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Énoncé des travaux - Enquête sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail - 2021-3

le 13 janvier 2021

1.       Objectif

L’objectif est d’enquêter sur les allégations de harcèlement et de violence dans le lieu de travail, conformément au nouveau Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail : DORS/2020-130 (ci-après appelé le RPHVLT). L’enquête est menée au nom de (Entrez le texte ici) et vise à fournir au représentant de l’employeur ou au destinataire désigné un rapport écrit comprenant la description de l’incident, les conclusions, y compris celles liées aux circonstances dans le lieu de travail qui ont contribué à l’incident, et des recommandations visant à éliminer ou à réduire au minimum le risque qu’un incident similaire se reproduise.

Cette enquête n’est pas menée à des fins disciplinaires et n’a pas pour but de fournir une réparation personnelle à l’employé alléguant une violence dans le lieu de travail.

2.       Contexte

L’enquête doit être menée conformément au nouveau RPHVLT, à la Politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail du Ministère et à d’autres lois ou exigences pertinentes.

Selon le paragraphe 122(1) du Code canadien du travail (la Loi), le harcèlement et la violence dans le lieu de travail s’entendent de « [t]out acte, comportement ou propos, notamment de nature sexuelle, qui pourrait vraisemblablement offenser ou humilier un employé ou lui causer toute autre blessure ou maladie, physique ou psychologique, y compris tout acte, comportement ou propos réglementaire ».

Conformément au paragraphe 28(1) du RPHVLT, l’enquêteur doit posséder les qualifications suivantes :

  1. être formé en techniques d’enquête;
  2. avoir des connaissances, une formation et de l’expérience qui sont pertinentes au harcèlement et la violence dans le lieu de travail;
  3. connaître la Loi, la Loi canadienne sur les droits de la personne et tout autre texte législatif lié au harcèlement et à la violence dans le lieu de travail.

3.       Objectif

L’objectif de cette enquête est d’examiner les allégations de l’employé telles qu’elles ont été rapportées dans l’incident, de déterminer si l’incident ou la série d’incidents est visé par la définition de « harcèlement et violence dans le lieu de travail », de déterminer les causes profondes de l’incident ou des incidents, de formuler des recommandations pour prévenir d’autres incidents de harcèlement et de violence dans le lieu de travail et de réduire le risque de harcèlement et de violence dans le lieu de travail.

4.       Description et portée des travaux

L’enquêteur enquêtera sur les allégations conformément aux modalités suivantes :

  1. L’enquête vise à :
    1. recueillir et analyser toute l’information, interroger les parties pertinentes (p. ex. la partie principale, la partie intimée, les témoins) au sujet des allégations de harcèlement et de violence dans le lieu de travail;
    2. déterminer si les allégations constituent tout agissement, comportement, menace ou geste d’une personne à l’égard d’un employé à son lieu de travail qui pourrait vraisemblablement lui causer un préjudice, une blessure, ou une maladie;
    3. déterminer la nature du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail et les facteurs qui y contribuent, et identifier la mesure ou les mesures supplémentaires et les causes profondes;
    4. formuler des recommandations pour prévenir la répétition de ce cas ou d’autres cas de harcèlement et de violence dans le lieu de travail.
  2. L’enquêteur mènera toutes les entrevues de façon équitable, impartiale et professionnelle et respectera les droits et la dignité de toutes les parties concernées. L’enquêteur peut obtenir de l’aide, comme la traduction et la transcription. Toutefois, la sous-traitance de ce contrat n’est pas permise et l’enquêteur est la personne à qui s’applique le présent contrat.
  3. L’enquêteur enquêtera sur les allégations de harcèlement et de violence dans le lieu de travail actuelles qui lui sont présentées. Si, au cours de l’enquête, il prend connaissance d’autres allégations, il doit les signaler par écrit au destinataire désigné pour discuter de la façon de procéder. Le destinataire désigné déterminera si les incidents seront inclus dans l’enquête de l’enquêteur ou s’ils seront examinés séparément.
  4. À la conclusion de l’enquête, l’enquêteur fournira un rapport écrit (voir modèle en annexe) au destinataire désigné.
    Le rapport doit:
    1. être présenté de manière objective et logique;
    2. détailler l’information pertinente recueillie dans le cadre de l’enquête (y compris une analyse des causes fondamentales, des conclusions et des recommandations, le cas échéant);
    3. se conformer au RPHVLT et à l’alinéa 4a) du présent énoncé des travaux;
    4. être de haute qualité en fonction de la portée de l’enquête et de la nature du contrat.

Conformément au paragraphe 25(2) du RPHVLT, si les parties règlent l’affaire pendant qu’une enquête est en cours, le représentant de l’employeur ou le destinataire désigné avisera l’enquêteur d’abandonner l’enquête.

5.       Attentes et produits livrables

L’enquêteur doit :

  1. interroger la partie principale, la partie intimée et le ou les témoins pendant leurs heures de travail tout au long du processus, à moins d’indications contraires;
  2. coordonner les réunions et interroger la partie principale, la partie intimée et les témoins identifiés tout au long de l’enquête;
  3. permettre à la partie principale, aux parties intimées et aux témoins d’examiner leurs déclarations et de fournir une confirmation signée de leur exactitude après l’entrevue ou lorsqu’il est raisonnablement possible de le faire;
  4. informer le destinataire désigné de l’employeur de tout refus de collaborer de la part d’une partie ou d’un témoin en vue de modifier éventuellement l’énoncé des travaux;
  5. déterminer si l’allégation ou les allégations sont visées par la définition de « harcèlement et violence »dans le lieu de travail, conformément au RPHVLT et au moyen de documents justificatifs;
  6. formuler et documenter des recommandations claires pour prévenir la répétition du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail et identifier les mesures supplémentaires, les facteurs contributifs et les causes profondes;
  7. préparer un rapport clair et concis et fournir une (1) version papier et une (1) version électronique (en PDF) du rapport final d’enquête sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail au représentant autorisé de l’employeur ou au destinataire désigné;
  8. le rapport de l’enquêteur ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l’identité des personnes qui sont impliquées dans un incident en vertu du Règlements (p. ex. lieux de travail, dates, noms de division ou de groupe);
  9. mener l’enquête conformément aux lois, aux principes et aux techniques applicables suivantes pendant le processus d’enquête :
    1. le Code canadien du travail, partie II, et le RCSST;
    2. le Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail;
    3. la Loi canadienne sur les droits de la personne;
    4. la Loi sur l’accès à l’information;
    5. la Loi sur la protection des renseignements personnels; et
    6. la Loi sur les langues officielles.
  10. assurer la confidentialité pendant le processus d’enquête; et
  11. s’assurer que toutes les parties se voient rappeler leur droit d’être accompagnées par une personne de leur choix et qu’elles peuvent communiquer dans la langue officielle de leur choix.

6.       Ressources et niveau d’effort

On estime qu’il y aura (Entrez le texte ici) personnes à interroger. L’enquêteur confirmera le nombre de personnes en question après avoir examiné les allégations et interrogé la partie principale. Toutes les personnes à interroger doivent être disponibles dans un délai raisonnable. Cette question devrait être discutée et planifiée et ne pas être laissée libre à l’interprétation.

L’enquêteur peut être requis de fournir un registre décrivant le temps consacré en heures pour les entrevues, les déplacements, la recherche et la rédaction du rapport une fois le rapport terminé, à ce moment, la rémunération peut être ajustée.

7.       Lieu de travail et voyage

Les entrevues peuvent être menées par divers moyens (en personne, par téléphone ou virtuellement) en fonction des circonstances et des facteurs (c.-à-d. pandémie, disponibilité, exigences de déplacement, etc.). (Entrez le texte ici) jours de déplacement seront requis pour l’enquêteur, le cas échéant.

8.       Langue de travail

Toute la correspondance, la communication et les entrevues avec les parties concernées seront effectuées dans la langue officielle de leur choix, et toute mesure d’adaptation liée aux communications peut être demandée pour assurer une participation sans obstacle à la correspondance, à la communication et aux entrevues. Les rapports et les documents doivent être rédigés en français ou en anglais. Si une traduction est requise, l’employeur sera responsable de la traduction et des coûts s’y rattachant.

9.       Calendrier et coût

L’enquêteur commencera les travaux le ou vers le (Entrez le texte ici), et il effectuera tous les travaux requis dans le présent énoncé des travaux d’ici le (Entrez le texte ici), à moins d’une entente contraire conformément au contrat et à l’EDT.

Les services de l’enquêteur seront fournis à un coût fondé sur les taux établis dans le contrat.

La facture sera présentée à la fin du mandat et sera fondée sur les travaux réels effectués pendant le contrat.

10.   Confidentialité

L’enquêteur reconnaît qu’elle est liée par la Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R.C., 1985, ch. P­21), à l’égard de la protection des renseignements personnels, au sens de la Loi. L’enquêteur gardera confidentiels tous les renseignements personnels recueillis, créés ou traités par ses soins dans le cadre du contrat et ne les utilisera pas, ne les copiera pas, ne les divulguera pas, ne s’en départira pas et ne les détruira pas, sauf conformément à la présente clause et aux dispositions du contrat.

11.   Exigences relatives à la sécurité

Un enquêteur externe travaillant pour le gouvernement du Canada doit détenir la cote de sécurité indiquée ci-après.

Le contractuel ou l’offrant doit, en tout temps pendant l’exécution du contrat ou de l’offre à commandes, détenir une vérification d’organisation désignée (VOD) valide de même qu’une autorisation de détenir des renseignements au niveau PROTÉGÉ B, émise par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le personnel du contractuel qui doit avoir accès à de l’information, des biens ou des sites de travail PROTÉGÉ doivent CHACUN détenir une cote de FIABILITÉ valide accordée ou approuvée par la DSIC de TPSGC. L’entrepreneur NE DOIT PAS utiliser ses propres systèmes informatiques pour traiter, produire ou stocker électroniquement des renseignements PROTÉGÉS tant que la DSIC/TPSGC ne lui en aura pas donné l’autorisation par écrit. Lorsque cette autorisation aura été délivrée, ces tâches pourront être exécutées jusqu’au niveau PROTÉGÉ B.

12.   Personnes-ressources de l’employeur

L’autorité contractante est : (Entrez le texte ici).

 

L’autorité contractante (ou le représentant autorisé de l’employeur ou le destinataire désigné) est responsable de la gestion du contrat. Toute modification ou tout retard au contrat doit être autorisé par écrit par l’autorité contractante. Le contractuel ne doit pas effectuer des travaux dépassant la portée du contrat ou en dehors de celle-ci en raison de demandes ou instructions verbales ou écrites de tout membre du personnel du gouvernement autre que l’autorité susmentionnée.

Le chargé de projet pour le contrat est : (Entrez le texte ici).

 

Le représentant de l’employeur ou le destinataire désigné est : (Entrez le texte ici).

 

Le représentant de l’employeur ou le destinataire désigné est responsable de ce qui suit :

  1. Toutes les questions relatives au contenu technique des travaux prévus dans le contrat;
  2. Fournir les renseignements suivants à l’enquêteur:
    1. tout renseignement pertinent pour lequel la divulgation n’est pas interdite par la loi et qui ne révélerait pas l’identité de la personne concernée sans son consentement, et des coordonnées (courriel, numéro de téléphone);
    2. politique ministérielle de prévention de la violence dans le lieu de travail;
    3. résumé des allégations;
    4. lieux d’entrevue (physique ou virtuel); et
  3. Effectuer la gestion globale du contrat;
  4. Agir à titre de point de contact unique pour régler toute question contractuelle pouvant survenir;
  5. Préciser toute modification proposée à l’assurance de la qualité;
  6. Effectuer l’assurance de la qualité et veiller à ce que l’énoncé des travaux soit complet;
  7. Examiner et accepter les travaux exécutés de la manière précisée dans l’énoncé des travaux; et
  8. Examiner et approuver toutes les factures soumises une fois que toutes les mesures d’assurance de la qualité ont été respectées et que le destinataire désigné a approuvé le rapport pour l’assurance de la qualité.

13.   Signatures

En foi de quoi le présent énoncé des travaux est signé :

 
 
________________________________  		  
 
________________________
NOM
Représentant de l’employeur		 Date

  

  

 
 
________________________________  		  
 
________________________
NOM
Enquêteur		 Date

 

 

Annexe 1

Modèle de rapport écrit de l'enquêteur

Nom de l’organisation (si l’enquêteur est externe à l’organisation)

Nom du ministère :

 

Lieu de l’enquête sur place :

 

Personne-ressource du ministère :
 

Titre :

Lieu :
 

 

Adresse :

 

 

Type de milieu de travail :
 

Date :
 

Nom de l'enquêteur:
 

Signature : 

Titre de l'enquêteur:
 

 

 

Le rapport de l'enquêteur doit être rédigé de manière à ne révéler l'identité d'aucune des personnes impliquées, ni directement, ni indirectement.

Portée de l’enquête

L’enquête est réalisée pour établir si ’il y a eu le harcèlement et la violence sur le lieu de travail. Lorsque des incidents font l’objet d’une enquête, l’accent est mis sur l'identification des causes profondes et des mesures de prévention pour éviter qu'ils ne se reproduisent. L’enquêteur doit examiner les allégations en étudiant les incidents présentés et déterminer si ces incidents à la définition du « harcèlement et de la violence dans le lieu de travail » selon le Règlement. Le rôle principal de l’enquêteur est de faire des recommandations pour mettre en œuvre des contrôles systémiques pour éliminer ou réduire la récurrence du harcèlement et la violence au travail dans la mesure du possible. Les mesures préventives recommandées ont pour but de prévenir une répétition du harcèlement et de la violence au travail, dans les cas où la violence et le harcèlement sont fondés.

Les activités d'enquête sont destinées à trouver des faits pouvant donner lieu à une prise de mesures, et non de prendre des personnes en faute. Par conséquent, le but des enquêtes sur les incidents de harcèlement et violence dans le lieu de travail en vertu du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence au travail (RPHVLT) est de déterminer les lacunes systémiques et les facteurs de risque organisationnels du système de gestion en SST afin de formuler des recommandations efficaces pour la prévention de la répétition du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail.

Le rapport sera remis au représentant de l'employeur ou au destinataire désigné. Le rapport devrait donner au représentant ou au destinataire désigné les renseignements nécessaires pour permettre au comité de santé et de sécurité au travail / au représentant pour la santé et la sécurité de faire des recommandations à l’employeur sur la mise en œuvre et l’adoption des recommandations de l’enquêteur.

 

Nature de l’incident:

 

 

Information obtenue :

 

 

Ministère :

 

 

Partie principale et partie intimée à l’incident:

 

 

Témoins :

 

 

Constatations de l’enquête :

 

 

Conclusion et justification de la conclusion :

 

 

Recommandations :

 

 

Autres points à considérer :