Partie V - Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation (HPR et IFA)

5.1 Objet

Le paiement d'HPR et IFA, soit au point de départ, soit à destination, vise à rembourser aux fonctionnaires les coûts d'hébergement et de repas et les frais accessoires engagés durant la période où ils ne peuvent résider dans leur propre logement parce que :

ils doivent déménager à court préavis;
ils sont déjà en poste au nouvel endroit (ils cessent d'être considérés comme étant en déplacement au moment de l'acceptation de la lettre d'offre) et ne peuvent pas quitter leur résidence d'origine et déménager leurs effets mobiliers immédiatement après l'acceptation de la lettre d'offre;
leurs effets sont emballés ou déballés; ou
ils attendent de pouvoir emménager dans leur nouveau logement au nouvel endroit.

5.2 Responsabilités

5.2.1 Le fonctionnaire doit assurer la plus grande coordination possible entre le déménagement de ses effets mobiliers, sa date officielle d'affectation, la date à laquelle il doit quitter l'ancienne résidence et la date d'emménagement dans la nouvelle résidence, de manière à réduire le plus possible la période d'hébergement provisoire.

5.2.2 Le coordonnateur ministériel national et les coordonnateurs régionaux de l'ancien lieu de travail et du nouveau doivent fournir au FSR toute l'information utile pour faciliter la coordination du déménagement du fonctionnaire et réduire le plus possible la période d'hébergement provisoire.

5.2.3 Les gestionnaires doivent prévoir une certaine marge de manouvre concernant la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter à son travail de façon à lui permettre de coordonner de la façon la plus efficace et la plus économique possible les activités de réinstallation.

5.3 Principes et autorisation

5.3.1 L'autorisation d'occuper un logement provisoire n'est pas accordée automatiquement et le droit à ce logement n'est pas un droit acquis. Chaque demande de remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire, de repas et de l'indemnité des frais accessoires doit être approuvée au préalable par le coordonnateur ministériel national ou par son remplaçant désigné au ministère ou dans la région.

5.3.2 En principe, les dépenses liées à l'HPR et IFA ne feront l'objet d'un remboursement que pour la période pendant laquelle le fonctionnaire est nécessairement séparé de ses effets mobiliers, ou pour la période durant laquelle le logement n'est pas disponible ou ne peut être occupé et un autre logement convenable n'est pas disponible.

5.3.3 Si le fonctionnaire doit demeurer dans un logement provisoire en raison d'un retard de livraison de ses effets mobiliers imputable au ministère ou ses agents à contrat, les frais réels et raisonnables engagés seront remboursés selon les limites prescrites pour la période durant laquelle le fonctionnaire est séparé de ses effets mobiliers.

5.4 Financement - Aperçu

Sous réserve des limites prescrites, le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais de subsistance conformément à ce qui suit :

5.4.1 Remboursements autorisés

Cours préavis/ Changement de situation	Jusqu'à concurrence de 60 jours de logement provisoire à la nouvelle destination.
Emballage, chargement et nettoyage	Hébergement - jusqu'à 3 jours. Repas - jusqu'à 3 jours (conformément à la Directive sur les voyages du CNM). Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 3 jours.
Attente des effets mobiliers et/ou du logement	Hébergement - jusqu'à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l'emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés. Repas - jusqu'à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l'emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés (dix premiers jours : indemnité de repas complète; jours en sus : 65 % de l'indemnité). Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 15 jours. Sous réserve de certaines conditions, le coordonnateur ministériel national peut autoriser15 jours de plus (hébergement et repas).
Déchargement et déballage	Hébergement - jusqu'à 2 jours. Repas - jusqu'à 2 jours. Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 2 jours.

5.4.2 Source des fonds

Avantage	Base	Sur mesure	Personnalisée
Court péavis / Changement de situation	Fonctionnaire.
Emballage, chargement et nettoyage 3 jours Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants.	Autres personnes à charge.
Hébergement provisoire Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants - 15 premiers jours.	Autres personnes à charge - 15 premiers jours.	Fonctionnaire, personnes à charge - jusqu'à 15 jours supplémentaires.
Déchargement et déballage 2 jours Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants.	Autres personnes à charge.

5.5 Procédure détaillée

5.5.1 En temps normal, le déménagement des effets mobiliers du fonctionnaire au nouveau lieu de travail n'est autorisé que lorsqu'un logement permanent convenable a été trouvé.

5.5.2 Les frais de repas sont remboursables le jour de déballage, peu importe que cette activité soit effectuée par le déménageur professionnel ou par le fonctionnaire.

5.5.3 Le coordonnateur ministériel national, par l'entremise du gestionnaire compétent au nouveau lieu de travail, peut autoriser jusqu'à deux jours supplémentaires d'hébergement, repas et l'indemnité pour frais accessoires au début d'un déménagement pour des activités comme le nettoyage ou l'inspection du logement; ces frais sont imputés à la composante sur mesure ou à la composante personnalisée.

5.6 Logement provisoire pendant 60 jours - court préavis / changement de situation

Le coordonnateur ministériel national autorise le remboursement des frais de logement provisoire pour une période pouvant aller jusqu'à 60 jours pour les fonctionnaires qui :

doivent déménager à court préavis; ou
sont déjà en poste au nouvel endroit et ne peuvent pas quitter leur résidence d'origine et déménager leurs effets mobiliers immédiatement après l'acceptation de la lettre d'offre;

5.7 15 jours supplémentaires

Le coordonnateur ministériel national est chargé d'autoriser le remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et de repas ainsi que le versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour, sans dépasser trente jours.

5.7.1 Chaque demande de remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire, des frais de repas et des frais accessoires au-delà du quinzième jour doit être approuvée par le coordonnateur ministériel national ou régional du dossier de réinstallation nommé par le ministère par suite de l'inscription du FSR.

5.7.2 L'approbation du remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et des frais de repas ainsi que du versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour est autorisée :

lorsque le choix de logements est limité dans un marché;
lorsque les effets mobiliers ne peuvent pas être livrés à la nouvelle résidence à cause d'un retard imputable à l'entreprise de déménagement;
lorsque le fonctionnaire s'est fait refuser un changement de sa date d'entrée en fonctions quand ce changement aurait pu entraîner une réduction des 15 jours autorisés pour le remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et des frais de repas ainsi que pour le versement de l'indemnité pour frais accessoires; ou
lorsque le fonctionnaire n'a pas réussi à trouver/occuper un logement permanent ou qu'il n'y a pas d'autre logement convenable.

5.7.3 L'approbation du remboursement au titre des frais de logement provisoire et de repas et du versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour n'est pas autorisée :

lorsque le logement provisoire résulte d'une décision d'attendre pour pouvoir occuper un certain type de logement permanent, même s'il y a d'autres logements convenables;
lorsque les effets mobiliers auraient pu être livrés dans la période initiale de 15 jours; ou
lorsque le fonctionnaire a pris la décision personnelle d'attendre pour occuper un logement de l'État acheté ou loué (à moins qu'il ne soit désigné) ou un logement privé, que celui-ci soit loué, acheté ou en construction.

5.7.4 Dans des cas exceptionnels, le fonctionnaire peut avoir droit au remboursement de ses frais d'hébergement après 15 jours, par exemple :

les effets mobiliers n'ont pu être expédiés à la nouvelle résidence à cause d'un retard imputable à l'entreprise de déménagement;
lorsque le fonctionnaire n'a pas réussi à trouver/occuper un logement permanent ou un autre logement convenable n'est pas disponible;

Composante de base

par suite de circonstances indépendantes de sa volonté, le fonctionnaire ne peut disposer de ses effets mobiliers; ou
il n'a pas trouvé de logement permanent ou aucun autre logement n'est disponible.

Composante sur mesure/personnalisée

Au-delà de 15 jours.

5.8 Hébergement

Le fonctionnaire a droit au remboursement de frais d'hébergement réels et raisonnables dans un établissement commercial selon les normes du Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC.
Le fonctionnaire qui a droit à deux chambres ou plus peut opter pour une suite. Les frais sont alors couverts par la composante de base, mais le fonctionnaire n'est pas admissible à l'encouragement/aux économies liées à la réduction du nombre de chambres d'hôtel ou de motel.
Les frais d'hébergement sont acquittés à même la composante de base, sur mesure ou personnalisée, selon les modalités exposées aux tableaux 5.4.1 et 5.4.2.
Un fonctionnaire qui n'occupe pas le nombre de chambres d'hôtel auquel il a droit, selon la taille de sa famille, recevra un encouragement au montant fixe de 50,00 $ par nuit qui sera transféré à la composante personnalisée.
Dès son arrivée à son nouveau lieu de travail, le fonctionnaire doit chercher et occuper un logement provisoire autonome plutôt qu'un type de logement plus coûteux (hôtel ou motel).
Les normes exposées dans les dispositions relatives aux VRL (voir la Partie IV) s'appliquent; aucuns fonds ne seront octroyés au titre du coût d'un logement de luxe.
Le fonctionnaire qui choisit d'occuper un logement privé a droit à une allocation de 50 $ par nuit (pour l'ensemble de la famille) à même la composante de base.
- Aucun reçu n'est nécessaire.
- Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.

5.9 Indemnités de repas

L'indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages du CNM est accordée.
Le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, ses personnes à charge ont tous droit à une indemnité de repas en conformité avec les tableaux 5.4.1 et 5.4.2 (sauf dans le cas des postes isolés, quand tous les frais réels et raisonnables sont remboursés).
Le fonctionnaire a droit à une indemnité de repas le premier et le dernier jours de la période applicable relativement aux frais d'hébergement provisoire, de repas et accessoires, peu importe à quel moment les déménageurs arrivent à la résidence.
Après le dixième jour de logement provisoire (exception faite du jour de l'emballage et du jour du déballage), l'indemnité de repas quotidienne est réduite à 65 % du taux normal.

5.10 Indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation

Le champ d'application de l'indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation est exposé aux tableaux 5.4.1 et 5.4.2.

L'indemnité est accordée pendant 15 jours au plus.
Elle s'applique aux personnes à charge.
Elle est calculée de la façon suivante :
- Fonctionnaire : 12 % de l'indemnité de repas quotidienne (taux énoncé dans la Directive sur les voyages).
- Conjoint ou conjoint de fait et personnes à charge et la famille élargie : 6 % de l'indemnité de repas quotidienne, pour chaque personne.

5.11 Garde des personnes à charge

Les frais de garde des personnes à charge durant l'emballage, le chargement, le déchargement et le déballage des effets mobiliers sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages du CNM :