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Partie III - Frais et congé

Frais de transport et de voyage

3.1 Recours non facultatif à un traitement médical ou dentaire

3.1.1 Les fonctionnaires qui obtiennent un congé non payé pour les raisons suivantes ont droit aux prestations mentionnées au présent article : maladie, accident de travail ou congé de maternité/parental.

3.1.2 Sous réserve du présent article, lorsque les fonctionnaires ou les personnes à leur charge subissent un traitement médical ou dentaire dans la localité canadienne la plus proche où un traitement approprié peut être obtenu, de l'avis du dentiste ou du médecin, et qu'ils convainquent leur administrateur général, au moyen d'un certificat délivré par le dentiste ou le médecin, que le traitement :

  1. n'était pas facultatif,
  2. n'était pas offert à leur lieu d'affectation, et
  3. s'imposait de toute urgence,

l'administrateur général autorise le remboursement des frais de voyage et de transport engagés à l'égard de ce traitement.

Notas :

  1. Le taux inférieur par kilomètre s'applique, sauf lorsqu'il n'y a pas de service de transport aérien entre le lieu d'affectation et la localité canadienne la plus proche où un traitement médical ou dentaire approprié peut être obtenu.
  2. Lorsqu'il n'y a pas de service de transport en commun entre le lieu d'affectation et le service de transport aérien, le fonctionnaire a droit au taux de kilomètre prévu pour les voyages en service commandé pour se rendre du lieu d'affectation au point de service de transport en commun le plus proche du point de service de transport aérien.
  3. Un médecin ou un dentiste traitant signifie un praticien qualifié qui a traité le patient au poste isolé. Le patient inclus le fonctionnaire ou les personnes à charge du fonctionnaire.
  4. Il se peut qu'un patient doive attendre plusieurs semaines, ou même plus, avant de recevoir un traitement. Le présent article vise les situations où les installations ou les médecins au centre de traitement n'étaient pas disponibles promptement et ont donc causé des délais.
  5. Les fonctionnaires en déplacement médical  ou dentaire non facultatif peuvent choisir un logement particulier non commercial.

3.1.3 Les frais mentionnés dans le présent article ne seront pas remboursés dans le cas de traitements orthodontiques de nature esthétique ou cosmétique, mais ils sont remboursables si le dentiste atteste que le patient est un nouveau-né affecté de fissures aux lèvres ou au palais, une personne qui a les mâchoires cassées ou les dents gravement endommagées par suite d'un accident ou une personne souffrant d'une grave malocclusion entraînant une dysfonction masticatoire grave.

3.1.4 Les frais comprennent les dépenses de toute personne autre que celle qui subit le traitement, si l'administrateur général a la certitude :

  1. le médecin traitant a décidé qu'il est nécessaire d'accompagner la personne traitée au cours du voyage;
  2. qu'il n'est pas possible de trouver quelqu'un pour s'occuper des personnes à charge au poste isolé et que celles-ci doivent accompagner la personne qui subit le traitement; ou

Nota :

Les soins d'une personne à charge définis par la Directive sur les voyages s'appliquent uniquement aux dépenses qui sont engagées dans le cadre d'un voyage et elles s'ajoutent aux dépenses engagées par le fonctionnaire lorsqu'il ne voyage pas.

3.1.5 Lorsque les fonctionnaires reçoivent des prestations en vertu du présent article et que l'administrateur général a la certitude :

  1. que le traitement ou le transport a été prolongé d'une manière qui ne pouvait être évitée, ou
  2. que le médecin ou le dentiste traitant a attesté que la présence continue de la personne mentionnée au paragraphe 3.1.4 était nécessaire aux fins du traitement, ou
  3. que la présence des personnes à charge mentionnées au paragraphe 3.1.4 était justifiée, et
  4. que les repas et l'hébergement ne sont pas fournis gratuitement aux personnes mentionnées dans le présent article,

l'administrateur général autorise le remboursement auxdits fonctionnaires des frais de voyage et de transport qu'ils ont engagés à leur propre égard, à l'égard de leurs personnes à charge et à celui de toute personne qui les accompagnait. Les reçus sont exigés pour tous les frais (y compris les repas) sauf les faux frais. Toutes les demandes de remboursement doivent être présentées au plus tard 12 mois suivant la date du traitement.

Nota :

Pour les dispositions portant sur les voyages pendant un congé ou les retards de transport, veuillez lire les paragraphes 3.10.1, 3.10.3 et l'article 3.11.

3.2 Raisons familiales : voyage et frais

3.2.1 Le fonctionnaire qui obtient un congé payé parce que l'état de santé d'un membre de la famille immédiate est jugé critique par un médecin compétent et qui doit effectuer un voyage aller-retour entre le lieu d'affectation et une autre localité a droit au remboursement du moindre des montants suivants :

  1. un montant égal au prix du billet d'avion aller-retour à tarif réduit pour raisons « humanitaires » entre le lieu d'affectation et le point de départ si les transporteurs au lieu d'affectation offrent un tel tarif, ou
  2. un montant égal au prix du billet d'avion aller-retour à plein tarif en classe économique entre le lieu d'affectation et le point de départ si les transporteurs au lieu d'affectation n'offrent pas de tarif réduit pour raisons « humanitaires », ou
  3. les coûts réels de déplacement aller-retour entre le lieu d'affectation et la localité où se trouve le membre de la famille. Les reçus sont exigés pour tous les frais (y compris les repas) sauf les faux frais.

3.2.2 Le fonctionnaire doit se renseigner quant à l'existence de tarifs réduits pour raisons « humanitaires » et s'en prévaloir lorsque c'est possible.

3.2.3 Les indemnités prévues au présent article sont accordées:

  1. au fonctionnaire et à son époux ou conjoint de fait en cas de maladie grave de leur enfant biologique, enfant du conjoint, enfant adopté ou en tutelle; ou
  2. au fonctionnaire ou à son époux ou conjoint de fait en cas de maladie grave d'autres membres de la famille immédiate du fonctionnaire; ou
  3. une autre personne à charge qui prend la place de l'époux ou du conjoint de fait si l'époux ou le conjoint de fait n'accompagne pas le fonctionnaire ou le fonctionnaire n'accompagne pas l'époux ou le conjoint de fait.

Nota :

Pour les dispositions portant sur les voyages pendant un congé ou les retards de transport, veuillez lire les paragraphes 3.10.1, 3.10.3 et l'article 3.11.

3.3 Frais de voyage à l'occasion d'un décès

3.3.1 Le fonctionnaire qui obtient un congé payé en raison d'un décès dans la famille immédiate et qui, à cette fin, doit effectuer un voyage aller-retour entre le lieu d'affectation et une autre localité, a droit au remboursement du moindre des montants suivants :

  1. un montant égal au prix du billet d'avion aller-retour à tarif réduit pour raisons « humanitaires » entre le lieu d'affectation et le point de départ si les transporteurs au lieu d'affectation offrent un tel tarif, ou
  2. un montant égal au prix du billet d'avion aller-retour à plein tarif en classe économique entre le lieu d'affectation et le point de départ si les transporteurs au lieu d'affectation n'offrent pas de tarif réduit pour raisons « humanitaires », ou
  3. les coûts réels de déplacement aller-retour entre le lieu d'affectation et la localité où se trouve le membre de la famille. Les reçus sont exigés pour tous les frais (y compris les repas) sauf les faux frais.

3.3.2 Le fonctionnaire doit se renseigner quant à l'existence de tarifs réduits pour raisons « humanitaires » et s'en prévaloir lorsque c'est possible.

3.3.3 Les prestations accordées en vertu du présent article sont accordées:

  1. au fonctionnaire et à son époux ou conjoint de fait en cas de décès de leur enfant biologique, enfant du conjoint, enfant adopté ou en tutelle ; ou
  2. au fonctionnaire ou à son époux ou conjoint de fait en cas de décès d'autres membres de la famille immédiate du fonctionnaire; ou
  3. une autre personne à charge qui prend la place de l'époux ou du conjoint de fait si l'époux ou le conjoint de fait n'accompagne pas le fonctionnaire ou le fonctionnaire n'accompagne pas l'époux ou le conjoint de fait.

Notas :

  1. Pour les dispositions portant sur les voyages pendant un congé ou les retards de transport, veuillez lire les paragraphes 3.10.1, 3.10.3 et l'article 3.11. (Voir des exemples à l'Appendice O).
  2. Le remboursement des dépenses liées au déplacement en raison d'un congé pour des raisons familiales ou pour un décès, s'applique aux journées réelles de déplacement entre le lieu d'affectation du fonctionnaire et le point de départ ou la localité du membre de la famille et entre la localité du membre de la famille ou le point de départ du retour et le lieu d'affectation du fonctionnaire.

3.4 Aide au titre des voyages pour vacances (AVV)

3.4.1 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada publiera le montant de l'AVV pour chaque poste isolé, au printemps de chaque exercice, à une date convenue par le CPILE du CNM. En outre, dans le cas des postes isolés classés dans la catégorie 4 ou 5 aux fins de l'IE, un deuxième montant de l'AVV sera publié et payé à l'automne de chaque exercice, et ce, à une date convenue par le CPILE du CNM. Ces taux sont séparés et distincts et ne peuvent être combinés. Le SCT avisera les ministères de ces montants.

3.4.2 Les paiements au titre de l'aide au titre des voyages pour congé annuel sont limités à :

  1. une fois par année financière pour le fonctionnaire dont le lieu d'affectation a une classification d'IE de 1, 2 ou 3,
  2. deux fois par année financière pour le fonctionnaire dont le lieu d'affectation a une classification d'IE de 4 ou 5,
  3. une fois au cours de l'année financière pendant laquelle le fonctionnaire arrive, à partir du 1er octobre, à un lieu d'affectation ayant une classification d'IE de 4 ou 5, ou
  4. une fois au cours de l'année financière pendant laquelle l'affectation du fonctionnaire est censée prendre fin, au plus tard le 30 septembre, si le lieu d'affectation qu'il doit quitter a une classification d'IE de 4 ou 5.

3.4.3 Le nombre maximal de paiements d'AVV pouvant être versés au cours d'un exercice est de deux (2). L'AVV est établi selon un montant par personne et s'applique au fonctionnaire et aux personnes à sa charge qui ont plus de deux (2) ans.

3.4.4 Le fonctionnaire doit présenter par écrit une demande d'AVV.

3.4.5 Les fonctionnaires peuvent choisir de demander une AVV (indépendamment du niveau de classification lié à leur poste isolé) à l'égard de personnes qui seraient admissibles selon la définition de personne à charge, si ces derniers ne fréquentaient pas à temps plein un établissement d'enseignement postsecondaire en dehors du lieu d'affectation, pour faire un voyage, une fois par exercice, à partir du lieu d'affectation du fonctionnaire et y revenir.

3.4.6 Pour l'application de la directive concernant l'AVV, lorsqu'au moins une personne à la charge du fonctionnaire est elle aussi fonctionnaire et demeure avec lui à son logement, à son lieu d'affectation, l'un d'eux est considéré comme fonctionnaire et l'autre comme personne à charge dudit fonctionnaire.

3.5 Période d'admissibilité aux fins d'une AVV

3.5.1 Le fonctionnaire à qui l'on a remboursé les dépenses de réinstallation visées par la partie IV de la présente directive et qui déménage d'une localité non isolée à un poste isolé doit attendre trois mois à compter de la date de sa réinstallation au poste pour présenter une demande d'AVV.

3.5.2 Le fonctionnaire embauché sur place et nommé pour la première fois à un poste dans une localité isolée doit aussi attendre trois mois à compter de la date de sa nomination pour présenter une demande d'AVV.

3.5.3 Le fonctionnaire à qui l'on a remboursé les dépenses de réinstallation visées par la partie IV de la présente directive et qui déménage d'un poste isolé à un autre poste isolé n'est pas tenu d'attendre trois mois avant de présenter une demande.

Nota:

Les prestations versées en vertu de l'article 3.4 peuvent faire l'objet d'un recouvrement lorsqu'un fonctionnaire démissionne de la fonction publique durant l'exercice au cours duquel il a reçu ces prestations. L'article 3.6 fournit de plus amples détails.

3.6 Droit à l'aide au titre des voyages pour vacances

3.6.1 Le fonctionnaire affecté à un poste où il y a un aéroport a droit à un montant correspondant au coût d'un billet d'avion aller-retour en classe économique entre le lieu d'affectation et le point de départ. Le paiement inclut la taxe sur les produits et services (TPS) ainsi que la taxe de vente provinciale ou territoriale, le cas échéant. Le paiement exclut les frais tels que, entre autres, les frais de départ et d'amélioration aéroportuaires, les frais de supplément de carburant imposés par NAVCAN, et les honoraires des agents de voyage.

3.6.2 Lorsque la compagnie aérienne dont les taux sont utilisés aux fins de l'AVV offre un rabais proportionnel pour le billet d'avion aller-retour en classe économique en fonction de l'âge d'un enfant, ce taux est utilisé aux fins de l'AVV de l'enfant. Les taux relatifs aux enfants aux fins de l'AVV s'appliquent aux enfants de deux à douze ans. Les enfants qui ont moins de deux ans reçoivent le taux de l'AVV pour enfant, sous présentation d'une preuve d'achat du billet d'avion.

3.6.3 Le fonctionnaire affecté à un poste où il n'y a pas d'aéroport a droit :

  1. à l'AVV équivalant au coût d'un billet d'avion aller-retour en classe économique entre l'aéroport le plus près et le point de départ, ET au taux inférieur par kilomètre aller-retour pour la distance qui sépare le lieu d'affectation et l'aéroport le plus près; ou
  2. au taux inférieur par kilomètre aller-retour pour la distance qui sépare le lieu d'affectation et le point de départ, lorsque le moyen le plus pratique et direct d'atteindre le point de départ est la route.

3.6.4 Lorsqu'il n'y a pas d'aéroport au lieu d'affectation et que la distance entre celui-ci et l'aéroport le plus près OU entre le lieu d'affectation et le point de départ est d'au moins 250 km, le fonctionnaire et la ou les personnes à sa charge reçoivent chacun la somme de 100 $ au titre des frais divers pour l'aller et pour le retour.

3.6.5 Il n'est pas nécessaire de voyager ou de prendre un congé ou un congé compensatoire pour recevoir l'AVV. L'AVV est payable au fonctionnaire, pour lui-même et pour chacune des personnes visées à sa charge, sous réserve des paragraphes 3.4.2 et 3.6.2.

3.7 Recouvrement de l'aide au titre des voyages pour vacances (AVV)

3.7.1 Aucun montant ne sera recouvré lorsque le fonctionnaire cesse d'être fonctionnaire pour les raisons suivantes : retraite, invalidité, réaménagement des effectifs ou licenciement pour des raisons autres qu'un manquement à la discipline ou une inconduite.

3.7.2 Sous réserve du présent article, lorsque des fonctionnaires, sauf ceux qui sont visés par les articles 5.2 et 5.11, démissionnent de la fonction publique ou sont réinstallés de façon permanente dans un poste isolé, dans une localité dont le nom ne figure ni à l'Appendice A ni à l'Appendice G, après avoir touché des prestations quelconques en vertu de l'article 3.4 dans les trois mois précédents (si leur lieu d'affectation a une classification d'environnement de 4 ou 5), ou dans les cinq mois précédents (si leur lieu d'affectation a une classification d'environnement de 1, 2 ou 3), le montant de ces prestations :

  1. est déduit de celui qui leur aurait été versé en vertu de la partie V; ou
  2. est considéré comme une dette envers l'État, s'il n'y a pas suffisamment de fonds payables en vertu de la présente partie ou si lesdits fonctionnaires n'ont pas droit aux prestations qui y sont prévues.

3.7.3 Si le lieu d'affectation a une classification d'environnement de 4 ou 5, le montant des prestations à recouvrer est calculé au prorata comme suit :

Date de départ

Nombre de paiements de l'AVV

Recouvrement

du 1er avril au 30 septembre

1

A

du 1er avril au 30 septembre

2

A plus 2ième paiement

du 1er octobre au 31 mars

1

Nil

du 1er octobre au 31 mars

2

B

A désigne (Nombre de mois de service incomplets du 1er avril au 30 septembre) X 1er paiement ÷ 6.

B désigne (Nombre de mois de service incomplets du 1er octobre au 31 mars) X 2ième paiement ÷ 6.

Paiement(s) (payment(s)) désigne les prestations que le fonctionnaire a touchées en vertu de l'article 3.4 dans les trois mois précédant sa démission.

Mois de service incomplets (incomplete months of service) désigne les mois civils au cours desquels le fonctionnaire n'a pas acquis au moins 10 jours de rémunération.

3.7.4 Si le lieu d'affectation a une classification d'environnement de 1, 2 ou 3, le montant des prestations à recouvrer est calculé au prorata, comme suit :

(Nombre de mois de service incomplets au cours de l'année financière) X paiement ÷ 12.

Paiement(s) (payment(s)) désigne les prestations que le fonctionnaire a touchées en vertu de l'article 3.4 dans les cinq mois qui ont précédé sa démission.

Mois de service incomplets (incomplete months of service) désigne les mois civils au cours desquels le fonctionnaire n'a pas acquis au moins 10 jours de rémunération.

Nota :

Sous réserve du paragraphe 3.7.1, les dispositions du présent article s'appliquent à tous les fonctionnaires, y compris ceux qui sont embauchés sur place, qu'ils soient réinstallés ou non.

3.8 Emplois à temps partiel et saisonniers

3.8.1 Sous réserve de l'article sur le Champ d'application, un fonctionnaire à temps partiel ou saisonnier est admissible aux avantages décrits à l'article 3.6, proportionnellement au nombre total des heures annuelles de travail dudit fonctionnaire, par rapport à celui d'un fonctionnaire à temps plein occupant un poste de même groupe et niveau (calcul au prorata).

3.9 Adoption d'un enfant

3.9.1 L'administrateur général rembourse au fonctionnaire qui adopte un enfant et qui doit aller chercher celui-ci à l'extérieur de son lieu d'affectation les frais de transport et de voyage pour

  1. lui-même et son époux ou conjoint de fait, à l'égard du voyage entre le lieu d'affectation et l'endroit où ils vont chercher l'enfant, et
  2. lui-même, l'époux ou conjoint de fait et l'enfant à l'égard du voyage de retour,

ces frais ne devant toutefois pas excéder les frais de transport aller-retour entre le lieu d'affectation et le point de départ par le mode de transport choisi par le fonctionnaire.

Congé

3.10 Voyage pendant un congé payé

3.10.1 Une fois par année financière, pour les lieux d'affectation ayant une classification d'environnement de 1, 2 ou 3, ou deux fois par année financière pour les lieux d'affectation ayant une classification d'environnement de 4 ou 5, lorsque le fonctionnaire quitte son lieu d'affectation pour prendre un congé, il a droit à un congé payé, au lieu d'être tenu de voyager pendant un jour ouvrable ou un jour de repos, pour la moindre des périodes suivantes :

  1. deux jours, ou
  2. le temps réellement consacré et raisonnablement nécessaire à l'aller-retour entre le lieu d'affectation et le point de départ ou le point de destination (si celui-ci est inférieur).

3.10.2 Le fonctionnaire qui réclame un congé payé pour effectuer un voyage pour congé annuel soumet une demande de congé ou autre congé payé pour une période consécutive à la période de congé payé réclamée. Le fonctionnaire doit convaincre l'administrateur général que le voyage sera effectué ou a été effectué.

3.10.3 Lorsqu'un fonctionnaire touche un remboursement des frais de transport et de voyage engagés conformément aux articles 3.1, 3.2 ou 3.3, et que le temps de voyage qui lui est accordé en vertu de l'autorisation appropriée ne lui permet pas de se rendre au point de départ et d'en revenir, il a droit à un congé payé pour la moindre des périodes suivantes :

  1. deux jours, ou
  2. le temps réellement consacré et raisonnablement nécessaire à l'aller-retour entre le lieu d'affectation et le point de départ.

3.10.4 Si les horaires réguliers des compagnies aériennes ne permettent pas à un fonctionnaire de se rendre au point de départ sans faire une escale d'une nuit, le fonctionnaire a droit à un congé payé pouvant aller jusqu'à 3 jours.

3.11 Retards de transport

3.11.1 Chaque fois que les fonctionnaires obtiennent les prestations mentionnées à l'article 3.10, l'administrateur général leur accorde jusqu'à cinq jours de congé payé additionnels s'il est convaincu que le voyage a été prolongé en raison de retards de transport indépendants de la volonté desdits fonctionnaires.

3.11.2 S'il est convaincu que pour la raison décrite au présent article, les fonctionnaires avaient besoin d'une période de congé plus longue que la période accordée en vertu du présent article, l'administrateur général peut leur accorder des congés payés additionnels.

3.11.3 Lorsque les fonctionnaires obtiennent des prestations en vertu du présent article, l'administrateur général autorise le remboursement des frais de transport et de voyage engagés par ces fonctionnaires et par les personnes à leur charge, s'il est convaincu que le transporteur n'assumera pas ces frais, compte tenu des circonstances. Les reçus sont exigés pour tous les frais (y compris les repas) sauf les faux frais.

3.12 Recours facultatif à un traitement médical ou dentaire

3.12.1 Lorsque le fonctionnaire ou ses personnes à charge doivent se déplacer entre le lieu d'affectation et une autre localité pour un traitement médical ou dentaire facultatif qui n'est pas offert au lieu d'affectation, ils ont droit à un maximum de 3 jours additionnels de congé payé au cours de l'exercice pour le temps réel requis, déplacement compris, pour obtenir le traitement.

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