DSE 15 - Réinstallation

Champ d'application

Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.

Définitions

Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.

Frais de réinstallation (relocation expenses) s'entend des frais :

(a) de déplacement d'un fonctionnaire et d'une personne à charge, et(ou) d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers d'un fonctionnaire, et(ou) d'entreposage de longue durée des effets mobiliers, lorsque l'administrateur général n'a pas autorisé l'expédition desdits effets au poste du fonctionnaire, ou les frais imprévus d'entreposage nécessaire desdits effets dont l'administrateur général a autorisé l'expédition pendant une période ne dépassant pas douze mois, ou

(b) des divers frais prévus dans la présente directive.

Indemnité d'esthétisme (beauty allowance) s'entend d'une indemnité, dont le montant n'excède par la valeur réelle de l'article, visant l'indemnisation des dommages visibles qui n'ont aucune incidence sur le fonctionnement de l'article.

Indemnité de transport (transportation entitlement) désigne le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel aux termes de la présente directive. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport.

Lieu de travail (place of duty) désigne tout endroit au Canada ou tout poste à l'étranger où un fonctionnaire est habituellement en service; cette expression englobe tout secteur qui, compte tenu des usages locaux, est situé en banlieue du lieu de travail.

Réinstallation (relocate) désigne le déménagement autorisé d'un fonctionnaire et(ou) d'une personne à charge entre un lieu de travail au Canada et un lieu de travail à un poste, ou d'un poste à une autre.

Réparation (repair) s'entend de la remise en état d'un article sans excéder sa valeur de remplacement.

Valeur de remplacement (VRE) (replacement cost value) s'entend du coût du remplacement, au Canada, au moment de la perte, de l'article endommagé ou perdu par un article de même nature et qualité.

Valeur réelle (VR) (actual cash value) s'entend de l'âge, de l'état et de la durée de vie prévue de l'article selon l'administrateur des réclamations en conformité avec l'usage actuel dans le domaine.

Directive

15.1 Application

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.1.1 Cette directive s'applique à un fonctionnaire et(ou) à une personne à charge qui se réinstalle au Canada ou dans un poste ou entre deux postes ou qui cesse d'être fonctionnaire ou personne à charge durant une période de service à l'extérieur du Canada.

15.1.2 Les dispositions relatives à la réinstallation portent sur les frais légitimes de réinstallation du fonctionnaire et excluent le gain personnel ou le remboursement des extravagances du fonctionnaire. Les fonctionnaires devraient lire attentivement la directive et lorsqu'un avis donné par le ministère contredit la directive, le fonctionnaire devrait demander que l'avis soit donné par écrit. Cette démarche est importante parce que les dépenses résultant d'une interprétation erronée ou d'une erreur ne sont pas nécessairement remboursables.

15.1.3 Puisque c'est l'employeur qui décide de la réinstallation d'un fonctionnaire, c'est donc à lui seul qu'il incombe de déterminer l'aide nécessaire à cette occasion.

15.1.4 Dans toute réinstallation, il faut viser à réinstaller le fonctionnaire de la façon la plus efficace, c'est-à-dire au prix le plus raisonnable pour l'État, tout en causant le moins d'ennuis possibles au fonctionnaire et à sa famille.

15.1.5 Lorsque la présente directive ou d'autres directives prévoient l'autorisation des frais de déplacement ou de subsistance ou les deux, la personne à charge est assujettie à des normes de transport et de logement semblables à celles qui s'appliquent au fonctionnaire. Sous réserve de l'autorisation de l'administrateur général, si, à l'occasion d'une réinstallation, le fonctionnaire doit précéder ou suivre les personnes à charge, que ce soit à destination ou en provenance d'un poste, l'une de celles-ci doit être considérée comme étant le fonctionnaire pour ce qui est des dépenses engagées en vertu de la présente directive.

15.1.6 L'employeur accordera à tout fonctionnaire suffisamment de temps rémunéré pour qu'il puisse s'occuper de sa réinstallation, et notamment surveiller l'empaquetage et le dépaquetage de ses effets mobiliers, selon ses circonstances particulières, ainsi que pour effectuer un voyage à la recherche d'un logement à son nouveau lieu de travail et y déménager; une période de congé payé raisonnable devra également être accordée à l'époux ou conjoint de fait lorsque cet époux ou conjoint de fait est également un fonctionnaire. On ne refusera pas une telle autorisation sans raison valable. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.2 Couple de fonctionnaires

15.2.1 Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté au même poste, les dispositions de la présente directive ne s'appliquent normalement qu'à l'un d'eux. L'autre fonctionnaire sera considéré comme une personne à charge aux fins de la réinstallation, sauf si l'administrateur général juge que les besoins du programme justifient un traitement individuel. Dans ce cas, les renseignements requis sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du Service extérieur.

15.2.2 Lorsqu'un couple de fonctionnaires est affecté à deux postes différentes, les dispositions de la présente directive s'appliquent à chacun d'eux, compte tenu de toutes personnes à charge qui les accompagnent.

Déplacement à l'occasion de la réinstallation

15.3 Indemnité de voyage

15.3.1 Le déplacement d'un fonctionnaire qui est réinstallé doit être organisé par le service compétent de l'employeur, à moins que le fonctionnaire ne décide de prendre personnellement les dispositions nécessaires. Dans ce cas, l'indemnité de transport admissible sera établie par l'employeur.

15.3.2 Lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé de la ville où se trouve son bureau principal à un poste ou d'un poste à la ville où se trouve son bureau principal, le parcours dont on se servira pour établir l'indemnité de transport admissible sera celui le plus direct, par avion, entre le poste et la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire.

15.3.3 Sous réserve des articles 15.3.4 et 15.3.5, lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé d'un poste à une autre, les frais de parcours dont on se servira pour établir l'indemnité de transport ne devront pas dépasser le coût d'un voyage en avion effectué sur le parcours le plus direct, du poste actuelle au poste de réaffectation.

15.3.4 Lorsqu'un fonctionnaire ou les personnes à sa charge désirent passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire lors d'une mutation à un autre poste afin de prendre des effets personnels qui y sont entreposés, ou pour d'autres motifs, l'indemnité de transport inclut les frais de l'escale. Le fonctionnaire devra démontrer qu'il y a eu escale dans la ville où est situé son bureau principal. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.3.5 Si l'administrateur général demande à un fonctionnaire de se rendre directement de son poste à son poste de réaffectation, le fonctionnaire et les personnes à charge qui l'accompagnent auront le droit, au cours de la nouvelle affectation, d'effectuer un voyage supplémentaire pour se rendre à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, conformément à la DSE 50.4.3, sauf si les personnes à charge sont autorisées à passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire. En pareil cas, le fonctionnaire aura le droit d'effectuer un voyage supplémentaire, conformément au présent article.

15.3.6 Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général peut autoriser un fonctionnaire et les personnes à charge qui l'accompagnent à effectuer un voyage aller-retour entre le poste où le fonctionnaire est affecté et la ville du bureau principal, avant que le fonctionnaire ne parte du poste, au lieu d'accorder les avantages prévus aux paragraphes 15.3.4 et 15.3.5, après avoir reçu confirmation de la réaffectation à un autre poste, si cette mesure correspond aux besoins opérationnels du ministère.

15.3.7 Pour déterminer l'indemnité de transport du fonctionnaire qui choisit de prendre lui-même ses dispositions de voyage, l'employeur se basera sur le prix du billet d'avion à plein tarif le moins cher en classe économique, annoncé par les compagnies aériennes habituellement approuvées par l'administrateur général pour les déplacements des fonctionnaires et qui offrent un service comparable à celui des grandes compagnies aériennes internationales pour le parcours le plus direct au moment du voyage. L'employeur déterminera également si une aide additionnelle est appropriée compte tenu des circonstances, conformément à l'article 15.8. L'indemnité de transport mentionnée ci-dessus, qui peut dépasser le prix du billet d'avion le plus économique, doit être justifiée et s'applique uniquement aux frais de voyage réellement engagés.

15.3.8 Nonobstant le paragraphe 15.8.2, si un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions nécessaires pour son voyage, l'employeur n'est pas responsable des dépenses occasionnées par des perturbations ou des retards découlant des dispositions ainsi prises.

15.3.9 Lorsqu'un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions pour son voyage, les frais de transport qui excèdent l'indemnité de transport admissible établie seront à sa charge, le cas échéant.

15.3.10 L'indemnité de transport admissible commence le jour du départ de l'ancien lieu de travail et se termine le jour de l'arrivée au nouveau lieu de travail.

15.3.11 Sous réserve des dispositions de la présente directive, si un fonctionnaire choisit de faire un détour pour se rendre à son nouveau lieu de travail, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de réinstallation jusqu'à concurrence de l'indemnité de transport admissible du fonctionnaire, déterminée en vertu de l'article 15.3, et du coût d'expédition d'une voiture, s'il y a lieu. Toute dépense supplémentaire est à la charge du fonctionnaire, et tout le temps requis en sus du temps qu'exige le voyage en avion par l'itinéraire le plus pratique et le plus économique, est imputé à ses crédits de congés.

15.3.12 On remboursera à un fonctionnaire les frais réels et raisonnables relatifs au logement commercial qu'autorise l'administrateur général. L'administrateur général autorise normalement le fonctionnaire à se loger dans des établissements convenables et bien situés. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.3.13 Bien qu'en temps normal un fonctionnaire utilise des établissements commerciaux, il peut se loger dans sa famille ou chez des amis. Lorsqu'un fonctionnaire ou une personne à charge prend de telles dispositions, les frais sont remboursés qui sont afficher sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international qui doivent tenir compte des montants, mis à jour de temps à autre, précisés dans la Directive sur les voyages du CNM.

15.3.14 Tout fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne doivent être remboursés des dépenses qu'occasionnent trois repas par jour, et d'autres dépenses engagées en cours de voyage, conformément à la Directive sur les voyages du CNM et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Le fonctionnaire ne doit pas se faire rembourser les repas servis en cours de route par la compagnie aérienne ou un autre transporteur, à moins que ces repas ne soient servis en dehors des heures normales de repas ou ne soient pas complets. Dans ce cas, le fonctionnaire peut se faire rembourser (s'il fournit une preuve de paiement) un repas supplémentaire dont le coût ne dépasse pas l'indemnité prescrite pour ce genre de repas. Tout fonctionnaire qui demande un remboursement des repas et autres frais en cours de route a droit :

a) à l'indemnité de repas quotidienne pour lui-même et pour chacune des personnes à charge qui l'accompagnent et au remboursement des autres dépenses réelles et raisonnables, sur présentation des reçus, ou

b) à l'indemnité mixte de repas quotidienne (repas et faux-frais) pour un fonctionnaire et à l'indemnité de repas quotidienne pour chacune des personnes à charge qui l'accompagnent, et non au remboursement des frais de blanchissage, de nettoyage à sec et(ou) d'entretien des vêtements et des pourboires assujettis à l'article 15.3.15.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.3.15 Pour présenter une demande de remboursement de frais en vertu de cet article, le fonctionnaire doit consulter l'Appendice L. Lorsqu'un voyageur qui souffre d'un handicap physique doit payer des services supplémentaires (taxi ou portier, par exemple), ce surplus de faux frais lui est remboursé dans la mesure où il est jugé raisonnable et nécessaire. Les fonctionnaires doivent présenter des reçus lorsqu'ils peuvent en obtenir :

a) Taxis - L'utilisation de taxis peut être autorisée par l'administrateur général lorsqu'il n'est pas possible ou commode d'utiliser les services de la navette d'aéroport ou les services de transport en commun. On doit indiquer dans les demandes de remboursement de frais de taxi, le point de départ et la destination, l'objet et le coût de chaque trajet.

b) Chèques de voyage - Un fonctionnaire peut réclamer les frais réels engagés à l'achat et à l'encaissement d'un nombre raisonnable de chèques de voyage.

c) Opérations de change - Un fonctionnaire peut réclamer les frais réels engagés pour changer en devises étrangères une avance reçue pour son déplacement.

d) Blanchissage - Le fonctionnaire qui ne demande pas le remboursement de faux frais en vertu de l'alinéa 15.3.14b) a droit au remboursement des frais réels et raisonnables de blanchissage, de nettoyage à sec et d'entretien de ses vêtements et de ceux de chaque personne à charge qui l'accompagne.

e) Appels téléphoniques - Un fonctionnaire peut se faire rembourser les frais occasionnés par ses appels téléphoniques officiels. La demande de remboursement doit indiquer l'objet de chaque appel.

f) Excédents de bagages - Puisque l'article 15.14 prévoit l'expédition des effets par fret aérien et(ou) par bateau, l'employeur ne rembourse pas normalement les frais occasionnés par des excédents de bagages. Ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles que l'administrateur général peut autoriser à l'avance l'expédition de bagages excédentaires à titre de bagages enregistrés. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

g) Passeports et dépenses connexes - À l'occasion de la réinstallation d'un fonctionnaire, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires pour lui obtenir, sans frais, les passeports, les visas, les vaccins, les radiographies et les certificats médicaux nécessaires. Dans la mesure du possible, ce sont les ministères de Santé Canada, des Anciens Combattants ou de la Défense nationale qui doivent dispenser ces services médicaux.

h) Pourboires - Un fonctionnaire peut réclamer le remboursement des pourboires réels et raisonnables relatifs au déplacement, mais les pourboires pour les repas sont compris dans les taux de repas quotidiens.

i) Assurance - le fonctionnaire a droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable aux réparations ou au remplacement des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage sauf si cette garantie est fournie par le transporteur aérien. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.4 Moyens et normes de transport

15.4.1 Le fonctionnaire réinstallé voyage normalement en avion. Il peut toutefois décider de voyager par bateau ou d'utiliser un véhicule particulier, si cela est possible.

15.4.2 Un fonctionnaire peut choisir d'utiliser un autre moyen de transport que l'avion; dans ce cas, les dispositions nécessaires à son transport lui incombent.

15.4.3 Sauf indication contraire de la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le remboursement des frais de voyage conformément à la présente directive, jusqu'à concurrence des dépenses qui auraient été engagées en vertu de l'article 15.3 et le paragraphe 15.10.2 si le fonctionnaire avait voyagé en avion.

15.4.4 Un fonctionnaire qui choisit de voyager autrement que par avion se verra accorder un congé de déplacement d'une durée maximale équivalente à ce qu'aurait duré son voyage par avion, sauf :

(a) lorsque le déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 15.4.6, auquel cas l'administrateur général doit déterminer la durée appropriée du congé de déplacement, et

(b) lorsque le fonctionnaire choisit d'utiliser une voiture personnel et de se prévaloir de l'indemnité de voyage non soumise à une justification.

15.4.5 Le fonctionnaire a droit au remboursement de certains frais liés au mode de transport choisi ou peut choisir une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), selon les modalités décrites dans l'article 15.10.

15.4.6 Lorsque, pour des raisons logistiques, opérationnelles ou médicales, l'administrateur général autorise un fonctionnaire à faire la totalité ou une partie du parcours autrement qu'en avion, le remboursement des frais réels et raisonnables d'un tel voyage conformément à la présente directive doit également être autorisé, même si ces frais excèdent ceux d'un voyage en avion en classe économique. Dans de telles circonstances, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires et décider quels sont les moyens et les normes de déplacement appropriés aux circonstances, en tenant compte de la Directive sur les voyages du CNM.

15.5 Déplacement par avion

15.5.1 L'avion est le mode de transport ordinaire lors d'une réinstallation puisque, dans presque tous les cas, il est le plus pratique et le plus économique. Il faudra avoir recours aux transporteurs canadiens pour l'ensemble ou une partie d'un voyage, à moins que leurs tarifs ne soient considérablement plus élevés ou que cela n'augmente de beaucoup la durée du voyage.

15.5.2 La classe économique est la classe utilisée pour les voyages en service commandé dans la fonction publique fédérale, y compris les déplacements à l'occasion de la réinstallation. L'administrateur général peut toutefois autoriser le surclassement d'un fonctionnaire si le supplément de dépense lui semble justifié.

15.5.3 Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel aux termes de la présente directive. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport.

15.5.4 À compter du 1^er juin 2001, les fonctionnaires qui adhèrent à un ou plusieurs programmes de fidélisation pour grands voyageurs peuvent accumuler et échanger des points pour grands voyageurs ou d'autres avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins personnelles ou officielles au cours de déplacements autorisés par les Directives sur le service extérieur.

15.5.5 Signalons toutefois que les avantages ainsi accumulés par suite de voyages autorisés par les Directives sont imposables lorsqu'ils sont échangés à des fins personnelles et doivent être déclarés comme un revenu imposable.

15.5.6 Lorsque possible, les voyages par avion en classe d'affaires seront autorisés si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures et si l'employé soumet une demande relative à des déplacements liés à une réinstallation accompagnée de pièces justificatives. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue du départ et se termine à l'heure d'arrivée à destination ou au moment de l'escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit.

15.6 Déplacement en voiture particulière (VP)

15.6.1 Un fonctionnaire qui choisit d'utiliser une voiture particulière (VP) pour effectuer le voyage peut se faire rembourser :

(a) le taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandé, en vigueur au lieu de départ, pour le nombre réel de kilomètres (milles) parcourus entre l'ancien et le nouveau lieu de travail, majoré de 20 % pour les déplacements supplémentaires nécessaires, selon la décision de l'administrateur général; et (Note : Veuillez consulter les Instructions)

(b) le taux par kilomètre (mille) réduit pour l'utilisation d'une deuxième voiture personnelle pour la même distance que celle parcourue par le premier véhicule, majoré de 20 %; et (Note : Veuillez consulter les Instructions)

(c) les frais du voyage effectué en VP par le fonctionnaire et chaque personne à charge. L'administrateur général doit déterminer le nombre d'escales et le nombre de jours pour lesquels le fonctionnaire peut demander le remboursement des repas et de l'hébergement pendant le déplacement, calculés d'après le trajet le plus économique et le plus pratique, en VP.

15.6.2 Les frais du voyage remboursés ne doivent pas dépasser l'indemnité de transport, soit le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport. Cette indemnité doit être majorée du coût estimatif de l'expédition de la voiture particulière qui aurait autrement été expédiée de l'ancien au nouveau lieu de travail (voir l'article 15.18 Expédition de voiture particulière).

15.6.3 Lorsqu'une voiture est expédiée et que l'autre est conduite, le taux par kilomètre (mille) réduit s'applique et le remboursement est limité au coût d'un billet d'avion. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.7 Déplacement par bateau

15.7.1 Le fonctionnaire qui décide d'effectuer une partie du voyage de réinstallation par bateau peut demander un remboursement jusqu'à concurrence de l'indemnité de transport à laquelle il aurait eu droit s'il avait voyagé en avion, soit le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport.

15.7.2 Le fonctionnaire peut compléter l'indemnité de l'une ou l'autre des façons suivantes ou des deux :

a) une indemnité de déplacement pour le service extérieur aux termes de la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l'extérieur; et/ou

b) lorsqu'un fonctionnaire expédie une voiture particulière sur le bateau sur lequel il voyage, l'indemnité totale doit inclure le coût de l'expédition de la voiture particulière établi par l'administrateur général conformément à la DSE 15.18.6.

15.7.3 Les sommes remboursables seront limitées aux dépenses suivantes :

a) le coût réel du transport par bateau entre un port outre-mer et un port en Amérique du Nord, par exemple, Southampton-New York;

b) le coût réel du transport par bateau entre un port outre-mer et un port en Amérique du Nord lorsqu'une indemnité de déplacement pour le service extérieur DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur, a été autorisée;

c) les frais réels de l'expédition de la voiture particulière (VP) lorsqu'ils ne sont pas inclus dans le prix total du billet du transport par bateau, y compris les dépenses liées à l'expédition de la VP (droits de quai, assurance, etc.). Toutes les formalités et dispositions nécessaires à l'expédition de la VP sont la responsabilité du fonctionnaire;

d) les frais de déplacement admissibles engagés relativement au transport de surface entre l'ancien lieu de travail et le point d'embarquement et entre le point de débarquement et le nouveau lieu de travail, y compris toutes les escales autorisées conformément aux paragraphes 15.4.3 et 15.4.4 et l'alinéa 15.6.1a).

15.7.4 Les frais réclamables aux termes de la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur lorsqu'une indemnité de déplacement a été autorisée en vertu de cet article.

15.8 Escales

15.8.1 En prenant les dispositions requises pour établir le moyen de transport et l'itinéraire les plus pratiques et économiques, il peut être nécessaire de prévoir des escales. Lorsque le voyage se fait par avion entre la ville où se trouve le bureau principal et un poste, l'itinéraire peut comporter le nombre d'escales prévu à l'annexe établie par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, annexe qui est modifiée de temps à autre par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.8.2 L'administrateur général peut, à sa discrétion, approuver des frais aux escales jugés nécessaires et raisonnables dans le cas d'une mutation à une autre mission ou de tout autre déplacement approuvé aux termes des présentes directives.

15.8.3 Quand un fonctionnaire prend ses propres dispositions de voyage à l'occasion de sa réinstallation, le remboursement des dépenses liées aux escales lui sera accordé à hauteur des frais aux escales qui seraient approuvés si c'était l'employeur qui prenait les arrangements nécessaires au voyage de réinstallation.

15.8.4 Si l'escale résulte d'un retard sur l'horaire, il incombe au fonctionnaire de réclamer au transporteur le remboursement des frais attribuables à l'escale; si le transporteur dénie sa responsabilité, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais réels et raisonnables engagés de ce fait pour les repas, le logement et le transport terrestre, pourvu que les dispositions concernant le transport aient été prises par l'employeur (voir le paragraphe 15.3.7).

15.9 Périodes de repos

15.9.1 Pour se remettre de la fatigue due à de longs parcours, à un voyage de nuit ou à des changements de fuseaux horaires, un fonctionnaire doit, dans la mesure du possible, disposer d'une période de repos raisonnable entre le moment de son arrivée à destination et celui où il doit se présenter au travail.

15.10 L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.10.1 Lorsqu'il choisit un mode de transport, le fonctionnaire peut opter pour une indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ), qui sera établie sur une base individuelle par l'administrateur général avant le voyage, selon les modalités décrites ci-après. Il n'a pas à présenter une demande de remboursement.

15.10.2 Outre l'IVNSJ, le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais suivants :

a) les frais de transport local engagés au nouveau lieu de travail à l'étranger;

b) les frais admissibles liés à sa réinstallation (tels les frais de garde des personnes à charge) non compris dans l'indemnité non soumise à une justification;

c) les frais de subsistance dans un logement temporaire en sus des dépenses pour quatre jours incluses dans l'IVNSJ. Ces frais ne seront remboursés que si l'administrateur général estime que cette aide supplémentaire est justifiée en raison de circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire.

15.10.3 Si la conduite d'un véhicule motorisé est une option, le fonctionnaire peut être tenu de prouver qu'il a voyagé selon le moyen de transport préétabli.

15.10.4 Lorsque le fonctionnaire choisit l'IVNSJ aux termes du présent article, il n'a droit à aucune autre IVNSJ prévue aux termes des Directives sur le service extérieur à l'occasion de sa réinstallation.

15.10.5 Le fonctionnaire qui ne choisit pas l'IVNSJ aux termes du présent article peut demander le remboursement d'autres frais de voyage autorisés en vertu des Directives sur le service extérieur, qu'il a engagés à l'occasion de sa réinstallation.

15.10.6 Déplacement par avion - L'IVNSJ sera déterminée par l'employeur et comprendra :

a) une indemnité de transport entre l'ancien et le nouveau lieu de travail correspondant :

(i) au coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, ou

(ii) au coût d'un billet en classe d'affaires, lorsque le fonctionnaire et ses personnes à charge voyagent conformément aux arrangements du service compétent de l'employeur qui l'autorise à voyager en classe d'affaires en raison d'un vol d'avion de neuf heures ou plus ou d'un déplacement continu en avion excédant 12 heures de l'heure prévue du départ à l'heure d'arrivée à destination, et qu'il accepte de fournir par la suite des preuves (cartes d'embarquement ou billets) attestant que toutes les personnes autorisées à voyager en classe d'affaires ont effectivement voyagé dans cette classe comme prévu ;

b) pour les réinstallations au Canada ou à partir du Canada, un montant de 75 $ au titre des frais de transport local au lieu de travail au Canada;

c) le remboursement des frais engagés lors d'escales autorisées correspondant aux dépenses qui seraient approuvées lorsque l'employeur prend les dispositions de voyage à l'occasion de la réinstallation, pour les escales, les repas, l'hébergement, les faux frais et le transport local entre l'aéroport et les hôtels ;

d) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, deux nuits d'hôtel à l'ancien et au nouveau lieu de travail, dans des établissements utilisés par les fonctionnaires en service commandé, lorsque le fonctionnaire n'occupe pas un logement de l'État;

e) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, l'indemnité mixte pour le fonctionnaire et l'indemnité de repas applicable pour chaque personne à charge qui l'accompagne, pendant deux jours à l'ancien et au nouveau lieu de travail.

15.10.7 Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport selon l'alinéa 15.10.6a).

15.10.8 Déplacement en voiture particulière (VP) – L'IVNSJ sera déterminée par l'employeur et comprendra :

a) le « taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandé », en vigueur au lieu de départ, pour le nombre réel de kilomètres parcourus entre l'ancien et le nouveau lieu de travail, majoré de 20 % pour les déplacements additionnels nécessaires, selon la décision de l'administrateur général; et (Note : Veuillez consulter les Instructions)

b) le taux par kilomètre (mille) réduit applicable à la distance parcourue par la première voiture, si une deuxième voiture est utilisée; et (Note : Veuillez consulter les Instructions)

c) les frais du voyage effectué en voiture particulière pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne. L'administrateur général doit déterminer le nombre d'escales et le nombre de jours pour lesquels le fonctionnaire peut demander le remboursement des repas et de l'hébergement, calculés d'après le trajet le plus économique et le plus pratique en VP;

f) deux jours de congé doivent être accordés au titre des congés de déplacement.

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.10.9 Les frais de voyage, conformément aux alinéas 15.10.8a), b) et c), ne doivent pas dépasser l'indemnité de transport, soit le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y), pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport. Cette indemnité doit être majorée du coût estimatif de l'expédition de la voiture particulière qui aurait autrement été expédiée de l'ancien au nouveau lieu de travail (voir l'article 15.18 Expédition de voiture particulière).

15.10.10 Déplacement par bateau – L'IVNSJ sera déterminée par l'employeur et comprendra :

a) l'indemnité de transport qui aurait été accordée si le fonctionnaire avait voyagé en avion, soit le coût d'un billet d'avion à plein tarif en classe économique (Y) pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l'accompagne, entre l'ancien et le nouveau lieu de travail. Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge ont droit à un siège individuel. Lorsque les compagnies aériennes approuvées par la mission offrent des billets à prix réduit aux enfants, ces billets seront normalement utilisés pour établir l'indemnité de transport;

b) le coût estimatif de l'expédition de la voiture particulière, tel qu'il est établi par l'employeur conformément aux dispositions de l'article 15.18, lorsque l'administrateur général en a autorisé l'expédition ;

c) pour les réinstallations au Canada ou à partir du Canada, une compensation de 75 $ au titre des frais de transport local au lieu de travail au Canada lorsque le fonctionnaire n'a pas accès à un véhicule particulier ;

d) les frais aux escales autorisées, à hauteur des frais qui seraient approuvés - si c'était l'employeur qui prenait les dispositions du voyage de réinstallation - pour les repas, l'hébergement, une indemnité de faux frais et le transport local entre l'aéroport et les hôtels ;

e) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, deux nuits d'hôtel à l'ancien et au nouveau lieu de travail, dans des établissements utilisés par les fonctionnaires en service commandé, lorsque le fonctionnaire n'occupe pas un logement de l'État;

f) sous réserve des limites prévues par l'article 15.31, l'indemnité mixte pour le fonctionnaire et l'indemnité de repas applicable pour chaque personne à charge qui l'accompagne, pendant deux jours à l'ancien et au nouveau lieu de travail.

15.10.11 L'option d'une IVNSJ n'est pas disponible lorsque le fonctionnaire choisit de se prévaloir de l'indemnité prévue à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur en même temps que de l'indemnité de voyage.

15.11 Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.11.1 L'administrateur général peut autoriser à l'avance le paiement de toutes les dépenses nécessaires qui lui semblent justifiées à l'égard de chaque personne à charge accompagnant un fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est à destination ou en provenance d'un poste et est autorisé à faire escale pour conclure des affaires officielles et ce, pour une période pouvant aller jusqu'à sept jours en un endroit. Dans le cas des périodes dépassant sept jours, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des dépenses jugées raisonnables et justifiables dans les circonstances.

15.11.2 Les dispositions du paragraphe 15.11.1 s'appliquent aussi aux situations où un fonctionnaire en déplacement qui bénéficie d'une indemnité de DSE 50 - Aide au déplacement de vacance, et voyage en compagnie d'une personne à charge reçoit l'ordre de se présenter temporairement au travail pendant la période de voyage autorisé.

15.12 Maladie, blessure ou décès en cours de route

15.12.1 On peut rembourser des frais d'ambulance ou de taxi, selon le cas, à un fonctionnaire ou une personne à charge qui tombe malade ou subit une blessure en se rendant au nouveau lieu de travail et que l'administrateur général juge nécessaire selon les circonstances que, étant donné la nature de la maladie ou de la blessure, la personne doit être transportée à un hôpital, en ambulance ou en taxi, ou à l'hôtel, en taxi.

15.12.2 Le fonctionnaire peut aussi se faire rembourser les frais nécessaires qu'occasionne la maladie ou la blessure dans la mesure où l'administrateur général est convaincu que ces frais s'ajoutent à ceux qui auraient été engagés si le fonctionnaire n'avait pas été absent de son lieu de travail et qui ne lui sont pas, par ailleurs, remboursables en vertu d'une police d'assurance, de la Loi sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État ou de quelque autre autorisation.

15.12.3 Lorsque, selon le médecin traitant, l'état d'un fonctionnaire qui est tombé malade ou a subi une blessure en se rendant à son nouveau lieu de travail exige la présence du plus proche parent ou d'un représentant de la famille, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour de cette personne jusqu'au lieu où se trouve le fonctionnaire, moins les frais de déplacement aller-retour de cette personne entre la localité où réside la personne qui voyage et la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire; et

b) les frais de logement réels et raisonnables, au lieu où se trouve le fonctionnaire, pendant la période raisonnable fixée par l'administrateur général.

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.12.4 Si un fonctionnaire ou une personne à charge décède en se rendant au nouveau lieu de travail, l'administrateur général doit autoriser le paiement des dépenses conformément à la DSE 66 - Décès à l'étranger d'un fonctionnaire ou d'une personne à charge. Si le corps n'est pas transporté, il peut autoriser le remboursement des frais de déplacement du plus proche parent jusqu'au lieu d'inhumation, selon les dispositions de l'article 15.12.3.

Déménagement des effets mobiliers et véhicule particulier

15.13 Expédition et entreposage des effets mobiliers

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.13.1 À l'occasion d'une réinstallation dans un poste ou d'un poste à une autre l'administrateur général doit autoriser et assurer comme suit l'expédition au nouveau lieu de travail d'une partie ou de la totalité des effets mobiliers d'un fonctionnaire réinstallé dans une mission ou d'une mission à une autre :

a) quant aux effets mobiliers dont l'expédition est autorisée, l'administrateur général doit approuver le paiement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage, de transport, d'entreposage inhérent au déménagement (d'une durée maximale de douze mois) et de dépaquetage;

b) quant aux effets mobiliers dont l'expédition n'est pas autorisée, l'administrateur général doit prendre les mesures nécessaires et approuver le paiement des frais réels et raisonnables afin d'assurer l'empaquetage, l'emballage à claire-voie, le camionnage, l'entreposage et, au besoin, le transport à la ville du bureau principal du fonctionnaire ou à l'endroit le plus proche où, de l'avis de l'administrateur général, il existe des entrepôts convenables;

c) que la VP ait ou non été expédiée en vertu de l'article 15.18, l'administrateur général pourra autoriser le paiement :

(i) des frais réels et raisonnables d'entreposage commercial de la VP, y compris les frais d'assurance et le paiement d'une indemnité unique d'entretien pour des services tels que la dépose de la batterie, la mise sur blocs et l'application de lubrifiants au besoin, lorsque la valeur du véhicule indiquée dans le « Canadian Red Book » est supérieure au coût estimatif de son entreposage pendant la période d'affectation; ou

(ii) d'une somme maximale de 30 $ par mois, frais d'assurance compris, pour un entreposage de longue durée à titre privé, ce montant étant rajusté de temps à autre, conformément aux modalités de la présente directive portant sur l'entreposage de longue durée à titre privé d'une VP ainsi qu'aux annexes mensuelles des Directives sur le service extérieur et aux indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, lorsque le coût estimatif d'entreposage du VP pendant la période d'affectation à la mission est supérieur à la valeur indiquée dans le «Canadian Red Book».

15.13.2 Lorsqu'un fonctionnaire est muté à une autre mission, l'administrateur général peut autoriser, à sa discrétion :

a) l'expédition d'un envoi additionnel de la ville du bureau principal, ou d'un troisième endroit, jusqu'au poste, à condition que le poids total de cet envoi n'excède pas la limite prévue à l'Appendice A. Cela vaudra entre autres pour les situations où un déménagement dans une région au climat sensiblement différent exige des vêtements différents ou lorsqu'il faut apporter de la nourriture et d'autres fournitures au poste;

b) l'expédition, de l'ancien lieu de travail à la ville du bureau principal, d'effets qui ne sont pas nécessaires au nouveau lieu de travail. Si l'administrateur général refuse d'autoriser l'expédition à la ville où est situé le bureau principal pour des raisons pécuniaires, le fonctionnaire ne sera pas pénalisé pour l'excédent de poids attribuable aux articles supplémentaires expédiés au nouveau lieu de travail ou depuis le nouveau lieu de travail.

15.13.3 Sous réserve des limites de poids globales indiquées à l'Appendice A, l'administrateur général peut autoriser l'expédition d'effets mobiliers indispensables, si demande en est faite dans les six mois qui suivent la date où le fonctionnaire a commencé à occuper un logement permanent au poste, et approuver le paiement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage, de transport et de déballage de ces effets.

15.13.4 À l'exception de ce qui est prévu au paragraphe 15.13.7, l'expédition des effets ne doit être autorisée, après le délai établi selon le paragraphe 15.13.3, seulement s'il y a augmentation du nombre de personnes à la charge du fonctionnaire, par exemple à la suite de la naissance ou de l'adoption d'un enfant, ou pour les besoins du remplacement des articles de l'inventaire qui ont été perdus à la mission par suite d'un incendie, d'un vol ou de tout autre sinistre. (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.13.5 Les frais d'expédition payés selon le paragraphe 15.13.3 ne doivent pas dépasser ceux qu'aurait occasionnés l'expédition des effets entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et son poste.

15.13.6 En vertu de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, on peut autoriser l'expédition des effets d'un étudiant à charge qui rejoint un fonctionnaire à son poste.

15.13.7 Nonobstant le paragraphe 15.13.3, l'expédition ultérieure d'effets personnels et(ou) mobiliers peut être autorisée dans le cas des fonctionnaires qui retournent à un poste difficile de niveau III, IV ou V, en conformité avec les modalités de la DSE 50.6.

15.13.8 Advenant la réinstallation d'un fonctionnaire d'un poste à un lieu de travail au Canada, l'administrateur général doit prendre les mesures nécessaires pour assurer l'empaquetage, l'emballage à claire-voie, le transport et le dépaquetage des effets mobiliers, ainsi que leur entreposage lié au déménagement pour une période maximale de douze mois ou jusqu'à ce que le fonctionnaire emménage dans un logement permanent (selon celle de ces éventualités qui survient en premier) et approuver le remboursement des frais que cela entraîne.

15.14 Modes d'expédition

15.14.1 Les effets mobiliers dont l'expédition au nouveau lieu de travail d'un fonctionnaire est approuvée doivent être envoyés par le mode de transport et l'itinéraire le plus pratique. Les effets seront expédiés par voie de surface, par fret aérien ou les deux, tel que déterminé par l'administrateur général. Pour déterminer le mode d'expédition, l'administrateur général doit tenir compte des coûts prévus du logement temporaire, des installations qui sont disponibles pour l'expédition et des conditions qui existent au nouveau lieu de travail.

15.14.2 Dans des circonstances exceptionnelles, l'administrateur général peut autoriser un certain excédent de bagages ou des effets accompagnés par fret aérien, au besoin, par exemple lorsque :

a) l'accès aux effets expédiés par avion pourrait être retardé,

b) le séjour dans un logement temporaire pourrait se prolonger, ou

c) un climat sensiblement différent exige les différents types de vêtements.

15.15 Restrictions concernant les expéditions

15.15.1 Lorsqu'un déménagement aux frais de l'État est autorisé conformément à ce qui précède, un fonctionnaire peut inclure tous ses effets mobiliers sous réserve des limites prévues à l'Appendice A.

15.15.2 Voici une liste représentative d'articles qui ne doivent pas être déménagés aux frais de l'État :

a) articles qui, en vertu de la loi ou d'une restriction tarifaire, ne peuvent être déménagés en même temps que des effets mobiliers, par exemple, carburants, explosifs, munitions, corrodants, liquides inflammables, aérosols, bière de ménage, huile de cuisine, (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

b) biens qui nécessitent des conditions climatiques particulières,

c) matériaux de construction, pierres de patio, blocs de ciment, barbecues extérieurs (en brique, en ciment ou en pierre),

d) bateaux (sauf s'il y a suffisamment de place dans le conteneur autorisé pour l'expédition des effets y compris la VP, ou une motocyclette, si l'expédition de ceux-ci avec les effets mobiliers par conteneur a été autorisée), (Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

e) avions et pièces d'avion,

f) remorques,

g) bétail,

h) bâtiments transportables (sauf lorsqu'ils sont démontés et que le déménageur accepte de les déménager à un tarif calculé d'après le poids),

i) équipement ou machinerie agricole ou de construction.

15.16 Limites de poids

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.16.1 La quantité totale d'effets dont l'administrateur général peut normalement approuver l'expédition, en vertu de l'article 15.13, à l'occasion de chaque réinstallation aux frais de l'État, ne doit pas dépasser les limites de poids fixées à l'Appendice A pour le genre de logement occupé au poste.

15.16.2 Lorsqu'une autorisation a été accordée pour l'expédition des effets au poste aux frais de l'État, cette autorisation vaudra pour l'expédition de ces effets et(ou) leur entreposage aux frais de l'État à partir de ce poste.

15.16.3 Lorsqu'un fonctionnaire décide d'expédier des effets additionnels à ses frais, leur poids ne sera pas inclus dans le poids des effets que le fonctionnaire aura le droit d'expédier aux frais de l'État à son départ du poste.

15.17 Préparation de l'inventaire

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.17.1 Un fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés ou perdus à l'occasion de sa réinstallation ne peut présenter de demande d'indemnité en vertu de la présente directive à moins d'avoir remis à l'administrateur général, avant son départ pour son nouveau lieu de travail, un inventaire détaillé des effets expédiés et(ou) entreposés aux frais de l'État.

15.18 Expédition d'un véhicule particulier (VP)

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.18.1 Sous réserve des dispositions du présent article, l'administrateur général peut autoriser l'expédition d'un véhicule particulier (VP), qui sert principalement au transport de la famille. Pour les besoins de l'expédition, les VP comprennent les motocyclettes (lorsqu'ils ne sont pas expédiés avec les effets mobiliers), les berlines, les voitures sports ou les familiales, mini-fourgonnettes, camionnettes ou les véhicules à quatre roues motrices d'au plus trois-quart de tonne qui appartiennent au fonctionnaire ou à une personne à sa charge ou qui sont immatriculés au nom de l'un ou l'autre.

15.18.2 Le paiement des frais réels et raisonnables relatifs à l'emballage à claire-voie, à l'assurance et au transport du véhicule particulier du fonctionnaire en provenance et(ou) à destination de son poste peut être autorisé lorsque l'administrateur général est convaincu que le pays où le fonctionnaire est sur le point d'être réinstallé :

a) n'impose pas de restrictions quant à la taille ou à d'autres caractéristiques du véhicule particulier à expédier ;

b) n'a pas de lois ou de conditions concernant l'utilisation des véhicules qui rendent, de l'avis de l'administrateur général, l'utilisation du véhicule particulier du fonctionnaire beaucoup moins sûre qu'au Canada ;

c) n'impose ni droits prohibitifs d'importation, ni embargo à l'entrée des véhicules particuliers, ni restrictions prohibitives de cession.

15.18.3 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire, de son ancien lieu de travail au Canada au poste, bien que le véhicule particulier être expédié d'un troisième endroit jusqu'au poste du fonctionnaire.

15.18.4 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire, de son poste jusqu'à son nouveau lieu de travail au Canada; toutefois, ces dépenses ne seront autorisées que si le véhicule est la propriété du fonctionnaire ou de l'une des personnes à charge, au poste, avant l'expédition.

15.18.5 Dans le cas d'une mutation à une autre mission, les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais d'emballage à claire-voie, d'assurance et d'expédition du véhicule particulier du fonctionnaire :

(a) de l'ancien au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, si le véhicule est expédié à l'ancien lieu de travail, ou

(b) de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada à son nouveau lieu de travail, si le véhicule est expédié d'un endroit autre que l'ancien poste du fonctionnaire, sauf si l'administrateur général juge que des circonstances exceptionnelles permettent de passer outre à cette restriction et en informe le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.18.6 Pour les besoins de la détermination du remboursement des frais de transport admissibles en vertu du paragraphe 15.4.3, le coût de l'expédition du véhicule particulier doit être établi conformément aux paragraphes 15.18.3, 15.18.4 et 15.18.5 ci-dessus sans dépasser le coût estimatif de l'expédition du véhicule de l'endroit où il se trouve jusqu'au nouveau lieu de travail.

15.18.7 L'administrateur général ne doit pas normalement autoriser le paiement des droits ou taxes qu'un fonctionnaire peut être appelé à payer à un poste ou au Canada à l'égard de son véhicule particulier.

15.18.8 Lorsque le véhicule à expédier dépasse la limite susmentionnée, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d'expédition du véhicule dans la limite maximale permise.

15.18.9 L'administrateur général ne doit pas autoriser l'expédition d'un véhicule particulier qui ne répond pas aux stipulations du transporteur.

15.18.10 Les dispositions de l'article 15.18 peuvent s'appliquer à un VP qui est expédié directement du fabricant jusque chez un concessionnaire local du poste du fonctionnaire, qu'il ait ou non été immatriculé au nom du fonctionnaire ou d'une de ses personnes à charge ou que l'un ou l'autre en soit propriétaire au moment de l'expédition, lorsque le fabricant ne veut pas expédier le véhicule directement chez le fonctionnaire. Seuls les frais de transport proprement dits du nouveau VP seront remboursés à condition qu'une preuve satisfaisante montrant que ces frais ont été engagés soit présentée à l'administrateur général.

15.18.11 Les dispositions de l'alinéa 15.18.10 pourront également s'appliquer lorsque, de l'avis de l'administrateur général, il est plus économique d'acheter un nouveau VP d'un concessionnaire local que de payer directement pour l'expédition d'un VP jusqu'au poste.

Réclamation des effets mobiliers et(ou) des bagages enregistrés endommagés ou perdus

15.19 Dispositions générales

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.19.1 Le fonctionnaire peut demander d'être indemnisé pour les effets personnels ou mobiliers expédiés ou entreposés aux frais de l'État qui ont été endommagés ou perdus, conformément aux modalités exposées ci-après.

15.19.2 Quand le fonctionnaire est affecté à un poste à l'extérieur du Canada ou en revient, les effets mobiliers dont l'expédition ou l'entreposage a été autorisé sont assurés par l'État pour la portion des dommages ou de la perte qui excède la responsabilité assumée par les transporteurs ou les autres assureurs, sous réserve des garanties et plafonds indiqués à l'article 15.25.

15.19.3 Lorsque les effets mobiliers sont endommagés ou perdus durant le transport ou l'entreposage, le fonctionnaire peut soumettre une réclamation à l'administrateur des réclamations, en conformité avec les modalités du paragraphe 15.25.7, à la condition :

a) qu'un inventaire des effets mobiliers préparé en conformité avec les modalités de l'article 15.17 ait été remis à l'administrateur général deux semaines avant que le déménageur vienne prendre les effets;

b) que l'administrateur général ait autorisé au préalable l'expédition ou l'entreposage des effets aux frais de l'État; et

c) qu'un préavis de réclamation, selon l'Appendice E, soit adressé au dernier transporteur et à l'administrateur des réclamations dans les 30 jours suivant la réception des effets.

15.20 Préavis de réclamation relativement aux effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.20.1 Lorsqu'un fonctionnaire envisage de présenter une réclamation contre l'État relativement à l'endommagement et(ou) à la perte d'effets mobiliers :

a) sauf si la réclamation totale est inférieure à 200 $, le fonctionnaire doit soumettre le préavis de réclamation prévu dans la présente partie au dernier transporteur commercial dès la réception d'un envoi. S'il est manifeste que les dommages ou la perte ne sont pas attribuables au dernier transporteur, le fonctionnaire doit adresser sa réclamation au transporteur ou à l'agent concerné. Le fonctionnaire doit aussi envoyer une copie de sa demande à l'administrateur des réclamations dans les 30 jours suivant la livraison des effets; cette copie tient aussi lieu de préavis de réclamation contre l'État ;

b) il n'est pas nécessaire de soumettre un préavis de réclamation dans le cas de réclamations de moins de 200 $;

c) en l'absence du fonctionnaire, l'administration de la mission doit prendre la mesure mentionnée à l'alinéa 15.20.1a), à laquelle donnera suite le fonctionnaire, lorsqu'une expédition est acceptée par l'administration de la mission au nom du fonctionnaire avant son arrivée.

15.21 Exigences relatives aux réclamations visant des effets mobiliers

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.21.1 Réclamations de moins de 200 $ doivent être soumises directement à l'administrateur des réclamations dans les 30 jours suivant la réception des effets et doivent inclure une brève description des circonstances dans lesquelles les effets ont été endommagés et(ou) perdus, une liste des effets en cause, une copie des pages pertinentes de l'inventaire, et le montant réclamé.

15.21.2 Réclamations de plus de 200 $ sauf si l'administrateur des réclamations conclut à l'existence de circonstances exceptionnelles justifiant une prolongation du délai précisé dans le présent article ainsi qu'aux paragraphes 15.19.3, 15.22.1 et(ou) 15.23.1, la réclamation pour les effets mobiliers endommagés et(ou) perdus doit être soumise à l'administrateur des réclamations dans les 90 jours civils suivant la date de la présentation du préavis mentionné au paragraphe 15.19.2 et doit être accompagnée d'un formulaire de réclamation dûment rempli et des documents contenant les renseignements suivants :

a) les circonstances du sinistre,

b) les détails des dommages et(ou) de la perte, y compris la nature des dommages, la valeur de remplacement, l'âge, la formule privilégiée (réparation, remplacement, règlement) compte tenu de la valeur réelle et le montant réclamé;

c) une copie du reçu de livraison de la compagnie de déménagement décrivant tout dommage ou toute perte constaté au moment de la livraison des effets;

d) le compte rendu de toute somme reçue des transporteurs et la preuve que le fonctionnaire a présenté au dernier transporteur une demande d'indemnité, (sauf si le montant réclamé s'élève à moins de 200 $), à moins qu'il ne soit évident que la perte ou les dommages ont été causés par un transporteur autre que le dernier, auquel cas le fonctionnaire doit présenter une demande d'indemnité au transporteur responsable ;

e) une copie des pages appropriées de l'inventaire préparé et soumis avant l'expédition ou l'entreposage;

f) le compte rendu de toute somme reçue en vertu d'une police d'assurance personnelle.

(Note : Veuillez consulter les Appendices B, C, D et F)

15.22 Bagages enregistrés à l'occasion de la réinstallation endommagés et(ou) perdus

15.22.1 Lorsque le fonctionnaire est affecté à un poste à l'extérieur du Canada ou en revient; est en affectation temporaire dans le cadre de la réinstallation; utilise une voiture aux fins de la réinstallation; l'État assume le risque de l'endommagement ou de la perte des bagages enregistrés, jusqu'à concurrence de 1 000 $ par voyageur, en sus de l'indemnité prévue par le transporteur, la société émettrice de carte de crédit ou l'assureur de la voiture, sous réserve des plafonds indiqués aux articles 15.24 et 15.25, à condition que :

a) un inventaire des bagages enregistrés indiquant la valeur de remplacement au Canada au moment de la préparation de l'inventaire ait été soumis à l'administrateur général deux semaines avant le voyage;

b) il existe une preuve d'achat des effets acquis après la remise de l'inventaire ou en cours de route à l'occasion de la réinstallation et dont l'expédition a été autorisée aux frais de l'État;

c) la réclamation soit soumise au dernier transporteur ou à l'autre assureur selon les modalités établies; et

d) une fois un règlement intervenu avec le dernier transporteur ou l'autre assureur, ou au plus tard 90 jours après l'arrivée au nouveau lieu d'affectation, une réclamation soit soumise à l'administrateur des réclamations.

15.23 Réclamation pour des bagages enregistrés endommagés et(ou) perdu

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.23.1 Sauf si l'administrateur général conclut à l'existence de circonstances exceptionnelles justifiant la prolongation du délai précisé dans le présent article, toute réclamation pour des bagages enregistrés endommagés et(ou) perdu doit être présentée dans les 90 jours civils suivant la date de l'arrivée au poste et doit être accompagnée d'un formulaire de réclamation dûment rempli et des documents contenant les renseignements suivants :

a) les circonstances du sinistre,

b) l'importance des dommages ou de la perte,

c) le montant réclamé pour chaque objet,

d) une copie de la réclamation soumise au transporteur ou à l'assureur,

e) une copie de la réponse reçue du transporteur ou de l'assureur indiquant la responsabilité assumée et le règlement proposé,

f) une copie du rapport de police décrivant les circonstances de l'endommagement et(ou) de la perte, lorsqu'il y a lieu,

g) le compte rendu de toute somme reçue en vertu d'une police d'assurance personnelle.

15.24 Plafonds des garanties applicables aux bagages enregistrés

15.24.1 En plus des plafonds généraux précisés à l'article 15.25, les exclusions suivantes s'appliquent aux bagages enregistrés :

a) les dommages aux bagages qui peuvent être réparés;

b) la perte des téléphones cellulaires, des ordinateurs portatifs, des appareils photos et caméras et d'autres articles électroniques, quoiqu'il soit tenu compte des dommages subis en cours de transport; et

c) les dommages et(ou) les pertes qui surviennent au cours de déplacements nécessitant des détours, c'-à.-d. des déplacements qui ne sont pas effectués dans le cadre d'une réinstallation ainsi qu'il est indiqué sur la demande d'avance comptable ou d'indemnité de déménagement sans justification.

15.25 Plafonds des indemnités pour effets endommagés ou perdus

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.25.1 Le fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés et/ou perdus en cours de transport ne peut toucher une somme plus élevée que la somme indiquée ci-après :

a) 120 000 $ pour les fonctionnaires qui occupent des logements meublés par l'État; ou

b) 140 000 $ pour les fonctionnaires qui occupent des logements non meublés et qui font expédier leurs meubles; et

c) 120 000 $ pour les effets entreposés aux frais de l'État.

15.25.2 Les montants indiqués au paragraphe 15.25.1 seront retranché toute somme que le fonctionnaire a reçue d'un transporteur ou d'un assureur.

15.25.3 Le fonctionnaire qui assure à titre personnel des effets mobiliers ou personnels particuliers qui ne sont pas assurés par l'État ou dont la valeur excède la garantie offerte, doit fournir à l'administrateur des réclamations une copie de la police d'assurance et un inventaire des articles ainsi assurés. Le fonctionnaire ne peut soumettre de réclamation relativement à des articles assurés à titre personnel. Le fonctionnaire qui ne fournit pas l'inventaire des articles assurés à titre personnel sera réputé avoir assuré lui-même la totalité des effets mobiliers et ne sera pas autorisé à soumettre une réclamation contre l'État.

15.25.4 Il n'est pas nécessaire de fournir un inventaire des articles assurés à titre personnel si la protection demandée correspond à la portion de la perte qui excède le montant assuré par l'État, ainsi qu'il est précisé au paragraphe 15.25.1 qui précède. Dans ce cas, l'assurance personnelle souscrite par le fonctionnaire englobe la pleine valeur de remplacement des effets mobiliers et s'accompagne d'une franchise correspondant à la garantie offerte par l'État, ainsi qu'il est indiqué précédemment.

15.25.5 En conformité avec l'usage actuel, l'administrateur des réclamations applique les conditions et exclusions précisées ci-après pour traiter les réclamations contre l'État pour l'endommagement et(ou) la perte d'effets :

a) lorsque l'article n'est ni réparé ni remplacé, l'indemnité versée ne doit pas excéder la valeur réelle de l'article au moment de la perte;

b) lorsque l'article peut être remis en état, l'indemnité versée ne doit pas excéder le coût de la réparation, jusqu'à concurrence de la valeur de remplacement de l'article;

c) lorsque l'indemnité versée pour l'article ou les articles qui ont été endommagés et n'ont pas été réparés correspond à leur valeur de remplacement ou à leur valeur réelle, l'État se réserve le droit d'exiger que l'article ou les articles originaux lui soient remis pour réparation ou élimination;

d) les frais de réparation ou de remplacement des appareils ou du matériel mécanique, électrique ou électronique entreposés attribuables à la dégradation naturelle ne doivent pas excéder la valeur réelle de l'article au moment de l'entreposage; il est toutefois nécessaire de fournir un certificat de bon fonctionnement des articles au moment de leur entreposage;

e) l'indemnité versée pour la perte de valeur artistique ne peut excéder le montant de l'indemnité d'esthétisme;

f) les logiciels perdus donnent lieu au versement d'une indemnité dans la mesure où il existe une preuve d'achat officielle ou un « certificat d'authenticité » et où le fabricant refuse de remplacer les logiciels gratuitement ou à moindre coût; dans ce dernier cas, le fonctionnaire est autorisé à soumettre une réclamation;

g) la responsabilité pour la perte supposée des effets qui étaient censés être expédiés mais qui auraient été entreposés à long terme par erreur est limitée, à la discrétion de l'administrateur des réclamations, à un montant de 500 $ pour les articles qui doivent être remplacés pendant l'affectation; cela ne prive pas le fonctionnaire du droit de soumettre une réclamation pour la perte des articles qui ne font pas partie des effets mis en entreposage de longue durée, à son retour au Canada;

h) les demandes de remboursement des frais de nettoyage ou de pressage professionnel des vêtements ne sont prises en considération que s'il est clairement établi que la situation est indépendante de la volonté du fonctionnaire et que les besoins excèdent ceux qui sont normalement associés à un déménagement;

i) lorsqu'un article ou des articles faisant partie d'un ensemble sont endommagés ou perdus, la valeur des dommages ou de la perte établie par l'administrateur des réclamations correspond à la valeur juste et raisonnable de l'article par rapport à la valeur totale de l'ensemble, mais n'est en aucun cas considérée comme la valeur au complet de l'ensemble.

15.25.6 Aucun remboursement ne doit être effectué :

a) pour des sommes d'argent perdues au cours du déménagement,

b) les créations personnelles (par exemple, sculptures, peintures, manuscrits, etc.) dont la valeur excède 200 $, sauf si la réclamation est étayée par des reçus (p. ex. un encadrement) ou si l'article a fait l'objet d'une évaluation par un expert, auquel cas une copie doit être annexée à l'inventaire;

c) les objets de valeur ou inhabituels tels que des objets d'art, les articles de porcelaine, des tapis faits à la main, des tableaux, des antiquités, des souvenirs de famille et des collections, à l'exclusion des collections de pièces de monnaie, dont la valeur excède 1 000 $, à moins qu'ils aient été dûment évalués par un expert et qu'une copie de l'évaluation, obtenue avant l'expédition, indiquant l'état et la valeur de l'article soit annexée à l'inventaire;

d) les dommages causés aux articles nécessitant un contrôle climatique;

e) les dommages causés à tout type de liquide, produit alimentaire ou produit de nettoyage ou pour la perte de ceux-ci, ou encore pour tout dommage causé aux effets enregistrés en raison de la fuite ou de l'écoulement de ces liquides;

f) la perte de valeur commerciale par suite de l'endommagement d'articles de valeur;

g) pour des articles qui ne sont pas couverts par l'assurance de l'État, entre autres : fourrures; les collections de pièces de monnaie ou de timbres, les bijoux, montres et les pierres précieuses montées et non montées, et les articles pour lesquels une compagnie d'assurance n'aurait pas assumé le risque.

h) une motocyclette, dont l'expédition a été autorisée avec les effets mobiliers et qui a été préparée à cette fin, est endommagée ou perdue; dans ce cas, l'indemnité versée pour la remise en état ou le remplacement de la motocyclette n'excèdera pas la valeur inscrite dans le « Canadian Red Book » à la date d'expédition.

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.25.7 Sous réserve des conditions, plafonds et exclusions précisés dans la présente directive, l'administrateur des réclamations approuve les réclamations dont la valeur excède la responsabilité assumée par le transporteur et l'assureur et verse la somme payable directement au fonctionnaire, de la manière décrite selon Appendice F. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.26 Expert en sinistres autonome

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.26.1 Lorsque l'évaluation de la réclamation pour endommagement ou perte des effets personnels ou mobiliers suscite des problèmes, l'administrateur des réclamations peut consulter un expert en sinistres ou un estimateur indépendant pour déterminer l'étendue des dommages et(ou) de la perte et l'indemnité à verser en conformité avec l'usage actuel.

15.27 Avance comptable en attendant le règlement d'une réclamation pour les effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.27.1 Avant le règlement d'une réclamation pour endommagement et(ou) perte des effets entreposés, emportés ou expédiés aux frais de l'État, l'administrateur des réclamations peut, sans nuire au règlement de la réclamation, autoriser le versement d'une avance comptable dont le montant n'excède pas la valeur réelle des effets perdus ou endommagés.

15.27.2 Les avances que touche le fonctionnaire et les indemnités reçues d'un tiers doivent être recouvrées ou prises en considération lors du règlement final de la demande d'indemnité.

15.27.3 Le fonctionnaire peut recevoir plus d'une avance comptable, pourvu que :

a) le montant total de toutes les avances n'excède pas la valeur réelle des articles faisant l'objet de la réclamation; ou

b) le fonctionnaire a présenté une justification pour une avance comptable et demande une autre avance afin d'acheter les articles de remplacement, jusqu'à concurrence de la valeur réelle des autres articles faisant l'objet d'une réclamation.

Autres types de frais de réinstallation

15.28 Voyages à la recherche d'un logement (VRL)

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.28.1 Lorsqu'un fonctionnaire est informé de sa réinstallation dans un nouveau lieu de travail où aucun logement de l'État n'est disponible, l'administrateur général peut autoriser, à l'égard du fonctionnaire et(ou) de son époux ou conjoint de fait :

a) le paiement des frais de déplacement aller-retour de l'ancien au nouveau lieu de travail; le taux applicable pour l'utilisation de la voiture personnelle (VP) à la demande du voyageur sera le taux par kilomètre (mille) réduit, à moins qu'il ne soit prouvé que les déplacements dans une VP payés en conformité avec les taux prévus dans la Directive sur les voyages du CNM sont moins coûteux que les transports commerciaux ou la location d'une voiture. Les frais de traversiers, de stationnement et de péage sont également remboursés s'il y a lieu; lorsque le transport se fait par VP, les frais de location de voiture ou d'autres frais de transport ne seront pas remboursés; (Note : Veuillez consulter les Instructions)

b) le paiement des frais de subsistance au nouveau lieu de travail pour un maximum de sept jours consécutifs (huit nuits au maximum);

c) le paiement des frais réels et raisonnables de transport local ou de location d'une voiture pendant un VRL au Canada, pendant une période maximale de sept jours, comme suit :

(i) les frais de location d'une voiture compacte, y compris le taux prévu pour chaque kilomètre ou mille parcouru, ou

(ii) le taux de kilomètre prévu dans la Directive sur les voyages du CNM pour l'utilisation d'une voiture particulière à la demande de l'employeur, si le fonctionnaire a utilisé une VP, ou

(iii) les frais de transport en commun jusqu'à concurrence des frais de location de voiture ;

d) le paiement des frais de transport local pendant un VRL à un poste par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général pendant une période maximale de sept jours; les moyens de transport peuvent inclure les taxis ou une voiture de location autre qu'une voiture de série intermédiaire, selon les conditions au poste;

e) le paiement des frais de garde de personnes à charge engagés par les fonctionnaires qui sont chefs de famille monoparentale ou qui sont accompagnés par leur époux ou leur conjoint de fait au moment du VRL, à l'égard des personnes à charge âgées de moins de 18 ans qui résident en permanence chez le fonctionnaire lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement permanent existant pour la garde des enfants. Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables de garde des personnes à charge conformément aux modalités énoncées dans la Directive sur les voyages du CNM. Dans les cas où des frais sont engagés au poste pour la garde des personnes à charge, le montant payable peut excéder le montant maximal prévu, à la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent; (Note : Veuillez consulter les Instructions)

f) le paiement d'un appel ou de plusieurs appels téléphoniques effectués pendant le VLR aux personnes à charge restées à l'ancien lieu de travail; ces appels doivent se faire de numéro à numéro au tarif réduit du soir et ne doivent pas dépasser quinze minutes en tout, si un fonctionnaire n'est pas accompagné, et trois minutes s'il l'est; l'administrateur général peut approuver un appel de plus de trois minutes dans des circonstances inhabituelles, par exemple, maladie d'une personne à charge; le fonctionnaire qui reçoit une indemnité de faux frais pour un voyage effectué au Canada ou aux États-Unis ne peut demander le remboursement des appels téléphoniques ;

(g) le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail et en revenir, si un fonctionnaire ou son époux ou conjoint de fait qui est également un fonctionnaire ne peut se déplacer en dehors de ses heures de travail.

15.28.2 Lorsque l'administrateur général juge qu'un fonctionnaire a besoin de temps supplémentaire à son nouveau lieu de travail pour conclure un bail, il peut autoriser la prolongation des délais et le remboursement des frais s'y rattachant en vertu aux alinéas 15.28.1b), c), d), et f).

15.28.3 Lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de transport local et de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL pendant la période de remboursement des frais de séparation de la famille ou en même temps que le voyage de réinstallation.

15.28.4 Lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance, de transport local et(ou) de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL, s'il est avantageux de le faire dans le cadre d'un autre voyage, comme un voyage d'affectation temporaire, un déplacement pour le service à l'extérieur ou un voyage de vacances.

15.28.5 Lorsqu'un fonctionnaire n'engage pas de frais de transport pendant un VRL, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de subsistance ou de garde des personnes à charge, ou les deux, à l'égard d'un enfant à charge, s'il est avantageux d'autoriser un VRL en même temps qu'un autre voyage.

15.28.6 Lorsque des enfants souffrant d'une incapacité permanente ont besoin des soins constants de leurs parents et qu'ils doivent donc les accompagner pendant un voyage à la recherche d'un logement, les frais de transport commerciaux seulement peuvent être remboursés. Ceux-ci devront être approuvés par l'administrateur général.

15.29 Indemnité de faux frais de réinstallation

(Note : Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)

15.29.1 En compensation des faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à une réinstallation et qui ne sont pas remboursables en vertu d'une autre disposition précise des Directives sur le service extérieur, l'administrateur général autorisera une indemnité de faux frais de réinstallation selon l'Appendice G, sans que le fonctionnaire ait à présenter de reçus.

15.29.2 Dans le cas d'affectations à court terme à l'étranger aux termes de la DSE 8 - Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada l'indemnité de faux frais de réinstallation sera calculé selon l'Appendice G.

15.30 Frais de location de voiture

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.30.1 Le fonctionnaire qui attend l'arrivée d'une voiture particulière (VP) qui a été expédiée à son nouveau lieu d'affectation en conformité avec les dispositions de la présente directive, ou qui s'est départi d'une voiture particulière avant son départ de l'ancien lieu d'affectation, peut réclamer des frais de location de voiture avec reçus à l'appui, au nouveau ou à l'ancien lieu de travail, selon l'Appendice H.

15.30.2 Dans le cas d'une réinstallation d'un poste à une autre, le fonctionnaire peut réclamer le remboursement des frais de taxi ou d'une voiture de location :

a) s'il s'est départi d'une voiture particulière à l'ancien poste et attend l'arrivée d'une nouvelle VP au nouveau poste; ou

b) s'il a expédié une voiture particulière utilisée à l'ancien poste et attend l'arrivée de cette VP au nouveau mission.

15.30.3 L'administrateur général peut autoriser un autre montant d'aide financière à titre exceptionnel pour couvrir les frais de location de voiture, si l'entreprise de transport ne fournit aucune aide. À cette fin, il a le pouvoir discrétionnaire de tenir compte des délais d'expédition qui varient d'une région à l'autre aussi bien que des conditions locales susceptibles de provoquer des écarts par rapport aux temps de transit garantis. Il exerce son pouvoir discrétionnaire en cas d'exigences du service extérieur qui échappent à la volonté raisonnable du fonctionnaire. Il évite d'exercer son pouvoir discrétionnaire pour que la situation que connaît un fonctionnaire à l'étranger soit plus avantageuse que celle qu'il connaîtrait au Canada ou pour remédier à une faute, à une erreur ou à la négligence d'un fonctionnaire ou d'une personne à sa charge. L'exercice du pouvoir discrétionnaire susmentionné sera déclaré semestriellement, en avril et octobre chaque année, au Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

15.31 Indemnité pour les frais admissibles dans un logement temporaire lors d'une réinstallation vers un poste ou en provenance d'un poste

15.31.1 Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l'ancien et au nouveau lieu de travail sont remboursables pour la période durant laquelle le fonctionnaire n'est pas en mesure d'occuper le logement permanent qui lui est réservé. La période d'admissibilité au remboursement des frais de subsistance est déterminée par l'administrateur général en fonction de la disponibilité et de la convenance du logement.

15.31.2 Sauf indication contraire dans la présente directive, le fonctionnaire a le droit de réclamer des frais de subsistance pour un minimum de deux jours dans un logement temporaire, tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail. Il appartient à la direction de juger de la convenance et de la disponibilité du logement permanent à l'ancien et au nouveau lieu de travail. Lorsqu'il existe des logements de l'État au poste, il faut les utiliser de préférence aux installations commerciales.

15.31.3 Le fonctionnaire ayant une ou plusieurs personnes à charge âgées de neuf ans ou moins habitant à leur résidence principale peut être remboursé pour des frais de garde des personnes à charge pour une période maximale de quatre jours pendant laquelle leurs effets seront empaquetés et chargés puis dépaquetées et déchargés et déballés. L'aide financière pour la garde des personnes à charge est limitée aux heures de bureau et est accordée conformément aux dispositions de la présente directive visant la garde des personnes à charge.

15.31.4 Un fonctionnaire qui est autorisé à l'avance, et sous réserve des dispositions particulières de la présente directive, peut, s'il y a lieu, se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire à son égard et pour chacune des personnes à charge, de la façon suivante :

a) Logement dans un hôtel

(i) frais de logement réels et raisonnables;

(ii) faux frais, au sens de l'instruction 1 pour 15.31.4;

(iii) frais de repas raisonnables jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas journalière.

b) Logement indépendant

(i) frais de logement réels et raisonnables;

(ii) les faux frais, au sens de l'instruction 1 pour 15.31.4

(iii) frais de repas raisonnables jusqu'à concurrence de 75 % du taux de l'indemnité de repas journalière applicable; toutefois, le montant complet de l'indemnité de repas journalière peut être réclamée pour deux jours, tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail.

c) Logement privé non commercial

(i) frais de logement applicables à un logement privé non commercial selon la Directive sur les voyages du CNM,

(ii) les faux frais, au sens de l'instruction 1 pour 15.31.4

(iii) frais de repas raisonnables ne dépassant pas 75 % de l'indemnité de repas journalière; toutefois, le montant complet de l'indemnité de repas journalière peut être réclamé pour deux jours, tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail.

d) Logement permanent de l'État

(i) faux frais, au sens de l'instruction 1 pour 15.31.4 et frais de repas raisonnables ne dépassant pas le montant de l'indemnité de repas journalière applicable pour deux jours tant à l'ancien qu'au nouveau lieu de travail.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.32 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

15.32.1 Sous réserve de l'article 15.31, un fonctionnaire qui y est autorisé à l'avance peut réclamer, de la façon précisée dans la présente directive, les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire avant son départ de son ancien lieu de travail et immédiatement après son arrivée au poste, et ce, pour une période totale de 30 jours. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.32.2 Lorsqu'un fonctionnaire a réclamé le remboursement des frais de subsistance pour un voyage à la recherche d'un logement, la durée du voyage, à l'exclusion du temps de déplacement, est déduite des 30 jours.

15.32.3 Un fonctionnaire qui se rend au poste avant une personne à charge et qui bénéficie d'une aide aux termes de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, peut se faire rembourser deux jours de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire à son arrivée au poste. De plus, à l'échéance de la période initiale de deux jours, il peut demander le remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire conformément à la présente section, sous réserve des conditions suivantes :

a) si le fonctionnaire précède les personnes à charge, les dépenses ne pourront pas être réclamées à l'ancien lieu de travail;

b) les dépenses engagées pour les personnes à charge à l'ancien lieu de travail sont remboursées pour une période de deux jours;

c) le fonctionnaire sera exempté des frais de logement en vertu de la DSE 25 - Logement, en attendant l'arrivée d'une personne à charge, à moins que le fonctionnaire et les personnes à sa charge continuent d'occuper un logement temporaire, dans lequel cas les frais de logement s'appliquent à compter du 31^e jour suivant l'arrivée dans le logement temporaire; et

d) un fonctionnaire peut demander une indemnité pour l'occupation d'un logement privé, auquel cas le montant de l'indemnité est rajusté aux termes des dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

15.32.4 Toutefois, si un fonctionnaire n'a pas occupé un logement permanent à l'arrivée au poste des personnes à sa charge, il peut demander, au besoin, le remboursement de frais de subsistance engagés pour son compte et celui des personnes à sa charge pour une période maximale de 30 jours, moins la période pour laquelle il a touché, en vertu de la présente section, un remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire pour son compte et/ou celui des personnes à sa charge.

15.32.5 Sauf lors de l'occupation d'un logement privé ou d'un logement indépendant temporaire, tout fonctionnaire qui, à l'expiration de la période limite de 30 jours précisée ci-dessus, est toujours incapable d'emménager dans un logement permanent parce que, de l'avis de l'administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants ou parce qu'un logement de l'État convenable n'est pas libre ou pour toute raison valable aux yeux de l'administrateur général, peut réclamer les frais de logement réels et raisonnables, les faux frais visés à l'instruction 1 qui figure à la suite au paragraphe 15.31.4 et les frais de repas raisonnables jusqu'à concurrence de 75 % de l'indemnité de repas quotidienne. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.32.6 Un fonctionnaire peut continuer de réclamer le remboursement des dépenses de logement réelles et raisonnables lorsqu'à l'expiration de la période de 30 jours visée ci-dessus, il occupe encore un logement temporaire privé ou un logement temporaire indépendant et n'est toujours pas en mesure d'emménager dans un logement permanent parce que, de l'avis de l'administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants, ou parce qu'un logement de l'État convenable n'est pas libre ou pour toute autre raison valable aux yeux de l'administrateur général.

15.32.7 À l'échéance de la période de 30 jours, si le fonctionnaire n'est toujours pas en mesure d'emménager dans un logement permanent, pour des raisons valables aux yeux de l'administrateur général, il devra assumer les frais de logement prévus par la DSE 25. Si les frais de logement excèdent les dépenses de logement réelles, le fonctionnaire n'aura pas à payer de frais de logement, mais il devra plutôt assumer les dépenses de logement réelles.

15.32.8 Dans toutes les autres situations non décrites ci-dessus, le fonctionnaire qui occupe un logement temporaire devra assumer ses frais de subsistance.

(Note : Veuillez consulter les Instructions et l'Appendice I)

15.33 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.33.1 Conformément à l'article 15.31, s'il y est autorisé d'avance, un fonctionnaire peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance qu'il a engagés dans un logement temporaire, conformément à cette directive, avant son départ du poste et immédiatement après son arrivée à son nouveau lieu de travail au Canada, pendant une période totale de 30 jours.

15.33.2 Lorsqu'un fonctionnaire se fait rembourser les frais de subsistance qu'il a engagés au cours d'un voyage à la recherche d'un logement fructueux, la durée du voyage, moins le temps de déplacement, est déduite de la période de 30 jours.

15.33.3 Lorsqu'un fonctionnaire est autorisé à recevoir de l'aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, la période totale pour laquelle des frais de subsistance peuvent être réclamés avant et après son arrivée au nouveau lieu de travail au Canada est limitée à 7 jours. Lorsqu'une personne à charge arrive au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire peut toutefois réclamer le remboursement, s'il y a lieu, de ses frais de subsistance et de ceux de la personne à charge pour une période totale de 30 jours, moins la période pendant laquelle les frais de subsistance lui ont été payés avant l'arrivée de la personne à charge.

15.33.4 Le fonctionnaire ne peut se prévaloir des présentes dispositions si une personne à sa charge a occupé la résidence principale avant le fonctionnaire et que le mobilier et les articles d'ameublement sont suffisants pour que la famille puisse occuper la résidence de façon normale à la suite de la réinstallation du fonctionnaire. L'article 15.42 - Pouvoirs discrétionnaires de la direction accorde à l'administrateur général le pouvoir discrétionnaire nécessaire pour envisager une exception à cette règle dans des circonstances inhabituelles.

15.33.5 Si un logement permanent se libère et que, sans qu'il y ait choix ou faute de la part du fonctionnaire ou d'une personne à charge, les effets mobiliers n'ont pu être livrés à son logement permanent dans la ville de son bureau principal à cause d'un retard d'expédition ou parce qu'il n'a pas été possible de faire livrer les effets mobiliers pour la date d'occupation, l'administrateur général peut autoriser paiement des frais actuels et raisonnables pour le logement et lavage jusqu'au lendemain de la livraison des effets mobiliers.

15.33.6 Lorsque des conditions inhabituelles existent, comme dans le cas d'une pénurie extrême de logements à louer, et que le fonctionnaire éprouve de la difficulté à trouver un logement permanent pouvant être occupé dans le délai de 30 jours indiqué à l'article 15.33, l'administrateur général peut approuver le remboursement au fonctionnaire de toutes dépenses engagées dans un logement temporaire en sus de ses frais normaux de logement à concurrence normalement d'une période de 60 jours.

15.33.7 Le remboursement mentionné au paragraphe 15.33.6 se limite aux frais réels et raisonnables de logement et de blanchissage demandés par un établissement approuvé par l'administrateur général, moins la part du fonctionnaire. Si le fonctionnaire loue un logement permanent, cette part correspondra au montant du loyer mensuel indiqué dans son bail. Si le fonctionnaire achète un logement permanent, sa part correspondra aux frais de logement, fixés en conformité avec la DSE 25 - Logement, dans laquelle la taille du ménage s'entend du nombre de personnes qui occupent le logement temporaire et le salaire annuel s'entend du traitement annuel du fonctionnaire à la date où il est entré dans le logement temporaire.

(Note : Veuillez consulter l'Appendice J)

15.34 Dispositions transitoires

15.34.1 Les dispositions des articles 15.31, 15.32 et 15.33 s'appliquent aux fonctionnaires qui occupent un logement temporaire le 1^er avril 2009 ou après cette date, à ceci près que ceux qui ont occupé un logement temporaire avant cette date peuvent opter pour l'application des dispositions anciennes ou des dispositions révisées aux articles 15.31, 15.32 et 15.33 à leur période d'occupation, à l'exclusion des prolongations.

Réinstallation dans des circonstances particulières

15.35 Cessation de service hors du Canada

15.35.1 Lorsqu'un fonctionnaire est en affectation à l'étranger et que son service prend fin pour cause :

a) de retraite, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation prévus en ce directive, à partir du lieu de résidence approuvé à l'étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire, ou à un autre endroit, à condition que les frais payables ne dépassent pas ceux qui auraient été remboursés jusqu'à la ville du bureau principal du fonctionnaire, à la condition que le déménagement se fasse dans un délai de six mois après le dernier jour d'emploi, sauf que, si le fonctionnaire doit prendre sa retraite pour des raisons sur lesquelles il a un contrôle et qu'il n'a pas terminé sa période de service prévue, l'administrateur général peut exiger que le fonctionnaire paye une partie des dépenses, c'est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l'Appendice K, en ce cas, le fonctionnaire doit alors être informé de la situation par écrit avant son départ du poste;

b) du réaménagement des effectifs, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l'alinéa 15.35.1a) et l'Appendice K; sous réserve des nécessités du service, un fonctionnaire peut être réinstallé dans la ville du bureau principal avant la fin de son emploi ou il pourra être réinstallé directement à l'endroit où il décide de prendre sa retraite;

c) de décès du fonctionnaire, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables prévus dans la présente directive au nom d'une personne à charge à l'étranger, conformément à l'alinéa 15.35.1a) et l'Appendice K, pourvu que le déménagement ait lieu dans les six mois suivant le dernier jour d'emploi du fonctionnaire;

d) de démission ou de renvoi, l'administrateur général peut

(i) autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis à l'alinéa a) de la définition des frais de réinstallation du fonctionnaire et de chaque personne à charge, du lieu de résidence approuvé à l'étranger à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, le remboursement étant calculé proportionnellement selon l'Appendice K toutefois, dans le cas d'un fonctionnaire qui choisit d'être réinstallé dans un endroit autre que la ville où est situé son bureau principal, la somme payable ne doit pas dépasser celle calculée au moyen de la formule précédente; et(ou)

(ii) autoriser le recouvrement des frais de réinstallation définis selon ce directive payés lors du voyage à destination du poste, si le fonctionnaire donne sa démission dans l'année qui suit son arrivée au poste; le recouvrement est alors calculé proportionnellement selon l'Appendice K, et

(iii) les frais de réinstallation ne seront remboursés que si la réinstallation a lieu dans les deux mois suivant le dernier jour d'emploi et ne s'appliqueront qu'aux dépenses qui seraient remboursées dans le cas d'une réinstallation du poste du fonctionnaire et du lieu de résidence approuvé à l'étranger des personnes à charge à la ville de son bureau principal.

e) longues périodes de congé non payé, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l'article 15.35.1a) et l'Appendice K, pourvu que le déménagement ait lieu dans les douze mois du dernier jour où le fonctionnaire est en fonction au poste.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.36 Cessation anticipée de l'affectation

15.36.1 Lorsqu'un fonctionnaire affecté au poste demande à être réinstallé au Canada avant la fin de son affectation, l'administrateur général peut exiger du fonctionnaire le paiement d'une partie des frais de réinstallation définis selon ce directive, c'est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l'Appendice K , dans ce cas, le fonctionnaire doit être informé par écrit de la somme à payer avant le départ du poste. (Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.36.2 Lorsqu'un fonctionnaire qui a été affecté au poste à l'extérieur du Canada pour une période d'un an ou plus est rappelé au Canada avant la fin de sa période normale d'affectation, l'administrateur général doit lui rembourser les taxes et les droits de douane payés à l'égard d'une quantité raisonnable de biens achetés pour usage personnel qui ne peuvent être admis en franchise des droits à cause d'une période insuffisante de possession ou d'absence du Canada, auquel cas le remboursement doit être autorisé :

a) seulement pour des biens achetés avant l'avis de rappel au Canada qui auraient été habituellement admis en franchise des droits et taxes au Canada, si le fonctionnaire avait terminé sa période d'affectation; et

b) si l'affectation du fonctionnaire prend fin pour cause de maladie ou de décès du fonctionnaire ou d'une personne à charge; ou pour des raisons liées au programme, telles que une réaffectation au Canada, ou à un poste, lorsque les biens du fonctionnaire sont renvoyés au Canada pour y être entreposés, une promotion, un renvoi, une mise à pied, un stage de formation, ou la compression du personnel.

15.37 Mutation d'un ministère à un autre

15.37.1 Lorsqu'un fonctionnaire affecté au poste est muté d'un ministère à un autre, c'est le ministère d'arrivée qui, le cas échéant, doit payer les frais de réinstallation définis selon ce directive. Cependant, les ministères de départ et d'arrivée peuvent partager les frais si c'est à l'avantage de l'un et l'autre et qu'ils se sont entendus au préalable.

15.38 Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

15.38.1 Lorsqu'un fonctionnaire doit être réinstallé pendant les grandes vacances scolaires, l'administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis selon ce directive, au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, à l'égard d'un élève ou étudiant à charge :

a) qui n'habitera pas avec le fonctionnaire au poste, mais qui recevra une indemnité scolaire ou de logement en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires; et(ou)

b) qui n'a pas habité avec le fonctionnaire au poste, mais a reçu une indemnité scolaire ou de logement en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires pour l'année scolaire précédant la réinstallation.

(Note : Veuillez consulter les Lignes directrices)

15.38.2 Au lieu des dispositions du paragraphe 15.38.1, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables d'un élève ou étudiant à charge, jusqu'à concurrence de la somme maximale établie dans la DSE 34.4.1, à partir du moment où le fonctionnaire occupe un logement temporaire à son ancien lieu de travail conformément à l'article 15.32 jusqu'au début de la session scolaire.

Personne à charge

15.39 Personne qui cesse d'être à charge

15.39.1 Lorsqu'une personne cesse d'être à charge à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de réinstallation :

a) définis selon ce directive, lorsque la personne quitte le poste en même temps que le fonctionnaire ou avant; ou

b) définis à l'alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation, » lorsque la personne quitte le poste dans l'année qui suit la date du départ du fonctionnaire du poste; ou

c) définis à l'alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation » lorsque la personne a fréquenté un établissement d'enseignement à temps plein à l'étranger et revient au Canada dans les trois mois suivant la date à laquelle elle termine son programme d'études, dans lequel elle était inscrite audit établissement d'enseignement, les dépenses remboursées ne devant pas être supérieures aux frais de réinstallation du lieu de résidence approuvé de la personne à charge à l'étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.40 Personnes à charge non autorisées à accompagner un fonctionnaire

15.40.1 Sous réserve du paragraphe 15.40.4, lorsqu'un fonctionnaire en service à l'étranger est réinstallé dans un poste où il lui est interdit d'amener une personne à charge, l'administrateur général peut approuver les frais réels et raisonnables de réinstallation d'une telle personne, tels qu'ils sont définis selon ce directive, de son lieu de résidence approuvé à l'étranger :

a) à la ville du bureau principal du fonctionnaire; ou

b) à un endroit au Canada ou à l'étranger choisi par le fonctionnaire et approuvé par l'administrateur général.

15.40.2 Toutefois, si l'endroit choisi par le fonctionnaire et approuvé par l'administrateur général est situé à l'étranger, le remboursement des frais de réinstallation définis selon ce directive doit se limiter aux dépenses qui auraient été engagées si la personne à charge s'était réinstallée dans la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.40.3 Sous réserve du paragraphe 15.40.4, si l'interdiction d'amener au poste une personne à charge est levée au moins six mois avant la date prévue du départ du fonctionnaire, l'administrateur général peut approuver le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis selon ce directive de la personne à la charge du fonctionnaire de son lieu de résidence approuvé au poste du fonctionnaire. Lorsque le lieu de résidence approuvé est situé à l'étranger, le remboursement des frais de réinstallation doit se limiter aux frais qui auraient été engagés si la personne à charge s'était réinstallée de la ville du bureau principal du fonctionnaire à son poste.

15.40.4 Les frais de réinstallation payables en vertu des paragraphes 15.40.1, 15.40.2 et 15.40.3 doivent correspondre aux frais définis selon ce directive et autorisés à la discrétion de l'administrateur général selon les montants jugés comme convenant aux circonstances, compte tenu de la présente directive.

15.41 Frais de l'époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d'affectation

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.41.1 Lorsqu'un époux ou conjoint de fait devient une personne à charge pendant l'affectation du fonctionnaire, à la suite d'un mariage ou parce que son admissibilité a été reconnue aux termes de l'Appendice A de la DSE 2 – Définitions, l'administrateur général peut autoriser le paiement :

a) des frais réels et raisonnables de déplacement de l'époux et des enfants à charge qui l'accompagnent, y compris les frais aux escales autorisées, par la route la plus directe partant du lieu où le mariage a été contracté jusqu'au poste du fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais de voyage par la route la plus directe allant de la ville où se trouve le bureau principal au poste du fonctionnaire;

b) des frais d'entreposage seulement des effets de l'époux ou conjoint de fait, pourvu que ceux-ci soient incorporés aux biens du fonctionnaire déjà entreposés à long terme, jusqu'à ce qu'on affecte ce dernier à un lieu de travail au Canada et que les effets soient retirés de l'entreposage à long terme;

c) des frais réels et raisonnables d'empaquetage, de mise en caisses, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers jusqu'au poste du fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais d'expédition par la route la plus directe allant de la ville où se trouve le bureau principal au poste du fonctionnaire de:

(i) l'endroit où le mariage a été contracté ou du lieu de résidence de l'époux au moment du mariage, ou de

(ii) l'ancien lieu de résidence du conjoint de fait s'il devient une personne à charge admissible en vertu de la déclaration qui se trouve à l'Appendice A jointe à la DSE 2 – Définitions.

15.41.2 La quantité totale des effets pouvant être expédiés sera établie en fonction de la limite de poids fixée à l'article 15.16 pour la nouvelle taille de ménage du fonctionnaire, compte tenu de toute expédition initiale ou subséquente autorisée au préalable en vertu de l'article 15.13.

15.41.3 Le déménagement doit être effectué immédiatement après le mariage ou après la date ou la personne devient à charge, et pas moins de six mois avant la fin prévue de l'affectation du fonctionnaire.

15.41.4 Le déménagement des effets mobiliers de l'époux ou conjoint de fait ne sera pas autorisé dans un secteur qui, dans l'esprit de la population locale, est situé en banlieue du lieu de travail du fonctionnaire.

Pouvoirs discrétionnaires de la direction

15.42 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

(Note : Veuillez consulter les Instructions)

15.42.1 Sous réserve des restrictions financières explicitement prescrites dans la présente directive, l'administrateur général qui juge que l'aide prévue dans quelque article que ce soit est nettement insuffisante pour un fonctionnaire (en raison de circonstances spéciales non prévues par les dispositions de la présente directive), peut autoriser le supplément d'aide qu'il faut, à son avis, pour permettre l'exécution du programme de son ministère ou rectifier ce qui pourrait constituer une injustice flagrante à l'égard du fonctionnaire. Ce supplément ne doit pas être accordé s'il est explicitement interdit par l'un ou l'autre article de la présente directive.

15.42.2 La direction pourra également exercer ses pouvoirs discrétionnaires en vertu du présent article dans le cas d'une séparation de bonne foi, d'une séparation légale ou d'un divorce et que, de l'avis de l'administrateur général, l'aide versée est manifestement insuffisante pour un fonctionnaire ou l'époux ou conjoint de fait séparé.

Instructions

Instruction pour 15.3.4 – Indemnité de voyage

Il appartient au fonctionnaire de faire la demande d'escale dans la ville de son bureau principal lors de la réinstallation à un autre poste, si tel est son souhait. En l'absence d'une demande particulière, les frais de transport sont établis en conformité avec l'article 15.3.5.

Instructions pour 15.3.14 – Indemnité de voyage

1. Les indemnités de repas accordées pour les enfants sont calculées comme suit en fonction de l'indemnité accordée pour un adulte :

a) Au Canada et aux États-Unis

(i) jusqu'à 12 ans - 1/2 tarif quotidien

(ii) 12 ans et plus - plein tarif quotidien

b) À l'extérieur du Canada et des États-Unis

(i) jusqu'à 4 ans - 1/2 tarif quotidien

(ii) 4 ans et plus - plein tarif quotidien

2. Les indemnités de repas et faux frais autorisés en vertu de la présente partie applicables aux voyages au Canada et aux États-Unis sont calculés en fonction des taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages du CNM, modifiée de temps à autre, et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

3. Les indemnités de repas et faux frais autorisés en vertu de la présente partie applicables aux voyages à l'extérieur du Canada et des États-Unis sont calculés en fonction des taux indiqués à l'appendice D de la Directive sur les voyages du CNM, modifiée de temps à autre, et affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

Instruction pour 15.6.1a) – Déplacement en voiture particulière (VP)

Pour l'application du sous-alinéa 15.6.1a), le taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandé est indiqué aux pages Web du Conseil national mixte suivantes :

Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/td-dv-a2-fra.php

Localités à l'étranger : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?lang=fra&sid=3 (Directives sur le service extérieur - Taux par kilomètre - À l'étranger)

États-Unis d'Amérique : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?lang=fra&sid=3 (Directives sur le service extérieur - Taux par kilomètre - Les États-Unis).

Instruction pour 15.6.1b) et 15.6.3 - Déplacement en voiture particulière (VP)

Pour l'application de l'alinéa 15.6.1b) et le paragraphe 15.6.3, c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra) applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

Instruction pour 15.10 – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Cette option n'est pas disponible lorsque le fonctionnaire choisit de se prévaloir de l'indemnité prévue à la DSE 45 – Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l'extérieur en même temps que l'indemnité de voyage.

Instruction pour 15.10.8 – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Si le fonctionnaire ne se sert de sa voiture particulière que pour une partie du trajet entre l'ancien et le nouveau lieu de travail, l'indemnité accordée pour l'expédition de la voiture particulière se limitera à ce qu'aurait coûté l'expédition de la voiture particulière si elle avait été expédiée entre l'endroit d'où le fonctionnaire est parti et le nouveau lieu de travail.

Instruction pour 15.10.8a) – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Pour l'application du sous-alinéa 15.10.8a), le taux par kilomètre (mille) applicable aux voyages en service commandée est indiqué aux pages Web du Conseil national mixte suivantes :

Canada : http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/td-dv-a2-fra.php

Localités à l'étranger : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?lang=fra&sid=3 (Directives sur le service extérieur - Taux par kilomètre - À l'étranger)

États-Unis d'Amérique : http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?lang=fra&sid=3 (Directives sur le service extérieur - Taux par kilomètre - Les États-Unis).

Instruction pour 15.10.8b) – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Pour l'application de l'alinéa 15.10.8b), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra) applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

Instructions pour 15.11 – Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage

1. Aux fins de l'article 15.11, une personne à charge accompagnant un fonctionnaire est une personne à charge :

a) qui résidait avec le fonctionnaire à son ancien lieu de travail et continuera de le faire au nouveau; et(ou)

b) pour laquelle les frais de réinstallation sont autorisés conformément à l'article 15.38.

2. Les dispositions relatives aux frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent un cours de langue étrangère en cours de route, avant de se rendre à un poste, sont contenues dans la DSE 14 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent des cours de langue étrangère.

Instructions pour 15.13 – Expédition et entreposage des effets mobiliers

1. Sous réserve des plafonds indiqués à l'article 15.25, le gouvernement assure lui-même les effets entreposés commercialement aux frais de l'État jusqu'à concurrence d'une valeur de 120 000 $ au moment où les effets sont déménagés de l'entrepôt. Le fonctionnaire peut présenter une réclamation pour l'endommagement et(ou) la perte des effets en conformité avec les modalités aux articles 15.19, 15.20 et 15.21, à la condition d'avoir soumis un inventaire des effets avant leur entreposage.

2. L'indemnité versée au titre de l'endommagement et(ou) de la perte des véhicules mis en entreposage correspond à la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book » au moment de l'entreposage, jusqu'à concurrences de 120 000 $ du plafond, et ne comprend pas les dommages dus à la corrosion et à la dégradation naturelle.

3. Lorsqu'un fonctionnaire hérite de biens ou d'effets mobiliers et(ou) d'une voiture particulière pendant son affectation à l'extérieur du Canada, l'administrateur général doit user des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l'article 15.42 pour autoriser le paiement de la totalité ou d'une partie des frais d'entreposage seulement (engagés au Canada ou à l'étranger) de ces effets jusqu'à ce que le fonctionnaire soit réaffecté au Canada. Sous réserve de l'assentiment du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l'héritage peut également inclure des effets personnels et du mobilier légués par un ou des parents qui déménagent de la résidence familiale à une résidence pour personnes âgées. En ce qui concerne l'entreposage d'une voiture particulière héritée, les dispositions de l'article 15.13.1c) s'appliqueront.

4. Lorsque, en raison du choix du fonctionnaire, le préposé au déménagement doit se rendre plusieurs fois au lieu de résidence du fonctionnaire pour empaqueter et emballer à claire-voie ses effets mobiliers, le fonctionnaire doit payer les frais qui n'auraient pas été occasionnés si ces deux opérations avaient été faites en une fois.

5. Lorsque, à la suite de l'avis d'une affectation à l'étranger, un fonctionnaire décide d'expédier les effets mobiliers destinés à un élève ou étudiant à charge qui a été membre de son ménage à une résidence temporaire directement et uniquement occupée à cause de la réinstallation, l'administrateur général peut user des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l'article 15.42 pour autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de transport et de dépaquetage, y compris les frais d'assurance en transit, de ces effets et leur expédition (à leur retour) à la résidence principale du fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais qu'auraient occasionnés l'empaquetage, l'emballage à claire-voie, le camionnage et l'entreposage commercial des effets dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire.

6. Lorsque, à la demande d'un fonctionnaire, des effets mobiliers qui n'avaient pas été placés en entreposage de longue durée en conformité avec l'article 15.13.1b), au moment de la réinstallation du fonctionnaire, sont par la suite mis en entreposage de longue durée pendant son affectation à l'extérieur du Canada, l'administrateur général pourra autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d'empaquetage, d'emballage à claire-voie, de camionnage et d'entreposage, dans la mesure où ces frais ne dépassent pas ceux qui auraient été engagés si ces effets avaient été placés en entreposage de longue durée au moment de la réinstallation du fonctionnaire.

Instruction pour 15.17 – Préparation de l'inventaire

Les inventaires constituent l'un des éléments essentiels de la procédure d'indemnisation des dommages et des pertes et sont souvent nécessaires aux fins des douanes. L'inventaire des effets peut ne pas être jugé suffisant pour étayer la possession ou la valeur d'articles particuliers. Les fonctionnaires devraient conserver des reçus, des photos ou des enregistrements vidéos des effets importants et uniques ainsi que des effets de valeur. Il faut joindre à l'inventaire des copies des rapports d'évaluation de tous les articles de valeur et des certificats de bon fonctionnement des appareils électroménagers et du matériel électrique, électronique ou mécanique pour obtenir la protection nécessaire.

Instructions pour 15.18 – Expédition d'un véhicule particulier (VP)

1. Lorsque la voiture particulière du fonctionnaire est endommagée ou perdue en cours de transport sans qu'il y ait faute ou négligence du fonctionnaire et que l'assureur rejette toute responsabilité, ou lorsque l'administrateur général a omis de souscrire l'assurance pertinente, le fonctionnaire peut demander une indemnité en conformité avec les modalités aux articles 15.19, 15.20 et 15.21, en sus des plafonds indiqués au paragraphe 15.25.1. L'indemnité versée ne peut cependant pas excéder le montant que le fonctionnaire aurait reçu si l'assureur avait accepté la responsabilité.

2. Le fonctionnaire peut demander une indemnité pour l'endommagement et(ou) la perte d'un VP qui a été expédié avec les effets ménagers par camion remorque ou conteneur en conformité avec les modalités aux articles 15.19, 15.20 et 15.21, en sus des plafonds indiqués au paragraphe 15.25.1. L'indemnité versée ne peut cependant pas excéder le montant que le fonctionnaire aurait reçu si l'assureur avait accepté la responsabilité du véhicule.

3. À noter que les fonctionnaires pourront réclamer les frais de location de voiture qu'ils engagent pendant qu'ils attendent qu'un VP leur soit expédié au nouveau lieu de travail, ou après qu'ils ont fait expédier un VP ou qu'ils se sont départis d'un VP à leur ancien lieu de travail, en conformité avec l'article 15.30.

4. Si le montant maximal payable en vertu de l'article 15.30 est épuisé, le fonctionnaire est autorisé à louer un véhicule de rechange pour une période supplémentaire d'au plus 30 jours lorsque le véhicule qui a été expédié aux frais de l'État est endommagé en cours de transport.

5. Les frais liés aux droits de douane, aux taxes et à l'immatriculation d'un VP, d'une motocyclette, d'un bateau ou d'une remorque expédié avec les effets mobiliers sont généralement à la charge du fonctionnaire.

Instructions pour 15.19 – Réclamation des effets mobiliers et(ou) des bagages enregistrés endommagés ou perdus – Dispositions générales

1. Les modalités exposées ci-après visent à décrire le plus fidèlement possible l'usage actuel en matière d'indemnisation des dommages.

2. Dans le cas des effets endommagés ou perdus qui ont été acquis après la remise d'un inventaire ou en cours de route à l'occasion de la réinstallation et dont l'expédition a été autorisée aux frais de l'État, il est nécessaire de fournir une preuve d'achat et de réclamation contre le dernier transporteur.

3. Les modalités d'indemnisation au titre des dommages et(ou) de la perte s'appliquent également à l'expédition des effets mobiliers autorisée en vertu de la présente directive, à la condition qu'un inventaire préparé en conformité avec les modalités de l'article 15.17 ait été remis à l'administrateur général deux semaines avant que le déménageur vienne prendre les effets.

Instructions pour 15.21 – Exigences relatives aux réclamations visant des effets mobiliers

1. Lorsque le montant réclamé est supérieur à 1 000 $ et que les services d'un expert en sinistres ou d'un estimateur n'ont pas encore été retenus, les réclamations devraient être accompagnées de photos ou d'enregistrements vidéos.

2. Il faut conserver les articles endommagés et le matériel d'emballage jusqu'à ce que l'administrateur des réclamations en autorise l'élimination.

Instructions pour 15.25 – Plafonds des indemnités pour effets endommagés ou perdus

1. Les présentes dispositions n'ont pas pour objet d'indemniser un employé pour l'endommagement ou la perte d'articles destinés la vente ou à un usage commercial. Ces articles devraient être assurés à titre personnel.

2. Des plafonds différents s'appliquent aux effets dont l'entreposage est autorisé (120 000 $) et à ceux dont l'expédition est autorisée (120 000 $ ou 140 000 $).

Instructions pour 15.25.7 – Plafonds des indemnités pour effets endommagés ou perdus

1. L'administrateur des réclamations peut faire appel à un expert en sinistres ou un estimateur, selon les besoins, pour régler une réclamation.

2. Le fonctionnaire qui remplace un article qui a été perdu ou qui ne peut pas être remis en état a droit au remboursement des frais engagés pour remplacer l'article en question par un autre article « de même nature et de même qualité », plus les taxes applicables. Par exemple :

a) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; le fonctionnaire en achète un autre et reçoit un remboursement de 30 $, auquel s'ajoutent les taxes applicables, sur présentation de la facture;

b) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; le fonctionnaire le remplace par un robot culinaire qui coûte 250 $. Sur présentation de la facture, il reçoit un remboursement de 30 $, soit la valeur de remplacement de l'article perdu, plus les taxes applicables, et le montant peut alors être utilisé aux fins de l'achat du robot culinaire;

c) un batteur électrique dont la valeur de remplacement est de 30 $ est perdu; au lieu de remplacer l'article, le fonctionnaire achète un fer à repasser; l'indemnité versée ne dépassera pas le montant correspondant à la valeur réelle de l'article.

3. L'étui d'un ordinateur est endommagé, mais l'ordinateur continue de fonctionner normalement. En conformité avec l'usage actuel en matière d'indemnisation des dommages, seule une indemnité d'esthétisme pourrait être versée.

4. Lorsqu'un article endommagé peut être réparé, le fonctionnaire a droit au remboursement du coût des réparations jusqu'à concurrence de la valeur de remplacement de l'article, plus les taxes applicables. Les frais de réparation qui excèdent ce montant sont à la charge du fonctionnaire.

Instructions pour 15.28 – Voyages à la recherche d'un logement

1. Les voyages à la recherche d'un logement (VRL) ne sont pas un droit acquis. L'administrateur général ne doit les autoriser que dans les cas où l'on peut démontrer de façon raisonnable qu'un tel voyage est rentable. La norme applicable aux déplacements aériens est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là. Si des rabais et des tarifs réduits sont offerts, il faudra en profiter au lieu de prendre le plein tarif de la classe économique. On pourra réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance.

Il faut tenir compte des différentes restrictions qui pourraient s'appliquer lorsque des tarifs spéciaux sont offerts. Afin de satisfaire aux conditions rattachées aux tarifs spéciaux du transporteur, il se peut qu'il faille payer des frais de subsistance supplémentaires aux fonctionnaires, ce qui ajoute au coût du voyage.

2. Lorsqu'un fonctionnaire demande le remboursement des frais d'un VRL, le temps qu'il peut demander à l'égard d'un logement temporaire en vertu des paragraphes 15.32.2 et 15.33.2 doit être réduit par les jours utilisés pour le VRL.

3. La durée d'un VRL ne doit pas être déduite des congés annuels d'un fonctionnaire et(ou) d'un époux ou conjoint de fait qui est également un fonctionnaire. De plus, la rémunération des heures supplémentaires ne peut être versée pendant un VRL.

4. Un fonctionnaire qui ne se réinstalle pas après avoir effectué un VRL n'a pas à rembourser les dépenses engagées pour ce voyage.

5. Lorsque le logement doit être loué à bail par l'État, l'administrateur général peut, à sa discrétion, autoriser un fonctionnaire à effectuer un VRL pour trouver un logement de ce genre au poste, si l'on peut établir de façon raisonnable que ce voyage est rentable.

6 Les dispositions relatives aux personnes à charge en vertu de l'article 15.28 s'appliquent aussi aux fonctionnaires qui ont la garde partagée de personnes à charge répondant à la définition de personne à charge ou d'étudiant à charge énoncée dans la DSE 2 – Définitions. Compte tenu des modalités de l'accord de garde partagée, aucune indemnité n'est habituellement versée lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant qui nécessite des services de garde.

Instructions pour 15.28.1a) – Voyage à la recherche d'un logement

1. L'utilisation d'une voiture particulière ne sera pas normalement autorisée lorsque la distance à parcourir excède 650 kilomètres de route.

2. Pour l'application de l'alinéa 15.28.1a), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit (indiqué à la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?did=549&lang=fra) applicable à Ottawa de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire au poste.

Instruction pour 15.28.1e) - Voyages à la recherche d'un logement

Les frais demandés, les dates d'emploi ainsi que le nom, le numéro de téléphone, la raison sociale de la société ou le nom du gardien ou de la gardienne et son numéro de téléphone, ainsi que le numéro d'assurance sociale (s'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne doivent figurer sur les reçus au titre des frais engagés en vertu de l'alinéa 15.28.1e).

Instruction pour 15.29 – L'indemnité de faux frais de réinstallation

La somme prévue à l'article 15.29 sera rajustée le 1^er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Instructions pour 15.30 – Frais de location de voiture

1. La somme prévue à l'article 15.30 sera rajustée le 1^er avril de chaque année conformément à la méthode adoptée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

2. À la discrétion de l'administrateur général et sous réserve de la disponibilité des véhicules de l'État à la mission, les dispositions de la DSE 30.1.1 pourront s'appliquer également à un fonctionnaire dont la VP a été expédiée jusqu'au poste ou à partir de celle-ci en vertu de l'article 15.18. Ce pouvoir discrétionnaire peut normalement s'exercer aux postes où le transport local est inexistant ou inapproprié.

3. Le montant remboursé est calculé sur la base des reçus produits.

4. L'aide n'est accordée que si un fonctionnaire n'a pas accès à une VP.

5. Si une voiture est prise en location dans la ville où est situé le bureau principal, le fonctionnaire qui possède une VP remisée n'a pas droit au remboursement des frais de location, sauf si des circonstances exceptionnelles l'empêchent d'y avoir accès en temps opportun.

Instructions pour 15.31.4 – Indemnité pour les frais admissibles dans un logement temporaire lors d'une réinstallation vers un poste ou en provenance d'un poste

1. Les faux frais peuvent être remboursés :

a) en conformité avec les taux indiqués à l'appendice C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM pour les frais engagés à l'étranger;

b) en conformité avec les taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages du CNM pour les frais engagés au Canada;

c) en outre, les frais de subsistance pourront comprendre les frais de stationnement engagés à l'égard d'un VP au logement temporaire du fonctionnaire si le stationnement n'est pas gratuit;

d) si un fonctionnaire réclame le remboursement de faux frais en vertu du présent article et qu'il ne produit pas de reçus, il ne pourra présenter de demande de remboursement à l'égard du blanchissage, du nettoyage à sec, de voiturier, ou des pourboires en vertu du paragraphe 15.3.15;

e) lorsqu'un voyageur qui souffre d'un handicap physique doit payer des services supplémentaires (taxi ou portier, par exemple), ce surplus de faux frais lui est remboursé dans la mesure où il est jugé raisonnable et nécessaire. Des reçus devraient être fournis lorsque disponibles.

2. Les logements indépendants comprennent les logements commerciaux indépendants et les logements temporaires de l'État pourvus des meubles et des appareils électriques nécessaires.

3. Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l'ancien lieu de travail, pendant la période qui précède immédiatement le départ du fonctionnaire et qui est nécessaire pour que ses effets mobiliers soient enlevés du logement permanent, peuvent donner lieu à un remboursement. Cette période sera normalement de deux ou trois jours, selon la quantité d'effets mobiliers qui doivent être empaquetés et expédiés ou entreposés; toutefois, elle peut être prolongée en raison d'une fin de semaine, d'un jour férié ou de l'incapacité de l'entreprise de déménagement d'empaqueter les effets aux dates requises.

4. La période d'admissibilité au remboursement des frais de subsistance ne doit normalement pas être prolongée pour tenir compte d'une décision personnelle du fonctionnaire, comme la vente d'un logement lui appartenant dont les modalités prévoient qu'il libère ledit logement avant la date prévue de son départ. De même, le remboursement de frais de logement temporaire aux fins de redécoration ou de réparation n'est pas autorisé.

5. Dans les situations où l'on ne peut établir clairement qu'il s'agit de besoins opérationnels exceptionnels obligeant le fonctionnaire à prolonger son séjour dans un logement temporaire, mais qui sont de nature inhabituelle, et où le fonctionnaire prouve que tous les efforts possibles ont été faits pour conclure des arrangements convenables dans les circonstances, on pourra prolonger la période pendant laquelle le fonctionnaire peut occuper un logement temporaire. La prolongation de la période dans ces circonstances est assujettie à l'approbation de l'administrateur général, à la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent.

6. Le fonctionnaire a droit à deux jours de frais de subsistance pendant qu'il habite un logement temporaire à l'ancien tout comme au nouveau lieu de travail, sauf si :

a) le fonctionnaire décide de continuer d'occuper le logement permanent jusqu'à son départ de l'ancien lieu de travail ou d'emménager au logement permanent dès son arrivée au nouveau lieu de travail, et que l'employeur y consent. Dans chacune de ces situations, le fonctionnaire peut réclamer deux jours de frais de subsistance (qui comprendront l'exemption du paiement des frais de logement aux termes de la DSE 25 - Logement), ou

b) le fonctionnaire entretient une résidence principale à l'ancien lieu de travail ou a établi sa résidence principale au nouveau lieu de travail qui est occupée par une personne à charge au moment de la réinstallation. Ce genre de situation se présente, par exemple, lorsqu'une aide a été autorisée en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille. Dans ces circonstances, où des frais de subsistance ne sont pas nécessairement engagés à la suite de la réinstallation, la disposition concernant les frais de subsistance de deux jours ne s'applique pas si aucuns frais de subsistance ne sont nécessairement engagés à la suite de la réinstallation.

7. Lorsque la période de 30 jours est dépassée avant le départ du Canada, les frais de logement applicables sont calculés à compter du troisième jour suivant l'arrivée du fonctionnaire au poste.

8. Lorsque la prolongation de la période pendant laquelle un fonctionnaire peut occuper un logement temporaire à son ancien lieu de travail est approuvée à cause de besoins opérationnels exceptionnels (par exemple, des délais d'agrément dans le cas des chefs de Mission, des circonstances imprévues se rattachant au travail qui surviennent après qu'un fonctionnaire a pris des arrangements normaux pour quitter son logement permanent et qui l'obligent à retarder son départ, l'obligation de quitter son logement de l'État qui a besoin d'être redécoré, rénové ou réparé, ou d'autres besoins opérationnels), les jours où ce fonctionnaire a dû, à la demande de l'administrateur général, occuper un logement temporaire avant son départ de son ancien lieu de travail, à l'exception des jours qui sont habituellement autorisés pour l'empaquetage et le déménagement des effets personnels et mobiliers, ne doivent pas être compris dans le nombre total de jours accordés au fonctionnaire.

9. Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire commercial ou privé ne sont habituellement remboursés que si le logement est situé à l'ancien et(ou) au nouveau lieu de travail. Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire situé dans un troisième lieu peuvent toutefois être remboursés s'ils sont engagés pour des raisons de service, s'ils sont directement liés à l'exécution d'un programme ministériel précis et s'ils sont autorisés d'avance par l'administrateur général. Quand il étudie les demandes de remboursement des frais de subsistance dans un logement temporaire situé à un troisième lieu, l'administrateur général doit s'assurer que le logement est occupé pour des raisons directement liées à un programme en particulier et que l'avantage procuré par le logement à un fonctionnaire ou aux personnes à charge n'est que secondaire. Le logement peut être occupé pour diverses raisons, notamment pour pouvoir prendre les vols matinaux en partance d'une ville voisine, quand le logement tant commercial que privé est peut être autorisé, ou pour que le fonctionnaire et son époux ou conjoint de fait puissent chercher plus facilement un logement permanent au nouveau lieu de travail, quand un logement privé pour au moins une personne à charge (autre que l'époux ou conjoint de fait du fonctionnaire) peut être approuvé. Le remboursement se limite à la période pendant laquelle le fonctionnaire occupe le logement temporaire et ne dépasse pas les frais qui seraient engagés si les personnes à charge restaient avec le fonctionnaire.

10. Les indemnités et faux frais applicables aux voyages au Canada sont payables en conformité avec les taux indiqués à l'appendice C de la Directive sur les voyages du CNM, modifiée de temps à autre, et affichée sur la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/td-dv-a3-fra.php.

11. Les indemnités et faux frais applicables aux voyages à l'extérieur du Canada sont payables en conformité avec les taux indiqués aux appendices C et (ou) D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM, modifiée de temps à autre, et affiché sur la page Web du Conseil national mixte suivante http://www.njc-cnm.gc.ca/s3/fr.

Instructions pour 15.32 – Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

1. Un fonctionnaire qui occupe un logement permanent de l'État doté de meubles, agencements et appareils ménagers convenables peut réclamer des frais de subsistance pour deux jours seulement s'il ne lui a pas été permis de réclamer des frais de subsistance dans un logement temporaire après son arrivée au poste. Dans ces circonstances, le fonctionnaire doit commencer à payer des frais de logement à partir du troisième jour d'occupation. Lorsque le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais de subsistance au titre d'un logement temporaire après l'arrivée au poste, les frais de logement sont payables dès l'occupation du logement permanent, s'ils n'ont pas été payés, en conformité avec les dispositions de la présente directive.

2. Si un fonctionnaire en affectation dans un poste située ailleurs qu'aux États-Unis séjourne dans un hôtel pendant plus de 30 jours parce qu'aucun logement de l'État n'est disponible et que l'administrateur général est convaincu qu'il y a lieu de verser une indemnité supérieure à 75 % de l'indemnité de repas journalière applicable parce que le choix de restaurants est extrêmement limité, ce fonctionnaire sera autorisé à réclamer les frais de repas réels et raisonnables, à condition de présenter des reçus, jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas journalière applicable.

3. Nonobstant les réserves du paragraphe 15.32.7 et à la discrétion de l'administrateur général, un fonctionnaire qui change de logement indépendant temporaire ou qui quitte un logement indépendant temporaire pour occuper un logement du personnel permanent peut réclamer jusqu'à 75 % de l'indemnité de repas journalière applicable pour deux jours au plus.

4. Lorsque l'administrateur général autorise un séjour de plus de cinq jours dans un logement temporaire avant le départ du fonctionnaire de son ancien lieu de travail, il doit fournir des précisions à ce sujet au comité interministériel de coordination du service extérieur compétent.

5. Pour plus de clarté, les dispositions concernant les frais de subsistance versés aux fonctionnaires qui résident dans des logements temporaires à un poste sont résumés dans l'Appendice I de la présente directive.

Instruction pour 15.32.1 – Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

L'administrateur général peut autoriser à sa discrétion, conformément à l'Instruction 3 qui suit le paragraphe 15.31.4, le remboursement des frais de subsistance pendant plus de deux jours des personnes à la charge d'un fonctionnaire, personnes qui occupaient un logement temporaire avant de quitter l'ancien lieu de travail.

Instructions pour 15.33 – Frais de subsistance lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada

1. Lorsqu'un fonctionnaire a conclu des arrangements en vue d'occuper un logement permanent ou qu'il a de la difficulté à en trouver un, et qu'un logement indépendant temporaire peut être loué à la semaine ou au mois, il doit prévenir l'administrateur général et quitter le plus tôt possible le logement dont le loyer est le plus élevé.

2. Comme un logement loué se libère normalement le premier jour du mois, une aide sera au besoin versée jusqu'au premier jour du deuxième mois suivant la date où le fonctionnaire est entré dans le logement temporaire. Une prolongation d'une période maximale de 60 jours pourra être approuvée si le fonctionnaire arrive à la ville du bureau principal vers la fin du mois, si ses effets mobiliers ne peuvent être livrés pour le premier jour du mois, ou si le bail précise que le fonctionnaire doit commencer à occuper le logement au milieu du mois.

3. S'il existe des circonstances inhabituelles, par exemple, si un fonctionnaire ou une des personnes à sa charge tombe malade ou si le fonctionnaire travaille temporairement en dehors de la ville où se trouve le bureau principal pendant une période où il occupe un logement temporaire, de sorte qu'il lui est très difficile de chercher un logement permanent, celles-ci pourront être soumises à l'administrateur général, à la recommandation du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent.

Instructions pour 15.35.1 – Cessation de service hors du Canada

1. Lorsque les effets ont été entreposés à long terme à l'étranger à la demande de l'administrateur général, les frais relatifs à l'expédition des effets mobiliers après la période d'entreposage à long terme sont régis par les dispositions de l'article 15.35, sous réserve des limites de poids prévues par l'article 15.16 et applicables à la date où les biens ont été mis en entreposage.

2. Lorsque les effets ont été entreposés à long terme dans la ville où est situé le bureau principal d'un fonctionnaire, l'expédition de ces effets à un autre endroit ne doit pas être autorisée.

3. Lorsque l'emploi d'un fonctionnaire en mission à l'extérieur du Canada prend fin pour cause de retraite ou de décès du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le paiement continu des frais d'entreposage des effets entreposés à long terme pour la période jugée appropriée dans les circonstances, sans dépasser neuf mois à partir du dernier jour d'emploi du fonctionnaire.

4. Tout fonctionnaire en mission à l'extérieur du Canada qui démissionne ou est renvoyé doit assumer les frais d'entreposage des effets entreposés à long terme à partir de sa date de cessation d'emploi.

Instruction pour 15.36.1 – Cessation anticipée de l'affectation

Le paragraphe 15.36.1 ne s'applique que dans les cas où la cessation d'affectation dépend exclusivement de la volonté d'un fonctionnaire. Il faut veiller à ce que le fonctionnaire ne subisse aucun préjudice en raison de circonstances indépendantes de sa volonté ou attribuables, en tout ou en partie, à l'employeur.

Instruction pour 15.39.1 – Personne qui cesse d'être à charge

Compte tenu des limites de poids qui peuvent être approuvées en vertu de l'article 15.39, le poids global de toutes les expéditions autorisées en vertu des articles 15.13 et 15.39 ne doit pas dépasser le poids maximal que l'administrateur général était disposé à approuver en vertu de l'article 15.16.

Instructions pour 15.41 – Frais de l'époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d'affectation

1. L'administrateur général peut approuver le remboursement des frais liés à l'entreposage d'effets personnels et mobiliers, en vertu de l'alinéa 15.41.1b), ou à l'expédition de ces effets, aux termes de l'alinéa 15.41.1c), après avoir reçu un inventaire préparé conformément à l'article 15.17.

2. Si le fonctionnaire n'a pas de biens entreposés pour une longue durée dans la ville du bureau principal, le remboursement de frais d'entreposage dans une installation approuvée de la ville du bureau principal peut être accordé.

3. Sont à la charge d'un fonctionnaire les frais d'emballage, de mise en caisses et d'expédition associés à l'entreposage de longue durée des effets personnels et mobiliers de son époux ou conjoint de fait.

Instruction pour 15.42 – Pouvoirs discrétionnaires de la direction

Lorsque la direction exerce ses pouvoirs discrétionnaires, elle doit en communiquer les détails au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Lorsque les circonstances sont inhabituelles, l'administrateur général peut demander l'avis du comité avant d'autoriser une aide supplémentaire en vertu du présent article.

Lignes Directrices

Ligne directrice pour 15.1 – Application

La DSE 4 - Avances comptables s'appliquera au versement d'une avance comptable pour les dépenses à l'égard desquelles aucune avance n'est prévue par la présente directive.

Ligne directrice pour 15.1.6 – Application

La DSE 15.1.6 vise à faire en sorte que l'on tienne compte de la situation de chaque fonctionnaire au moment de déterminer la période de congé nécessaire, notamment de l'aide que peuvent apporter les personnes à charge qui l'accompagnent.

Lignes directrices pour 15.3.12 – Indemnité de voyage

1. On doit autant que possible éviter de se loger dans des établissement luxueux. Lorsqu'un fonctionnaire choisit de prendre personnellement les dispositions nécessaires concernant son logement à l'occasion d'une réinstallation, les normes de logement sont régies par les normes qu'établit la mission du pays où s'effectue le voyage et, si elles sont jugées excessives par l'employeur, on pourra en demander la confirmation à cette mission.

2. Bon nombre d'hôtels un peu partout dans le monde accordent une réduction aux fonctionnaires, notamment aux détenteurs de passeports diplomatiques et spéciaux. Au moment de s'inscrire à l'hôtel, un fonctionnaire devrait demander s'il existe un tarif spécial.

3. Les frais supplémentaires sont à la charge du fonctionnaire lorsqu'il apporte des modifications aux dispositions prises par l'employeur à son intention pour ce qui est du logement commercial, à moins que l'administrateur général n'en autorise le remboursement.

4. Lorsqu'ils est avantageux de le faire, on doit se loger dans les établissements offrant des unités autonomes à des taux hebdomadaires ou mensuels.

Ligne directrice pour 15.3.15f) – Indemnité de voyage

Les circonstances exceptionnelles dont il est question à l'article 15.3.15f) n'englobent habituellement pas le passage d'un taux à la pièce à une limite de poids pour une partie du voyage. Lorsqu'une limite de poids s'applique à une partie du voyage, le fonctionnaire doit respecter cette limite mais peut demander l'autorisation d'expédier des effets par fret aérien conformément à l'article 15.14.

Ligne directrice pour 15.3.15i) – Indemnité de voyage

Les dispositions applicables aux indemnités pour endommagement ou perte des bagages enregistrés, dont le montant excède la responsabilité assumée par le transporteur ou l'assureur personnel, sont énoncées à l'article 15.22.

Ligne directrice pour 15.10.8 – L'option de l'indemnité de voyage non soumise à une justification (IVNSJ)

Dans l'intérêt de la sécurité routière, on ne doit pas s'attendre, en général, à ce qu'un fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière parcoure plus de 500 kilomètres (312 milles) par jour, à moins que la distance entre le nouveau et l'ancien lieu de travail ne soit inférieure à 650 kilomètres (409 milles). Dans ce cas, le voyage devrait se faire en une journée, à moins que pour certaines raisons tenues pour valables par l'administrateur général, le fonctionnaire ne puisse respecter ce délai.

Lignes directrices pour 15.11 - Fonctions temporaires exercées au cours d'un voyage

1. Lorsque la direction exerce sa discrétion pour des périodes dépassant sept jours, elle doit donner des précisions au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

2. Dans l'application de cet article, l'administrateur général devra tenir compte des particularités de chaque cas pour déterminer l'aide voulue. Il peut y avoir des situations où il serait pratique et économique de fournir une aide financière au logement et(ou) à l'égard des frais de subsistance à un endroit en particulier dans le cas des personnes à charge qui accompagnent le fonctionnaire lorsqu'un fonctionnaire est tenu de visiter plusieurs endroits dans le cadre de ses fonctions temporaires. Dans une telle situation, il est laissé à la discrétion de l'administrateur général de déterminer la nature et la quantité de l'aide voulue dans les circonstances au coût le plus raisonnable pour le public et avec le minimum d'inconvénients pour le fonctionnaire et sa famille jusqu'à concurrence des frais qui seraient autorisés en vertu de la présente directive.

Ligne directrice pour 15.12.3 – Maladie, blessure ou décès en cours de route

Avant d'approuver le déplacement du plus proche parent ou d'un représentant de la famille, l'administrateur général doit tenir compte des autorisations légales qui peuvent être nécessaires pour un traitement médical, une intervention chirurgicale ou des soins de santé et il cherchera par tous les moyens à s'assurer que la personne qui voyage a la capacité juridique requise.

Ligne directrice pour 15.13.4 – Expédition et entreposage des effets mobiliers

1. Lorsqu'une expédition est autorisée en vertu de l'article 15.13.4 parce qu'il y a augmentation du nombre de personnes à la charge d'un fonctionnaire, la quantité totale des effets pouvant être expédiés sera établie en fonction de la limite de poids fixée à l'Appendice A pour la nouvelle taille du ménage du fonctionnaire.

2. Lorsqu'une expédition est autorisée en vertu du paragraphe 15.13.4 pour remplacer des articles de l'inventaire perdus durant leur expédition à un poste ou au lieu de travail, le poids de cette expédition ultérieure ne doit pas dépasser les limites précisées à l'Appendice A, et la quantité totale des effets pouvant être expédiés du poste d'un fonctionnaire à l'occasion d'une réinstallation continuera d'être visée par les dispositions de l'Appendice A.

Ligne directrice pour 15.15.2a) – Restrictions concernant les expéditions

En ce qui concerne les articles qui, en vertu de la loi ou d'une restriction tarifaire, ne peuvent être déménagés avec des effets mobiliers, il appartient au fonctionnaire de faire des efforts raisonnables, avec l'aide de l'administrateur général, afin de déterminer quels sont les effets qui peuvent être expédiés, de vérifier si le pays d'origine et le pays de destination imposent des restrictions et de satisfaire aux exigences concernant les assurances et les permis ainsi que les règlements qui se rattachent à l'expédition de ces articles. Dans le cas des déménagements internationaux, il est nécessaire d'observer les conventions concernant les espèces protégées, les trésors nationaux, etc., ainsi que les lois locales concernant l'exportation ou l'importation de biens de consommation contrôlés, comme le tabac, l'alcool, les armes, les plantes, les narcotiques, etc.

Ligne directrice pour 15.15.2d) – Restrictions concernant les expéditions

1. Lorsqu'un fonctionnaire expédie une voiture particulière à un poste et inclut également une motocyclette dans l'expédition des effets mobiliers, la motocyclette peut être soumise aux lois et aux règlements locaux régissant l'importation d'un deuxième véhicule.

2. Nonobstant les dispositions du paragraphe 15.16.2, les bateaux ne pourront être expédiés d'un poste à l'autre que par conteneur.

Lignes directrices pour 15.16 – Limites de poids

1. Il incombe au fonctionnaire de respecter la limite de poids à laquelle il a droit en vertu de l'Appendice A. Le fonctionnaire qui excède cette limite peut avoir à supporter tous les frais d'expédition et autres frais attribuables à l'excédent de poids.

2. Le fonctionnaire sera avisé du poids pré-expédition de ses effets. Si ce poids estimatif dépasse la limite autorisée, le fonctionnaire prendra les mesures nécessaires pour ramener ce poids en deça de la limite prévue, ou bien acceptera d'assumer les frais liés à l'excédent de poids.

3. À son arrivée au poste, le fonctionnaire sera avisé du poids réel de tous les effets expédiés au poste et, lorsque la chose est possible, du poids total des articles consomptibles.

4. Avant son départ du poste, le fonctionnaire examinera les estimations obtenues du poids des effets à expédier en tenant compte du poids total des effets à son arrivée et du poids des effets personnels et mobiliers acquis depuis son arrivée au poste. Il lui incombera de signaler tout écart à l'administrateur de la mission.

5. La limite de poids à laquelle aura droit le fonctionnaire à son départ du poste sera soit le poids réel des effets expédiés au poste aux frais de l'État, soit la limite de poids établie en conformité avec l'Appendice A, le plus élevé des deux étant retenu, sauf que, s'il y a excédent de poids et que cet excédent soit dû à l'inclusion d'articles consomptibles, la limite de poids autorisée au départ de la mission sera soit :

a) la limite de poids normale à laquelle il a droit, ou

b) le poids total de tous les effets expédiés au poste aux frais de l'État, moins le poids estimatif des biens de consommation expédiés au poste.

6. Nonobstant les dispositions de l'alinéa 15.16.2, lorsqu'une personne à charge retourne au Canada, la limite de poids à laquelle le fonctionnaire a droit demeurera le poids de tous les effets expédiés au poste aux frais de l'État, à l'arrivée, soit la limite de poids à laquelle le fonctionnaire a droit au moment de sa réinstallation au poste - moins, dans chaque cas, le poids de tous les effets expédiés au Canada aux termes de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives ou d'une autre disposition des DSE, le plus élevé des deux étant retenu. Cette limite demeurera en vigueur jusqu'au retour du fonctionnaire au Canada, sous réserve des rajustements découlant d'une augmentation de la taille du ménage ou d'un déménagement d'un logement meublé à un logement non meublé à la suite d'une mutation à un autre poste.

7. Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsque les produits d'emballage sont d'un poids supérieur à la normale ou qu'il y a lieu de croire à une faute ou à une négligence qu'on ne peut raisonnablement imputer au fonctionnaire, et sous réserve de l'approbation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, il est possible de dépasser la limite de poids globale mentionnée à l'article 15.16. S'il y a lieu, le poids total des effets à l'arrivée pourrait être le facteur déterminant lorsqu'on envisage une dérogation à la limite de poids prescrite. Lorsqu'il peut être clairement démontré que le fonctionnaire ne pouvait pas savoir que le poids de ses effets dépassait la limite prescrite ou qu'il a été avisé trop tard pour pouvoir corriger la situation, les frais liés à l'excédent de poids ne seront pas recouvrés. Le fonctionnaire qui excède une limite de poids sans autorisation préalable peut avoir à supporter tous les frais d'expédition et autres frais attribuables à l'excédent de poids.

Lignes directrices pour 15.17 – Préparation de l'inventaire

1. Les inventaires doivent comporter quatre parties : transport aérien, transport maritime ou routier; entreposage de longue durée et bagage enregistré.

2. Les articles répertoriés dans l'inventaire doivent être accompagnés d'une courte description donnant des précisions sur l'année d'achat, le modèle et les numéros de série, s'il y a lieu, ainsi que la valeur de remplacement au Canada en fonction de leur état au moment où l'inventaire est dressé. Les articles ménagers courants, les vêtements, la literie, les accessoires de cuisine et les appareils électroménagers, les meubles, les accessoires mobiliers, les livres, les jouets, etc. peuvent être inscrits sur la liste et évalués séparément ou en groupes. Le montant maximal payable pour tout article inclus dans un groupe est de 200 $.

3. Les effets doivent être décrits de la manière suivante :

a) Généralités - Les articles de valeur ou uniques ou encore les articles difficiles à remplacer, telles les œuvres d'art, les tapis faits à la main, les antiquités, etc. doivent être décrits de manière plus détaillée. Des rapports d'évaluation courante doivent être fournis pour tous les articles dont la valeur est supérieure aux plafonds indiqués au paragraphe 15.25.6 et doivent être annexés à l'inventaire. Il convient aussi de verser au dossier des photos ou des enregistrements vidéos des articles de valeur, au cas où ils seraient endommagés ou perdus.

b) La description des objets en cristal ou en porcelaine, des objets d'art, etc. doit mettre l'accent sur les objets susceptibles d'être brisés ou endommagés, surtout ceux qui ont une grande valeur par rapport à des articles semblables. Il n'est pas nécessaire de fournir des descriptions des objets en cristal, en porcelaine ou en argent et des autres articles semblables de marque connue qui sont toujours disponibles sur le marché. Il faut toutefois en préciser la marque, le modèle et le motif particulier.

Tout article particulier dont la valeur est supérieure à 1 000 $, exception faite des articles de marque connue, ou tout article créé personnellement dont la valeur est supérieure à 200 $ doit faire l'objet d'un rapport d'évaluation, dont copie est jointe à l'inventaire.

c) Il n'est pas nécessaire de fournir une description détaillée du mobilier, des gros appareils de ménage et des tapis, surtout s'ils sont répertoriés individuellement dans l'inventaire du déménageur, mais il faut en consigner la marque et le modèle. Lorsqu'il y a lieu, les articles semblables peuvent être inscrits ensemble, p. ex. huit chaises de salle à manger en acajou valant 300 $ chacune. Il faut fournir une description plus détaillée des articles qui sont expédiés à l'extérieur du Canada et des États-Unis.

Il est nécessaire d'obtenir des rapports d'évaluation pour les antiquités, les tapis et les articles inhabituels dont la valeur est supérieure à 1 000 $ et d'en joindre une copie à l'inventaire.

d) La description des appareils électroménagers et du matériel électrique et électronique doit indiquer la marque, le modèle et le numéro de série, à moins qu'il s'agisse d'articles uniques ou d'antiquités et que leur valeur soit supérieure à 1 000 $, auquel cas il est nécessaire de fournir un rapport d'évaluation courante et de l'annexer à l'inventaire. Aucune indemnité ne sera versée pour les appareils électroménagers ou le matériel électrique ou électronique inscrits à l'inventaire pour lesquels de certificat de bon fonctionnement en date de l'expédition ou de l'entreposage.

e) Les autres effets comme les vêtements, les accessoires de cuisine, la verrerie et la vaisselle de tous les jours, les livres, les disques compacts, les articles de sport, les outils, etc. peuvent être décrits en groupes.

4. Les articles qui ne sont pas couverts par l'assurance fournie par l'État devraient être énumérés séparément et de la même façon afin que le fonctionnaire puisse, si désiré, prendre des dispositions pour assurer la totalité ou une partie de ces articles, lesquels sont énumérés au paragraphe 15.25.6.

Lignes directrices pour 15.18 – Expédition d'un véhicule particulier (VP)

1. L'article 15.18 vise à permettre à tout fonctionnaire d'utiliser son véhicule particulier pendant la durée de son affectation.

2. Point n'est besoin que le véhicule expédié d'un poste soit le même que celui qui y a été expédié au poste.

3. Le coût de l'emballage à claire-voie ne doit être remboursé que s'il s'agit d'une exigence de la société de transports et/ou d'assurances et que si l'on fournit des pièces justificatives.

Lignes directrices pour 15.20 – Préavis de réclamation relativement aux effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

1. Il importe que tout dommage ou perte manifeste soit indiqué sur l'inventaire du déménageur au moment de la réception des effets, car il est généralement nécessaire d'étayer la perte d'une boîte ou d'un article consigné dans l'inventaire ou sur le reçu de livraison de la compagnie. De même, les dommages causés par l'eau ou une manutention inadéquate sont généralement évidents et doivent être consignés. Il convient également de documenter au moyen de photos ou d'enregistrements vidéos l'état dans lequel l'effet a été reçu.

2. Au reçu du préavis de réclamation, les expéditeurs doivent envoyer les formulaires nécessaires, expliquer la marche à suivre et préciser les autres documents et renseignements à fournir, le cas échéant, aux fins du traitement d'une réclamation. De même, l'administrateur des réclamations informe le fonctionnaire des documents ou des renseignements requis aux fins du traitement d'une réclamation contre l'État.

3. Une réclamation pro forma présentée au transporteur pourrait comprendre le libellé énoncé à l'Appendice E de la présente Directive.

Lignes directrices pour 15.21 – Exigences relatives aux réclamations visant des effets mobiliers

1. Au Canada et aux États-Unis, l'administrateur des réclamations communiquera avec le transporteur utilisé par le fonctionnaire pour déterminer sa responsabilité et donnera suite à toute réclamation pour le compte du fonctionnaire.

2. À l'extérieur du Canada et des États-Unis, les fonctionnaire doit adresser ses réclamations directement au transporteur et aviser l'administrateur des réclamations de tout règlement intervenu ou de toute réponse négative reçue. Le fonctionnaire doit envoyer la réclamation à l'administrateur des réclamations dans les 90 jours civils suivant la date de la remise du préavis mentionné au paragraphe 15.19.3, même si le transporteur a refusé de collaborer ou de fournir les documents pertinents.

3. Les modalités applicables à la location d'un véhicule de remplacement lorsque le véhicule qui a été expédié aux frais de l'État est endommagé en cours de transport et est envoyé pour réparation sont exposées à l'article 15.18.

Lignes directrices pour 15.23 – Réclamation pour des bagages enregistrés endommagés et(ou) perdu

1. Les fonctionnaires dont les bagages enregistrés sont assurés par un agent de voyage, une société émettrice de carte de crédit ou un assureur personnel doivent d'abord adresser leur réclamation à l'entité concernée.

2. L'administrateur des réclamations attend que le transporteur ou l'assureur ait offert un règlement ou ait décliné toute responsabilité avant de donner suite à la réclamation, à moins que celle-ci soit inférieure à 200 $.

3. L'administrateur des réclamations tient compte de tout règlement intervenu avec d'autres parties pour déterminer le montant de l'indemnité.

4. Il est nécessaire de fournir une preuve d'achat des effets endommagés ou perdus qui ont été acquis en cours de route à l'occasion de la réinstallation et une réclamation contre le transporteur.

Ligne directrice pour 15.25.6 – Plafonds des indemnités pour effets endommagés ou perdus

Lorsqu'il n'est pas nécessaire de fournir une évaluation professionnelle pour un article mentionné aux alinéas 15.25.6b) et c), une description détaillée de cet article, accompagnée de photos et d'enregistrements vidéos, au besoin, doit être annexée à la réclamation pour en faciliter le traitement.

Ligne directrice pour 15.26 – Expert en sinistres autonome

Chaque mission doit tenir une liste d'experts en sinistres commerciaux acceptables.

Ligne directrice pour 15.27 – Avance comptable en attendant le règlement d'une réclamation pour les effets mobiliers endommagés et(ou) perdus

Les délais stipulés dans la DSE 4 - Avances comptables ne s'appliquent pas aux avances comptables versées conformément à l'article 15.27.

Lignes directrices pour 15.29 - L'indemnité de faux frais de réinstallation

1. L'article 15.29 a pour objet de dédommager un fonctionnaire, jusqu'à concurrence de la somme maximale établie, pour les faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à la réinstallation.

2. À compter du 1^er avril 2009, les dispositions sur le nettoyage de la résidence d'un fonctionnaire sont transférées de la DSE 16 à la DSE 15 et intégrées au montant versé au titre de l'indemnité de faux frais de réinstallation.

Ligne directrice pour 15.38.1 – Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

Pour approuver le remboursement des frais de réinstallation en vertu du paragraphe 15.38.1, l'administrateur général doit tenir compte de l'âge de l'élève ou étudiant à charge, du temps que cette personne passera au poste avant le début de l'année scolaire et de la possibilité de trouver un logement temporaire convenable dans la ville où elle étudie.