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Guide de renvoi de grief du Conseil national mixte destiné aux professionnels des relations de travail

L'objectif de ce guide est de fournir aux professionnels des relations de travail un aperçu du dernier palier de la procédure de règlement de griefs du Conseil national mixte (CNM). Pour obtenir de plus amples renseignements sur les griefs présentés auprès du CNM ou sur la procédure de règlement de griefs du CNM, veuillez consulter la section suivante du site Web du CNM :

http://www.njc-cnm.gc.ca/s2/fr

Paliers des griefs du CNM

Les formulaires de présentation et de transmission des griefs varient d'un ministère à l'autre. Dans certains cas, les formulaires utilisés pour les griefs du CNM sont les mêmes que ceux utilisés dans le cadre de la procédure ministérielle traditionnelle de règlement des griefs. Veuillez vous assurer que les griefs du CNM sont bien identifiés dans tous les formulaires, et ce, tout au long de la procédure de règlement des griefs du CNM.

Premier palier — le représentant de l'employeur autorisé à s'occuper des griefs au premier palier

Deuxième palier — l'agent de liaison ministériel (ALM) ou l'agent de liaison de l'organisme (ALO), qui est désigné par l'administrateur général

Dernier palier – le Comité exécutif du Conseil national mixte

Note : Les griefs ne devraient être soumis au dernier palier que lorsque des réponses ont été rendues aux premier et deuxième paliers.

Préparation du grief en vue de le transmettre au dernier palier

Lorsque le deuxième palier de la procédure de règlement des griefs est franchi et que le fonctionnaire s'estimant lésé a demandé un renvoi au dernier palier, il incombe à l'ALM et à l'ALO de veiller à ce que le renvoi soit effectué en temps opportun. L'ALM ou l'ALO présentera au secrétaire général du CNM un dossier complet regroupant tous les documents et renseignements généraux relatifs au grief.

Les documents suivants doivent être transmis au dernier palier :

En plus des documents mentionnés ci-dessus, des renseignements supplémentaires peuvent être requis. Des exemples de ces documents comprennent, sans s'y limiter :

En outre, toute objection à la compétence ou au respect des délais des griefs doit être soulevée dès que le renvoi au dernier palier est amorcé. Dans les cas où la question du respect des délais est évoquée, elle doit être soulevée à tous les paliers. Tous les documents à l'appui relatifs à la compétence ou à la recevabilité des griefs doivent être annexés au dossier des griefs.

Note : Il est primordial que le secrétaire général soit capable d'avoir une compréhension générale des faits relatifs aux griefs grâce à la documentation fournie. Tous les renseignements demandés sont indispensables au traitement et à l'analyse des griefs. Les renvois incomplets entraîneront des retards dans le traitement.

Réception au Secrétariat du CNM

Une fois que le grief est reçu par le Secrétariat du CNM, il est examiné dans sa totalité par le conseiller aux comités du CNM assigné à la directive du CNM qui s'applique. Dans l'éventualité où des documents seraient manquants ou que des renseignements additionnels seraient nécessaires, le conseiller aux comités communiquera avec les représentants respectifs des parties.

Compétence/Respect des délais

Les objections à la compétence ou au respect des délais doivent être soulevées dès le début du renvoi au dernier palier puisque le Comité exécutif doit les examiner avant de s'attaquer au bien-fondé du grief. Les objections soulevées lors de l'audience du grief ne seront pas étudiées.

Si une question relative à la compétence ou au respect des délais est soulevée, le conseiller aux comités communiquera avec la partie concernée pour connaître sa position. Afin d'assurer l'efficacité du traitement du grief, une réponse doit être transmise dans les délais prescrits. L'absence de réponse peut entraîner la mise en suspens du grief jusqu'à ce qu'une réponse soit reçue ou l'émission d'une décision en fonction des documents existants.

Lorsque le dossier est complet le conseiller aux comités mène une analyse aux fins d'étude par le secrétaire général au nom du Comité exécutif. À la suite de l'étape d'analyse, le grief prendra une de trois orientations :

  1. Il est renvoyé au Comité exécutif qui prendra une décision sur les questions préliminaires (c'est-à-dire sur le respect des délais et la compétence);
  2. Il est renvoyé au Comité exécutif qui prendra une décision fondée sur la jurisprudence du CNM;
  3. Il est renvoyé au comité de travail compétent (c'est-à-dire au Comité des voyages en service commandé du CNM dans le cas des griefs en vertu de la Directive sur les voyages du CNM) pour qu'une audience soit fixée et qu'une recommandation soit faite à savoir si le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité selon l'esprit de la Directive.

Dans les deux premiers cas, les parties sont informées de la décision du Comité exécutif dans les plus brefs délais.

Renvoi au comité de travail

Dans le cas où le grief est renvoyé au comité de travail aux fins d'une audience et d'une recommandation, le conseiller aux comités recueillera les documents pertinents liés au grief, parmi ceux qui se trouvent dans le dossier du grief fourni par l'ALM, pour examen par le Comité. Les documents transmis au Comité comprennent généralement la présentation du grief, l'ensemble des formulaires de transmission, les répliques, ainsi que tout autre formulaire ou document pertinent. Le conseiller aux comités communiquera également avec les représentants respectifs des parties pour fixer une date d'audience.

Les audiences sont habituellement mises au rôle selon l'ordre dans lequel les griefs sont reçus au Secrétariat du CNM et selon le calendrier des réunions du comité. Les audiences se déroulent dans la langue du dossier sauf indication contraire des parties.

Lorsqu'une date d'audience a été fixée, le conseiller aux comités transmet la confirmation officielle d'audience aux parties.

Préparation à l'audience du grief

Exposé

Les exposés oraux de chaque partie ne doivent pas excéder 20 minutes. Il n'y a pas d'exigence quant au format des exposés. Cependant, les représentants résument habituellement de façon claire et concise les faits pertinents, énumèrent les questions du grief et les mesures correctives demandées, présentent leurs arguments et mentionnent les dispositions de la directive qui sont applicables.

Documentation

Lors de l'audience, les parties peuvent choisir de soumettre des arguments écrits en plus de leurs exposés oraux. Bien que la copie papier ne soit pas obligatoire, nous vous recommandons d'en fournir une. Les parties qui décident de disposer d'une copie papier doivent s'assurer que les représentants de la partie adverse, chaque membre du comité ainsi que le conseiller aux comités en aient une copie à leur disposition. Cependant, il n'est aucunement nécessaire de distribuer ces documents à l'avance de la date d'audience. Au moyen de la confirmation officielle d'audience, le conseiller aux comités informera les représentants du nombre de copies requises.

Puisque le conseiller aux comités aura déjà remis les documents afférents au grief aux membres du comité, seuls des renseignements supplémentaires devraient être fournis. Si vous souhaitez vérifier si certains documents sont inclus dans le dossier remis aux membres du comité, veuillez communiquer avec le conseiller aux comités. Les parties peuvent également joindre des dossiers d'antécédents pertinents à leurs exposés.

Renseignements supplémentaires

Les représentants doivent être prêts à répondre aux questions de précisions posées par les membres du comité de travail. La procédure d'audience du CNM diffère de celle de règlement de griefs par arbitrage puisque le fonctionnaire s'estimant lésé n'assiste généralement pas à l'audience.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les audiences visant le règlement de griefs, veuillez consulter le lien suivant : Lignes directrices à l'intention des comités chargés d'examiner et d'instruire des griefs.

Description générale d'une audience relative à un grief

Au début d'une audience relative à un grief, le président du comité de travail demande à toutes les personnes présentes de se présenter. Il explique également la procédure d'audience :

  1. Exposé du représentant de l'agent négociateur;
  2. Demandes d'explication par le comité de travail au sujet de l'exposé de l'agent négociateur;
  3. Exposé du représentant du Ministère ou de l'Agence;
  4. Demandes d'explication par le comité de travail au sujet de l'exposé du Ministère/de l'Agence;
  5. Commentaires (réfutation) du représentant du Ministère sur le cas du fonctionnaire s'estimant lésé;
  6. Commentaires (réfutation) du représentant de l'agent négociateur concernant le cas du Ministère;
  7. Dernières questions de précisions du comité de travail.

Note : Puisque le représentant de l'agent négociateur est le premier à faire son exposé, le représentant du Ministère ou de l'Agence devrait éviter de répéter les mêmes renseignements. Afin d'éviter tout dédoublement d'information, les parties peuvent choisir de soumettre un exposé conjoint des faits.

Les représentants sont tenus de se conduire de manière professionnelle et respectueuse en tout temps. Aucun comportement inapproprié ou irrespectueux ne sera toléré.

Lorsque l'audience du grief est terminée, les représentants sont accompagnés hors de la salle d'audience. Ils doivent rester disponibles pour une courte période de temps pendant que le comité de travail délibère. Les représentants seront invités à quitter la salle une fois que le comité aura décidé qu'aucune explication additionnelle n'est requise.

Rapport et recommandation du comité de travail

À la suite de l'audience visant le règlement du grief, le comité de travail entame les délibérations en vue de parvenir à un consensus. La recommandation énoncera si le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité selon l'esprit de la directive. Le président soumettra ensuite au Comité exécutif un rapport résumant les exposés des parties et la recommandation du comité de travail indiquera si le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité selon l'esprit de la directive.

Dans certains cas, le comité est incapable d'arriver à un consensus. Dans de telles circonstances, le rapport du président doit comprendre un résumé des opinions divergentes du comité concernant le grief.

Renvoi au Comité exécutif

À la suite de l'audience et de l'élaboration du rapport du président, le grief est porté devant le Comité exécutif afin qu'il prenne la décision finale. Le Comité exécutif examinera le rapport et se penchera sur la recommandation du comité de travail avant de rendre sa décision.

Dans la plupart des cas, le Comité exécutif réussit à parvenir à un consensus et à déterminer si le fonctionnaire s'estimant lésé a été traité selon l'esprit de la directive. Toutefois, il se trouve parfois dans l'impasse.

Tandis que le Secrétariat du CNM s'efforce de transmettre la décision du Comité exécutif en temps opportun, les réunions du Comité exécutif ont lieu à tous les deux mois. Conséquemment, les parties peuvent s'attendre à recevoir une réponse au minimum six à huit semaines après l'audience.

Arbitrage de griefs

Un fonctionnaire s'estimant lésé qui n'est pas satisfait de la réponse obtenue relativement à son grief au dernier palier peut, avec le soutien de son agent négociateur, renvoyer la décision à la Commission des relations de travail et de l'emploi dans la fonction publique (CRTEFP) pour l'arbitrage de son grief. Cela s'applique également aux situations où le Comité exécutif est dans l'impasse. Il faut toutefois noter que la décision rendue par la CRTEFP ne sera pas fondée sur l'esprit de la directive, mais plutôt sur la signification et l'interprétation du libellé. De plus, les ministères ne peuvent se prévaloir de ce recours.

Foire aux questions

1.  Quelles sont les responsabilités du représentant du ministère ou de l'agence?

Le représentant du ministère ou de l'agence est tenu de :

2.  Quelles sont les responsabilités du représentant de l'agent négociateur?

Le représentant de l'agent négociateur est tenu de :

3.  Quel est le délai attendu pour l'exécution au dernier palier de la procédure de règlement des griefs?

Le délai de traitement d'un grief au dernier palier dépend de plusieurs facteurs, dont l'exhaustivité du dossier de grief au moment du renvoi, les questions préliminaires (c'est-à-dire la compétence), la charge de travail lié aux griefs au CNM, la disponibilité des parties pour comparaître à l'audience et le calendrier des réunions respectif du comité de travail et du Comité exécutif.

Cela étant dit, les audiences ont habituellement lieu trois à six mois après la réception du grief au Secrétariat du CNM. Une décision de la part du Comité exécutif nécessitera au minimum six à huit semaines supplémentaires.

4.  Avec qui devrais-je communiquer pour des questions relatives à la préparation des griefs destinés à être renvoyés au dernier palier?

Les conseillers aux comités du CNM peuvent aider les professionnels des relations de travail à répondre aux questions d'ordre général. Les responsabilités quant aux divers comités de travail et directives sont divisées et réparties entre les conseillers aux comités. Les questions doivent donc être acheminées au conseiller approprié. Veuillez consulter le site Web du CNM pour connaître le nom de la personne avec qui communiquer pour chaque comité de travail ou directive : http://www.njc-cnm.gc.ca/s18/s9/fr.

Veuillez noter que le Secrétariat du CNM est impartial et que les conseillers aux comités ne peuvent donc pas fournir de conseils ou de recommandations sur les griefs.

5.  Quelles sont les possibilités qui s'offrent à moi si je suis incapable de respecter les échéances prévues par le secrétaire général ou un conseiller aux comités du CNM?

Les parties peuvent demander, par écrit, une prolongation. Les demandes doivent être soumises au conseiller aux comités du CNM dès que possible, avec une copie conforme transmis au représentant de la partie adverse. Il est important de noter que l'absence de réponse dans les échéances prescrites entraînera des retards dans le traitement du grief et pourrait se solder par une décision prise sans consultation additionnelle.

6.  Quel rôle les membres du comité de travail jouent-ils pendant une audience visant le règlement d'un grief?

Les membres du comité de travail représentent tous les membres du CNM de leur partie (patronale ou syndicale). Par conséquent, le représentant d'un agent négociateur ne représente pas seulement les intérêts de son organisation mais représente plutôt les intérêts de tous les agents négociateurs membres du CNM. La même condition s'applique aux représentants de l'employeur.

Le président joue un rôle neutre et ne participe pas à l'élaboration de la recommandation du comité de travail.

7.  Des observateurs peuvent-ils assister aux audiences?

Contrairement à l'arbitrage, les audiences du CNM ne sont pas ouvertes au public. Ainsi, l'auditoire est restreint aux représentants de chaque partie. Le CNM accepte parfois à ce que d'autres personnes soient présentes, mais ces participants additionnels ne peuvent être que des professionnels des relations de travail ou des experts qui ont été consultés dans le dossier du grief. Les demandes de cette nature doivent être adressées au conseiller aux comités bien avant la date prévue de l'audience. Dans l'éventualité où la demande est accueillie, toutes les représentations ne doivent être faites que par le représentant. Les observateurs ne peuvent en aucun cas s'adresser au comité de travail, au conseiller aux comités ni au représentant de l'autre partie. Cependant, dans le cas peu probable que les membres du comité de travail posent une question à un observateur, ce dernier a le droit de répondre.

8.  Le fonctionnaire s'estimant lésé peut-il assister à l'audience?

Le fonctionnaire s'estimant lésé n'y assiste généralement pas puisqu'il est représenté par son agent négociateur pendant les audiences et qu'aucun témoignage n'est fourni. Toute demande pour que le fonctionnaire s'estimant lésé assiste en tant qu'observateur doit être adressée au conseiller aux comités bien avant la date prévue de l'audience. Les règles régissant la participation des observateurs s'appliquent tout autant aux fonctionnaires s'estimant lésés (voir Question 7). Conséquemment, le représentant de l'agent négociateur doit être prêt à présenter un exposé et à répondre à toute demande d'explications sans l'aide du fonctionnaire s'estimant lésé. Il est donc nécessaire que le représentant et le fonctionnaire s'estimant lésé se concertent minutieusement avant l'audience.

9.  Je suis un représentant établi dans une région. Dois-je me rendre dans la région de la capitale nationale (RCN) pour assister à l'audience?

Les représentants doivent habituellement assister aux audiences en personne. Toutefois, des arrangements différents peuvent être pris pour les représentants établis à l'extérieur de la RCN à condition qu'une demande soit faite au conseiller aux comités du CNM avant la date prévue de l'audience. Une mesure d'adaptation sous forme de participation par téléconférence peut être accordée. Par contre, en raison de contraintes techniques, l'interprétation simultanée ne peut être offerte aux représentants qui participent par téléphone. De plus, les copies papier des présentations de grief doivent être envoyées au conseiller aux comités avant l'audience.

Il est important de noter qu'il n'est pas du ressort du Secrétariat du CNM de faire des copies des documents relatifs aux présentations, ni de rembourser aux parties les frais de déplacement pour assister à une audience.

10.  Pourquoi les griefs du CNM peuvent-ils être renvoyés à la CRTEFP?

Conformément à La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, un grief peut être renvoyé à l'arbitrage si ce dernier porte sur l'interprétation d'une convention collective.   Puisque les directives du CNM font partie des conventions collectives convenues par les membres du Conseil, tout grief portant sur les directives peuvent être renvoyés à la CRTEFP.

De surcroît, les règlements du CNM prescrivent qu'un employé peut soumettre son grief à l'arbitrage si :

a)   Il n'est pas satisfait de la décision du Comité exécutif;

b)   Le Comité exécutif est dans l'impasse;

c)   L'ALM ou l'ALO n'a pas communiqué la décision du dernier palier au fonctionnaire dans les trente jours de la date de la lettre du secrétaire général l'informant du règlement du grief.

L'employé doit obtenir l'approbation et le soutien de son agent négociateur pour procéder à l'arbitrage.

11.  Les décisions de la CRTEFP créent-elles des précédents?

Les décisions de la CRTEFP ne créent pas de précédent relativement au dernier palier de la procédure de règlement du CNM. La décision rendue par un arbitre de grief est fondée sur la signification et l'interprétation du libellé de la directive, tandis que l'objet du Comité exécutif est de déterminer si un fonctionnaire a été traité conformément à l'esprit d'une directive en particulier.

12.  Comment peut-on statuer sur les griefs à partir de l'esprit de la directive? Comment les comités du CNM peuvent-ils déterminer ce qu'est l'esprit de la directive?

Les comités de travail du CNM sont un amalgame de parts égales de représentants de l'agent négociateur et de représentants de l'employeur. Lorsque les parties participent à une audience du CNM, elles comparaissent devant le comité de travail responsable de la directive en question. C'est ce même comité de travail qui a conjointement élaboré la directive. Conséquemment, ceux qui ont écrit la directive et qui, par conséquent, la comprennent mieux se chargent également d'interpréter sa signification à la suite d'une audience de grief.

13.  À qui incombe la responsabilité de communiquer la décision du dernier palier (du Comité exécutif) au fonctionnaire une fois qu'elle a été émise?

Conformément à l'article 15.1.15 du Règlement du CNM, dès que l'ALM est informé de la décision du Comité exécutif par le secrétaire général, il doit communiquer au fonctionnaire s'estimant lésé la décision du dernier palier et en faire parvenir une copie à l'agent négociateur.

Document échantillon de présentation d'un grief 

Audience du grief au dernier palier du CNM – Exposé du fonctionnaire s'estimant lésé ou de l'employeur

Numéro de référence du CNM : XX.X.XX
Numéro de référence du ministère : XX-XX-XX
Nom du fonctionnaire s'estimant lésé : XX

Représentant : XX
Date : X X 20XX

Contexte

Échéancier

Arguments/Position

Conclusion/Mot de la fin

Appendices