1. Conformément à la DSE-25 - Logement, l'employeur s'engage à fournir à chaque fonctionnaire en poste dans un poste, lorsque cela est possible et pratique, un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement loué et occupé par une personne de la région d'Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de façon similaire.
2. Il est reconnu, pour les fins de l'administration des logements, que l'on ne peut retrouver ailleurs dans le monde, encore moins dans toutes les postes et dans chacun des logements des fonctionnaires, exactement les mêmes normes de logement et les mêmes conditions de vie que l'on trouve dans la région d'Ottawa-Gatineau. En outre, l'État possédera toujours, dans certains postes, des logements qui ne rencontre pas l'habitalité globale décrit dans le paragraphe 6 de cette Appendice. Lorsque le degré d'habitabilité de ces logements est sensiblement réduit, la DSE 25.15 prévoit un rajustement compensatoire. Sauf entente spéciale avec les ministères employeurs, quand le logement est fourni par le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, c'est ce ministère qui administre les rajustements compensatoires.
3. Pour déterminer une norme de comparabilité moyenne, l'employeur se fonde sur les critères contenus dans le présent appendice. Ces critères, ainsi que les conditions et le mode de vie de l'endroit, servent de points de repère pour l'évaluation de l'habitabilité globale d'un logement donné. Certains facteurs comme les dimensions et l'aménagement, les systèmes mécaniques, les aires de loisirs et de stationnement sont objectifs et quantifiables; d'autres sont subjectifs et beaucoup plus difficiles à mesurer. De plus, nombre de ces facteurs ne revêtent qu'une importance limitée par rapport à l'habitabilité générale, notamment l'aménagement paysager et l'apparence extérieure de l'immeuble. Il faut faire preuve de discernement quand il s'agit de déterminer si les lacunes rendent effectivement le logement inférieur à la « norme » de la région d'Ottawa/Gatineau et, si tel est le cas, dans quelle mesure l'habitabilité s'en trouve réduite. Il importe de noter que les éléments qui peuvent rendre un logement plus qu'entièrement satisfaisant (pièces plus grandes que la normale, piscine, par exemple) doivent aussi être pris en considération et influeront, par conséquent, sur la détermination des répercussions de toute lacune apparente.
4. Un logement peut présenter des lacunes pour diverses raisons, selon sa nature et la situation de ses occupants. Dans certains cas, un rajustement compensatoire accordé au locataire d'un logement en particulier peut s'appliquer à tous les locataires qui lui succèdent. Sans restreindre le caractère général de cet énoncé, voici quelques situations qui peuvent se présenter de temps à autre :
a) Logement inadéquat : on peut envisager la possibilité d'accorder un rajustement compensatoire au fonctionnaire qui doit occuper un logement jugé inadéquat par rapport à son traitement et(ou) à la taille du ménage. Cette situation peut se présenter même lorsque les conditions de vie globales sont généralement comparables, mais qu'il n'est peut-être pas pratique ni économique de fournir un autre logement.
b) Réparation et entretien courants insuffisants : il incombe à la direction de la mission de veiller à ce que les réparations et l'entretien des logements de l'État soient effectués rapidement et correctement; toutefois, un délai raisonnable doit être prévu à cette fin. Un délai de trois mois est jugé comparable à celui que prend en moyenne un propriétaire de la région d'Ottawa/Gatineau pour corriger les lacunes de nature non urgente. Par conséquent, si la réparation ou l'entretien n'est pas effectué dans les trois mois suivant la date à laquelle le problème a été signalé, le fonctionnaire pourra demander un rajustement compensatoire qui, s'il est approuvé, sera versé rétroactivement à partir de la date où le problème a été signalé et tant et aussi longtemps que la situation n'aura pas été corrigée.
c) Réparations exceptionnelles dans les cas où la plus grande partie du logement demeure habitable : Par exemple, un incendie d'origine électrique peut rendre une pièce et une partie du vestibule inutilisable, sans toutefois obliger le fonctionnaire et les personnes à charge à quitter le logement pendant que s'effectuent les réparations.
d) Facteurs locaux : Étant donné qu'une indemnité différentielle de poste (IDP) est accordée lorsqu'il existe des conditions laissant à désirer qui touchent tous les membres du personnel, il se peut que des fonctionnaires touchent déjà une indemnité pour des lacunes liées au milieu ou aux conditions locales. Toutefois, lorsqu'un ou plusieurs facteurs reconnus en vertu de l'indemnité différentielle de mission font qu'un logement se trouve dans un état nettement pire que les autres logements de l'État au poste, une demande de rajustement compensatoire peut être envisagée.
5. Il convient de noter que les lacunes relatives au mobilier et aux articles d'ameublement ne seront pas prises en considération et que les exigences du programme qui ont trait au logement et à la nécessité de donner des réceptions officielles en vertu du programme ne sont pas des facteurs de comparabilité avec la région d'Ottawa-Gatineau; ni l'un ni l'autre élément n'intervient dans le calcul des frais de logement du fonctionnaire. Pourtant, le contrat d'occupation détermine clairement qu'il incombe à l'employeur de fournir, de réparer et de remplacer le mobilier et les articles d'ameublement. Il incombe au fonctionnaire d'informer le directeur de mission des omissions et/ou des lacunes graves concernant ces articles. Une attention immédiate doit être portée pour combler ces lacunes qui nuisent sérieusement à l'habitabilité et à l'utilisation des lieux. Lorsque aucune mesure correctrice n'est prise au cours d'une période raisonnable ou que les mesures ne sont pas satisfaisantes, le fonctionnaire peut déposer un grief aux fins d'étude en vertu de la procédure de redressement du CNM.
6. L'habitabilité globale des logements de l'État et rajustements compensatoires doivent être évaluées en fonction des facteurs suivants :
a) Dimensions et aménagement - Le nombre de pièces, incluant le nombre de chambres doivent généralement correspondre aux chiffres indiqués dans l'Appendice C.
(i) Le fait que des réceptions officielles puissent être données dans le logement n'entre pas en ligne de compte dans l'évaluation de l'aménagement approprié. La disposition globale des pièces doit tenir compte de la taille du ménage, et lorsque l'occupant constate une lacune, la direction de la mission doit juger objectivement de ses répercussions sur l'habitabilité du logement et consigner le tout sur la formule de demande.
(ii) Des logements pour des postes ayant des fonctions de représentation, et appuyés par des relevés d'accueil, peuvent être approuvés par le chef de mission, ce qui permet d'avoir une salle à dîner de taille convenable. Les facteurs de qualité de vie, tels que les aires de loisir (parcs pour les enfants, par exemple) ainsi que des chambres additionnelles pour les familles plus nombreuses seront pris en considération dans l'achat de logements pour fonctionnaires.
(iii) L'aménagement des pièces doit également faire l'objet d'une évaluation. Lorsqu'une lacune est constatée, on doit en consigner les détails complets sur la formule de demande, et y joindre des photographies ou un croquis, s'il y a lieu.
b) Systèmes mécaniques - Cette rubrique englobe les appareils de chauffage, de climatisation, de plomberie, le câblage et l'équipement connexe de la résidence, mais non les services publics. L'équipement de chauffage devrait être en mesure de maintenir la température à 22°C dans toutes les aires du domicile où vivent les occupants. L'équipement de climatisation doit maintenir une température conforme au degré « humidex » fixé pour les zones désignées et qui est indiqué dans le Manuel de gestion du matériel des Affaires étrangères (MGM 2 - Appendice A). La tuyauterie, le câblage et les pièces fixes doivent assurer un degré de commodité, d'utilité et de sécurité comparable à celui que l'on trouve dans les logements de la région d'Ottawa/Gatineau, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.
c) Aires de loisir - Dans le contexte de l'habitation, il existe deux types d'aires de loisir : a) les aires de jeu à l'intention des jeunes enfants, qui doivent se trouver à l'intérieur ou à proximité du domicile; et b) les parcs, terrains de jeu, etc., destinés aux enfants plus âgés et aux adultes et situés à distance raisonnable de la demeure. Selon les conditions et le mode de vie de l'endroit, les aires de loisir varieront considérablement quant à l'emplacement, à la forme et aux commodités, mais elles ne doivent présenter aucun danger (comme la circulation) et la mesure de sécurité personnelle doit y être équivalente à celle qu'on retrouve au poste. La nécessité d'aires de loisir pour enfants avec le logement n'est pas une exigence constante, mais varie en fonction de la structure familiale.
d) Stationnement - Chaque logement doit disposer, au besoin, d'une aire de stationnement pour une voiture, située sur la propriété ou à une distance de marche raisonnable.
e) Autres - Cette rubrique englobe la facilité d'accès, l'apparence, l'état, l'aménagement paysager, les services locaux, le bruit, la pollution, la sûreté, la sécurité, la circulation, les services publics et l'utilisation. Bien que la manière dont la plupart de ces éléments influent sur l'habitabilité globale du logement soit évidente en soi, il convient d'apporter les précisions suivantes concernant leur application en vertu des présentes lignes directrices.
(i) Accès - On entend par accès les allées, promenades, portes et barrières, couloirs, ascenseurs, etc., que l'on doit emprunter pour se rendre à son logement. Ces endroits doivent être facilement accessibles et sûrs. Dans le cas des immeubles à logements multiples, les aires communes (comme les escaliers, les paliers ou les vestibules) devraient être bien éclairées, bien entretenues et libres de tout encombrement.
(ii) Apparence - Les biens connexes, y compris l'extérieur de l'immeuble, les terrains adjacents faisant partie de la propriété et les espaces utilisés en commun avec les autres résidents devraient être salubres, bien entretenus et nettoyés.
(iii) État - L'intérieur des lieux doit être bien entretenu et en bon état.
(iv) Aménagement paysager - L'aménagement paysager de base et l'embellissement des terrains en fonction du voisinage.
(v) Services locaux - Dans le cas du bureau, des écoles, magasins, parcs et aires de loisirs : en tenant pour acquis des conditions de conduite et des temps de déplacement normaux, le logement doit être situé, au plus, à une heure du lieu de travail en utilisant les moyens de transport publics, ou à 45 minutes en voiture, et dans un rayon de huit kilomètres des écoles publiques, des aires de loisirs et des magasins.
(vi) Bruit - Le niveau de bruit dans les environs immédiats du logement ne doit pas gêner indûment l'occupation normale des lieux, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit. (Il faut se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste - renferme des dispositions sur le niveau de bruit qui incommode tous les membres de certains postes.)
(vii) Pollution - La pollution de l'air, de l'eau et du sol dans les environs du logement ne doit pas excéder de beaucoup les moyennes locales. (Il convient de se rappeler que la DSE 58 - Indemnité différentielle de poste renferme des dispositions concernant des facteurs comme la pollution qui, dans certains postes, affectent tout le personnel.)
(viii) Sûreté - La solidité du bâtiment, les dispositifs d'alarmes et les sorties d'urgence doivent pouvoir protéger les locataires d'accidents causés par l'environnement ou par la nature, compte tenu des normes locales en matière de construction domiciliaire.
(ix) Sécurité - La sécurité matérielle des lieux doit être suffisante pour prévenir les effractions. Dans le cas des logements fournis par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, la sécurité personnelle supplémentaire est assurée conformément à la politique de ce ministère concernant la protection du personnel des postes.
(x) Circulation - La densité de la circulation dans les rues situées tout autour de l'immeuble devrait être raisonnable, compte tenu du type et de l'emplacement du logement.
(xi) Services publics - On entend par services publics l'alimentation du logement en électricité et en eau, ainsi que l'évacuation des eaux usées. Comme il est impossible d'assurer la non-interruption de ces services, les postes qui connaissent de longues et fréquentes pannes doivent s'assurer que les logements du personnel disposent d'installations qui permettent de pallier à ces lacunes.
(xii) Utilisation - L'utilisation des propriétés connexes doit être compatible avec des critères résidentiels, compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit.
7. À moins qu'il n'ait été déterminé qu'un rajustement s'appliquait à tous les locataires ultérieurs, la formule EXT-328 « Demande de rajustement compensatoire en matière de logement » doit être remplie par tous les fonctionnaires relevant du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international relativement à tous les logements de l'État fournis par ce ministère. Le fonctionnaire est responsable de la première étape du processus, soit l'identification et la description de l'inconvénient tel que perçu par l'occupant. À cette étape, les aspects comparables ou supérieurs à ceux que l'on retrouve dans le logement moyen d'Ottawa/Gatineau doivent également être notés.
8. Sur réception de la formule de demande signée, le chef de mission (ou le comité qu'il a délégué) doit commenter chaque inconvénient signalé par le fonctionnaire et indiquer les délais et les coûts prévus pour le corriger, si possible. Le chef de mission ou le comité qu'il a délégué doit également déterminer le degré d'habitabilité réduite en tenant compte des points où le logement se compare avantageusement à la norme d'Ottawa/Gatineau. Le chef de mission approuvera ou rejettera la demande de rajustement compensatoire en se fondant sur cette évaluation globale.
9. En cas de différend, la mission doit renvoyer la demande au Comité des inconvénients en matière de logements du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Ce comité examinera tous les renseignements et communiquera sa décision au chef de la mission.
10. Advenant l'approbation d'un rajustement compensatoire, celui-ci sera habituellement accordé par tranches de 10 %, 20 % ou 30 % selon que les inconvénients sont jugés mineurs, moyens ou majeurs. Comme la politique se fonde sur le logement moyen, aucun rajustement ne sera inférieur à 10 %, même si des inconvénients mineurs peuvent exister. Le Comité des inconvénients en matière de logements des Affaires étrangères étudiera la possibilité d'accorder des rajustements compensatoires de plus de 30 % dans des situations exceptionnelles comme celles-ci :
a) lorsqu'il n'existe pas d'autres logements permanents convenables et que l'employeur n'a aucun contrôle sur la correction des lacunes; ou
b) lorsque le fonctionnaire accepte de rester dans le logement, malgré la gravité de l'inconvénient, et que les réparations et(ou) améliorations essentielles peuvent être effectuées dans un délai raisonnable.
11. Le chef de mission (ou le comité qu'il a délégué) examinera la pertinence des rajustements compensatoires accordés au poste les 1er avril et 1er octobre de chaque année, à tout le moins, et fera rapport des résultats de son examen au sous-ministre des Affaires étrangères aux mêmes dates.