le 21 février 2008
La mise au point suivante a été préparée en collaboration avec les représentants des parties patronale et syndicale du comité des voyages en service commandé du CNM. Ces éclaircissements devraient être utilisés pour aider les utilisateurs à mieux comprendre l'application des dispositions, nouvelles et existantes, de la directive sur les voyages.
1. Assurance‑automobile (article 2.2)
Avant d'entreprendre un déplacement en service commandé, le fonctionnaire doit déterminer ses besoins en matière d'assurance dans une situation donnée et en discuter avec son supérieur. Toutes assurances supplémentaires seront assumées par l'employeur.
Les fonctionnaires qui utilisent un véhicule pour leurs déplacements en service commandé doivent toujours s'assurer que le véhicule est suffisamment assuré.
- Certaines provinces prévoient une assurance pour l'utilisation occasionnelle d'un véhicule particulier à des fins « commerciales » (c.‑à‑d. un jour par semaine) — cela ne serait pas suffisant si le véhicule est utilisé pour effectuer des déplacements en service commandé de façon régulière.
- Le fonctionnaire qui conduit le véhicule particulier d'une autre personne durant un déplacement en service commandé pourrait avoir besoin d'une assurance commerciale supplémentaire.
- Le fonctionnaire qui transporte d'autres passagers (y compris d'autres fonctionnaires) dans son véhicule particulier (ou tout autre véhicule) pourrait devoir souscrire une assurance supplémentaire.
- Le fonctionnaire qui loue un véhicule non conventionnel (par exemple une camionnette ou un véhicule tout-terrain à quatre roues motrices (VTT)) pourrait avoir besoin d'une assurance de niveau supérieur.
Les autres situations qui peuvent susciter des problèmes en matière d'assurance sont les suivantes :
- La protection d'assurance location offerte par la carte individuelle de voyage (CIV) n'est plus valide après 48 jours consécutifs. Les utilisateurs doivent en tenir compte et prendre les mesures de rechange nécessaires.
- Le fonctionnaire qui utilise une carte de crédit personnelle pour louer un véhicule doit vérifier quel niveau d'assurance cette carte lui procure. Il pourrait avoir besoin d'une assurance supplémentaire —, les frais supplémentaires seront assumés par l'employeur.
2. Taux de change (article 3.1.4, 3.2.4, 3.3.4 et 3.4.4)
Le Comité a déjà fait un certain nombre de recommandations d'ordre administratif relativement au taux de change. Les dispositions relatives au taux de change contenues dans le Module 1 ne s'y trouvent que depuis la révision périodique de 2006‑2007, parcontre les recommandations qui ont été faites visent à faciliter la conversation monétaire en vue du remboursement des frais en général.
3. Carte individuelle de voyage (CIV) et carte de voyage désignée de centre de responsabilité (CVDCR) (article 1.6)
La CIV et la CVDCR sont deux types de carte de voyage gouvernementale.
La CIV est la carte American Express émise par le gouvernement à l'intention des fonctionnaires individuels. Elle n'est pas obligatoire pour les fonctionnaires qui sont représentés.
La CVDCR est le compte ministériel qui est généralement utilisé pour le paiement des voyages en avion et en train. Son utilisation a été élargie afin d'inclure les séjours à l'hôtel, la location de véhicules et d'autres frais de voyage dans certains cas, à condition que le fonctionnaire et le gestionnaire aient donné leur accord. L'intention est que les fonctionnaires en service commandé encourent moins de frais directs puisque les frais de voyage peuvent désormais être payés directement avec la CVDCR.
4. Documents d'entrée – Dépenses supplémentaires (article 3.1.2, 3.2.2, 3.3.2 et 3.4.2)
Divers documents d'entrée tels que ceux du programme NEXUS et du programme CanPass ou encore un visa ou un passeport (courant – bleu, gouvernemental – vert, diplomatique – rouge) peuvent être exigés des fonctionnaires qui se déplacent en service commandé.
Le coût de l'obtention du document pertinent sera remboursé par l'employeur.
5. Changement du lieu de travail (article 1.9.3)*
Le fonctionnaire peut être appelé à changer de lieu de travail à la demande de l'employeur. Il sera toutefois en service commandé pour la durée du changement.
Il existe une seule exception à cette règle qui est la suivante :
- Le nouveau lieu de travail se trouve à l'intérieur de la zone d'affectation du fonctionnaire;
- Le fonctionnaire a reçu un préavis de 30 jours du changement,et
- La durée du changement est d'au moins 30 jours.
Toutes les conditions décrites ci‑dessus doivent être réunies pour que l'exception s'applique.
*Note : Le changement du lieu de travail qui rencontre les paramètres d'une réinstallation est assujetti aux modalités de la directive sur la réinstallation intégrée du CNM.
6. Faux frais (article 3.3.7 et 3.4.7)
- Une indemnité pour faux frais est payée pour chaque journée complète ou partielle où le fonctionnaire est en service commandé, peu importe l'heure d'arrivée ou de départ.
- Les pourboires versés aux chauffeurs de taxi ne sont pas compris dans l'indemnité pour faux frais journalière et peuvent être réclamés avec les frais de taxi.
- Le montant de l'indemnité pour faux frais dans les localités étrangères est déterminé à l'aide d'une formule qui est basée sur le montant de l'indemnité de repas qui s'applique à cette localité (voir les notes explicatives de l'appendice D). Si aucune indemnité de repas n'a été établie pour une localité particulière, l'indemnité pour faux frais correspond au montant de l'indemnité pour faux frais au Canada (conformément à l'appendice C).