Partie XI - Expédition des effets mobiliers

11.1 Objet

L'expédition des effets mobiliers du fonctionnaire est effectuée conformément aux conditions et restrictions énoncées dans la présente directive. Le contrat actuel des Services de déménagement d'articles de ménage (SDAM) et les tarifs qui y sont prévus priment dans le choix du transporteur.

L'employeur organise et paie l'emballage, l'assurance, l'expédition, l'entreposage en cours de déménagement et le déballage d'une quantité raisonnable (voir l'article 11.2) d'effets mobiliers de la résidence principale du fonctionnaire. Les frais engagés pour le chargement, le déchargement, le camionnage ou le transport des effets d'un endroit autre que la résidence principale, ne sont pas payés, à l'exception de ce qui est prévu dans la présente directive.

Par souci d'économie et d'efficience administrative, et de manière à assurer une qualité uniforme et élevée de service par l'industrie du déménagement, ce sont les bureaux régionaux de Services gouvernementaux Canada (SGC) qui pourvoient aux services de déménagement, lesquels sont contrôlés par l'administration centrale du Service central de déménagement (SCD) de SGC située dans la région Gatineau-Ottawa, et ce, pour toutes les réinstallations à l'intérieur du Canada.

Il incombe à l'employeur de convenir des modalités d'expédition avec la société de déménagement aux termes du marché des SDAM, en liaison avec le FSR, qui remplira les formulaires requis aux termes du marché des SDAM et communiquera l'information aux coordonnateurs ministériels régional et national pour la prise des mesures requises par l'entremise du Service central de déménagement.

Aux fins d'imputation aux enveloppes de financement du fonctionnaire, ce dernier présente une copie de la liste de chargement d'origine au FSR. Les coordonnateurs transmettent par télécopieur au FSR le poids des effets mobiliers indiqué sur la facture présentée par la société de déménagement.

L'employeur n'est responsable ni financièrement, ni autrement du transport des effets d'un endroit quelconque sauf l'ancien lieu de résidence désigné au départ ou l'endroit où l'État avait déjà payé l'entreposage des effets personnels du fonctionnaire.

11.2 Poids autorisé

L'employeur organise et paie l'emballage, l'assurance, l'expédition, l'entreposage en cours de route et le déballage d'une quantité raisonnable d'effets mobiliers.

Composante de base

• Jusqu'à 20 000 livres/9 071,94 kilos.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

• Poids en sus de 20 000 livres/9 071,94 kilos.
• Frais additionnels résultant d'articles que la société de déménagement accepte seulement sur la base du poids et de la dimension, ou sur la base du volume, ou auxquels des surcharges s'appliquent.

Les tarifs établis et les conditions sont assujettis au marché des SDAM.

11.3 Financement - Aperçu

Les avantages exposés dans la présente partie sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Avantage	Composante de base	Composante sur mesure ou composante personnalisée
Expédition d'effets mobiliers	Jusqu'à 20 000 livres/9 071,94 kg	Poids excédant 20 000 livres/ 9 071,94 kg
Frais accessoires de réinstallation	Frais réels, conformément à la présente directive
Entreposage en cours de route	À concurrence du nombre de jours où une indemnité au titre de l'hébergement, des repas et des frais accessoires est accordée	Jours supplémentaires
Entreposage à long terme (seulement lorsqu'il est autorisé)	Jusqu'à 20 000 livres/9 071,94 kg	Plus de 20 000 livres/9 071,94 kg
Assurance de base	Jusqu'à 100 000 $	Plus de 100 000 $
Assurance supplémentaire	Frais réels
Premier VAP	Frais réels
Autres VAPs		Frais réels
Véhicule récréatif/bateau/ motocyclette/tout-terrain/ remorque/motoneige, etc.		Frais réels, conformément à la présente directive
Emballage dans des caisses		Frais réels
Objets d'art		Frais réels
Transport d'animaux de compagnie		Frais réels
Frais additionnels d'expédition		Frais réels
Location de voiture à destination		Dépenses raisonnables, conformément à la présente directive

11.4 Pièces admissibles

Les pièces suivantes sont admissibles :

• Cuisine;
• Chambres à coucher (y compris celles situées dans un sous-sol aménagé);
• Salle de séjour;
• Salle de jeux;
• Salle familiale;
• Salle à manger;
• Sous-sol;
• Garage (sauf dans le cas d'appartements et de logements en copropriété);
• Remise extérieure (une seule);
• Débarras (séparé de l'appartement).

On utilisera le rapport d'évaluation pour établir le nombre de pièces admissibles, dans le cas des propriétaires; les personnes transférées qui louent leur logement fourniront la liste des pièces.

11.5 Frais accessoires de réinstallation (avec reçus)

Le fonctionnaire peut avoir droit au remboursement de différents frais accessoires de réinstallation, en sus des frais remboursés au moyen de l'indemnité pour frais accessoires (650 $) non soumis à une justification. Les dépenses suivantes sont remboursées à même la composante de base (reçus requis) :

• branchement/débranchement des services publics (téléphone, électricité, eau, câble, etc.);
• branchement/débranchement de matériel électrique (système de cinéma maison, ordinateur, antenne parabolique, etc.);
• permis locaux, par exemple permis de conduire, immatriculation de l'automobile, certificat de sécurité requis par l'administration provinciale pour l'obtention des plaques minéralogiques (à l'exclusion du coût des réparations requises);
• modification des serrures à la nouvelle résidence - frais de main d'ouvre seulement; et
• frais de changement d'adresse postale.

11.6 Articles non admissibles

Ne sont pas admissibles les articles qui ne peuvent être expédiés parce qu'ils présentent un danger ou parce qu'ils sont exclus aux termes du marché des SDAM.

11.7 Entreposage en cours de route

Le fonctionnaire a droit au remboursement des coûts d'entreposage de ses effets mobiliers au nouveau lieu de travail lorsque la chose s'avère nécessaire.

Composante de base

• Remboursement des frais réels et raisonnables jusqu'à la dernière journée admissible au titre de l'hébergement provisoire, des repas et indemnité pour frais accessoires (HPR et IFA).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

• Remboursement des frais réels et raisonnables engagés après la période visée par la composante de base lorsque l'entreposage n'est pas le fruit d'un choix personnel.

11.8 Entreposage à long terme (postes isolés seulement)

11.8.1 Lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé et que, selon l'avis du coordonnateur ministériel national et après avoir consulté le fonctionnaire, on juge que l'expédition d'une partie ou de la totalité de ses effets mobiliers ou de ses VAP à son nouveau lieu de travail ne constitue pas une solution pratique, l'employeur assumera les frais suivants :

Composante de base

• L'emballage, dans des boîtes ou dans des caisses, ainsi que le transport des effets mobiliers du fonctionnaire jusqu'aux plus proches installations convenables d'entreposage à long terme;
• L'entreposage des effets mobiliers jusqu'à ce que le fonctionnaire, ou l'une de ses personnes à charge dûment autorisée, puisse en reprendre possession;
• L'entreposage d'au plus deux VAP, ou encore d'une automobile et d'une camionnette de camping ou une remorque. Le coût total ne doit pas dépasser les frais d'entreposage de deux VAP; et
• Les services préventifs nécessaires en prévision de l'entreposage d'un VAP, comme l'enlèvement de la batterie, le démontage des pneus, la lubrification de certaines pièces, etc., ces services n'étant payés qu'une seule fois.

11.8.2 Si le fonctionnaire est de nouveau réinstallé, cette fois à un endroit où il pourra utiliser ses effets mobiliers, le coordonnateur ministériel national autorise les SDAM à expédier les effets mobiliers de leur lieu d'entreposage :

1. au nouveau lieu de travail; ou
2. ou à l'ancien lieu de résidence d'où ils ont été expédiés à l'entreposage.

11.8.3 Le fonctionnaire qui cesse de travailler alors que ses effets mobiliers sont entreposés :

1. a droit au remboursement des frais d'entreposage jusqu'au septième (7) jour suivant la date de cessation d'emploi et jusqu'à 14 jours dans des cas exceptionnels, sous réserve de l'approbation de l'administrateur général; et
2. s'il le veut, peut, un mois avant la date de cessation d'emploi, se faire expédier par l'employeur ses effets à l'endroit initial d'où ils avaient été expédiés à l'entreposage - ou à tout autre endroit de son choix pourvu que cela n'entraîne pas un coût supérieur à celui de l'expédition à l'endroit initial.

11.9 Économies découlant de la réduction des coûts d'entreposage à long terme (électroménagers seulement)

Si le fonctionnaire est affecté à un poste isolé où il est installé dans un logement dont l'État est propriétaire et qui ne peut normalement pas contenir tous ses effets mobiliers, les effets seront entreposés aux frais de l'État.

Le fonctionnaire qui décide de ne pas entreposer ses électroménagers peut transférer à sa composante personnalisée 80% des économies réalisées (frais d'entreposage pendant 24 mois), en fonction du poids de ses effets mobiliers (selon les moyennes de l'industrie).

Selon les moyennes de l'industrie, le coût d'entreposage d'un ensemble complet d'électroménagers (laveuse de vaisselle, laveuse, sécheuse, cuisinière, réfrigérateur et congélateur) pendant un (1) an est de 450$. Ce montant peut être rajusté par le FSR d'après le coût contractuel réel.

11.10 Expédition ou entreposage partiel

L'entreposage d'une partie des effets mobiliers du fonctionnaire sera autorisé dans des cas exceptionnels, où lorsque ce dernier est installé dans un logement dont l'État est propriétaire et qui ne peut contenir tous ses biens.

Composante de base

• Frais d'entreposages réels.
• Poids combiné à l'expédition et à l'entreposage, à concurrence de 20 000 livres, ou 9 072 kilos.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

• Entreposage, poids supérieur à 20 000 livres ou 9 072 kilos.

Le transport des effets mobiliers doit être effectué par un fournisseur de services ayant conclu un marché avec les SDAM, avec l'autorisation du coordonnateur ministériel national. Lorsque le coût d'entreposage est payé, aucune économie n'est transférable au titre d'une réduction de poids.

Si le fonctionnaire choisit un logement ne pouvant contenir qu'une partie de ses effets mobiliers, c'est à lui qu'il incombe de prendre les dispositions pour l'entreposage de l'autre partie.

11.11 Assurance de base

Le fonctionnaire a droit à une assurance au regard du transport de ses effets mobiliers, conformément à ce qui suit.

Composante de base

• Couverture de 100 000 $ pour ses effets mobiliers autorisés.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

• Couverture supérieure à 100 000 $.
• Assurance couvrant des articles particuliers.

11.12 Emballage dans des caisses

Il est possible que le fonctionnaire possède certains effets mobiliers nécessitant une protection supplémentaire (p. ex. de la porcelaine, des ouvres d'art ou des antiquités). Les frais d'emballage de ces articles dans des caisses sont remboursés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

11.13 Expédition du véhicule automobile personnel (VAP)

Le fonctionnaire a droit au remboursement de frais réels et raisonnables ayant trait à l'expédition de son VAP ou à l'utilisation de ce dernier pour se rendre à son nouveau lieu de travail.

Transporteur commercial

Composante de base

• Coût d'expédition du premier véhicule.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

• Coût d'expédition des véhicules additionnels.

Dans les cas où la distance de réinstallation est supérieure à 3 000 km, les ministères pourront autoriser le fonctionnaire à faire expédier les véhicules appartenant à la famille et à voyager avec sa famille par un moyen de transport commercial.

On pourra aussi expédier le deuxième VAP dans des cas inhabituels, par exemple s'il est impossible de le faire conduire en raison de la distance, des conditions météorologiques ou de certaines circonstances concernant la famille. Tous les cas devront être approuvés personnellement par le coordonnateur ministériel national.

Lorsque le fonctionnaire doit livrer le VAP au point d'expédition, il peut réclamer les dépenses suivantes :

• le taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM de manière à couvrir les frais engagés pour le transport d'un VAP entre le lieu de travail et l'entrepôt du commissionnaire, à l'ancien ainsi qu'au nouveau lieu de travail;
• au besoin, le coût du trajet dans un seul sens, en choisissant le moyen de transport le plus économique, pour que le fonctionnaire puisse revenir de l'entrepôt du commissionnaire ou s'y rendre (à la fois) à l'ancien lieu de travail et au nouveau;
• les frais exigés par le commissionnaire de transfert pour livrer le VAP au transporteur du gouvernement et pour en prendre livraison; et
• le coût de l'entreposage du VAP dans les entrepôts du commissionnaire pour une durée maximale combinée de dix jours.

Les frais de location d'un véhicule automobile engagés durant la période d'expédition du véhicule du fonctionnaire ne sont pas remboursables sauf dans des circonstances très particulières indépendantes de la volonté du fonctionnaire. Ces frais font l'objet d'un remboursement à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée. Les circonstances en question sont les suivantes :

• maladie d'un membre de la famille (nécessité de se rendre à l'hôpital, de consulter des médecins);
• fonctionnaire ou personne à charge ayant une déficience permanente;
• absence de transports publics au lieu de travail;
• réparations apportées au véhicule du fonctionnaire en raison de dommages subis durant l'expédition;
• livraison du véhicule après la date prévue au contrat pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire.

Dans chaque cas, le coordonnateur ministériel national doit donner personnellement son approbation.

11.14 Expédition d'un véhicule récréatif, d'un bateau, d'une motocyclette, d'un VTT, d'une remorque ou d'une motoneige

Les frais d'expédition de ces véhicules sont remboursés.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

• Remboursement des frais réels et raisonnables.

11.15 Frais d'expédition additionnels

Le fonctionnaire est responsable de tous frais en sus de ceux qui ont été établis dans le marché des SDAM. S'il désire expédier des articles qui ne sont pas visés par le marché, il a droit au remboursement de ses frais réels à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

11.16 Animaux de compagnie

Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour faire transporter ses animaux de compagnie à son nouveau lieu de travail ainsi que de les frais de pension nécessaires pendant qu'il occupe un logement provisoire.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

• Frais réels et raisonnables.

11.17 Congé pour l'emballage des effets mobiliers

Le fonctionnaire a doit à une période de congé payé d'au plus trois (3) jours afin de superviser l'emballage et le chargement de ses effets personnels pour leur expédition au nouveau lieu de travail.

11.18 Congé pour le déballage des effets personnels

Le fonctionnaire a droit à une période de congé payé d'au plus deux (2) jours afin de superviser le déchargement et le déballage de ses effets personnels au nouveau lieu de travail.