Champ d'application
Introduction
Cette directive assure une plus grande souplesse à l'égard de l'époux ou du conjoint de fait qui, pour des raisons d'ordre professionnel, éducationnel ou familial, n'accompagne pas le fonctionnaire pendant l'ensemble ou une partie de l'affectation. Une aide est prévue dans les situations qui sont attribuables au service extérieur et non dans les situations qui découlent d'un choix personnel.
Cette directive remplace la DSE 17.4, la DSE 17.5 et l'appendice de la DSE 17 - Aide spéciale pour absence temporaire de l'époux ou conjoint de fait, ainsi que la DSE 15.34 a) Indemnité de séparation de la famille, des Directives sur le service extérieur de 2001.
Directive
18.1 Objet
18.1.1 Cette directive a pour objet de permettre plus de souplesse en ce qui a trait à l'époux ou au conjoint de fait qui, pour des raisons professionnelles, éducationnelles ou familiales, n'accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l'affectation. Un ou plusieurs enfants à charge peuvent accompagner le fonctionnaire en poste à l'étranger ou rester au Canada avec l'époux ou le conjoint de fait.
18.1.2 Il s'agit de prévoir une aide dans les situations attribuables au service extérieur et non dans les situations résultant d'un choix personnel.
18.1.3 L'aide vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal. Le fonctionnaire demeure responsable d'une série de frais du ménage. L'objet de cette directive n'est pas qu'un fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu'un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale.
18.1.4 L'aide est limitée dans les cas où un ou plusieurs enfants à charge du fonctionnaire ne vivent pas dans la ville où est située le bureau principal, comme le décrit cette directive.
18.1.5 Ces dispositions peuvent être invoquées à plus d'une occasion, mais elles ne sont pas conçues pour faciliter une séparation conjugale permanente ou une rupture du mariage. Les fonctionnaires qui sont en voie de dissoudre une union conjugale, ou qui vivent une séparation conjugale d'une durée indéterminée pouvant se solder par une dissolution de l'union conjugale, ne sont pas admissibles à ces dispositions. De tels fonctionnaires doivent être conscients que des avantages demandés sous des faux prétextes peuvent faire l'objet de mesures de recouvrement, sans compter que le fonctionnaire peut se voir imposer des sanctions disciplinaires.
18.2 Application
18.2.1 Cette directive prend effet le 1er avril 2009 et s'applique à l'ensemble des fonctionnaires, y compris aux fonctionnaires ayant obtenu une aide pour séparation conjugale ou familiale avant le 1er avril 2009.
18.2.2 Les fonctionnaires qui recevaient une aide en vertu de la DSE 17.04 le 31 mars 2009 auront l'option de continuer à bénéficier de la DSE en question pendant la période pour laquelle l'aide a été autorisée, y compris toute prolongation, ou ils pourront demander à se prévaloir des dispositions de cette directive-ci.
18.2.3 S'il y a conflit ou contradiction entre une autre directive et celle-ci, les dispositions de celle-ci s'appliqueront, y compris quant au pouvoir discrétionnaire de la direction. (L'article 18.9).
18.2.4 Une aide selon cette directive peut être autorisée par l'administrateur général dans les circonstances suivantes:
a) dans les circonstances où, pour des raisons opérationnelles, l'administrateur général ordonne à un fonctionnaire d'accepter d'être affecté à l'étranger sans être accompagné ou de continuer ou prolonger une affectation tandis que des personnes à charge ont été évacuées aux termes des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d'urgence et pertes, et alors que les frais de subsistance pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire ne sont pas payés en vertu de ladite DSE; la période correspondrait normalement à la durée de l'affectation ou de la prolongation ou elle pourrait aller jusqu'à la date à laquelle une ou plusieurs personnes à charge seraient autorisées, par l'administrateur général, de rejoindre le fonctionnaire en poste à l'étranger;
b) dans les circonstances où, pour des raisons d'ordre professionnel, éducationnel ou familial, l'époux/le conjoint de fait n'accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l'affectation; un ou plusieurs enfants à charge pourraient accompagner le fonctionnaire en poste à l'étranger ou rester au Canada avec l'époux/le conjoint de fait; la période correspondrait normalement à la durée de la séparation entre le fonctionnaire et la ou les personnes à charge;
c) dans les circonstances où les études d'une personne à charge seraient perturbées; sous réserve de l'alinéa d), la période irait normalement jusqu'à la fin du trimestre scolaire en cause;
d) dans les circonstances où l'époux/le conjoint de fait du fonctionnaire et un ou plusieurs enfants à charge restent à l'ancien lieu de travail au Canada pour éviter toute perturbation des études de l'enfant à charge au niveau primaire ou secondaire; la période se terminerait normalement lorsque l'enfant finirait sa dernière année d'études secondaires, ou lorsque la famille se réinstallerait au même endroit à l'étranger, ou lorsque l'affectation prendrait fin, la première de ces éventualités étant celle qui s'appliquerait;
e) dans les circonstances où une personne à charge est malade et ne peut se réinstaller avec le fonctionnaire; la période prendrait normalement fin au plus tard 14 jours suivant la date à laquelle le médecin traitant atteste que la personne à charge est, d'un point de vue médical, capable de voyager;
f) dans les circonstances où une personne à charge reste à l'ancien lieu de travail au Canada pour faire le nécessaire pour la disposition de la résidence principale du fonctionnaire; la période n'excéderait normalement pas douze mois et se terminerait le jour suivant la date de clôture du contrat de vente ou le jour qui suit la date marquant le début d'un contrat de location, selon le cas.
18.2.5. Lorsqu'une aide est demandée en vertu des alinéas 18.2.4b), c), d), e) et(ou) f), la responsabilité appartient au fonctionnaire de remplir le formulaire de demande requis, avant son affectation, et d'informer l'employeur en détail sur la séparation conjugale/familiale prévue. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles, l'employeur prendra en considération une telle demande présentée par un fonctionnaire pendant son affectation.
18.2.6 Sous réserve de l'alinéa 18.2.4d), lorsqu'il reste moins de trois mois d'affectation après la fin de la dernière année d'études secondaires de l'enfant, l'exemption du paiement des frais de logement peut continuer jusqu'à la fin de l'affectation du fonctionnaire.
18.2.7 Une aide selon l'alinéa 18.2.4f) vise à faciliter la disposition de la résidence principale, ce qui inclut à la fois les possibilités de vente et de location pendant la période de douze mois, et non la disposition d'une propriété générant des revenus. Il incombe au fonctionnaire de prouver, de manière à convaincre l'administrateur général, que des tentatives réalistes et actives ont été faites pour la disposition de la résidence principale, après la réception du formulaire de confirmation d'affectation à l'étranger (ou l'équivalent).
18.3 Couple de fonctionnaires
18.3.1 Les dispositions de cette directive s'appliquent à un fonctionnaire ainsi qu'aux couples de fonctionnaires.
18.4 Exemption du paiement des frais de logement
(DSE 25 - Logement)
18.4.1 Malgré les dispositions de la DSE 25 - Logement, dans les cas où l'époux/le conjoint de fait du fonctionnaire ne l'accompagne pas pendant la totalité ou une partie de son affectation à l'étranger à cause de circonstances décrites au paragraphe 18.2.4, l'administrateur général peut autoriser une exemption intégrale du paiement des frais de logement du fonctionnaire lorsque l'époux/le conjoint de fait habite dans la ville où se trouve le bureau principal, et engage des coûts d'habitation.
18.4.2 Une exemption du paiement des frais de logement vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal, et non pas à ce que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu'un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale. Le fonctionnaire doit fournir à l'administrateur général une preuve des frais d'habitation réels et raisonnables engagés dans le maintien d'un logement.
18.4.3 Une exemption du paiement des frais de logement pour une période de moins de trois mois à la fois ne sera autorisée que lorsque l'époux/le conjoint de fait habite dans la résidence principale de la famille dans la ville où est situé le bureau principal.
18.4.4. Lorsque le fonctionnaire précède la ou les personne(s) à charge lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada, une exemption du paiement des frais de logement prendra effet à partir de la date à laquelle le fonctionnaire a quitté le poste.
18.4.5 Il n'est pas nécessaire pour l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire de continuer à habiter dans la résidence principale qu'ils occupaient lorsque le fonctionnaire a été affecté. Cependant, la résidence principale occupée par l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire doit être situé dans la ville du bureau principal.
18.5 Déplacements pour réunion de famille
(DSE 51 - Réunion de famille)
18.5.1 Malgré les dispositions de la DSE 51 - Réunion de famille,
a) pourvu que la durée de la séparation soit d'au moins six mois, des déplacements pour réunion de famille seront autorisés à raison de deux voyages par année pour les personnes à charge séparées et leurs durées seront calculées à partir de la date à laquelle le fonctionnaire arrive en poste dans un poste, sauf que, lorsque la personne à charge séparée s'installe chez le fonctionnaire pendant une partie de l'affectation à l'étranger, on réduira normalement de un le nombre total de fois que le fonctionnaire peut demander une indemnité de déplacement pour réunion de famille pendant la durée de l'affectation;
b) lorsque la ou les personne(s) à charge séparée(s) n'habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal, le coût du voyage est limité à un aller-retour à partir de la ville ou est situé le bureau principal au poste de l'employé, ou, à partir du poste de l'employé à la ville ou est situé le bureau principal, tel qu'applicable, moins le coût du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la ou des personnes à charge séparée(s) et la ville où est situé le bureau principal, à moins que le fonctionnaire accepte d'être affecté seul ;
c) à la demande du fonctionnaire, on approuvera ses voyages - et les voyages de personnes à charge qui sont avec lui à l'étranger - à destination de la ville où se trouve le bureau principal au lieu de voyages des personnes à charge séparées à destination du poste. Lorsqu'il y a des enfants d'âge scolaire, un des déplacements doit être effectué pour la réunion de la famille pendant les longues vacances. Sous réserve de l'alinéa 18.5.1b), l'indemnité sera calculée sur la base du voyage aller-retour entre la ville où le bureau principal se trouve et le poste, pour les personne(s) à charge séparée(s);
d) à la demande du fonctionnaire, des voyages à destination d'un troisième endroit peuvent être approuvés, conformément à la DSE 51, sauf qu'il faut que le fonctionnaire et toutes les personnes à charge admissibles à ces voyages doivent voyager; que ces personnes passent au moins cinq jours ensemble au troisième endroit approuvé; sous réserve de l'alinéa 18.5.1b), l'indemnité sera calculée sur la base du coût du voyage aller-retour entre la ville où le bureau principal se trouve et le poste, pour la ou les personne(s) à charge séparée(s).
18.6 Aide au déplacement de vacance
(DSE 50 - Aide au déplacement de vacance)
18.6.1 Malgré les dispositions de la DSE 50 - Aide au déplacement de vacance :
a) afin d'être admissible à une indemnité de déplacement de vacance en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement de vacance, une personne à charge doit habiter avec le fonctionnaire au poste pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et
b) l'indemnité sera déterminée selon la taille réelle du ménage (fonctionnaire plus personnes à charge à l'étranger admissibles) au moment de l'autorisation de l'indemnité.
18.7 Dispositions portant sur les études ou liées à l'éducation
(DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes)
(DSE 33 - Aide aux études dans un Lycée au Canada)
(DSE 34 - Indemnités scolaires)
(DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives)
18.7.1 Les dépenses/coûts portant sur les études ou liés à l'éducation sont payables pour l'éducation - à la maternelle ainsi qu'aux niveaux primaire et secondaire - des enfants à charge qui sont avec le fonctionnaire au poste conformément aux directives susmentionnées, sauf que :
a) malgré les dispositions de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, le voyage d'un accompagnateur de la mission jusqu'au Canada ne sera pas normalement approuvé; et
b) les frais d'études dans un Lycée au Canada sont payables conformément à la DSE 33 à l'égard d'un enfant qui habite avec l'époux/le conjoint de fait du fonctionnaire dans la ville où est situé le bureau principal.
18.7.2 Le voyage d'un accompagnateur selon l'alinéa 18.7.1a) ne sera approuvé que lorsque le fonctionnaire pourra prouver, de manière à convaincre l'administrateur général, que :
(a) la compagnie aérienne n'acceptera pas l'enfant à charge sans accompagnateur (d'après une lettre de la compagnie); et
(b) des dispositions ne peuvent être prises pour un déplacement selon la DSE 51 - Réunion de famille, ou la DSE 50 - Aide au déplacement de vacance.
18.7.3 Sous réserve de l'alinéa 18.7.1b), l'aide ne sera pas autorisée une deuxième fois lorsque l'enfant n'a pas fréquenté de lycée à l'étranger, puisqu'une aide aux études dans un lycée au Canada était auparavant autorisée en vertu de la présente directive.
18.8 Réinstallation
(DSE 15 - Réinstallation)
18.8.1 Malgré les dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, à la demande du fonctionnaire, un voyage de réinstallation à destination et en provenance du poste pour toutes les personne à charge séparées ne sera autorisé qu'une fois pendant l'affectation du fonctionnaire, sauf que, lorsque la ou les personnes à charge séparées n'habitent pas dans la ville où le bureau principal se trouve, le fonctionnaire sera responsable du voyage entre le lieu de résidence des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal.
18.8.2 Sauf pour ce qui est des voyages de réinstallation, selon ce qui est spécifié au paragraphe 18.8.1, on ne peut se prévaloir des dispositions en matière de réinstallation prévues dans la DSE 15 - Réinstallation, lorsque la ou les personne(s) à charge séparée(s) n'habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal.
18.8.3 Sous réserve du paragraphe 18.8.1, le paiement de frais de réinstallation (y compris le voyage de réinstallation) relativement aux personnes à charge séparées sera approuvé pour des périodes de 12 mois ou plus au poste et, avec l'autorisation de l'administrateur général, pourra être approuvé pour des périodes de moins de 12 mois au poste.
18.8.4 Le fonctionnaire qui se réinstalle en poste peut alors demander le remboursement de frais réels et raisonnables engagés pour l'empaquetage, la mise en caisse, le transport (y compris les assurances de transit) ainsi que l'entreposage d'effets mobiliers
18.8.5 Lorsque le fonctionnaire se réinstalle en poste, il ne peut alors, si sa résidence principale est vendue ou louée, demander le remboursement de frais pour l'empaquetage et la mise en caisse ainsi que le transport (y compris les assurances de transit) et le dépaquetage d'effets mobiliers à une résidence temporaire dans la ville où se trouve le bureau principal.
18.8.6 Une seule fois lors d'une affectation, le fonctionnaire peut demander le remboursement de frais réels et raisonnables pour l'empaquetage, la mise en caisse, le transport local, l'expédition et le dépaquetage d'effets mobiliers pour des personnes à charge séparées, depuis la ville où est situé le bureau principal jusqu'au poste et vice-versa, mais le coût ne doit pas normalement dépasser les frais qui auraient par ailleurs été engagés si la ou les personne(s) à charge séparée(s) avai(ent) accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l'affectation. La limite totale de poids à l'égard de tous les envois pour le fonctionnaire et la ou les personne(s) à charge sera déterminée sur la base de la taille normale du ménage, comme si toutes les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l'affectation.
18.8.7 Le fonctionnaire peut demander le remboursement du coût d'un voyage aller-retour à destination de son ancien lieu de travail, lorsque l'administrateur général est convaincu que la ou les personnes à charge qui sont des enfants d'âge préscolaire ou des personnes à charge handicapées ont besoin de l'aide du fonctionnaire pour se rendre jusqu'au nouveau lieu de travail. Son but n'est pas d'offrir de l'aide lorsqu'il s'agit par exemple d'établir des inventaires et/ou de prendre des dispositions en matière de voyage et/ou de réinstallation, y compris concernant l'empaquetage, le magasinage, etc., à moins que des circonstances atténuantes ne justifient l'exercice du pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu du paragraphe 18.9.1.
18.9 Pouvoirs discrétionnaires de la direction
18.9.1 Lorsque l'administrateur général, se fondant sur la recommandation du comité coordonnateur interministériel du service extérieur compétent, est d'avis que l'aide fournie en vertu de cette directive est nettement inadéquate pour un fonctionnaire (à cause de circonstances spéciales qui ne sont pas prévues par cette directive), de l'aide supplémentaire peut être autorisée selon ce qui sera considéré comme nécessaire pour faciliter un programme ministériel ou pour réparer ce qui serait par ailleurs une injustice manifeste envers le fonctionnaire, aux conditions suivantes :
a) l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire ne doit pas permettre que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse à l'étranger qu'au Canada;
b) l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire ne vise pas à faire en sorte qu'un fonctionnaire se retrouve dans une situation plus avantageuse ou moins avantageuse que celle de fonctionnaires affectés à l'étranger et n'ayant pas de personnes à charge séparées qui habitent au Canada;
c) l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire doit tenir compte des exigences du service extérieur dans des circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire; ou
d) l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire ne doit pas servir à réparer une faute, erreur ou négligence du fonctionnaire ou d'une personne à charge.
18.9.2 Un pouvoir discrétionnaire de la direction peut être exercé, au cas par cas, pour appliquer les dispositions de cette directive, y compris l'exemption du paiement des frais de logement, aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur et obligés de quitter un bureau régional au Canada en raison d'une affectation à l'étranger, lorsque l'époux/le conjoint de fait reste à l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada pour l'une quelconque des raisons énoncées au paragraphe 18.2.4.
18.10 Rapport
18.10.1 Les ministères et organismes sont tenus de tenir des dossiers sur tous les cas d'aide spéciale pour séparation de la famille et de soumettre ces dossiers au comité coordonnateur interministériel du service extérieur compétent annuellement, soit le 1er avril, et ce, à compter du 1er avril 2010.
18.10.2 L'utilisation d'un pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu de l'article 18.9 doit faire l'objet d'un rapport devant être présenté au Comité des Directives sur le service extérieur du CNM le 1er avril de chaque année.
Formulaires
Formulaire de demande d'Aide spéciale pour séparation de la famille