DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille

Portée

Introduction

Cette directive assure une plus grande souplesse à l’égard de l’époux ou du conjoint de fait qui, pour des raisons d’ordre professionnel, éducationnel ou familial, n’accompagne pas le fonctionnaire pendant l’ensemble ou une partie de l’affectation à l’étranger. Une aide est prévue dans les situations qui sont attribuables au service extérieur et non dans les situations qui découlent d’un choix personnel.

Directive

18.1 Objet

18.1.1 Cette directive a pour objet de permettre plus de souplesse en ce qui a trait à l’époux ou au conjoint de fait qui, pour des raisons professionnelles, éducationnelles ou familiales, n’accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l’affectation à l’étranger. Un ou plusieurs enfants à charge peuvent accompagner le fonctionnaire en poste ou rester au Canada avec l’époux ou le conjoint de fait.

18.1.2 Il s’agit de prévoir une aide dans les situations attribuables au service extérieur et non dans les situations résultant d’un choix personnel.

18.1.3 L’aide vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal. Le fonctionnaire demeure responsable d’une série de frais du ménage. L’objet de cette directive n’est pas qu’un fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu’un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale.

18.1.4 L’aide est limitée dans les cas où un ou plusieurs personnes à charge du fonctionnaire ne vivent pas dans la ville où est située le bureau principal, comme le décrit cette directive.

18.1.5 Ces dispositions peuvent être invoquées à plus d’une occasion, mais elles ne sont pas conçues pour faciliter une séparation conjugale permanente ou une rupture du mariage. Les fonctionnaires qui sont en voie de dissoudre une union conjugale, ou qui vivent une séparation conjugale d’une durée indéterminée pouvant se solder par une dissolution de l’union conjugale, ne sont pas admissibles à ces dispositions. De tels fonctionnaires doivent être conscients que des avantages demandés sous des faux prétextes peuvent faire l’objet de mesures de recouvrement, sans compter que le fonctionnaire peut se voir imposer des sanctions disciplinaires.

18.2 Application

18.2.1 S’il y a conflit ou contradiction entre une autre directive et celle-ci, les dispositions de celle-ci s’appliqueront, y compris quant au pouvoir discrétionnaire de la direction conformément à l’article 18.9.

18.2.2 Une aide selon cette directive peut être autorisée par l’administrateur général dans les circonstances suivantes:

1. dans les circonstances où, pour des raisons opérationnelles, l’administrateur général ordonne à un fonctionnaire d’accepter d’être affecté à l’étranger sans être accompagné ou de continuer ou prolonger une affectation tandis que des personnes à charge ont été évacuées aux termes des dispositions de la DSE 64 - Évacuation d’urgence et pertes, et alors que les frais de subsistance pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire ne sont pas payés en vertu de ladite DSE; la période correspondrait normalement à la durée de l’affectation ou de la prolongation ou elle pourrait aller jusqu’à la date à laquelle une ou plusieurs personnes à charge seraient autorisées, par l’administrateur général, de rejoindre le fonctionnaire en poste à l’étranger;
2. dans les circonstances où, pour des raisons d’ordre professionnel, éducationnel ou familial, l’époux/le conjoint de fait n’accompagne pas le fonctionnaire pendant la totalité ou une partie de l’affectation à l’étranger; un ou plusieurs enfants à charge pourraient accompagner le fonctionnaire en poste à l’étranger ou rester au Canada avec l’époux/le conjoint de fait; la période correspondrait normalement à la durée de la séparation entre le fonctionnaire et la ou les personnes à charge;
3. dans les circonstances où les études d’une personne à charge seraient perturbées; sauf sous réserve de l’alinéa d), la période irait normalement jusqu’à la fin de la période scolaire en cause;
4. dans les circonstances où l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire et un ou plusieurs enfants à charge restent à l’ancien lieu de travail au Canada pour éviter toute perturbation des études de l’enfant à charge au niveau primaire ou secondaire; la période se terminerait normalement lorsque l’enfant finirait sa dernière année d’études secondaires, ou lorsque la famille se réinstallerait au poste, ou lorsque l’affectation prendrait fin, la première de ces éventualités étant celle qui s’appliquerait;
5. dans les circonstances où une personne à charge est malade et ne peut se réinstaller avec le fonctionnaire, la période prendrait normalement fin au plus tard 14 jours suivant la date à laquelle le médecin traitant atteste que la personne à charge est, d’un point de vue médical, capable de voyager;
6. dans les circonstances où une personne à charge reste à l’ancien lieu de travail au Canada pour faire le nécessaire pour la disposition de la résidence principale du fonctionnaire, la période n’excéderait normalement pas douze mois et se terminerait le jour suivant la date de clôture du contrat de vente ou le jour qui suit la date marquant le début d’un contrat de location, selon le cas.

18.2.3. Lorsqu’une aide est demandée en vertu des alinéas 18.2.2b), c), d), e) et/ou f), la responsabilité appartient au fonctionnaire de remplir le formulaire de demande requis, avant son affectation à l’étranger, et d’informer l’employeur en détail sur la séparation conjugale/familiale prévue. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles, l’employeur prendra en considération une telle demande présentée par un fonctionnaire pendant son affectation à l’étranger.

18.2.4 Sous réserve de l’alinéa 18.2.2d), lorsqu’il reste moins de trois mois d’affectation après la fin de la dernière année d’études secondaires de l’enfant, l’exemption du paiement des frais de logement peut continuer jusqu’à la fin de l’affectation à l’étranger du fonctionnaire.

18.2.5 Une aide selon l’alinéa 18.2.2f) vise à faciliter la disposition de la résidence principale, ce qui inclut à la fois les possibilités de vente et de location pendant la période de douze mois, et non la disposition d’une propriété générant des revenus. Il incombe au fonctionnaire de prouver, de manière à convaincre l’administrateur général, que des tentatives réalistes et actives ont été faites pour la disposition de la résidence principale, après la réception du formulaire de confirmation d’affectation à l’étranger (ou l’équivalent).

18.3 Couple de fonctionnaires

18.3.1 Les dispositions de cette directive s’appliquent aux couples de fonctionnaires.

18.4 Exemption du paiement des frais de logement
(DSE 25 - Logement)

18.4.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 25 - Logement, dans les cas où l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire ne l’accompagne pas pendant la totalité ou une partie de son affectation à l’étranger à cause de circonstances décrites au paragraphe 18.2.2, l’administrateur général peut autoriser une exemption intégrale du paiement des frais de logement du fonctionnaire lorsque l’époux/le conjoint de fait habite dans la ville où se trouve le bureau principal, et engage des coûts de logement.

18.4.2 Une exemption du paiement des frais de logement vise à compenser le coût du maintien de la seconde résidence dans la ville où est situé le bureau principal, et non pas à ce que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse ou qu’un avantage financier soit accordé en raison de la séparation familiale. Le fonctionnaire doit fournir à l’administrateur général une preuve des frais de logement réels et raisonnables engagés dans le maintien d’un logement.

18.4.3 Une exemption du paiement des frais de logement pour une période de moins de trois mois à la fois ne sera autorisée que lorsque l’époux/le conjoint de fait habite dans la résidence principale de la famille dans la ville où est situé le bureau principal.

18.4.4. Lorsque le fonctionnaire précède la ou les personnes à charge lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada, une exemption du paiement des frais de logement prendra effet à partir de la date à laquelle le fonctionnaire a quitté le poste.

18.4.5 Il n’est pas nécessaire pour l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire de continuer à habiter dans la résidence principale qu’ils occupaient lorsque le fonctionnaire a été affecté. Cependant, la résidence principale occupée par l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire doit être situé dans la ville du bureau principal.

18.4.6 Lorsque le fonctionnaire est affecté à l’étranger à partir d’un lieu de travail au Canada qui n’est pas la ville du bureau principal du fonctionnaire et que l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire n’accompagne pas le fonctionnaire tel que précisé au paragraphe 18.2.2, les dispositions du paragraphe 18.4.1 peuvent s’appliquer à la résidence principale dans le dernier lieu de travail au Canada.

18.5 Déplacements pour réunion de famille
(DSE 51 - Réunion de famille)

18.5.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 51 - Réunion de famille,

1. un déplacement aux fins de réunion de famille pour personne ou personnes à charge séparées doit être autorisé pour chaque période de six (6) mois consécutifs de séparation, qui est calculé à partir de la date à laquelle le fonctionnaire arrive à son lieu d’affectation à l’étranger;
2. lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal, le coût du voyage est limité à un aller-retour à partir de la ville où est situé le bureau principal au poste de l’employé, ou, à partir du poste de l’employé à la ville où est situé le bureau principal, tel qu’applicable, moins le coût du voyage aller-retour entre le lieu de résidence de la ou des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal, à moins que le fonctionnaire accepte d’être affecté seul.

18.5.2 Sous réserve des dispositions de l’article 51.11 de la DSE 51 – Réunion de famille hors du poste, les voyages autorisés en vertu du paragraphe 18.5.1 doivent être approuvés à la ville où se situe le bureau principal du fonctionnaire et toute personne à charge au poste du fonctionnaire, en remplacement du voyage de toutes les personnes à charge séparées au poste du fonctionnaire. Lorsqu’il y a des enfants d’âge scolaire, l’un des voyages doit être aux fins de réunion de famille pendant les longues vacances. Sous réserve de l’alinéa 18.5.1b), l’indemnité sera calculée sur la base du voyage aller-retour de la ville où est situé le bureau principal au poste du fonctionnaire, pour les personnes à charge séparées du fonctionnaire.

18.5.3 Sous réserve des dispositions de l’article 51.11 de la DSE 51 – Réunion de famille hors du poste, les voyages autorisés en vertu du paragraphe 18.5.1 doivent être approuvés à un lieu tiers à condition que le voyage et la réunion de famille du fonctionnaire et de toutes les personnes à charge admissibles soit pour un minimum de cinq jours ensemble au lieu approuvé. Sous réserve des dispositions de l’alinéa 18.5.1b), l’indemnité doit être calculée sur la base du voyage aller-retour de la ville où est situé le bureau principal au poste du fonctionnaire pour la ou les personnes à charge séparées.

18.5.4. Malgré les dispositions du paragraphe 18.5.2., lorsqu’une exemption de frais de logement est fournie en vertu des dispositions du paragraphe 18.4.6, le déplacement pour la réunion de famille doit être approuvé au dernier lieu de travail où résident les personnes à charge et les frais de déplacement pour la réunion de famille se limitent à un voyage aller-retour entre le dernier lieu de travail au Canada et le poste du fonctionnaire.

18.6 Aide au déplacement du poste
(DSE 50 – Aide au déplacement du poste)

18.6.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 50 - Aide au déplacement du poste :

1. afin d’être admissible à une indemnité de déplacement du poste en vertu de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, une personne à charge doit habiter avec le fonctionnaire au poste pendant au moins huit mois de toute période de douze mois consécutifs; et
2. l’indemnité sera déterminée selon la taille réelle du ménage (fonctionnaire plus personnes à charge admissibles au poste) au moment de l’autorisation de l’indemnité.

18.7 Dispositions portant sur les études ou liées à l’éducation
(DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes)
(DSE 33 - Aide aux études dans un Lycée au Canada)
(DSE 34 - Indemnités scolaires)
(DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives)

18.7.1 Les dépenses/coûts portant sur les études ou liés à l’éducation sont payables pour l’éducation - à la maternelle ainsi qu’aux niveaux élémentaire et secondaire - des enfants à charge qui sont avec le fonctionnaire au poste conformément aux directives susmentionnées, sauf que :

1. nonobstant les dispositions de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, le déplacement d’un parent pour accompagner l’enfant du poste du fonctionnaire au Canada ne doit normalement pas être approuvé; et
2. les frais d’études dans un Lycée au Canada sont payables conformément à la DSE 33 à l’égard d’un enfant qui habite avec l’époux/le conjoint de fait du fonctionnaire dans la ville où est situé le bureau principal.

18.7.2 En vertu de l’alinéa 18.7.1a), le déplacement du parent pour accompagner l’enfant ne doit être approuvé que si le fonctionnaire peut prouver, à la satisfaction de l’administrateur général, que :

1. la compagnie aérienne n’acceptera pas l’enfant à charge sans accompagnateur (d’après une lettre de la compagnie); et
2. des dispositions ne peuvent être prises pour un déplacement selon la DSE 51 - Réunion de famille, ou la DSE 50 - Aide au déplacement du poste.

18.7.3 Sous réserve de l’alinéa 18.7.1b), l’aide ne sera pas autorisée une deuxième fois lorsque l’enfant n’a pas fréquenté de lycée à l’étranger, puisqu’une aide aux études dans un lycée au Canada était auparavant autorisée en vertu de la présente directive.

18.8 Réinstallation
(DSE 15 - Réinstallation)

18.8.1 Nonobstant les dispositions de la DSE 15 - Réinstallation, à la demande du fonctionnaire, un voyage de réinstallation à destination et en provenance du poste pour toutes les personne à charge séparées ne sera autorisé qu’une fois pendant l’affectation du fonctionnaire, sauf que, lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où le bureau principal se trouve, le fonctionnaire sera responsable du voyage entre le lieu de résidence des personnes à charge séparées et la ville où est situé le bureau principal.

18.8.2 Sauf pour ce qui est des voyages de réinstallation, selon ce qui est spécifié au paragraphe 18.8.1, on ne peut se prévaloir des dispositions en matière de réinstallation prévues dans la DSE 15 - Réinstallation, lorsque la ou les personnes à charge séparées n’habitent pas dans la ville où est situé le bureau principal.

18.8.3 Sous réserve du paragraphe 18.8.1, le paiement de frais de réinstallation (y compris le voyage de réinstallation) relativement aux personnes à charge séparées sera approuvé pour des périodes de 12 mois ou plus au poste et, avec l’autorisation de l’administrateur général, pourra être approuvé pour des périodes de moins de 12 mois au poste.

18.8.4 Le fonctionnaire qui se réinstalle en poste peut alors demander le remboursement de frais réels et raisonnables engagés pour l’empaquetage, la mise en caisse, le transport (y compris les assurances de transit) ainsi que l’entreposage d’effets mobiliers.

18.8.5 Lorsque le fonctionnaire se réinstalle en poste, il ne peut alors, si sa résidence principale est vendue ou louée, demander le remboursement de frais pour l’empaquetage et la mise en caisse ainsi que le transport (y compris les assurances de transit) et le dépaquetage d’effets mobiliers à une résidence temporaire dans la ville où se trouve le bureau principal.

18.8.6 Une seule fois lors d’une affectation, le fonctionnaire peut demander le remboursement de frais réels et raisonnables pour l’empaquetage, la mise en caisse, le transport local, l’expédition et le dépaquetage d’effets mobiliers pour des personnes à charge séparées, depuis la ville où est situé le bureau principal jusqu’au poste et vice-versa, mais le coût ne doit pas normalement dépasser les frais qui auraient par ailleurs été engagés si la ou les personnes à charge séparées avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l’affectation. La limite totale de poids à l’égard de tous les envois pour le fonctionnaire et la ou les personnes à charge sera déterminée sur la base de la taille normale du ménage, comme si toutes les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire pendant la durée de l’affectation à l’étranger.

18.8.7 Le fonctionnaire peut demander le remboursement du coût d’un voyage aller-retour à destination de son ancien lieu de travail, lorsque l’administrateur général est convaincu que la ou les personnes à charge qui sont des enfants d’âge préscolaire ou des personnes à charge handicapées ont besoin de l’aide du fonctionnaire pour se rendre jusqu’au nouveau lieu de travail. Son but n’est pas d’offrir de l’aide lorsqu’il s’agit par exemple d’établir des inventaires et/ou de prendre des dispositions en matière de voyage et/ou de réinstallation, y compris concernant l’empaquetage, le magasinage, etc., à moins que des circonstances atténuantes ne justifient l’exercice du pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu du paragraphe 18.9.1.

18.9 Pouvoirs discrétionnaires de la direction

18.9.1 Lorsque l’administrateur général, se fondant sur la recommandation du comité coordonnateur interministériel du service extérieur compétent, est d’avis que l’aide fournie en vertu de cette directive est nettement inadéquate pour un fonctionnaire (à cause de circonstances spéciales qui ne sont pas prévues par cette directive), de l’aide supplémentaire peut être autorisée selon ce qui sera considéré comme nécessaire pour faciliter un programme ministériel ou pour réparer ce qui serait par ailleurs une injustice manifeste envers le fonctionnaire, aux conditions suivantes :

1. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne doit pas permettre que le fonctionnaire se retrouve dans une position plus avantageuse à l’étranger qu’au Canada;
2. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne vise pas à faire en sorte qu’un fonctionnaire se retrouve dans une situation plus avantageuse ou moins avantageuse que celle de fonctionnaires affectés à l’étranger et n’ayant pas de personnes à charge séparées qui habitent au Canada;
3. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire doit tenir compte des exigences du service extérieur dans des circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire; et
4. l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ne doit pas servir à réparer une faute, erreur ou négligence du fonctionnaire ou d’une personne à charge.

18.9.2 Un pouvoir discrétionnaire de la direction peut être exercé, au cas par cas, pour appliquer les dispositions de cette directive, y compris l’exemption du paiement des frais de logement, aux fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur et obligés de quitter un bureau régional au Canada en raison d’une affectation à l’étranger, lorsque l’époux/le conjoint de fait reste à l’ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada pour l’une quelconque des raisons énoncées au paragraphe 18.2.2.

18.10 Rapport

18.10.1 Les ministères et organismes sont tenus de tenir des dossiers sur tous les cas d’aide spéciale pour séparation de la famille et de soumettre ces dossiers au comité coordonnateur interministériel du service extérieur compétent le 1^er décembre de chaque année.

18.10.2 L’utilisation d’un pouvoir discrétionnaire de la direction en vertu de l’article 18.9 doit faire l’objet d’un rapport devant être présenté au Comité des DSE du CNM le 31 janvier de chaque année.