DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives
Introduction
La présente directive permet à un fonctionnaire de demander une indemnité pour les frais de déplacement d'un élève ou étudiant à charge lorsque ni la DSE 15 - Réinstallation ni la DSE 51 - Réunion de famille ne s'applique. Elle n'a pas pour objet d'ajouter des dispositions à celles énoncées dans ces directives, mais plutôt d'aider à payer les frais de déplacement habituellement engagés au début et à la fin de l'affectation d'un fonctionnaire à une mission pour envoyer un élève ou étudiant à charge à un établissement scolaire approuvé.
Directive 35
35.01 Lorsque des indemnités scolaires sont ou seront versées en vertu des DSE 34.04 et(ou) 34.05, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un enfant à charge tel que défini dans la DSE 2.01cc)(ii) ou un élève ou étudiant à charge tel que défini dans la DSE 2.01k) à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire approuvé par l'administrateur général en vertu de la DSE 34.02 :
a) du lieu de travail du fonctionnaire, lorsque l'enfant à charge a résidé avec le fonctionnaire à la mission; ou
b) de la mission du fonctionnaire, lorsque des frais de réinstallation au nom de l'élève ou étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38; ou
c) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à une mission, de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire à la mission mais voyagera directement de l'ancien lieu de travail à l'école approuvée; ou
d) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à une autre mission, de l'ancienne mission du fonctionnaire, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire à la nouvelle mission mais voyagera directement de l'ancienne mission à l'école approuvée; ou
e) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à une autre mission, de l'école antérieurement approuvée, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge a reçu et continuera de recevoir l'enseignement ailleurs qu'à la mission du fonctionnaire.
Lignes directrices
1. Les frais de déplacement, suivant la définition qui se trouve dans DSE 2.01(p), c'est-à-dire les frais de transport aérien et les frais de transport local pour se rendre à l'aéroport aux points de départ et de destination et en revenir. Dans le cas d'une escale nécessaire, l'administrateur général devra approuver auparavant le paiement des frais de logement, de repas et de transport local pour se rendre à l'aéroport et en revenir, s'il n'est pas possible ou pratique de formuler un itinéraire qui permettrait un transit continu à la destination approuvée.
2. Pour appliquer l'article 35.01, lorsqu'un élève ou étudiant à charge poursuit ses études hors de la mission, mais non au Canada, les frais de déplacement se limiteront normalement à ceux qui seraient engagés entre la mission et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
35.02 Lorsqu'une indemnité pour les frais de déplacement a été autorisée en vertu de l'article 35.01, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement d'une indemnité pour les frais de déplacement réels et raisonnables engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève ou étudiant à charge de l'école approuvée au lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lors du retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada ou, à la discrétion de l'administrateur général, avant le retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada.
35.03 Lorsqu'une aide est ou sera payée aux fins du logement en vertu de la DSE 34.06, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un étudiant à charge :
a) de la mission du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, lorsque l'étudiant a résidé avec le fonctionnaire;
b) de la mission du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, et retour, lorsque l'établissement d'enseignement exige un examen ou une entrevue préalable à l'inscription;
c) d'une école secondaire située à l'extérieur du Canada autre que la mission du fonctionnaire, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.05, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
d) de la mission du fonctionnaire, lorsque les frais de réinstallation au nom de l'étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre la mission du fonctionnaire et la ville de son bureau principal;
e) d'une école secondaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.04b), à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, avec comme limite le montant des dépenses de voyage entre l'école secondaire et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
Lignes directrices
1. La Directive 15 - Réinstallation s'applique lorsque :
a) un élève ou étudiant à charge est autorisé à accompagner un fonctionnaire lors d'une réinstallation pendant les grandes vacances scolaires, même si l'élève ou l'étudiant ne demeurera pas avec le fonctionnaire à son nouveau lieu de travail;
b) un élève ou étudiant à charge est autorisé à accompagner un fonctionnaire lors d'une réinstallation pendant les grandes vacances scolaires, même si l'élève ou l'étudiant n'a pas résidé avec le fonctionnaire à son ancien lieu de travail;
c) un élève ou étudiant à charge à l'égard duquel des indemnités scolaires ont été autorisées en vertu des DSE 34.04 et(ou) 34.05, commence à résider avec le fonctionnaire à la mission de ce dernier, même si des frais de réinstallation à la mission ont pu être autorisés précédemment au nom de cet élève ou étudiant.
2. La DSE 51 - Réunion de famille s'applique au déplacement de l'école approuvée :
a) à la mission du fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est autorisé à se réinstaller au Canada pendant les grandes vacances scolaires;
b) à l'ancienne mission du fonctionnaire, lorsque le fonctionnaire est affecté à une autre mission pendant les grandes vacances scolaires, et de la nouvelle mission à l'école approuvée.
3. Lorsqu'un étudiant à charge cesse d'être une personne à charge tout en fréquentant à plein temps une école à l'extérieur du Canada, les frais de réinstallation au Canada sont payables en vertu de la DSE 15.39.
35.04 L'administrateur général peut autoriser une indemnité pour des frais de voyage aller-retour pour un parent qui accompagne l'étudiant à son école avec la mission comme point de départ, lors de la première année scolaire dans un endroit autre que la mission :
a) quand une indemnité scolaire est autorisée pour un étudiant à l'école élémentaire ou secondaire en vertu de la DSE 34.04 et/ou la DSE 34.05, ou
b) quand un étudiant qui termine ses études secondaires à l'extérieur du Canada et qui avait moins de 21 ans au début de l'année scolaire dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada reçoit une indemnité scolaire autorisée en vertu de la DSE 34.06
sauf que
c) dans les cas où une indemnité a été autorisée pour un parent conformément au paragraphe 35.04a), rien n'empêche qu'une autre indemnité soit autorisée pour ce même parent en vertu du paragraphe 35.04b), lorsqu'il y a lieu.
Instructions
1. Pour appliquer l'article 35.04, si l'étudiant à charge est éduqué dans un endroit autre que la mission, mais pas au Canada, les frais de voyage seront normalement limités à l'équivalent entre la mission et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
2. Les dispositions de cet article ne s'appliquent pas aux dépenses engagées à la destination.
3. Le parent à la mission n'a pas droit à une indemnité pour des frais de voyage aller-retour lorsque le tuteur légal de l'étudiant à charge réside au Canada.
35.05 Lorsque l'indemnité pour les frais de déplacement est autorisée en vertu de la présente directive, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables d'expédition des effets personnels d'un élève ou étudiant à charge à condition que :
a) le poids total de tels effets ne dépasse pas la limite appropriée pour un enfant à charge qui accompagne le fonctionnaire en vertu de la DSE 15.14, en plus du poids maximal permis des bagages qui l'accompagnent et que le transporteur transporte gratuitement, et que
b) les effets personnels en sus des effets transportés gratuitement soient transportés par les moyens les plus économiques,
sauf si des circonstances exceptionnelles justifient une exception à ces limites de poids, auquel cas il faut communiquer les renseignements au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
35.06 L'indemnité pour les frais de déplacement payables conformément à la présente directive doit se calculer en fonction d'un moyen de transport que l'administrateur général estime le plus convenable.
Instructions
1. La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là. Si des rabais et des tarifs réduits sont offerts, il faudra en profiter au lieu de prendre le plein tarif de la classe économique. On pourra réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance.
2. Les dispositions applicables à l'émission et à la vérification des indemnités de déplacement figurent à la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.