Partie VI - Voyage vers le nouveau lieu de travail

6.1 Objet

Il incombe au ministère de fournir au fonctionnaire et à ses personnes à charge le transport, l'hébergement, les repas et une indemnité pour frais accessoires lors de la réinstallation de ce fonctionnaire d'un lieu de travail à un autre au Canada. Durant le voyage jusqu'au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire et sa famille ont droit aux indemnités de repas prévues dans la Directive sur les voyages et à l'indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation (voir l'article 6.5.2).

Un fonctionnaire dont une personne à charge a des besoins particuliers peut demander l'aide d'un médecin ou d'un préposé aux soins durant le déplacement vers le nouvel endroit. Les coûts liés au voyage aller-retour de l'accompagnateur, incluant les frais de transport, de repas et d'hébergement, seront financés à même la composante sur mesure.

Les préparatifs de voyages commerciaux doivent être faits par l'entremise du Service de voyages du gouvernement.

6.2 Financement - Aperçu

Les avantages énoncés dans la présente partie sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Avantage	Base	Sur mesure	Personnalisée
Transport	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants.	Autres personnes à charge, médecin ou préposé aux soins.
Repas	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants. (Indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM).	Autres personnes à charge, médecin ou préposé aux soins.
Indemnité pour frais accessoires de réinstallation	Fonctionnaire : 12 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages. Conjoint ou conjoint de fait et enfants : 6 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM.	Autres personnes à charge : 6 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM.
Hébergement	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants.	Autres personnes à charge, médecin ou préposé aux soins.	En sus de la composante de base, consultez-les aperçus de financement.

Remarque :

Pour connaître les taux fixés tous les six mois par le SCT à l'égard des indemnités de repas, se rendre aux adresses suivantes : GENet : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/index-fra.asp; Accès Internet : http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/index-fra.asp ou Voyages du gouvernement et charges des logements.

6.3 Transport

6.3.1 Sélection du moyen de transport

• Il appartient au ministère de déterminer le moyen de transport le plus approprié pour le voyage au nouveau lieu de travail, en consultation avec le coordonnateur ministériel national et le fonctionnaire. Les facteurs suivants doivent être pris en considération :
  • la situation familiale au moment du déménagement;
  • les besoins et intérêts du fonctionnaire;
  • la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter à son nouveau lieu de travail;
  • l'existence d'un réseau routier en bon état qui relie l'ancien lieu de travail au nouveau et les conditions météorologiques qui règnent à ce moment;
  • la date de livraison des effets mobiliers; et
  • le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail.
• Une fois le moyen de transport approuvé, il est prévu que tous les membres de la famille l'empruntent. Les cas d'exception peuvent être approuvés au préalable par le coordonnateur ministériel national. S'il n'a pas obtenu cette approbation au préalable, le fonctionnaire est responsable de tous les frais supplémentaires résultant d'un changement du moyen de transport.
• Les modalités de transport aérien doivent être conclues par le FSR par l'entremise des services de voyage retenus par le gouvernement.
• Les frais raisonnables découlant d'un arrêt autorisé pour les besoins du service (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables.
• Les surclassements en classe affaires ne sont pas autorisés pour les voyages au Canada, et le coût ne peut en être imputé à la composante de base, à la composante sur mesure ni à la composante personnalisée.

6.3.2 Véhicule automobile personnel comme principal moyen de transport

• Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à se déplacer par automobile ne devrait pas, de façon générale, parcourir une distance supérieure à 500 kilomètres au cours d'une journée où il n'a pas travaillé. Un voyage légèrement plus long peut être effectué lorsque le fonctionnaire veut arriver à destination au cours d'un jour donné.
• Le fonctionnaire pouvant se rendre à son nouveau lieu de travail avec son véhicule automobile personnel a droit au remboursement suivant :
  • Véhicule conduit - taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
  • Motocyclette - taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
  • Remorque - 50 % du taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM.

Composante de base

• Un véhicule automobile ou une motocyclette.
• Une remorque.

Composante sur mesure/personnalisée

• Véhicules additionnels.

6.3.3 Véhicule automobile personnel - Passager

• Un fonctionnaire qui est passager d'un VAP peut avoir droit à une indemnité de kilométrage :
  • si le conducteur n'a pas droit à une telle indemnité;
  • les sommes réelles et raisonnables payées au conducteur peuvent être remboursées; et
  • ces sommes ne doivent pas excéder l'indemnité de kilométrage décrite précédemment.
• Les demandes de remboursement de sommes payées au conducteur doivent être accompagnées de reçus.
• Le fonctionnaire n'a pas droit à une indemnité de kilométrage si le conducteur du véhicule y a déjà droit.

Composante de base

• Paiements actuels et raisonnables n'excédant pas l'indemnité de kilométrage.
• Le fonctionnaire qui est passager d'un VAP dont le conducteur a droit à une indemnité de kilométrage ne peut obtenir un remboursement au titre de cette indemnité.

6.3.4 Frais de traversier et de péage

• Les frais réels et raisonnables de traversier, de péage et de stationnement sont remboursables.
• Le calcul du remboursement est effectué en fonction de la manière dont l'indemnité de kilométrage est financée (les frais engagés au titre d'un deuxième véhicule sont payés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée).

6.3.5 Transporteurs commerciaux comme principal moyen de transport

Composante de base

• Dépenses relatives au fonctionnaire, à son conjoint ou conjoint de fait et à ses enfants.

Composante sur mesure/personnalisée

• Dépenses relatives à la famille élargie.

6.4 Hébergement

• Logement dans un établissement commercial - on remboursera les frais d'hébergement réels et raisonnables, selon les taux indiqués dans le Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC.
• Un fonctionnaire qui a droit à deux chambres ou plus peut choisir d'occuper une suite. Le coût d'une telle chambre sera imputé à la composante de base, mais le fonctionnaire ne sera pas admissible à l'encouragement/économies liés à la réduction du nombre de chambres d'hôtel ou de motel.
• Les frais d'hébergement seront payés à même la composante de base, la composante sur mesure ou la composante personnalisée de la manière énoncée ci-après.
• Un fonctionnaire qui n'occupe pas le nombre de chambres d'hôtel auquel il a droit, selon la taille de sa famille, recevra un encouragement au montant fixe de 50,00 $ par nuit qui sera transféré à la composante personnalisée.
• Les principes d'occupation de chambres énoncés dans les dispositions relatives aux VRL s'appliquent.

6.4.1 Logement privé

• Le fonctionnaire qui occupe un logement privé a droit à l'indemnité suivante, payable pour l'ensemble de sa famille :

Composante de base

• 50 $ par nuit et par famille.
• Aucun reçu n'est requis.
• Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

• sans objet.

6.5 Indemnité de repas

6.5.1

• Le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, et ses personnes à charge ont droit à des indemnités de repas conformément à ce qui suit :
  • l'indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages du CNM est accordée.
  • chaque personne à charge a droit à une indemnité de repas.

6.5.2 Indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation

• Cette indemnité est calculée de la façon suivante :
  • fonctionnaire : 12 % de l'indemnité de repas quotidienne (en conformité avec la Directive sur les voyages du CNM).
  • chaque personne à charge : 6 % de l'indemnité de repas quotidienne.

6.6 Arrêts et retards durant le voyage

6.6.1 Arrêt autorisé

• Le temps et les coûts additionnels découlant d'un arrêt autorisé pour affaire officielle (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables à même la composante de base.

6.6.2 Arrêt non autorisé

• Le fonctionnaire autorisé à faire le voyage dans un véhicule automobile personnel ou par un autre moyen de transport non commercial qui fait un arrêt pour des raisons personnelles n'a pas droit à une extension du temps de voyage.
• Les coûts entraînés par cet arrêt ne sont pas remboursés.
• En temps normal, le fonctionnaire qui se rend à son nouveau lieu de travail passe chaque nuit dans un endroit différent durant le trajet. Toutefois, le fonctionnaire qui passe deux (2) nuits au même endroit a droit au remboursement de ses frais de déplacement normaux (à l'égard de la distance à couvrir entre l'ancien lieu de travail et le nouveau).

6.7 Personnes à charge - Séparation temporaire

• Lorsque le fonctionnaire et sa famille se réinstallent, une ou plusieurs personnes à charge qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation peuvent rester à l'ancien endroit (p. ex., pour terminer une période d'études au cours de l'année scolaire ou pour d'autres raisons justifiables).
• Lorsque ces personnes à charge rejoignent leur famille :
  • les dépenses de voyage au nouveau lieu de résidence sont remboursées conformément à la présente directive;
  • les frais accessoires engagés durant le voyage ne sont pas remboursés;
  • on ne rembourse jamais les dépenses reliées à un voyage de vacance effectué pour rejoindre la famille, par exemple un congé au cours d'une période d'études de l'année scolaire.