DSE 42 - Avance pour frais médicaux et(ou) pour frais dentaires
Introduction
Dans les localités hors du Canada, il peut arriver que les médecins, dentistes et les hôpitaux ne soient pas disposés à attendre que le remboursement des services par les régimes d'assurance-maladie, d'assurance-soins dentaires ou d'assurance-hospitalisation. En conséquence, si un fonctionnaire peut prouver qu'il satisfait aux conditions d'admissibilité à un régime de soins médicaux ou dentaires, ou à un remboursement en vertu soit du Régime de soins de santé de la fonction publique, soit du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou conformément aux Directives sur le service extérieur, l'employeur lui consentira une avance pour lui permettre de payer ces frais.
L'objet de la présente directive est d'accorder une aide financière pour des dépenses plus importantes, plutôt que pour des frais médicaux et dentaires courants.
Directive 42
42.01 Lorsqu'un fonctionnaire a engagé des frais pour des soins médicaux et(ou) dentaires et qu'il a droit au remboursement de ces frais en vertu soit du Régime de soins de santé de la fonction publique, soit du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou conformément aux Directives sur le service extérieur, l'administrateur général peut autoriser une avance jusqu'à concurrence de ces frais. Ces avances seront autorisées seulement :
a) lorsque l'avance n'est pas inférieure à 200 $; et
b) lorsque, sous réserve des articles 42.03 et 42.04, le fonctionnaire s'engage à rembourser l'avance dans les six mois; et
c) lorsque le fonctionnaire soumet une estimation des frais du médecin, du dentiste ou de l'hôpital représentant 90 % de l'avance demandée, quand le montant de l'avance dépasse 500 $; et
d) à condition que le fonctionnaire s'engage par écrit grâce à la formule d'avance pour frais médicaux et(ou) dentaires, à endosser et à remettre au Receveur général du Canada tout chèque émis par les assureurs, ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement des frais médicaux ou dentaires pour lesquels l'avance a été autorisée; et
e) Lorsque l'avance vise des frais dentaires pour des personnes à charge non assurées par le Régime de soins dentaire de la fonction publique (RSDFP), le fonctionnaire peut devoir présenter une preuve d'assurance.
Instructions
1. Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu de l'article 42.01 figurent à l'appendice de la DSE 10 - Prêt d'affectation.
2. Afin de protéger les fonctionnaires des fluctuations du taux de change, les avances peuvent être calculées et remboursées en dollars canadiens ou dans une autre monnaie, selon le cas, pour toutes les fins suivantes :
a) l'estimation des coûts établie par le fournisseur de soins de santé et fournie par le fonctionnaire à l'appui de la demande d'avance pour frais médicaux/dentaires;
b) le paiement des services pour lesquels l'avance a été approuvée;
c) le remboursement de la réclamation d'assurance du fonctionnaire.
3. L'administrateur général a délégué au chef de mission le pouvoir d'approuver et de surveiller toutes les avances pour frais médicaux/dentaires consenties aux fonctionnaires à la mission (aux missions) dont il a la responsabilité. C'est au chef de mission qu'il appartient de confirmer la légalité et la pertinence de la monnaie dans laquelle l'avance est demandée, si c'est autrement qu'en dollars canadiens. Dans le cas d'une avance consentie au chef de mission, on doit obtenir l'autorisation de la Division de la politique et de l'administration des DSE, MAECI.
42.02 Sauf dans les cas prévus à l'article 42.04, lorsque, pour une raison quelconque, tout chèque émis par l'administrateur du Régime ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement de frais médicaux ou dentaires pour lesquels une avance a été autorisée, n'est pas endossé et remis au Receveur général du Canada par un fonctionnaire, cette avance doit être remboursée sur réception d'un tel règlement.
42.03 Sauf dans les cas prévus à l'article 42.04 :
a) lorsqu'un fonctionnaire qui a reçu le règlement de l'administrateur du Régime ou de l'employeur néglige de rembourser tout solde impayé de l'avance dans un délai de 60 jours à compter de la ou des date(s) où le ou les chèques(s) de règlement ont été émis par un administrateur du Régime ou par l'employeur, ce solde impayé de l'avance est susceptible de recouvrement en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques;
b) lorsqu'une avance a été autorisée en vertu de la présente directive, le fonctionnaire doit s'assurer qu'il présente une demande de règlement en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires le plus tôt possible, nonobstant les délais que les régimes ont en place pour l'acceptation des demandes de règlement; si une demande est rejetée par le Régime parce qu'elle a été présentée en retard, le fonctionnaire ne pourra présenter de demande en vertu de la DSE 39 de ces directives et il devra rembourser au complet l'avance, qui sera recouvrée en vertu des dispositions applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Lignes directrices
1. Actuellement, aux termes du RSSFP, les fonctionnaires doivent présenter leurs demandes de remboursement à l'administrateur du Régime au plus tard six mois après la fin de l'année civile au cours de laquelle les frais ont été engagés.
2. Dans le cas du RSDFP, les demandes de remboursement doivent être présentées à l'administrateur du Régime (actuellement Great-West Life) dans les 15 mois suivant la date à laquelle les services ont été fournis.
42.04 Le délai de remboursement peut être prolongé lorsque l'administrateur général est convaincu que des circonstances exceptionnelles qui sont raisonnablement indépendantes de la volonté du fonctionnaire empêchent ce dernier de rembourser dans le délai prescrit l'avance qui lui a été consentie en vertu de l'article 42.01.
Lignes directrices
1. Aucun fonctionnaire ne sera admissible à une avance à l'égard des frais médicaux engagés à la suite de sa réinstallation au Canada si l'hôpital, le médecin ou tout autre service de santé est disposé à attendre le règlement du compte par le régime d'assurance-maladie provincial ou autre du fonctionnaire.
2. La période au cours de laquelle un fonctionnaire peut recevoir une avance à l'égard des frais médicaux engagés à la suite de sa réinstallation au Canada se termine à la date où le numéro du régime provincial d'assurance-maladie du fonctionnaire est remis en vigueur.
3. Une avance pour frais médicaux ne devrait pas être nécessaire lorsque le fonctionnaire revient au Canada durant une affectation pour y recevoir des soins de santé ou médicaux, puisque les établissements de santé peuvent facturer leurs frais directement à l'administrateur des demandes de remboursement. Pour prendre les arrangements nécessaires, le fonctionnaire doit téléphoner 1-800-667-2883. Si l'on peut démontrer que les fournisseurs de soins de santé n'accepteront pas de facturer les frais directement à l'administrateur du Régime, une avance appropriée sera consentie.
4. L'Ontario et certaines autres provinces permettent le rétablissement immédiat du régime d'assurance-maladie provincial dans le cas des fonctionnaires du service extérieur qui reviennent au Canada.
Formules
CT 330-18 - Avance pour frais médicaux et(ou) dentaires
CT 330-19 - Demande de prolongation du délai de remboursement d'une avance pour frais médicaux et(ou) dentaires