4.1 Objet
L'objet du voyage à la recherche d'un logement (VRL) est d'aider le fonctionnaire à trouver un logement convenable à son nouveau lieu de travail.
Le VRL devrait permettre dans la plupart des cas un déménagement porte à porte, réduisant ainsi considérablement les frais de logement provisoire, les repas et frais accessoires et éliminant les frais d'entreposage en route.
Le fonctionnaire qui prévoit réoccuper une résidence, qui a déjà pris des dispositions pour se loger ou à qui on attribue un logement de l'État désigné comme résidence officielle ou un logement loué aux fins de fonctions spéciales ne peut effectuer de VRL. Par contre, il peut avoir le droit d'effectuer un voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR).
4.2 Autorisation/voyage en service commandé
Avant de pouvoir entreprendre un VRL/VINR, le fonctionnaire doit obtenir l'autorisation de son gestionnaire (à destination) ou du coordonnateur de la réinstallation. Le fonctionnaire réinstallé à un nouveau poste (y compris un poste isolé) où existe un marché a le droit d'effectuer un VRL. Le fonctionnaire est réputé être en service commandé (5 + 2 jours) durant cette période. Les congés annuels et compensatoires pourront être utilisés pour les périodes prolongées.
4.3 Économies découlant d'un VRL raccourci et encouragement pour une nuitée du samedi
Les fonctionnaires peuvent organiser leur VRL de manière à prendre avantage des dispositions les autorisant à transférer des fonds à la composante personnalisée. Voir le sous-alinéa 3.4.3.3 - Élément #5C du tableau.
4.4 Temps de déplacement
4.4.1 Le temps de déplacement total ne doit pas dépasser deux (2) jours, sauf dans les cas où la distance ou les correspondances sont telles que le trajet aller-retour ne peut être effectué dans ce délai. Dans ces cas exceptionnels, le temps de déplacement supplémentaire devra être autorisé par le coordonnateur ministériel national et les dépenses, imputées à la composante de base.
4.4.2 Toutefois, le temps de déplacement supplémentaire et les dépenses connexes résultant du choix du fonctionnaire pour un mode de transport autre que celui qui est normalement utilisé seront financés à même la composante personnalisée.
4.4.3 Les congés annuels et compensatoires (autorisés) seront utilisés pour les journées additionnelles.
4.5 En déplacement
On remboursera les dépenses admissibles pour les frais de transport, d'hébergement, de repas et les frais accessoires occasionnés par un VRL comme si le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, ou tous les deux, étaient en déplacement aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.
- Une seule indemnité pour frais accessoires est versée par famille.
4.6 Financement - Aperçu
Les avantages exposés dans le présent article sont financés à même la composante de base et, s'il y a lieu, la composante sur mesure ou la composante personnalisée.
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Avantage |
Composante de base |
Composante sur mesure/personnalisée |
|---|---|---|
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VRL : Hébergement : 5 + 1 nuits; Repas et frais accessoires : 5 + 2 jours de déplacements |
Fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait. |
Enfants et/ou autres personnes à charge; VRL durant plus de 5 jours + 1 nuit parce qu'aucun logement adéquat n'est trouvé. |
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VRL prolongé (questions familiales) : Hébergement, repas et frais accessoires : jusqu'à deux jours (voir l'article 4.08) |
Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait, enfants et/ou autres personnes à charge. Hébergement et repas. |
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VRL prolongé (recherche de logement pour personnes âgées) : Hébergement, repas et frais accessoires : jusqu'à deux jours (voir l'article 4.8) |
Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait, enfants et/ou autres personnes à charge. Hébergement et repas. |
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Voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR) : Hébergement : 2 + 1 nuits; Repas et frais accessoires : 2 + 2 jours de déplacements (voir l'article 4.19) |
Fonctionnaire/conjoint ou conjoint de fait (une seule personne). |
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Location d'un véhicule (voiture de série intermédiaire seulement) |
6 jours (VRL); 3 jours (VINR). |
Surclassement/coûts au-delà de la composante de base (composante personnalisée seulement). |
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Transport - retour |
Fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait. |
Enfants et/ou autres personnes à charge. |
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Appels téléphoniques |
Locaux/interurbains - appels d'affaires. |
Pas de remboursement pour les appels personnels. |
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Garde des personnes à charge - 7 jours |
Frais réels selon les limites prévues par le PRI. |
Frais engagés en sus du financement de base et pour les jours additionnels de VRL/VINR. |
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Pension d'animaux de compagnie |
Frais réels. |
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Transport - VRL |
Frais (taux kilométrique) - 5 jours. |
4.7 Durée du VRL
Le fonctionnaire ou son conjoint ou conjoint de fait, ou les deux, peuvent être autorisés à faire un voyage à la recherche d'un logement (VRL) d'une durée de cinq jours (cinq nuits) au nouveau lieu de travail. Normalement, la durée totale de ce voyage ne doit pas dépasser sept jours (six nuits), y compris le temps de déplacement.
- Le fonctionnaire qui effectue un VRL et qui décide par la suite de ne pas déménager n'est pas tenu de rembourser au ministère le coût du VRL.
4.8 VRL prolongé
Le fonctionnaire peut utiliser des fonds de la composante sur mesure/personnalisée pour prolonger son VRL de quatre jours au plus pour les raisons suivantes :
- Questions familiales - deux jours au plus pour trouver une garderie, une école ou prendre des arrangements concernant des soins médicaux spécialisés;
- Recherche de logement - deux jours au plus pour trouver des installations qui conviennent aux fins de soins à des aînés (autres que la résidence principale).
4.9 Frais de déplacement supplémentaires - Enfants et autres personnes à charge
Le fonctionnaire qui désire emmener ses enfants et/ou autres personnes à charge au cours d'un VRL peut le faire en puisant dans la composante sur mesure ou personnalisée.
4.10 Hôtel/motel - Principes
Le nombre de chambres auquel a droit le fonctionnaire lors du voyage dépend du nombre de membres de sa famille. Le tableau suivant fournit des précisions à ce sujet :
- Famille de 1 = 1 chambre pour une personne.
- Famille de 2 = 1 ou 2 chambres.
- Famille de 3 à 5 = 2 chambres.
- Famille de 6 ou 7 = 3 chambres.
- Famille de 8 ou plus = 4 chambres.
4.11 Frais d'hébergement
- On remboursera les frais d'hébergement réels et raisonnables, selon les taux indiqués dans le Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC : http://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-fra.aspx .
- Les fonctionnaires qui ont droit à deux chambres ou plus peuvent opter pour une suite; les frais sont alors couverts par la composante de base, mais le fonctionnaire n'est pas admissible à la prime/aux économies pour la réduction du nombre de chambres d'hôtel ou de motel.
Composante de base
- Fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de six nuits (temps de déplacement inclus).
Composante sur mesure /personnalisée
- Fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait - jusqu'à quatre nuits supplémentaires.
- Enfants et/ou autres personnes à charge - dix nuits au maximum.
- Le fonctionnaire qui utilise un nombre inférieur de chambres d'hôtel auquel il a droit en fonction du nombre de membres de sa famille, reçoit un encouragement de 50 $ par nuitée qui est versé dans la composante personnalisée.
4.12 Repas et frais accessoires
Le fonctionnaire a droit à une indemnité quotidienne de repas (calculée par personne par jour) correspondant aux taux établis dans la Directive sur les voyages du CNM, ainsi qu'à une seule indemnité pour frais accessoires par famille :
Composante de base
- Fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de sept jours (temps de déplacement compris).
Composante sur mesure/personnalisée
- Enfants et/ou autres personnes à charge - maximum de onze jours de repas pour chaque personne à charge.
- Fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de quatre jours.
4.13 Transport
Le fonctionnaire ainsi que les personnes autorisées doivent utiliser le mode de transport le plus économique et le plus pratique pour le voyage entre l'ancien lieu de travail et le nouveau.
Composante de base
- Transport commercial - le fonctionnaire et son conjoint ou conjoint de fait;
- Véhicule automobile personnel (VAP) - taux kilométrique établi par la Directive sur les voyages du CNM. Lorsque la chose s'avère pratique, le fonctionnaire peut se rendre à la destination du VRL à la fin d'un jour de travail normal ou la fin de semaine.
Composante sur mesure/personnalisée
- Transport commercial lorsque le voyage est autorisé - enfants et/ou autres personnes à charge.
Remarques :
1. Lorsque l'on fait appel à un transporteur commercial, les dispositions doivent être prises par le FSR par l'entremise des services de voyage retenus par le gouvernement fédéral.
2. Les dispositions prises avec un autre fournisseur ne feront l'objet d'aucun remboursement à même la composante de base ou la composante sur mesure.
4.14 Transport local
Dans le cadre d'un VRL ou d'un VINR, le fonctionnaire peut obtenir le remboursement des frais suivants :
Location de véhicule automobile - voiture de série intermédiaire (VRL/VINR)
Composante de base
- À concurrence de six jours (VRL) ou
- de trois jours (VINR) - remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour la location d'une voiture de série intermédiaire.
- Coût raisonnable engagé pour l'essence.
- Frais de stationnement et de péage pour six jours (VRL) ou trois jours (VINR).
Composante personnalisée
- Frais de location d'automobile en sus de la composante de base - surclassement et période prolongée.
Véhicule automobile personnel (VRL/VINR)
Composante de base
- Nombre de kilomètres parcourus au taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM.
- Frais de stationnement et de péage pour six jours (VRL) ou trois jours (VINR).
4.15 Appels téléphoniques
Composante de base
- Coût des appels téléphoniques et envois par télécopieur relativement à la recherche d'un logement.
Remarques :
1. Les reçus disponibles doivent être produits.
2. Le coût des appels au domicile n'est pas remboursé; ce coût est visé par l'indemnité pour frais accessoires.
4.16 Garde des personnes à charge
Le coût des services de garde de personnes à charge requis dans le cadre d'un VRL sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages.
Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais de garde de ses personnes à charge en sus des dépenses engagées normalement à cette fin, jusqu'à concurrence des maximums par jour ou par nuit suivants :
Composante de base
- Dépenses réelles et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu'à concurrence de 35 $ canadiens par jour et par ménage (déclaration requise), ou
- Jusqu'à 75 $ par nuit;
- Jusqu'à sept jours.
Composante sur mesure/personnalisée
- Dépenses en sus de celles prévues par la composante de base, sous réserve des fonds disponibles.
4.17 Pension d'animaux de compagnie
Le fonctionnaire a droit au remboursement, à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée, des frais réels engagés pour la pension d'animaux de compagnie pendant son VRL.
4.18 Plus d'un VRL
- Le fonctionnaire peut faire plus d'un VRL.
- Les dépenses qui excèdent les montants prévus par la composante de base pour le voyage de cinq jours doivent être financées à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.
- Les cas exceptionnels doivent être approuvés par le SCT.
4.18.1 Une fois qu'un logement a été trouvé, aucun autre VRL n'est justifié. Le fonctionnaire qui reprend une de ses anciennes résidences doit rembourser les dépenses reliées au VRL (moins le montant des dépenses engagées pour un VINR) ainsi que toute somme transférée à la composante personnalisée.
4.19 Voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR)
Le fonctionnaire qui prévoit reprendre une ancienne résidence, qui s'est déjà procuré une habitation ou qui doit occuper un logement appartenant à l'État ou loué par l'État en raison de fonctions spéciales n'a pas droit à un VRL mais peut effectuer un VINR. Le fonctionnaire qui peut effectuer un VINR a droit au remboursement des frais suivants :
Composante de base
- Transport local et transport pour le retour (fonctionnaire ou conjoint ou conjoint de fait);
- Jusqu'à deux jours de voyage;
- Jusqu'à deux jours sur place (hébergement pour trois nuits, repas et frais accessoires pour trois jours) pour prendre des arrangements relatifs aux écoles et aux soins à des aînés;
Composante personnalisée
- Frais du conjoint ou conjoint de fait.
4.20 VRL à l'arrivée au nouveau lieu de travail
Lorsque le VRL n'a pas été effectué avant la date officielle d'affectation ou de départ, le fonctionnaire a droit à un remboursement, à même la composante de base, de ses frais de recherche de logement raisonnables, comme des frais de garde de personnes à charge ou de location de véhicule pendant qu'il occupe un logement provisoire au nouveau lieu de travail.
Le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais susmentionnés; toutefois le montant de l'indemnité pour les frais d'hébergement provisoire, les frais de repas et les frais accessoires autorisée en temps normal ne sera pas majoré.
Exemple :
Un fonctionnaire ne pouvant effectuer un VRL en raison d'exigences opérationnelles et n'ayant pas de résidence avant la date de départ doit se rendre à son nouveau lieu de travail; le fonctionnaire aura droit au remboursement de ses frais d'hébergement provisoire et de repas ainsi qu'à l'indemnité de ses frais accessoires pendant 15 jours à même la composante de base. Les frais de garde d'enfants et de location d'automobile pourront aussi être remboursés au besoin. Toutefois, la période en question ne peut dépasser 15 jours; toute période excédentaire sera assujettie à la Partie V.