le 3 avril 2017
Le Comité exécutif du Conseil national mixte (CNM) est heureux d’annoncer que le rapport du Comité des voyages en service commandé a récemment accepté dans le cadre de la révision cyclique de la Directive sur les voyages.
La Directive sur les voyages a été élaborée de concert avec les représentants de l’employeur et des agents négociateurs du Conseil national mixte. Ses dispositions font partie des conventions collectives des parties concernées en vertu du Règlement du Conseil national mixte.
Ce communiqué est axé sur les changements de la Directive sur les voyages et donne des précisions sur les questions particulières relatives à l’esprit de la Directive sur les voyages dans le but d’aider les utilisateurs à acquérir une plus grande compréhension des nouvelles clauses ainsi que des clauses existantes de la Directive sur les voyages.
DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR
La Directive sur les voyages révisée entre en vigueur le 1 juillet 2017.
POINTS SAILLANTS DES CHANGEMENTS
Généralités
Champ d’application
Bien que le « personnel exonéré » suit les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM, le terme « personnel exonéré » a été retiré de l’énoncé du champ d’application général, car leurs conditions d’emploi sont décrites dans les Politiques à l’intention des cabinets des ministres : https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/politiques-cabinets-ministres-janvier-2011.html.
Définitions
Conjoint ou conjoint de fait – La définition a été simplifiée et la section b), qui traite de l’époux ou du conjoint de fait aux fins de la Directive sur le service extérieur (DSE), a été supprimée, puisqu’elle figure dans la DSE. La version en français a été corrigée afin de tenir compte de la terminologie utilisée dans la version en anglais (c.‑à‑d. « voyageur » changé pour « fonctionnaire »).
Déclaration – Un modèle de déclaration a été élaboré et figure dorénavant dans la définition. Le modèle soi figure à l’annexe F.
Faux frais – Étant donné que les définitions sous Voyages au Canada et dans les États continentaux des États‑Unis et celle dans Voyages internationaux à l’extérieur du Canada ou des États continentaux des États‑Unis sont essentiellement les mêmes, elles ont été combinées en une seule définition pour en faciliter la consultation. Il a aussi été précisé que l’indemnité de faux frais s’applique aux employés seulement.
Reçu – Le terme « copie carbone » a été changé pour « copie électronique ou papier » afin de tenir compte des réalités opérationnelles actuelles.
Partie 1
Administration
Reçus
1.4.1 – Puisque le remboursement en vertu de plusieurs dispositions de la Directive sur les voyages est basé sur les reçus, la formulation de cet alinéa a été clarifiée afin de souligner le fait que, lorsqu’un reçu original ou une copie est perdu, détruit accidentellement ou qu’il est impossible de l’obtenir, une déclaration personnelle doit remplacer le reçu.
Responsabilités
1.5.1 – Une nouvelle responsabilité pour l’employeur a été ajoutée et précise que les demandes d’indemnité de déplacement doivent être traitées dès que possible après la réception d’une demande et des documents à l’appui. Cet ajout s’apparente à 1.5.2 d) sous les responsabilités de l’employé.
Il est important de noter que des délais précis n’ont pas été inclus. Cependant, les ministères doivent veiller à ce que les processus ou les systèmes soient en vigueur afin de traiter les remboursements dans un délai raisonnable.
Fournisseurs, services et produits
1.6.1 – La formulation a été changée afin de refléter que, bien que l’accord de l’employé soit toujours requis, l’utilisation d’une carte individuelle de voyage devrait être la norme. Par conséquent, les employés qui effectuent des déplacements en service commandé recevront une carte individuelle de voyage.
1.6.3 – Le terme « carte de voyage désignée de centre de responsabilité » a été mis à jour pour « carte ministérielle de frais de voyage ».
Avances de voyage
1.7.1 et 1.7.2 ont été combinés afin de simplifier la formulation de cet alinéa.
Formulaires applicables aux voyages
1.8.1 – Puisque certains ministères utilisent des outils automatisés pour les autorisations de voyage et les demandes d’indemnités de déplacement, la disposition a été modifiée afin d’indiquer que les formulaires ou les systèmes de voyage doivent être utilisés pour l’autorisation des voyages et le traitement des demandes d’indemnité de déplacement.
Changement du lieu de travail
1.9.1 et 1.9.2 – Les affectations nécessitent une mesure de dotation et/ou une modification des fonctions. Les dispositions en vertu de ces alinéas ont été clarifiées afin d’indiquer qu’un changement du lieu de travail survient lorsque l’on demande à un employé de se rapporter à un lieu de travail temporaire à partir de son lieu de travail régulier pour exercer les fonctions de son poste actuel, et non pour une « affectation » à un nouveau poste.
Nota : Une modification consécutive à la définition de « lieu de travail temporaire » a aussi été apporté afin de tenir compte de la formulation modifiée.
Partie II
Assurances
Assurance-automobile
2.2 – La formulation de cette section prêtait à confusion pour de nombreux utilisateurs de la Directive sur les voyages. Par conséquent, le vocabulaire a été simplifié et catégorisé pour que les dispositions soient plus claires. Les exigences en matière d’assurance sont maintenant liées au type de véhicule utilisé.
Module 1 – Voyages dans la zone d’affectation
3.1 – Le terme « employé » a été changé pour « voyageur » dans le paragraphe d’ouverture afin de correspondre aux dispositions semblables des autres modules et de refléter que certaines dispositions du module 1 s’appliquent aussi aux « voyageurs ».
Dépenses supplémentaires
3.1.2 – Le premier paragraphe a été déplacé par souci d’uniformité avec les autres modules. La version en français a aussi été modifiée afin de mieux refléter la formulation de la version en anglais. Le changement de traduction s’applique aussi aux autres modules.
Le terme « appels d’affaire » a été ajouté au deuxième paragraphe afin de correspondre aux dispositions semblables qui figurent dans les autres modules.
Logement
3.3.1 et 3.4.1 – Le troisième paragraphe a été modifié afin de préciser que le répertoire gouvernemental des hôtels doit être utilisé comme outil pour aider les fonctionnaires à trouver un lieu d’hébergement convenable.
La nouvelle formulation ajoutée stipule que l’indemnité pour logements particuliers non commerciaux est réduite à 50 % après le 120e jour au même endroit.
Eau en bouteille
3.x.3 Tous les modules – Cette disposition a été clarifiée afin de préciser que l’eau en bouteille n’est pas remboursée si elle est inclus dans le repas. L’achat d’eau en bouteille sera remboursé uniquement là où il n’y a pas d’eau potable facilement accessible, selon les reçus.
Garde des personnes à charge
3.x.5 Tous les modules – La disposition a été reformulée afin de clarifier les situations pour lesquelles les frais de garde des personnes à charge sont remboursables. La disposition indique dorénavant les fournisseurs de soins potentiels, les montants remboursables et les conditions en vertu desquelles un remboursement peut être effectué. Les conditions de remboursement ont été étendues afin de couvrir des circonstances supplémentaires qui peuvent nécessiter qu’un employé qui effectue un déplacement en service commandé n’ait à assumer des frais pour la garde des personnes à charge, y compris en l’absence d’un autre fournisseur de soins pour des raisons liées au travail, à la santé ou aux études.
Communications à domicile
3.3.6, et 3.4.6 – Par souci de conformité, la formulation a été modifiée afin de correspondre à une formulation semblable à 4.2.8.
Faux frais
3.x.7 Tous les modules – La formulation a été modifiée afin de préciser que les dispositions s’appliquent dorénavant aux employés seulement. Les voyageurs qui ne sont pas des fonctionnaires ne seront plus remboursés pour les faux frais.
Repas
3.x.9 Tous les modules – Les dispositions précisent que dorénavant les frais liés aux boissons alcoolisées ne font pas partie des remboursements des frais de repas. Les voyageurs qui choisissent d’acheter des boissons alcoolisées accompagnant leur repas doivent en assumer les frais.
La formulation ayant trait au remboursement des dépenses lorsque les repas fournis ne sont pas suffisants a aussi été modifiée. Les voyageurs doivent se rappeler qu’il est important d’obtenir des reçus lorsqu’ils achètent un repas supplémentaire ou remplacent un repas qui est fourni et inclus dans le forfait d’hébergement ou de voyage afin de s’assurer d’un remboursement adéquat.
3.3.9 et 3.4.9 – Une nouvelle formulation a été ajoutée afin de préciser que l’indemnité de repas est réduite à 50 % à compter du 121e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d’affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier choisi d’occuper un logement particulier.
Périodes de repos
3.3.10 et 3.4.10 – La formulation a été modifiée afin de préciser que la disposition s’applique aux employés seulement.
Transports
3.x.11 Tous les modules – Le montant non comptabilisé pour les reçus de taxi a été augmenté de 10 $ à 12 $. Plusieurs dispositions semblables relatives au stationnement, aux péages, aux traversiers, aux droits d’amarrage et à tout autre frais de service de transport ont aussi été clarifiées afin d’indiquer qu’un reçu n’est requis que pour justifier une dépense de plus de 12 $.
3.x.11 (c) – Le terme « voiture intermédiaire » a été changé pour « intermédiaire » afin de tenir compte de la terminologie de l’industrie de la location de véhicules. La disposition a aussi été clarifiée en vue de préciser que les frais de location d’un GPS et l’inclusion de pneus d’hiver pour les véhicules de location sont remboursables.
3.3.11 (a) – La version en anglais du paragraphe sur les billets prépayés a été corrigée afin de tenir compte du fait que cela s’applique au voyageur, comme c’est le cas dans la version en français.
3.3.11 et 3.4.11 (c) – une nouvelle disposition a été ajoutée afin de préciser ce qui suit :
Lorsque des services essentiels comme des épiceries, des restaurants, des pharmacies ou des nettoyeurs à sec ne sont pas disponibles dans les environs immédiats du lieu d’hébergement du fonctionnaire, le fonctionnaire a droit au remboursement du taux par kilomètre applicable de l’utilisation raisonnable de son véhicule personnel pour accéder à ces services.
La disposition a été ajoutée afin de clarifier que, si un employé a besoin d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre à un restaurant ou à une épicerie, par exemple, alors qu’il est en déplacement, une indemnité pour son millage lui sera versée.
Voyage de fin de semaine
3.3.12 et 3.4.12 – Le premier paragraphe a été modifié pour retirer le terme « ou ses remplaçants ». Par conséquent, un paragraphe d’introduction a été ajouté à 3.2.13 et 3.4.13.
3.3.12 et 3.4.12 – Dans le but de mieux refléter les pratiques actuelles de l’industrie du voyage (p. ex. l’interruption de la condition sur le « séjour du samedi soir »), le dernier paragraphe a été modifié afin de tenir compte du fait qu’il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu des itinéraires établis à ce moment‑là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l’avance.
Voyage de fin de semaine – solutions de rechange
3.3.13 et 3.4.13 – tel que noté ci-haut, un paragraphe d’introduction a été ajouté.
Module 4
Un paragraphe a été ajouté à la section de l’introduction afin de préciser ce qui suit :
Dans l’éventualité où il y a des circonstances exceptionnelles en raison d’hostilités ouvertes et/ou de catastrophes naturelles, le fonctionnaire en voyage à l’étranger peut avoir droit à une indemnité supplémentaire en vertu des Directives sur le service extérieur.
Les employés qui doivent voyager à l’étranger dans des endroits précaires doivent consulter la section 58.5 des DSE afin de déterminer s’ils peuvent avoir droit à une indemnité supplémentaire.
3.4.11(a) – La formulation a été modifiée comme suit afin de clarifier ce qui constitue un déplacement continu en avion et va comme suit :
Le temps de déplacement continu en avion débute à l’heure prévue du départ du vol et se termine à l’heure d’arrivée à l’aérogare à destination ou à l’escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit.
Des exemples figurent à - https://www.njc-cnm.gc.ca/a398/Questions_F.pdf
Appendices C et D
La formulation a été modifiée afin de tenir compte de la réduction de l’indemnité de repas à 50 % à compter du 121e jour civil consécutif de déplacement, conformément à ce qui est précisé ci‑dessus.
Appendice F
Un modèle de déclaration a été ajouté à l’Appendice F.
INFORMATION
La Directive sur les voyages révisée est accessible au lien suivant : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/v238/fr .
Une série de questions et de réponses a été élaborée et est affichée sur le site internet du CNM.
CONCLUSION
Le Comité exécutif du CNM tient à reconnaître et remercier les membres de la partie des agents négociateurs et de la partie patronale du Comité des voyages en service commandé pour leur dévouement et de leurs efforts exceptionnels dans le cadre de la révision de cette directive.
DEMANDES D'INFORMATIONS
Les demandes d’informations relatives à la Directive sur les voyages doivent être adressées à l’agent négociateur intéressé ou au(x) Coordonnateur(s) ministériels désignés de voyage.