le 21 février 2008
Le Comité exécutif du Conseil national mixte (CNM) est heureux d'annoncer qu'il a récemment accepté le rapport du Comité de la directive sur les voyages dans le cadre de la révision périodique de la directive.
La Directive sur les voyages a été élaborée de concert avec les représentants de l'employeur et des agents négociateurs membres du Conseil national mixte. Ses dispositions font partie des conventions collectives des parties concernées en vertu du Règlement du Conseil national mixte.
Le communiqué est axé sur les points saillants de la nouvelle directive sur les voyages. Un document intitulé « Questions clés visant à clarifier ce que vise la directive sur les voyages » est aussi disponible aux utilisateurs dans le but d'aider ceux-ci à acquérir une compréhension plus approfondi des nouvelles clauses ainsi que des clauses existantes de la directive sur les voyages.
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR
La directive révisée entre en vigueur le 1er avril 2008.
POINTS SAILLANTS
Eau en bouteille
Là où 3.1.3 et 3.2.3 précédemment indiquaient que les dispositions d'eau en bouteille n'étaient pas applicables et où 3.3.3. indiquait qu'ils faisaient partie des faux frais, ces sections indiquent maintenant :
Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés selon les reçus.
Transports
Les dépenses supplémentaires liées au transport seront maintenant remboursées selon les reçus ou une déclaration.
Les sections 3.2.11, 3.3.11, et 3.4.11 ont été modifiées pour inclure les dépenses supplémentaires.
La section 3.1.11 a été modifiée pour refléter les mots des autres modules - comme décrit ci-dessus.
Pourboires
Les articles 3.1.11a), 3.2.11a), 3.3.11a) et 3.4.11a) ont été modifiées pour comprendre le remboursement des pourboires.
Dépenses supplémentaires
Le texte suivant a été ajouté aux sections 3.1.2, 3.2.2, 3.3.2, et 3.4.2 pour clarifier les dispositions :
Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, voyageurs doivent obtenir les services médicaux auprès de Santé Canada, ministère des Anciens combattants canada ou de la Défense nationale. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.
Taux de change
Les dispositions pour le taux de change disponible sont maintenant disponibles dans le module 1.
Garde des personnes à charge
Les dispositions pour la garde des personnes à charge sont maintenant disponibles dans le module 1.
Faux frais
Les dispositions pour les faux frais sont maintenant disponibles dans le module 1.
Autorisation générale de voyager
Afin de formaliser et normaliser la pratique d'accorder les autorisations générale de voyager, ce qui suit a été ajouté à la directive:
Permission d'effectuer un déplacement de nature continuelle ou répétitive, sans qu'il y ait de variation quant aux modalités des voyages et lorsque ce n'est pas pratique ou administrativement efficace d'obtenir une approbation préalable de l'employeur pour chaque voyage individuel. Les exceptions aux paramètres fixes selon l'AGV exigent que le voyage individuel soit expressément approuvé, avant le déplacement, dans la mesure du possible. L'AGV ne s'applique pas à des groupes de fonctionnaires. Les fonctionnaires peuvent avoir simultanément plusieurs autorisations générales de voyager.
Des modèles figurent dans le nouvel appendice E. Elles sont conçues pour aider des utilisateurs en saisissant l'information nécessaire pour l'approbation des autorités générale de voyager.
Faux frais
Voyage international hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis
Le titre ci-dessus a été modifié pour clarifier que les voyages aux endroits des États-Unis ou des protectorats en dehors des États-Unis continentaux sont couverts par les dispositions du module 4 et de l'Appendice D (internationale).
Pour assurer que les faux frais sont accordée au voyageurs lorsqu'aucune indemnités de petit déjeuner, de déjeuner et de dîner n'est énumérée, les deux paragraphes suivants ont été ajoutés :
Les indemnités pour frais accessoires relatifs à des voyages internationaux se fondent sur une formule qui prend en compte l'indemnité de frais de déjeuner, de diner et/ou de souper pour le pays ou l'endroit applicable.
Dans les situations où il n'existe aucune indemnité de repas à partir de laquelle calculer l'indemnité pour frais accessoires pour un pays ou un endroit en particulier, le voyager se verra rembourser l'équivalent, en dollars canadiens, de l'indemnité applicable aux faux frais qui figure à l'Appendice C.
Ceux-ci figurent maintenant dans l'appendice D.
Fonction publique – aux fins de la présente directive, « fonction publique », doit inclure les mêmes parties et personnes qui se retrouvent à l'article 1 du Règlement du CNM.
Reçus
La définition a été clarifiée pour indiquer que tous les reçus doivent indiquer la monnaie dans laquelle les charges ont été encourues (excepté les dollars canadiens), et peut être annoté par le voyageur pour faire ainsi.
Déplacement – a lieu quand un fonctionnaire ou un voyageur effectue un voyage en service commandé autorisé.
Les responsabilités de l'employeur ont été modifie pour assurer une discussion avant le voyage.
1.5 Responsabilités
1.5.1c) assurer que le gestionnaire délégué, de concert avec le fonctionnaire et superviseur immédiat du fonctionnaire
Un nouveau texte a été ajouté dans 1.6.3, par lequel les fournisseurs, les services et les produits de la section 1.6 lise maintenant :
1.6.3 En consultation avec le fonctionnaire, l'employeur utilisera la carte de voyage de centre de responsabilité désigné (CVCRD) « carte de voyage du ministère », dans la mesure du possible pour payer d'avance les arrangements en matière de voyage.
Changement du lieu de travail (ne s'applique que dans la zone d'affectation)
Le titre de la section sous Changement du lieu de travail a été élaboré et maintenant identifie qu'il ne s'applique que dans la zone d'affectation.
Le texte suivant a été déplacé de 3.1.11 et s'est ajouté en tant que 1.9.3, sous la section de changement de lieu de travail, pour clarifier ce concept davantage.
1.9.3 Lorsque les conditions stipulées à la sous-section Changement de lieu de travail ne sont pas respectées, le transport jusqu'au lieu de travail temporaire est fourni ou le fonctionnaire doit être remboursé selon le taux par kilomètre pour la distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire, selon la plus courte de ces distances.
La nouvelle Directive sur les voyages sera disponible à partir du 1er février 2008 à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/menu-travel-voyage_f.asp.
Vous êtes invité à consulter les «Points de clarification visant des questions spécifiques se rapportant à la nouvelle directive» se trouvant sous la rubrique « Quoi de neuf? » du site Web du CNM : http://www.njc-cnm.gc.ca.
DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS
Les demandes de renseignements relatives à la présente directive doivent être adressées à l'agent négociateur intéressé ou aux coordonnateurs et coordonatrices ministériel de voyage.