Partie IV - Logement et dispositions connexes

DSE-25 - Logement

Introduction

L'employeur s'engage à appliquer une politique de comparabilité moyenne prévoyant que, lorsque cela est possible et pratique et compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit, l'employeur fournit à chaque fonctionnaire nommé au Canada en poste à l'étranger un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d'Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Pour sa part, le fonctionnaire paie à l'employeur, au titre du logement, un montant qui correspond, en général, au coût d'un logement locatif moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d'Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Les frais de logement des fonctionnaires (Appendices A et B) sont révisés par le personnel du Conseil du Trésor de manière à tenir compte de la composante du logement du recensement de Statistique Canada, conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte et soumis à ce Comité pour approbation avant la mise en vigueur. Les données du recensement ne sont disponibles que tous les cinq ans. Le tableau des frais de logement a été révisé le 1^er avril 2004, sera modifiée après chaque recensement et s'appliquera à compter du premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement. (revisé le 1^er avril 2004)

La présente directive vise à fournir une aide financière au fonctionnaire qui loue un logement dans une localité à l'étranger où les prix sont plus élevés que dans la région d'Ottawa/Gatineau et où il n'est pas fourni de logement de l'État. Cette aide permet de combler la différence entre le prix d'un logement loué, doté de tous les services, dans la région d'Ottawa/Gatineau et celui d'un logement dans un telle localité à l'étranger, eu égard au traitement annuel du fonctionnaire, à la taille du ménage et aux exigences du programme, notamment à la nécessité d'offrir des réceptions officielles importantes à domicile. À moins d'indication contraire dans la présente directive, le sous-ministre des Affaires étrangères a le pouvoir délégué d'établir le loyer maximal dans les localités où le logement des fonctionnaires est loué personnellement, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est chargé de fournir des logements aux fonctionnaires affectés à l'étranger, en conformité avec la politique d'intégration administrative à l'étranger et d'utilisation d'organismes de service communs.

Directive 25

25.01 Dans la présente directive :

a) loyer réel (actual rent) s'entend du montant en devises locales versé au fonctionnaire par l'employeur pour lui permettre de louer, à une mission, un logement qui, lorsque c'est possible et pratique et eu égard aux conditions et modes de vie locaux, répond aux exigences de la politique de comparabilité moyenne. Le loyer réel peut comprendre les taxes ou les frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l'éclairage des rues, le déneigement, et aussi les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision, aussi bien que le montant exigé par le bailleur en retour de l'occupation du logement et visant à permettre au fonctionnaire d'acquérir un logement permanent (voir les articles 25.19 et 25.20). Elle peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d'un système de sécurité déjà installé, lorsqu'il s'agit d'une condition du bail et que la direction de la Mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.

Ligne directrice

Un fonctionnaire doit s'assurer dans la mesure du possible que les taxes ou les frais relatifs aux services municipaux sont inclus dans le bail. Les services municipaux sont ceux habituellement inclus dans le loyer ou les taxes au Canada; ils excluent des services comme le déneigement d'une allée ou d'une entrée, lesquels sont à la charge du fonctionnaire.

b) loyer maximal (rent ceiling) s'entend de la somme maximale établie par l'employeur pour chaque localité où les logements des fonctionnaires sont loués privément et représente le loyer réel maximal qui peut être payé au fonctionnaire pour les locaux d'habitation non meublés à cette localité, eu égard au traitement du fonctionnaire, à la taille de son ménage ainsi qu'aux exigences du programme, notamment à la nécessité d'offrir des réceptions officielles importantes à domicile. Si l'administrateur général n'est pas prêt à autoriser l'expédition des effets mobiliers du fonctionnaire, conformément aux limites de poids établies pour un logement non meublé en vertu de la DSE 15.14, un loyer maximal séparé sera établi à l'égard d'un logement meublé, ou il sera tenu compte du prix de la location de meubles au moment de l'établissement du loyer maximal. Le loyer maximal comprend, s'il y a lieu, les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de subdivision. Il peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d'un système de sécurité déjà installé, s'il s'agit d'une condition du bail et que la direction de la Mission est convaincue de la nécessité de cet arrangement.

c) frais de logement (shelter cost) s'entend du montant en dollars canadiens que le fonctionnaire doit payer à l'employeur lorsqu'il occupe un logement de l'État ou lorsqu'il bénéficie d'une aide au logement. Les frais de logement représentent un montant qui, en règle générale, correspond au coût d'un logement loué moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne de la région d'Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de la même façon. Ces frais de logement peuvent être payés en dollars canadiens ou l'équivalent en devises du pays.

Si un fonctionnaire a acheté des devises locales dans les sept jours précédant le premier jour ouvrable du mois afin de payer ses frais de logement, le taux de change réel obtenu pourra servir à déterminer le montant équivalent que doit payer le fonctionnaire. Dans tous les autres cas, l'équivalent des frais de logement en devises locales sera calculé d'après le taux de change légal le plus favorable que pourra obtenir le fonctionnaire, le premier jour ouvrable du mois pour lequel les frais de logement doivent être payés, tel que fixé par l'administration de la mission.

Instruction

Le fonctionnaire qui réclame le taux de change réel obtenu pendant les sept jours précédant le premier jour ouvrable du mois doit présenter à l'administration de la mission un reçu de la transaction avant le premier jour ouvrable du mois pour lequel ses frais de logement sont exigibles, à défaut de quoi l'administration calculera l'équivalent en devises locales en fonction du taux légal le plus favorable que le fonctionnaire aurait pu obtenir le premier jour ouvrable du mois mentionné.

d) Lorsque c'est le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international qui fournit aux fonctionnaires un logement, le terme administrateur général (deputy head) s'entend du sous-ministre des Affaires étrangères.

25.02 Afin d'établir les frais de logement d'un fonctionnaire et, s'il y a lieu, le loyer réel,

a) le groupe de traitement du fonctionnaire est déterminé par le traitement annuel du fonctionnaire à la date d'entrée en vigueur du premier bail d'un logement loué personnellement ou à la date d'occupation d'un logement de l'État, et aussi le premier jour du mois d'avril de chaque année postérieure à ces dates; (revisé le 1^er avril 2004)

b) le fonctionnaire et les personnes à charge (voir la définition à la DSE 2 - Interprétation qui habitent ou habiteront avec le fonctionnaire au moins huit mois durant toute période de douze mois consécutifs constituent la taille du ménage, sauf que :

Instruction

1. Pour l'application de l'article 25.02a), le traitement annuel s'entend du taux de rémunération de base du fonctionnaire ou de sa rémunération d'intérim, calculé annuellement, payable pour les tâches ordinaires exécutées par le fonctionnaire dans une Mission et effectivement reçu par ce dernier, qui figure dans l'état de la rémunération et des indemnités pour le mois : (revisé le 1^er avril 2004)

a) à la date d'entrée en vigueur du premier bail d'un logement loué personnellement; ou (revisé le 1^er avril 2004)

b) à la date d'occupation d'un logement de l'État; et (revisé le 1^er avril 2004)

c) le premier jour du mois d'avril de chaque année suivant l'occupation d'un logement permanent; (revisé le 1^er avril 2004)

et, lorsqu'un rajustement salarial rétroactif est autorisé pour les fonctionnaires assujettis à ces directives, la date d'entrée en vigueur du rajustement des frais de logement du fonctionnaire est le premier jour du mois d'avril suivant la date de modification du traitement. (revisé le 1^er avril 2004)

Lorsqu'un fonctionnaire change de logement conformément à l'article 25.02b)(iii) ou (iv), l'administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, les dispositions de l'article 25.25.

Ligne directrice

Les articles 25.02b)(i) et (ii) ont pour objet de donner au fonctionnaire une certaine latitude quant au choix d'un logement qui convienne à son mode de vie. Par exemple, un fonctionnaire seul peut choisir une taille de ménage à deux personnes afin d'être en mesure de recevoir des invités ou d'accueillir quelque autre personne (comme un frère ou une soeur) qui ne peut être considérée comme personne à charge en vertu des dispositions de la DSE 2 - Interprétation.

25.03 Sur présentation de la formule de demande d'aide au logement, l'administrateur général peut autoriser, à l'égard d'un fonctionnaire qui loue un logement, le paiement des montants suivants :

a) le loyer réel, jusqu'à concurrence du loyer maximal établi à l'égard de la mission, compte tenu de son traitement annuel et de la taille de son ménage, ou

b) lorsque, de l'avis de l'administrateur général, un fonctionnaire est tenu d'offrir à domicile des réceptions officielles importantes,

25.04

a) Lorsque le fonctionnaire reçoit un loyer réel, conformément aux dispositions de l'article 25.03, ce montant ne doit pas différer pendant la durée du bail : cependant,

b) Sous réserve des restrictions exposées aux articles 25.01b) et 25.03, le loyer réel peut dépasser le loyer maximal dans les conditions suivantes :

c) Lorsqu'un fonctionnaire qui reçoit un loyer réel signe un nouveau bail ou un bail subséquent, le loyer réel sera rajusté jusqu'à concurrence du loyer maximal en fonction du traitement annuel du fonctionnaire et de la taille du ménage, avec effet au premier jour du nouveau bail ou du bail subséquent.

Instruction

Les circonstances ou conditions inhabituelles visés à l'article 25.04b)(ii) peuvent inclure les exemples suivants :

a) les besoins spéciaux d'une personne handicapée en matière de logement;

b) les besoins d'espace additionnel découlant de la taille du ménage et dont il n'a pas été tenu compte au moment de l'établissement du loyer maximal;

c) les besoins particuliers du programme dont il n'a pas été tenu compte au moment de l'établissement du loyer maximal;

d) les conditions inhabituelles du marché qui n'avaient pu être prévues au moment de l'établissement du loyer maximal.

Ligne directrice

En cas de décès d'un fonctionnaire qui occupait un logement loué personnellement, l'administrateur général pourra autoriser le paiement du loyer réel aux personnes à charge, si celles-ci continuent de l'occuper, pendant une période raisonnable à la suite du décès du fonctionnaire, compte tenu des circonstances de chaque cas et à condition que les frais de logement appropriés soient payés à l'employeur.

25.05 Sous réserve de l'article 25.22b), lorsqu'un fonctionnaire loue un logement et reçoit un loyer réel ou occupe un logement de l'État à une mission, l'administrateur général autorisera le paiement des frais réels et raisonnables des services publics mentionnés à l'article 25.06 que supporte le fonctionnaire entre le premier jour du bail ou le premier jour d'occupation du logement de l'État et le jour de son départ définitif de son logement ou le jour où le bail prend fin, selon la première de ces dates.

Ligne directrice

En cas de décès du fonctionnaire dont les personnes à charge ont été autorisées à continuer à occuper un logement de l'État ou un logement loué personnellement, l'administrateur général pourra autoriser le paiement des frais de services publics réels et raisonnables, en conformité avec l'article 25.05, pourvu que les frais de logement appropriés soient payés à l'employeur en conformité avec l'article 25.12.

25.06 Les frais des services publics mentionnés à l'article 25.05 et dont l'administrateur général doit autoriser le paiement,

a) comprennent les frais :

ainsi que les taxes d'accise et de vente afférentes aux frais mentionnés ci-dessus;

b) ne comprennent pas les frais et les taxes concernant:

Instructions

1. Même sans être l'abonné officiel, le fonctionnaire qui occupe un logement de l'État doit payer les frais du service de téléphone pendant la période d'occupation, sauf dans des situations inhabituelles où autorisation a été donnée au préalable par l'administrateur général.

2. Le fonctionnaire à qui il incombe de payer les frais d'entretien et(ou) de réparation d'un logement loué privément en conformité de la loi et(ou) de la pratique du pays peut être admissible à un remboursement en vertu de l'article 25.23.

Ligne directrice

Le fonctionnaire doit s'assurer dans la mesure du possible que les taxes ou frais relatifs aux services municipaux sont inclus dans le bail. Les services municipaux sont ceux habituellement inclus dans le loyer ou les taxes au Canada; ils ne comprennent pas les services comme le déneigement d'une allée ou d'une entrée, qui est à la charge du fonctionnaire.

25.07

a) Lorsque le fonctionnaire se voit attribuer un logement de l'État à une mission, l'occupation de ce logement, pourvu que celui-ci soit convenable, sera une condition de son affectation à cette mission.

b) L'administrateur général décide du caractère convenable des logements de l'État en se fondant sur le traitement annuel, la taille réelle ou prévue du ménage (y compris la naissance prochaine d'un enfant) et les exigences du programme, notamment la nécessité d'offrir à domicile des réceptions officielles importantes.

c) La signature d'un contrat d'occupation est l'une des conditions d'occupation.

Instructions

Pour déterminer le caractère convenable du logement de l'État en conformité avec l'alinéa 25.07b), l'administrateur général doit consulter les Lignes directrices sur les logements du personnel pour déterminer les modifications à apporter pour rendre le logement convenable. Les Lignes directrices se trouvent à l'Appendice C de la présente directive et sont modifiées par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, au besoin, afin d'incorporer les changements apportés aux Lignes directrices sur les logements du personnel, le cas échéant, ou à la méthode du RCML.

d) Lorsqu'un fonctionnaire a signé un contrat d'occupation, l'État assumera la responsabilité publique et le dédommagement des dommages et des pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers du fonctionnaire dans la mesure où un propriétaire se verrait légalement imputer ces obligations en Ontario. En outre, l'État devra se charger des autres questions qui, à cause des lois ou des pratiques locales, précisées dans le contrat d'occupation entre l'État et le propriétaire local comme relevant du locataire mais qui relèveraient normalement du propriétaire en vertu de la loi de l'Ontario.

e) Le fonctionnaire qui choisit de quitter un logement de l'État pour des raisons personnelles doit donner avis par écrit de son intention au moins deux mois avant son départ et continuer à payer des frais de logement pour la plus courte des deux périodes suivantes :

Lignes directrices

1. Le contrat d'occupation dont il est question à l'article 25.07 est celui approuvé par le Comité sur les directives au service extérieur du Conseil national mixte.

2. On doit prévenir les fonctionnaires qu'il leur incombe d'indiquer les articles de l'inventaire et leur état dans les annexes jointes au contrat d'occupation et de prendre l'assurance voulue de locataire à l'égard de la responsabilité publique et des dommages et des pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers.

3. En cas de décès d'un fonctionnaire, l'administrateur général pourra autoriser les personnes à charge du défunt à continuer d'occuper le logement de l'État pendant une période raisonnable, compte tenu des circonstances de chaque cas. Bien entendu, le logement devra un jour ou l'autre être libéré pour le successeur du fonctionnaire, mais on fera preuve d'autant de souplesse et de compréhension que possible.

25.08

a) Sous réserve des articles 25.10 et 25.11 et(ou) des DSE 15.33 - Frais de subsistance dans un logement temporaire, DSE 16 - Acquisition et disposition de la résidence principale et(ou) FSD 17 - Aide à l'époux ou conjoint de fait, selon le cas, le fonctionnaire qui occupe un logement de l'État ou qui occupe un logement qu'il a loué par ses propres moyens et touche un montant au titre du loyer doit payer des frais de logement

b) Les frais de logement sont payables à l'avance le premier jour du mois.

c) Le fonctionnaire qui paye des frais de logement en devises locales peut se faire rembourser les frais de services bancaires ou d'opérations de change engagés pour acheter des devises locales dont le montant équivaut à celui des frais de logement en fournissant une attestation à cet effet.

Instruction

La méthodologie pour établir les frais de logement a été révisée le 1^er juin 2001, puis de nouveau le 1^er avril 2004. Le tableau des frais de logement (Appendice A) est établi suivant la méthodologie approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte compte tenu de la composante du logement du recensement de Statistique Canada. Les données du recensement ne sont disponibles que tous les cinq ans. Le tableau des frais de logement a été révisé le 1^er avril 2004, sera modifiée après chaque recensement et s'appliquera à compter du premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement. (revisé le 1^er avril 2004)

25.09 Laissé en blanc - Les dispositions relatives à l'indemnité pour l'occupation temporaire de deux résidences se trouvent désormais dans la DSE 16 - Indemnité pour une résidence principale -, qui entre en vigueur le 1^er juin 2003.

25.10 Le fonctionnaire tenu d'occuper un logement de l'État qui présente des lacunes inacceptables, d'après le sous-ministre des Affaires étrangères, compte tenu de son traitement et de la taille du ménage, a droit à un rajustement compensatoire, c'est-à-dire à une réduction au pourcentage de ses frais de logement, afin de tenir compte de l'incidence des inconvénients sur l'habitabilité du logement. Ce rajustement compensatoire, qui est indiqué dans le relevé des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire, est établi conformément à la méthode approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte décrite à l'appendice C de la présente directive.

25.11

a) Lorsqu'un fonctionnaire choisit de partager un logement avec un ou plusieurs autres fonctionnaires, les frais de logement appropriés sont calculés d'après :

et sont imputés en entier au fonctionnaire qui reçoit le traitement le plus élevé et qui devra payer à l'employeur la totalité des frais de logement. Cette disposition s'applique aussi à un couple de fonctionnaires.

b) Si un fonctionnaire est tenu de partager un logement de l'État avec un ou plusieurs autres fonctionnaires et les personnes à leur charge, les frais de logement de chaque fonctionnaire sont calculés d'après son traitement annuel et la taille du ménage, divisé par le nombre des fonctionnaires qui partagent le logement.

c) Lorsqu'un fonctionnaire partage un logement loué privément avec un ou plusieurs fonctionnaires, le loyer maximal s'applique de la même façon que les frais de logement dans le présent article.

Instruction

L'article 25.11 s'applique également lorsque, en raison d'une évacuation d'urgence, un fonctionnaire doit partager son logement avec un ou plusieurs fonctionnaires, ou lorsque, avec l'approbation du chef de la Mission, il partage son logement avec une personne qui n'est pas un fonctionnaire. Dans de tels cas, le fonctionnaire peut avoir droit à un rajustement compensatoire en conformité avec l'article 25.10.

25.12

a) Sauf comme le prévoient les articles 25.07e) et les DSE 15.33 - Frais de subsistance dans un logement temporaire, DSE 16 - Acquisition et disposition de la résidence principale et(ou) DSE 17 - Aide à l'époux ou conjoint de fait, les frais de logement d'un fonctionnaire déterminés conformément à la présente directive s'appliquent à compter du premier jour d'occupation d'un logement loué privément ou d'un logement de l'État à la mission jusqu'au lendemain du jour où se termine le bail pour lequel le loyer réel a été versé, ou la date à laquelle le fonctionnaire quitte définitivement son logement, selon celle de ces dates qui survient la première. Les frais de logement demeurent inchangés jusqu'au 1^er avril suivant, sauf :

b) En cas d'évacuation d'urgence, lorsque le fonctionnaire et les personnes à charge ont été évacués en vertu des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes, la date du départ définitif du logement sera la date qui figure sur la formule de confirmation d'affectation, sous réserve des rajustements qui peuvent être autorisés en vertu de l'article 25.11.

c) Les frais de logement du fonctionnaire visé par l'article 25.08a)(i) sont rajustés le 1^er avril de chaque année, conformément à l'Appendice A afin de tenir compte du changement du traitement du fonctionnaire, comme le prévoit l'instruction 1 qui suit l'article 25.02b). Ils sont rajustés également tous les cinq ans, le premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement, afin de tenir compte du tableau des frais de logement révisés, sauf que : (revisé le 1^er avril 2004)

d) Les frais de logement du fonctionnaire visé par l'article 25.08a)(i) sont rajustés le 1^er avril de chaque année, conformément à l'annexe B. Ce rajustement tient compte du pourcentage d'augmentation de l'indice de logement en location pour la région d'Ottawa, de novembre à novembre, selon l'indice des prix à la consommation établi par Statistique Canada. (revisé le 1^er avril 2004)

Instruction

Les tableaux des frais de logement mentionnés à l'article 25.12 sont établis conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte. (revisé le 1^er avril 2004)

Ligne directrice

Si, à la suite du décès d'un fonctionnaire, les personnes à charge du défunt ont été autorisées à demeurer dans un logement de l'État ou dans un logement loué privément, celles-ci devront continuer de payer des frais de logement à l'employeur, en conformité avec l'article 25.12.

25.13 Un fonctionnaire doit avoir la faculté de choisir de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement contenues dans la présente directive, notamment celles ayant trait aux services publics contenues aux articles 25.05, 25.06, 25.21 et 25.22, et de se trouver personnellement un logement sur place et à ses frais, sauf que ce choix n'est pas accordé normalement au fonctionnaire qui doit, comme condition de son affectation, occuper un logement de l'État. En pareils cas, l'approbation sera laissée à la discrétion du sous-ministre des Affaires étrangères.

Instruction

Aux fins de l'article 25.13, le choix devrait normalement être fait au début d'une affectation et s'appliquer à toute la durée de cette affectation. Le choix ne peut être fait par un fonctionnaire qui choisit de partager un logement avec un autre fonctionnaire visé par les dispositions de la présente directive.

25.14 Les frais de logement indiqués aux appendices de la présente directive seront majorés de 20 % dans le cas du fonctionnaire qui loue un logement meublé à une mission, et pour qui l'administrateur général était disposé à autoriser les frais d'expédition du mobilier et des appareils ménagers, mais qui fait entreposer son mobilier et ses appareils ménagers aux frais de l'État après avoir obtenu l'autorisation de l'administrateur général.

25.15 Lorsqu'un fonctionnaire

a) s'absente temporairement de la mission avec l'approbation de l'administrateur général, ou

b) est affecté à une autre mission

et qu'une des personnes à charge continue d'habiter dans son logement à la mission, les frais de logement et le loyer réel applicables juste avant le départ du fonctionnaire continuent de s'appliquer sous réserve de tout rajustement effectué en vertu des articles 25.04 et 25.12.

25.16 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement de la mission avec l'approbation de l'administrateur général et qu'aucune personne à charge ne continue d'habiter le logement loué privément à la mission, l'administrateur général peut mettre fin au paiement du loyer réel le lendemain du dernier jour d'occupation de la résidence, en tenant compte

a) des frais estimatifs qui seraient engagés si le bail n'était pas résilié et si le loyer réel continuait de s'appliquer durant l'absence temporaire, et

b) des frais estimatifs de subsistance et de logement temporaire ainsi que des dépenses connexes et, le cas échéant, de l'augmentation du loyer réel au retour du fonctionnaire, le bail étant résilié, et si le bail est résilié, l'administrateur général peut autoriser, au retour du fonctionnaire à la mission et conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, le paiement de frais de subsistance et de logement temporaire, sauf que cette période d'avantages ne s'appliquera pas au temps passé dans un logement temporaire avant le retour du fonctionnaire.

25.17 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement de la mission avec l'approbation de l'administrateur général et qu'aucune des personnes à charge ne continue d'habiter le logement loué privément qui est sous-loué, le loyer réel est réduit de la moitié du montant réel que reçoit le fonctionnaire de son sous-locataire.

25.18 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente de la mission sans l'approbation de l'administrateur général, ce dernier peut, à compter du premier jour de l'absence, mettre fin au paiement du loyer réel et des frais de logement.

25.19 Lorsqu'un fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent pour acquérir un logement permanent, soit comme paiement anticipé de loyer, soit en retour de l'occupation du logement, mais à l'exclusion de tout dépôt de garantie, l'administrateur général peut lui accorder l'avance requise qui n'excédera pas six fois son loyer réel, prévu à l'article 25.03.

Ligne directrice

Lorsqu'un fonctionnaire occupe un logement loué privément et que le bailleur demande le remboursement de présumés pertes ou dommages, il faut se référer à l'article 25.24 et à la DSE 26 - Avance pour dépôt de garantie.

25.20 Le recouvrement d'une avance faite à un fonctionnaire en vertu de l'article 25.19 se fera comme suit :

a) lorsque l'avance est pour le paiement anticipé du loyer, les frais de logement du fonctionnaire seront exigibles pour la durée du bail, mais le loyer réel ne sera pas applicable pendant la partie du bail au titre de laquelle l'avance a été faite;

b) lorsque le fonctionnaire obtient une avance en retour de l'occupation du logement, le montant de l'avance sera recouvré au moyen de retenues mensuelles sur son loyer réel à un taux non inférieur au taux calculé de la façon suivante :

Montant de l'avance accordée
Durée du bail en mois

25.21 Le fonctionnaire qui est tenu de payer d'avance les services publics afin de les obtenir peut se faire accorder, à la discrétion de l'administrateur général, une avance dont le montant ne dépasse pas celui fixé par l'entreprise pour ces services.

Instruction

Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu de l'article 25.21 figurent à l'appendice de la DES 10 - Prêt à l'affectation.

25.22 Le fonctionnaire qui a reçu une avance conformément à l'article 25.21 doit la rembourser comme suit :

a) si l'avance a été accordée pour les services publics à la charge du fonctionnaire, elle

selon celle de ces deux dates qui survient en premier;

b) si l'avance a été accordée pour payer des services publics dont le paiement est autorisé en vertu de l'article 25.05, le paiement de ces frais doit se limiter aux frais réels des services fournis moins le montant de l'avance.

25.23 Lorsque, en raison des lois ou des pratiques locales, un fonctionnaire doit assumer tout ou partie des frais d'entretien et(ou) de réparation d'un logement loué à titre privé, alors que ces frais seraient à la charge du propriétaire dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d'aménagement, d'entretien et(ou) de réparation compatibles avec ceux qui relèveraient normalement de l'État dans un logement loué par l'État à la mission.

Instructions

1. Il incombe au fonctionnaire de veiller autant que possible à ce que ce soit le bailleur qui soit chargé de l'entretien et des réparations en vertu du contrat de location. Il incombe aussi au fonctionnaire de ne pas conclure de contrat de location à l'égard d'un logement qui est considérablement inférieur à un logement loué moyen doté de tous les services, normalement occupé par une personne touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de la même façon, dans la région d'Ottawa/Gatineau.

2. L'article 25.23 n'a pas pour objet de fournir le paiement d'important travaux de réparation ou d'entretien de logements loués privément ou de rénovation de logements loués privément qui ne se conforment pas à la politique de la comparabilité moyenne au moment de l'occupation initiale. En temps normal, lorsque le coût prévu des travaux de réparation et(ou) d'entretien dépasse 200 $ par service ou par cas ou 1 000 $ pour n'importe quel exercice financier, l'approbation préalable de l'administrateur général doit précéder la demande de remboursement. Dans des circonstances exceptionnelles où l'on prévoit que les frais d'entretien et(ou) de réparation seront considérables, il faudra envisager les autres possibilités, par exemple quitter les lieux, tenant compte de certains facteurs tels que la durée du bail, la durée prévue de l'affectation du fonctionnaire, l'existence d'autres logements convenables à louer, la fourniture éventuelle de logements de l'État et les coûts associés à la rupture du bail et au déménagement dans un autre logement.

3. Des situations peuvent se présenter où le comité interministériel compétent est informé par une mission que, en raison d'une pénurie de logements, la plupart des logements disponibles exigent des travaux mineurs d'aménagement et de réparation. Le comité interministériel peut alors autoriser la mission à payer les coûts des réparations nécessaires jusqu'à concurrence d'un mois de frais de logement pour une unité de logements, sans toutefois dépasser le plafond des loyers en vigueur.

En autres exemples de frais pouvant être payés par la mission, mentionnons les suivants : peinture et réparation de murs, coupe-froid, réparation de portes et fenêtres, réparation de tuiles ou carreaux de plancher désajustés, changement de serrures, réparations mineures de plomberie et d'électricité, couvre-fenêtres quand ils ne sont pas fournis. Les frais liés à des interventions d'ordre purement esthétique (changer la couleur des murs) ne sont pas admissibles.

4. Il convient de noter que le contrat d'occupation d'un logement de l'État prévoit que la loi de l'Ontario s'appliquera au règlement de tout différend ou de toute divergence dans l'interprétation de ce contrat.

25.24

a) Lorsqu'un différend surgit à une mission entre un fonctionnaire et un bailleur, soit pendant la durée du bail, soit à son expiration, au sujet de pertes ou de dommages supposément créés ou causés par le fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

b) L'agent principal de la mission doit soumettre à l'administrateur général un rapport décrivant les circonstances du différend, le rapport d'un évaluateur indépendant, s'il y a lieu, et des recommandations en vue du règlement du différend. Le paiement au bailleur de la partie de la réclamation qui, de l'avis de l'administrateur général, n'est pas dûment attribuable à l'abus ou à la négligence du fonctionnaire peut être autorisé :

25.25 Lorsqu'un fonctionnaire dans une mission :

a) loue un logement permanent à son arrivée; et(ou)

b) cède, à son départ, le logement permanent qu'il a loué; et(ou)

c) est forcé de changer son logement permanent loué en raison des nécessités du service et sur l'ordre de l'administrateur général ou pour des raisons indépendantes de sa volonté, acceptées par l'administrateur général, qui ne surviendraient pas normalement dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire,

l'administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses suivantes engagées par le fonctionnaire pour la location d'un logement permanent :

et, en ce qui concerne l'article 25.25c), les frais réels et raisonnables qu'un fonctionnaire a engagés pour se réinstaller à sa nouvelle résidence, y compris l'indemnité prévue aux DSE 15.18 et 15.19 pour effets endommagés ou perdus au cours du déménagement.

Lignes directrices

1. Les fonctionnaires doivent être avertis qu'il leur incombe de prendre l'assurance voulue de locataire à l'égard de la responsabilité publique qui relèverait d'eux en vertu de la loi de l'Ontario et à l'égard de leurs effets personnels et ménagers qui pourraient être endommagés ou perdus.

2. L'employeur accordera à un fonctionnaire suffisamment de temps payé pour s'occuper de sa réinstallation, et notamment surveiller l'empaquetage et le dépaquetage de ses effets mobiliers; une période de congé payé raisonnable devra également être accordée à l'époux ou au conjoint de fait lorsque cet époux ou conjoint de fait est également un fonctionnaire; on ne refusera pas une telle autorisation sans raison valable.

25.26 Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera de la façon suivante :

Loyer réel mensuel
(ou frais de logement mensuels)
X
Nombre de jours civils applicables
Nombre total de jours civils dans le mois en question

25.27 Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions du loyer maximal ne modifient pas les conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur. (révisé le 1^er avril 2006)

25.28 La présente directive ne s'applique pas dans les cas où un fonctionnaire achète un logement à la mission sans l'approbation du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor.

Formules

Demande d'aide au logement (EXT-68) (Rév.)

Déclaration de logement (EXT-783) (Rév.)

Contrat d'occupation (EXT-1645) (Rév.)

Demande de rajustement compensatoire (EXT-328)

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Appendice A - Frais de logement des fonctionnaires (en dollars et par mois)

1^er avril 2004

Nombre de personnes dans le ménage
Fourchette salariale	Ménage d'une personne	Ménage de 2 personnes	Ménage de 3 personnes	Ménage de 4 personnes	Ménage de 5 personnes ou plus
28 000 - 29 999	560	626	664	692	713
30 000 - 31 999	578	644	683	710	731
32 000 - 33 999	596	661	700	727	748
34 000 - 35 999	612	677	716	743	764
36 000 - 37 999	627	693	731	759	780
38 000 - 39 999	641	707	746	773	794
40 000 - 41 999	655	721	759	787	808
42 000 - 43 999	668	734	773	800	821
44 000 - 45 999	681	747	785	812	834
46 000 - 47 999	693	759	797	824	846
48 000 - 49 999	704	770	808	836	857
50 000 - 54 999	723	789	827	855	876
55 000 - 59 999	748	814	852	880	901
60 000 - 64 999	771	837	875	903	924
65 000 - 69 999	792	858	897	924	945
70 000 - 74 999	812	878	916	943	965
75 000 - 79 999	830	896	934	962	983
80 000 - 89 999	856	921	960	987	1 008
90 000 - 99 999	886	952	990	1 018	1 039
100 000 - 109 999	914	979	1 018	1 045	1 066
110 000 - 119 999	939	1 004	1 043	1 070	1 091
120 000 - 129 999	962	1 027	1 066	1 093	1 114
130 000 - 139 999	983	1 049	1 087	1 114	1 136
140 000 - 149 999	1 002	1 068	1 107	1 134	1 155
150 000 et plus	1 021	1 087	1 125	1 152	1 174

Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions apportées à la présente appendice ne constituent pas des modifications aux conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur. (révisé le 1^er avril 2006)

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Appendice B - Frais de logement des fonctionnaires (en dollars et par mois)

1^er avril 2006

Nombre de personnes dans le ménage
Fourchette salariale	Ménage d'une personne
90 000 – et plus	909

Remarques :

1. Ce tableau s'applique aux employés qui sont arrivés en poste avant le 1^er avril 2002 selon la DSE 25.08a)(ii).
2. Ces chiffres correspondent aux frais de logement de 2005 majorés de 0,8 %, soit le pourcentage d'augmentation observé par Statistique Canada pour la période allant de novembre 2004 à novembre 2005. (révisé le 1^er avril 2006)
3. Là où aucun coût n'est indiqué dans l'appendice B, le coût du logement précisé à l'appendice A s'applique.
4. Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions effectuées à cet appendice ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur. (révisé le 1^er avril 2006)

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Appendice C - Rajustements compensatoires - logements de l'État

Généralités

1. Conformément à la DSE-25 - Logement, l'employeur s'engage à fournir à chaque fonctionnaire en poste dans une mission, lorsque cela est possible et pratique, un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement loué et occupé par une personne de la région d'Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de façon similaire.

2. Il est reconnu, pour les fins de l'administration des logements, que l'on ne peut retrouver ailleurs dans le monde, encore moins dans toutes les missions et dans chacun des logements des fonctionnaires, exactement les mêmes normes de logement et les mêmes conditions de vie que l'on trouve dans la région d'Ottawa-Gatineau. En outre, l'État possédera toujours, dans certaines missions, des logements qui ne répondent pas aux critères de la politique de comparabilité moyenne. Lorsque le degré d'habitabilité de ces logements est sensiblement réduit, la DSE 25.10 prévoit un rajustement compensatoire. Sauf entente spéciale avec les ministères employeurs, quand le logement est fourni par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, c'est ce ministère qui administre les rajustements compensatoires.

3. Pour déterminer une norme de comparabilité moyenne, l'employeur se fonde sur les critères contenus dans le présent appendice. Ces critères, ainsi que les conditions et le mode de vie de l'endroit, servent de points de repère pour l'évaluation de l'habitabilité globale d'un logement donné. Certains facteurs comme les dimensions et l'aménagement, les systèmes mécaniques, les aires de loisirs et de stationnement sont objectifs et quantifiables; d'autres sont subjectifs et beaucoup plus difficiles à mesurer. De plus, nombre de ces facteurs ne revêtent qu'une importance limitée par rapport à l'habitabilité générale, notamment l'aménagement paysager et l'apparence extérieure de l'immeuble. Il faut faire preuve de discernement quand il s'agit de déterminer si les lacunes rendent effectivement le logement inférieur à la « norme » de la région d'Ottawa/Gatineau et, si tel est le cas, dans quelle mesure l'habitabilité s'en trouve réduite. Il importe de noter que les éléments qui peuvent rendre un logement plus qu'entièrement satisfaisant (pièces plus grandes que la normale, piscine, par exemple) doivent aussi être pris en considération et influeront, par conséquent, sur la détermination des répercussions de toute lacune apparente.

4. Un logement peut présenter des lacunes pour diverses raisons, selon sa nature et la situation de ses occupants. Dans certains cas, un rajustement compensatoire accordé au locataire d'un logement en particulier peut s'appliquer à tous les locataires qui lui succèdent. Sans restreindre le caractère général de cet énoncé, voici quelques situations qui peuvent se présenter de temps à autre :

a) Logement inadéquat : on peut envisager la possibilité d'accorder un rajustement compensatoire au fonctionnaire qui doit occuper un logement jugé inadéquat par rapport à son traitement et(ou) à la taille du ménage. Cette situation peut se présenter même lorsque les conditions de vie globales sont généralement comparables, mais qu'il n'est peut-être pas pratique ni économique de fournir un autre logement.

b) Réparation et entretien courants insuffisants : il incombe à la direction de la mission de veiller à ce que les réparations et l'entretien des logements de l'État soient effectués rapidement et correctement; toutefois, un délai raisonnable doit être prévu à cette fin. Un délai de trois mois est jugé comparable à celui que prend en moyenne un propriétaire de la région d'Ottawa/Gatineau pour corriger les lacunes de nature non urgente. Par conséquent, si la réparation ou l'entretien n'est pas effectué dans les trois mois suivant la date à laquelle le problème a été signalé, le fonctionnaire pourra demander un rajustement compensatoire qui, s'il est approuvé, sera versé rétroactivement à partir de la date où le problème a été signalé et tant et aussi longtemps que la situation n'aura pas été corrigée.

c) Réparations exceptionnelles dans les cas où la plus grande partie du logement demeure habitable : Par exemple, un incendie d'origine électrique peut rendre une pièce et une partie du vestibule inutilisable, sans toutefois obliger le fonctionnaire et les personnes à charge à quitter le logement pendant que s'effectuent les réparations.

d) Facteurs locaux : Étant donné qu'une indemnité différentielle de mission (IDM) est accordée lorsqu'il existe des conditions laissant à désirer qui touchent tous les membres du personnel, il se peut que des fonctionnaires touchent déjà une indemnité pour des lacunes liées au milieu ou aux conditions locales. Toutefois, lorsqu'un ou plusieurs facteurs reconnus en vertu de l'indemnité différentielle de mission font qu'un logement se trouve dans un état nettement pire que les autres logements de l'État à la mission, une demande de rajustement compensatoire peut être envisagée.

5. Il convient de noter que les lacunes relatives au mobilier et aux articles d'ameublement ne seront pas prises en considération et que les exigences du programme qui ont trait au logement et à la nécessité de donner des réceptions officielles en vertu du programme ne sont pas des facteurs de comparabilité avec la région d'Ottawa-Gatineau; ni l'un ni l'autre élément n'intervient dans le calcul des frais de logement du fonctionnaire. Pourtant, le contrat d'occupation détermine clairement qu'il incombe à l'employeur de fournir, de réparer et de remplacer le mobilier et les articles d'ameublement. Il incombe au fonctionnaire d'informer le directeur de mission des omissions et/ou des lacunes graves concernant ces articles. Une attention immédiate doit être portée pour combler ces lacunes qui nuisent sérieusement à l'habitabilité et à l'utilisation des lieux. Lorsque aucune mesure correctrice n'est prise au cours d'une période raisonnable ou que les mesures ne sont pas satisfaisantes, le fonctionnaire peut déposer un grief aux fins d'étude en vertu de la procédure de redressement du CNM.

Critères de comparabilité moyenne

6. L'habitabilité globale des logements de l'État doit être évaluée en fonction des facteurs suivants :

a) Dimensions et aménagement - Le nombre de chambres et la surface habitable du logement doivent généralement correspondre aux chiffres indiqués dans les tableaux suivants :

Objectifs/lignes directrices visant la taille des logements du personnel
Nbre de chambres	Traitement/taille du ménage Traitement de base au 1er avril 2000	Objectif en mètres carrés
2 chambres	célibataires ménage de deux, traitement max. inférieur à 40 000 $	90
2 chambres +	ménage de deux, traitement max. supérieur à 40 000 $	106
3 chambres +	ménage de trois ménage de quatre, traitement max. inférieur à 55 000 $	138
4 chambres+	ménage de quatre, traitement max. supérieur à 55 000 $ ménage de cinq	171

L'espace dont il faut tenir compte pour appliquer les objectifs comprend uniquement les aires réservées au programme et à la famille. Sont compris le hall d'entrée et le vestiaire ou la penderie, les demi-salles de bain, le salon, la salle à dîner, le garde-manger, les chambres à coucher, les salles de bain ainsi que les salles communes et les coins de détente. Sont exclus les placards et les aires d'entreposage (à l'exception de ceux mentionnés ci-dessus), les escaliers, les passages, les entrées latérales et de service, la salle de lavage, la chaufferie, les locaux des installations électriques et(ou)mécaniques, la salle du matériel, les pièces réservées aux domestiques. Les dimensions sont calculées d'un mur intérieur à l'autre.

Remarques

• Le fait que des réceptions officielles puissent être données dans le logement n'entre pas en ligne de compte dans l'évaluation de l'aménagement approprié. La disposition globale des pièces doit tenir compte de la taille du ménage, et lorsque l'occupant constate une lacune, la direction de la mission doit juger objectivement de ses répercussions sur l'habitabilité du logement et consigner le tout sur la formule de demande.
• Les dimensions et l'aménagement des pièces doivent également faire l'objet d'une évaluation. Lorsqu'une lacune est constatée, on doit en consigner les détails complets sur la formule de demande, et y joindre des photographies ou un croquis, s'il y a lieu.

b) Systèmes mécaniques - Cette rubrique englobe les appareils de chauffage, de climatisation, de plomberie, le câblage et l'équipement connexe de la résidence, mais non les services publics. L'équipement de chauffage devrait être en mesure de maintenir la température à 22° C dans toutes les aires du domicile où vivent les occupants. L'équipement de climatisation doit maintenir une température conforme au degré « humidex » fixé pour les zones désignées et qui est indiqué dans le Manuel de gestion du matériel des Affaires étrangères (MGM 2 - Appendice A). La tuyauterie, le câblage et les pièces fixes doivent assurer un degré de commodité, d'utilité et de sécurité comparable à celui que l'on trouve dans les logements de la région d'Ottawa/Gatineau, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.

c) Aires de loisir - Dans le contexte de l'habitation, il existe deux types d'aires de loisir : a) les aires de jeu à l'intention des jeunes enfants, qui doivent se trouver à l'intérieur ou à proximité du domicile; et b) les parcs, terrains de jeu, etc., destinés aux enfants plus âgés et aux adultes et situés à distance raisonnable de la demeure. Selon les conditions et le mode de vie de l'endroit, les aires de loisir varieront considérablement quant à l'emplacement, à la forme et aux commodités, mais elles ne doivent présenter aucun danger (comme la circulation) et la mesure de sécurité personnelle doit y être équivalente à celle qu'on retrouve à la mission. La nécessité d'aires de loisir pour enfants avec le logement n'est pas une exigence constante, mais varie en fonction de la structure familiale.

d) Stationnement - Chaque logement doit disposer, au besoin, d'une aire de stationnement pour une voiture, située sur la propriété ou à une distance de marche raisonnable.

e) Autres - Cette rubrique englobe la facilité d'accès, l'apparence, l'état, l'aménagement paysager, les services locaux, le bruit, la pollution, la sûreté, la sécurité, la circulation, les services publics et l'utilisation. Bien que la manière dont la plupart de ces éléments influent sur l'habitabilité globale du logement soit évidente en soi, il convient d'apporter les précisions suivantes concernant leur application en vertu des présentes lignes directrices.

(i) Accès - On entend par accès les allées, promenades, portes et barrières, couloirs, ascenseurs, etc., que l'on doit emprunter pour se rendre à son logement. Ces endroits doivent être facilement accessibles et sûrs. Dans le cas des immeubles à logements multiples, les aires communes (comme les escaliers, les paliers ou les vestibules) devraient être bien éclairées, bien entretenues et libres de tout encombrement.

(ii) Apparence - Les biens connexes, y compris l'extérieur de l'immeuble, les terrains adjacents faisant partie de la propriété et les espaces utilisés en commun avec les autres résidents devraient être salubres, bien entretenus et nettoyés.

(iii) État - L'intérieur des lieux doit être bien entretenu et en bon état.

(iv) Aménagement paysager - L'aménagement paysager de base et l'embellissement des terrains en fonction du voisinage.

(v) Services locaux - Dans le cas du bureau, des écoles, magasins, parcs et aires de loisirs : en tenant pour acquis des conditions de conduite et des temps de déplacement normaux, le logement doit être situé, au plus, à une heure du lieu de travail en utilisant les moyens de transport publics, ou à 45 minutes en voiture, et dans un rayon de huit kilomètres des écoles publiques, des aires de loisirs et des magasins.

(vi) Bruit - Le niveau de bruit dans les environs immédiats du logement ne doit pas gêner indûment l'occupation normale des lieux, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit. (Il faut se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission - renferme des dispositions sur le niveau de bruit qui incommode tous les membres de certaines missions.)

(vii) Pollution - La pollution de l'air, de l'eau et du sol dans les environs du logement ne doit pas excéder de beaucoup les moyennes locales. (Il convient de se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission renferme des dispositions concernant des facteurs comme la pollution qui, dans certaines missions, affectent tout le personnel.)

(viii) Sûreté - La solidité du bâtiment, les dispositifs d'alarmes et les sorties d'urgence doivent pouvoir protéger les locataires d'accidents causés par l'environnement ou par la nature, compte tenu des normes locales en matière de construction domiciliaire.

(ix) Sécurité - La sécurité matérielle des lieux doit être suffisante pour prévenir les effractions. Dans le cas des logements fournis par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, la sécurité personnelle supplémentaire est assurée conformément à la politique de ce ministère concernant la protection du personnel des missions.

(x) Circulation - La densité de la circulation dans les rues situées tout autour de l'immeuble devrait être raisonnable, compte tenu du type et de l'emplacement du logement.

(xi) Services publics - On entend par services publics l'alimentation du logement en électricité et en eau, ainsi que l'évacuation des eaux usées. Comme il est impossible d'assurer la non-interruption de ces services, les missions qui connaissent de longues et fréquentes pannes doivent s'assurer que les logements du personnel disposent d'installations qui permettent de pallier à ces lacunes.

(xii) Utilisation - L'utilisation des propriétés connexes doit être compatible avec des critères résidentiels, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.

Demande de rajustement compensatoire en matière de logement

7. À moins qu'il n'ait été déterminé qu'un rajustement s'appliquait à tous les locataires ultérieurs, la formule EXT-328 « Demande de rajustement compensatoire en matière de logement » doit être remplie par tous les fonctionnaires relevant du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international relativement à tous les logements de l'État fournis par ce ministère. Le fonctionnaire est responsable de la première étape du processus, soit l'identification et la description de l'inconvénient tel que perçu par l'occupant. À cette étape, les aspects comparables ou supérieurs à ceux que l'on retrouve dans le logement moyen d'Ottawa/Gatineau doivent également être notés.

8. Sur réception de la formule de demande signée, le chef de Mission (ou le comité qu'il a délégué) doit commenter chaque inconvénient signalé par le fonctionnaire et indiquer les délais et les coûts prévus pour le corriger, si possible. Le chef de Mission ou le comité qu'il a délégué doit également déterminer le degré d'habitabilité réduite en tenant compte des points où le logement se compare avantageusement à la norme d'Ottawa/Gatineau. Le chef de Mission approuvera ou rejettera la demande de rajustement compensatoire en se fondant sur cette évaluation globale.

9. En cas de différend, la Mission doit renvoyer la demande au Comité des inconvénients en matière de logements des Affaires étrangères. Ce comité examinera tous les renseignements et communiquera sa décision au chef de la mission.

10. Advenant l'approbation d'un rajustement compensatoire, celui-ci sera habituellement accordé par tranches de 10 %, 20 % ou 30 % selon que les inconvénients sont jugés mineurs, moyens ou majeurs. Comme la politique se fonde sur le logement moyen, aucun rajustement ne sera inférieur à 10 %, même si des inconvénients mineurs peuvent exister. Le Comité des inconvénients en matière de logements des Affaires étrangères étudiera la possibilité d'accorder des rajustements compensatoires de plus de 30 % dans des situations exceptionnelles comme celles-ci :

a) lorsqu'il n'existe pas d'autres logements permanents convenables et que l'employeur n'a aucun contrôle sur la correction des lacunes; ou

b) lorsque le fonctionnaire accepte de rester dans le logement, malgré la gravité de l'inconvénient, et que les réparations et(ou) améliorations essentielles peuvent être effectuées dans un délai raisonnable.

11. Le chef de Mission (ou le comité qu'il a délégué) examinera la pertinence des rajustements compensatoires accordés à la mission les 1^er avril et 1^er octobre de chaque année, à tout le moins, et fera rapport des résultats de son examen au sous-ministre des Affaires étrangères aux mêmes dates.

DSE 26 - Avance pour dépôt de garantie

Introduction

L'employeur reconnaît que le fonctionnaire peut devoir payer un dépôt de garantie à un bailleur pour obtenir un logement, ou à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels. L'employeur s'engage alors à fournir une aide financière au fonctionnaire sous forme d'avance.

Lorsqu'aucun dépôt de garantie n'a été versé et que le bailleur demande le remboursement de pertes ou dommages présumés, il faut consulter la DES 25 - Logement.

Directive 26

26.01  Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et(ou) lorsqu'il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une avance n'excédant pas les montants suivants :

a) six mois de loyer réel établi conformément à la DSE 25.03, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et(ou)

b) six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

Instruction

Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu de l'article 26.01 figurent à l'appendice de la DSE 10 - Prêt d'affectation.

26.02  Sauf lorsque les dispositions des articles 26.03, 26.04 ou 26.05 sont applicables, l'avance faite en vertu de l'article 26.01 doit être :

a)  remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l'agence ou la société lui rembourse son dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l'intérêt couru, conformément aux dispositions du bail, ou

b)  recouvrée à même le traitement du fonctionnaire deux mois après la date d'expiration du bail,

selon la première de ces deux dates.

26.03  Lorsque le bailleur, la société ou l'agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l'administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n'est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence :

a) d'un mois de loyer réel, tel que prévu à la DSE 25.03, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent, et(ou)

b) d'un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.

26.04  Lorsque le dépôt de garantie est retenu en réparation de pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire et que le montant ainsi retenu excède la limite prescrite à l'article 26.03, l'administrateur général peut :

a)  autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n'excède pas celui du dépôt de garantie retenu, ou

b)  renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie retenue qui, à son avis, n'est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.

26.05  Lorsque l'administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l'article 26.04a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes :

a) que les revendications du bailleur, de la société ou de l'agence ne sont pas raisonnables, et

b) que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l'agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs,

il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l'avance de dépôt de garantie qui n'est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

Instruction

Avant de renoncer au recouvrement prévu à l'article 26.04b) ou à l'article 26.05, l'agent ministériel supérieur en fonction à la mission doit présenter à l'administrateur général un rapport exposant les circonstances du différend, le rapport d'un estimateur indépendant, le cas échéant, et les recommandations sur la façon de trancher le différend.

Lignes directrices

1. Il incombe au fonctionnaire de s'assurer que les meubles sont bien inscrits dans l'inventaire ou le contrat, de même que leur état, afin d'éviter tout malentendu. Au besoin, le fonctionnaire peut utiliser les services de traduction à la mission afin de bien comprendre les termes utilisés à l'égard de certains meubles.

2. Le règlement des avances pour dépôt de garantie se fera dans la même monnaie que l'avance émise, sauf si le fonctionnaire a quitté la mission avant le versement final, auquel cas tous les montants dus seront remboursés en monnaie canadienne au taux de change en vigueur au cours du mois où le fonctionnaire a quitté la mission.

Formules

SCT 330-188 (82/5) DSE 26

Avance pour dépôt de garantie (DSE 26)

DSE 28 - Indemnité d'entreposage en lieu sûr

Introduction

Lorsqu'un fonctionnaire quitte temporairement son logement de la mission, les risques de cambriolage ou d'effraction peuvent être plus grands qu'à Ottawa/Gatineau, selon la durée de l'absence et le taux de criminalité à cette mission. L'employeur a pour politique d'assurer une protection raisonnable contre ces risques, que le besoin d'une telle protection provienne ou non de circonstances inhérentes au programme.

Directive 28

28.01 Conformément aux articles 28.02, 28.03 et 28.04, lorsqu'un fonctionnaire est temporairement absent de la mission et n'a ni personne à charge ni serviteur en résidence dans son logement durant son absence, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables :

a) soit d'entreposage, y compris les frais d'emballage, d'expédition, d'assurance complémentaire et de déballage des effets du fonctionnaire,

b) soit de services de garde assurant une protection comparable à partir du premier jour d'absence du fonctionnaire,

selon le moins élevé des deux montants, s'il est d'avis qu'une protection contre le cambriolage ou l'effraction est nécessaire.

28.02 Si, de l'avis de l'administrateur général, l'absence provient de circonstances inhérentes au programme, l'administrateur général pourra autoriser les frais d'entreposage mentionnés à l'article 28.01a) pour toute la période précédant le départ qui est nécessaire pour permettre l'entreposage en lieu sûr des effets du fonctionnaire dès le premier jour de son absence; ces frais se limiteront aux dépenses relatives :

a) aux effets mobiliers, lorsque le bail conclu par le fonctionnaire qui a loué à titre privé un logement est résilié avec l'approbation de l'administrateur général, ou

b) aux effets personnels seulement, si le bail conclu par le fonctionnaire n'est pas résilié ou s'il n'y a pas de bail.

28.03 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente de la mission en raison d'un congé payé autorisé, et non en raison d'une absence prévue à l'article 28.02, et que le bail qu'il a conclu n'est pas résilié ou s'il n'y a pas de bail, les frais d'entreposage dont il est question à l'article 28.01a) doivent se limiter :

a) à un poids maximal de

b) aux dépenses engagées à compter du premier jour de congé du fonctionnaire.

28.04 L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais en vertu de l'article 28.03 à l'égard :

a) de l'absence de la mission de huit jours ou plus, lorsque les risques de cambriolage ou d'effraction des locaux inhabités sont, à son avis, beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau, et

b) d'une absence de la mission

lorsque, à son avis, les risques de cambriolage et d'effraction des locaux inhabités ne sont pas beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau.

28.05 Le fonctionnaire qui s'absente de la mission pour prendre un congé payé et dont le bail est résilié avec l'approbation de l'administrateur général tombe sous le coup de la DSE 15.13a).

28.06 L'administrateur général peut, à sa discrétion, assurer l'entreposage en lieu sûr ou autoriser le paiement des frais d'entreposage de la voiture du fonctionnaire, dans les cas exceptionnels où le fonctionnaire ne peut prendre lui-même les dispositions à cet égard.

Instruction

L'expression « s'il n'y a pas de bail » s'applique au fonctionnaire qui habite un logement de l'État ou un logement qui lui appartient.

DSE 30 - Moyens de transport à la mission et dépenses connexes

Introduction

L'employeur reconnaît qu'à certains endroits à l'extérieur du Canada, les circonstances se rattachant au transport personnel et aux dépenses connexes sont très différentes des situations dans lesquelles se trouvent habituellement les fonctionnaires en service au Canada. Il est admis que l'accès à un moyen de transport personnel non seulement permet au fonctionnaire de bien remplir ses fonctions, mais encore le rapproche de son niveau de vie au Canada. Les restrictions locales peuvent limiter les possibilités de posséder une voiture particulière ou entraîner pour les fonctionnaires des frais supplémentaires considérables. Par conséquent, l'employeur est disposé à aider de diverses façons bien définies les fonctionnaires tant à obtenir un moyen de transport personnel qu'à assumer les coûts qui s'y rattachent. Les divers types d'aide offert en vertu de la présente directive visent :

a)  la location d'un véhicule (articles 30.01 à 30.03)

b)  les taxes routières et les frais d'immatriculation (article 30.04)

c)  les frais de stationnement à la mission (article 30.05)

d)  l'aide au transport quotidien (articles 30.06 à 30.13)

e)  le transport relatif aux études (articles 30.14 et 30.15)

Directive 30

Location d'un véhicule

30.01 S'il juge qu'un fonctionnaire en poste dans une mission donnée ne peut bénéficier des dispositions de la DSE 15.17 à cause des embargos, droits prohibitifs de douane ou restrictions de cession qui sont imposés par le pays d'accueil à l'égard de sa voiture particulière, ou parce que les frais d'expédition de la voiture sont excessifs, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à utiliser une voiture de l'État ou un autre moyen de transport pendant son affectation à cette mission, à la condition que ce dernier remplisse les conditions énoncées à l'article 30.02.

Instructions

1.  L'utilisation d'une voiture de l'État ou d'un autre moyen de transport vise principalement les fonctionnaires en poste dans une mission à laquelle l'administrateur général n'était pas disposé à autoriser l'expédition de leur voiture particulière en vertu de la DSE 15.17. C'est l'administrateur général qui désigne les missions où les fonctionnaires n'ont pas le droit de se prévaloir des dispositions de la DSE 15.17 en raison d'embargos, de droits prohibitifs de douanes, de restrictions de cession ou de frais d'expédition excessifs. La désignation de ces missions devrait se faire d'un commun accord par les ministères qui y ont des représentants.

2.  Les dispositions de l'article 30.01 ne confèrent aucun droit aux fonctionnaires. On fera tous les efforts possibles pour fournir des véhicules appartenant à l'État dans les circonstances susmentionnées, mais il faut reconnaître que la chose ne sera peut-être pas toujours possible dans le cas où les fonctionnaires affectés à l'étranger travaillent dans des localités où les Affaires étrangères et du Commerce international n'ont pas de représentants ou lorsque les affectations sont organisées en vertu d'une entente bilatérale, d'un programme international ou du programme Échanges Canada.

3.  Le moyen de transport qui peut être fourni en vertu de la présente directive comprend tous les véhicules appartenant à l'État à une mission et ne se limite pas aux véhicules visés par les dispositions précises de la présente directive.

4.  L'administrateur général doit décider du type de voiture ou du moyen de transport à fournir et du moyen le plus économique de le faire, compte tenu du prix initial, du prix des pièces et de la facilité à les obtenir, ainsi que de la qualité du service et de la facilité à s'en prévaloir. Le statut du fonctionnaire ne doit pas entrer ici en ligne de compte.

5.  Les articles 30.01 à 30.03 de la présente directive s'appliquent à un seul fonctionnaire, dans le cas d'un « couple des fonctionnaires », sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

6.  À la discrétion de l'administrateur général et à la condition que des véhicules de l'État soient disponibles à la mission, les dispositions de l'article 30.01 peuvent également s'appliquer à un fonctionnaire dont la voiture particulière est expédiée à destination ou en provenance d'une mission en vertu de la DSE 15.17. La présente disposition s'applique habituellement dans le cas des missions où les moyens de transport locaux sont inexistants ou inadéquats.

7.  À noter que les fonctionnaires peuvent réclamer des frais de location de voiture dans certains cas de réinstallation précis, en conformité avec la DSE 15.32. Lorsqu'un fonctionnaire réclame les frais de location de voiture pour l'utilisation d'une voiture de l'État en vertu de l'article 30.01, le taux fixe sera déterminé en conformité avec l'article 30.02.

8.  Bien que le singulier soit utilisé à l'article 30.01, rien n'empêche un fonctionnaire de louer un deuxième véhicule de l'État à condition qu'il y en ait de disponibles et que d'autres fonctionnaires n'aient pas besoin d'un premier véhicule.

30.02 Le fonctionnaire qui accepte une voiture de l'État ou un autre moyen de transport à des fins personnelles doit :

a)  convenir d'assumer les frais de fonctionnement (huile, carburant et essence, stationnement, péages, etc.) et de payer un taux fixe comme suit :

jusqu'à ce que la méthodologie soit revue et que le taux fixe soit révisé par le Comité du Conseil national mixte sur les Directives du service extérieur.

b)  convenir de rendre la voiture, dans l'état où elle était lorsqu'elle lui a été remise, compte tenu de l'usure normale;

c)  s'assurer que le véhicule n'est conduit que par des personnes autorisées qui détiennent un permis de conduire conformément aux lois locales;

d)  veiller à ce que l'inspection et l'entretien de la voiture se fassent conformément aux instructions de l'administrateur général; et

e)  convenir de payer

Ligne directrice

Il convient de noter que, lorsque la direction exige d'un fonctionnaire qu'il utilise une voiture particulière en service commandé, ces frais ne sont pas remboursables en vertu de la Directive 30. Dans ce cas, le fonctionnaire doit recevoir une indemnité conformément à la Directive sur les voyages du CNM, les taux par kilomètre ou par mille étant ici déterminés par le sous-ministre des Affaires étrangères. (révisé le 1^er juillet 2005)

États-Unis d'Amérique : http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071116160053/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/krus-tkeu_f.asp (révisé le 1^er juillet 2005)

Localités à l'étranger : http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071116160053/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/krla-tkde_f.asp (révisé le 1^er juillet 2005)

30.03  L'administrateur général qui autorise un fonctionnaire à se servir d'une voiture de l'État doit autoriser le paiement :

a)  des frais autres que ceux du carburant qu'assume le fonctionnaire pour le fonctionnement et l'entretien ordinaires de l'automobile;

b)  des frais d'inspection, de grandes révisions ou de réparations que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'article 30.02e)(i); et

c)  des frais qu'entraînent les dommages subis par la voiture que le fonctionnaire n'est pas obligé de payer conformément à l'article 30.02e)(ii) et (iii).

Taxes routières et droits d'immatriculation

30.04

a)  Le fonctionnaire en poste à l'extérieur du Canada peut être obligé de payer des droits annuels d'immatriculation d'automobile et(ou) des taxes routières qui dépassent les taux exigés par la province de l'Ontario. Lorsque le fonctionnaire prouve par des pièces justificatives ou par des reçus qu'il a payé ces taxes routières et(ou) ces droits d'immatriculation locaux, il peut se faire rembourser la différence entre les droits annuels payés et ceux qui sont exigés en Ontario. Toutefois, ces droits et(ou) taxes routières se limitent aux droits annuels d'immatriculation et(ou) aux taxes routières versés à l'égard d'une seule voiture particulière (y compris une motocyclette, si elle constitue le moyen de transport principal).

b)  Si le fonctionnaire est affecté à une localité à l'extérieur du Canada où les voitures particulières doivent obligatoirement faire l'objet d'une inspection technique, il peut toucher le remboursement des frais d'inspection à l'égard d'une voiture particulière, sur présentation des reçus ou des documents nécessaires.

Ligne directrice

L'article 30.04 ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

Frais de stationnement à la mission

30.05  L'administrateur général autorise le paiement des frais réels et raisonnables de stationnement du fonctionnaire à son lieu de travail, lorsque, à son avis :

a)  les fonctions, les responsabilités, le rang ou le poste du fonctionnaire l'exigent; ou que

b)  les moyens de transport en commun sont inexistants ou ne sont pas satisfaisants d'après les normes canadiennes, et que le fonctionnaire doit utiliser régulièrement sa voiture particulière pour se rendre au travail.

Instruction

L'article 30.05 de la présente directive s'applique à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

Aide au transport quotidien

30.06 Pour déterminer si l'aide au transport quotidien est justifiée, il convient de ne pas perdre de vue que la politique de base du gouvernement sur le transport quotidien prévoit que dans des circonstances normales, les fonctionnaires doivent se rendre au travail à leurs propres frais. Une aide ne peut être versée que lorsque les frais excessifs de transport quotidien découlent de l'attribution à un fonctionnaire d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément dans un lieu approuvé par la direction, conformément aux articles 30.07 à 30.13 inclus.

Définitions

30.07 Dans la présente directive :

a)  l'expression transport en commun satisfaisant (adequate public transportation) s'entend du transport en commun entre un lieu de résidence convenable et le lieu de travail qui, de l'avis de l'administrateur général,

b)  l'expression aide au transport quotidien (commuting assistance) s'entend des frais de transport quotidiens réels moins la quote-part des frais de transport quotidiens;

c)  l'expression quote-part des frais de transport quotidiens (commuting share) désigne le moins élevé des deux montants suivants :

d)  l'expression frais de transport quotidien (commuting cost) désigne les frais de transport qu'assume un fonctionnaire pour effectuer, par le moyen de transport le plus économique, un voyage aller-retour quotidien entre sa résidence et son lieu de travail, conformément à l'article 30.08, pour la période pendant laquelle une aide au transport quotidien est réclamée;

e) l'expression taux par kilomètre (mille) à la mission (post kilometric (mileage) rate) désigne le taux en cents qui peut être demandé par kilomètre (mille) pour l'utilisation autorisée d'une voiture particulière à la mission, lorsqu'un fonctionnaire demande la permission d'utiliser une voiture particulière pour son transport quotidien et que l'employeur y consent. C'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071116160053/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/cad-datq-a_f.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission. (révisé le 1^er juillet 2005);

Ligne directrice

Le taux par kilomètre (mille) à la mission est rajusté lorsqu'une mission fait état d'une augmentation du prix du carburant ou de l'essence. Par conséquent, le taux par kilomètre (mille) à la mission pour l'aide au transport quotidien est révisé le 1er avril de chaque année et aux autres dates où le taux par kilomètre (mille) réduit applicable aux voyages à la mission est rajusté par le sous-ministre des Affaires étrangères conformément à la méthode décrite à l'alinéa 30.07e). (révisé le 1^er juillet 2005)

30.08  Lorsque la quote-part des frais de transport quotidien est inférieure aux frais de transport quotidien, un fonctionnaire peut demander, pour un mois civil donné, une aide au transport quotidien conformément aux articles 30.09, 30.10, 30.11, 30.12 ou 30.13.

Instruction

L'absence du travail ne porte atteinte à l'aide au transport quotidien que si le fonctionnaire n'engage pas de frais de transport quotidien pendant son absence. À titre d'exemple, le fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière pour le transport quotidien ne peut demander une aide au transport quotidien pendant cette absence, tandis que le fonctionnaire qui a acheté un billet ou laissez-passer annuel peut continuer de recevoir l'aide au transport quotidien qu'il touche normalement. On ne doit pas rembourser aux fonctionnaires les frais de transport quotidien qu'ils auraient pu éviter.

30.09 Situation où le fonctionnaire ne peut choisir le lieu de son logement domiciliaire

a) Lorsqu'il existe un service de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais du transport en commun entre son lieu de travail et sa résidence qui excèdent la quote-part des frais de transport quotidien, pour la partie du billet de transport disponible le plus économique (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel), qui se rattache au mois civil pour lequel une aide au transport quotidien est demandée, indépendamment du mode de transport effectivement utilisé par le fonctionnaire;

b)  lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant et

30.10 Situation où le fonctionnaire peut choisir le lieu de son logement domiciliaire

a) Lorsqu'il existe un transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais de transport en commun les moins élevés parmi les suivants :

b)  Lorsqu'il n'existe pas de transport en commun satisfaisant, le fonctionnaire peut réclamer une aide au transport quotidien comme il est dit à l'article 30.09b), sauf que, lorsque l'utilisation d'une voiture particulière est autorisée, cette aide s'applique à la plus courte des deux distances aller-retour suivantes :

selon le cas.

30.11  Lorsqu'une aide au transport quotidien est autorisée en vertu des articles 30.09a) ou 30.10a), le fonctionnaire peut réclamer le remboursement du prix réel d'un billet ou laissez-passer de longue durée au moment de l'achat. En pareil cas, la quote-part des frais de transport quotidien représente :

a)  le prix du laissez-passer OC Transpo adultes régulier le jour de l'achat du billet ou laissez-passer à long terme, si la quote-part des frais de transport quotidien est payée à l'avance pour la période de validité du billet ou du laissez-passer de longue durée; ou

b)  le prix du laissez-passer OC Transpo adultes régulier le premier jour de chaque mois pour lequel une aide au transport quotidien est réclamée, si la quote-part des frais de transport quotidien n'est pas payée à l'avance pour la période de validité du billet ou du laissez-passer de longue durée;

selon le cas.

30.12  Lorsque l'affectation d'un fonctionnaire se termine avant la date d'expiration du billet ou du laissez-passer de longue durée et que le fonctionnaire a droit au remboursement de la partie inutilisée d'un tel billet, il doit verser à l'employeur le montant remboursable, moins toute quote-part des frais de transport quotidien qui a été déduite au moment de l'achat du billet ou du laissez-passer et qui est applicable à la partie remboursable du billet ou du laissez-passer.

30.13  Lorsqu'un fonctionnaire se voit fournir un véhicule de l'État en vertu des dispositions de l'article 30.01, une aide au transport quotidien peut être réclamée conformément aux articles 30.09b)(ii) ou 30.10b).

Ligne directrice

Il convient de noter que lorsque la direction exige d'un fonctionnaire qu'il utilise sa voiture particulière en service commandé, ces frais ne sont pas remboursables en vertu de la politique d'aide au transport quotidien. Dans ce cas, le fonctionnaire devrait recevoir une indemnité conformément à la directive sur les voyages d'affaires, les taux de millage ou de kilométrage à la mission étant ici déterminés par le sous-ministre des Affaires étrangères.

Transport relatif aux études

30.14  Lorsqu'un fonctionnaire en poste dans une mission touche, en vertu de la DES 34 - Indemnités scolaires, une indemnité scolaire pour un enfant à charge qui réside à la mission et que le transport scolaire n'est pas assuré par l'école ou compris dans les frais de scolarité, la direction de la mission peut lui accorder de l'aide pour le transport d'un enfant à charge à destination et en provenance de l'école.

Instructions

1.  Il incombe à la direction de la mission d'approuver le paiement des frais relatifs à l'utilisation du mode de transport le plus économique et le plus pratique pour mener des enfants à l'école et les ramener, lorsque ce transport n'est pas assuré au moyen de services mis sur pied par l'école.

2.  Les frais que peut approuver la direction de la mission comprennent les frais réels de transport commercial, de transport par véhicule de l'État ou par voiture particulière et les frais de transport d'une personne qui accompagne l'enfant à cause de circonstances locales comme la distance, l'accessibilité des transports en commun et la sécurité. On s'attend à ce que le transport coopératif soit utilisé chaque fois que cela est pratique dans les circonstances.

3.  Normalement, les frais de transport local sont payés pour un voyage aller-retour effectué chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'élève ou de l'étudiant et l'établissement d'enseignement. Dans des situations spéciales, les comités de direction des missions peuvent autoriser le paiement des frais de transport local pour plus d'un voyage aller-retour par jour de classe. Parmi les situations spéciales acceptées, il y a lieu de mentionner celles où :

a)  il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi;

b)  la surveillance n'est pas assurée pendant la pause du midi;

c)  l'horaire prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.

30.15

a) Lorsque l'utilisation d'une voiture particulière a été autorisée en vertu de l'article 30.14, l'aide se fonde sur le taux par kilomètre (mille) réduit à la mission, déterminé par le sous-ministre des Affaires étrangères de la manière décrite à l'alinéa 30.15b). Lorsqu'un étudiant à charge utilise une voiture particulière à destination ou en provenance d'un établissement d'enseignement, l'aide qui lui est accordée comprend également le remboursement des frais quotidiens, réels et raisonnables, de stationnement à (ou près de) l'établissement d'enseignement, mais pas le remboursement des frais de stationnement engagés pour le transport des enfants à destination ou en provenance de l'école. (révisé le 1^er juillet 2005)

b) Pour l'application de l'alinéa 30.15a), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) le moins élevé applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071116160053/http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/cad-datq-a_f.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission; (révisé le 1^er juillet 2005)

Instruction

Lorsque l'école offre un service de transport et qu'un fonctionnaire choisit d'utiliser sa voiture particulière pour mener son enfant à l'école, le montant maximal de l'aide qui peut être demandé ne doit pas excéder le coût du service de transport offert par l'école, à moins que des circonstances exceptionnelles ou atténuantes ne justifient le versement d'une aide conformément à l'article 30.15.

Formules

Moyen de Transport à la Mission et Frais connexes (DSE 30)
Accord de location d'un véhicule à moteur
TBS/SCT 330-198 (rév 89)