le 26 juin 2001
Taux par kilomètre remboursables pour l'usage d'une voiture particulière
conduite en service commandé autorisé,
conformément à la Directive sur les voyages du CNM
Comme le nombre de demandes de renseignements des fonctionnaires fédéraux va en croissant, dans un souci de faire mieux comprendre le calcul et le rajustement des taux remboursables par kilomètre, le Conseil national mixte (CNM) a préparé les questions et réponses suivantes.
1. Comment les taux par kilomètre sont-ils calculés?
Leur calcul est basé sur une méthode tenant compte des frais permanents liés à la possession d'une voiture particulière et des frais de fonctionnement d'une telle voiture.
2. Qu'entend-on par frais permanents?
La dépréciation, la taxe provinciale, les frais de financement, l'assurance et les frais d'immatriculation.
3. Et par frais de fonctionnement?
L'essence, l'huile, les lubrifiants, les pneus, l'entretien et les réparations.
4. Pourquoi le taux par kilomètre est-il plus élevé quand la voiture particulière est utilisée à la demande de l'employeur que lorsqu'elle l'est à celle du voyageur?
Quand l'employeur demande au voyageur de se servir d'une voiture particulière pour un voyage en service commandé quelconque et que celui-ci y consent, le voyageur est remboursé au taux par kilomètre le plus élevé, correspondant à l'utilisation d'une voiture particulière à la demande de l'employeur, puisque ce taux est calculé en fonction à la fois des frais permanents et des frais de fonctionnement associés à la propriété et à l'utilisation d'une voiture particulière.
Par contre, quand c'est le voyageur qui demande l'autorisation de se servir d'une voiture particulière pour un voyage en service commandé quelconque, lorsqu'il existe un moyen de transport commercial ou gouvernemental commode, et que l'employeur y consent, il a droit à un remboursement au taux par kilomètre pour l'utilisation d'une voiture particulière à sa demande (lequel est moins élevé que si le véhicule était utilisé à la demande de l'employeur), afin de compenser seulement les frais de fonctionnement du véhicule en question.
5. Tient-on compte des différences régionales?
Oui, en évaluant le coût des taxes, des frais d'immatriculation, de l'assurance, de l'entretien et de l'essence dans chaque province et territoire. En outre, les taux par kilomètre sont plus élevés dans les territoires qu'ailleurs parce que les frais de fonctionnement y sont plus élevés, en raison des conditions climatiques plus rigoureuses.
6. Qui calcule les taux par kilomètre?
Le CNM charge PHH Business Information Consulting Services de les calculer avec la méthode susdécrite.
7. Qui réévalue les taux par kilomètre?
Le Comité des voyages en service commandé, un comité conjoint syndical-patronal du CNM, est chargé de réévaluer régulièrement les taux par kilomètre.
8. À quelle fréquence les taux par kilomètre sont-ils réévalués?
Ils sont normalement réévalués chaque année. Toutefois, depuis juillet 2000, afin de tenir compte des fluctuations des prix de l'essence, ils sont maintenant revus tous les trimestres pour rester réalistes.
9. Comment les taux par kilomètre sont-ils réévalués et rajustés?
Tous les trimestres, le Comité des voyages en service commandé du CNM analyse les rapports produits par PHH Information and Consulting Services sur le coût moyen de l'essence dans chaque province et territoire. Si ce coût a augmenté ou baissé, le comité recommande des rajustements des taux par kilomètre pour le trimestre suivant. S'il ne constate aucun changement sensible du coût moyen de l'essence, il recommande que les taux par kilomètre ne changent pas.
10. Comment le coût de l'essence affecte-il les taux par kilomètre?
Le coût de l'essence est un facteur important dans le calcul des taux par kilomètre. En moyenne, le coût de l'essence représente approximativement 20% du taux de kilomètre à la demande de l'employeur dans chaque province ou territoire.
11. Qui approuve les taux par kilomètre?
Le Comité exécutif du CNM.
12. Comment peut-on être sûr que les taux par kilomètre sont justes et raisonnables?
La méthode utilisée pour les déterminer est la norme dans l'industrie du transport; elle est basée sur plusieurs facteurs servant à calculer le plus exactement possible les frais de propriété et d'utilisation d'une voiture particulière au Canada, c'est-à-dire les frais permanents et les frais de fonctionnement typiques, qui devraient être compensés de façon équitable.
Certaines personnes peuvent préférer conduire des véhicules coûteux, alors que d'autres choisissent d'en conduire de moins chers. De même, certains peuvent obtenir de meilleurs prix pour leur véhicule, pour son financement ou pour l'assurance que ceux sur lesquels la méthode est basée, tandis que d'autres peuvent payer plus cher, pour diverses raisons. Par conséquent, les choix de chacun ou les circonstances particulières peuvent aboutir à des coûts plus ou moins élevés que ceux du calcul des taux par kilomètre. Néanmoins, la méthode est censée tenir compte de tous les coûts d'un scénario de propriété raisonnable.
Pour obtenir d'autres renseignements sur l'utilisation d'une voiture particulière en service commandé, veuillez consulter la Directive sur les voyages du CNM (articles 2.10 à 2.14), sur le site Web du SCT, http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_f.html.