Partie VI - Frais médicaux et frais connexes

DSE 38 - Frais de services médicaux préventifs

Introduction

L'employeur veut, par des services médicaux préventifs, veiller à la bonne santé de ses fonctionnaires et des personnes à leur charge qui résident aux missions à l'étranger, et éviter que le fonctionnaire doive mettre fin à une période de service à l'étranger à cause d'une maladie qu'on aurait pu prévenir et qui l'affecterait, lui ou une personne dont il a la charge. Santé Canada est autorisé à modifier l'appendice de la présente directive, au besoin et quand il le juge à propos.

Directive 38

38.01  Un fonctionnaire et chacune des personnes à sa charge qui :

a) habitent à une mission qui figure à l'appendice de la présente directive et indiquée dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, ou qui

b)  fréquentent à plein temps un établissement d'enseignement hors de la mission et dont les dépenses sont payées en vertu de la DSE 51 - Réunion de famille,

doivent avoir le droit, ou peuvent être tenus par l'employeur, de subir, à l'endroit le plus proche qui, de l'avis de Santé Canada, offre des services convenables, les radiographies pulmonaires, les vaccins, les examens médicaux et les examens spéciaux ou de laboratoire jugés nécessaires; les résultats de ces examens doivent être transmis à Santé Canada.

38.02  Lors d'une affectation au Canada ou à une autre mission, un fonctionnaire ou une personne à charge résidant à la mission, voire les deux, peuvent, sur demande, obtenir l'autorisation de subir un examen médical comportant des services de spécialistes, des tests psychologiques, des radiographies et des vaccins, suivant les besoins. Ils peuvent également y être tenus par l'employeur, comme condition d'une affectation future.

Instructions

1. Les examens médicaux dont il est question à l'article 38.02 doivent habituellement avoir lieu lorsque :

a) le fonctionnaire et(ou) une personne à sa charge termine(nt) une période d'affectation à une mission insalubre; et(ou)

b) le fonctionnaire a déjà été en service à une mission insalubre ou été exposé de toute autre façon à des conditions insalubres à une mission, et(ou)

c) un laps de temps raisonnable s'est écoulé depuis le dernier examen médical du fonctionnaire ou d'une personne à charge.

2. Les examens médicaux mentionnés à l'article 38.02 peuvent être subis au Canada ou à un autre endroit approuvé par l'administrateur général, pendant que le fonctionnaire est en congé ou exerce des fonctions temporaires.

38.03  Les examens médicaux mentionnés aux articles 38.01 et 38.02 et, le cas échéant, l'hospitalisation connexe, doivent se faire de la manière prescrite par Santé Canada, sans frais pour le fonctionnaire, dans une installation du gouvernement du Canada ou dans une installation médicale privée, lorsque l'administrateur général en a donné l'autorisation en raison de circonstances spéciales ou de l'absence d'installation du gouvernement canadien.

Instruction

La « manière prescrite » dont se fait l'examen médical mentionné à l'article 38.03 doit être modifiée, s'il y a lieu, en fonction des conditions existant à la mission où le fonctionnaire a travaillé, ou des antécédents médicaux du fonctionnaire ou d'une personne à charge qui doit se présenter à cet examen.

38.04  Dans le cas des examens médicaux prévus aux articles 38.01, 38.02, 38.06 et 38.07, l'administrateur général autorise :

a) le paiement des frais médicaux réels et raisonnables, et, s'il y a lieu,

b) le paiement des frais de déplacement, suivant la définition qui se trouve dans DSE 2.01(o), c'est-à-dire les frais de transport aérien et les frais de transport local pour se rendre à l'aéroport aux points de départ et de destination et en revenir.  Dans le cas d'une escale nécessaire, l'administrateur général devra approuver auparavant le paiement des frais de logement, de repas et de transport local pour se rendre à l'aéroport et en revenir, s'il n'est pas possible ou pratique de formuler un itinéraire qui permettrait un transit continu à la destination approuvée.

38.05  Santé Canada doit présenter à l'administrateur général une évaluation d'aptitude au travail à l'égard de tout examen médical que l'on fait subir en vertu des articles 38.01 et 38.02. À la demande du fonctionnaire, l'employeur doit lui permettre d'avoir accès à cette évaluation.

Instruction

L'évaluation d'aptitude au travail effectuée par Santé Canada ne contient pas de renseignements médicaux confidentiels. Un fonctionnaire peut obtenir des renseignements médicaux confidentiels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou en s'adressant de façon informelle à Santé Canada.

38.06  Chaque fois qu'une question médicale est en cause, le fonctionnaire a le droit de demander à son médecin personnel de présenter un avis médical écrit à Santé Canada. Le ministère l'examinera et présentera à l'administrateur général une autre évaluation d'aptitude au travail, en tenant compte de l'avis médical du médecin du fonctionnaire.

38.07

a) S'il y a divergence importante entre les avis médicaux écrits présentés conformément aux article 38.05 et 38.06, Santé Canada peut demander qu'on lui présente par écrit une troisième opinion médicale indépendante dont il sera tenu compte lorsque l'évaluation d'aptitude au travail sera présentée de nouveau à l'administrateur général.

b)  Lorsque l'administrateur général n'est pas satisfait de l'évaluation d'aptitude au travail et que Santé Canada n'a pas obtenu par écrit une troisième opinion médicale indépendante, l'administrateur général peut demander qu'un tel avis soit présenté à Santé Canada et que celui-ci en tienne compte dans l'évaluation d'aptitude au travail.

38.08

a) Pour décider de l'affectation du fonctionnaire, l'administrateur général doit tenir compte des évaluations d'aptitude au travail qui lui sont remises conformément aux articles 38.05, 38.06 et 38.07.

b)  Lorsque, après avoir pris en considération les évaluations d'aptitude au travail qui lui ont été présentées, l'administrateur général décide qu'il est impossible d'affecter un fonctionnaire ou de maintenir son affectation à l'étranger, il doit l'en informer.

38.09  L'administrateur général peut approuver le paiement des frais d'examen médical, de tests de laboratoire et de radiographies pulmonaires subis par chaque domestique d'un fonctionnaire (les extra exceptés) avant l'entrée en fonction de cette personne, et chaque année par la suite, pourvu :

a) que le domestique soit fréquemment en contact étroit avec le fonctionnaire ou les personnes à charge, et

b) que ces frais ne soient pas acquittés en vertu des lois locales.

38.10  L'administrateur général peut approuver le paiement des frais nécessaires d'immunisation d'un fonctionnaire, d'une personne à sa charge ou d'un domestique contre une maladie contagieuse, pourvu :

a) que Santé Canada recommande l'immunisation, et

b) que ces frais ne soient pas acquittés en vertu des lois locales.

38.11  L'administrateur général peut approuver le paiement des frais assumés par un fonctionnaire pour se procurer des médicaments préventifs, pourvu qu'une autorité médicale compétente ait prescrit ces médicaments.

Instruction

L'« autorité médicale compétente » dont il est question à l'article 38.11 peut être un médecin agréé par Santé Canada, ou tout autre professionnel de la santé dûment qualifié et qui est reconnu par Santé Canada.

38.12  Lorsque l'examen médical autorisé en vertu de la présente directive doit avoir lieu pendant les heures normales de travail, le fonctionnaire doit être considéré comme étant de service pendant le temps nécessaire à l'examen.

38.13  Lorsqu'un fonctionnaire doit subir un examen médical autorisé en vertu de la présente directive et qu'il est impossible de procéder à un tel examen durant les heures normales de travail, l'administrateur général peut accorder au fonctionnaire une compensation en temps supplémentaire, comme le stipule la convention collective pertinente, pour la durée de l'examen.

38.14  Les frais assumés par le fonctionnaire conformément aux articles 38.01, 38.02, 38.06, 38.07, 38.09, 38.10 et 38.11 ne doivent pas être imputés à son régime d'assurance-maladie et d'assurance-hospitalisation.

38.15  Aux fins de la présente directive, les missions énumérées dans l'appendice ci-jointe et indiquées dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international sont classées comme insalubres sur le conseil de Santé Canada.

Instructions

1. Est insalubre une mission où le personnel est exposé à des maladies qu'il peut contracter, mais qu'il ne contracterait pas ou probablement pas au Canada.

2. Divers facteurs peuvent, seuls ou combinés, déterminer si une mission est insalubre selon la définition ci-dessus : par exemple, les maladies sévissant dans une région, le climat, l'altitude, ainsi que les conditions de vie et de travail des fonctionnaires venant du Canada et des personnes à leur charge.

3. Les notions de santé et de maladie englobent la santé et les maladies mentales.

Appendice - Liste des missions insalubres

Abidjan, Côte-d'Ivoire
Accra, Ghâna
Addis-Abéba, Éthiopie
Alger, Algérie
Amman, Jordanie
Anguilla
Ankara, Turquie
Antigua
Arusha, Tanzanie
Bagdad, Irak
Bamako, Mali
Bande de Gaza, Israël
Bangkok, Thaïlande
Beijing, République populaire de Chine
Belgrade, Serbie
Belize (Cité), Belize
Beyrouth, Liban
Birendranagar, Nepal
Bogota, Colombie
Bolgatanga, Ghâna
Brasilia, Brésil
Bridgetown, Barbades
Bucarest, Roumanie
Budapest, Hongrie
Bujumbura, Burundi
Caracas, Venezuela
Chandaghar, Indes
Chonquing, Chine
Colombo, Sri Lanka
Conakry, Guinée 
Dakar, Sénégal
Damas, Syrie
Dar-es-Salaam, Tanzanie
Dhaka, Bangladesh
Diyarbakir, Turquie
Dominique
Gaborone, Botswana
Georgetown, Guyane
Grenade
Guatemala (Cité), Guatemala
Harare, Zimbabwe
Hauteurs du Golan, Israël
Hong Kong
Hyderabad, Inde
Iles de Turks et Caïques
Iles Vierges (Britanniques)
Islamabad, Pakistan
Jakarta, Indonésie
Jérusalem, Israël
Kandy, Sri Lanka
Katmandou, Népal
Khartoum, Soudan
Kigali, Rwanda
Kingston, Jamaïque
Kinshasa, Zaïre
Koweït
Kuala Lumpur, Malaisie
Kupang, Indonésie
La Havane, Cuba
La Paz, Bolivia
Lagos, Nigéria
Le Caire, Égypte
Libreville, Gabon
Lima, Pérou
Luanda, Angola
Lusaka, Zambie
Managua, Nicaragua
Manille, Philippines
Maseru, Lesotho
Mbabane, Souaziland
Mexico (Cité), Mexique
Montserrat
Moscou, Russie
Mumbai, Indes
Nahariya, Israël
Nairobi, Kenya
Niamey, Niger
Nouvelle-Delhi, Inde
Ouagadougou, Burkina-Faso
Port-au-Prince, Haïti
Port-of-Spain, Trinité-et-Tobago
Prague, Répulique Tchéque
Pucallpa, Pérou
Puno, Pérou
Quetta, Pakistan
Quito, Équateur
Rabat, Maroc
Rangoon, Burma 
Riyad, Arabie Saoudite
San José, Costa Rica
San Salvador, El Salvador
Santiago, Chili
Sao Paulo, Brésil
Séoul, Corée
Shanghai, République populaire de Chine
Singapour
St. Kitts et Nevis
St. Vincent et les Grenadines
Taipei, Taiwan
Ste-Lucie
Tarapoto, Pérou
Tegucigalpa, Honduras
Tehran, Iran
Tel-Aviv, Israël
Thies, Sénégal
Tibériade, Israël
Tunis, Tunisie
Varsovie, Pologne
Vila, Vanuatu
Wellington, Inde
Yaoundé, Cameroun

Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, les révisions apportées à la présente annexe ne constituent pas une modification des conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur. (révisé le 1er avril 2006)

DSE 39 - Frais de soins médicaux

Introduction

La présente directive prévoit le versement7 d'une aide financière aux fonctionnaires qui doivent assumer à l'extérieur du Canada des frais de soins médicaux supérieurs au plafond fixé par le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP), sous réserve de certaines conditions énoncées dans la directive.

Directive 39

39.01 Aux fins de la présente directive, le terme personne à charge s'entend de toute personne à charge ou de tout élève ou étudiant à charge au sens des articles 2.01j) ou 2.01k) de la Directive 2, respectivement, et qui

a) habite avec le fonctionnaire à la mission, ou qui

b) est inscrit à plein temps dans un établissement d'enseignement situé hors du Canada.

Instruction

Il est essentiel que les fonctionnaires conservent la garantie familiale totale en vertu du RSSFP à l'égard des étudiants à charge, résidant habituellement au Canada, qui effectuent des séjours de plus de 40 jours à la fois à la mission.

39.02 Sous réserve des dispositions de l'article 39.05, lorsque des frais reliés aux soins médicaux, aux médicaments ou aux soins dentaires ont été engagés pour le fonctionnaire et (ou) une personne à sa charge et que ces frais dépassent le plafond fixé par le Régime de soins de santé de la fonction publique ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP), l'administrateur général peut autoriser le remboursement du montant excédentaire, pourvu :

a) que le fonctionnaire paie la franchise prévue par le Régime de soins de santé de la fonction publique ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou la partie qui aurait été applicable pour l'assurance en vertu de ces régimes, et

b) que le fonctionnaire paie la coassurance applicable en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou le montant de la coassurance qui s'appliquerait en vertu de ces régimes; et

c) que lesdits frais aient été engagés après consultation d'un praticien ou d'un dentiste reconnu par Santé Canada;

d) que le fonctionnaire présente une demande de règlement en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique dans les délais prévus par ce régime (habituellement 12 mois), sauf;

e) lorsque la demande est refusée en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique parce qu'elle se rapporte à un traitement pour lequel une demande de règlement a déjà été présentée, et que le délai de carence prévu pour présenter une autre demande n'est pas expiré, l'administrateur général peut autoriser le remboursement de tout montant recommandé par l'administrateur du régime qui, autrement, aurait été remboursable en vertu du RSDFP au titre d'une première demande ainsi que des frais de soins dentaires excédentaires déterminés par l'administrateur du régime et payables en vertu de la présente directive. La présente disposition a pour but de compenser les coûts supplémentaires qu'ont entraînés la mauvaise qualité du premier traitement ou l'incompétence du professionnel, lorsque le fonctionnaire ne se trouve plus à l'endroit où il a reçu le premier traitement ou, selon la Mission, s'il ne peut obtenir réparation du professionnel initial.

Instruction

Lorsqu'une avance a été autorisée en vertu de la DSE 42 - Avance pour frais médicaux et(ou) frais dentaires, et qu'une demande de règlement est rejetée en vertu du Régime parce qu'elle a été présentée en retard, le fonctionnaire devra rembourser l'avance au complet, laquelle doit être recouvrée en vertu des dispositions applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques.

39.03 Le montant payable conformément à l'article 39.02 ne doit pas dépasser le montant excédant celui que le fonctionnaire a le droit de recevoir à titre de participant à tout autre régime d'assurance-maladie.

Instruction

L'article 39.03 s'applique aux situations où le fonctionnaire assume des frais de soins médicaux à l'extérieur du Canada tout en étant encore protégé par un régime d'assurance-maladie provincial après son départ du Canada.

39.04 Les soins médicaux dont il est question dans la présente directive peuvent inclure des soins paramédicaux et des services de spécialistes en médecine ou en dentisterie, pourvu que ceux-ci aient été recommandés suite à une consultation auprès d'un praticien ou d'un dentiste reconnu par Santé Canada.

Instructions

1. Chaque Mission dresse une liste des praticiens ou des dentistes locaux qualifiés que le personnel de la mission peut consulter. Cette liste devrait comprendre des spécialistes en médecine interne, des obstétriciens, des pédiatres et des omnipraticiens ainsi que des dentistes et des spécialistes en soins dentaires.

2. Lorsque les frais de soins médicaux, d'hospitalisation, de médicaments ou de soins dentaires sont trop élevés et que l'on peut reporter le traitement, le fonctionnaire devrait envisager la possibilité d'obtenir le traitement ailleurs. Dans ce cas, le fonctionnaire communiquera avec son administrateur général qui déterminera l'avantage économique de cette mesure, compte tenu notamment des frais de déplacement pour soins médicaux et des frais connexes énoncés dans la DSE 41 - Déplacement pour soins médicaux. Par la suite, l'administrateur général peut autoriser la personne à se faire traiter ailleurs qu'à la mission.

3. Les fonctionnaires doivent produire des comptes acquittés montrant la différence entre les frais effectivement engagés et ceux autorisés par le RSSFP, le RSDFP, ou leur propre régime d'assurance-maladie ou d'assurance-hospitalisation.

4. Le fonctionnaire qui réclame le remboursement de frais de soins médicaux qui dépassent le plafond prévu par le RSSFP doit inclure l'état détaillé fourni par l'administrateur du régime. Il importe de noter qu'aucun remboursement ne peut être demandé à l'égard des frais qui ne sont pas assurés en vertu du RSSFP ou qui dépassent les montants maximums prévus par ce régime car le fonctionnaire aurait eu à les assumer même au Canada.

5. Lorsque le remboursement de frais d'hospitalisation qui dépassent le plafond fixé est demandé et que le fonctionnaire est assuré pour un montant inférieur à la protection maximale, un rajustement sera effectué. Par exemple, si le fonctionnaire paie des frais additionnels de 100 $ par jour pour une chambre semi-privée et qu'il a choisi la protection de niveau I, laquelle prévoit un remboursement de 60 $ par jour au lieu de 150 $ par jour pour le niveau III, la différence entre la protection de niveau III et la protection de niveau I, c'est-à-dire 90 $, sera déduite du montant remboursé. Donc, le fonctionnaire touchera 100 $ moins 90 $ soit 10 $.

6. Les fonctionnaires peuvent demander le remboursement des frais de soins dentaires dans la mesure où cela les place sur un pied d'égalité avec les fonctionnaires de l'Ontario. Lorsque les frais admissibles en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique sont engagés à l'étranger et sont plus élevés qu'en Ontario, les fonctionnaires peuvent réclamer le remboursement de la partie des frais qu'ils sont tenus de payer à l'étranger et qu'ils n'auraient pas engagés en Ontario. En supposant par exemple que le fonctionnaire a déjà payé sa franchise annuelle et que le régime rembourse 50 p. 100 des frais admissibles, si les soins offerts coûtaient 400 $ en Ontario (dont 200 $ à la charge de l'adhérent), et que ces mêmes soins coûtaient 600 $ à l'étranger (dont 300 $ à la charge de l'adhérent), le fonctionnaire devrait donc débourser 100 $ de plus qu'en Ontario. Il pourrait alors demander le remboursement de ces 100 $ en vertu de la présente directive. Une telle mesure placerait les fonctionnaires en poste à l'étranger sur le même pied que ceux en poste en Ontario.

7. Sauf comme le prévoit le Régime de soins de santé de la fonction publique, les frais de soins dentaires ne peuvent faire l'objet d'un remboursement aux termes de la présente directive que si le fonctionnaire et les personnes à sa charge admissibles étaient assurés en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou s'ils étaient admissibles.

8. Afin d'aider les fonctionnaires à présenter leurs demandes de règlement de frais dentaires en vertu de la présente directive, l'administrateur du régime fournira aux fonctionnaires qui résident à l'extérieur du Canada et qui présentent de telles demandes, les renseignements nécessaires sur les frais dentaires excédentaires en même temps que leur remboursement. Une copie du Détail du règlement de l'administrateur du régime indiquant les frais dentaires excédentaires devra être jointe à la demande de règlement que les fonctionnaires devront présenter à l'administration centrale de leur ministère de la même manière que pour une demande de remboursement de frais médicaux présentée en vertu de la présente directive.

9. L'article 39.02 e) concerne les cas où une demande de règlement a été refusée aux termes du Régime de soins dentaires de la fonction publique parce que le fonctionnaire demande le remboursement d'un traitement particulier qui a déjà été remboursé aux termes du régime, dans des circonstances particulières, et que le délai de carence prévu pour présenter une autre demande n'est pas expiré. Lorsque, de l'avis du fonctionnaire, le nouveau traitement a été nécessaire à cause de l'incompétence du professionnel ou de la mauvaise qualité du premier traitement reçu pendant qu'il était en poste à l'étranger, le fonctionnaire doit en appeler de la décision et demander que l'affaire soit renvoyée au Conseil de gestion en faisant valoir la mauvaise qualité du traitement. Bien que le remboursement ne puisse être autorisé en vertu du Régime de soins dentaires de la fonction publique, l'administrateur du régime pourra faire enquête et déterminer s'il y a lieu de recommander le remboursement aux termes de la présente directive.

10. Lorsque des frais de chirurgie buccale n'ont pas été payés en entier par le Régime de soins dentaires de la fonction publique, la demande de règlement devra être présentée au Régime de soins de santé de la fonction publique en même temps que des copies de la demande originale présentée au Régime de soins dentaires et du Détail du règlement de l'administrateur du régime. Si à la suite de ce règlement, il reste encore un solde impayé, le fonctionnaire devra présenter une demande en vertu de cette directive, ainsi qu'une copie du Détail du règlement des administrateurs des régimes.

39.05 Lorsque des frais de soins médicaux sont engagés à l'égard d'une personne à charge en raison :

a) d'une maladie attribuable aux conditions dans un lieu où ce fonctionnaire ou la personne à sa charge ont demeuré ou demeurent encore, maladie d'un type dont l'incidence est plus marquée qu'au Canada, ou

b) d'une blessure résultant d'un événement survenu à l'endroit où ce fonctionnaire ou la personne à sa charge ont demeuré ou demeurent encore et qui n'aurait pas été subie normalement au Canada, ou qui crée une situation qui ne se serait normalement pas produite au Canada,

l'administrateur général prévoiera le paiement, lors du calcul du remboursement en vertu de l'article 39.02, de :

c) la franchise découlant de la différence entre la protection d'une personne seule et la protection familiale prévue par le Régime de soins de santé de la fonction publique ou par le Régime de soins dentaires de la fonction publique, selon le cas; et

d) du montant réel de la coassurance que le fonctionnaire doit assumer en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires de la fonction publique.

Instruction

L'article 39.05 ne s'applique pas aux fonctionnaires mêmes puisque ceux-ci sont visés par la Loi sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État.

39.06 Au moment d'examiner les demandes de remboursement présentées en vertu de l'article 39.05, l'administrateur général doit demander l'avis de Santé Canada et tenir compte de cet avis afin de confirmer que la maladie ou la blessure est attribuable aux conditions existant à la mission.

39.07 Lorsque l'assurance-soins médicaux, hospitaliers ou dentaires du fonctionnaire contractée en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique est épuisée par suite de frais entraînés par une maladie ou une blessure du genre dont il est question à l'article 39.05, l'administrateur général doit autoriser le paiement des montants qui auraient été payés en vertu de ces régimes en attendant le rétablissement de la protection normale du fonctionnaire.

DSE 40 - Régime provincial d'assurance-santé - personnes à charge résidant au Canada

Introduction

La présente directive a pour but de fournir une aide financière aux fonctionnaires qui engagent des frais au titre des primes payables à un régime provincial d'assurance-santé pour le compte d'une ou de plusieurs personnes à charge et que ces frais excèdent le montant des primes au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique qui auraient par ailleurs été payables si la ou les personnes à charge avaient accompagné le fonctionnaire à la mission.

Directive 40

40.01 Lorsque le fonctionnaire est tenu de payer des primes à un régime provincial d'assurance-santé au nom d'une ou de plusieurs personnes à charge qui habitent au Canada, et que ces primes sont supérieures au montant des primes de la couverture familiale du Régime de soins de santé de la fonction publique que le fonctionnaire aurait par ailleurs été obligé de payer si les personnes à charge l'avaient accompagné à la mission, le fonctionnaire peut réclamer une indemnité au titre de l'excédent, sur présentation des reçus nécessaires, à l'égard des personnes à charge résidant au Canada

a) pour lesquelles il reçoit une indemnité de séparation de la famille en vertu des dispositions de la DSE 16.09, ou une aide pour séparation de l'époux ou conjoint de fait en vertu des dispositions de la DSE 17.04 ou 17.05, ou

b) pour lesquelles il reçoit des indemnités scolaires ou une indemnité de logement, voire les deux, en vertu des dispositions de la DSE 34 - Indemnités scolaires, si ces personnes à charge fréquentent une école primaire ou secondaire ou un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, ou

c) âgées de moins de 21 ans qui reçoivent des soins ou font un stage de rééducation dans un établissement au Canada en raison d'une déficience mentale ou physique,

toutefois, dans les cas où un époux ou un conjoint de fait choisit de demeurer au Canada pour des raisons personnelles autres que celles ouvrant droit au versement de l'indemnité de séparation de la famille ou de l'aide pour séparation de l'époux ou conjoint de fait et qu'il est assuré avec les autres personnes à charge, le coût d'une couverture individuelle est attribué à l'époux ou conjoint de fait et seul le solde de la prime payée dans les faits donne droit à un remboursement.

Instructions

Le fonctionnaire peut demander le paiement d'une indemnité correspondant à l'excédent de la prime, en vertu de l'article 40.01, au titre des frais engagés 1^er octobre 1997 ou après.

Sur réception de l'indemnité, le fonctionnaire doit certifier que le montant sera utilisé aux fins prévues et que toute modification des coûts sera signalée à la direction de la mission. Le montant de l'indemnité pourra alors être révisé en conséquence.

Les fonctionnaires doivent soumettre tous les documents exigés par l'employeur pour prouver que l'indemnité a été utilisée aux fins prévues.

DSE 41 - Déplacement pour soins médicaux

Introduction

Dans certaines localités à l'étranger, les soins médicaux, les installations et les possibilités de traitement ou de recours aux spécialistes ne répondent pas aux normes canadiennes. De plus, le coût des traitements est trop élevé dans plusieurs localités où les installations ou les soins seraient convenables. La présente directive a pour but de permettre au fonctionnaire et aux personnes à sa charge d'avoir accès, au besoin, à des installations et à des services médicaux convenables, et ce, à un coût rentable tel que défini par l'administrateur général.

Étant donné que l'aide accordée au titre des voyages a été remplacée par des indemnités non justifiables en 1997, les procédures administratives ont été modifiées en profondeur. Les indemnités prévues dans la présente partie de la DSE 41.04b) sont assujetties aux procédures de versement et de vérification énoncées dans la DSE 70. Les fonds fournis en vertu des autres dispositions de la DSE 41 doivent être justifiés en totalité.

Directive 41

41.01 Dans la présente directive, l'expression personne à charge s'entend de toute personne à charge ou de tout élève ou étudiant à charge, selon la définition que donnent de ces termes les DSE 2.01j) et 2.01k), respectivement, et qui

a) réside avec le fonctionnaire à la mission, ou qui

b) fréquente à plein temps un établissement d'enseignement situé hors du Canada.

41.02 Les installations ou les services de santé dont il est question dans la présente directive peuvent inclure les soins dentaires, uniquement pour les missions énumérées à l'appendice de la DSE 9 - Examens médicaux et dentaires et figurant dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et les soins paramédicaux raisonnables.

41.03

a) Lorsque l'administrateur général s'est assuré qu'il est impossible de trouver sur place les installations ou les services de santé convenables qui sont nécessaires, ou que le coût du traitement dépasse les frais de déplacement, le coût du traitement et des frais de subsistance à la plus proche localité acceptable, ou à toute autre localité acceptable, ou encore au Canada, il peut autoriser :

Instructions

1. L'administration général qui approuve le paiement des frais de déplacement et de subsistance pour les enfants à charge qui accompagnent l'un des parents à l'occasion d'un déplacement pour soins médicaux doit examiner le bien-fondé de chacun des cas en tenant compte de facteurs tels que l'âge desdits enfants et l'accessibilité et le coût des services de garde d'enfants à la mission.

2. Les montants prévus à l'article 41.03a)(v) sont rajustés de temps à autre suivant les montants autorisés par la Directive sur les voyages d'affaires; ces changements figurent dans les annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

3. Les pièces justificatives relatives aux frais engagés au titre des services de garde pour une personne à charge en vertu de la présente partie doivent indiquer le coût, les dates d'emploi ainsi que la raison sociale de la société ou le nom de la gardienne et leur numéro de téléphone, de même que le numéro d'assurance sociale de la gardienne (s'il y a lieu).

4. Les dispositions relatives aux services de garde pour personne à charge énoncées dans la présente directive s'appliquent également aux situations de garde partagée lorsque la personne à charge est considérée comme une personne à charge en vertu des dispositions de la DSE 2 - Interprétation. Suivant les modalités de l'accord de garde partagée, le fonctionnaire n'a généralement pas le droit à une indemnité pour la personne à charge lorsque l'autre parent réside dans la même localité que l'enfant ayant besoin de services de garde.

b) Pour l'application de la présente partie, frais de déplacement (travelling expenses) s'entend des dépenses engagées aux fins du transport aérien et local à destination et en provenance des aéroports aux points de départ et d'arrivée, et, avec l'autorisation préalable de l'administrateur général, les frais de logement, de repas et de transport local à destination et en provenance de l'aéroport pour une escale nécessaire lorsqu'il n'est pas possible d'établir un itinéraire permettant de se rendre à la destination approuvée sans escale.

c) Aux fins du présent article, frais de subsistance (living expenses) signifie :

d) à moins que l'administrateur général n'en convienne autrement, le congé de déplacement ne doit être accordé pendant les heures normales de travail que s'il est impossible au fonctionnaire de se déplacer avant ou après celles-ci.

Instructions

1. La nécessité pour la personne qui accompagne une personne en traitement, de demeurer auprès de celle-ci, est dictée par les circonstances. Par exemple, il est peut-être nécessaire ou souhaitable que le père ou la mère demeure avec un enfant en bas âge durant toute la période de traitement. Par contre, s'il n'est pas nécessaire que la personne qui accompagne la personne malade demeure avec elle, il est peut-être moins coûteux de permettre à la première de se rendre une seconde fois au centre de traitement à l'issue de la période de traitement que de payer ses frais de subsistance pendant tout ce temps.

2. L'administrateur général doit déterminer si les installations médicales sont convenables, en demandant l'avis d'un médecin attitré, d'un fonctionnaire de Santé Canada ou de tout autre médecin qualifié. Pour déterminer si un centre de traitement est convenable, il conviendra également de tenir compte des facteurs d'ordre culturel, social et politique.

Lignes directrices

1. Les appels téléphoniques devront être appuyés de reçus ou d'une déclaration statutaire attestant que ces frais ont été assumés. S'il n'est pas possible d'effectuer des appels par voie automatique, l'administrateur général fixera une limite appropriée à l'égard de ces frais.

2. Le fonctionnaire pourra réclamer le remboursement de plus d'un appel téléphonique par semaine à condition que le coût total des appels effectués pendant la période du déplacement pour soins médicaux ne dépasse pas le coût d'un appel téléphonique de dix minutes par semaine.

41.04 Pour un accouchement, lorsque le paiement des frais réels et raisonnables de déplacement est autorisé en vertu de l'article 41.03 pour le fonctionnairee et(ou) une personne à sa charge qui se rend dans le centre convenable le plus proche ou, lorsque l'administrateur général juge que cela est plus économique et que le fonctionnaire en fait la demande, au Canada ou dans tout autre centre convenable où l'accouchement pourrait avoir lieu, l'administrateur général peut également approuver :

a) le paiement des frais réels et raisonnables de subsistance avant et après l'accouchement, lorsque :

b) le paiement des frais de déplacement et de subsistance de l'époux ou du conjoint de fait pour une période maximale de cinq jours, conformément à l'article 41.03, afin de lui permettre d'assister à la naissance de son enfant.

Instructions

1. Bien que la norme applicable aux déplacements en avion soit celle du voyage en classe économique (ce qui comprend les vols APEX, vols nolisés et autres vols à tarif réduit), il peut y avoir des situations qui, de l'avis de l'administrateur général, justifient l'application d'une norme plus élevée pour les déplacements, auquel cas le tarif aérien le plus économique, compte tenu de la circonstance particulière et(ou) de l'itinéraire établi, sera autorisé. En particulier, lorsqu'un déplacement pour soins médicaux peut être prévu et que les arrangements liés au déplacement peuvent être pris à l'avance, une place à tarif réduit sera réservée lorsque des rabais sont offerts. On peut réaliser des économies importantes en réservant le plus longtemps possible à l'avance. Quand il n'y a pas urgence, il incombe au fonctionnaire de ne pas ménager ses efforts pour prendre ses rendez-vous médicaux ou de traitement de façon à de profiter des éventuels rabais ou tarifs réduits accordés aux réservations préalables.

2. Les congés additionnels que peut prendre le fonctionnaire pour effectuer un déplacement en vertu de l'article 41.04b) devront être demandés en vertu de la DSE 48 - Autre congé, et non en vertu de la présente directive.

3. Les dispositions relatives au versement et à la vérification des indemnités de déplacement en vertu de la DSE 41.04b) sont énoncées dans la DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités.

41.05 Lorsqu'un déplacement pour soins médicaux est autorisé en vertu de la présente directive, un certificat médical du médecin traitant, conforme aux normes de Santé Canada, doit être envoyé au

Médecin fonctionnaire responsable
Programme de santé au travail et de sécurité du public
Santé environnementale et sécurité des consommateurs (3712M)
Santé Canada
171, rue Slater
Ottawa (ON) K1A 0K9

DSE 42 - Avance pour frais médicaux et(ou) pour frais dentaires

Introduction

Dans les localités hors du Canada, il peut arriver que les médecins, dentistes et les hôpitaux ne soient pas disposés à attendre que le remboursement des services par les régimes d'assurance-maladie, d'assurance-soins dentaires ou d'assurance-hospitalisation. En conséquence, si un fonctionnaire peut prouver qu'il satisfait aux conditions d'admissibilité à un régime de soins médicaux ou dentaires, ou à un remboursement en vertu soit du Régime de soins de santé de la fonction publique, soit du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou conformément aux Directives sur le service extérieur, l'employeur lui consentira une avance pour lui permettre de payer ces frais.

L'objet de la présente directive est d'accorder une aide financière pour des dépenses plus importantes, plutôt que pour des frais médicaux et dentaires courants.

Directive 42

42.01 Lorsqu'un fonctionnaire a engagé des frais pour des soins médicaux et(ou) dentaires et qu'il a droit au remboursement de ces frais en vertu soit du Régime de soins de santé de la fonction publique, soit du Régime de soins dentaires de la fonction publique, ou conformément aux Directives sur le service extérieur, l'administrateur général peut autoriser une avance jusqu'à concurrence de ces frais. Ces avances seront autorisées seulement :

a) lorsque l'avance n'est pas inférieure à 200 $; et

b) lorsque, sous réserve des articles 42.03 et 42.04, le fonctionnaire s'engage à rembourser l'avance dans les six mois; et

c) lorsque le fonctionnaire soumet une estimation des frais du médecin, du dentiste ou de l'hôpital représentant 90 % de l'avance demandée, quand le montant de l'avance dépasse 500 $; et

d) à condition que le fonctionnaire s'engage par écrit grâce à la formule d'avance pour frais médicaux et(ou) dentaires, à endosser et à remettre au Receveur général du Canada tout chèque émis par les assureurs, ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement des frais médicaux ou dentaires pour lesquels l'avance a été autorisée; et

e) Lorsque l'avance vise des frais dentaires pour des personnes à charge non assurées par le Régime de soins dentaire de la fonction publique (RSDFP), le fonctionnaire peut devoir présenter une preuve d'assurance.

Instructions

1. Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu de l'article 42.01 figurent à l'appendice de la DSE 10 - Prêt d'affectation.

2. Afin de protéger les fonctionnaires des fluctuations du taux de change, les avances peuvent être calculées et remboursées en dollars canadiens ou dans une autre monnaie, selon le cas, pour toutes les fins suivantes : (revisé le 1^er avril 2004)

a) l'estimation des coûts établie par le fournisseur de soins de santé et fournie par le fonctionnaire à l'appui de la demande d'avance pour frais médicaux/dentaires; (revisé le 1^er avril 2004)

b) le paiement des services pour lesquels l'avance a été approuvée; (revisé le 1^er avril 2004)

c) le remboursement de la réclamation d'assurance du fonctionnaire. (revisé le 1^er avril 2004)

3. L'administrateur général a délégué au chef de mission le pouvoir d'approuver et de surveiller toutes les avances pour frais médicaux/dentaires consenties aux fonctionnaires à la mission (aux missions) dont il a la responsabilité. C'est au chef de mission qu'il appartient de confirmer la légalité et la pertinence de la monnaie dans laquelle l'avance est demandée, si c'est autrement qu'en dollars canadiens. Dans le cas d'une avance consentie au chef de mission, on doit obtenir l'autorisation de la Division de la politique et de l'administration des DSE, MAECI. (revisé le 1^er avril 2004)

3. L'administrateur général a délégué au chef de mission le pouvoir d'approuver et de surveiller toutes les avances pour frais médicaux/dentaires consenties aux fonctionnaires à la mission dont il est responsable. Dans le cas d'une avance consentie au chef de mission, on doit obtenir l'autorisation de la Division de la politique et de l'administration des DSE, MAECI.

42.02 Sauf dans les cas prévus à l'article 42.04, lorsque, pour une raison quelconque, tout chèque émis par un administrateur du régime ou par l'employeur en vertu des dispositions d'une autre directive sur le service extérieur, en remboursement de frais médicaux ou dentaires pour lesquels une avance a été autorisée, n'est pas endossé et remis au Receveur général du Canada par un fonctionnaire, cette avance doit être remboursée sur réception d'un tel règlement.

42.03 Sauf dans les cas prévus à l'article 42.04 :

a) lorsqu'un fonctionnaire qui a reçu le règlement d'un administrateur du Régime ou de l'employeur néglige de rembourser tout solde impayé de l'avance dans un délai de 60 jours à compter de la ou des date(s) où le ou les chèques(s) de règlement ont été émis par un administrateur du Régime ou par l'employeur, ce solde impayé de l'avance est susceptible de recouvrement en vertu des dispositions pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques;

b) lorsqu'une avance a été autorisée en vertu de la présente directive, le fonctionnaire doit s'assurer qu'il présente une demande de règlement en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique ou du Régime de soins dentaires le plus tôt possible, nonobstant les délais que les régimes ont en place pour l'acceptation des demandes de règlement; si une demande est rejetée par le Régime parce qu'elle a été présentée en retard, le fonctionnaire ne pourra présenter de demande en vertu de la Directive 39 de ces directives et il devra rembourser au complet l'avance, qui sera recouvrée en vertu des dispositions applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Lignes directrices

1. Actuellement, aux termes du RSSFP, les fonctionnaires doivent présenter leurs demandes de remboursement à l'administrateur du Régime (actuellement World Access) au plus tard six mois après la fin de l'année civile au cours de laquelle les frais ont été engagés.

2. Dans le cas du RSDFP, les demandes de remboursement doivent être présentées à l'administrateur du Régime (actuellement Great-West Life) dans les 15 mois suivant la date à laquelle les services ont été fournis.

42.04 Le délai de remboursement peut être prolongé lorsque l'administrateur général est convaincu que des circonstances exceptionnelles qui sont raisonnablement indépendantes de la volonté du fonctionnaire empêchent ce dernier de rembourser dans le délai prescrit l'avance qui lui a été consentie en vertu de l'article 42.01.

Lignes directrices

1. Aucun fonctionnaire ne sera admissible à une avance à l'égard des frais médicaux engagés à la suite de sa réinstallation au Canada si l'hôpital, le médecin ou tout autre service de santé est disposé à attendre le règlement du compte par le régime d'assurance-maladie provincial ou autre du fonctionnaire.

2. La période au cours de laquelle un fonctionnaire peut recevoir une avance à l'égard des frais médicaux engagés à la suite de sa réinstallation au Canada se termine à la date où le numéro du régime provincial d'assurance-maladie du fonctionnaire est remis en vigueur.

3. Une avance pour frais médicaux ne devrait pas être nécessaire lorsque le fonctionnaire revient au Canada durant une affectation pour y recevoir des soins de santé ou médicaux, puisque les établissements de santé peuvent facturer leurs frais directement à l'administrateur des demandes de remboursement. Pour prendre les arrangements nécessaires, le fonctionnaire doit communiquer avec World Access au 1-800-363-1835. Si l'on peut démontrer que les fournisseurs de soins de santé n'accepteront pas de facturer les frais directement à l'administrateur du RSSFP, une avance appropriée sera consentie.

4. L'Ontario et certaines autres provinces permettent le rétablissement immédiat du régime d'assurance-maladie provincial dans le cas des fonctionnaires du service extérieur qui reviennent au Canada.

Formules

CT 330-18 - Avance pour frais médicaux et(ou) dentaires

CT 330-19 - Demande de prolongation du délai de remboursement d'une avance pour frais médicaux et(ou) dentaires