Champ d'application
Introduction
L'employeur reconnaît que le fonctionnaire peut devoir payer un dépôt de garantie à un bailleur pour obtenir un logement, ou à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels. L'employeur s'engage alors à fournir une aide financière au fonctionnaire sous forme d'avance.
Lorsqu'aucun dépôt de garantie n'a été versé et que le bailleur demande le remboursement de pertes ou dommages présumés, il faut consulter la DSE 25 - Logement.
Veuillez consulter les Instructions et les Lignes Directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.
Directive
26.1 Application
(Note: Veuillez consulter les Instructions)
26.1.1 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et(ou) lorsqu'il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une avance n'excédant pas les montants suivants :
a) six mois de loyer réel établi conformément à la DSE 25.3.1, lorsque le bailleur demande au fonctionnaire un dépôt de garantie pour louer un logement permanent; et(ou)
b) six mois de location de meubles, lorsque le fonctionnaire est obligé de verser un dépôt de garantie à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels. (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)
26.2 Remboursement/Recouvrement
(Note: Veuillez consulter les Instructions et Lignes directrices)
26.2.1 Sauf lorsque les dispositions des paragraphes 26.2.2, 26.2.3 ou 26.2.4 sont applicables, l'avance faite en vertu du paragraphe 26.1.1 doit être :
a) remboursée par le fonctionnaire lorsque le bailleur, l'agence ou la société lui rembourse son dépôt de garantie, avec, le cas échéant, l'intérêt couru, conformément aux dispositions du bail, ou
b) recouvrée à même le traitement du fonctionnaire deux mois après la date d'expiration du bail, selon la première de ces échéances.
26.2.2 Lorsque le bailleur, la société ou l'agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l'administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n'est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence :
a) d'un mois de loyer réel, tel que prévu à la DSE 25.3.1, lorsque le dépôt de garantie a été versé au bailleur pour obtenir un logement permanent, et(ou)
b) d'un mois de location de meubles, lorsque le dépôt de garantie a été versé à une société ou agence pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels.
26.2.3 Lorsque le dépôt de garantie est retenu en réparation de pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire et que le montant ainsi retenu excède la limite prescrite au paragraphe 26.2.2, l'administrateur général peut :
a) autoriser le paiement des frais juridiques et connexes engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire, pourvu que le montant de ces frais n'excède pas celui du dépôt de garantie retenu, ou
b) renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie retenue qui, à son avis, n'est pas attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence des frais engagés pour obtenir l'aide compétente d'une tierce partie en vue de déterminer le degré de responsabilité du fonctionnaire.
26.2.4 Lorsque l'administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l'alinéa 26.2.3a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes que les revendications du bailleur, de la société ou de l'agence ne sont pas raisonnables, et que des procédures entamées contre le bailleur, la société ou l'agence porteraient préjudice aux objectifs ministériels ou entraîneraient des frais prohibitifs, il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l'avance de dépôt de garantie qui n'est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.
Instructions
Instruction pour 26.1 – Application
Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu de l'article 26.1 figurent à l'Appendice B de la DSE 10 - Prêt d'affectation.
Instruction pour 26.2 – Remboursement/Recouvrement
Avant de renoncer au recouvrement prévu à l'alinéa 26.2.3b) ou au paragraphe 26.2.4, l'agent ministériel supérieur en fonction à la mission doit présenter à l'administrateur général un rapport exposant les circonstances du différend, le rapport d'un estimateur indépendant, le cas échéant, et les recommandations sur la façon de trancher le différend.
Lignes directrices
Ligne directrice pour 26.1.1b) - Application
Il incombe au fonctionnaire de s'assurer que les meubles sont bien inscrits dans l'inventaire ou le contrat, de même que leur état, afin d'éviter tout malentendu. Au besoin, le fonctionnaire peut utiliser les services de traduction à la mission afin de bien comprendre les termes utilisés à l'égard de certains meubles.
Ligne directrice pour 26.2 – Remboursement/Recouvrement
Le règlement des avances pour dépôt de garantie se fera dans la même monnaie que l'avance émise, sauf si le fonctionnaire a quitté le poste avant le versement final, auquel cas tous les montants dus seront remboursés en monnaie canadienne au taux de change en vigueur au cours du mois où le fonctionnaire a quitté le poste.
Formules
SCT 330-188 (82/5) DSE 26
Avance pour dépôt de garantie (DSE 26)