Nouvelle Directive du CNM sur les voyages

le 24 septembre 2002

Le Conseil national mixte (CNM) est heureux d'annoncer que les consultations menées par le Comité des voyages du CNM au cours d'une période de deux années ont donné lieu à une nouvelle Directive du CNM sur les voyages. Le Comité des voyages du CNM est composé de représentants d'agents négociateurs de la fonction publique fédérale, de l'employeur et de ministères.

En mai 2002, une copie de la nouvelle Directive sur les voyages du CNM a été envoyée aux utilisateurs pour leur permettre de prendre connaissance à l'avance de la directive remaniée. Après quelques modifications mineures, la nouvelle Directive sur les voyages est maintenant diffusée officiellement et entrera en vigueur le 1^er octobre 2002. Par souci de commodité, on en a résumé ci-après les principales dispositions.

La nouvelle Directive sur les voyages du CNM s'inscrit dans le cadre des efforts continus visant la modernisation et la simplification de toutes les politiques et les processus au chapitre des voyages au sein de la fonction publique fédérale. La nouvelle directive respecte le professionnalisme des fonctionnaires, elle assure la saine gestion des fonds publics, et elle tient compte des pratiques modernes de l'industrie des voyages.

La confiance, la souplesse, le respect, la valorisation des gens, la transparence et les pratiques de voyage modernes sont les principes sur lesquels reposent la nouvelle directive.

Une importance est attribuée à la consultation étroite entre employés et gestionnaires lors de l'organisation des préparatifs de voyage répondant aux besoins de chacun.

DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

La nouvelle Directive sur les voyages du CNM sera en vigueur le 1^er octobre 2002. En mai 2002, la directive fut publiée afin de permettre aux utilisateurs de se familiariser et s'adapter aux modifications.

Les améliorations à court terme apportées en juillet 2000 seront remplacées par la nouvelle directive.

PRINCIPALES MODIFICATIONS

La nouvelle directive est entièrement révisée. Elle est conviviale, simplifiée, facile à utiliser et à comprendre. Les principales modifications sont regroupées comme suit :

Structure de la nouvelle directive

Les indemnités varient selon les situations de déplacement. La nouvelle directive est structurée de façon à illustrer ceci. Elle est présentée en Modules sur les voyages, lesquels regroupent toutes les indemnités pertinentes. Les quatre Modules sont :

· Module 1

Voyage dans la zone d'affectation – Sans nuitée

· Module 2

Voyage hors de la zone d'affectation – Sans nuitée

· Module 3

Voyage au Canada et dans les états continentaux des Etats-Unis – Avec nuitée

· Module 4

Voyages internationaux – Avec nuitée

Autorisation

· le concept de consultation entre l'employeur et l'employé lors de la planification des préparatifs de voyages a été incorporé dans la nouvelle directive.

Avances de voyages / Cartes de voyages

· selon la nouvelle directive, lorsqu'un fonctionnaire choisira de ne pas obtenir ou utiliser une carte individuelle de voyage, le fonctionnaire et l'employeur devront discuter de la possibilité d'accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne devraient pas être dûment refusées.

Transport

· un seul taux par kilomètre (le plus élevé) par province ou territoire s'appliquera pour l'utilisation d'un véhicule privé;

· le coût des courses en taxi pour lesquelles un reçu est exigé passera de 8,00 $ à 10,00 $;

· la norme des véhicules de location passera à une voiture intermédiaire;

· la norme applicable aux déplacements par train passera à la classe qui suit immédiatement la catégorie économique habituelle;

· le surclassement des vols à la classe « affaires » s'appliquera aux voyages internationaux seulement; le temps de déplacement continu en avion sera cependant réduit de 12 à 9 heures. Le temps de déplacement continu commence à l'heure de départ prévue et se termine à l'heure d'arrivée prévue au lieu de destination.

Périodes de repos

· les critères sont clarifiés dans la nouvelle directive. Les itinéraires seront fixés pour prévoir une période de repos convenable et/ou une escale pour la nuit après un déplacement continu d'au moins 9 heures. Dans ces cas-là, le temps de déplacement englobe le temps nécessaire pour se rendre à l'aéroport et en revenir.

Repas et faux frais

· les critères concernant le remboursement de repas en zone d'affectation sont précisés dans la nouvelle directive;

· les indemnités de repas et de faux frais maximums que touche un fonctionnaire qui réside dans un logement particulier non commercial seront dorénavant applicables aux voyages internationaux;

· l'indemnité quotidienne de faux frais au Canada et aux États-Unis, laquelle avait passé de 6,00 $ à 11,50 $ en juillet 2000, passera à 17,30 $ pour inclure les dépenses « d'entretien ».

Logement

· des résidences d'affaires seront disponibles dans certaines villes comme option de logement pour les déplacements prolongés;

· l'indemnité quotidienne pour un logement particulier non commercial qui a passé de 13,50 $ à 50,00 $ en juillet 2000 sera maintenue.

· Garde de personnes à charge

· l'âge des enfants visés par l'indemnité pour la garde des personnes à charge passera de 16 à 18 ans;

· l'indemnité pour la garde d'une personne à charge visera les personnes qui présentent une déficience et qui résident en permanence avec le fonctionnaire et qui requièrent l'aide d'un soignant;

· l'indemnité quotidienne maximale est de 75 $ lorsque la demande est accompagnée d'un reçu et de 35 $ si elle est accompagnée d'une déclaration.

Assurances

· la partie II de la nouvelle directive regroupe des renseignements sur les régimes d'assurance et indemnisation, et sur les assurances automobiles;

· l'appendice A servira de guide sur les assurances et les types de protection.

Voyages de fin de semaine

· la possibilité pour un conjoint ou une personne à charge de visiter le fonctionnaire à son lieu de travail en guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine sera également applicable aux voyages internationaux.

Changement du lieu de travail

· la nouvelle directive contient une clause pour les situations où les fonctionnaires sont assignés à un lieu de travail temporaire;

· pour les périodes de moins de 30 jours civils consécutifs, la nouvelle directive s'appliquera;

· pour les périodes de 30 jours civils consécutifs et plus, la nouvelle directive s'appliquera à moins que l'employé obtienne un préavis, par écrit, 30 jours civils avant le changement du lieu de travail.

Déplacements prolongés

· on a retiré de la directive les indemnités de déplacements pour les périodes jusqu'à deux mois, entre deux et quatre mois, et plus de quatre mois, pour les remplacer par des indemnités pour déplacements de plus de 30 jours;

· lorsqu'un voyageur choisira de loger dans un hôtel après le 30^e jour civil consécutif au même endroit, et lorsque des résidences d'affaires ou des appartements seront disponibles autour du lieu de travail, on lui remboursera le coût moyen d'une résidence d'affaires ou d'un appartement;

· lorsqu'il loge dans un logement particulier ou lorsqu'un hôtel-résidence ou une résidence d'affaires se trouvent à proximité du lieu de travail, le voyageur a droit, à partir du 31^e jour civil consécutif au même endroit, à 75 % de l'indemnité de repas et de faux frais.

FORMATION

À l'automne 2002, Formation et perfectionnement Canada (FPC) offrira des séances de formation. Celles-ci, d'une durée d'une journée chacune, seront offertes à différents endroits au Canada à des groupes de 20 à 25 participants. Des informations portant sur la formation sont disponibles sur le site Web de la Commission de la fonction publique (CFP) : http://www.psc-cfp.gc.ca.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les documents ci-joints :

· Sommaire des indemnités de voyage de la nouvelle directive;

· Différences entre la directive datant de 1993, les améliorations à court terme apportées en juillet 2000, et la nouvelle directive qui sera en vigueur le 1^er octobre 2002.

La nouvelle directive est disponible sur le site Web du CNM : http://www.njc-cnm.gc.ca/directives/bylaws2f_f.html.

CONCLUSION

Le Comité exécutif du CNM désire reconnaître et remercier les membres des parties syndicale et patronale du Comité des voyages du CNM pour leur engagement et leur travail exceptionnel dans le cadre de la révision d'une des directives les plus utilisées au sein de la fonction publique fédérale. Nous tenons également à remercier les membres des autres comités du CNM de même que les représentants ministériels et syndicaux qui ont été consultés pendant la revue.

Le succès de la mise en oeuvre de la nouvelle Directive du CNM sur les voyages est maintenant entre les mains de chacun de nous. Nous vous invitons à vous familiariser avec la nouvelle directive et de l'appliquer à vos besoins de voyages en service commandé.

Le président,	Le coprésident,
James Lahey	Steve Hindle

Résumé des indemnités de voyage de la nouvelle Directive sur les voyages du CNM

	Module 1 zone d'aff. sans nuitée	Module 2 hors zone d'aff. sans nuitée	Module 3 Cda et E.-U. avec nuitée		Module 4 International avec nuitée
Logement	S/O		. Particulier = 50 $ par jour . Jusqu'à 30 jours = Chambre d'hôtel . Plus de 30 jours = Résidence d'affaires / Appartement
Dépenses d'affaires supplémentaires	Dépenses non prévues par ailleurs	. Dépenses non prévues par ailleurs . Appels téléphoniques lorsque l'horaire est changé . Passeports, inoculations, vaccins
Eau en bouteille	Incluse dans les faux frais				. Avec reçus . Quantités raisonnables
Taux de change	S/O	. Avec reçu – taux payé . Sans reçu – taux moyen de la Banque du Canada
Garde des personnes à charge	S/O	. Enfants de moins de 18 ans . Personnes handicapées habitant avec le fonctionnaire . jusqu'à 75 $ quotidiennement avec reçu / 35 $ avec déclaration
Communications à domicile	Incluses dans les faux frais				Dix minutes par période de 3 jours
Indemnité pour faux frais	S/O		. Conformément à l'Appendice C . 75 % après 30 jours		. Conformément à l'Appendice D . 75 % après 30 jours
Assurances	Partie II et Appendice A
Repas	. Travail pendant heures normales de repas . Avec reçu	Conformément à l'Appendice C	. Conformément à l'Appendice C . 75 % après 30 jours		. Conformément à l'Appendice D . 75 % après 30 jours
Périodes de repos	S/O		. Après neuf heures consécutives de déplacement continu . Inclut le temps consacré à se rendre au transporteur et à en revenir
Transport	Véhicule privé = Un seul taux par kilomètre conformément à l'Appendice B
	Taxis avec reçus	Taxis jusqu'à 10 $ = sans reçus			Taxis avec reçus
	S/O	. Véhicule de location = classe intermédiaire . Train = Classe supérieure à la catégorie économique
	S/O	Avion = classe économique		Classe affaires si 9 hres consécutives déplacement avion
Voyages de fin de semaine au foyer	S/O		Une fin de semaine sur 3	7 sem. = 1 voyage 12 sem. = 2 voyages 17 sem. = 3 voyages 22 sem. = 4 voyages
Voyages de fin de semaine	S/O		Chaque fin de semaine à un autre endroit
			Conjoints/ personnes à charge se déplacent au lieu du fonctionnaire une fin de semaine sur 3		Conjoints/ personnes à charge se déplacent au lieu du fonctionnaire conformément au tableau ci-dessus

Principales modifications

Directive actuelle (1993)	Améliorations à court terme (Juillet 2000)	Nouvelle directive (Octobre 2002)
DÉFINITION – ZONE D'AFFECTATION
Zone d'un rayon de 16 km entourant le lieu de travail.	Aucune modification	Zone qui s'étend sur 16 km du lieu de travail assigné en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.
DÉFINITION – LIEU DE TRAVAIL
L'endroit où un fonctionnaire exerce habituellement les fonctions de son poste ou d'où il part pour ce faire et, dans le cas d'un fonctionnaire itinérant, l'immeuble même où il retourne pour préparer ou présenter ses rapports ou pour s'acquitter d'autres tâches et où se règlent d'autres questions administratives relatives à son emploi.	Aucune modification	Lieu de travail permanent/régulier : Endroit permanent unique déterminé par l'employeur où un fonctionnaire exerce habituellement les fonctions de son poste ou d'où il relève.
	Aucune modification	Temporaire : Endroit unique où un fonctionnaire exerce temporairement les fonctions de son poste ou d'où il relève à l'intérieur de sa zone d'affectation.
CHANGEMENT DU LIEU DE TRAVAIL
Dans la zone d'affectation : Taux par kilomètre payé pour la distance la plus courte, soit entre le domicile et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire. Hors de la zone d'affectation : Moins de 2 mois – déplacement de 2 à 4mois – déplacement prolongé Plus de 4 mois – réinstallation à court terme	Aucune modification	Lorsqu'un fonctionnaire est affecté d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire pour une période de moins de trente (30) jours civils consécutifs, les dispositions de la présente directive sont applicables. Lorsqu'un fonctionnaire est affecté d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire pour une période de trente (30) jours civils consécutifs ou plus, les dispositions de la présente directive sont applicables, à moins que le fonctionnaire ait reçu un préavis écrit, trente (30) jours avant le changement du lieu de travail. Dans les cas où le fonctionnaire n'est pas avisé par écrit d'un changement du lieu de travail, les dispositions de la directive s'appliquent pour la durée du changement du lieu de travail jusqu'à concurrence de soixante (60) jours. Lorsque les conditions relatives au changement du lieu de travail ne sont pas remplies, le transport est fourni vers le lieu de travail temporaire ou le taux par kilomètre est payé, selon l'éventualité la moins coûteuse.
AUTORISATION
C'est l'employeur qui décide de l'opportunité du moment et de la destination d'un voyage d'affaires, de la personne qui le fera, du moyen et de la classe de transport et du logement à utiliser, sous réserve des dispositions de la présente directive.	Aucune modification	Il incombe à l'employeur d'autoriser les voyages d'affaires et de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Comme suite à une consultation entre l'employeur et le fonctionnaire, l'organisation des préparatifs de voyage doit répondre au mieux aux besoins et aux préférences des employés et aux nécessités du service de l'employeur.
PROGRAMMES DE FIDÉLISATION
Les fonctionnaires n'ont pas droit aux points de grand voyageur obtenus pendant un voyage en service commandé effectué à des fins personnelles ou officielles et ne peuvent ni les collecter ni les utiliser.	Modification approuvée par le SCT en mai 2001 Dans la mesure où l'État n'a pas à débourser des frais supplémentaires, les fonctionnaires qui voyagent en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins officielles ou personnelles.	Même qu'en mai 2001
AVANCES DE VOYAGE
Une avance de voyage d'affaires ne devrait pas être accordée à l'égard des services que le fonctionnaire peut payer avec une carte individuelle de voyage.	Aucune modification	Si un fonctionnaire décide de ne pas obtenir ou utiliser une carte individuelle de voyage, le fonctionnaire et l'employeur devront discuter de la possibilité de lui accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne devraient pas être indûment refusées.
LOGEMENT
Les logements commerciaux doivent être choisis des sections blanches du Répertoire des hôtels pour les employés du gouvernement, sauf dans les circonstances dont il est fait mention aux paragraphes 3.1.5 à 3.1.8.	Aucune modification.	Il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels comme guide au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement. Des résidences d'affaires seront disponibles, dans certaines villes, comme option de logement pour les déplacements prolongés.
LOGEMENT PARTICULIER NON COMMERCIAL (CANADA, É.-U., VOYAGES INTERNATIONAUX)
13,50 $ par jour	50 $ par jour	Même qu'en juillet 2000
GARDE DES PERSONNES À CHARGE
Le fonctionnaire doit être le seul responsable de la personne à charge et être obligé de s'absenter pour la nuit Enfants admissibles = âgés de moins de 16 ans habitant avec le fonctionnaire 10 $ pour chaque nuit où il confie l'enfant à la garde d'un ami ou d'un parent 15 $ par nuit – bonne d'enfants / aide ménagère 30 $ par nuit – personne qui n'habite pas avec le fonctionnaire 55 $ par nuit – société spécialisée	Les familles monoparentales ou les familles biparentales lorsque les deux parents qui sont des employés de la FP doivent en même temps s'absenter pour la nuit en service commandé ou qu'ils doivent voyager hors de la ville et que l'heure du retour à domicile dépasse l'heure de retour habituelle. Enfants admissibles = âgés de moins de 16 ans et habitant avec le fonctionnaire 75 $ par jour avec reçu ou déclaration	Lorsqu'un fonctionnaire est tenu d'effectuer un voyage en service commandé, le fonctionnaire doit toucher le remboursement quotidien pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à sa charge. A cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $ CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $ CAN par ménage si : a) le fonctionnaire est le seul soignant d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou atteinte d'une déficience physique ou intellectuelle, b) deux fonctionnaires vivant dans le même foyer sont les seuls soignants d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou atteinte d'une déficience physique ou intellectuelle et qu'ils doivent en même temps effectuer un voyage en service commandé. L'indemnité de garde d'une personne à charge vise uniquement les dépenses engagées en raison d'un voyage et s'ajoute aux dépenses engagées par le fonctionnaire lorsque ce dernier ne voyage pas.
COMMUNICATIONS À DOMICILE – CANADA ET É.-U.
Un appel à domicile de dix minutes pour chaque période de 5 jours consécutifs en déplacement	Incluses dans les faux frais.	Même qu'en juillet 2000.
COMMUNICATIONS À DOMICILE – VOYAGES INTERNATIONAUX
Un appel à domicile de dix minutes au tarif réduit de soirée pour chaque période de 5 jours consécutifs en déplacement.	Aucune modification	L'équivalent d'un appel à domicile de dix minutes pour chaque période de 3 jours consécutifs en déplacement.
FAUX FRAIS – CANADA ET É.-U.
6 $ par jour	Augmentation à 11,50 $ par jour pour y inclure les appels téléphoniques à la maison et l'eau en bouteille.	Augmentation à 17,30 $ par jour pour y inclure les dépenses « d'entretien ».
FAUX FRAIS – VOYAGES INTERNATIONAUX
Logement commercial : 25 % du taux pour 3 repas 31,25 % du déjeuner et du dîner Logement particulier : 15 % du taux pour 3 repas 18,75 % du déjeuner et du dîner		Logement commercial ou dans une institution : 32 % du taux pour 3 repas 40 % du déjeuner et du dîner Logement particulier : 20 % du taux pour 3 repas 25 % du déjeuner et du dîner
REPAS PRIS DANS LA ZONE D'AFFECTATION
Lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions ou à des audiences publiques qui durent toute la journée et que les repas font partie intégrante des activités... Avec reçus.	Aucune modification	Remboursables, dans les limites prévues à l'appendice C, lorsque le fonctionnaire est tenu de travailler pendant ses heures normales de repas. Avec reçus.
REPAS PRIS DANS UN LOGEMENT PARTICULIER – VOYAGES INTERNATIONAUX
20 % de réduction de l'indemnité de repas	Élimination de la réduction de 20 %	Même qu'en juillet 2000.
LOGEMENT, REPAS ET FAUX FRAIS DÉPLACEMENTS PROLONGÉS – CANADA, É.-U. ET VOYAGES INTERNATIONAUX
Jusqu'à 2 mois : . chambre d'hôtel . indemnités de repas maximales . faux frais maximums De 2 à 4 mois : logement indépendant pleine indemnité de repas Aucuns faux frais Plus de 4 mois : Réinstallation à court terme Studio 65 % du taux du dîner, si des personnes à charge à domicile Aucuns faux frais	Aucune modification	Jusqu'à 30 jours civils consécutifs au même endroit : chambre d'hôtel indemnités de repas maximales faux frais maximums À compter du 31^e jour civil consécutif au même endroit, et si disponibles : résidences d'affaires appartement logement particulier 75 % de l'indemnité de repas et de faux frais
VOYAGES PAR AVION EN CLASSE AFFAIRES
Applicable au Canada, aux É.-U. et aux voyages internationaux Temps de déplacement continu par avion de 12 heures.	Aucune modification	Applicable aux voyages internationaux seulement. Temps de déplacement par avion de neuf heures.
PÉRIODES DE REPOS
Pour que le voyageur puisse se remettre de la fatigue occasionnée par les changements rapides de fuseaux horaires ou les voyages de nuit, une période de repos convenable doit être ménagée entre le moment où le fonctionnaire arrive à destination et le moment où il est tenu de se présenter au travail. On considère que le temps de déplacement continu commence à l'heure prévue du départ du premier vol d'un voyage d'affaires et qu'il se termine : a) à l'arrivée d'un vol au lieu de destination, b) au début d'une escale pour la nuit, c) l'heure prévue de l'arrivée des premiers vols de correspondance d'après les règles du transporteur concernant le délai de correspondance minimum, selon ce qui se produit en premier.	Aucune modification	Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires de façon à prévoir : a) une période de repos convenable; et/ou b) une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures. Le temps de déplacement représente le temps passé dans tout mode de transport en route vers une destination ou en attente d'une correspondance immédiate. Ce temps comprend le temps consacré à se rendre à un transporteur ou un terminus et à en revenir. Une période de repos convenable ne doit pas être refusée de façon injustifiée.
PÉRIODES DE REPOS – AGENTS D'ESCORTE
S/O	S/O	Une période de repos convenable pour les fonctionnaires exerçant les fonctions d'agents d'escorte doit être de 16 heures pour les voyages de 8 à 24 heures; et de 24 heures dans le cas des voyages d'une durée de plus de 24 heures.
TAUX PAR KILOMÈTRE
Deux taux : Taux – demande de l'employeur (Taux plus élevé) Taux – demande du voyageur (Taux moins élevé)	Aucune modification	Un seul taux (le plus élevé)
TAXIS
Dans la zone d'affectation : Bons de taxi Pour se rendre au terminus d'un transporteur et en revenir : Le fonctionnaire ne peut pas utiliser les bons de taxi. Il doit payer la course comptant. Déplacements avec nuitée : Des reçus ne devront être fournis que si la course dépasse 8 $.	Aucune modification	Dans la zone d'affectation : Dépenses réelles remboursées sur présentation de reçus. Canada et É.-U. : Des reçus ne devront être fournis que si la course en taxi dépasse 10 $. Voyages internationaux : Dépenses réelles remboursées sur présentation de reçus.
VOYAGES EN TRAIN
Voiture ordinaire pour les voyages de quatre heures ou moins. Classe supérieure permise pour les voyages de nuit.	Classe Via 1 lorsqu'elle est plus économique que le transport par avion ou par la route.	La norme pour les voyages en train est la classe supérieure à la classe économique.
LOCATION DE VÉHICULE
Il faut louer des voitures compactes. La location de voitures intermédiaires ou sedan peut être autorisée lorsque le nombre de passagers ou le poids ou l'encombrement des marchandises à transporter justifie l'utilisation d'un véhicule plus gros.	Le pouvoir discrétionnaire accordé aux gestionnaires pour autoriser la taille appropriée des véhicules de location est augmentée.	La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire.
VOYAGES DE FIN DE SEMAINE AU FOYER – CONJOINTS/PERSONNES À CHARGE
S/O	Le conjoint et/ou les personnes à charge se déplacent au lieu d'affectation du fonctionnaire – au Canada seulement	Même qu'en juillet 2000, mais étendue aux voyages internationaux.