Champ d'application
Introduction
La présente directive permet à un fonctionnaire de demander une indemnité pour les frais de déplacement d'un élève ou étudiant à charge lorsque ni la DSE 15 - Réinstallation ni la DSE 51 - Réunion de famille ne s'applique. Elle n'a pas pour objet d'ajouter des dispositions à celles énoncées dans ces directives, mais plutôt d'aider à payer les frais de déplacement habituellement engagés au début et à la fin de l'affectation d'un fonctionnaire à un poste pour envoyer un élève ou étudiant à charge à un établissement scolaire approuvé.
Les procédures d'émission et de vérification se trouvent dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
Directive
35.1 Application
35.1.1 L'indemnité pour les frais de déplacement payables conformément à la présente directive doit se calculer en fonction d'un moyen de transport que l'administrateur général estime le plus convenable.
35.1.2 La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là.
35.2 Niveaux primaires et secondaires
35.2.1 Lorsque des indemnités scolaires sont ou seront versées en vertu des DSE 34.3, 34.4 et(ou) 34.5, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un enfant à charge ou un élève ou étudiant à charge à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire approuvé par l'administrateur général en vertu de la DSE 34.1.
a) du lieu de travail du fonctionnaire, lorsque l'enfant à charge a résidé avec le fonctionnaire au poste; ou
b) du poste du fonctionnaire, lorsque des frais de réinstallation au nom de l'élève ou étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38; ou
c) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un poste, de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire à la mission mais voyagera directement de l'ancien lieu de travail à l'école approuvée; ou
d) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste, de l'ancien poste du fonctionnaire, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au nouveau poste mais voyagera directement de l'ancien poste à l'école approuvée; ou
e) sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste, de l'école antérieurement approuvée, lorsque l'élève ou l'étudiant à charge a reçu et continuera de recevoir l'enseignement ailleurs qu'au poste du fonctionnaire.
35.2.2 Lorsqu'un élève ou étudiant à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada, l'indemnité pour les frais de déplacement autorisée, se limitera à ceux qui seraient engagés pour le déplacement entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
35.2.3 Lorsqu'une indemnité pour les frais de déplacement a été autorisée en vertu du paragraphe 35.2.1 ou 35.2.2, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement d'une indemnité pour les frais de déplacement réels et raisonnables engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève ou étudiant à charge de l'école approuvée au lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lors du retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada ou, à la discrétion de l'administrateur général, avant le retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada.
35.3 Niveau postsecondaire
35.3.1 Lorsqu'une aide est ou sera payée aux fins du logement en vertu de la DSE 34.6, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un étudiant à charge :
a) du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, lorsque l'étudiant a résidé avec le fonctionnaire;
b) du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, et retour, lorsque l'établissement d'enseignement exige un examen ou une entrevue préalable à l'inscription;
c) d'une école secondaire située à l'extérieur du Canada autre que le poste du fonctionnaire, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.5, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
d) du poste du fonctionnaire, lorsque les frais de réinstallation au nom de l'étudiant à charge ont été autorisés en vertu de la DSE 15.38, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
e) d'une école secondaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de la DSE 34.4, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.
35.3.2 Aux fins des alinéas 35.3.1a), b), c), et d), l'indemnité pour les frais de déplacement peut être autorisée jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre le poste du fonctionnaire et la ville de son bureau principal.
35.3.3 À la fin de l'alinéa 35.3.1e) l'indemnité pour les frais de déplacement peut être autorisée jusqu'à concurrence des frais de déplacement qui auraient été engagés pour un voyage entre l'école secondaire et la ville du bureau principale du fonctionnaire.
35.4 Déplacement d'un accompagnateur
35.4.1 L'administrateur général peut autoriser une indemnité pour des frais de voyage aller-retour pour un parent qui accompagne l'étudiant à son école avec le poste comme point de départ, lors de la première année scolaire dans un endroit autre que le poste :
a) quand une indemnité scolaire est autorisée pour un étudiant à l'école élémentaire ou secondaire en vertu de la DSE 34.3, 34.4 et/ou 34.5, ou
b) quand un étudiant qui termine ses études secondaires à l'extérieur du Canada et qui avait moins de 21 ans au début de l'année scolaire dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada reçoit une indemnité scolaire autorisée en vertu de la DSE 34.6.
35.4.2 Dans les cas où une indemnité a été autorisée pour un parent conformément à l'alinéa 35.4.1a), rien n'empêche qu'une autre indemnité soit autorisée pour ce même parent en vertu de l'alinéa 35.4.1b), lorsqu'il y a lieu.
35.4.3 Lorsqu'un élève ou étudiant à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada, l'indemnité pour les frais de déplacement autorisée pour le parent au poste se limitera à ceux qui seraient engagés pour le déplacement entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.
35.4.4 Le parent au poste n'a pas droit à une indemnité pour des frais de voyage aller-retour lorsque le tuteur légal de l'étudiant à charge réside au Canada, sous réserve des dispositions de la DSE 18.7.2.
35.5 L'expédition des effets personnels
35.5.1 Lorsque l'indemnité pour les frais de déplacement est autorisée en vertu de la présente directive, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables d'expédition des effets personnels d'un élève ou étudiant à charge à condition que :
a) le poids total de tels effets ne dépasse pas la limite appropriée pour un enfant à charge qui accompagne le fonctionnaire en vertu de l'Appendice A de la DSE 15 – Réinstallation, en plus du poids maximal permis des bagages qui l'accompagnent et que le transporteur transporte gratuitement, et que
b) les effets personnels en sus des effets transportés gratuitement soient transportés par les moyens les plus économiques.
35.5.2 Sauf si des circonstances exceptionnelles justifient une exception aux limites de poids précisés au paragraphe 35.5.1, auquel cas il faut communiquer les renseignements au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.