La ligne directrice qui suit est publiée à titre de document d’accompagnement à la Directive sur les voyages afin de fournir des directives détaillées sur la façon de convertir en dollars canadiens (CAD)* des dépenses effectuées dans une devise étrangère au moment d’envoyer des demandes d’indemnités de déplacement.
Si vous avez voyagé à l’extérieur du Canada à des fins officielles et que vous devez remplir votre demande d’indemnités de déplacement, il n’est pas si compliqué de connaître les indemnités que vous pourrez réclamer en dollars canadiens. De ce fait, le Comité des voyages en service commandé, avec l'approbation du Comité exécutif, a élaboré ce document pour vous!
Premièrement, commençons par quelques concepts de base :
- Échange de devises – l’acte de convertir un montant dans une devise en un montant dans une autre devise, p. ex., des dollars canadiens en euros.
- L’échange de devises en lui‑même n’aboutit pas à une dépense puisque vous avez toujours le montant équivalent remboursable, mais dans une autre devise. L’échange de devises est semblable à aller dans une banque pour convertir 100 $ en argent comptant en un montant équivalent en chèques de voyage – vous modifiez la devise, mais non la valeur.
- Les montants d’échange de devises sont utilisés dans le calcul de la conversion afin de déterminer l’équivalent en dollars canadiens des dépenses de déplacement engagées dans une devise étrangère (p. ex., les repas et les faux frais), mais ils ne peuvent être entrés dans la demande d’indemnités de déplacement comme une dépense actuelle.
- Dépense pour l’échange de devises – une dépense associée à l’échange de devises qui est remboursable, comme les frais d’administration facturés pour convertir ou reconvertir une devise en une autre et la perte au niveau de l’échange au moment de la reconversion.
- Les frais d’administration apparaîtront en tant qu’élément distinct sur le reçu d’échange et seront entrés en tant que dépense sur la demande d’indemnités de déplacement.
- Ces dépenses sont distinctes de l’échange de devises décrit ci‑dessus.
- Reçu pour l’échange de devises – tout document où figure le taux de change pour une transaction.
Par exemple :- le relevé de carte de crédit sur lequel figurent les dépenses de voyage (p. ex., hôtel, location de voiture, repas);
- le relevé de carte individuelle de voyage sur lequel figurent les avances de fonds;
- le bordereau de retrait ou le relevé bancaire pour une transaction au guichet automatique;
- les reçus pour l’échange de devises à une banque, un hôtel ou un kiosque.
Un reçu pour l’échange de devises peut servir deux objectifs :- Il indique le taux de change et les montants à utiliser dans le calcul de la conversion (y compris le calcul du taux de change moyen pondéré) pour déterminer l’équivalent en dollars canadiens des dépenses de voyage engagées dans une devise étrangère.
- Il peut également servir de reçu de dépenses pour les frais d’administration liés à l’échange de devises (le cas échéant) à entrer dans la demande d’indemnités.
Maintenant que vous comprenez ces concepts, vous êtes prêt à remplir votre demande d’indemnités de déplacement. Selon votre situation, suivez les directives sous les scénarios A, B ou C ci‑dessous :
- Si vous n’avez pas de reçu pour l’échange de devises
Calculez le taux de change moyen de la Banque du Canada (voir l’Appendice A ci-joint) et utilisez‑le pour chaque dépense engagée dans une devise étrangère sur votre demande. - Si, pour les dépenses étayées par des reçus seulement (p. ex., hôtel, location de voiture), le seul reçu pour l’échange de devises étrangères présenté est un relevé de carte de crédit :
Sur votre demande, entrez chaque dépense étayée par des reçus effectuée dans une devise étrangère (p. ex., hôtel, location de voiture, essence), facturée sur votre carte de crédit à l’aide du taux de change indiqué provenant de votre relevé de carte de crédit.
Utilisez le taux de change moyen de la Banque du Canada (voir l’Appendice A ci-joint) pour les indemnités de repas et de faux frais et pour les dépenses en devises étrangères étayées par des reçus qui ont été payées en argent comptant. - Si vous avez d’autres reçus en devises étrangères (p. ex., échange de devises à la banque, retrait au guichet automatique, relevé de carte individuelle de voyage présentant une avance de fonds en devises étrangères)
- Sur votre demande, entrez chaque dépense étayée par des reçus effectuée dans une devise étrangère (p. ex., hôtel, location de voiture, essence), facturée sur votre carte de crédit à l’aide du taux de change documenté provenant de votre relevé de carte de crédit.
- Entrez tous les frais pour l’échange de devises qui vous ont été facturés en tant que dépense sur votre demande; si les frais ont été payés en devises étrangères, rappelez‑vous d’utiliser le taux de change indiqué sur le reçu.
- Lorsque vous êtes revenu, avez‑vous reconverti vos devises étrangères restantes (s’il vous en restait) en dollars canadiens? Si c’est le cas, calculez le gain ou la perte au moment de l’échange (voir l’Appendice B ci-joint) et entrez cette opération comme dépense d’échange de devises sur votre demande d’indemnités.
- Entrez toutes les dépenses en devises étrangères étayées par des reçus qui ont été payées en argent comptant (p. ex., taxi, stationnement) ainsi que les indemnités de repas et les faux frais. Si votre système de remboursement des frais de déplacement nécessite que vous entriez un taux de change pour chaque dépense en devises étrangères, vous devrez utiliser un taux de change temporaire (nous recommandons 1,0002). Vous remplacerez ce taux de change temporaire plus tard par le taux de change moyen pondéré. Examinez l’ébauche de la demande pour obtenir le total de ces dépenses qui sont nécessaires à la prochaine étape. N’envoyez pas votre demande tout de suite.
- Utilisez l’un des outils de calcul du taux de change des devises étrangères approuvé (voir l’Appendice C ci-joint) afin de déterminer le taux de change moyen pondéré.
- Remplacez le taux temporaire entré à l’étape (4) par le taux de change moyen pondéré qui se trouve à l’étape (5) pour toutes vos indemnités pour les repas et les faux frais en devises étrangères et pour les dépenses en devises étrangères qui ont été payées en argent comptant. À supposer que vous ayez entré tous les autres renseignements, vous êtes maintenant prêt à envoyer votre demande d’indemnités de déplacement à votre gestionnaire aux fins d’approbation.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur la méthode de calcul de la conversion de devises étrangères approuvée par le Conseil national mixte (CNM), qui est le fondement pour les outils de calcul du taux de change des devises étrangères, consultez l’Appendice D ci-joint.
Appendice A – Calcul du taux de change moyen de la Banque du Canada
Pour calculer le taux moyen de la Banque du Canada, ajoutez seulement les taux de change pour le premier et le dernier jour dans le pays étranger, puis divisez‑le par deux, tel qu’il est présenté ci‑dessous.
- Pour le premier et dernier jour dans le pays étranger au cours d’une fin de semaine ou d’un jour férié, utilisez le taux du jour ouvrable précédent, p. ex., le taux du vendredi sera utilisé lorsque le premier ou dernier jour dans le pays est un jour de fin de semaine.
Pour calculer le taux de change moyen de la Banque du Canada :
Exemple : Départ le dimanche 12 février 2017 et retour le jour de la Famille qui est le lundi 20 février 2017
| Date | USD > CAD | CAD > USD |
|
|---|---|---|---|
| 2017-02-10 | 1,3084 | 0,7643 | |
| 2017-02-13 | 1,3082 | 0,7644 | |
| 2017-02-14 | 1,3070 | 0,7651 | |
| 2017-02-15 | 1,3088 | 0,7641 | |
| 2017-02-16 | 1,3055 | 0,7660 | |
| 2017-02-17 | 1,3102 | 0,7632 | |
| 2017-02-20 | Jour férié | Jour férié | |
| 2017-02-21 | 1,3148 | 0,7606 |
Figure 1 – Taux de change USD de la Banque du Canada le 10-21 fév 2017
Pour accéder aux taux de la Banque du Canada :
Allez à l’adresse http://www.banqueducanada.ca/taux/taux-de-change/outil-de-consultation-des-taux-de-change-quotidiens/
(Pour les taux précédant ceux de 2017, allez à l’adresse http://www.banqueducanada.ca/taux/taux-de-change/anciens-taux-a-midi-et-taux-de-cloture/recherche-dix-dernieres-annees/)
Qu’arrive‑t‑il si la Banque du Canada n’a pas de taux pour le pays dans lequel vous voyagez?
Pour les pays étrangers pour lesquels la Banque du Canada ne fournit pas de taux (p. ex., la Birmanie), vous pouvez utiliser une autre source pour le taux de change. Par contre, les mêmes principes s’appliquent : la date initiale d’entrée au pays et la date finale de sortie du pays :
- OANDA.com : https://www.oanda.com/lang/fr/
- eXchangeRate.com : http://www.exchangerate.com/indication_rates.html
- Convertisseur de devises universel XE : http://www.xe.com/fr/currencyconverter/
Appendice B – Calculer les gains et les pertes liés à la conversion du taux de change
Si vous n’avez pas utilisé toutes vos devises étrangères au cours de votre voyage et que vous avez reconverti le montant restant en CAD, le taux de change était probablement différent du taux de change original. Habituellement, la reconversion entraînera une perte, qui peut être demandée comme dépense pour l’échange de devises.
Par exemple :
- Vous êtes allé à la banque pour obtenir 100 USD à un taux de change CAD->USD de 0,8363, au « prix » de 119,57 CAD. Cette partie de la transaction est un échange seulement, puisque vous avez l’équivalent de 119,57 CAD en votre possession. La seule dépense à ce moment-là concerne les frais d’administration pour convertir l’argent.
- Si vous n’avez utilisé que 50 USD pendant votre voyage et que vous reconvertissez le montant restant en CAD à votre retour à un taux de change USD->CAD de 1,1594 (c.‑à‑d. au taux CAD‑>USD de 0,8625), vous aurez alors une perte à l’échange, ce qui est considéré comme une dépense d’échange de devises:
|
CAD |
Taux de change |
USD |
|
|---|---|---|---|
|
achat de devises original (échange de devises) |
119,57 $ |
0,8363 |
100,00 $ |
|
moins le montant utilisé |
59,79 $ |
0,8363 |
50,00 $ |
|
devises restantes |
59,79 $ |
0,8363 |
50,00 $ |
|
reconversion en CAD |
57,97 $ |
0,8625 |
50,00 $ |
|
perte en raison du taux de change (dépense d'échange de devises) |
(1,82 $) |
||
|
Consigner cette perte (1,82 $) comme une dépense d'échange de devises. |
Notez le taux différent au retour au Canada (0,8625). | ||
Si les taux de change sont inversés dans le scénario mentionné ci-dessus, vous aurez alors un gain au niveau du taux de change. Si le gain est lié à une avance de voyage ou à une avance de fonds obtenue avec votre carte individuelle de voyage, le gain au niveau du taux de change devrait alors être inscrit comme une dépense négative dans votre demande d’indemnités de déplacement.
Appendice C – Calculatrices du taux de change des devises étrangères
Deux outils de calcul du taux de change des devises étrangères ont été créés pour aider les employés à déterminer le taux de change moyen pondéré à utiliser sur les demandes d’indemnités de déplacement. Si votre ministère utilise l’Outil de gestion des dépenses (OGD), vous pouvez utiliser la calculatrice du taux de change des devises étrangères disponible dans l’OGD. Si vous n’utilisez pas l’OGD, vous pouvez utiliser la calculatrice du taux de change des devises étrangères du CNM. Les deux outils ont été conçus conformément à la méthode de calcul de la conversion de devises étrangères approuvée par le Conseil national mixte. Pour une explication détaillée de la méthode, consultez l’Appendice D ci-joint.
- Avant d’utiliser l’un ou l’autre des outils de calcul du taux de change des devises étrangères, classez tous vos reçus et relevés de carte de crédit en fonction des devises similaires, et examinez votre demande pour obtenir les dépenses totales pour chaque devise étrangère.
- Entrez les renseignements demandés dans les champs d’entrée des données.
- Utilisateurs de l’OGD – des directives détaillées sur l’utilisation de la calculatrice du taux de change des devises étrangères de l’OGD sont accessibles dans le portail des Services de voyage partagés.
- Non‑utilisateurs de l’OGD – des directives détaillées sur l’utilisation de la calculatrice du taux de change des devises étrangères Web sont accessibles ici.
- Lorsque vous aurez rempli le formulaire :
- Utilisateurs de l’OGD – enregistrez les renseignements dans le cadre du rapport de dépenses.
- Non‑utilisateurs de l’OGD – enregistrez le formulaire PDF et joignez‑le à votre demande d’indemnités.
- Le taux au bas du formulaire est le taux de change moyen pondéré calculé qu’il faut utiliser pour vos indemnités de repas et de faux frais ainsi que pour les dépenses s’appuyant sur des reçus qui n’ont pas de taux de change indiqué (p. ex., la course de taxi payée en argent comptant).
- Remplissez un formulaire distinct pour chaque devise étrangère utilisée au cours du voyage.
Convertisseur de devises étrangères de l’OGD
Dans l’OGD, ouvrez l’outil en cliquant sur le lien du convertisseur de devises étrangères situé dans la section supérieure droite de la page Demandes et dépenses de voyage:
Figure 2 - Convertisseur de devises étrangères dans l’OGD
Calculatrice du taux de change des devises étrangères du CNM
Ouvrez l’outil Web et suivez les directives pendant que vous naviguez dans l’application pour calculer le taux de change moyen pondéré à utiliser pour toutes vos dépenses sans un taux de change direct. Téléchargez et enregistrez le formulaire PDF présenté ci‑dessous, que vous joindrez à votre demande d’indemnités de déplacement.
Figure 3 – Formulaire de taux de change moyen pondéré du CNM
Appendice D – Méthode de calcul pour la conversion des devises étrangères
Le Conseil national mixte a approuvé la méthode suivante pour la détermination du montant du remboursement en dollars canadiens (CAD)* pour les dépenses engagées dans une devise étrangère. Tous les reçus d’échange de devises seront pris en compte dans le calcul. Avant de convertir les dépenses en CAD, le voyageur doit d’abord remplir partiellement la demande d’indemnités de déplacement pour déterminer les dépenses totales en devises étrangères :
- Pour chaque dépense étayée par un reçu admissible engagée dans la devise étrangère qui a un taux de change indiqué, utilisez le taux de change indiqué pour convertir la dépense en CAD. Par exemple, pour les dépenses d’hébergement ou de location de voiture qui ont été facturées sur une carte de crédit, utilisez le taux de change qui apparaît sur le relevé de la carte de crédit.
- Faites le total de toutes les autres dépenses admissibles engagées dans la devise étrangère qui n’a pas de taux de change indiqué (p. ex., les indemnités pour les repas et les faux frais, les dépenses s’appuyant sur des reçus payées en argent comptant).
- Le total de tous les autres reçus d’échange de devises étrangères restants pour la devise (p. ex., les avances de fonds sur la carte individuelle de voyage, l’échange de devises à la banque), excluant les montants déjà convertis au point (1).
- Déterminez le taux de change moyen pondéré à utiliser lorsque vous convertissez les dépenses au point (2) en CAD conformément au scénario applicable a) ou b) ci‑dessous. Un taux de change moyen pondéré tient compte de la taille relative de chaque reçu d’échange, accorde une plus grande importance (poids) au taux de change pour un long reçu d’échange que le taux de change pour un reçu d’échange plus court. Le taux de change moyen pondéré est calculé en divisant le montant total en CAD par le montant total en devises étrangères pour tous les reçus d’échange de devises.
- (3) ≥ (2) : Si la valeur totale des reçus d’échange de devises étrangères restants au point (3) est égale ou supérieure aux dépenses totales sans les taux de change indiqués au point (2), la moyenne pondérée des reçus d’échange de devises étrangères restants doit être utilisée pour la conversion en CAD. (Consultez l’exemple 1 – La valeur totale des reçus d’échange de devises étrangères est plus élevée que les dépenses.)
- (3) < (2) : Si la valeur totale des reçus d’échange de devises étrangères restants au point (3) est moins élevée que les dépenses totales sans taux de change indiqué du point (2), utilisez un calcul en trois étapes pour déterminer le taux de change moyen pondéré à utiliser pour la conversion en CAD. (Consultez l’exemple 2 – La valeur totale des reçus d’échange de devises étrangères est moins élevée que les dépenses.)
- le total de tous les autres reçus d’échange de devises étrangères (p. ex., les avances de fonds sur votre carte individuelle de voyage, l’échange de devises à la banque) est utilisé pour convertir le montant équivalent des dépenses du point (2) susmentionnées.
- Pour les dépenses restantes du point (2) mentionnées ci-dessus, utilisez les taux de change bancaires moyens pour convertir la devise étrangère directement en CAD. Voici deux taux moyens de change bancaires :
- le taux de change bancaire pour la date initiale d’entrée au pays;
- le taux de change bancaire pour la date finale de sortie du pays.
- Calculez le taux de change moyen pondéré étayé par les reçus d’échange actuels du point (i) et le taux de change moyen de la Banque du Canada (ii).
- Finalisez la demande d’indemnités en utilisant le taux de change moyen pondéré calculé au point (4) pour chaque dépense n’ayant pas de taux de change indiqué.
Exemple 1 – La valeur totale des reçus d’échange de devises étrangères est plus élevée que les dépenses admissibles
Une personne voyage en Thaïlande. Selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM, les dépenses admissibles en bahts thaï sont de 20 000 bahts, telles qu’elles sont entrées dans la demande de frais de déplacement.
- Sur les dépenses totales de 20 000 bahts, 10 000 bahts ont été payés à l’aide de la carte individuelle de voyage pour les dépenses étayées par des reçus (hôtel, location de voiture, essence) et converties sur le relevé de carte de crédit en un montant de 350 CAD, le taux de change indiqué sur le relevé de la carte individuelle de voyage pour chaque dépense devrait donc être entré dans la demande d’indemnités.
- Cela donne un total de 10 000 bahts pour les dépenses en bahts thaï pour lesquelles il n’y a pas de taux de change indiqué.
- Pendant le déplacement, la personne a effectué trois transactions supplémentaires d’échange de devises totalisant 500 CAD convertis en 14 000 bahts. Les trois reçus d’échange de devises présentent les transactions suivantes :
Numéro de reçu d’échange de devises
Bahts thaï
Dollars canadiens
(CAD)No 1 avance de fonds sur une carte de crédit (relevé)
6 000
210
No 2 Retrait en argent à un guichet automatique
4 000
140
No 3 Retrait en argent à un guichet automatique
4 000
150
Total
14 000
500
- Puisque les reçus d’échange de devises de 14 000 bahts au point (3) dépassent les dépenses de 10 000 bahts sans taux de change indiqué au point (2), il faut utiliser le taux de change moyen pondéré des reçus d’échange de devises pour la conversion.
500 (CAD) / 14 000 (bahts thaï) = 0,03571429. - Le taux de change moyen pondéré s’applique ensuite aux dépenses n’ayant pas de taux de change indiqué au moment de la finalisation de la demande d’indemnités :
10 000 bahts x 0,03571429 = 357,14 CAD
Les dépenses remboursées pour les frais de déplacement admissibles de 20 000 bahts sont équivalentes à un montant de 707,14 CAD (350 + 357,14).
Exemple 2 – La valeur totale des reçus d’échange de devises étrangères est moins élevée que le total des dépenses admissibles
Une personne voyage en Thaïlande. Selon les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM, les dépenses admissibles en bahts thaï sont de 20 000 bahts, telles qu’entrées dans la demande de frais de déplacement.
- Sur les dépenses totales de 20 000 en bahts thaï, 6 000 bahts ont été payés à l’aide de la carte individuelle de voyage pour les dépenses s’appuyant sur des reçus (hôtel, location de voiture, essence) et converties sur le relevé de carte de crédit en un montant de 210 CAD, donc le taux de change indiqué sur le relevé de la carte individuelle de voyage pour chaque dépense devrait être entrée dans la demande d’indemnités.
- Cela donne un total de 14 000 bahts pour les dépenses en bahts thaï pour lesquelles il n’y a pas de taux de change indiqué.
- Pendant le déplacement, la personne a effectué trois transactions supplémentaires d’échange de devises totalisant 355 CAD convertis en 10 000 bahts.
Les trois reçus d’échange de devises présentent les transactions suivantes :Numéro du reçu d’échange de devises
Bahts thaï
Dollars canadiens (CAD)
No 1 avance de fonds sur une carte de crédit (relevé)
4 000
140
No 2 chèques de voyage
3 000
105
No 3 échange d’espèces
3 000
110
Total
10 000
355
- Puisque les reçus d’échange de devises de 10 000 bahts au numéro (3) sont moins élevés que les dépenses de 14 000 bahts sans taux de change indiqué au numéro (2), vous devez effectuer un calcul en trois étapes pour déterminer le taux de change moyen pondéré à utiliser pour la conversion :
- Utilisez les taux de change des devises étrangères actuelles pour obtenir un montant équivalent des dépenses engagées dans la devise étrangère qui n’a pas de taux de change indiqué (c.‑à‑d. dépenses de 10 000 bahts converties en 355 CAD).
- Pour le solde des dépenses admissibles sans taux de change indiqué (14 000 bahts – 10 000 bahts = 4 000 bahts), il faut utiliser le taux de change bancaire moyen.
- Voici le taux de la Banque du Canada à la date initiale d’entrée en Thaïlande de la personne : 0,03427000.
- Voici le taux de la Banque du Canada à la date finale de sortie de la Thaïlande de la personne : 0,03392000.
Voici le calcul du taux de change bancaire moyen :
(0,03427000 + 0,03392000) / 2 = 0,03409500.
Par conséquent, le taux de change bancaire moyen de 0,03409500 est utilisé pour le montant de 4 000 bahts non couvert par les reçus d’échange :
4 000 bahts x 0,03409500 = 136,38 CAD - À l’aide de la méthode en trois étapes, nous calculons ensuite un taux de change moyen pondéré au moyen du montant appuyé par les reçus d’échange (i) et le montant converti au moyen du taux de change de la Banque du Canada (ii) :
491,38 CAD / 14 000 (bahts thaï) = 0,03509857.10 000 bahts (reçus d’échange)
355,00 CAD
4 000 bahts (taux de change moyen de la Banque du Canada)
136,38 CAD
14 000 bahts dépenses sans taux de change indiqué
491,38 CAD
- Le taux de change moyen pondéré de 0,03509857 s’applique ensuite à chaque dépense n’ayant pas de taux de change indiqué au moment de la finalisation de la demande d’indemnités.
Par conséquent, le total des dépenses admissibles de 20 000 bahts (montant des dépenses de déplacement demandé) est équivalent à 701,38 CAD (210 + 491,38).
Nous avons conçu deux outils pour le calcul du taux de change des devises étrangères (voir l’Appendice C ci-joint) conformément à la méthode prescrite pour simplifier davantage le processus pour les employés présentant des demandes d’indemnités de déplacement.
* Pour les employés en déplacement à l’extérieur du Canada, la conversion monétaire peut être dans une devise locale ou autres plutôt qu’en dollars canadiens.