DSE 41 - Déplacement pour soins médicaux
Introduction
Dans certaines localités à l'étranger, les soins médicaux, les installations et les possibilités de traitement ou de recours aux spécialistes ne répondent pas aux normes canadiennes. De plus, le coût des traitements est trop élevé dans plusieurs localités où les installations ou les soins seraient convenables. La présente directive a pour but de permettre au fonctionnaire et aux personnes à sa charge d'avoir accès, au besoin, à des installations et à des services médicaux convenables, et ce, à un coût rentable tel que défini par l'administrateur général.
Directive 41
41.01 Dans la présente directive, l'expression personne à charge s'entend de toute personne à charge ou de tout élève ou étudiant à charge, selon la définition que donnent de ces termes les DSE 2.01cc) et 2.01k), respectivement, et qui
a) réside avec le fonctionnaire à la mission, ou qui
b) fréquente à plein temps un établissement d'enseignement situé hors du Canada.
41.02 Les installations ou les services de santé dont il est question dans la présente directive peuvent inclure les soins dentaires, uniquement pour les missions énumérées à l'appendice de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires et affichés sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et les soins paramédicaux raisonnables.
41.03
a) Lorsque l'administrateur général s'est assuré qu'il est impossible de trouver sur place les installations ou les services de santé convenables qui sont nécessaires, ou que le coût du traitement dépasse les frais de déplacement, le coût du traitement et des frais de subsistance à la plus proche localité acceptable, ou à toute autre localité acceptable, ou encore au Canada, il peut autoriser :
(i) le fonctionnaire à prendre un congé de déplacement,
(ii) le paiement des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour pendant le temps de déplacement pour un fonctionnaire ou une personne à charge et(ou) pour un jeune enfant obligé d'accompagner un des parents lors d'un déplacement pour soins médicaux et, si le besoin en est attesté par un médecin qualifié, pour la personne qui accompagne le ou la malade, entre le lieu où habite le fonctionnaire ou la personne à sa charge et l'endroit le plus proche jugé convenable par l'administrateur général; ou, si le fonctionnaire en fait la demande, le paiement de frais de déplacement jusqu'au Canada ou une autre localité convenable où sont assurés les soins médicaux voulus, à un coût qui justifie cette mesure, selon ce que détermine l'administrateur général,
(iii) le paiement des frais réels et raisonnables de subsistance durant le traitement externe pour le fonctionnaire ou la personne à sa charge et(ou) pour un jeune enfant obligé d'accompagner un des parents lors d'un déplacement pour soins médicaux et, si le besoin en est attesté par un médecin qualifié, pour la personne qui accompagne le ou la malade,
(iv) le paiement des frais réels et raisonnables de subsistance pour la personne qui accompagne le ou la malade, si le besoin en est attesté par un praticien qualifié, en cas d'hospitalisation du fonctionnaire ou de la personne à sa charge et s'il est souhaitable ou plus économique que la personne qui accompagne le ou la malade reste sur place pendant toute la durée du traitement,
mais si la présence de la personne qui accompagne le ou la malade n'est pas nécessaire, on pourra rembourser les frais assumés, à l'issue du traitement, en raison d'un second déplacement aller-retour entre le centre de traitement et la mission, et
(v) le paiement des frais des services de garde d'une personne à charge engagés par le fonctionnaire chef de famille monoparentale ou dont l'époux ou conjoint de fait l'accompagne dans ses déplacements pour soins médicaux, lorsque les frais sont payés à l'égard des personnes à charge de moins de 18 ans qui résident en permanence avec le fonctionnaire à la mission lorsque ces frais sont en sus de ceux occasionnés par les arrangements permanents qui ont déjà été pris pour la garde des enfants, comme le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés au titre des services de garde d'une personne à charge :
(A) jusqu'à concurrence de 35 $ CAN par jour par ménage, avec une déclaration;
(B) jusqu'à concurrence de 75 $CAN par jour par ménage, avec une pièce justificative;
sauf que
(C) dans le cas où les frais se rapportant aux services de garde d'une personne à charge sont engagés à la mission, il est possible d'excéder le montant maximal sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
Instructions
1. L'administration général qui approuve le paiement des frais de déplacement et de subsistance pour les enfants à charge qui accompagnent l'un des parents à l'occasion d'un déplacement pour soins médicaux doit examiner le bien-fondé de chacun des cas en tenant compte de facteurs tels que l'âge desdits enfants et l'accessibilité et le coût des services de garde d'enfants à la mission.
2. Les montants prévus à l'article 41.03a)(v) sont rajustés de temps à autre suivant les montants autorisés par la Directive sur les voyages du CNM; ces changements sont affichés sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.
3. Les pièces justificatives relatives aux frais engagés au titre des services de garde pour une personne à charge en vertu de la présente partie doivent indiquer le coût, les dates d'emploi, le nom, le numéro de téléphone du gardien, de la gardienne ou de la société, ainsi que le numéro d'assurance sociale (lorsqu'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne.
4. Les dispositions relatives aux services de garde pour personne à charge énoncées dans la présente directive s'appliquent également aux situations de garde partagée lorsque la personne à charge est considérée comme une personne à charge en vertu des dispositions de la DSE 2 - Interprétation. Suivant les modalités de l'accord de garde partagée, le fonctionnaire n'a généralement pas le droit à une indemnité pour la personne à charge lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant ayant besoin de services de garde.
b) Pour l'application de la présente partie, frais de déplacement (travelling expenses) s'entend des dépenses engagées aux fins du transport aérien et local à destination et en provenance des aéroports aux points de départ et d'arrivée, et, avec l'autorisation préalable de l'administrateur général, les frais de logement, de repas et de transport local à destination et en provenance de l'aéroport pour une escale nécessaire lorsqu'il n'est pas possible ni pratique d'établir un itinéraire permettant de se rendre à la destination approuvée sans escale.
c) Aux fins du présent article, frais de subsistance (living expenses) signifie :
(i) frais réels et raisonnables de transport local aller-retour au centre de traitement, et
(ii) frais réels et raisonnables de subsistance applicables à un logement commercial, ou
(iii) les frais de chambre, de pension et de blanchissage dans un logement privé, jusqu'à concurrence de 50 dollars canadiens par jour; ce montant sera rajusté conformément aux dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM - Appendice C et D - Indemnité d'hébergement dans un logement particulier non commercial.
(iv) le coût des appels téléphoniques entre la localité où se trouve la personne qui effectue un déplacement pour soins médicaux et la mission du fonctionnaire, où résident les membres de la famille jusqu'à concurrence du coût d'un appel téléphonique interurbain de dix minutes par voie automatique par semaine du lieu de séjour de la personne qui subit des soins médicaux à la mission du fonctionnaire pour toute la durée de la période de déplacement.
d) à moins que l'administrateur général n'en convienne autrement, le congé de déplacement ne doit être accordé pendant les heures normales de travail que s'il est impossible au fonctionnaire de se déplacer avant ou après celles-ci.
Instructions
1. La nécessité pour la personne qui accompagne une personne en traitement, de demeurer auprès de celle-ci, est dictée par les circonstances. Par exemple, il est peut-être nécessaire ou souhaitable que le père ou la mère demeure avec un enfant en bas âge durant toute la période de traitement. Par contre, s'il n'est pas nécessaire que la personne qui accompagne la personne malade demeure avec elle, il est peut-être moins coûteux de permettre à la première de se rendre une seconde fois au centre de traitement à l'issue de la période de traitement que de payer ses frais de subsistance pendant tout ce temps.
2. L'administrateur général doit déterminer si les installations médicales sont convenables, en demandant l'avis d'un médecin attitré, d'un fonctionnaire de Santé Canada ou de tout autre médecin qualifié. Pour déterminer si un centre de traitement est convenable, il conviendra également de tenir compte des facteurs d'ordre culturel, social et politique.
Lignes directrices
1. Les appels téléphoniques devront être appuyés de reçus ou d'une déclaration statutaire attestant que ces frais ont été assumés. S'il n'est pas possible d'effectuer des appels par voie automatique, l'administrateur général fixera une limite appropriée à l'égard de ces frais.
2. Le fonctionnaire pourra réclamer le remboursement de plus d'un appel téléphonique par semaine à condition que le coût total des appels effectués pendant la période du déplacement pour soins médicaux ne dépasse pas le coût d'un appel téléphonique de dix minutes par semaine.
41.04 Pour un accouchement, lorsque le paiement des frais réels et raisonnables de déplacement est autorisé en vertu de l'article 41.03 pour le fonctionnaire et(ou) une personne à sa charge qui se rend dans le centre convenable le plus proche ou, lorsque l'administrateur général juge que cela est plus économique et que le fonctionnaire en fait la demande, au Canada ou dans tout autre centre convenable où l'accouchement pourrait avoir lieu, l'administrateur général peut également approuver :
a) le paiement des frais réels et raisonnables de subsistance avant et après l'accouchement, lorsque :
(i) les formalités de visa ou autres formalités de rentrée retardent son retour à la mission; et(ou) lorsque
(ii) le transporteur public que l'administrateur général a autorisé comme étant le moyen de transport le plus convenable et le plus approprié demande que le déplacement s'effectue avant la date prévue pour l'accouchement; et(ou) lorsque
(iii) Santé Canada juge que cela est nécessaire pour des raisons d'ordre médical;
b) le paiement des frais de déplacement et de subsistance de l'époux ou du conjoint de fait pour une période maximale de cinq jours, conformément à l'article 41.03, afin de lui permettre d'assister à la naissance de son enfant.
Instructions
1. Bien que la norme applicable aux déplacements en avion soit celle du voyage en classe économique (ce qui comprend les vols APEX, vols nolisés et autres vols à tarif réduit), il peut y avoir des situations qui, de l'avis de l'administrateur général, justifient l'application d'une norme plus élevée pour les déplacements, auquel cas le tarif aérien le plus économique, compte tenu de la circonstance particulière et(ou) de l'itinéraire établi, sera autorisé. En particulier, lorsqu'un déplacement pour soins médicaux peut être prévu et que les arrangements liés au déplacement peuvent être pris à l'avance, une place à tarif réduit sera réservée lorsque des rabais sont offerts. On peut réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance. Quand il n'y a pas urgence, il incombe au fonctionnaire de ne pas ménager ses efforts pour prendre ses rendez-vous médicaux ou de traitement de façon à de profiter des éventuels rabais ou tarifs réduits accordés aux réservations préalables.
2. Les congés additionnels que peut prendre le fonctionnaire pour effectuer un déplacement en vertu de l'article 41.04b) devront être demandés en vertu de la DSE 48 - Autre congé, et non en vertu de la présente directive.
3. Les dispositions relatives au versement et à la vérification des indemnités de déplacement en vertu de la DSE 41.04b) sont énoncées dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.
41.05 Lorsqu'un déplacement pour soins médicaux est autorisé en vertu de la présente directive, un certificat médical du médecin traitant, conforme aux normes de Santé Canada, doit être envoyé au
Médecin fonctionnaire responsable
Programme de santé au travail et de sécurité du public
Santé environnementale et sécurité des consommateurs (3712M)
Santé Canada
171, rue Slater
Ottawa (ON) K1A 0K9