le 21 décembre 2005
Q1. Quelles dispositions de la Directive sur les voyages s'appliquent aux fonctionnaires qui sont autorisés à utiliser leur véhicule particulier pour se déplacer en service commandé?
R1. Plusieurs dispositions de la Directive sur les voyages (en vigueur depuis le 1er octobre 2002) peuvent s'appliquer ou non, et le gestionnaire doit en tenir compte avant d'autoriser un fonctionnaire à utiliser son véhicule particulier pour se déplacer en service commandé. La clé d'une juste application des dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages est une discussion entre le gestionnaire et le fonctionnaire, au cas par cas, avant que le fonctionnaire ne parte en service commandé.
Lorsqu'ils confirment les préparatifs de voyage, le gestionnaire et le fonctionnaire doivent établir les nécessités du service et les besoins du fonctionnaire, tout en tenant compte des six principes qui constituent la pierre angulaire de la gestion des voyages d'affaires du gouvernement. Le gestionnaire doit établir que l'utilisation d'un véhicule particulier est le meilleur moyen de transport en fonction du coût, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité dans les circonstances.
Voici la liste des dispositions de la directive dont le gestionnaire doit tenir compte avant d'autoriser l'utilisation d'un véhicule particulier pour les déplacements en service commandé.
Principes
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp
Généralités – Définitions (Lieu de travail – Permanent/régulier ou temporaire
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147275
Partie I Administration – Autorisation (paragraphe 1.1)
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147277
Partie I Administration – Responsabilités (paragraphe 1.5)
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147281
Partie I Administration – Changement du lieu de travail (paragraphe 1.9)
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147285
s'applique à la « zone d'affectation » seulement.
Partie II Assurance, Assurance-automobile (paragraphe 2.2)
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147288
Partie III – Module 1 – Voyage dans la zone d'affectation – Sans nuitée, alinéa 3.1.11 Transports
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147290
Partie II – Module 2 – Voyage hors de la zone d'affectation – Sans nuitée, alinéa 3.2.11 Transports
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147291
Partie III – Module 3 – Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis - avec nuitée, alinéa 3.3.11 Transports
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147292
Partie III – Module 4 – Voyages internationaux - avec nuitée, alinéa 3.4.11 Transports
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-1_f.asp#_Toc21147291
Q2. Les fonctionnaires qui utilisent normalement leur véhicule particulier pour se rendre à leur lieu de travail ont-ils droit à un remboursement calculé au taux par kilomètre ainsi qu'à d'autres remboursements prévus par la Directive sur les voyages?
R2. OUI et NON
Les fonctionnaires sont censés se rendre au travail à leurs frais. les dispositions de la Directive sur les voyages s'appliquent seulement lorsque le fonctionnaire est autorisé à voyager en service commandé.
OUI, lorsqu'un fonctionnaire est autorisé à utiliser son véhicule particulier après avoir suivi les étapes mentionnées à la question 1, le gestionnaire et le fonctionnaire discutent de leurs besoins, s'entendent sur les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages, ce qui comprend le module approprié, et remplissent ensuite une autorisation de voyage confirmant cette entente par écrit. Le module particulier de la Directive sur les voyages énonce les dispositions qui s'appliquent.
OUI, lorsqu'un fonctionnaire est autorisé à voyager en service commandé de son domicile à sa destination de la fonction (ce qui comprend, dans certains cas, un arrêt au lieu de travail, en route vers sa destination de la fonction).
OUI, lorsqu'un fonctionnaire est autorisé à voyager en service commandé de son domicile à sa destination de la fonction, en utilisant son véhicule particulier, auquel cas il aura droit à un remboursement calculé au taux par kilomètre pour les distances autorisées qu'il parcourt.
OUI, lorsque les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire sont perturbées en raison des déplacements autorisés, par exemple :
§ s'il doit emprunter un parcours différent pour se rendre au lieu de travail, si l'heure d'arrivée au travail ou de départ est changée (p. ex., s'il doit se présenter à 7 h pour prendre un collègue afin de se rendre en service commandé d'Ottawa à Montréal et d'en revenir à bord d'un véhicule particulier), ou s'il doit se rendre au lieu de travail un samedi, un dimanche ou un jour férié non prévu à l'horaire régulier du fonctionnaire.
NON, lorsqu'un fonctionnaire se présente au travail (à l'heure prévue à son horaire et à ses frais) et qu'aucun déplacement en service commandé n'a été autorisé.
NON, lorsqu'un fonctionnaire utilise normalement son véhicule particulier pour se rendre à son lieu de travail, se présente au travail (p. ex., à 8 h les jours de semaine), quitte ensuite son lieu de travail pour assister à une rencontre de deux heures (de 13 h à 15 h) et retourne à son lieu de travail avant de terminer sa journée de travail normale. Seuls seront remboursés les kilomètres parcourus pour se rendre de son lieu de travail à la destination de la fonction, en l'occurrence l'endroit de la réunion, et pour en revenir, ainsi que les frais de stationnement, s'il en est.
(Renvois : dispositions de la Directive sur les voyages citées à la question 1.)
Q3. Le fonctionnaire qui se rend normalement à son lieu de travail en transport en commun (p. ex. autobus, métro), en covoiturage (comme passager), à pied ou à bicyclette a-t-il droit à un remboursement en vertu de la Directive sur les voyages s'il décide un jour d'utiliser son véhicule particulier?
R3. OUI et NON
Les fonctionnaires sont censés se rendre au travail à leurs frais. les dispositions de la Directive sur les voyages s'appliquent seulement lorsque le fonctionnaire est autorisé à voyager en service commandé.
NON, lorsqu'un fonctionnaire se présente au travail (à l'heure prévue à son horaire et à ses frais) et qu'aucun déplacement en service commandé n'a été autorisé.
OUI, lorsqu'un fonctionnaire est autorisé à utiliser son véhicule particulier après avoir suivi les étapes mentionnées à la question 1, le gestionnaire et le fonctionnaire discutent de leurs besoins, s'entendent sur les dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages, ce qui comprend le module approprié, et remplissent ensuite une autorisation de voyage confirmant cette entente par écrit. Le module particulier de la Directive sur les voyages énonce les dispositions qui s'appliquent.
OUI, lorsqu'un fonctionnaire est autorisé à voyager en service commandé de son domicile à sa destination de la fonction (ce qui comprend, dans certains cas, un arrêt au lieu de travail, en route vers sa destination de la fonction).
OUI, lorsqu'un fonctionnaire est autorisé à voyager en service commandé de son domicile à sa destination de la fonction, en utilisant son véhicule particulier, auquel cas il aura droit à un remboursement calculé au taux par kilomètre pour les distances autorisées qu'il parcourt.
OUI, lorsque les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire sont perturbées en raison des déplacements autorisés, par exemple :
§ s'il doit emprunter un parcours différent pour se rendre au lieu de travail, si l'heure d'arrivée au travail ou de départ est changée (p. ex., s'il doit se présenter à 7 h pour prendre un collègue afin de se rendre en service commandé d'Ottawa à Montréal et d'en revenir à bord d'un véhicule particulier), ou s'il doit se rendre au lieu de travail un samedi, un dimanche ou un jour férié non prévu à l'horaire régulier du fonctionnaire.
(Renvois : dispositions de la Directive sur les voyages articles à la question 1.)
Q4. À quoi correspondent les « frais de transport supplémentaires » lorsqu'un fonctionnaire utilise son véhicule particulier pour se déplacer en service commandé?
R4. « Frais de transport supplémentaires » s'entend des frais remboursés pour les kilomètres parcourus lorsque le fonctionnaire est en service commandé et, s'il y a lieu, des frais de stationnement, de traversier, de péage et d'amarrage.
(Renvois : dispositions de la Directive sur les voyages citées à la question 1.)
Q5. Lorsqu'un fonctionnaire est affecté à un lieu de travail temporaire dans sa zone d'affectation et qu'il utilise son véhicule particulier pour se rendre à son lieu de travail temporaire, a-t-il droit à un remboursement calculé au taux par kilomètre pour la distance parcourue jusqu'à ce nouveau lieu de travail?
R5. La réponse fournie le 21 décembre 2005 n'est plus à jour. Pour voir la réponse qui s'applique, veuillez consulter les « Questions et réponses 2008 » (Q5 – Changement de lieu de travail) du Comité des voyages en service commandé.