Partie X - Dispositions administratives

DSE 69 - Calcul des indemnités

Introduction

La présente directive expose la façon générale de calculer les indemnités, mais une directive particulière peut prescrire une façon spéciale qui aurait préséance.

Directive 69

69.01 La présente directive est remplacée par toute directive qui expose des conditions de paiement ou un mode de calcul précis.

69.02 Sous réserve de l'article 69.03, lorsqu'un fonctionnaire devient admissible, en vertu des présentes directives, à un nouveau taux d'indemnité ou de paiement par suite d'un changement de classification ou de rémunération, il y devient admissible à la date d'entrée en vigueur du changement.

Instruction

La date d'entrée en vigueur du changement (effective date of the change) mentionnée à l'article 69.02 est celle à laquelle entre en vigueur le changement de classification ou de rémunération précisé dans la convention collective, la décision arbitrale ou une autre autorisation.

69.03

a) Si un rajustement de salaire avec effet rétroactif est autorisé à l'égard des fonctionnaires qui sont visés par les présentes directives à la suite de la signature d'une convention collective ou d'une mesure unilatérale de l'employeur, la date à laquelle le fonctionnaire deviendra admissible au nouveau taux de l'indemnité ou à laquelle il pourra se prévaloir des dispositions des présentes directives (à l'exception de la DSE 55 - Indemnité de subsistance de mission) sera celle que porte le document entérinant ce changement (c'est-à-dire la date à laquelle la convention collective est signée, la date de la décision arbitrale ou la date à laquelle le rajustement est approuvé dans le cas des fonctionnaires exclus).

b) Si un rajustement de salaire avec effet rétroactif est autorisé le ou après le 1^er octobre 1989 à l'égard des fonctionnaires visés par les présentes directives à la suite de la signature d'une convention collective ou d'une mesure unilatérale de l'employeur, la date à laquelle les fonctionnaires deviendront admissibles au nouveau taux d'Indemnité de subsistance de mission prévu par la DSE 55 sera la date d'effet du rajustement salarial, non la date du document qui l'entérine.

69.04 Lorsqu'un fonctionnaire a droit à une indemnité pour une période inférieure à un mois civil complet, ladite indemnité doit être calculée selon la formule suivante :

où :

T représente le taux d'indemnité annuel,

R représente le nombre de jours de rémunération par an, et

D représente le nombre total de jours pour lesquels le fonctionnaire a droit à l'indemnité dans le mois, y compris :

a) chaque jour de rémunération en service à la mission ou en congé payé autorisé; et

b) chaque jour reconnu par une autorité compétente comme jour férié général payé, sauf s'il se trouve dans une période de congé non payé ou s'il précède le premier jour de travail du fonctionnaire ou suit le dernier jour de travail.

69.05 Nonobstant les dispositions de la politique du Conseil du Trésor sur les grèves, les Directives sur le service extérieur, à l'exception de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur, et de la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission continueront de s'appliquer dans une situation de grève légale.

69.06 Sous réserve des dispositions de l'article 69.07, les Directives sur le service extérieur, à l'exception de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission, continueront de s'appliquer aux fonctionnaires qui sont en congé non autorisé ou en congé non payé pendant une affectation à l'extérieur du Canada.

69.07 Les fonctionnaires qui reçoivent une indemnité de congé de maternité ou de congé parental en vertu de leur convention collective ou de toute autre autorisation, qui sont assujettis aux Directives sur le service extérieur et qui sont autorisés à demeurer à la mission durant le congé de maternité ou le congé parental reçoivent une indemnité de subsistance de mission (DES 55), une indemnité incitative de service extérieur (DSE 56) et une indemnité différentielle de mission (DSE 58) suivant les indications ci-dessous :

a) Un fonctionnaire a droit à 93 % de l'indemnité de subsistance de mission (DSE 55), des indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et de l'indemnité différentielle de mission (DSE 58) pour la même période que celle pour laquelle l'indemnité de congé de maternité ou de congé parental est autorisée, afin que les indemnités versées en vertu des Directives sur le service extérieur soient en harmonie avec les dispositions applicables aux indemnités de congé de maternité et de congé parental.

b) Lorsqu'un fonctionnaire en mission reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant moins de 12 semaines, l'indemnité de subsistance de mission (DSE 55), les indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et l'indemnité différentielle de mission (DSE 58), moins les frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 - Logement, lui sont versées en entier lors de son retour au travail.

c) Lorsqu'un fonctionnaire en mission reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant 12 semaines ou plus, 50 % de l'indemnité de subsistance de mission (DSE 55), des indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et de l'indemnité différentielle de mission (DSE 58), moins 50 % des frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 - Logement, lui sont versés avant le début du congé de maternité ou du congé parental, et le solde impayé, incluant les rajustements nécessaires, lui est versé lors de son retour au travail.

d) L'indemnité de subsistance de mission (DSE 55), les indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et l'indemnité différentielle de mission (DSE 58) seront rajustées conformément aux dispositions particulières de ces directives afin de tenir compte :

e) Le fonctionnaire qui quitte temporairement une mission pour une période dépassant 25 jours de rémunération cessera de toucher l'indemnité de subsistance de mission et l'indemnité différentielle de mission à partir du 26^e jour de rémunération où il est absent.

DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités

Introduction

Étant donné que l'aide accordée au titre des voyages a été remplacée par des indemnités non justifiables en 1997, les procédures administratives ont été modifiées en profondeur.

La présente directive fait état des exigences en matière de rapport prévues dans les Directives sur le service extérieur et précise les formalités et procédures administratives pour accorder et vérifier des indemnités de déplacement.

Directive 70

Exigences en matière de rapports

70.01 Aux fins de l'application de la présente directive, le terme « administrateur général » désigne l'administrateur général du ministère employeur, sauf si, en vertu d'une entente conclue avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international au sujet de l'application des Directives sur le service extérieur, les rapports doivent être présentés par ce ministère.

70.02 Le 1^er novembre de chaque année, l'administrateur général devra présenter au Groupe de travail interministériel A des rapports sur :

a) nombre total de fonctionnaires en poste dans une mission aux termes de tout ou partie des dispositions des DSE;

b) liste des fonctionnaires qui continuent de toucher une prime de service extérieur (DES 56) après sept années consécutives en poste à la même mission et raison pour laquelle ils continuent de recevoir cette prime;

c) désignation d'une personne à charge, conformément à la disposition 2.01j)(iii), avec les détails nécessaires,

d) cas où l'administrateur général a exercé son pouvoir discrétionnaire d'autoriser la poursuite du paiement de la prime de service extérieur pendant l'absence temporaire d'une personne à charge aux termes de la disposition 56.09b).

70.03 Les ministères et agences doivent aussi tenir un dossier de chaque cas d'aide spéciale pour absence temporaire de l'époux ou conjoint de fait (DSE 17) et soumettre ces dossiers chaque année au MAECI.

Instruction

Les rapports exigés en vertu de la présente directive doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Président, Groupe de travail A sur les Directives du Service extérieur
Groupe de la sécurité, de santé et services aux fonctionnaires
Direction de la politique des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5

Indemnités de déplacement - Versement et vérification

70.04 Nouvelles procédures administratives

La conversion, opérée en 1997, de certains droits à des indemnités non soumises à une justification et de certains remboursements y afférents s'est traduite par d'importants changements dans les procédures administratives. Les procédures de comptabilité minutieuses exigeant une liste des dépenses exactes, reçus à l'appui, ne s'appliquent plus.

Toutefois, une des conditions du caractère non imposable des indemnités est qu'elles ne sont dépensées qu'aux fins spécifiquement déterminées par l'employeur.

C'est au fonctionnaire qu'il incombe de démontrer que les fonds ont été dépensés aux fins précises pour lesquelles ils ont été accordés.

70.05 Les procédures de versement et de vérification s'appliquent aux indemnités suivantes :

70.06 Versement des indemnités

a) Les indemnités seront versées le plus près possible de la date proposée du déplacement, compte tenu de la nécessité de réserver les billets à l'avance.

b) Le fonctionnaire doit présenter un plan de voyage signé faisant état du déplacement proposé et des dépenses anticipées dans les limites du montant de l'indemnité. Le cas échéant, le plan doit s'accompagner d'une demande de congé.

c) Il est entendu que le plan de voyage d'un fonctionnaire peut changer et qu'il faille annuler ou modifier le déplacement prévu. Des modifications peuvent être apportées au plan s'il y a lieu.

70.07 Utilisation des indemnités

a) Lorsqu'un crédit de déplacement visé à la DSE 45 est fait parallèlement à un déplacement pour réunion familiale ou événement familial malheureux, le déplacement visé par la DSE 45 doit être lié au but de l'autre voyage. Des exemples : un autre membre de la famille effectue un voyage à partir de la mission dans le cadre d'un déplacement pour événement familial malheureux, comme un enfant qui se rend aux funérailles d'un grand-parent; un voyage auxiliaire pour rendre visite à des parents; un autre membre de la famille, ou un ami intime, qui se joint à la famille dans le cadre d'une réunion familiale.

b) La banque de crédits prévue à la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et à la DSE 50 - Aide au déplacement de vacances sont des indemnités fixes qui doivent être entièrement consacrées au déplacement et aux frais de voyage, qu'il s'agisse d'un seul déplacement ou de plusieurs. Ces deux indemnités ne peuvent être combinées.

c) À la discrétion de l'administrateur général, les indemnités de déplacement prévues aux DSE 45 et DSE 50, lorsqu'il est prévu qu'elles servent à plus d'un voyage, peuvent être accordées par segments, afin de tenir compte des plans de voyage proposés. L'indemnité sera fonction du montant auquel le fonctionnaire avait droit au moment où l'indemnité a été accordée la première fois.

d) Les fonctionnaires sont tenus de consacrer aux frais de transports au moins 50 % de l'indemnité accordée en vertu de la DSE 50 et 70 % de l'indemnité accordée aux termes de la DSE 45.

e) On attend du fonctionnaire qu'il démontre qu'au moins 90 % de l'indemnité versée au titre de la DSE 45 ou de la DSE 50 ont été consacrés au voyage et aux dépenses de voyage, ce qui comprend le transport, l'hébergement, les repas et les faux frais de vacances, comme les excursions, les droits d'entrée, etc.

70.08 Vérification de l'utilisation des indemnités

a) Bien que les indemnités précisées à l'article 70.05 ne soient pas soumises à justification, le fonctionnaire est tenu, lorsque l'administrateur général lui en fait la demande, de prouver que l'indemnité a bel et bien été utilisée aux fins prévues.

b) Dans les délais précisés ci-dessous, le fonctionnaire doit remplir et produire le Formulaire d'attestation de voyage qui se trouve en appendice de la présente directive. Cette attestation, qui doit être signée ou envoyée par courrier électronique à partir du compte de courriel du fonctionnaire, formera la base de toute vérification ultérieure. En outre, l'administrateur général peut demander à la Mission de vérifier les détails.

c) Le fonctionnaire est tenu de conserver pendant sept ans une preuve du voyage pour justifier le but de l'indemnité. S'il ne peut démontrer que l'indemnité a été utilisée aux fins prévues, alors qu'on lui a demandé de le faire, celle-ci sera rajustée et réduite de la partie dont l'utilisation n'a pu être justifiée.

d) En temps normal, aucune autre indemnité de déplacement aux termes des Directives sur le service extérieur ne sera accordée tant que le fonctionnaire n'aura pas produit tout document requis ou demandé concernant une précédente indemnité de déplacement.

e) Sauf indication contraire dans la présente section, le fonctionnaire doit fournir la preuve du déplacement

f) Dans le cas d'un déplacement à des fins éducatives (DSE 35), un déplacement pour soins médicaux (DSE 41.04b)), un déplacement pour événement familial malheureux (DSE 54) ou pour réunion de famille (DSE 51), le fonctionnaire est tenu de produire la preuve du déplacement au plus tard 30 jours après la fin du voyage.

g) Quand les indemnités de déplacement prévues à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur ou à la DSE 50 - Aide au déplacement de vacance, lorsque l'indemnité est utilisée pour un seul déplacement, le fonctionnaire est tenu de produire une preuve du voyage dans les 30 jours suivant l'achèvement dudit déplacement.

h) Lorsque l'indemnité prévue à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service à l'extérieur ou la DSE 50 - Aide au déplacement de vacance est utilisée pour plus d'un déplacement, le fonctionnaire peut être tenu de produire une preuve de déplacement à la fin de chaque partie du voyage projeté.

Exemple 1 :

Une famille de quatre effectue un déplacement aux termes de la DSE 50, à partir d'Athènes. L'itinéraire est Londres, Hong Kong, Manille puis le retour. L'indemnité est de 10 000 $. Le plan de voyage du fonctionnaire montre que le déplacement durera 15 jours. Le fonctionnaire propose un montant d'environ 8 000 $ pour le déplacement.

À son retour, le fonctionnaire produit une attestation de l'utilisation de l'indemnité. Ultérieurement, lors du processus de vérification, l'administrateur général a demandé à la Mission de vérifier que la famille s'était bel et bien rendue à Manille, ce que le fonctionnaire a démontré en produisant son passeport estampillé et ses factures d'hôtel. Étant donné que le prix du billet d'avion était raisonnable et qu'un logement commercial a été utilisé pendant au moins une partie du voyage, on présume que la majeure partie, sinon la totalité, de l'indemnité a été dépensée aux fins prévues.

Exemple 2 :

La même famille propose le même plan de voyage. À son retour, le fonctionnaire indique, sur le Formulaire d'attestation de voyage, que la famille s'est rendue à Rome. Lorsque la Mission le lui a demandé, le fonctionnaire n'a pas été en mesure de produire de billets d'avion, mais il a montré des cartes d'embarquement. On sait que le prix d'une excursion à Rome ne dépasserait pas 800 $ par personne, pour un total de 3 200 $. Le fonctionnaire n'a aucune preuve d'utilisation d'un logement commercial, aucun contrat de location de voiture ni aucun bordereau ou document de transport. Comme la famille a été en déplacement pendant plusieurs jours, on peut présumer que certains repas ont été pris dans des établissements commerciaux, mais le fonctionnaire n'a pas démontré que l'indemnité avait été dépensée aux fins prévues.

Le fonctionnaire aura alors le choix soit de retourner la partie non justifiée de l'indemnité ou de modifier le plan afin d'utiliser l'indemnité dans le cadre d'un déplacement futur, normalement avant la fin de la période de douze mois à partir de la date où l'indemnité a été accordée.