Partie III - Réinstallation - Avantages offerts

3.1 Introduction

3.1.1 La présente directive propose une approche adaptée aux besoins particuliers de chaque participant. Elle s'adresse aux fonctionnaires admissibles qui déménagent à l'intérieur du Canada. Ce programme permet aux fonctionnaires de bénéficier de services de planification de la réinstallation, de services professionnels d'aide à la vente, de services liés à la destination, etc., lors de chaque étape du déménagement.

3.1.2 La présente directive a pour objet d'encourager et de faciliter les déménagements porte à porte, éliminant ainsi la nécessité de verser des indemnités additionnelles, par exemple IOTDR, grâce à une meilleure gestion des déménagements.

3.2 Aperçu de la disposition

La présente directive comporte trois composantes distinctes mais interdépendantes d'avantages : la composante de base, la composante sur mesure et la composante personnalisée. Les avantages mentionnés dans le présent article sont décrits de façon plus détaillée dans d'autres articles de la Directive.

3.2.1 Composante de base

3.2.1.1 Objet

L'objet du présent article est d'exposer les avantages de base offerts aux fonctionnaires qui déménagent. Il s'agit des dispositions fondamentales touchant le remboursement des dépenses admissibles, notamment les commissions immobilières et les frais juridiques, le remboursement étant effectué directement par l'employeur, par l'entremise du FSR. S'ajoutent à cela certaines améliorations, entre autres les services de planification de la réinstallation et les services liés à la destination.

3.2.1.2 Financement - Aperçu

Les avantages de base aux termes des paramètres énoncés sont entièrement financés par le ministère, sauf indication contraire expresse.

Exemple :
Le fonctionnaire qui verse une commission immobilière de 15 000 $ a droit à un remboursement de 15 000 $.

Voici un aperçu des avantages de base offerts aux fonctionnaires qui déménagent. Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à l'article correspondant de la présente directive.

Aperçu

3.2.1.3 Bien que l'utilisation des éléments de la composante de base ne soit pas obligatoire, les éléments non employés ne peuvent en aucun cas être échangés ou se voir attribuer une valeur pécuniaire qui pourrait être ajoutée à la composante sur mesure prévue à la présente directive. En décidant de ne pas se prévaloir des avantages de la composante de base, le fonctionnaire y renonce tout simplement.

Exemple :
Un fonctionnaire qui choisit de ne pas se prévaloir du voyage à la recherche d'un logement (VRL) renonce à un avantage de la composante de base et n'aura droit à aucun montant au titre de cette mesure.

3.2.2 Composante sur mesure

La composante sur mesure renferme des éléments qui peuvent donner droit à un remboursement, à concurrence de la valeur déterminée à partir de montants calculés au préalable, des avantages prévus à la composante sur mesure.

3.2.2.1 Objet

1. Ces avantages sont accordés par l'employeur au regard de dépenses relatives au déménagement qui ne sont pas prévues par la composante de base. Il est ainsi possible de choisir les éléments correspondant le mieux aux besoins de réinstallation du fonctionnaire.
2. Le montant dont dispose le fonctionnaire dans sa composante sur mesure est calculé au moyen de la formule de financement et variera en fonction de la situation de chaque fonctionnaire. Ces fonds n'ayant d'autre but que de faciliter le déménagement, les sommes inutilisées sont reprises par le ministère et ne sont pas payables au fonctionnaire.
3. Toutes les dépenses envisagées dans le but de faciliter le déménagement sont imputées d'abord à la composante sur mesure, sauf si elles sont expressément exclues pour l'application de la présente directive; les dépenses en sus des fonds affectés à la composante sur mesure sont imputées à la composante personnalisée.
4. Les fonds affectés à la composante sur mesure ne peuvent servir à bonifier les avantages associés à la composante personnalisée.

3.2.2.2 Avantages

Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à l'article correspondant de la présente directive. Voici un aperçu des avantages offerts aux fonctionnaires qui déménagent dans le cadre de la composante sur mesure :

3.2.3 Composante personnalisée

3.2.3.1 Objet

Les sommes d'argent qui constituent la composante personnalisée proviennent des économies/encouragements et des allocations décrits à l'alinéa 3.4.2.

Consultez le sous-alinéa 3.2.3.2 pour connaître les règles d'utilisation des fonds. N'oubliez pas que tous les déboursements de fonds de la composante personnalisée sont imposables.

Les dépenses raisonnables et justifiables excédant les limites de la composante de base, qui correspondent à l'esprit de la présente directive et sont accompagnées de reçus, peuvent également être remboursées à même les fonds de la composante personnalisée.

Il revient au fonctionnaire de décider de la façon de dépenser les fonds de la composante personnalisée; toutefois, les montants qui dépassent les tarifs/honoraires du PRI négociés préalablement avec les tiers fournisseurs (p. ex. commissions immobilières, frais judiciaires, frais d'inspection, etc.) ne seront pas remboursés.

Une fois le déménagement achevé ou au bout de douze mois, selon la première de ces éventualités, les sommes inutilisées de la composante personnalisée seront versées au fonctionnaire.

3.2.3.2 Avantages

Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à la disposition correspondante de la présente directive. Voici un aperçu des avantages offerts aux fonctionnaires qui déménagent pouvant être financés dans le cadre de la composante personnalisée :

3.3 Services au conjoint

Les frais relatifs aux services suivants fournis au conjoint ou conjoint de fait du fonctionnaire peuvent être remboursés :

Composante sur mesure/personnalisée

• Recherche d'emploi;
• Aide à l'emploi;
• Voyages aller-retour pour des entrevues;
• Préparation d'un curriculum vitae; et
• Photocopie et transmission de relevés de notes.
  1. Ces dépenses sont assujetties aux politiques et directives de l'ARC.
  2. Des reçus sont requis.
  3. Les remboursements peuvent être assimilés à un avantage imposable.

3.4 Composante sur mesure et composante personnalisée - Calcul des fonds

Le calcul de la formule de financement est établi à partir du tableau suivant. L'information détaillée sur les conditions et les limites de toute partie du calcul figure dans les dispositions correspondantes du présent article.

Formule de financement - composante sur mesure
Élément # 1a: Commission immobilière (propriétaire) (max. 5 250 $ / min. 1 000 $) OU Élément #1b:  Allocation pour locataires : 1 000 $ @ 100 %	____ x 35 % = OU 1000 $	------------
Élément #2 : Coût du transport - aller -Taux kilométrique du ministère des finances (fonctionnaire et personnes à charge)	____ x 35% =
Élément #3: Coût d'expédition de 1 000 livres (453,60 kilos) d'effets mobiliers par pièce selon la grille de calcul zone à zone	____ x 35% =
Total - composante sur mesure :		_________
Formule de financement - composante personnalisée
Incentives:
Élément #4a: Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification pour les fonctionnaires		650,00 $
Élément #4b: indemnité de transfert équivalant à deux (2) semaines de traitement pour les fonctionnaires
Élément # 5a: Choix de ne pas vendre la résidence : 80 % de la commission immobilière (Max. : 12  000 $/valeur estimative maximale : 300 000 $)
Total partiel :		_________
Économies transférables à l'enveloppe de la composante personnalisée
Élément # 5b: 80 % de l'économie découlant du fait de ne pas entreposer à long terme (postes isolés) les principaux électroménagers - période maximale de 24 mois
Élément # 5c: VRL : 250 $ vol/nuitée un samedi à destination OU Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation (HP et IFA) pour les jours de VRL non utilisés (max. 250 $, taxes comprises)
Élément # 5d : Réduction par chambre d'hôtel/de motel : 50 $/nuitée		_________
Élément # 5e : Économies découlant du fait que le poids des effets mobiliers expédiés est inférieur au seuil applicable
Total partiel :		_________
Total - composante personnalisée :		_________

3.4.1 Composante sur mesure

3.4.1.1 Élément #1 du tableau - Commission immobilière

Le premier facteur utilisé pour le calcul de la composante sur mesure varie selon la situation du fonctionnaire au moment de l'avis de réinstallation.

Propriétaires : 1 000 $ ou 35 % de la commission immobilière sur la valeur estimative, le plus élevé des deux montants étant retenu, à concurrence de 5 250 $ (taxes non comprises).

Locataires : un montant de 1 000 $ sera porté au crédit d'une personne qui était locataire au lieu d'origine.

Remarques :

     1. L'allocation accordée à un propriétaire est plus élevée parce que les frais liés à l'achat et à la vente d'une résidence sont de beaucoup supérieurs à ceux liés à la location d'un logement.
     2. Le prix de vente de la résidence principale sera utilisé en remplacement de sa valeur estimative en vue d'établir l'enveloppe de financement si la résidence est vendue entre la réception de a lettre d'offre et le début du processus de services de conseil de la part du FSR.

3.4.1.2 Élément #2 du tableau - Transport des membres de la famille

Le deuxième élément utilisé pour le calcul de la composante sur mesure est le coût du transport (aller seulement) de la famille au nouveau lieu de travail. Aux fins de calcul seulement, le financement sera fondé sur la distance, aller seulement, entre l'ancien lieu de travail et le nouveau, multiplié par le nombre de membres de la famille du fonctionnaire, multiplié par le taux kilométrique supérieur fixé annuellement par le ministère des Finances (taux applicable au lieu de départ), et multiplié par 35 %.

Formule : 35 % x (distance x [taux annuel fixé par le ministère des Finances] x nombre de membres de la famille).

Exemple :
Le lieu de départ est la ville de Québec. La distance par route entre l'ancien lieu de travail et le nouveau est de 3 000 kilomètres, et la famille compte quatre membres. Le montant transférable à la composante sur mesure est donc : 3 000 x 4 = 12 000 x 0,42 $ = 5 040 $ x 35 % = 1 764 $.

Remarque :
Lorsque le fonctionnaire et ses personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail par un moyen de transport appartenant à l'employeur ou loué par lui, le fonctionnaire n'a pas droit à cet élément de la composante sur mesure et le calcul du kilométrage entre l'ancien et le nouveau lieu de travail ne s'applique pas.

3.4.1.3 Élément #3 du tableau - Transport des effets mobiliers

Le troisième élément utilisé pour le calcul de la composante sur mesure est le coût d'expédition d'un poids moyen de 1 000 livres, ou 453,60 kilos, de biens mobiliers par pièce d'un endroit à un autre. Les biens mobiliers n'incluent aucun véhicule, quel qu'il soit.

Formule : 35 % du coût d'expédition des effets mobiliers par pièce admissible (matrice zone à zone).

Pièces admissibles : cuisine, chambres (y compris celles d'un sous-sol aménagé), salon, salle de jeux, salle familiale, salle à manger, sous-sol, garage (sauf dans le cas des logements en copropriété et des immeubles d'habitation), remise (une au maximum), salle de rangement (distincte du logement); il est nécessaire que le nombre de pièces admissibles soit confirmé au moyen d'une évaluation (propriétaires) ou d'une liste signée (locataires).

Le fonctionnaire partageant un logement peut se prévaloir, aux fins d'expédition, d'un facteur de pondération des effets mobiliers fondé sur la formule de location, c.-à-d. que si trois personnes louent une maison de trois chambres et que le loyer s'applique à une chambre, le fonctionnaire a droit au poids d'une pièce. Toutefois, si la formule de location est fondée sur la division de l'ensemble des lieux par le nombre de locataires, le fonctionnaire a droit au tiers du nombre total de pièces.

Remarques :

     1. Cette règle s'applique aux articles expédiés sous la composante de base, que le transporteur accepte sur la base de leur poids seulement (tarifs confirmés par le centre de politique).
     2. Dans les cas exceptionnels où des entrepreneurs sont envoyés par avion à des collectivités éloignées pour faire l'emballage, etc., ce coût sera exclu de la formule de calcul.

3.4.2 Composante personnalisée

3.4.2.1 Élément #4A du tableau - Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification et indemnité de transfert

3.4.2.1.1 L'indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification et l'indemnité de transfert sont versées au fonctionnaire 30 jours avant la date du déménagement des effets mobiliers comme suit :

• Les fonctionnaires touchent de l'ARC une indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de 650 $ créditée à la composante personnalisée.

Cette indemnité sert à compenser certaines des pertes rattachées à un déménagement, par exemple :

Frais admissibles - composante sur mesure/personnalisée

• aliments ne pouvant être transportés (aliments congelés, denrées périssables, etc.);
• biens mobiliers ne pouvant être transportés (peinture, matériaux de construction, etc.);
• plantes d'intérieur;
• branchement/débranchement d'appareils électriques et préparation en vue de l'expédition (blocage du tambour de la laveuse et de la platine de l'appareil stéréo);
• démontage et montage de l'ameublement de jardin et de patio;
• démontage ou installation de boîtes, tringles à rideaux, crochets, horloges et miroirs;
• enlèvement ou repose de tapis, etc., travaux de modification et de réinstallation des rideaux et draperies;
• achat de manuels scolaires requis pour les études et qui ne sont pas fournis gratuitement par l'administration scolaire (uniquement si la réinstallation survient en cours d'année scolaire);
• fraction (calculée au prorata) non remboursable de certains frais (polices d'assurance, cotisations à un club, etc.);
• services d'un accordeur de piano;
• coût de photocopie et de transmission de relevés de note du fonctionnaire ou de ses enfants;
• remplacement d'un réservoir de propane;
• autres dépenses de faible montant;
• voir l'article 11.5 Frais accessoires de réinstallation (avec reçus)

Frais non admissibles

• achat de nouveaux biens (ameublement, tapis, draps, articles ménagers);
• améliorations et réparations d'effets.

3.4.2.2 Élément #4B du tableau - Indemnités de transfert

• Les fonctionnaires reçoivent une indemnité de transfert équivalant à deux (2) semaines de traitement. Le calcul de cette indemnité est basé sur le traitement annuel à la date de nomination au nouveau lieu de travail.

3.4.3 Éléments #5 du tableau - Économies/encouragements transférables au titre des avantages de base

Les fonctionnaires peuvent augmenter le montant de départ de leur composante personnalisée grâce à des économies réalisées :

3.4.3.1 Élément #5A du tableau - Économie découlant du non-versement d'une commission immobilière

• Les fonctionnaires qui choisissent de ne pas vendre leur résidence à leur ancien lieu de travail peuvent transférer 80 % de la commission immobilière payable si leur résidence avait été vendue (taxes con comprises) à la composante personnalisée.
• Le fonctionnaire doit se prévaloir de son choix dans les 15 jours ouvrables suivant la réception du rapport d'évaluation de sa résidence principale.
• Ce montant est fondé sur la valeur estimative de l'habitation et sur les taux négociés à l'avance aux termes du PRI pour les commissions immobilières, le plafond étant de 12 000 $.
• Le fonctionnaire qui se prévaut de ce crédit doit signer une décharge à l'égard de tout remboursement par l'État de commissions immobilières, frais juridiques ou autres frais rattachés à la cession de l'habitation concernée.

Exemple :
Dans le cas d'une valeur estimative moyenne maximum de 300 000 $, la commission immobilière, au taux de 5 %, se serait élevée à 15 000 $. Ainsi, la personne peut transférer la somme de 12 000 $ (c.-à-d. 15 000 $ x 80 %) de la composante de base à celle de la composante personnalisée.

3.4.3.2 Élément #5B du tableau - Économie découlant de la réduction des coûts d'entreposage à long terme

• Les fonctionnaires affectés à des postes isolés et résidant dans des installations de l'État où il leur est impossible d'utiliser normalement leurs principaux électroménagers ont droit à des services d'entreposage à long terme dont le coût est assumé par l'État.
• Les fonctionnaires qui prennent d'autres dispositions et décident de ne pas entreposer leurs électroménagers (réfrigérateur, congélateur, cuisinière, laveuse, sécheuse, lave-vaisselle) peuvent transférer à la composante personnalisée 80 % des sommes ainsi économisées.

Remarque :
Aux fins de la valeur de transfert, l'économie est calculée d'après le poids et le volume des appareils (moyennes de l'industrie), en fonction de la durée réelle de l'entreposage requis, jusqu'à concurrence de 24 mois (se reporter à la disposition de l'article 11.9 qui a trait aux économies découlant de la réduction des coûts d'entreposage à long terme à l'égard des électroménagers seulement).

Poids des électroménagers entreposés à long terme

Électro-ménagers	Poids moyen	Coût annuel (12 mois)*
Lave-vaisselle	150 livres	4,20 + 7,38 + 28,26 = 39,84 $
Sécheuse	200 livres	5,60 + 9,84 + 37,68 = 53,12 $
Congélateur	420 livres (+16 pieds cubes)	11,76 + 20,66 + 79,13 = 111,55 $
Réfrigérateur	350 livres (+ 11 pieds cubes)	9,80 + 17,22 + 65,94 = 92,96 $
Cuisinière	300 livres (36 pouces)	8,40 + 14,76 + 56,52 = 79,68 $
Laveuse	250 livres	7,00 + 12,30 + 47,10 = 66,40 $
Total	1 670 livres	443,55 $

* Comprend la manipulation (au départ et à l'arrivée), au taux de 1,40 $/100 livres; assurance : 0,41 $/100 livres/mois; frais d'entreposage : 1,57 $/100 livres/mois.

Remarques :
la taille et le poids de ces catégories d'appareils varient : un réfrigérateur de 6 pieds cubes pèse 150 livres, et 250 livres s'il est de 7 à 10 pieds cubes; un congélateur de 15 pieds cubes peut peser 340 livres, tandis qu'un four de 30 pouces peut peser 225 livres.

3.4.3.3 Élément #5C du tableau - Économies découlant d'un voyage à la recherche d'un logement (VRL) raccourci

a) Le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même, le trajet (aller ou retour) étant d'au plus 650 kilomètres, et dont le VRL porte fruit au bout de moins de cinq jours peut transférer à la composante personnalisée la totalité des économies réalisées au titre des frais d'hébergement et de repas et des frais accessoires, le montant maximal étant fixé à 250 $. La durée normale d'un VRL comprend :

• 5 jours, frais de repas et frais accessoires (VRL) + 2 jours (en déplacement).
• 5 nuits d'hébergement (VRL) + 1 nuit d'hébergement (en déplacement).

Exemple :
Un fonctionnaire et son conjoint ou conjoint de fait partis le dimanche et revenus le mercredi auraient ainsi utilisé trois jours de repas et trois nuits d'hébergement. Par conséquent, le fonctionnaire pourrait verser à la composante personnalisée le coût de deux jours de repas pour lui-même et son conjoint ou conjoint de fait et de deux nuitées, et deux jours de frais accessoires jusqu'à un maximum de 250 $.

OU

Encouragement pour une nuitée du samedi

b) Lorsqu'un fonctionnaire qui part en VRL par avion peut planifier une nuitée du samedi et ainsi permettre au ministère de faire une économie sur le prix des billets d'avion, un montant de 250 $ sera versé dans sa composante personnalisée.

L'économie suppose un vol aller-retour selon le tarif de la classe économique du point d'origine à la destination finale, sans escale (sauf si des circonstances forcent le transporteur à faire une escale ou un arrêt, par exemple entre Halifax et Whitehorse).

• La nuitée doit être à destination, non en route.
• Cet encouragement ne s'applique pas aux fonctionnaires réinstallés dans un logement ou des installations de l'État.

3.4.3.4 Élément #5D du tableau - Encouragement/économies liés à la réduction du nombre de chambres d'hôtel ou de motel

Un fonctionnaire qui n'occupe pas le nombre de chambres d'hôtel auquel il a droit (voir l'article 4.10), selon la taille de sa famille, recevra un encouragement au montant fixe de 50,00 $ par nuit qui sera versé dans la composante personnalisée.

3.4.3.5 Élément #5E du tableau - Économies réalisées sur la quantité d'effets mobiliers expédiés

Pour fins de calcul des économies réalisées lors de l'expédition des effets mobiliers, le poids autorisé pour chaque pièce reconnue se chiffre à 1 000 livres ou 453.6 kilogrammes; l'expédition des véhicules n'est cependant pas comprise dans le calcul.

Le fonctionnaire réinstallé qui expédie des effets mobiliers d'un poids total inférieur au seuil établi peut verser dans sa composante personnalisée 80 % des économies réalisées au titre de l'expédition des effets sous le seuil établi.