Mise en oeuvre

Généralités

1.1 Critères

1.1.1 L'administrateur général n'autorise le versement de l'aide au transport quotidien que dans les cas suivants :

1. il n'existe pas de transports en commun adéquat entre un quartier résidentiel convenable et le lieu de travail; et
2. aucun quartier résidentiel convenable n'est situé dans un rayon de 16 kilomètres routiers du lieu de travail.

1.1.2 Un quartier résidentiel sera considéré comme étant convenable

1. sur consentement mutuel de l'administrateur général et des représentants locaux des fonctionnaires touchés, ou
2. si la majorité des fonctionnaires réside dans un rayon de 16 kilomètres du lieu de travail.

1.2 Autorisation

1.2.1 Au terme de consultations menées avec le ou les représentant(s) désigné(s) des ou de l'agent(s) négociateur(s) concerné(s), une autorisation doit :

1. désigner un quartier résidentiel convenable;
2. préciser la forme d'aide au transport quotidien qui sera fournie; et
3. se limiter à la forme la plus pratique et la plus économique d'aide au transport quotidien.

1.2.2 Lorsque cela est pratique et raisonnable, la même forme d'aide au transport quotidien est autorisée pour les fonctionnaires de tous les ministères qui se rendent à un lieu de travail.

1.2.3 L'administrateur général doit tenir compte des économies d'énergie réalisables, lorsqu'il s'agit de choisir la forme d'aide au transport quotidien.

1.2.4 Lorsqu'il y a un grand nombre de fonctionnaires dans un lieu de travail ou lorsqu'il y a un certain nombre de quartiers résidentiels convenables près du lieu de travail, l'administrateur général peut désigner plus d'un quartier résidentiel convenable.

1.2.5 L'administrateur général doit, au moins une fois par exercice financier, revoir l'autorisation donnée en application du présent article et, sous réserve de l'article 1.6, la confirmer, la modifier ou l'annuler.

1.3 Plus d'un ministère

1.3.1 Lorsque plus d'un ministère compte des fonctionnaires dans un lieu de travail, les administrateurs généraux déterminent collectivement :

1. la manière d'appliquer et de mettre en oeuvre la présente directive;
2. la forme de l'aide au transport quotidien qui sera autorisée.

1.3.2 Lorsqu'il n'y a pas d'entente entre les administrateurs généraux, la question peut être renvoyée au Conseil national mixte pour recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor tranche la question sur le fondement de cette recommandation.

1.3.3 Sous réserve de l'article 1.3.2, l'autorisation que donne l'administrateur général de chaque ministère doit être conforme à la résolution.

1.3.4 Les ministère peuvent tenter de conclure des ententes sur le partage des coûts, mais chaque ministère assume les coûts de l'aide au transport quotidien offerte à leurs fonctionnaires.

Types d'aide

L'aide au transport quotidien doit habituellement être assurée au moyen de véhicules appartenant à Sa Majesté, de services nolisés, de covoiturage en taxi ou d'indemnités versées au titre du transport public. L'utilisation de véhicules privés ne devrait être autorisée que dans des circonstances exceptionnelles et inusitées où l'on peut clairement démontrer qu'elle est économique.

1.4 Aide accordée par l'employeur

1.4.1 Lorsque l'administrateur général détermine que la forme la plus pratique et la plus économique d'aide au transport quotidien est l'utilisation des véhicules de l'État ou un service nolisé, il doit demander aux fonctionnaires qui utilisent ces services de contribuer au paiement de leur coût.

1.4.2 Lorsque le service de véhicules fournit le transport uniquement en provenance et à destination de l'arrêt de transport en commun le plus près du lieu de travail, l'administrateur général ne doit pas exiger que les fonctionnaires versent une contribution.

1.4.3 Lorsque le service de véhicules est offert entre le quartier résidentiel convenable désigné et le lieu de travail, la contribution des fonctionnaires pour chaque trajet simple s'élève à 1,75 $ s'il n'existe pas de réseau de transport en commun ou à un montant égal au tarif normal du réseau de transport en commun, le montant le moins élevé étant à retenir.

1.4.4 Le taux de contribution sera revu au cours de la prochaine révision périodique, compte tenu de la méthodologie approuvée.

1.4.5 Si les taux sont modifiés, chaque fonctionnaire et chaque représentant désigné du ou des agents négociateurs concernés seront avisés du changement par écrit. Le changement entre en vigueur le premier jour du troisième mois suivant la réception, par le fonctionnaire, de l'avis écrit, ou à sa date d'effet, selon la dernière de ces dates.

1.4.6 Le service de véhicules peut être autorisé à faire des arrêts le long de sa route normale directe pour prendre d'autres fonctionnaires. Ces passagers doivent payer le même tarif que les autres usagers du véhicule.

1.4.7 Dans la mesure du possible, les contributions sont retenues sur le salaire.

1.5 Véhicule privé (VP)

1.5.1 Lorsque l'administrateur général détermine que l'utilisation d'un véhicule privé est la forme la plus pratique et la plus économique d'aide au transport quotidien, le taux de cette aide correspond au taux kilométrique à la demande du fonctionnaire tel que prescrit à l'appendice A.

1.5.2 Le montant de l'aide au transport quotidien auquel les fonctionnaires ont droit pour chaque jour ouvrable doit être calculé en multipliant le taux:

1. en ce qui concerne les fonctionnaires qui habitent dans un quartier résidentiel convenable désigné, par la plus petite distance routière aller-retour entre le lieu de travail et le centre géographique de ce quartier, moins 32 kilomètres; ou
2. en ce qui concerne les fonctionnaires qui n'habitent pas dans un quartier résidentiel convenable désigné, par la plus courte des deux routes suivantes:
   1. la plus courte distance routière aller-retour entre le lieu de travail et la résidence des fonctionnaires, moins 32 kilomètres; et
   2. la plus courte distance routière aller-retour entre le lieu de travail et le centre géographique du quartier résidentiel convenable désigné le plus éloigné, moins 32 kilomètres.

1.6 Consultation sur les changements

1.6.1 Le représentant désigné des ou de l'agent(s) négociateur(s) concerné(s) est consulté sur les questions suivantes :

1. toute modification envisagée de la forme d'aide au transport quotidien;
2. toute modification ou annulation de l'aide au transport quotidien;
3. la date d'entrée en vigueur de toute modification ou annulation de l'aide au transport quotidien autorisée sous le régime de la directive.

1.6.2 Si l'aide au transport quotidien est modifiée ou annulée, chaque fonctionnaire et les représentants désignés du ou des agents négociateurs concernés sont avisés du changement par écrit. Le changement entre en vigueur le premier jour du troisième mois suivant la réception, par le fonctionnaire, de l'avis écrit, ou à sa date d'effet, selon la dernière de ces dates.

1.7 Exceptions

1.7.1 Lorsque les administrateurs généraux sont d'avis que la présente directive ne leur permet pas de donner une autorisation touchant l'aide du transport quotidien, ceux-ci ou l'agent négociateur peuvent soumettre la question au Conseil national mixte. Le Secrétariat du Conseil du Trésor peut trancher la question sur la recommandation du Conseil national mixte.

1.7.2 La documentation présentée au Conseil national mixte doit comprendre une déclaration:

1. précisant que des consultations avec le représentant désigné du ou des agents négociateurs concernés ont eu lieu;
2. décrivant les circonstances exceptionnelles qui justifient la recommandation d'autoriser une aide au transport quotidien, même si elles dépassent nettement le cadre de ces lignes directrices.

1.7.3 Ces circonstances peuvent être:

1. les difficultés de recrutement et de maintien au travail des fonctionnaires, directement attribuables à l'absence d'une aide au transport quotidien;
2. les pratiques des employeurs privés dans les environs du lieu de travail;
3. les frais de transport quotidien trop élevés;
4. des changements importants apportés au système de transport en commun, et
5. des changements importants aux exigences opérationnelles de l'employeur.

1.8 Évaluation

1.8.1 Chaque administrateur général doit tenir des dossiers qui peuvent faire l'objet d'un examen par le Secrétariat du Conseil du Trésor, ou constituer l'élément de base d'un rapport pour le cas où la demande en serait faite.

1.8.2 Les dossiers doivent comprendre:

1. un rapport des coûts annuels de l'aide au transport quotidien, le nombre des fonctionnaires qui en bénéficient à la fin de l'exercice financier et la forme d'aide accordée, le tout ventilé par lieu de travail;
2. les noms des autres ministères participants à chaque lieu de travail;
3. un rapport avec explications sur les modifications apportées à l'octroi de l'aide au transport quotidien pour l'exercice financier précédent, indiquant la hausse ou la baisse des coûts liés à chaque changement;
4. un relevé des résultats de chaque révision mentionnée à l'article 1.2.5;
5. le nombre de cas soumis au Conseil national mixte pour trouver une solution et le nombre de cas réglés par le ministère.