformité avec l'usage actuel en matière d'indemnisation des dommages, seule une indemnité d'esthétisme pourrait être versée.

4. Lorsqu'un article endommagé peut être réparé, le fonctionnaire a droit au remboursement du coût des réparations jusqu'à concurrence de la valeur de remplacement de l'article, plus les taxes applicables. Les frais de réparation qui excèdent ce montant sont à la charge du fonctionnaire.

Ligne directrice

Lorsqu'une réclamation est réglée de façon provisoire conformément à l'article 15.21c)(ix) et que les biens ne sont pas immédiatement remplacés, le fonctionnaire se voit accorder, à sa demande par écrit, une période de temps raisonnable ne dépassant pas 180 jours après son retour au Canada pour remplacer les articles pour lesquels une indemnité a été approuvée; dans ce cas, le règlement final s'effectue selon les dispositions de l'article 15.21c)(iv). Si le fonctionnaire n'en fait pas la demande, le règlement s'effectue conformément à l'article 15.21c)(iii), (v) et (vi).

Réclamations de plus de 5 000 $

d) Les réclamations de plus de 5 000 $ sont réglées de la manière décrite à l'article 15.21c), mais elles sont généralement traitées après réception d'une évaluation écrite effectuée par un expert en sinistres ou un estimateur engagé par l'administrateur des réclamations. Ce dernier peut demander l'aide de la mission pour trouver des experts en sinistres commerciaux jouissant d'une bonne réputation.

15.22 Néant

15.23 Néant

Expert en sinistres autonome

15.24 Lorsque l'évaluation de la réclamation pour endommagement ou perte des effets personnels ou mobiliers suscite des problèmes, l'administrateur des réclamations peut consulter un expert en sinistres ou un estimateur indépendant pour déterminer l'étendue des dommages et(ou) de la perte et l'indemnité à verser en conformité avec l'usage actuel.

Ligne directrice

Chaque mission doit tenir une liste d'experts en sinistres commerciaux acceptables.

Avance comptable en attendant le paiement de la somme assurée (Articles 15.18 et 15.19)

15.25

a) Avant le règlement d'une réclamation pour endommagement et(ou) perte des effets entreposés, emportés ou expédiés aux frais de l'État, l'administrateur des réclamations peut, sans nuire au règlement de la réclamation, autoriser le versement d'une avance comptable dont le montant n'excède pas la valeur réelle des effets perdus ou endommagés.

b) Les avances que touche le fonctionnaire et les indemnités reçues d'un tiers doivent être recouvrées ou prises en considération lors du règlement final de la demande d'indemnité.

c) Le fonctionnaire peut recevoir plus d'une avance comptable, pourvu que :

Ligne directrice

1. Les délais stipulés dans la DSE 4 - Avances comptables ne s'appliquent pas aux avances comptables versées conformément à l'article 15.25.

15.26 Néant

Autres frais de réinstallation

15.27 Néant -Les dispositions relatives aux accords de location sont transférées dans la DSE 16 - Aide au titre de la résidence principale -, qui entre en vigueur le 1^er juin 2003.

15.28 Néant

15.29 Néant

Voyages à la recherche d'un logement (VRL)

15.30 Lorsqu'un fonctionnaire est informé de sa réinstallation dans un nouveau lieu de travail où aucun logement de l'État n'est disponible, l'administrateur général peut autoriser, à l'égard du fonctionnaire et(ou) de son époux ou conjoint de fait :

a) le paiement des frais de déplacement aller-retour de l'ancien au nouveau lieu de travail; le taux applicable pour l'utilisation de la voiture personnelle (VP) à la demande du voyageur sera le taux par kilomètre (mille) réduit, à moins qu'il ne soit prouvé que les déplacements dans une VP payés en conformité avec les taux prévus dans la Directive sur les voyages du CNM sont moins coûteux que les transports commerciaux ou la location d'une voiture. Les frais de traversiers, de stationnement et de péage sont également remboursés s'il y a lieu; lorsque le transport se fait par VP, les frais de location de voiture ou d'autres frais de transport ne seront pas remboursés; (révisé le 1^er juillet 2005)

Instruction

1. L'utilisation d'une voiture particulière ne sera pas normalement autorisée lorsque la distance à parcourir excède 650 kilomètres de route.

2. Pour l'application de l'alinéa 15.30a), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071116162307/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/cad-datq-a_f.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission. (révisé le 1^er juillet 2005)

b) le paiement des frais de subsistance au nouveau lieu de travail pour un maximum de sept jours consécutifs (huit nuits au maximum);

c) le paiement des frais réels et raisonnables de transport local ou de location d'une voiture pendant un VRL au Canada comme suit :

d) le paiement des frais de transport local pendant un VRL à une mission par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général pendant une période maximale de sept jours; les moyens de transport peuvent inclure les taxis ou une voiture de location autre qu'une voiture de série intermédiaire, selon les conditions à la mission;

e) le paiement des frais de garde de personnes à charge engagés par les fonctionnaires qui sont chefs de famille monoparentale ou qui sont accompagnés par leur époux ou leur conjoint de fait au moment du VRL, à l'égard des personnes à charge âgées de moins de 18 ans qui résident en permanence chez le fonctionnaire lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde des enfants. Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables de garde des personnes à charge :

f) le paiement d'un appel ou de plusieurs appels téléphoniques effectués pendant le VLR aux personnes à charge restées à l'ancien lieu de travail; ces appels doivent se faire de numéro à numéro au tarif réduit du soir et ne doivent pas dépasser quinze minutes en tout, si un fonctionnaire n'est pas accompagné, et trois minutes s'il l'est; l'administrateur général peut approuver un appel de plus de trois minutes dans des circonstances inhabituelles, par exemple, maladie d'une personne à charge; le fonctionnaire qui reçoit une indemnité de faux frais pour un voyage effectué au Canada ou aux États-Unis ne peut demander le remboursement des appels téléphoniques.

g) le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail et en revenir, si un fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait qui est également un fonctionnaire ne peut se déplacer en dehors de ses heures de travail;

sauf que :

h) lorsque l'administrateur général juge qu'un fonctionnaire a besoin de temps supplémentaire à son nouveau lieu de travail pour conclure un bail, il peut autoriser la prolongation des délais et le remboursement des frais s'y rattachant en vertu des articles 15.30b), c), d), e) et f); et

i) lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de transport local et de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL pendant la période de remboursement des frais de séparation de la famille ou en même temps que le voyage de réinstallation; et

j) lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance, de transport local et(ou) de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL, s'il est avantageux de le faire dans le cadre d'un autre voyage, comme un voyage d'affectation temporaire, un déplacement pour le service à l'extérieur ou un voyage de vacances;

k) lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de subsistance ou de garde des personnes à charge, ou les deux, à l'égard d'un enfant à charge, s'il est avantageux d'autoriser un VRL en même temps qu'un autre voyage;

l) lorsque des enfants souffrant d'une incapacité permanente ont besoin des soins constants de leurs parents et qu'ils doivent donc les accompagner pendant un voyage à la recherche d'un logement, les frais de transport commerciaux seulement seront remboursés. Ceux-ci devront être approuvés par l'administrateur général.

Instructions

1. Les voyages à la recherche d'un logement (VRL) ne sont pas un droit acquis. L'administrateur général ne doit les autoriser que dans les cas où l'on peut démontrer de façon raisonnable qu'un tel voyage est rentable. La norme applicable aux déplacements aériens est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là. Si des rabais et des tarifs réduits sont offerts, il faudra en profiter au lieu de prendre le plein tarif de la classe économique. On pourra réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance.

Il faut tenir compte des différentes restrictions qui pourraient s'appliquer lorsque des tarifs spéciaux sont offerts. Afin de satisfaire aux conditions rattachées aux tarifs spéciaux du transporteur, il se peut qu'il faille payer des frais de subsistance supplémentaires aux fonctionnaires, ce qui ajoute au coût du voyage.

2. Lorsqu'un fonctionnaire demande le remboursement des frais d'un VRL, le temps qu'il peut demander à l'égard d'un logement temporaire en vertu de l'article 15.33 doit être réduit par les jours utilisés pour le VRL.

3. La durée d'un VRL ne doit pas être déduite des congés annuels d'un fonctionnaire et(ou) d'un époux ou conjoint de fait qui est également un fonctionnaire. De plus, la rémunération des heures supplémentaires ne peut être versée pendant un VRL.

4. Un fonctionnaire qui ne se réinstalle pas après avoir effectué un VRL n'a pas à rembourser les dépenses engagées pour ce voyage.

5. Lorsque le logement doit être loué à bail par l'État, l'administrateur général peut, à sa discrétion, autoriser un fonctionnaire à effectuer un VRL pour trouver un logement de ce genre à la mission, si l'on peut établir de façon raisonnable que ce voyage est rentable.

6 Les dispositions relatives aux personnes à charge en vertu de l'article 15.30 s'appliquent aussi aux fonctionnaires qui ont la garde partagée de personnes à charge répondant à la définition de personne à charge ou d'étudiant à charge énoncée dans la DSE 2 - Interprétation. Compte tenu des modalités de l'accord de garde partagée, aucune indemnité n'est habituellement versée lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant qui nécessite des services de garde.

7. Les frais demandés, les dates d'emploi ainsi que le nom, le numéro de téléphone, la raison sociale de la société ou le nom du gardien ou de la gardienne et son numéro de téléphone, ainsi que le numéro d'assurance sociale (s'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne doivent figurer sur les reçus au titre des frais engagés en vertu de l'article 15.30e).

8. Les montants mentionnés à l'article 15.30e) seront rajustés de temps à autre en fonction de ceux mentionnés dans la Directive sur les voyages; chaque rajustement doit figurer dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

Indemnité de faux frais de réinstallation

15.31 En compensation des faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à une réinstallation et qui ne sont pas remboursables en vertu d'une autre disposition précise des Directives sur le service extérieur, l'administrateur général autorisera une indemnité de faux frais de réinstallation de 2 600 $ par réinstallation, sans que le fonctionnaire ait à présenter de reçus, sauf que, dans les cas de réinstallation à court terme à l'extérieur du Canada et des États-Unis, le fonctionnaire pourra réclamer : (révisé le 1er avril 2007)

a) le remboursement des dépenses réelles et raisonnables, jusqu'à concurrence de 2 600 $, à condition de présenter des reçus; ou (révisé le 1er avril 2007)

b) une indemnité de faux frais de réinstallation de 250 $ sans avoir à présenter de reçus.

Instructions

1. La somme prévue à l'article 15.31 sera rajustée le 1^er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

2. Pour les cas où un fonctionnaire réclame les faux frais de réinstallation réels et raisonnables, on trouvera à la DSE 15 "Instructions relatives à la présentation des demandes de remboursement" des Directives sur le service extérieur de 1989, une liste représentative des faux frais de réinstallation admissibles.

Lignes directrices

1. L'article 15.31 a pour objet de dédommager un fonctionnaire, jusqu'à concurrence de la somme maximale établie, pour les faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à la réinstallation.

2. Peu importe qu'une avance comptable ait été versée ou non à un fonctionnaire en prévision des dépenses pouvant être engagées en vertu de l'article 15.31(a), la demande de remboursement des faux frais de réinstallation sera habituellement honorée si elle est présentée dans les quatre mois qui suivent la date où le fonctionnaire a commencé à occuper un logement permanent.

Frais de location de voiture

15.32 Le fonctionnaire qui attend l'arrivée d'une voiture particulière (VP) qui a été expédiée à son nouveau lieu d'affectation en conformité avec les dispositions de la présente directive, ou qui s'est départi d'une voiture particulière avant son départ de l'ancien lieu d'affectation, peut réclamer des frais de location de voiture avec reçus à l'appui, au nouveau ou à l'ancien lieu de travail, selon le cas :

a) jusqu'à concurrence de 868 $ par réinstallation à l'intérieur ou à l'extérieur du Canada; (révisé le 1er avril 2007)

b) jusqu'à concurrence de 1 301 $ par réinstallation d'une mission à une autre, (révisé le 1er avril 2007)

c) jusqu'à concurrence de 868 $ par réinstallation d'une mission à une autre dans tous les autres cas où le fonctionnaire s'est départi d'une voiture particulière utilisée à l'ancienne mission ou attend l'arrivée d'une VP à la nouvelle mission. (révisé le 1er avril 2007)

Instructions

1. La somme prévue à l'article 15.32 sera rajustée le 1^er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

2. À la discrétion de l'administrateur général et sous réserve de la disponibilité des véhicules de l'État à la mission, les dispositions de la DSE 30.01 pourront s'appliquer également à un fonctionnaire dont la VP a été expédiée jusqu'à la mission ou à partir de celle-ci en vertu de l'article 15.17. Ce pouvoir discrétionnaire peut normalement s'exercer aux missions où le transport local est inexistant ou inapproprié.

Frais de subsistance dans un logement temporaire

15.33

a) Généralités

Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l'ancien et au nouveau lieu de travail sont remboursables pour la période durant laquelle le fonctionnaire n'est pas en mesure d'occuper le logement permanent qui lui est réservé. La période d'admissibilité au remboursement des frais de subsistance est déterminée par l'administrateur général en fonction de la disponibilité et de la convenance du logement.

Néanmoins, sauf indication contraire dans la présente directive, le fonctionnaire a le droit de réclamer des frais de subsistance pour un minimum de deux jours dans un logement temporaire, tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail. Il appartient à la direction de juger de la convenance et de la disponibilité du logement permanent à l'ancien et au nouveau lieu de travail. Lorsqu'il existe des logements de l'État à la mission, il faut les utiliser de préférence aux installations commerciales.

Les fonctionnaires qui ont des personnes à charge âgées de neuf ans ou moins habitant à leur résidence principale pourront obtenir remboursement des frais de garde des personnes à charge pour une période maximale de quatre jours pendant laquelle leurs effets seront emballés et chargés puis déchargés et déballés. L'aide financière pour la garde des personnes à charge est limitée aux heures de bureau et est accordée conformément aux dispositions de la présente directive visant la garde des personnes à charge.

Un fonctionnaire qui est autorisé à l'avance, et sous réserve des dispositions particulières de la présente directive, peut, s'il y a lieu, se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire à son égard et pour chacune des personnes à charge, de la façon suivante :

Instructions

1. À la mission, lorsqu'un fonctionnaire occupe un logement indépendant temporaire ou un logement privé non commercial et est autorisé à demander le remboursement de frais de subsistance pour des périodes excédant les deux jours alloués, la direction de la mission fixe, pour ces périodes, un montant réduit pour les frais de repas; ce montant, qui correspond approximativement aux frais de nourriture réels et raisonnables, se fonde sur une estimation raisonnable du coût des aliments dans la localité et des installations qui existent dans le logement temporaire ou le logement privé pour la préparation et l'entreposage des aliments.

2. Les faux frais peuvent être remboursés selon les modalités suivantes :

a) Voyages à l'extérieur du Canada et des Etats-Unis

b) Voyages au Canada et aux Etats-Unis

En conformité avec les taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages.

c) en outre, les frais de subsistance pourront comprendre les frais de stationnement engagés à l'égard d'une VP au logement temporaire du fonctionnaire si le stationnement n'est pas gratuit;

d) si un fonctionnaire réclame le remboursement de faux frais en vertu du présent article et qu'il ne produit pas de reçus, il ne pourra présenter de demande de remboursement à l'égard du blanchissage, du nettoyage à sec, de l'entretien de ses vêtements ou des pourboires en vertu de l'article 15.10;

e) lorsqu'un voyageur qui souffre d'un handicap physique doit payer des services supplémentaires (taxi ou portier, par exemple), ce surplus de faux frais lui est remboursé dans la mesure où il est jugé raisonnable et nécessaire. Les fonctionnaires doivent présenter des reçus lorsqu'ils peuvent en obtenir.

3. Les logements indépendants comprennent les logements commerciaux indépendants et les logements temporaires de l'État pourvus des meubles et des appareils électriques nécessaires.

4. Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l'ancien lieu de travail, pendant la période qui précède immédiatement le départ du fonctionnaire et qui est nécessaire pour que ses effets mobiliers soient enlevés du logement permanent, peuvent donner lieu à un remboursement. Cette période sera normalement de deux ou trois jours, selon la quantité d'effets mobiliers qui doivent être emballés et expédiés ou entreposés; toutefois, elle peut être prolongée en raison d'une fin de semaine, d'un jour férié ou de l'incapacité de l'entreprise de déménagement d'emballer les effets aux dates requises.

5. La période d'admissibilité au remboursement des frais de subsistance ne doit normalement pas être prolongée pour tenir compte d'une décision personnelle du fonctionnaire, comme la vente d'un logement lui appartenant dont les modalités prévoient qu'il libère ledit logement avant la date prévue de son départ. De même, on ne doit pas autoriser le remboursement de frais de logement temporaire au fonctionnaire qui a quitté un logement lui appartenant afin qu'on puisse le redécorer ou y effectuer des travaux de réparation.

6. Dans les situations où l'on ne peut établir clairement (même si elles sont inhabituelles) qu'il s'agit de besoins opérationnels exceptionnels obligeant le fonctionnaire à prolonger son séjour dans un logement temporaire et où le fonctionnaire prouve que tous les efforts possibles ont été faits pour conclure des arrangements convenables dans les circonstances, on pourra prolonger la période pendant laquelle le fonctionnaire peut occuper un logement temporaire. En pareils cas, la prolongation de la période est assujettie à l'approbation de l'administrateur général, à la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent.

7. Le fonctionnaire a droit à deux jours de frais de subsistance pendant qu'il habite un logement temporaire à l'ancien tout comme au nouveau lieu de travail, sauf si :

a) le fonctionnaire décide de continuer d'occuper le logement permanent jusqu'à son départ de l'ancien lieu de travail ou d'emménager au logement permanent dès son arrivée au nouveau lieu de travail, et que l'employeur y consent. Dans chacune de ces situations, le fonctionnaire peut réclamer deux jours de frais de subsistance (qui comprendront l'exemption du paiement des frais de logement aux termes de la DSE 25 - Logement), ou

b) le fonctionnaire entretient une résidence principale à l'ancien lieu de travail ou a établi sa résidence principale au nouveau lieu de travail qui est occupée par une personne à charge au moment de la réinstallation. Ce genre de situation se présente, par exemple, lorsqu'un fonctionnaire accepte une affectation sans être accompagné ou lorsqu'une indemnité de séparation de la famille a été autorisée. En pareils cas, la disposition concernant les frais de subsistance de deux jours ne s'applique pas si aucuns frais de subsistance ne sont nécessairement engagés à la suite de la réinstallation.

8. Lorsque la période de 35 jours est dépassée avant le départ du Canada, les frais de logement applicables sont calculés à compter du troisième jour suivant l'arrivée du fonctionnaire à la mission.

9. Lorsque la prolongation de la période pendant laquelle un fonctionnaire peut occuper un logement temporaire à son ancien lieu de travail est approuvée à cause de besoins opérationnels exceptionnels (par exemple, des délais d'agrément dans le cas des chefs de Mission, des circonstances imprévues se rattachant au travail qui surviennent après qu'un fonctionnaire a pris des arrangements normaux pour quitter son logement permanent et qui l'obligent à retarder son départ, l'obligation de quitter son logement de l'État qui a besoin d'être redécoré, rénové ou réparé, ou d'autres besoins opérationnels), les jours où cet fonctionnaire a dû, à la demande de l'administrateur général, occuper un logement temporaire avant son départ de son ancien lieu de travail, à l'exception des jours qui sont habituellement autorisés pour l'empaquetage et le déménagement des effets personnels et mobiliers, ne doivent pas être compris dans le nombre total de jours accordés au fonctionnaire.

10. Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire commercial ou privé ne sont habituellement remboursés que si le logement est situé à l'ancien et(ou) au nouveau lieu de travail. Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire situé dans un troisième lieu peuvent toutefois être remboursés s'ils sont engagés pour des raisons de service, s'ils sont directement liés à l'exécution d'un programme ministériel précis et s'ils sont autorisés d'avance par l'administrateur général. Quand il étudie les demandes de remboursement des frais de subsistance dans un logement temporaire situé à un troisième lieu, l'administrateur général doit s'assurer que le logement est occupé pour des raisons directement liées à un programme en particulier et que l'avantage procuré par le logement à un fonctionnaire ou aux personnes à charge n'est que secondaire. Le logement peut être occupé pour diverses raisons, notamment pour pouvoir prendre les vols matinaux en partance d'une ville voisine, quand le logement commercial ou privé est autorisé, ou pour que le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait puissent chercher plus facilement un logement permanent au nouveau lieu de travail, quand un logement privé pour au moins une personne à charge (autre que l'époux ou conjoint de fait du fonctionnaire) peut être approuvé. Le remboursement se limite à la période pendant laquelle le fonctionnaire occupe le logement temporaire et ne dépasse pas les frais qui seraient engagés si les personnes à charge restaient avec le fonctionnaire.

11. Les indemnités et faux frais applicables aux voyages au Canada et aux États-Unis sont payables en conformité avec les taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages, modifiée de temps à autre, et précisés dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

12. Les indemnités et faux frais applicables aux voyages à l'extérieur du Canada et des États-Unis sont payables en conformité avec les taux indiqués à l'appendice D de la Directive sur les voyages, modifiée de temps à autre, et précisés dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

b) À l'occasion d'une réinstallation dans une mission

Instructions

1. Un fonctionnaire qui occupe un logement permanent de l'État doté de meubles, agencements et appareils ménagers convenables peut réclamer des frais de subsistance pour deux jours seulement s'il ne lui a pas été permis de réclamer des frais de subsistance dans un logement temporaire après son arrivée à la mission. En pareils cas, le fonctionnaire doit commencer à payer des frais de logement à partir du troisième jour d'occupation. Lorsque le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais de subsistance au titre d'un logement temporaire après l'arrivée à la mission, les frais de logement sont payables dès l'occupation du logement permanent, s'ils n'ont pas été payés, en conformité avec les dispositions de la présente directive.

2. Si un fonctionnaire en poste dans une mission située ailleurs qu'aux États-Unis séjourne dans un hôtel pendant plus de 21 jours parce qu'aucun logement de l'État n'est disponible et que l'administrateur général est convaincu qu'il y a lieu de verser une indemnité supérieure à 80 % de l'indemnité de repas journalière applicable parce que le choix de restaurants est extrêmement limité, cet fonctionnaire sera autorisé à réclamer les frais de repas réels et raisonnables, à condition de présenter des reçus, jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas journalière applicable.

3. Nonobstant les réserves de l'article 15.33b)(vi) et à la discrétion de l'administrateur général, un fonctionnaire qui change de logement indépendant temporaire ou qui quitte un logement indépendant temporaire pour occuper un logement du personnel permanent peut réclamer jusqu'à 80 % de l'indemnité de repas journalière applicable pour deux jours au plus.

4. Lorsque l'administrateur général autorise un séjour dans un logement temporaire pendant plus de cinq jours avant le départ du fonctionnaire de son ancien lieu de travail, il doit fournir des précisions à ce sujet au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

5. Pour plus de clarté, les dispositions concernant les frais de subsistance versés aux fonctionnaires qui résident dans des logements temporaires à une mission sont résumés dans l'appendice A de la présente directive.

c) À l'occasion d'une réinstallation dans un lieu de travail au Canada

Instruction

Lorsqu'un fonctionnaire a conclu des arrangements en vue d'occuper un logement permanent ou qu'il a de la difficulté à en trouver un, et qu'un logement indépendant temporaire peut être loué à la semaine ou au mois, il doit prévenir l'administrateur général et quitter le plus tôt possible le logement dont le loyer est le plus élevé.

Lignes directrices

1. Lorsque des conditions inhabituelles existent, comme dans le cas d'une pénurie extrême de logements à louer, et que le fonctionnaire éprouve de la difficulté à trouver un logement permanent pouvant être occupé dans les délais indiqués à l'article 15.33c), la direction peut exercer ses pouvoirs discrétionnaires afin d'approuver, s'il y a lieu, le remboursement au fonctionnaire de toute dépense engagée dans un logement temporaire en sus de ses frais normaux de logement.

2. Le remboursement susmentionné se limitera aux frais réels et raisonnables de logement et de blanchissage demandés par un établissement approuvé par l'administrateur général, moins la part du fonctionnaire. Si le fonctionnaire loue un logement permanent, cette part correspondra au montant du loyer mensuel indiqué dans son bail. Si le fonctionnaire achète un logement permanent, sa part correspondra aux frais de logement, fixés en conformité avec la DSE 25 - Logement, dans laquelle la taille du ménage s'entend du nombre de personnes qui occupent le logement temporaire et le salaire annuel s'entend du traitement annuel du fonctionnaire à la date où il est entré dans le logement temporaire.

3. Comme un logement loué se libère normalement le premier jour du mois, une aide sera au besoin versée jusqu'au premier jour du deuxième mois suivant la date où le fonctionnaire est entré dans le logement temporaire. Une prolongation d'une période maximale de 60 jours pourra être envisagée si le fonctionnaire arrive à la ville du bureau principal vers la fin du mois, si ses effets mobiliers ne peuvent être livrés pour le premier jour du mois, ou si le bail précise que le fonctionnaire doit commencer à occuper le logement au milieu du mois. S'il existe des circonstances inhabituelles, par exemple, si un fonctionnaire ou une de ses personnes à charge tombe malade ou si le fonctionnaire travaille temporairement en dehors de la ville où se trouve le bureau principal pendant une période où il occupe un logement temporaire, de sorte qu'il lui est très difficile de chercher un logement permanent, celles-ci pourront être soumises à l'administrateur général, à la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent.

Indemnité de séparation de la famille (ISF)

15.34

a) Généralités

Instruction

Au 1^er juin 2001, les articles 15.34a)(ii)(F) et (G) sont transférés à la DSE 17 - Aide à l'époux ou conjoint de fait

Instructions

1. L'exemption des frais de logement et(ou) l'aide financière visent à compenser les frais liés à l'entretien d'une deuxième résidence. Le fonctionnaire demeure responsable d'une seule série de frais d'entretien d'une résidence.

2. L'exemption du paiement des frais de logement prévue par l'article 15.34a)(ii)(E) est accordée dans les cas où un fonctionnaire doit payer deux loyers et s'applique pendant la ou les années où l'enfant fréquente l'école primaire ou secondaire au Canada, sauf si le fonctionnaire touche une indemnité à l'égard de cet enfant en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires.

3. Si, après que l'enfant a terminé sa dernière année d'études secondaires, la période d'affectation que le fonctionnaire doit terminer est inférieure à trois mois, l'exemption des frais de logement pourra s'appliquer jusqu'à la fin de la période d'affectation.

4. L'article 15.34a)(ii)(E) n'empêche aucunement la famille de se réinstaller à la mission. Dans ce cas, le fonctionnaire paiera les frais de logement appropriés. Le remboursement des frais de réinstallation de la famille ne sera normalement pas approuvé si la période d'affectation que le fonctionnaire doit terminer est inférieure à six mois.

b) ISF à l'occasion d'une réinstallation dans un lieu de travail au Canada

c) ISF à l'occasion d'une réinstallation à une mission

Instructions

1. Les logements indépendants comprennent les logements commerciaux indépendants et les logements temporaires de l'État pourvus des meubles et des appareils électriques nécessaires.

2. Si un fonctionnaire qui est absent du lieu de travail parce qu'il prend des congés ou effectue un voyage officiel réclame en même temps une ISF, cette indemnité s'appliquera seulement aux coûts qui ne peuvent être annulés; pour les personnes qui occupent un logement privé et qui sont absentes pendant plus d'une semaine, l'indemnité mensuelle devra être réduite proportionnellement au nombre de jours d'absence par rapport au nombre total de jours civils dans le mois.

3. Pour calculer le montant de l'indemnité à payer lorsqu'une ISF est demandée pour un période de moins d'un mois, il faut multiplier la somme normalement réclamée pour un mois complet par le nombre de jours pour lesquels on demande une ISF et diviser le produit par le nombre de jours civils dans le mois.

4. L'administrateur général peut autoriser à sa discrétion, en application de l'Instruction 4 qui suit l'article 15.33a), le remboursement des frais de subsistance pendant plus de deux jours des personnes à la charge d'un fonctionnaire, personnes qui occupaient un logement temporaire avant de quitter l'ancien lieu de travail.

Réinstallation dans des circonstances particulières

Cessation de service hors du Canada

15.35 Lorsqu'un fonctionnaire est en mission à l'étranger et que son service prend fin

a) pour cause de retraite, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation prévus à l'article 15.02c)(ii), à partir du lieu de résidence approuvé à l'étranger :

période de service non terminée
durée de l'affectation
préalablement convenue
X
frais de réinstallation
=
montant payable par le fonctionnaire

b) en raison du réaménagement des effectifs, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l'article 15.35a); sous réserve des nécessités du service, un fonctionnaire peut être réinstallé dans la ville du bureau principal avant la fin de son emploi ou il pourra être réinstallé directement à l'endroit où il décide de prendre sa retraite;

c) pour cause de décès du fonctionnaire, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables prévus dans la présente directive au nom d'une personne à charge à l'étranger, conformément à l'article 15.35a), pourvu que le déménagement ait lieu dans les six mois suivant le dernier jour d'emploi du fonctionnaire;

d) pour cause de démission ou de renvoi, l'administrateur général peut

période de service terminée
durée de l'affectation
préalablement convenue
X
frais de réinstallation
=
montant payable par l'État

période d'affectation non terminée
durée de l'affectation
préalablement convenue
X
frais de réinstallation
=
montant payable par le fonctionnaire

e) longues périodes de congé non payé, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l'article 15.35a), pourvu que le déménagement ait lieu dans les douze mois du dernier jour où le fonctionnaire est en fonction à la mission.

sauf que, sous réserve des limites du présent article, un fonctionnaire peut choisir une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), conformément à l'article 15.04. Lorsqu'une telle option est choisie, les dispositions de l'article 15.35 autres que celles concernant les frais de déplacement continuent de s'appliquer. (révisé le 1^er octobre 2004)

Instructions

1. Lorsque les effets ont été entreposés à long terme à l'étranger à la demande de l'administrateur général, les frais relatifs à l'expédition des effets mobiliers après la période d'entreposage à long terme sont régis par les dispositions de l'article 15.35, sous réserve des limites de poids prévues par l'article 15.14 et applicables à la date où les biens ont été mis en entreposage.

2. Lorsque les effets ont été entreposés à long terme dans la ville où est situé le bureau principal d'un fonctionnaire, l'expédition de ces effets à un autre endroit ne doit pas être autorisée.

3. Lorsque l'emploi d'un fonctionnaire en mission à l'extérieur du Canada prend fin pour cause de retraite ou de décès du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le paiement continu des frais d'entreposage des effets entreposés à long terme pour la période jugée appropriée dans les circonstances, sans dépasser neuf mois à partir du dernier jour d'emploi du fonctionnaire.

4. Tout fonctionnaire en mission à l'extérieur du Canada qui démissionne ou est renvoyé doit assumer les frais d'entreposage des effets entreposés à long terme à partir de sa date de cessation d'emploi.

5. Lorsqu'un fonctionnaire opte pour une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ) au lieu des dispositions de l'article 15.35d), l'IVNSJ doit prendre en compte les limites de l'article 15.35d) ne concernant que les frais de déplacement du fonctionnaire et(ou) de la personne à charge. (révisé le 1^er octobre 2004)

Cessation anticipée de l'affectation

15.36

a) Lorsqu'un fonctionnaire affecté à une mission demande à être réinstallé au Canada avant la fin de son affectation,

période d'affectation non terminée
durée de l'affectation
préalablement convenue
X
frais de réinstallation
=
montant payable par le fonctionnaire

dans ce cas, le fonctionnaire doit être informé par écrit de la somme à payer avant le départ de la mission, et

Instructions

1. L'article 15.36a) ne s'applique que dans les cas où la cessation d'affectation dépend exclusivement de la volonté d'un fonctionnaire. Il faut veiller à ce que le fonctionnaire ne subisse aucun préjudice en raison de circonstances indépendantes de sa volonté ou attribuables, en tout ou en partie, à l'employeur.

2. Lorsqu'un fonctionnaire opte pour une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ) en vertu de l'article 15.36a)(ii), l'IVNSJ doit prendre en compte les limites de l'article 15.36a)(i). (révisé le 1^er octobre 2004)

b) Lorsqu'un fonctionnaire qui a été affecté à une mission à l'extérieur du Canada pour une période d'un an ou plus est rappelé au Canada avant la fin de sa période normale d'affectation, l'administrateur général doit lui rembourser les taxes et les droits de douane payés à l'égard d'une quantité raisonnable de biens achetés pour usage personnel qui ne peuvent être admis en franchise des droits à cause d'une période insuffisante de possession ou d'absence du Canada, auquel cas le remboursement doit être autorisé :

Mutation d'un ministère à un autre

15.37 Lorsqu'un fonctionnaire affecté à une mission est muté d'un ministère à un autre, c'est le ministère d'arrivée qui, le cas échéant, doit payer les frais de réinstallation définis à l'article 15.02c)(ii). Cependant, les ministères de départ et d'arrivée peuvent partager les frais si c'est à l'avantage de l'un et l'autre et qu'ils se sont entendus au préalable.

Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

15.38

a) Lorsqu'un fonctionnaire doit être réinstallé pendant les grandes vacances scolaires, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis à l'article 15.02c)(ii), au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, à l'égard d'un élève ou étudiant à charge :

b) Au lieu des dispositions de l'article 15.38a), l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'à concurrence de la somme maximale établie dans la DSE 34.04c), à partir du moment où le fonctionnaire occupe un logement temporaire à son ancien lieu de travail conformément à l'article 15.33 jusqu'au début de la session scolaire.

c) Au lieu des dispositions des articles 15.38a) et b), un fonctionnaire peut choisir une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), conformément à l'article 15.04. Lorsqu'une telle option est choisie, les dispositions de l'article 15.38a) relatives à la réinstallation autres que celles concernant les frais de déplacement continuent de s'appliquer. (révisé le 1^er octobre 2004)

Ligne directrice

Pour approuver le remboursement des frais de réinstallation en vertu de l'article 15.38a), l'administrateur général doit tenir compte de l'âge de l'élève ou étudiant à charge, du temps que cette personne passera à la mission avant le début de l'année scolaire et de la possibilité de trouver un logement temporaire convenable dans la ville où elle étudie.

Personne qui cesse d'être à charge

15.39 Lorsqu'une personne cesse d'être à charge à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de réinstallation :

a) définis à l'article 15.02c)(ii), lorsque la personne quitte la mission en même temps que le fonctionnaire ou avant;

b) définis à l'article 15.02c)(i), lorsque la personne quitte la mission dans l'année qui suit la date du départ du fonctionnaire de la mission; ou

c) définis à l'article 15.02c)(i) lorsque la personne a fréquenté un établissement d'enseignement à temps plein à l'étranger et revient au Canada dans les trois mois suivant la date à laquelle elle termine son programme d'études, dans lequel elle était inscrite audit établissement d'enseignement, les dépenses remboursées ne devant pas être supérieures aux frais de réinstallation du lieu de résidence approuvé de la personne à charge à l'étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

sauf qu'un fonctionnaire peut choisir une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), conformément à l'article 15.04. Lorsqu'une telle option est choisie, les dispositions de l'article 15.39 relatives à la réinstallation autres que celles concernant les frais de déplacement continuent de s'appliquer. (révisé le 1^er octobre 2004)

Instructions

1. Compte tenu des limites de poids qui peuvent être approuvées en vertu de l'article 15.39, le poids global de toutes les expéditions autorisées en vertu des articles 15.13 et 15.39 ne doit pas dépasser le poids maximal que l'administrateur général était disposé à approuver en vertu de l'article 15.14.

2. Lorsqu'un fonctionnaire opte pour une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ) au lieu des dispositions des articles 15.39b) et 15.39c), la détermination de l'IVNSJ doit être fondée uniquement sur les frais de déplacement pour la personne à charge. (révisé le 1^er octobre 2004)

Personnes à charge non autorisées à accompagner un fonctionnaire

15.40

a) Sous réserve de l'article 15.40c), lorsqu'un fonctionnaire en service à l'étranger est réinstallé dans une mission où il lui est interdit d'amener une personne à charge, l'administrateur général peut approuver les frais réels et raisonnables de réinstallation d'une telle personne, tels qu'ils sont définis à l'article 15.02c)(ii), de son lieu de résidence approuvé à l'étranger :

b) Sous réserve de l'article 15.40c), si l'interdiction d'amener à la mission une personne à charge est levée au moins six mois avant la date prévue du départ du fonctionnaire, l'administrateur général peut approuver le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis à l'article 15.02c)(ii) de la personne à la charge du fonctionnaire de son lieu de résidence approuvé à la mission du fonctionnaire. Lorsque le lieu de résidence approuvé est situé à l'étranger, le remboursement des frais de réinstallation doit se limiter aux frais qui auraient été engagés si la personne à charge s'était réinstallée de la ville du bureau principal du fonctionnaire à sa mission.

c) Les frais de réinstallation payables en vertu des articles 15.40a) et b) doivent correspondre aux frais définis à l'article 15.02c)(ii) et autorisés à la discrétion de l'administrateur général selon les montants jugés comme convenant aux circonstances, compte tenu de la présente directive.

sauf que, sous réserve des limites du présent article, un fonctionnaire peut choisir une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), conformément à l'article 15.04. Lorsqu'une telle option est choisie, les dispositions de l'article 15.40 autres que celles concernant les frais de déplacement continuent de s'appliquer. (révisé le 1^er octobre 2004)

Frais de réinstallation de l'époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d'affectation

15.41 Lorsqu'un époux ou conjoint de fait devient une personne à charge pendant l'affectation du fonctionnaire, à la suite d'un mariage ou parce que son admissibilité a été reconnue aux termes de l'appendice A de la DSE 2 - Interprétation, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement de l'époux ou conjoint de fait et des enfants à charge qui l'accompagnent, y compris les frais aux escales autorisées, par la route la plus directe partant du lieu où le mariage a été contracté jusqu'à la mission du fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais de voyage par la route la plus directe allant de la ville où se trouve le bureau principal à la mission du fonctionnaire;

b) des frais d'entreposage seulement des effets de l'époux ou conjoint de fait, pourvu que ceux-ci soient incorporés aux biens du fonctionnaire déjà entreposés à long terme, jusqu'à ce qu'on affecte ce dernier à un poste au Canada et que les effets soient retirés de l'entreposage à long terme.

c) des frais réels et raisonnables d'empaquetage, de mise en caisses, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers de : (révisé le 1^er octobre 2004)

d) sous réserve des limites du présent article, au lieu des dispositions de l'article 15.41a), un fonctionnaire peut choisir une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), conformément à l'article 15.04. Lorsqu'une telle option est choisie, les dispositions des articles 15.41b) et 15.41c) continuent de s'appliquer. (révisé le 1^er octobre 2004)

Instructions

1. L'administrateur général peut approuver le remboursement des frais liés à l'entreposage d'effets personnels et mobiliers, en vertu de l'article 15.41b), ou à l'expédition de ces effets, aux termes de l'article 15.41c), après avoir reçu un inventaire préparé conformément à l'article 15.15.

2. Si le fonctionnaire n'a pas de biens entreposés pour une longue durée dans la ville du bureau principal, le remboursement de frais d'entreposage dans une installation approuvée de la ville du bureau principal peut être accordé.

3. Sont à la charge d'un fonctionnaire les frais d'emballage, de mise en caisses et d'expédition associés à l'entreposage de longue durée des effets personnels et mobiliers de son époux ou conjoint de fait.

4. Lorsqu'un fonctionnaire opte pour une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ) au lieu des dispositions de l'article 15.41a), l'IVNSJ doit prendre en compte les limites et les conditions de l'article 15.41a) relatives uniquement aux frais de déplacement/transport pour les personnes autorisées à voyager. (révisé le 1^er octobre 2004)

Pouvoirs discrétionnaires de la direction

15.42

a) Sous réserve des restrictions financières explicitement prescrites dans la présente directive, l'administrateur général qui juge que l'aide prévue dans quelque article que ce soit est nettement insuffisante pour un fonctionnaire (en raison de circonstances spéciales non prévues par les dispositions de la présente directive), peut autoriser le supplément d'aide qu'il faut, à son avis, pour permettre l'exécution du programme de son ministère ou rectifier ce qui pourrait constituer une injustice flagrante à l'égard du fonctionnaire. Ce supplément ne doit pas être accordé s'il est explicitement interdit par l'un ou l'autre article de la présente directive.

b) La direction pourra également exercer ses pouvoirs discrétionnaires en vertu du présent article dans le cas d'une séparation de bonne foi, d'une séparation légale ou d'un divorce et que, de l'avis de l'administrateur général, l'aide versée est manifestement insuffisante pour un fonctionnaire ou l'époux ou conjoint de fait séparé.

Instruction

Lorsque la direction exerce ses pouvoirs discrétionnaires, elle doit en communiquer les détails au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Lorsque les circonstances sont inhabituelles, l'administrateur général peut demander l'avis du comité avant d'autoriser une aide supplémentaire en vertu du présent article.

Dispositions transitoires

15.43 En règle générale, les dispositions révisées s'appliquent aux dépenses de réinstallation engagées le ou à partir du 1^er juin 2001. Plus précisément, les différentes dispositions entrent en vigueur aux dates ci-dessous :

a) 15.02 Indemnité de transport

La définition prend effet le 1^er juin 2001.

b) 15.03d) Réservations et frais admissibles

Les dispositions révisées concernant les voyages de réinstallation avec passage dans la ville du bureau principal à l'occasion d'une mutation à une autre mission s'appliquent aux déplacements autorisés le ou après le 1^er juin 2001.

c) 15.04a)(vi) Transport aérien - Indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Les dispositions révisées s'appliquent aux voyages commençant le 1^er juin 2001 ou après.

d) 15.04b) Moyens de transport dans les cas où les services aériens sont inutilisés

e) 15.06a) Escales

Les dispositions révisées visant les escales, lorsque le fonctionnaire prend ses propres arrangements de voyage de réinstallation s'appliquent aux déplacements commençant le 1^er juin 2001 ou après.

f) 15.09 Repas et autres frais en cours de route

Les dispositions révisées sur les repas et les faux frais s'appliquent aux déplacements effectués à compter du 1^er juin 2003.

g) 15.13a) Expédition et entreposage des effets mobiliers à l'occasion d'une réinstallation dans une mission ou d'une mission à une autre

h) 15.13d) Expédition et entreposage d'effets mobiliers

Modes d'expédition

Les dispositions révisées visant les envois supplémentaires et certains excédents de bagages s'appliquent aux expéditions autorisées le 1^er juin 2001 ou après.

i) 15.14 Limites de poids

Les dispositions révisées visant les limites de poids s'appliquent aux expéditions autorisées le 1^er juin 2001 ou après.

j) 15.30 Conseils pour la recherche d'un logement

Les dispositions révisées applicables aux personnes à charge pendant la recherche d'un logement s'appliquent aux frais engagés à partir du 1^er juin 2003

k) 15.32 Frais de location de voiture

Les dispositions révisées s'appliquent aux frais engagés le 1^er juin 2001 ou après. Les dispositions relatives à la location d'une voiture compacte s'appliquent aux frais engagés à partir du 1^er juin 2003.

l) 15.33a) Frais de subsistance dans un logement temporaire - Généralités

Les dispositions révisées relatives à la garde des personnes à charge pendant l'occupation d'un logement temporaire s'appliquent aux frais engagés à partir du 1^er juin 2003.

Les dispositions révisées touchant le remboursement de deux jours de frais de subsistance dans un logement permanent prennent effet le 1^er juin 2001.

Les dispositions révisées sur les repas et les faux frais s'appliquent aux déplacements effectués à compter du 1^er juin 2003.

m) 15.34a) Indemnité de séparation de la famille (ISF) - Généralités

n) 15.41 Frais de réinstallation de l'époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d'affectation

Les dispositions révisées s'appliquent aux frais engagés le 1^er juin 2001 ou après.

Présentation des demandes de remboursement

15.44 Le remboursement des dépenses soumises à une justification qu'un fonctionnaire a engagées conformément à la présente directive doit être demandé selon les modalités prescrites par l'employeur. A moins d'indication contraire dans la présente directive, les demandes de remboursement ayant trait aux dépenses suivantes doivent être étayées de pièces justificatives, de reçus ou de tout autre document pertinent :

1. Transport commercial (y compris les billets d'avion utilisés).

2. Logement pour la nuit dans des établissements commerciaux.

3. Frais de taxi supérieurs à 10 $.

4. Achat de chèques de voyage et opérations de change.

5. Blanchissage, nettoyage à sec et entretien de vêtements.

6. Appels téléphoniques interurbains officiels.

7. Bagages excédentaires.

8. Photographies de passeport et dépenses connexes.

9. Frais médicaux, hospitaliers et autres entraînés par une maladie, des blessures ou un décès.

10. Frais relatifs à la résiliation d'un bail.

11. Effets mobiliers endommagés ou perdus, selon la nature de la demande d'indemnité.

12. Frais d'expédition d'une voiture particulière en vertu de l'article 15.17, si l'administrateur général ne les paie pas directement au nom du fonctionnaire.

13. Frais de déménagement des effets mobiliers du fonctionnaire, si l'administrateur général ne les paie pas directement au nom du fonctionnaire.

14. Les frais de location de voiture réclamés en conformité avec l'article 15.32.

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Appendice A - Frais de subsistance dans un logement temporaire - Réinstallation dans une mission

Jours	Logement dans un hôtel	Logement indépendant	Logement privé
Deux premiers jours	Indemnité de repas quotidienne applicable * Faux frais Aucun frais de logement	Indemnité de repas quotidienne applicable * Faux frais Aucun frais de logement	Indemnité de repas quotidienne applicable * Faux frais Aucun frais de logement **Indemnité de logement
3e au 21e jour	Indemnité de repas quotidienne applicable * Faux frais Aucun frais de logement	Jusqu'à 80 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable * Faux frais Aucun frais de logement	Jusqu'à 80 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable * Faux frais Aucun frais de logement **Indemnité de logement
22e au 35e jour	Jusqu'à 80 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable * Faux frais Aucun frais de logement	Aucune indemnité de repas Aucun faux frais Aucun frais de logement	Aucune indemnité de repas Aucun faux frais Aucun frais de logement **Indemnité de logement
Après le 35e jour	Jusqu'à 80 % de l'indemnité de repas quotidienne applicable * Faux frais Frais de logement	Aucune indemnité de repas Aucun faux frais Frais de logement	Aucune indemnité de repas Aucun faux frais Aucun frais de logement **Indemnité de logement

Toutes les indemnités ainsi que les faux frais engagés aux États-Unis sont payables suivant les taux qui figurent à l'Appendice C de la Directive sur les voyages d'affaires.

Toutes les indemnités ainsi que les faux frais engagés à l'extérieur des États-Unis sont payables suivant les taux qui figurent à l'Appendice D de la Directive sur les voyages d'affaires.

* Faux frais payables à l'extérieur des É-U :

Les faux frais sont payables pour le fonctionnaire seulement et incluent le blanchissage et le nettoyage à sec.

Le logement indépendant s'entend du logement indépendant commercial et du logement temporaire de l'État pourvu des meubles et des appareils électriques nécessaires.

** Indemnité de logement privé :

Taux de repas pour enfants : É.-U. :

Extérieur des É.-U. :

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Appendice B - Tableau de dépréciation

Durée de vie  raisonnable en années	Pourcentage annuel de dépréciation  arrondi au pour cent le plus proche
1	Ne payer qu'une somme minime
2	50
3	33
4	25
5	20
6	17
7	14
8	12
9	11
10	10
12	8
15	7
20	5
25	4
30	3
50	2

Établir d'abord la durée de vie raisonnable de l'article, en années, pour obtenir le pourcentage annuel de dépréciation. Multiplier ensuite par l'âge réel de l'article pour obtenir le montant total de la dépréciation.

Dépréciation maximale : 90 pour cent.

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Appendice B - Tableau de dépréciation - Guide annexé

	Durée de vie  raisonnable  en années	Dépréciation  annuelle arrondie  au pourcentage  le plus proche	Observations et remboursements maximums suggérés
APPAREILS MÉNAGERS, ORDINATEURS ET CHAÎNES AUDIOPHONIQUES
Autre qu'indiqué ci-dessous	10	10
Tube-image de téléviseur noir et blanc	4	25
Tube-image de téléviseur couleur	6	16
Ordinateurs	-	-	À déterminer
ARGENTERIE ET AUTRES ARTICLES EN MÉTAL
Plaqué argent (vaisselle plate, vaisselle profonde et ustensiles)	25	4
En argent sterling (vaisselle plate, vaisselle profonde et ustensiles)	-	-	90 % du coût de remplacement
Étain, cuivre, laiton	25	4
ARTICLES CRÉÉS PERSONNELLEMENT
Moins de 100 $	-	-	Matériaux seulement
Plus de 100 $	-	-	Matériaux seulement; 90 % de la valeur évaluée, le cas échéant
ARTICLES DE COUTURE
Mercerie et tissus	-	-	90 % du coût de remplacement
ARTICLES DE JARDIN
Poêles barbecue- au gaz, au charbon de bois, électriques	10	10
Outils de jardinage	10	10
Mobilier de jardin
- en aluminium ou en acier	5	20
- en fer forgé	20	5
- en séquoia	10	10
- en tissu	3	33
- en plastique	3	33
Tondeuse à gazon (à moteur)	10	10
Parapluie	5	20
Échelles	20	5
ARTICLES DE LOISIR ET DE SPORT
Autres qu'indiqués ci-dessous	10	10
Jumelles	25	4
Armes à feu	25	4
Collections de pièces de monnaie	-	-	Exclues
Matériel de pêche	20	5
Disques 78 tours	-	-	35 % du coût de remplacement
Disques stéréo 33 et 45 tours	-	-	75 % du coût de remplacement
Équipement photographique
- moins de 50 $	10	10
- plus de 50 $	20	5
Fournitures photographique	-	-	75 % du coût de remplacement
Collections de timbres
- moins de 300 $	-	-	Valeur réelle ou 90 % du coût de remplacement, selon le moindre des deux
- plus de 300 $	-	-	90 % de la valeur évaluée
Bandes et cassettes	-	-	75 % du coût de remplacement
ARTICLES PERSONNELS
Autres indiqués ci-dessous	10	10
Cosmétiques et produits de toilette	-	-	90 % du coût de remplacement
Médicaments
- sur ordonnance	-	-	20 % du coût de remplacement
- sans ordonnance	1	-	90 % du coût de remplacement
Porte-billets	5	20
Parapluie	5	20
ARTICLES SPÉCIAUX
Antiques
- Moins de 300 $	-	-	Valeur réelle ou 90 % du coût de remplacement, selon le moindre des deux
- Plus de 300 $	-	-	90 % de la valeur évaluée
Modèles miniatures (montés par un amateur)	-	-	Matériaux plus une somme nominale (s'ils sont construits à l'aide d'un jeu de construction le double du coût du jeu)
Peintures à l'huile	-	-	Valeur réelle, fondée sur l'évaluation d'un expert
Ornements et décorations	-	-	75 % du coût de remplacement
Photographies et albums-photos	-	-	Matériaux seulement
Albums	-	-	Matériaux seulement
Équipement de professionnel	-	-	Valeur réelle
Papeterie et fournitures de bureau	-	-	90 % du coût de remplacement
Outils
- manuels	20	5
- électriques	10	10
BAGAGES
(Valises et porte-documents)
Cuir	20	5
Autres matériaux	10	10
Malles	25	4
BIJOUX
Bijoux de fantaisie
- moins de 100 $	5	20
Autres
- plus de 100 $	-	-	Exclus
BOÎTES
Cigarettes/Bijoux/Couture/Musique	20	5
BRIC-À-BRAC	-	-	75 % du coût de remplacement
CADRES (POUR TABLEAUX, ETC.)	20	5
CHAMBRE À COUCHER/SALLE DE BAIN
Autre qu'indiqué ci-dessous	10	10
Descente de bain	3	33
Couverture de laine	20	5
Panier à linge	5	20
Douillette/Duvet	20	5
Couvre-matelas ou housse	5	20
Taie d'oreiller	5	20
Édredons et couvertures piquées	20	5
Drap	5	20
Rideau de douche	3	33
Serviette/Gant de toilette	5	20
FIGURINES, OBJETS D'ART, SCULPTURES ET GRAVURES
- Moins de 300 $	-	-	Valeur réelle ou 90 % du coût de remplacement, selon le moindre des deux
- Plus de 300 $	-	-	90 % de la valeur évaluée
FOURRURES	-	-	Exclues
HORLOGES
Grand-père	33	3
Autres
- moins de 25 $	10	10
- plus de 25 $	20	5
INSTRUMENTS DE MUSIQUE
Moins de 50 $	5	20
de 50 $ à 250 $	10	10
250 $ et plus	25	4
JOUETS
Autres qu'indiqués ci-dessous	10	10
Jeux
- pour enfants	5	20
- électroniques	3	33
Pour le développement préscolaire	2	50
LAMPES
Lampes de table ou sur pied	15	7
Abat-jour	5	20
Lustres ou verre teinté	-	-	90 % du coût de remplacement
Ampoules de lampe à bronzer	3	33
LINGE DE MAISON
Nappes et serviettes de table, de bonne qualité	20	5
Linge de cuisine	5	20
LIVRES
Fiction et non-fiction	-	-	60 % du coût de remplacement
Ouvrages professionnels ou de référence	25	4
Livre de poche	-	-	50 % du coût de remplacement
MACHINES À ÉCRIRE	20	5
CALCULATRICES	10	10
MATÉRIEL DE CUISINE
Acier inoxydable	20	5
Cuivre	20	5
Aluminium lourd	20	5
Fonte	20	5
Bonne coutellerie	20	5
Ustensiles divers, y compris en plastique	5	20
MIROIRS	20	5
MOBILIER
Table de jeu et chaises	10	10
Meubles pour enfants	5	20
Matelas et sommiers	20	5
Housses	5	20
Meubles rembourrés	10	10
Meubles chromés	10	10
Meubles en plastique	10	10
Meubles en rotin	10	10
Meubles en osier	10	10
Meubles en bois	20	5
PORCELAINE, VAISSELLE, VERRERIE, VASES
Cristal, porcelaine fine	-	-	Valeur réelle ou 90 % du coût de remplacement, selon le moindre des deux
Verrerie (autre)	5	20
Vaisselle, faïence, poterie	10	10
PRODUITS ALIMENTAIRES
Produits de première nécessité	-	-	Coût de remplacement
Conserves (maison ou commerciales)	-	-	Coût de remplacement
Produits nécessitant un contrôle climatique	-	-	Exclus
Liquides	-	-	Exclus
(Limité à la perte de produits alimentaires seulement; aucun remboursement pour les dommages causés à ou par ces produits.)
RIDEAUX, TENTURES, QUINCAILLERIE
Rideaux	10	10
Tentures	5	20
Stores	10	10
Tringles	20	5
Stores vénitiens	15	7
TAPIS ET MOQUETTES
Moins de 100 $ ou moins de 10 $ le m²	5	20
De 100 $ à 200 $ ou de 10 $ à 20 $ le m²	10	10
Plus de 200 $ ou plus de 20 $ le m²	15	7
Tapis d'Orient véritable	25	4
Ajuster la dépréciation selon le degré d'usure (faible à modéré ou modéré à élevé).
VÊTEMENTS POUR DAMES
Manteau, étole et veste de fourrure	-	-	Exclus
Manteau, étole et veste de drap	5	20
Robe, robe de soirée, tailleur	5	20
Jupe, chemisier, pantalon, chaussures	3	33
Mouchoir, vêtements de nuit	3	33
Chapeau, sac à main en tissu	2	50
Lingerie, vêtements de base	1	-	Valeur nominale
Manteau et veste de cuir	10	10
Sac à main en cuir	5	20
Robe de mariée	-	-
(Article acheté pour une occasion précise et qui, à moins de subir des modifications, ne peut être porté à nouveau, sauf pour un autre mariage. Cet article ayant rempli la fin à laquelle il était destiné, sa valeur est réduite à 50 % du coût de remplacement).
VÊTEMENTS POUR ENFANTS (jusqu'à 12 ans)			Pour les vêtements, voir le tableau d'amélioration des vêtements
Manteau ou veston	3	33
Souliers	1	-	Valeur nominale
Autres	2	50
VÊTEMENTS POUR HOMMES
Pardessus, paletot, manteau de pluie	5	20
Veston de cuir	10	10
Complet, veston sport, pantalon	5	20
Chandail, chapeau, gants	5	20
Chaussettes, sous-vêtements, chemise	3	33
Mouchoir, pyjama	3	33
Souliers, divers	3	33

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Appendice C - Tableau d'amélioration des vêtements - Façon d'utiliser

1) Déterminer ce qu'il en coûtera pour remplacer l'article. C'est ce qu'on appelle le coût de remplacement.

2) Déterminer l'âge réel de l'article en mois (en années pour les articles pouvant durer 10 ans).

3) Déterminer l'état de l'article et l'indiquer comme suit : excellent, moyen ou pauvre.

4) Déterminer la durée moyenne de l'article en consultant le tableau approprié de dépréciation de vêtements.

5) Se référer au Tableau de durée de vie utile au haut de la colonne où on indique la durée moyenne. Choisir la case indiquant l'âge réel et noter, au bout de la ligne, la valeur de rajustement.

6) Déterminer, d'après l'état de l'article et les valeurs de rajustement, le pourcentage qui s'applique.

7) Multiplier ce pourcentage par le coût de remplacement déterminé à l'étape 1. On obtiendra ainsi la valeur de rajustement.

Exemple : Robe de cocktail de haute couture. Coût de remplacement : 200 $. Durée de vie utile : 3 ans (Tableau des vêtements pour dames).

Âge réel : 30 mois. État : excellent. Valeur de rajustement : 30 pour cent ou 60 $.

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Tableau d'amélioration des vêtements - façon d'utiliser

Tableau de durée de vie utile

Durée de vie utile						Valeurs de rajustement
1 an	2 ans	3 ans	4 ans	5 ans	10 ans
Âge réel de l'article en mois					Âge réel de l'article en années	Pourcentage du coût de remplacement
						Excellent	Moyen	Pauvre
0-4	0-4	0-4	0-4	0-4	Moins d'un an	100	100	100
4-7	4-7	4-10	4-13	4-16	2-4	75	75	60
7-9	7-13	10-19	13-25	16-31	4-6	70	60	45
9-11	13-19	19-28	25-37	31-46	6-8	50	40	30
11-13	19-25	28-37	37-49	46-61	8-11	30	20	15
13 et plus	25 et plus	37 et plus	49 et plus	61 et plus	11 et plus	20	15	10

DSE 16 - Aide pour la résidence principale

Introduction

La politique de l'employeur a pour but d'accroître la mobilité du fonctionnaire en facilitant l'acquisition, la gestion et l'aliénation de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal.

Il est donc disposé à lui offrir son aide pour composer avec les frais applicables à sa résidence principale suivants :

(a) dépenses/frais associés à un logement permanent résultant d'une réinstallation (ancienne DSE 15.27);

(b) renonciation au coût du logement si le fonctionnaire paye deux logements pendant une affectation à l'étranger (ancienne DSE 25.09);

(c) frais de gestion immobilière (ancienne DSE 25.09);

(d) frais associés à la vente et(ou) à l'achat d'une résidence principale;

tels que décrits dans cette directive.

16.01 Définitions

Dans la présente directive :

ville du bureau principal (headquarters city) désigne le lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada déterminé par l'administrateur général lorsque le fonctionnaire est affecté à une mission à l'étranger et comprend la région qui, selon les habitudes locales, est à distance raisonnable de ce lieu de travail.

Dans le cas des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur, il s'agit d'Ottawa-Gatineau.

Dans le cas des fonctionnaires affectés à l'étranger, il s'agit normalement de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada avant qu'il soit affecté à une mission; cependant, lorsqu'il est certain au moment de l'affectation à l'étranger que le fonctionnaire ne retournera pas à son ancien lieu de travail, l'administrateur général pourra désigner une autre localité à titre de ville du bureau principal pour les besoins de la présente directive, par exemple la ville canadienne où il retournera à la fin de son affectation (ou Ottawa-Gatineau, lorsque ce n'était pas le lieu de travail normal du fonctionnaire au Canada avant son affectation).

résidence principale (principal residence) désigne un logement unifamilial appartenant au fonctionnaire ou à une personne à sa charge (tel que défini dans la Directive 2.01j)) et demeurant avec le fonctionnaire. Ce logement doit être enregistré dans le dossier du personnel du ministère ou de l'organisme comme l'adresse permanente du fonctionnaire dans la ville de son bureau principal.

La présente définition ne comprend pas les résidences d'été et autres logements temporaires ou saisonniers.

Si une ou plusieurs des personnes autres que l'époux, le conjoint de fait ou une ou des personnes à charge du fonctionnaire sont copropriétaires de la résidence, on ne rembourse que la portion des dépenses directement proportionnelle à la part du fonctionnaire.

L'aide n'est accordée que si le fonctionnaire a commencé à occuper la résidence principale.

logement unifamilial (single-family dwelling) désigne les pièces d'habitation comprenant l'équipement normal nécessaire à une occupation continue toute l'année. Le logement doit avoir une structure distincte et posséder une ou des entrées donnant à l'extérieur de l'édifice ou sur un corridor, un couloir, un vestibule ou un palier communs à l'intérieur de l'édifice.

frais de logement (shelter cost) s'entend du montant en dollars canadiens que le fonctionnaire doit payer à l'employeur lorsqu'il occupe un logement de l'État ou lorsqu'il bénéficie d'une aide au logement, conformément aux dispositions de la DSE 25 - Logement.

16.02 Application

a) Sauf indication contraire, les dispositions de la présente directive s'appliquent à la fois aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur (avec roulement) et aux fonctionnaires affectés à l'étranger (sans roulement).

b) Les fonctionnaires ne peuvent présenter de demande de remboursement en vertu de la présente directive qu'à l'égard des honoraires de vente d'immeuble et des frais juridiques encourus seulement pendant leur carrière dans le service extérieur ou à titre des fonctionnaires affectés à l'étranger.

c) Les dispositions de la présente directive ne s'appliquent que conjointement avec l'achat et(ou) de la vente d'une résidence principale, pour lesquels on rembourse des honoraires de vente d'immeuble et(ou) des frais juridiques en vertu de la présente directive.

d) Les fonctionnaires doivent aussi savoir que, lorsque l'employeur ne rembourse pas les frais ou les dépenses associés à l'achat ou à la vente d'une résidence à la suite d'une réinstallation, ces sommes peuvent être déduites du revenu imposable pour l'année civile au cours de laquelle ils ont été engagés.

Partie A - Fonctionnaire locataire

16.03 Frais remboursables

a) Recherche d'un logement

Le fonctionnaire qui retient les services d'une agence de location pour trouver un logement à sa réinstallation peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables facturés.

b) Paiement du loyer à l'avance

Lorsque le fonctionnaire autorisé à se réinstaller est tenu de payer un loyer avant de se présenter au travail afin de réserver le logement loué, il peut se faire rembourser :

1. au plus un mois de loyer au nouveau lieu de travail au Canada et (ou)
2. au plus trois mois de loyer au nouveau lieu de travail à l'étranger,

lorsque l'administrateur général est convaincu que la disposition était raisonnable et justifiée dans les circonstances.

c) Résiliation du bail du fonctionnaire

Le fonctionnaire autorisé à se réinstaller qui doit par conséquent résilier le bail de sa résidence principale peut se faire rembourser les frais réels de résiliation. Il est tenu de produire une preuve satisfaisante de son obligation de résilier le bail et de l'impossibilité de conclure un arrangement moins onéreux.

Partie B - Fonctionnaire propriétaire

16.04 Location de la résidence principale du fonctionnaire

a) Commission d'intermédiaire

1. Si le fonctionnaire, une fois son affectation confirmée, a recours aux services d'un agent d'immeuble ou d'une société de gestion immobilière afin de trouver un premier locataire ou un locataire subséquent pour sa résidence principale et qu'il doit payer des frais fondés sur le loyer d'un mois ou sur une fraction de celui-ci, l'administrateur général pourra l'exempter du paiement des frais de logement pour un mois ou une fraction de celui-ci sur présentation des documents nécessaires.
2. Cette exemption s'applique pour un maximum d'un mois afin que le fonctionnaire puisse trouver soit un premier locataire, soit un locataire subséquent, sous réserve des plafonds fixés à l'article 16.05b) - Période maximale d'aide, sans égard à la durée du bail. (révisé le 1^er décembre 2005)

b) Frais de gestion immobilière

1. Le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais réels et raisonnables facturés par une société de gestion immobilière qui s'occupe de sa résidence principale durant son affectation à l'extérieur du Canada, y compris les frais d'administration liés à la recherche d'un deuxième locataire ou d'un locataire subséquent pendant son séjour à l'extérieur du Canada.
2. Seuls les frais liés à la gestion de la propriété sont remboursés, y compris ceux que la société de gestion immobilière doit engager pour trouver un deuxième locataire ou un locataire subséquent, à l'exclusion de la commission d'intermédiaire et des frais liés au service de sécurité, aux assurances, aux rénovations, aux réparations, à l'amélioration de la propriété, etc.

Instruction pour les articles 16.04a) et b) (révisé le 1er décembre 2005)

L'exemption du paiement des frais de logement lorsqu'une commission d'intermédiaire a été versée (article 16.04a)) et le remboursement des frais de gestion de la propriété (article 16.04b)) sont liés aux frais associés au recours à des agences commerciales de location, de vente et (ou) de gestion immobilière (dans le cas des frais de gestion de la propriété). (révisé le 1^er décembre 2005)

c) Résiliation du bail d'un locataire

Le fonctionnaire qui a conclu un bail avec le locataire de sa résidence principale dans la ville de son bureau principal peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables occasionnés :

1. Réaffectation avant la date prévue dans la ville du bureau principal du fonctionnaire : par la résiliation du bail avec ce locataire lorsque l'employeur décide de réaffecter le fonctionnaire à son bureau principal avant la date de la fin de l'affectation indiquée sur la formule de confirmation de l'affectation du fonctionnaire, quand celui-ci désire occuper sa résidence principale pendant le reste du bail, mais est incapable de le faire, ou
2. Préavis trop court de la confirmation de la réaffectation au bureau principal : par la cessation du bail lorsque l'employeur n'a pas prévenu assez tôt le fonctionnaire de sa réaffectation au bureau principal à la fin de son affectation et que le fonctionnaire ne peut donc pas donner au locataire le préavis exigé par la loi de la province de sa résidence.

Instructions pour l'article 16.04c) (révisé le 1er décembre 2005)

1. Lorsqu'il autorise le remboursement des frais de résiliation du bail du locataire (article 16.04c)), l'administrateur général doit s'assurer qu'ils sont avantageux par rapport aux frais qu'entraînerait le recours à des dispositions de rechange concernant le logement. (révisé le 1^er décembre 2005)
2. Cet article ne vise pas à dédommager le fonctionnaire des frais engagés en raison de sa décision personnelle de retourner dans la ville de son bureau principal, mais plutôt de ceux qu'il doit engager par suite d'une décision de l'employeur de le réaffecter dans cette ville pour des raisons de service, y compris sa santé.

16.05 Aide - Résidence principale inoccupée durant l'affectation

a) Exemption du paiement des frais de logement (deux logements)

L'administrateur général peut exempter le fonctionnaire du paiement des frais de logement dans les cas où celui-ci est réputé payer deux logements, quand il doit payer des frais de logement à la mission et

1. paye des frais de propriété, mais ne touche aucun revenu de location parce que :
   1. en raison d'un court préavis d'affectation, il n'a pas eu le temps de louer ou de vendre sa résidence principale avant de quitter la ville de son bureau principal, et que sa résidence est inoccupée; et (ou)
   2. quand, à la demande de l'employeur, il accepte avec un court préavis une mutation à une autre mission ou une prolongation d'une affectation et que, par conséquent, sa résidence principale est inoccupée; et (ou)
   3. lorsque son locataire quitte la résidence principale pendant son affectation et que sa résidence est inoccupée pendant qu'il recherche un nouveau locataire.
2. quand le fonctionnaire touche un revenu de location sur sa résidence principale, mais qu'il a payé une société de gestion immobilière ou un agent d'immeuble pour trouver un locataire conformément à l'article 16.04a) - Commission de l'intermédiaire et qu'il doit aussi payer des frais de logement à la mission. (révisé le 1^er décembre 2005)

b) Période maximale d'aide

1. Période et nombre de mois d'aide : L'exemption du paiement des frais de logement visée aux articles 16.04a) - Commission d'intermédiaire et 16.05a) - Exemption du paiement des frais de logement (deux logements) est limitée à la période pendant laquelle le fonctionnaire doit payer des frais de logement en double (deux logements), laquelle ne doit pas dépasser neuf mois en tout pendant une affectation, période de prolongation incluse le cas échéant. (révisé le 1^er décembre 2005)
2. Court préavis de confirmation de l'affectation : Lorsque le fonctionnaire doit payer deux logements au début de son affectation parce que l'employeur lui a donné un court préavis, l'exemption du paiement des frais de logement ne s'applique normalement pas au-delà de la dernière journée du neuvième mois suivant celui de la réception de la confirmation de l'affectation ou de la mutation.
3. Commission d'intermédiaire payée : Lorsque l'article 16.04a) - Commission de l'intermédiaire s'applique, le fonctionnaire peut réclamer une exemption du paiement des frais de logement pour une période d'au plus un mois comprise dans la période maximale de neuf mois, mais pouvant s'appliquer après le dernier jour du neuvième mois suivant celui de la réception de la confirmation de son affectation ou de sa mutation. (révisé le 1^er décembre 2005)

c) Prolongations - Période maximale d'aide

Normalement, aucune exception à la période maximale de neuf mois n'est autorisée. Toutefois, le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur peut déterminer s'il y a lieu d'accorder une aide pour une autre période d'au plus trois mois :

1. dans des circonstances exceptionnelles indépendantes de la volonté du fonctionnaire, lorsque celui-ci doit continuer de payer sa résidence principale au-delà des neuf premiers mois de son affectation à l'étranger ou de sa mutation à une autre mission; ou
2. dans une situation vraiment exceptionnelle, par exemple si l'employeur exige une prolongation d'affectation mettant le fonctionnaire dans l'impossibilité de louer sa résidence principale et qu'elle reste donc inoccupée.

Instructions pour l'article 16.05c) (révisé le 1er décembre 2005)

1. Le fonctionnaire peut se prévaloir des dispositions de cet article lorsque son affectation à une mission à l'extérieur du Canada est confirmée ainsi que lorsqu'il est muté à une autre mission.
2. L'article 16.05a) - Exemption du paiement des frais de logement (deux logements) a pour objet d'aider le fonctionnaire à satisfaire aux exigences du programme déterminées par l'administrateur général du ministère employeur, ou à remédier à ce qui constituerait autrement une injustice flagrante à son endroit. (révisé le 1^er décembre 2005)
3. L'article 16.05a)(i)(C) applique principalement aux situations où un fonctionnaire doit trouver un nouveau locataire en cours d'affectation parce que le locataire précédent a quitté la résidence principale. Il ne s'applique pas dans le cas des périodes de moins d'un mois qui surviennent immédiatement avant le départ définitif de la mission.
4. Les articles 16.05b) - Période maximale d'aide et 16.05c) - Prolongations - Période maximale d'aide ne sont pas censés servir à fournir une aide financière au fonctionnaire qui choisit de ne pas louer la résidence principale qu'il possède dans la ville de son bureau principal, ni de le dédommager pour une perte de revenus de location ou autres attribuable à des circonstances comme la mise en vente ou en location d'une propriété à un prix plus élevé que sa valeur marchande. (révisé le 1^er décembre 2005

Lignes directrices

1. Les situations où une personne à charge ne rejoint pas le fonctionnaire à la mission sont régies par les dispositions de la DSE 15.34 - Indemnité de séparation de la famille et DSE 17 - Aide à l'époux ou conjoint de fait.
2. Le fonctionnaire peut réclamer une exemption des frais de logement en vertu des articles 16.03a), b) et c), pour une période maximale de neuf mois, conformément à l'article 16.03c). (révisé le 1^er décembre 2005)

Partie C - Achat et vente d'une résidence principale

16.06 Fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur (avec roulement)

a) Les présentes dispositions spéciales s'appliquent aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur, compte tenu des circonstances particulières associées à une telle carrière.

b) Sous réserve des articles 16.08 - Implications fiscales et 16.17 - Réinstallation entre deux villes canadiennes/entre une mission et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire, ainsi que des limitations de la présente directive, après réception de l'avis lui annonçant sa première réinstallation de la ville de son bureau principal à un lieu de travail à l'extérieur du Canada :

1. une fois au cours de sa carrière dans le service extérieur, le fonctionnaire a le choix de demander le remboursement :
   1. des honoraires de vente d'immeuble (article 16.09a)) ou des frais de vente privée (article 16.14) ainsi que des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour la vente d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal (article 16.09b)); (révisé le 1^er décembre 2005)
   2. des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal (article 16.09b)); (révisé le 1^er décembre 2005)

   OU

2. deux fois au cours de sa carrière dans le service extérieur, de demander le remboursement des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal (alinéa 16.09b)).

Lignes directrices pour l'alinéa 16.06 (révisé le 1^er décembre 2005)

1. L'article 16.06 ne s'applique que dans les cas de réinstallation entre la ville du bureau principal et la mission. La réinstallation entre deux villes canadiennes et entre la mission et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire est visée à l'article 16.17. (révisé le 1^er décembre 2005)
2. Bien que les fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur puissent se prévaloir de cette disposition à n'importe quel moment de leur carrière et ne sont pas limités au moment d'une réinstallation, c'est un avantage pouvant être réputé imposable en vertu de l'article 16.08 - Implications fiscales. (révisé le 1^er décembre 2005)

16.07 Fonctionnaire affecté à l'étranger (sans roulement)

a) Une fois au cours de sa carrière dans la fonction publique, et ce pour toutes les réinstallations de la ville de son bureau principal à des missions à l'étranger, dès réception de l'avis annonçant sa première affectation à l'étranger, conformément aux dispositions de la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM) sur les honoraires de vente d'immeuble et d'avocat ou de notaire, le fonctionnaire affecté à l'étranger peut demander le remboursement :

1. des honoraires d'avocat ou de notaire à l'occasion de la vente d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal, au moment d'une réinstallation à partir de cette ville, et (ou)
2. des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale dans la ville de son bureau principal au moment d'une réinstallation dans cette ville à partir d'une mission à l'étranger, s'il avait vendu une résidence principale au moment de sa réinstallation de la ville de son bureau principal à la mission.

b) Cet article s'applique de nouveau lorsqu'il s'est écoulé au moins sept ans entre le retour au Canada du fonctionnaire affecté à l'étranger et sa réaffectation à une mission à l'étranger.

c) Le fonctionnaire affecté à l'étranger qui ne s'est pas prévalu des dispositions de la présente directive et qui accepte une prolongation de sa période d'affectation ou une mutation à une autre mission peut demander les remboursements prévus à l'article 16.07a)(i) au moment de ladite prolongation ou mutation.

d) L'article 16.07 est visé par l'article 16.08 - Implications fiscales et par l'article 16.17 - Réinstallation entre deux villes canadiennes/entre la mission et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire.

16.08 Implications fiscales

a) L'Agence du revenu du Canada a décidé que le remboursement par l'employeur des frais liés à l'achat ou à la vente de la résidence principale d'un fonctionnaire constitue un avantage imposable. Une exception est prévue lorsque la vente ou l'achat de la résidence fait suite à une réinstallation rendue nécessaire par l'emploi, par exemple l'affectation à une mission, aux conditions suivantes :

1. Frais de vente d'une résidence : Le remboursement des frais admissibles liés à la vente de la résidence après l'envoi de l'avis d'affectation à l'étranger n'est pas imposable.
2. Frais associés à l'achat d'une résidence : Le remboursement des frais associés à l'achat d'une résidence sont aussi exonérés d'impôt lorsque le fonctionnaire revient au Canada à la fin de sa mission et qu'il achète une nouvelle résidence principale pour remplacer celle qu'il avait vendue lors de sa dernière affectation à l'extérieur du Canada.

b) Les fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur (avec roulement) qui vend ou achète une résidence à un autre moment que ceux qui sont spécifiés ci-dessus se verra défrayé conformément aux dispositions de la présente directive. Toutefois, le remboursement de ces frais sera traité comme un avantage imposable. (révisé le 1^er décembre 2005)

16.09 Frais remboursables

a) Honoraires de vente d'immeuble

Les honoraires d'un agent immobilier accrédité, y compris la TPS sur ces honoraires, seront remboursés, aux conditions suivantes :

1. la résidence vendue sert ou a servi de résidence principale au fonctionnaire ou à une personne à charge selon la définition de la DSE 2.01j);
2. la résidence est située sur un terrain d'une superficie ne dépassant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige;
3. que la commission d'un agent immobilier, incluant le service d'inscriptions multiples (SIM) soit selon l'échelle normalement en vigueur dans la région. Les honoraires majorés de l'agent immobilier ne seront pas remboursés.

b) Honoraires d'avocat ou de notaire

1. Le fonctionnaire qui s'engage juridiquement à vendre ou à acheter une résidence principale a droit au remboursement des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour fournir ou obtenir un titre libre, jusqu'à concurrence du tarif établi par le barreau de la province, y compris la TPS, à condition que :
   1. la résidence vendue satisfasse aux conditions relatives au remboursement des honoraires de vente d'immeuble prévues à l'article 16.09a); et(ou) à condition que
   2. la résidence achetée soit occupée par le fonctionnaire et lui appartienne, ou qu'elle soit occupée par le fonctionnaire et appartiennne à une personne à charge qui y réside.
2. le remboursement des honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat d'une résidence principale ne doit avoir lieu qu'une fois que le fonctionnaire a commencé à occuper cette résidence.

c) Frais d'acquisition ou de cession d'un titre libre : Les frais nécessaires pour acquérir ou céder un titre libre sont remboursables sur production de preuves de paiement : il peut s'agir par exemple des honoraires du shérif, des taxes de cession d'un terrain, du transfert du titre et (ou) du coût de l'arpentage, lorsque celui-ci est nécessaire pour confirmer la description de la propriété achetée.

d) Frais d'évaluation et d'inspection : Sur production de preuves de paiement, le fonctionnaire a droit au remboursement :

1. des frais d'inspection de la structure par un inspecteur qualifié avant d'acheter une résidence appartenant à quelqu'un d'autre ou une résidence neuve qui n'était pas protégée par une garantie au moment de la prise de possession (ce remboursement est limité à 300 $);
2. Les frais réels et raisonnables facturés par deux évaluateurs professionnels pour deux évaluations de la résidence à vendre.

16.10 Frais d'hypothèque et connexes

Les frais suivants sont remboursables sur production de preuves de paiement.

a) Première hypothèque - Liquidation/acquisition : Les frais engagés pour liquider et(ou) acquérir une première hypothèque sur la résidence principale du fonctionnaire.

b) Deuxième hypothèque - Liquidation/acquisition : Les frais de liquidation ou d'acquisition d'une deuxième hypothèque pour la résidence principale, s'il n'y a pas de frais associés à la liquidation de la première hypothèque lors de la vente d'une résidence principale ou à l'acquisition d'une première hypothèque lors de l'achat d'une résidence principale.

c) Primes d'assurance du prêt hypothécaire/droits de préparation de l'assurance : Les primes d'assurance du prêt hypothécaire et (ou) les droits de préparation de l'assurance, si :

1. le fonctionnaire était auparavant propriétaire d'une maison;
2. on a vérifié que l'assurance s'imposait; (l'avoir net du fonctionnaire est inférieur à 25 p. 100 du coût de la maison); et
3. la prime est perçue en un seul paiement.

cependant, si l'avoir net dans l'ancienne résidence n'est pas transféré pleinement dans la nouvelle résidence, on ne remboursera pas l'augmentation résultant de la prime ou de la perception de la prime.

d) Nouvelle hypothèque à taux plus élevé : Si l'intérêt de la première hypothèque sur la nouvelle résidence principale du fonctionnaire est supérieur à celui de la première hypothèque précédente, il faut rembourser au fonctionnaire l'écart entre les taux d'intérêts des deux hypothèques calculé à partir du montant de la nouvelle hypothèque et du solde de l'ancienne pour une période maximale de cinq ans, jusqu'à concurrence de 5 000 $. Lorsque le capital de la nouvelle hypothèque est inférieur à celui de l'ancienne, il servira au calcul de la différence.

Instructions pour l'article 16.10 (révisé le 1^er décembre 2005)

1. L'article 16.10d) - Nouvelle hypothèque à taux plus élevé a pour objet d'aider le fonctionnaire qui achète un logement en période de taux d'intérêt hypothécaires élevés. Lorsque les taux d'intérêt sont relativement peu élevés et que le fonctionnaire contracte volontairement un prêt hypothécaire à un taux d'intérêt supérieur à ceux en vigueur dans les établissements offrant des prêts hypothécaires (p. ex., en assumant le prêt hypothécaire à taux élevé du vendeur), l'intérêt remboursé est limité à celui qui aurait été payé si le prêt hypothécaire avait été contracté aux taux courants. (révisé le 1^er décembre 2005)
2. Le remboursement de la différence entre les taux d'intérêt hypothécaires n'est pas considéré comme un revenu imposable lorsque l'achat du logement découle d'une réinstallation liée à l'emploi.
3. Les appendices de la présente Directive contiennent des exemples des différence d'intérêts hypothécaires et des calculs connexes, à titre indicatif seulement.

16.11 Autres dispositions financières

a) Dispositions volontaires : Les dépenses relatives aux ententes financières découlant de la cession ou de l'acquisition d'une résidence principale (p. ex. les commissions des agents d'hypothèques et les règlements de départ, comme les taxes municipales) ne sont pas remboursables, puisqu'elles ne sont pas essentielles à l'obtention d'un titre libre.

b) Taxe sur les produits et services : La TPS sur les maisons nouvellement construites n'est pas remboursée.

c) Pénalité de remboursement d'une première hypothèque : Sur production de preuves de paiement, le fonctionnaire admissible au remboursement des honoraires de vente d'immeuble et des honoraires d'avocat ou de notaire qui doit liquider une première hypothèque au moment de la vente d'une résidence et doit alors payer une pénalité a droit au remboursement de cette pénalité, jusqu'à concurrence de six mois d'intérêts.

d) Montant du remboursement : Le montant du remboursement autorisé en vertu de l'article 16.11c) - Pénalité de remboursement d'une première hypothèque est rajusté pour correspondre au montant prévu par la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM), dans sa forme modifiée. (révisé le 1^er décembre 2005)

16.12 Prêt-relais

a) Prêt personnel à court terme : On rembourse au fonctionnaire qui obtient un prêt personnel à court terme afin d'acheter une nouvelle résidence principale avant d'avoir vendu l'ancienne,

1. l'intérêt couru sur ce prêt-relais au taux bancaire courant et
2. les honoraires d'avocat ou de notaire et les frais administratifs afférents, exception faite des frais de tiers liés au prêt-relais.

b) Hypothèque tenant lieu de prêt personnel à court terme : Lorsque le fonctionnaire ne peut obtenir un prêt personnel à court terme, l'intérêt couru ainsi que les frais administratifs et les honoraires d'avocat ou de notaire relatifs au prêt hypothécaire contracté aux mêmes fins lui seront remboursés, à condition que ces coûts n'excèdent pas ceux d'un prêt personnel à court terme, comme indiqué ci-dessus.

c) Montant du prêt personnel ou hypothécaire : Le montant du prêt personnel ou hypothécaire à l'égard duquel il est possible de rembourser l'intérêt ne doit pas dépasser le capital réel que le fonctionnaire détient dans la résidence principale à vendre. Le capital réel correspond à la différence entre la valeur estimative et les prêts hypothécaires consentis à l'égard de la résidence principale.

d) Cessation du remboursement : Le remboursement doit cesser dans les dix jours ouvrables suivant la date à laquelle la vente a été conclue (« vendu et classé » dans le langage de l'immobilier) ou après six mois, selon la première des deux éventualités. Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général ou un cadre supérieur délégué peut prolonger cette période de remboursement d'une autre période de six mois.

e) Conditions de l'aide : Le remboursement ne doit se faire que lorsqu'il y a eu présentation d'une preuve de paiement de l'intérêt, et il doit être fondé sur le montant du prêt ou de l'hypothèque qui a servi à acheter une résidence principale, tel qu'il figure dans une copie de l'acte d'achat et de vente. Ce remboursement peut être versé une fois au cours d'une carrière à la suite de l'achat ou de la vente d'une résidence principale, dans les cas où les honoraires de vente et d'avocat ou de notaire sont payés en vertu de la présente directive.

f) Avances : On n'avance des fonds au titre des dépenses remboursables qu'en cas de nécessité. Dans le cas d'un prêt-relais, le fonctionnaire devrait obtenir une ligne de crédit et emprunter, au besoin, jusqu'à concurrence du maximum de ce crédit, après quoi l'État paiera l'intérêt pour les périodes où les sommes empruntées ont été utilisées.

16.13 Propriétés hors normes

a) Terrain dépassant la superficie prescrite : Le remboursement des frais autorisé par la présente directive est limité aux terrains n'excédant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige. Lorsque l'employé achète ou vend un terrain avec sa résidence principale, on lui rembourse seulement la partie du coût qui résulterait de la vente de la résidence et d'un terrain ne dépassant pas cette superficie.

b) Immeubles à plusieurs unités d'habitation : Le fonctionnaire qui possède un immeuble à plusieurs unités d'habitation dont chacune est indépendante (p. ex. un duplex, un immeuble à appartements), qui en occupe une à titre de résidence principale et qui vend l'immeuble ne peut se faire rembourser que la partie des coûts à laquelle correspond l'unité qu'il occupe comme résidence principale. Pour le calcul, on peut utiliser la surface de plancher de cette unité ou toute autre modalité de calcul acceptable en application de la Loi de l'impôt sur le revenu.

c) Immeuble à revenus : Si le fonctionnaire vend ou achète un immeuble à revenus (un petit magasin ou une boutique) où est ou était située sa résidence principale, le remboursement versé correspond à la valeur de la résidence principale par rapport à l'ensemble de l'immeuble.

16.14 Vente privée

Lorsqu'un fonctionnaire décide de vendre lui-même sa résidence principale, les frais engagés pour la faire évaluer, placer des annonces dans les journaux locaux et acheter ou fabriquer des écriteaux « À vendre », lui sont remboursés au lieu des frais du service d'inscription multiples (SIM), sans toutefois les dépasser, sur production de preuves de paiement et d'une preuve que :

a) la résidence a été vendue;

b) la résidence est ou était occupée comme résidence principale par lui ou par une personne à charge au sens de la DSE 2.01j);

c) la résidence est située sur un terrain d'une superficie n'excédant pas 1,235 acre (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) lorsqu'un règlement de zonage l'exige;

d) la résidence a été annoncée jusqu'à sa vente (on tolère de courtes interruptions).

16.15 Construction d'une nouvelle résidence principale

Le fonctionnaire qui construit une résidence principale se verra rembourser les dépenses au titre de l'achat du terrain et de la construction de la maison qu'on aurait remboursées s'il avait acheté une maison.

16.16 Couples de fonctionnaires

a) Fonctionnaire pouvant présenter une réclamation : Dans le cas d'un couple de fonctionnaires, seul l'un d'entre eux peut présenter une réclamation en vertu de la présente directive, à moins que :

1. chaque fonctionnaire n'ait déjà réclamé des honoraires d'avocat ou de notaire et des honoraires de vente d'immeuble avant de devenir membre d'un couple de fonctionnaires, auquel cas aucun avantage n'est accordé, ou que
2. les fonctionnaires ne se soient mariés après avoir été avertis de l'affectation, auquel cas
   1. chaque fonctionnaire admissible peut réclamer les honoraires d'avocat ou de notaire et les honoraires de vente d'immeuble liés à la vente de la résidence principale; et
   2. un fonctionnaire admissible peut réclamer les honoraires d'avocat ou de notaire versés pour l'achat de la résidence principale.

b) Divorce : En cas de divorce, chaque fonctionnaire reprend le statut de personne seule et conserve les avantages non utilisés en ce qui concerne le paiement des honoraires d'avocat ou de notaire et des honoraires de vente d'immeuble sur la vente ou l'achat d'une résidence principale. Lorsque ces frais ont été réclamés par le couple de fonctionnaires, le fonctionnaire qui a présenté la demande aura utilisé ses avantages et ne pourra en présenter d'autre.

16.17 Réinstallation entre deux villes canadiennes/entre une mission et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire

a) Sous réserve de l'article 16.08 - Implications fiscales, les limitations de l'article 16.06b) - Fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur (avec roulement) et des articles 16.07a) et b) - Fonctionnaires affectés à l'étranger (sans roulement) ne s'appliquent pas dans le cas d'une réinstallation entre deux villes canadiennes, ni d'une réinstallation entre la mission et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire. (révisé le 1^er décembre 2005)

b) Pour les besoins de l'article 16.17a) :

1. la durée de l'affectation au Canada doit être de plus de trois ans, telle que confirmée par la formule de confirmation de l'affectation (ou un document analogue);
2. la durée des affectations à l'extérieur du Canada est celle qui est déterminée par l'administrateur principal.

c) Les réinstallations entre les missions et une ville canadienne autre que la ville du bureau principal du fonctionnaire sont visées par la DSE 15 - Réinstallation ainsi que par la présente directive (DSE 16 - Aide pour la résidence principale).

d) Vente de la résidence principale : À sa réinstallation à une mission, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement des frais de vente d'une résidence principale située au Canada et occupée pendant plus de trois ans dans une autre ville que celle de son bureau principal, même si l'affectation à l'étranger est d'une durée inférieure à trois ans.

e) Achat d'une résidence principale : Pour que le fonctionnaire puisse réclamer le remboursement des frais d'achat d'une résidence principale au Canada à sa réinstallation d'une mission dans une ville canadienne autre que celle de son bureau principal, la période d'affectation doit être conforme à la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM). Au 1^er juin 2003, cette période était de plus de trois ans.

f) Les réinstallations entre deux villes canadiennes sont assujetties à la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM).

g) Pour l'application de la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM), lorsque la résidence principale est dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, les honoraires de vente d'immeuble et les honoraires d'avocat ou de notaire versés pour la vente lui sont remboursés même s'il n'occupait pas la résidence au moment de sa réinstallation.

16.18 Nettoyage de la résidence du fonctionnaire

Sur production du ou des reçus, le fonctionnaire peut se faire rembourser jusqu'à 100 $ pour le nettoyage professionnel de sa résidence après le chargement de ses effets mobiliers.

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Appendice A
Exemple - Différence d'intérêts hypothécaires

Données

• Montant principal de l'ancienne hypothèque à la date où l'employé a cessé les paiements (30 avril 1981) - 35 694,93 $
• Période non échue de l'ancienne hypothèque - 16 mois
• Hypothèque à l'ancien lieu de travail

date du début	- 1er août 1977
date de renouvellement	- 1er août 1982
taux	- 8 %
période d'amortissement	- 25 ans
paiement par mille dollars	- 7,64 $
diviseur d'intérêt mensuel	- .0065581970

• Hypothèque au nouveau lieu de travail (du début) (transférée de l'ancien propriétaire le 1er mai 1981, durée de 10 mois)

date du début	- 1er mars 1977
date de renouvellement	- 1er mars 1982
taux	- 10 3/4 %
période d'amortissement	- 25 ans
paiement par mille dollars	- ?
diviseur d'intérêt mensuel	- .00876405312

Première demande d'aide - du 1^er mai 1981 au 1^er mars 1982.

Deuxième demande d'aide - du 1^er mars 1982 au 1^er août 1982.

• Hypothèque au nouveau lieu de travail (renouvellement)

date du début	- 1er mars 1982
date de renouvellement	- 1er mars 1983
taux	- 18 1/2 %
période d'amortissement	- 15 ans
paiement par mille dollars	- $15,98 $
diviseur d'intérêt mensuel	- .0148540152

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Appendice B
Exemple - Calculs

Première demande d'aide

Ancienne hypothèque pour la période allant du 1^er mai 1981 au 1^er mars 1982

Mois	Montant de l'intérêt qui aurait dû être payé (1.2.2(a)) Diviseur (.0065581970)	Paiement sur le capital	Paiement mensuel Paiement par tranche de 1 000 $	Résidu sur le capital
1er avril 81			7.64	35 694,93
1er mai 81	234,09	38,62	272,71	35 656,31
1er juin 81	233,84	38,87	272,71	35 617,44
1er juillet 81	233,58	39,13	272,71	35 578,31
1er août 81	233,33	39,38	272,71	35 538,93
1er sept. 81	233,07	39,64	272,71	35 499,29
1er oct. 81	232,81	39,90	272,71	35 459,39
1er nov. 81	232,55	40,16	272,71	35 419,23
1er déc. 81	232,29	40,42	272,71	35 378,81
1er jan. 82	232,02	40,69	272,71	35 338,12
1er fév. 82	231,75	40,96	272,71	35 297,16
1er mars 82	231,48	41,23	272,71	35 255,93
	2 560,81

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Appendice C
Exemple - Hypothèque au nouveau lieu de travail pour la période allant du 1^er mai 1981 au 1^er mars 1982 (Date de renouvellement)

Montant de l'intérêt payable le 1^er avril

Capital pour fins de calcul de la différence 35 694,93 $.

Mois	Montant de l'intérêt qui aurait dû être payé (1.2.2(a)) Diviseur (.0065581970)	Paiement sur le capital	Paiement mensuel Paiement par tranche de 1 000 $	Résidu sur le capital
1er mai 81	312,83	39,17	352,00	35 655,76
1er juin 81	312,49	39,51	352,00	35 616,25
1er juillet 81	312,14	39,86	352,00	35 576,39
1er août 81	311,79	40,12	352,00	35 536,18
1er sept. 81	311,44	40,56	352,00	35 495,62
1er oct. 81	311,09	40,91	352,00	35 454,71
1er nov. 81	310,73	41,27	352,00	35 413,40
1er déc. 81	310,37	41,63	352,00	35 371,81
1er jan. 82	310,00	42,00	352,00	35 329,81
1er fév. 82	309,63	42,37	352,00	35 287,44
1er mars 82	309,26	42,74	352,00	35 244,70
	3 421,77

Différence 860 + 11 paiements = 78,27 par mois

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Appendice D
Exemple - Deuxième demande d'aide

Ancienne hypothèque pour la période allant du 1^er mars 1982 au 1^er août 1982

	Diviseur (.0065581970)		Paiement par tranche de 1 000 $
1er mars 82				35 255,93
1er avril 82	231,21	41,50	272,71	35 214,43
1er mai 82	230,94	41,77	272,71	35 172,66
1er juin 82	230,67	42,04	272,71	35 130,62
1er juillet 82	230,39	42,32	272,71	35 088,30
1er août 82	230,11	42,60	272,71	35 045,70
	1 153,32 $

Hypothèque au nouveau lieu de travail pour la période allant du 1^er mars au 1^er août 1982 (renouvellée le 1^er mars 1982 à un taux d'intérêt de 18 1/2%).

Capital le 1^er mars 1982 - 35 255,93 $.

Période d'amortissement - 15 ans.

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Appendice E
Exemple - Calcul de la différence d'intérêts

Diviseur d'intérêt mensuel .0148540152
Paiement mensuel par mille dollars 15,98 $
Paiement mensuel

	Diviseur (.0065581970)		Paiement par tranche de 1 000 $
1er mars 82				35 255,93
1er avril 82	523,69	39,70	563,39	35 216,23
1er mai 82	523,10	40,29	563,39	35 175,94
1er juin 82	522,50	40,89	563,39	35 135,05
1er juillet 82	521,89	41,50	563,39	35 093,55
1er août 82	521,28	42,11	563,39	35 051,44
	$2 612,46

Différence 1 ,459,14 $ + 5 paiements = 291,83

DSE 17 - Aide à l'époux ou conjoint de fait

Introduction

Dans certains cas, l'employeur accorde une aide financière particulière aux époux ou conjoints de fait afin de les aider à se trouver un emploi au lieu d'affectation ou à réintégrer le marché du travail canadien à leur retour au pays.

Une aide à l'entretien de deux résidences peut également être accordée lorsque l'époux ou conjoint de fait reste au Canada pour cause d'études ou d'emploi, ou pour raisons familiales.

Directive 17

17.01 Cotisations à une association professionnelle

a) Lorsqu'un époux ou conjoint de fait résidant avec un fonctionnaire à la mission est membre d'une ou de plusieurs associations professionnelles au Canada, qu'il travaillait dans la profession pertinente au cours de l'année avant son départ du Canada et qu'il se voit obligé de verser, pendant son séjour à l'étranger, des cotisations à cette ou ces association professionnelles pour pouvoir conserver son accréditation professionnelle, l'administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire, du coût, pendant son séjour à l'étranger, des cotisations annuelles versées à titre de membre d'au plus deux associations professionnelles.

b) Au lieu des dispositions de l'article 17.01 a), l'administrateur général peut autoriser le paiement, jusqu'à concurrence de 300 $ par année, des cotisations versées à une ou plusieurs associations directement liées au maintien de possibilités d'emploi qui faciliteront la réinsertion sur le marché du travail au Canada.

c) Afin d'obtenir le remboursement des cotisations indiquées à l'article 17.01 a), le fonctionnaire doit fournir une ou des lettres de l'association ou des associations intéressées attestant la nécessité de verser ces cotisations pendant le séjour à l'extérieur du Canada. Quant au remboursement des cotisations indiquées à l'article 17.01 b), le fonctionnaire doit fournir une ou des lettres de l'association ou des associations intéressées indiquant que ces cotisations doivent être payées.

d) Le fonctionnaire fournit à l'employeur la preuve que celui-ci exige pour assurer que l'indemnité a été utilisée pour les fins voulues.

17.02 Indemnités relatives à l'emploi

a) Un fonctionnaire peut réclamer une indemnité de 500 $ pour aider un époux ou conjoint de fait à trouver du travail au Canada, à son retour, ou à l'étranger à l'occasion d'une mutation à une autre mission, sous réserve des conditions suivantes :

b) Les frais admissibles comprennent, sans s'y limiter,

c) Le fonctionnaire fournit à l'employeur la preuve que celui-ci exige pour assurer que l'indemnité a été utilisée pour les fins voulues.

d) L'indemnité peut être réclamée une fois par déménagement, soit dans l'année suivant l'arrivée au nouveau lieu de travail ou sur confirmation officielle d'une affectation au Canada. Il est reconnu qu'il est possible qu'il soit nécessaire d'engager des frais remboursables avant la réception de la confirmation de l'affectation. L'administrateur général peut prolonger la période d'un an pour des raisons valables.

e) À la discrétion de l'administrateur général, les dispositions du présent article peuvent valoir dans des situations où un époux ou conjoint de fait n'a pas travaillé à l'extérieur du Canada parce qu'il n'y avait pas d'emploi rémunéré disponible à la mission ou parce qu'il ne travaillait pas dans l'année précédant le départ du Canada à cause d'un congé pour soins et éducation d'enfants d'âge préscolaire, d'un congé de maladie, d'un congé d'études ou d'un congé de soins à des aînés.

17.03 Recyclage au Canada

a) Lorsqu'un époux ou conjoint de fait résidant avec un fonctionnaire à la mission est membre d'une ou de plusieurs associations professionnelles au Canada, qu'il travaillait dans la profession pertinente au cours de l'année avant son départ du Canada et qu'il est tenu de suivre des cours de recyclage à son retour au Canada afin de récupérer son accréditation professionnelle au même niveau qu'auparavant, l'administrateur général peut autoriser le remboursement au fonctionnaire des frais de scolarité réels et raisonnables engagés pour suivre des cours de recyclage obligatoires qui débutent dans les douze mois suivant le retour au Canada.

b) À la discrétion de l'administrateur général, le remboursement des frais réels et raisonnables d'études ou de formation engagés au Canada peut être autorisé jusqu'à concurrence de 1 000 $ lorsque :

17.04 Aide pour séparation de l'époux ou conjoint de fait une fois dans la carrière (anciennement DSE 15.34a)ii)(F) et (G))

a) Lorsqu'un fonctionnaire accepte une affectation sans être accompagné et que son époux ou conjoint de fait demeure au Canada pour l'une des raisons ci-dessous, une exemption des frais de logement à 100 % sera approuvée pour aider à l'entretien de deux résidences pendant la période où le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait sont séparés.

b) Cette disposition ne s'applique qu'aux situations où l'époux ou conjoint de fait reste au Canada durant toute la période de service prévue du fonctionnaire,

c) Cette aide sera limitée à deux séparations au cours de la carrière d'un fonctionnaire, une fois pour cause d'emploi et une fois pour cause d'études. Cependant, en cas de remariage du fonctionnaire, cette aide lui sera à nouveau disponible.

Instruction

Ces dispositions visent à prendre en considération les frais liés à l'entretien de deux résidences qui découlent directement de l'affectation du fonctionnaire seul à l'étranger lorsque l'époux ou conjoint de fait de ce dernier, qui résidait avec lui à son lieu de travail, choisit de rester au Canada pour des raisons liées à son emploi ou à ses études.

17.05 Aide spéciale pour l'absence temporaire de l'époux ou conjoint de fait

Les dispositions relatives à une aide supplémentaire figurent à l'appendice de la présente directive.

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Appendice - Aide spéciale pour absence temporaire de l'époux ou conjoint de fait

Introduction

1. Ces dispositions sont instaurées à titre d'essai, pour une période de trois ans allant du 1er juin 2001 au 31 mai 2004. Il a été convenu de proroger cette aide pour une période d'une année supplémentaire, c'est-à-dire jusqu'au 31 mai 2005 afin de permettre de compléter l'examen. Cet examen est en cours mais n'a pas été complété. Cette aide a été prolongée, à nouveau, jusqu'au 1er janvier 2008 ou à une date plus rapprochée advenant que les dispositions révisées entrent en vigueur avant cette date. (revisé le 1er juin 2006)

2. L'exception est l'aide financière aux enfants à la mission (ou lieu d'affectation) alors que l'époux ou conjoint de fait continue d'habiter la résidence principale, dans la région du bureau principal. Cette disposition a été instaurée à titre d'essai, pour une durée d'un an, du 1^er juin 2001 au 31 mai 2002. Une extension jusqu'au 31 mai 2004 a ensuite été approuvée.

3. L'application de ces dispositions peut être prolongée au-delà des périodes d'essai avec l'accord du Comité des DSE du CNM. Les prolongations se limiteront normalement à des périodes d'un an.

4. Les présentes dispositions peuvent être modifiées pendant la période d'essai, avec l'accord du Comité des DSE du CNM.

5. Les présentes dispositions comportent certaines restrictions dont les fonctionnaires doivent bien tenir compte.

But

6. Le but de ces dispositions est de procurer une plus grande souplesse aux époux ou conjoints de fait qui, pour des raisons d'emploi, de formation ou familiales, pourraient vouloir demeurer dans la zone d'affectation (ville du bureau principal) pendant une partie de la durée de service du fonctionnaire à la mission.

7. L'aide se limitera aux situations où l'époux ou conjoint de fait habite une résidence principale dans la ville du bureau principal.

8. Les présentes dispositions n'ont pas pour but de faciliter une séparation permanente des époux ou conjoints de fait ou la rupture d'un mariage. Les fonctionnaires qui sont en instance de divorce, ou dans une situation de séparation de durée indéterminée pouvant entraîner la dissolution de leur union, ne peuvent pas se prévaloir de ces dispositions. Les fonctionnaires qui se trouvent dans une telle situation doivent savoir qu'une indemnité demandée sous de faux prétextes peut être recouvrée et, de plus, valoir des mesures disciplinaires à son auteur.

Admissibilité

9. L'admissibilité à ces dispositions suppose que l'époux ou conjoint de fait passe au moins 12 mois consécutifs au lieu d'affectation du fonctionnaire, au début ou à la fin de la période de service du fonctionnaire à la mission, de manière que cela coïncide avec la réinstallation du fonctionnaire à l'arrivée ou au départ. Pendant cette période, les dispositions normales des Directives sur le service extérieur s'appliqueront sous réserve des conditions énoncées dans le présent appendice.

Application

10. Pour pouvoir se prévaloir de ces dispositions, le fonctionnaire doit informer l'employeur, avant son affectation à la mission, des détails concernant la période prévue de séparation temporaire de l'époux ou conjoint de fait. Néanmoins, il se peut, dans des circonstances exceptionnelles, que l'employeur examine, pendant la période de service du fonctionnaire à la mission, une demande de ce dernier pour bénéficier de ces dispositions.

11. Les fonctionnaires en poste à une mission, au 1^er juin 2001, peuvent se prévaloir de ces dispositions pour autant qu'il leur reste une période de service d'au moins 12 mois à faire à leur mission actuelle, ce qui comprend toute prolongation de l'affectation, et que

a) l'époux ou conjoint de fait a ou aura accompagné le fonctionnaire au moins 12 mois durant son actuelle période d'affectation, avant de précéder le fonctionnaire dans la réinstallation au Canada, ou que

b) l'époux ou conjoint de fait rejoindra le fonctionnaire à la mission pendant au moins 12 mois, avant de se réinstaller avec le fonctionnaire au Canada, sauf que

c) le fonctionnaire qui a obtenu une exemption des frais de logement, aux termes des dispositions de l'article 15.34(a)ii)(F) ou (G) des DSE de 1993 pour l'actuelle période d'affectation et qui désire convertir cette exemption en Aide spéciale pour absence temporaire de l'époux ou conjoint de fait, devra rembourser toutes les sommes dues à l'État par suite de l'application rétroactive de ces dispositions à la date de début de l'affectation, et,

d) le fonctionnaire qui opte pour l'aide spéciale pour la séparation temporaire de l'époux ou conjoint de fait au lieu d'un avantage préalablement approuvé aux termes de l'article 15.34a)ii)(F) ou (G) des DSE de 1993, conservera l'option d'une fois dans la carrière pour usage futur.

Logement

12. Une exemption de 70 % des frais de logement du fonctionnaire sera approuvée pour aider à l'entretien de deux résidences pour la période durant laquelle le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait sont séparés et où l'époux ou conjoint de fait habite une résidence principale dans la ville du bureau principal.

13. Les frais de logement d'un fonctionnaire tiendront compte de la taille réelle du ménage à la date d'occupation d'un logement permanent à la mission et seront rajustés pour tenir compte de l'arrivée et du départ des personnes à charge, conformément aux dispositions de la DSE 25 - Logement.

14. Étant donné que la taille du ménage changera pendant la période de service à la mission, la Mission fera tout son possible pour trouver un logement approprié, compte tenu de la taille réelle du ménage du fonctionnaire.

Application des Directives sur le service extérieur

15. Fonctionnaire non accompagné

Lorsqu'un fonctionnaire en poste à une mission n'est pas accompagné pendant la période de validité de l'exemption de frais de logement qu'il a préalablement obtenue, les dispositions normales des DSE continuent de s'appliquer, sauf que :

a) le nombre total de fois qu'un fonctionnaire peut demander à obtenir une indemnité de déplacement pour personnes à charge séparées de lui au titre de la DSE 51 - Réunion de famille, pendant la durée de son service à la mission, sera réduit d'une fois; et

b) les dispositions en matière de réinstallation de la DSE 15 - Réinstallation seront assujetties aux dispositions du présent appendice.

16. Fonctionnaire accompagné d'un enfant à charge

a) Bien que ces dispositions visent principalement les fonctionnaires non accompagnés, on reconnaît qu'il y a des situations où, en raison de circonstances familiales, un fonctionnaire est susceptible d'être accompagné par un enfant à charge tout en étant séparé de son époux ou conjoint de fait.

b) Lorsque, à la mission, un fonctionnaire est accompagné d'un enfant à charge pendant la période de validité d'une exemption des frais de logement qu'il a préalablement obtenue, les dispositions normales des DSE continuent de s'appliquer, sauf dans les cas suivants :

DSE 50 - Indemnité de déplacement de vacances (IDV)

17. Bien que la présente directive continue de s'appliquer aux fonctionnaires qui bénéficient d'une exemption des frais de logement, elle ne s'applique que dans le cas où la personne à charge qui accompagne le fonctionnaire demeure suffisamment longtemps au lieu d'affectation pour être admissible à l'IDV, en conformité avec les dispositions de la DSE 50.

DSE 51 - Réunion de famille

18. L'indemnité sera déterminée en fonction des déplacements de toutes les personnes à charge, durant la période de séparation, pour une période de 12 mois commençant :

a) à la date de l'arrivée du fonctionnaire à la mission, lorsqu'il n'est pas accompagné de son époux ou conjoint de fait à son arrivée initiale à la mission, ou

b) à la date où l'époux ou conjoint de fait quitte la mission, lorsqu'il avait accompagné le fonctionnaire à son arrivée initiale à la mission.

19. Lorsque le fonctionnaire en fait la demande, il peut se voir accorder l'autorisation, à lui et à toute personne à charge qui l'accompagne à la mission, d'effectuer le déplacement jusqu'à la ville du bureau principal plutôt que de faire venir à la mission toutes les personnes à charge dont il était temporairement séparé. Lorsqu'il y a des enfants d'âge scolaire, l'un des déplacements doit être fait au titre de l'indemnité pour réunion de famille pendant les grandes vacances (long congé scolaire). Dans tous les cas, l'indemnité sera calculée en fonction du prix du billet aller-retour entre la ville du bureau principal et la mission du fonctionnaire.

DSE 15 - Réinstallation

20. Les dispositions de la DSE 15 - Réinstallation s'appliqueront à un fonctionnaire et, le cas échéant, à une personne à charge qui

a) accompagne le fonctionnaire à la mission pendant au moins 12 mois et retourne par la suite à la ville du bureau principal avec le fonctionnaire ou avant le départ de ce dernier, ou

b) rejoint le fonctionnaire à la mission pour une période d'au moins 12 mois, après l'arrivée du fonctionnaire, et retourne à la ville du bureau principal avec le fonctionnaire.

Le poids total limite de tous les effets personnels et mobiliers expédiés sera déterminé en fonction de la taille du ménage du fonctionnaire en temps normal, c'est-à-dire comme si toutes les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de son service à la mission.

Modification

21. À tout moment de la période de validité du présent appendice, l'une ou l'autre des parties peut demander une modification afin de faciliter l'administration des dispositions ou de les clarifier. Toute modification suppose l'accord du Comité des DSE du CNM.

Conflits

22. Aux fins du règlement des conflits qui pourraient découler de l'application du présent appendice, les parties conviennent d'utiliser l'article 15 (Demande d'interprétation ou d'explication) du Règlement du Conseil national mixte avant de formuler un éventuel grief.

Expiration

23. Les parties conviennent de prolonger le présent appendice jusqu'au 31 mai 2005. Nonobstant ce qui précède, l'aide spéciale pour absence temporaire de l'époux ou conjoint de fait qui est accordée alors que s'appliquent ces dispositions continuera d'avoir effet pendant la période précise autorisée. (révisé le 1^er juin 2004)

Examen

24. Les parties conviennent de revoir les dispositions du présent appendice deux mois avant la date d'expiration de la période d'essai, soit au plus tard le 1^er avril 2005 pour décider s'il y a lieu d'en prolonger l'application, de les intégrer à la directive à titre permanent ou d'y mettre fin. Cette révision peut comprendre des modifications, comme convenu. (révisé le 1^er juin 2004)

Pour faciliter cet examen, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, qui est responsable de l'administration des Directives sur le service extérieur, est tenu de garder un registre des utilisations, des frais et des caractéristiques démographiques afférentes à toutes les indemnités accordées au titre de ces dispositions pendant la période d'essai, tel qu'énoncé à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.